Ronald Fletcher Baker LLP collects, uses, and is responsible for certain personal information about you. When we do so we are regulated under the UK General Data Protection Regulation which applies across the European Union (including in the United Kingdom) and we are responsible as ‘controller’ of that personal information for the purposes of those laws.
We take your privacy very seriously. Please read this privacy notice and privacy policy carefully as it contains important information on who we are and how and why we collect, store, use, and share your personal data. It also explains your rights in relation to your personal data and how to contact us or supervisory authorities in the event you have a complaint.
Notre utilisation de vos données personnelles est soumise à vos instructions, au Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGPD), à d'autres législations pertinentes du Royaume-Uni et (le cas échéant) de l'UE, y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD), ainsi qu'à notre devoir professionnel de confidentialité.
Termes clés
Il serait utile de commencer par expliquer certains termes clés utilisés dans ce document :
Nous, nous notre signifie Ronald Fletcher Baker LLP
Données personnelles means any information relating to an identified or identifiable individual
Catégorie particulière de données à caractère personnel means Personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs, philosophical beliefs, or trade union membership; Genetic and biometric data; Data concerning health, sex life, or sexual orientation
Données personnelles que nous collectons à votre sujet
The personal data we va or may collect in the course of advising and/or acting for you is as follows:
Données personnelles collectées
- Votre nom, votre date de naissance, votre adresse et votre numéro de téléphone
– Information to enable us to check and verify your identity, eg your date of birth or passport details and proof of address
- Coordonnées électroniques, par exemple votre adresse électronique et votre numéro de téléphone portable
– Information relating to the question in which you are seeking our advice or representation
- Vos données financières dans la mesure où elles sont pertinentes pour vos instructions, par exemple la source de vos fonds si vous donnez des instructions pour une transaction d'achat.
Les données personnelles que nous pouvons collecter dépendent de la raison pour laquelle vous nous avez donné des instructions
- Vos coordonnées fiscales et d'assurance nationale
- Les coordonnées de votre banque et/ou de votre société de crédit immobilier
- Détails de votre présence professionnelle en ligne, par exemple votre profil LinkedIn
- Détails concernant votre conjoint/partenaire et les personnes à votre charge ou d'autres membres de votre famille, par exemple si vous nous mandatez pour une affaire familiale ou un testament.
– Your employment status and details including salary and benefits, eg if you instruct us on a matter related to your employment or in which your employment status or income is relevant
– Your nationality and l'immigration status and information from related documents, such as your passport or other identification
- Détails de votre régime de retraite, par exemple si vous nous mandatez pour une question de retraite ou en ce qui concerne les dispositions financières à la suite de la rupture d'une relation.
- vos dossiers professionnels, y compris, le cas échéant, les dossiers relatifs à la maladie et à l'assiduité, aux performances, aux mesures disciplinaires, à la conduite et aux griefs (y compris les données à caractère personnel de catégorie spéciale pertinentes), par exemple si vous nous donnez des instructions sur des questions liées à votre emploi ou pour lesquelles vos dossiers professionnels sont pertinents
- Votre origine raciale ou ethnique, votre sexe, votre orientation sexuelle, vos convictions religieuses ou autres, par exemple si vous nous mandatez pour une plainte pour discrimination.
- Votre appartenance à un syndicat, par exemple si vous nous mandatez pour une plainte pour discrimination ou si votre affaire est financée par un syndicat.
- Informations d'identification personnelle, telles que la couleur de vos cheveux ou de vos yeux ou le nom de vos parents, par exemple si vous nous demandez de constituer une société pour vous.
- Vos dossiers médicaux, par exemple si nous agissons pour vous dans le cadre d'une réclamation pour dommages corporels.
Ces données personnelles vous sont demandées pour nous permettre de vous fournir nos services. Si vous ne fournissez pas les données personnelles que nous vous demandons, cela peut retarder ou empêcher la prestation de nos services.
Comment vos données personnelles sont-elles collectées ?
Nous recueillons la plupart de ces informations auprès de vous. Toutefois, nous pouvons également recueillir des informations :
-à partir de sources accessibles au public, par exemple le registre des sociétés ou le registre foncier (HM Land Registry) ;
-directement auprès d'un tiers, par exemple les agences de référence de crédit, les fournisseurs de services de diligence raisonnable des clients ;
-from a third party with your consent, eg: your bank or building society, another financial institution or advisor; consultants and other professionals we may engage in relation to your matter; your employer and/or trade union, professional body, or pension administrators; your doctors, medical and occupational health professionals; via our information technology systems, eg: case management, document management and time recording systems; relevant websites and applications; automated monitoring of our websites and other technical systems, such as our computer networks and connections, communications systems, email, and instant messaging systems.
Comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles
En vertu de la loi sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos données personnelles que si nous avons une bonne raison de le faire, par exemple :
-pour se conformer à nos obligations légales et réglementaire obligations ;
-pour l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat ;
-pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers ; ou
-vous avez donné votre accord.
A legitimate interest is when we have a business or commercial reason to use your information, so long as this is not overridden by your own rights and interests.
L'utilisation (le traitement) de vos données à caractère personnel et les raisons pour lesquelles nous le faisons :
| Utilisation des données à caractère personnel | Nos raisons |
| Pour vous fournir des services juridiques | Pour l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat |
| Autres traitements nécessaires pour se conformer aux obligations professionnelles, légales et réglementaires qui s'appliquent à notre activité, par exemple les réglementations en matière de santé et de sécurité ou les règles édictées par notre organisme de réglementation professionnelle. | Respecter nos obligations légales et réglementaires |
| Recueillir et fournir les informations requises par ou relatives à des audits, des enquêtes ou des investigations menées par des organismes de réglementation. | Respecter nos obligations légales et réglementaires |
| Ensuring business policies are adhered to, eg policies covering security and internet use | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Raisons opérationnelles, telles que l'amélioration de l'efficacité, la formation et le contrôle de la qualité | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Assurer la confidentialité des informations commercialement sensibles | pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers ; et/ou pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires |
| Analyse statistique pour nous aider à gérer notre cabinet, par exemple en ce qui concerne notre performance financière, notre clientèle, notre type de travail ou d'autres mesures d'efficacité. | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Preventing unauthorised access and modifications to systems | pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers ; et/ou pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires |
| Mise à jour et amélioration des dossiers des clients | pour l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat, et/ou pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires |
| Statutory returns | Respecter nos obligations légales et réglementaires |
| Garantir la sécurité des pratiques de travail, de l'administration du personnel et des évaluations | pour se conformer à nos obligations légales et réglementaires ; et/ou pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Marketing our services and those of selected third parties to —existing and former clients; —third parties who have previously expressed an interest in our services; —third parties with whom we have had no previous dealings. | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Vérification des références de crédit par l'intermédiaire d'agences de référence externes | Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers |
| Audits externes et contrôles de qualité, par exemple pour Lexcel et l'audit de nos comptes | pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers ; et/ou pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires |
Le tableau ci-dessus ne s'applique pas aux données personnelles de catégorie spéciale, que nous ne traiterons qu'avec votre consentement explicite.
Communications promotionnelles
Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des mises à jour (par e-mail, SMS, téléphone ou courrier) sur les développements juridiques susceptibles de vous intéresser et/ou des informations sur nos services, y compris des offres exclusives, des promotions ou de nouveaux services ou produits.
Nous avons un intérêt légitime à traiter vos données personnelles à des fins promotionnelles (voir ci-dessus). ‘Comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles’). Cela signifie que nous n'avons généralement pas besoin de votre consentement pour vous envoyer des communications promotionnelles. Toutefois, si votre consentement est nécessaire, nous vous le demanderons séparément et clairement.
Nous traiterons toujours vos données personnelles avec le plus grand respect et ne les vendrons ni ne les partagerons jamais avec d'autres organisations en dehors de Ronald Fletcher Baker LLP à des fins de marketing.
You have the right to opt out of receiving promotional communications at any time by contacting us by post, email, or telephone by contacting [name].
Nous pouvons vous demander de confirmer ou de mettre à jour vos préférences en matière de marketing si vous nous demandez de vous fournir d'autres services à l'avenir, ou en cas de modification de la loi, de la réglementation ou de la structure de notre entreprise.
Avec qui nous partageons vos données personnelles
Nous partageons régulièrement des données personnelles avec
-professional advisers who we instruct on your behalf or refer you to, eg barristers, medical professionals, accountants, tax advisors, or other experts;
-other third parties where necessary to carry out your instructions, eg your mortgage provider or HM Land Registry in the case of a propriété transaction or Companies House;
-les agences de référence en matière de crédit ;
-nos assureurs et nos courtiers ;
-les auditeurs externes, par exemple dans le cadre de l'accréditation ISO ou Lexcel et de l'audit de nos comptes ;
-nos banques ;
-nos fournisseurs de services de gestion des dossiers, y compris DPS Software.
