La base de données PRS et le médiateur des propriétaires 

Accountability, Transparence & Résolution des litiges under the Renters’ Rights Act 2025 

Part 3 of the Renters’ Rights Act 2025 establishes two transformative new institutions — a national landlord registration database and a binding Ombudsman scheme — that va fundamentally reshape accountability and dispute resolution in the private rented sector. 

While much of the commentary surrounding the Renters’ Rights Act 2025 has concentrated on the abolition of Section 21 and the transition to periodic tenancies, Part 3 of the Act — covering Sections 73 to 94 — introduces equally significant structural changes. The creation of a national Private Rented Sector (PRS) Database and a mandatory Landlord Ombudsman will professionalise the sector and expose non-compliance to an unprecedented degree. This article explains what is coming, when, and what landlords should do to prepare. 

Les deux piliers de la troisième partie 

Part 3 rests on two interdependent mechanisms, designed to work in tandem. Registration on the database will be a prerequisite for access to certain Section 8 possession grounds — meaning landlords who fail to register may find themselves legally unable to recover possession of their properties, even where a substantive ground otherwise exists. The Ombudsman, meanwhile, will provide a free, legally binding alternative to court proceedings for the resolution of tenant complaints. 

Base de données PRS (articles 73-94) 

A national register of all private landlords and rental properties in England. Mandatory for all assured and regulated tenancies, with regional rollout beginning late 2026 and full national registration required from 2027. 

Non-registration will attract civil financial penalties and restricts a landlord’s ability to invoke certain Section 8 possession grounds. 

Médiateur pour les propriétaires (chapitre 2, partie 1) 

Un nouveau système de recours obligatoire pour tous les propriétaires privés, y compris ceux qui font appel à des agents de gestion. Les locataires disposent d'une voie de recours gratuite et indépendante pour résoudre leurs plaintes sans passer par les tribunaux. 

Ombudsman decisions are legally binding on landlords. Mandatory membership is expected from 2028. 

Base de données sur le secteur locatif privé 

S.73–94 The PRS Database has been described by the government as a “one-stop shop” for landlords, tenants, and local councils. It will serve three distinct purposes: enabling tenants to make informed decisions prior to entering a tenancy; assisting landlords in understanding and demonstrating their legal compliance; and equipping local housing authorities with the tools to target enforcement action against non-compliant and rogue operators. 

Quelles sont les informations que les propriétaires doivent enregistrer ? 

The precise data fields will be confirmed through secondary legislation. However, the government has indicated that minimum requirements will include the following: 

Catégorie	Informations requises
Landlord Details	Full name, a UK address for service of notices, contact information for all joint landlords
Propriété Details	Full address, property type (house/flat/HMO), number of bedrooms, number of households and residents, occupancy and furnished status
Sécurité et conformité	Current Gas Safety Certificate, Electrical Installation Condition Report (EICR), EPC rating and certificate, HMO licence details where applicable
Informations sur la location	Confirmation que le bien est loué dans le cadre d'une location périodique assurée ; coordonnées de tout agent de location désigné

Note à l'attention des propriétaires  

Using Agents If you use a letting agent to manage your property, the registration obligation may be discharged jointly. However, agents who market a property for a landlord who is not registered will themselves face penalties — meaning your agent has a strong commercial incentive to ensure your registration is in place. 

Comment la base de données sera-t-elle utilisée ? 

La base de données n'est pas une simple formalité administrative. Elle sera partiellement accessible au public, ce qui permettra aux locataires potentiels de vérifier le statut d'enregistrement d'un propriétaire et d'examiner les informations pertinentes sur la conformité avant de s'engager à louer un logement. Les autorités locales chargées du logement disposeront d'une vue plus complète, ce qui leur permettra de croiser la base de données avec les dossiers d'octroi de licences et d'identifier de manière proactive les propriétaires qui ne respectent pas les règles, sans attendre qu'une plainte soit déposée. 

Critically, the government has confirmed that certain Section 8 possession grounds will only be available to landlords registered on the database. Unregistered landlords who attempt to rely on these grounds risk having their possession claims dismissed by the court. This linkage transforms registration from a mere bureaucratic obligation into an operationally essential step for any landlord who may need to recover possession of their property. 

Avant la troisième partie 

• Il n'existe pas de registre national centralisé des propriétaires privés ou des biens locatifs en Angleterre. 
• L'application de la loi par les autorités locales était réactive et limitée par une visibilité restreinte. 
• Les locataires ne disposaient d'aucun mécanisme fiable pour vérifier la conformité du propriétaire avant de louer. 

Après la troisième partie 

• Every PRS landlord and property visible on a national, searchable database. 
• Les conseils peuvent cibler de manière proactive et à grande échelle les propriétaires qui ne respectent pas les règles ou qui ne sont pas enregistrés. 
• Les locataires peuvent vérifier l'état de l'enregistrement ; l'absence d'enregistrement est directement liée aux droits de possession. 

