A inteligência artificial está a tornar-se uma questão cada vez mais importante para os empregadores. Muitas empresas já utilizam a IA, ou estão a ponderar a sua utilização, em áreas como o recrutamento, a gestão de recursos humanos, a produção de documentos, o atendimento ao cliente, a gestão de desempenho, a monitorização do local de trabalho, a análise de dados e as comunicações internas.
Para os empregadores, a IA não é apenas uma questão de TI ou de produtividade. Implica também compreender como a IA está a ser utilizada em toda a organização, que tipo de informação está a ser introduzida nas ferramentas de IA e se as políticas existentes no local de trabalho são adequadas ao objetivo. A IA pode criar riscos legais, comerciais e de gestão se for mal gerida. No entanto, quando abordada de forma adequada, também pode ajudar os empregadores a melhorar a eficiência, reduzir a carga administrativa e apoiar uma melhor tomada de decisões.
Este artigo aborda as principais questões que os empregadores devem ter em conta ao utilizar a IA no local de trabalho.
O que é a IA no local de trabalho?
A IA no local de trabalho pode abranger uma vasta gama de ferramentas e sistemas. Pode incluir ferramentas de IA generativa utilizadas para redigir e-mails, políticas, notas de reuniões ou relatórios. Pode também incluir software de recrutamento, ferramentas de agendamento automatizado, chatbots, software de transcrição, sistemas de monitorização da produtividade, plataformas de análise de RH e ferramentas de IA integradas em software já existente no local de trabalho.
Algumas aplicações da IA serão evidentes. Por exemplo, um empregador pode decidir implementar uma determinada plataforma de IA para a elaboração de documentos ou para o atendimento ao cliente. Outras aplicações da IA podem ser menos evidentes, especialmente nos casos em que os funcionários utilizam informalmente ferramentas de IA gratuitas ou disponíveis ao público para facilitar o trabalho quotidiano.
O ponto importante para os empregadores é que a IA pode já estar a ser utilizada na empresa, mesmo que não tenha sido tomada qualquer decisão formal para a sua introdução.
Os empregadores devem, por isso, evitar suposições e, em vez disso, concentrar-se em compreender como a IA está realmente a ser utilizada, quem a utiliza, que informações estão a ser processadas e se existem medidas de proteção adequadas.
Por que razão os empregadores devem levar a IA a sério?
Existem várias razões pelas quais os empregadores devem levar a IA a sério.
Em primeiro lugar, há o risco jurídico. Se a IA for utilizada no recrutamento, na gestão de desempenho, na seleção de despedimentos por motivos económicos, em questões disciplinares ou na monitorização do local de trabalho, poderá criar riscos relacionados com a discriminação, a proteção de dados, a privacidade, o despedimento sem justa causa e as relações laborais. O Reino Unido não dispõe atualmente de uma lei específica que abranja a IA enquanto tecnologia; em vez disso, a IA é regulamentada através do contexto em que é utilizada e através dos quadros jurídicos existentes.
Em segundo lugar, existe um risco de gestão. A informação gerada pela IA pode ser imprecisa, incompleta ou enganosa. Se os gestores confiarem excessivamente na IA sem exercer o devido discernimento, isso poderá conduzir a más decisões e a litígios que poderiam ser evitados.
Em terceiro lugar, existe uma oportunidade comercial. Quando utilizada de forma adequada, a IA pode ajudar os empregadores a poupar tempo, a melhorar a consistência e a reduzir a carga administrativa, transformando o local de trabalho. A Acas referiu que um terço dos empregadores considera que a IA irá aumentar a produtividade, mas salientou também que os empregadores devem elaborar políticas claras para o local de trabalho e consultar os trabalhadores e os seus representantes quando a IA for introduzida.
O ponto de partida: compreender como a IA já está a ser utilizada
Antes de implementar uma política relativa à IA, os empregadores devem, em primeiro lugar, compreender como a IA já está a ser utilizada na prática.
Em muitos locais de trabalho, os funcionários podem já estar a utilizar a IA de forma informal. Isso pode incluir o uso da IA para redigir e-mails, resumir documentos, preparar relatórios, criar conteúdos de marketing, elaborar notas de reuniões, analisar folhas de cálculo, responder a perguntas de clientes ou ajudar na elaboração de documentos de RH.
Isto pode estar a acontecer sem que a direção, os RH ou o departamento de TI tenham plena consciência disso.
Isso cria um problema. Um empregador não consegue gerir adequadamente os riscos da IA se não souber:
- quais as ferramentas de IA que estão a ser utilizadas;
- quem as está a utilizar;
- que informações estão a ser carregadas;
- se estão a ser tratados dados pessoais ou informações confidenciais;
- quer a IA seja utilizada no recrutamento ou na gestão de colaboradores;
- se os gestores compreendem os riscos e benefícios da adoção da IA;
- se os funcionários receberam orientação ou formação;
- se as políticas existentes abordam a IA.