Nous n'autorisons nos prestataires de services à traiter vos données personnelles que si nous sommes convaincus qu'ils prennent des mesures appropriées pour protéger vos données personnelles. Nous imposons également des obligations contractuelles aux prestataires de services afin de nous assurer qu'ils ne peuvent utiliser vos données à caractère personnel que pour nous fournir des services, ainsi qu'à vous.
We may disclose and exchange information with law enforcement agencies and regulatory bodies to comply with our legal and regulatory obligations.
Nous pouvons également être amenés à partager certaines données personnelles avec d'autres parties, telles que des acheteurs potentiels de tout ou partie de nos activités ou lors d'une restructuration. En général, les informations sont rendues anonymes, mais cela n'est pas toujours possible. Le destinataire des informations sera lié par des obligations de confidentialité.
Où sont conservées vos données à caractère personnel
Les informations peuvent être conservées dans nos bureaux et dans ceux des sociétés de notre groupe, des agences tierces, des prestataires de services, des représentants et des agents, comme décrit ci-dessus (voir ‘ ).‘Avec qui nous partageons vos données personnelles’).
Certains de ces tiers peuvent être basés en dehors de l'Espace économique européen. Pour plus d'informations, y compris sur la manière dont nous sauvegardons vos données personnelles dans ce cas (voir ci-dessous : ‘Transfert de vos données personnelles hors de l'EEE’).
Durée de conservation des données personnelles
Nous conserverons vos données personnelles après avoir fini de vous conseiller ou d'agir pour vous. Nous le ferons pour l'une des raisons suivantes :
-to respond to any questions, complaints ou claims made by you or on your behalf;
-pour montrer que nous vous avons traité équitablement ;
-pour tenir les registres exigés par la loi.
Nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique. Des périodes de conservation différentes s'appliquent aux différents types de données. De plus amples informations à ce sujet sont fournies dans notre document de conservation qui donne ces détails (voir “Politique de conservation”).
Lorsqu'il n'est plus nécessaire de conserver vos données personnelles, nous les supprimons ou les rendons anonymes.
Politique de conservation
Pendant combien de temps utiliserez-vous mes informations ?
Nous ne conserverons vos informations personnelles qu'aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à des exigences légales, comptables ou de reporting.
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans vous en avertir. Lorsque vous n'êtes plus un employé, un travailleur ou un contractant de l'entreprise, nous conservons et détruisons en toute sécurité vos informations personnelles conformément aux lois et réglementations applicables.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data, and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
La loi nous oblige à conserver des informations de base sur nos clients (y compris les données de contact, d'identité, financières et de transaction) à des fins juridiques, réglementaires et fiscales.
Cette politique définit la durée pendant laquelle nous conservons normalement les informations et la date à laquelle ces informations sont détruites de manière confidentielle.
Responsabilité
Ronald Fletcher Baker LLP est responsable de la mise en œuvre et du contrôle du respect de cette politique. Ils procéderont à un examen annuel de cette politique afin de vérifier qu'elle est appliquée de manière efficace.
Notre processus
Les informations (papier et électroniques) seront conservées au moins pendant la période spécifiée dans notre période de conservation des données (voir l'annexe).
Toutes les informations doivent être examinées avant d'être détruites afin de déterminer s'il existe des facteurs particuliers qui justifient de retarder la destruction, par exemple :
– potential litigation
- plaintes
- affaires en cours
Nous nous efforcerons de supprimer les copies papier et les documents et informations conservés sous forme électronique à la fin de la période de conservation.
Période de conservation des données - Annexe
| Type de matière | Période de conservation |
| Les dossiers relatifs à la lutte contre le blanchiment d'argent, y compris les dossiers relatifs aux contrôles d'identité et de vérification des clients effectués dans le cadre de notre procédure de diligence raisonnable à l'égard des clients. | 6 ans après la fin de la relation d'affaires ou de la transaction. |
| Confiance | Indéfiniment, conformément aux orientations de la Law Society, ou à la fin de la période de fiducie ou à la date d'acquisition des droits plus 6 ans Documents relatifs à l'assujettissement à la TVA - 6 ans Documents fiscaux - 12 ans après la fin de la période de fiducie |
| Questions relatives aux mineurs | 6 ans à compter de la date à laquelle le client a atteint l'âge de 18 ans |
| Testaments | Indefinitely, in accordance with Law Society guidance; or 6 years from the date of probate where we have dealt with probate |
| Impôts | 12 ans après la fin de la période ou de l'évaluation |
| Registres comptables | 6 ans |
| Questions financières (transactions et commissions effectuées ou reçues en vertu des règles de 2001 du Financial Services (Code of Business) de l'ASF). | 6 ans |
| Registres des plaintes | 6 ans à compter de la conclusion de la plainte |
| Toutes les autres questions relatives aux clients | 6 ans |
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données personnelles (afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous) à des fins de recherche ou de statistiques.