Frais d'enregistrement et administration 

Landlords will be required to pay an annual fee per property to maintain their registration. The government has indicated this will be a cost-recovery fee, with the exact amount to be confirmed ahead of the 2026 regional launch. For portfolio landlords this represents a new recurring overhead that should be factored into financial planning. Managing agents can register and maintain records on behalf of their clients, and many are expected to incorporate database compliance into their standard service offering. 

Sociétés anonymes et copropriété 

The government has acknowledged that the registration mechanics for limited companies and joint landlords are still being finalised through secondary legislation. Current guidance suggests that whoever is named as landlord on the tenancy agreement will be the registering party. Landlords holding properties within a corporate structure should seek specific legal advice once the secondary legislation is published. Ronald Fletcher Baker LLP’s property team can advise on the implications for your particular structure. 

Le médiateur des propriétaires de logements sociaux 

Pour la première fois, tous les propriétaires privés d'Angleterre seront tenus d'adhérer à un système de recours officiel, le PRS Landlord Ombudsman. Le secteur locatif privé s'aligne ainsi sur le secteur du logement social et sur celui des agents immobiliers, tous deux déjà soumis à l'obligation de recourir à un médiateur. L'obligation incombe directement au propriétaire, qu'il ait ou non recours à un agent de gestion. 

De quoi les locataires peuvent-ils se plaindre ? 

The Ombudsman will accept complaints from prospective, current, and former tenants across a broad range of issues including disrepair and maintenance failures, communication failures or unacceptable delays in responding to requests, unlawful fees or charges, poor management practices, and failure to comply with statutory obligations. The service will be free for tenants to use with no requirement for legal representation — a deliberate policy choice designed to ensure accessibility regardless of means. 

Le processus du Médiateur 

1. Le locataire dépose une plainte auprès du propriétaire 

Avant de s'adresser au Médiateur, les locataires doivent d'abord soulever le problème directement avec le propriétaire et lui donner une chance raisonnable de le résoudre. Les propriétaires doivent s'assurer qu'ils disposent d'une procédure de plainte claire et documentée afin que tous les problèmes soient traités et enregistrés d'une manière qui témoigne d'une véritable tentative de résolution. 

2. Recours au Médiateur 

Where the matter remains unresolved, the tenant may refer their complaint to the Ombudsman free of charge. The Ombudsman will investigate independently, requesting evidence from both parties. Landlords will be required to engage and provide documentation within specified time limits — a failure to do so is itself a breach. 

3. Determination and Remedies 

Le médiateur peut exiger du propriétaire qu'il prenne ou cesse une mesure spécifique, qu'il fournisse des excuses ou une explication formelle par écrit et qu'il accorde une compensation financière au locataire. Toutes les décisions sont juridiquement contraignantes pour le propriétaire. 

4. Non-conformité et escalade 

Le non-respect d'une décision du médiateur peut entraîner l'expulsion du programme, ce qui déclenche à son tour des mesures d'exécution de la part des autorités locales. Le médiateur a également la possibilité d'entamer une médiation à la demande du propriétaire, ce qui permet de trouver une solution moins conflictuelle avant qu'une décision formelle ne soit prise. 

La connexion du médiateur du logement 

Le gouvernement a indiqué que l'actuel service de médiation du logement (Housing Ombudsman Service), qui supervise actuellement les plaintes relatives au logement social, est l'administrateur le plus probable du nouveau système PRS, créant ainsi un service de recours unique couvrant à la fois la location sociale et la location privée. Lorsque la faute est imputable à la fois à un propriétaire et à un agent de location, le médiateur PRS peut mener des enquêtes conjointes avec les systèmes de recours existants pour les agents et rendre des décisions conjointes. L'administrateur sera officiellement nommé en 2026, avant l'adhésion obligatoire en 2028. 

Une note pour les portefeuilles bien gérés 

Le médiateur n'est pas seulement un outil de responsabilisation - il profite également aux propriétaires responsables. Il offre une alternative plus rapide et moins coûteuse aux procédures judiciaires, permet une résolution rapide des litiges avant qu'ils ne s'aggravent et crée un mécanisme structuré permettant de démontrer qu'une plainte a été traitée correctement et en toute bonne foi. Pour les propriétaires qui appliquent déjà des normes de gestion élevées, le médiateur est une ressource opérationnelle et non une menace. 

Exécution et sanctions financières 

Local housing authorities have been given significantly strengthened enforcement powers under Part 3 and across the Act as a whole. Civil financial penalties may be imposed for a range of breaches, with a clear escalating scale for persistent or serious non-compliance. 