Por esse motivo, um primeiro passo prático consiste em realizar uma auditoria interna à IA ou um inquérito aos colaboradores.
Questionário gratuito sobre IA no local de trabalho para empregadores
Para ajudar os empregadores, preparámos um Questionário sobre IA no local de trabalho que pode servir de ponto de partida para avaliar a forma como a IA está atualmente a ser utilizada dentro de uma organização.
O questionário foi concebido para ajudar os empregadores a identificar:
- se os funcionários já estão a utilizar ferramentas de IA;
- quais as plataformas de IA que estão a ser utilizadas;
- em que tarefas a IA está a ser utilizada;
- se estão a ser introduzidas informações confidenciais, dados pessoais ou informações de clientes nas ferramentas de IA;
- quer a IA seja utilizada para fins de RH, recrutamento ou gestão de colaboradores;
- se os funcionários compreendem os riscos do conteúdo gerado por IA;
- se os gestores precisam de formação;
- se é necessária uma política em matéria de IA;
- se as políticas existentes em matéria de proteção de dados, confidencialidade, TI e disciplinares precisam de ser atualizadas.
O questionário pode ajudar os empregadores a passar de uma preocupação geral com a IA para um plano mais informado e prático. Pode também ajudar na elaboração de uma política de IA que reflita a forma como a empresa realmente funciona, em vez de se basear numa política genérica que possa não abordar os riscos reais.
Pode encontrar aqui um link para o Questionário gratuito sobre IA no Local de Trabalho: [inserir link].
IA e Recrutamento
O recrutamento é uma das áreas em que a IA pode revelar-se particularmente interessante. As ferramentas de IA podem ser utilizadas para redigir anúncios de emprego, selecionar currículos, classificar candidatos, avaliar testes, analisar respostas em entrevistas ou comunicar com os candidatos.
No entanto, o recrutamento é também uma das áreas de maior risco.
O Gabinete do Comissário para a Informação (ICO) chamou recentemente a atenção para a utilização da IA e da automatização no recrutamento, incluindo ferramentas utilizadas para filtrar currículos e avaliar testes online. O ICO salientou igualmente a importância da transparência e a necessidade de os empregadores utilizarem os dados pessoais de forma justa quando recorrem a ferramentas automatizadas no recrutamento.
Os empregadores devem ter cuidado para não partir do princípio de que uma ferramenta de recrutamento baseada em IA é imparcial apenas porque parece objetiva. Os sistemas de IA podem refletir preconceitos nos dados com que foram treinados, nos critérios que aplicam ou na forma como os resultados são interpretados.
Antes de recorrerem à IA no recrutamento, os empregadores devem ter em conta:
- o que a ferramenta está realmente a fazer;
- que dados utiliza;
- se é informado aos candidatos que está a ser utilizada IA;
- se a ferramenta foi testada quanto à existência de preconceitos;
- se é possível fazer adaptações razoáveis para candidatos com deficiência;
- se um gestor humano analisa o resultado;
- se os candidatos rejeitados podem contestar ou questionar a decisão;
- se o empregador consegue explicar como se chegou a essa decisão.
A IA pode ajudar no processo de recrutamento, mas não deve tornar-se um obstáculo inexplicável entre o candidato e o emprego.
IA e risco de discriminação
Um dos riscos mais significativos em matéria de direito do trabalho é a discriminação.
As ferramentas de IA podem parecer neutras, mas ainda assim produzir resultados discriminatórios. Por exemplo, uma ferramenta de recrutamento baseada em IA pode colocar em desvantagem os candidatos com lacunas na carreira. Isto pode afetar as mulheres que tiraram licença de maternidade, os funcionários com ausências relacionadas com deficiência ou os candidatos com responsabilidades familiares.
Da mesma forma, uma ferramenta de avaliação de desempenho pode favorecer os colaboradores que cumprem horários de trabalho mais longos e visíveis, o que pode colocar em desvantagem os colaboradores com deficiência ou aqueles com responsabilidades na educação dos filhos. Uma ferramenta de análise da comunicação também pode interpretar erroneamente diferentes estilos de comunicação, incluindo aqueles associados à neurodiversidade.
Os empregadores devem, por conseguinte, ponderar se as ferramentas de IA podem criar riscos de discriminação direta, discriminação indireta, discriminação por motivo de deficiência, incumprimento da obrigação de realizar adaptações razoáveis ou assédio.
Isto é particularmente importante nos casos em que a IA é utilizada no recrutamento, na promoção, na seleção de despedimentos por motivos económicos, na gestão do desempenho, em processos disciplinares ou em decisões de despedimento.
A abordagem mais segura consiste em garantir que a IA sirva de base às decisões, em vez de as tomar, e que os gestores sejam formados para questionar as recomendações geradas pela IA, em vez de as aceitarem simplesmente.