Transfert de vos données personnelles hors de l'EEE
Pour vous fournir des services, il est parfois nécessaire de partager vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE).
Ces pays n'appartenant pas à l'EEE peuvent ne pas avoir les mêmes lois sur la protection des données que le Royaume-Uni et l'EEE. Nous nous efforcerons toutefois de faire en sorte que le transfert soit conforme à la législation sur la protection des données et que toutes les données à caractère personnel soient sécurisées.
Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, veuillez nous contacter (voir ‘Comment nous contacter’ ci-dessous).
Vos droits
You have the following rights, which you can exercise free of charge:
| Accès | Le droit d'obtenir une copie de vos données personnelles (droit d'accès) |
| Rectification | Le droit de nous demander de corriger toute erreur dans vos données personnelles |
| A oublier | Le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles dans certaines situations |
| Restriction du traitement | Le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, par exemple si vous contestez l'exactitude des données. |
| Portabilité des données | Le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un tiers dans certaines situations. |
| Pour objecter | Le droit de s'opposer : - à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct (y compris le profilage) ; - dans certaines autres situations, à la poursuite du traitement de vos données personnelles, par exemple le traitement effectué aux fins de nos intérêts légitimes. |
| Ne pas faire l'objet d'une prise de décision individuelle automatisée | le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (y compris le profilage) qui produit des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de manière significative de façon similaire |
Pour plus d'informations sur chacun de ces droits, y compris les circonstances dans lesquelles ils s'appliquent, veuillez nous contacter ou consulter le site web de la Commission européenne. Orientations du Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni (ICO) sur les droits des personnes dans le cadre du règlement général sur la protection des données (RGPD)
Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, n'hésitez pas à nous contacter :
Envoyez-nous un courriel, appelez-nous ou écrivez-nous - voir ci-dessous : ‘Comment nous contacter ?’; et
-nous fournir suffisamment d'informations pour que nous puissions vous identifier (par exemple, votre nom complet, votre adresse et le numéro de référence du client ou de l'affaire) ;
-let us have proof of your identity and address (a copy of your driving licence or passport and a recent utility or credit card bill); and
-nous indiquer le droit que vous souhaitez exercer et les informations sur lesquelles porte votre demande.
Assurer la sécurité de vos données personnelles
Nous disposons de mesures de sécurité appropriées pour éviter que les données à caractère personnel ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière illicite. Nous limitons l'accès à vos données personnelles aux personnes qui en ont véritablement besoin pour des raisons professionnelles. Les personnes qui traitent vos informations le font uniquement de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité.
We also have procedures in place to deal with any suspected data security breach. We will notify you and any applicable regulator of a suspected data security breach where we are legally required to do so.
Comment se plaindre
If you have any questions, concerns, or wish to make a complaint about how we handle your personal information, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, at R.Roberts@rfblegal.co.uk.
We take all privacy concerns seriously and will do our best to resolve any issue promptly and fairly.
If you remain dissatisfied, you have the right to lodge a complaint with the UK data protection regulator, the Information Commissioner’s Office (ICO), or, where applicable, the relevant supervisory authority in the European Union (or European Economic Area) country where you work, normally live, or where the alleged infringement of data protection law occurred. The ICO can be contacted via https://ico.org.uk/concerns or by telephone on 0303 123 1113.
Modifications du présent avis de confidentialité et de la politique de confidentialité
This privacy notice was updated on 16 July 2026.
Nous pouvons modifier cet avis de confidentialité de temps à autre.
Comment nous contacter
If you have any questions about this privacy policy, how we process your personal information, or the information we hold about you, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, by email at R.Roberts@rfblegal.co.uk, or by post or telephone using the contact details available on our website.
Nos coordonnées sont les suivantes
| London Office | Poste : New Derwent House, 69-73 Theobalds Road, London WC1X 8TA Tel : 0207 467 5757 |
| Richmond Office | Poste : 5 The Green, Richmond, TW9 1PL |
| Manchester Office | Poste : 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel : 0161 694 4404 |
| Exeter Office | Poste : Ground Floor, Sterling Court, 16-18 Dix's Field, Exeter, EX1 1QA Tel:01392 715311 |