Barème des sanctions civiles - Infractions à la partie 3 

Violation initiale ou mineure 

Ne pas s'inscrire dans la base de données ; ne pas adhérer au système du Médiateur 

Jusqu'à 7 000 euros 

Violation grave, persistante ou répétée 

Non-inscription continue ; non-respect des décisions du Médiateur 

Jusqu'à 40 000 euros 

Criminal Prosecution 

Alternative to the £40,000 civil penalty for the most serious ongoing breaches 

Amende illimitée 

Outre les sanctions civiles, les locataires et les conseils locaux agissant en leur nom peuvent demander des ordonnances de remboursement des loyers auprès du tribunal de première instance. Ces ordonnances obligent les propriétaires à rembourser les loyers perçus au cours d'une période de non-conformité - généralement jusqu'à 12 mois de loyer. Pour les propriétaires de portefeuilles, ce risque peut considérablement dépasser les chiffres des amendes civiles indiqués ci-dessus. 

Les droits de possession menacés  

Les propriétaires non enregistrés peuvent être dans l'incapacité d'invoquer certains motifs de possession de la section 8. La conséquence pratique est que le fait de ne pas s'enregistrer dans la base de données PRS peut empêcher un propriétaire de récupérer légalement la possession de son bien - même si un motif substantiel valide existe par ailleurs. Il s'agit sans doute du risque opérationnel le plus important associé au non-respect de la partie 3, dépassant les sanctions financières en termes d'impact quotidien sur les propriétaires. 

Calendrier de mise en œuvre de la partie 3 

27 décembre 2025 - Entrée en vigueur 

Pouvoirs d'enquête renforcés des autorités locales 

Local housing councils gained new powers to inspect properties, demand documents, and access third-party data. These enforcement capabilities underpin the entire Part 3 regime and are already in active use. 

Fin 2026 - Début de la phase 2 

Début du déploiement régional de la base de données PRS 

La base de données fera l'objet d'un lancement régional progressif. Les propriétaires des régions pilotes seront les premiers à s'enregistrer et à payer la redevance annuelle par logement. Le montant de la redevance annuelle sera confirmé avant le lancement. 

2027 - Lancement national complet 

Enregistrement obligatoire pour tous les propriétaires de logements sociaux 

L'enregistrement devient obligatoire dans toute l'Angleterre. À partir de ce moment, le non-enregistrement restreint directement l'accès à certains motifs de possession relevant de l'article 8. 

2028 - Le Médiateur en direct 

L'adhésion au médiateur des propriétaires de logements sociaux devient obligatoire 

Tous les propriétaires privés seront tenus d'adhérer au système du médiateur. L'administrateur (probablement le Housing Ombudsman Service) sera nommé en 2026 et disposera d'un délai pour développer ses activités avant que l'adhésion ne devienne obligatoire. 

2035 - Norme sur les logements décents 

La norme "Decent Homes" étendue aux PRS 

La dernière phase du programme de normalisation de la loi. Le gouvernement a proposé une date de mise en œuvre en 2035. Les propriétaires sont encouragés à commencer à remédier aux défauts potentiels - en particulier l'humidité, les moisissures et les risques de catégorie 1 du HHSRS - bien à l'avance. 

Étapes pratiques pour les propriétaires 

Le calendrier de la partie 3 offre aux propriétaires un délai de préparation plus long que celui de la phase 1 de la réforme des baux - mais ce délai doit être utilisé activement et non passivement. Il est conseillé de prendre dès à présent les mesures suivantes. 

Auditer et organiser votre documentation de conformité. The database will require current Gas Safety Certificates, EICRs, EPCs and related certificates for every property you let. Any that are missing, expired or not to the required standard should be addressed promptly rather than under time pressure when registration windows open. 

Établir une procédure de réclamation documentée. Le Médiateur exigera des preuves que les locataires ont soulevé des problèmes auprès de vous avant de s'adresser au système. Une procédure de réclamation claire et écrite, ainsi qu'une pratique cohérente consistant à accuser réception des communications et à y répondre par écrit, constitueront votre première ligne de défense dans le cadre d'une enquête. 

Révisez votre planification financière afin d'absorber les nouveaux coûts. Les frais annuels d'enregistrement dans la base de données des biens immobiliers et les frais d'adhésion au médiateur représentent de nouvelles obligations récurrentes. Ces deux éléments devront être pris en compte dans vos calculs de rendement locatif. 

Clarifiez les responsabilités avec votre agent de gestion. The registration and Ombudsman membership obligations fall on the landlord directly, but agents can discharge them on your behalf. Ensure your agency agreement is explicit as to who is responsible for maintaining registration and membership, and that your agent is actively preparing for these requirements. 

Demandez un avis juridique sur la structure spécifique de votre portefeuille. Les propriétaires ayant des structures de propriété complexes - véhicules d'entreprise, copropriété, trusts - ne doivent pas supposer que le régime standard s'applique à eux sans réserve. La législation secondaire clarifiera les mécanismes, et notre équipe immobilière pourra vous conseiller dès qu'elle sera publiée.