IA, confidencialidade e proteção de dados
Um dos riscos mais imediatos para os empregadores é o facto de os funcionários utilizarem ferramentas de IA sem compreenderem as implicações em matéria de confidencialidade e proteção de dados.
Por exemplo, um colaborador pode carregar informações de clientes, dados de colaboradores, informações financeiras, documentos de estratégia interna ou material comercialmente sensível numa ferramenta de IA pública para os resumir ou reescrever. Tal pode criar graves riscos em termos de confidencialidade, proteção de dados e riscos comerciais.
Os empregadores devem deixar claro o que os funcionários podem e não podem introduzir nas ferramentas de IA. Isso deve incluir regras sobre:
- dados pessoais;
- dados de categorias especiais;
- informações confidenciais de clientes;
- informações comercialmente sensíveis;
- material confidencial;
- palavras-passe e informações de segurança;
- documentos relativos às relações laborais;
- documentação relativa a medidas disciplinares, reclamações ou baixas por doença;
- contratos e documentos jurídicos.
Os empregadores devem também decidir se os funcionários estão autorizados a utilizar ferramentas de IA públicas, apenas ferramentas internas aprovadas ou nenhuma ferramenta de IA, salvo autorização expressa.
Uma política sucinta sobre IA está a tornar-se uma necessidade prática para muitos empregadores. No entanto, antes de elaborar essa política, o ideal é que os empregadores recolham informações sobre a forma como a IA já está a ser utilizada em toda a empresa.
IA e monitorização no local de trabalho
Os empregadores podem sentir-se tentados a utilizar a IA para monitorizar a produtividade, a assiduidade, a localização, a atividade no teclado, os e-mails, as chamadas, as interações com os clientes ou o comportamento dos funcionários. Isto pode ser especialmente relevante nos casos em que os funcionários trabalham à distância ou em que os empregadores pretendem ter uma maior visibilidade do desempenho.
No entanto, a vigilância no local de trabalho pode ser uma questão delicada do ponto de vista jurídico e cultural.
Os empregadores devem ser claros quanto ao seguinte:
- por que é necessário o monitoramento;
- o que está a ser monitorizado;
- se existe uma alternativa menos invasiva;
- se os funcionários foram informados;
- por quanto tempo os dados serão conservados;
- quem terá acesso a ele;
- se a monitorização é proporcionada;
- se é necessária uma avaliação de impacto relativa à proteção de dados.
Uma supervisão excessiva pode prejudicar a confiança, o moral e a retenção de pessoal. Pode também aumentar o risco de queixas, reclamações relacionadas com a proteção de dados e processos judiciais no tribunal do trabalho.
Os empregadores devem evitar a introdução de tecnologias de monitorização apenas pelo facto de estas estarem disponíveis. A questão que se coloca é se tal é necessário, proporcionado e devidamente explicado.
Questões relacionadas com o desempenho, a conduta e as competências
Uma das áreas mais complexas para os empregadores é a utilização da IA na gestão do desempenho, bem como em questões relacionadas com a conduta ou as competências.
Os empregadores não estão impedidos de utilizar dados ou tecnologia para apoiar as decisões de gestão. No entanto, devem ter cuidado antes de se basearem em informações geradas por IA como fundamento para medidas formais.
A gestão do desempenho continua a exigir um contexto. Uma queda na produtividade pode ser causada pela carga de trabalho, instruções pouco claras, incapacidade, má gestão, conflitos no local de trabalho, responsabilidades familiares, problemas de sistema ou outros fatores legítimos.
Antes de utilizarem informações geradas por IA num processo disciplinar, de avaliação de competências ou de despedimento por motivos de redução de pessoal, os empregadores devem ter em conta:
- se os dados estão corretos;
- se o funcionário tem conhecimento de que os dados estão a ser recolhidos;
- se o trabalhador teve oportunidade de se pronunciar;
- se poderá haver uma explicação para os dados;
- se um gestor analisou devidamente o cargo;
- se existe o risco de discriminação;
- se devem ser considerados ajustes razoáveis;
- se a decisão pode ser justificada sem se basear exclusivamente na IA.
Se os empregadores avançarem demasiado depressa para medidas formais sem ter em conta estas questões, podem expor-se a riscos jurídicos que poderiam ser evitados.
Apresentação da IA e das relações laborais
A introdução da IA pode causar ansiedade entre os funcionários. O pessoal pode recear que a IA substitua postos de trabalho, aumente a vigilância, reduza o julgamento humano ou altere a natureza das suas funções.
Os empregadores devem, por isso, encarar a implementação da IA como uma questão de relações laborais, e não apenas como um projeto de TI.
Em alguns casos, a introdução da IA pode afetar as funções do cargo, as expectativas de desempenho, as linhas hierárquicas, os métodos de trabalho ou os níveis de pessoal. Se se esperar que os colaboradores utilizem a IA no âmbito das suas funções, tal poderá exigir formação e, dependendo das circunstâncias, implicar alterações aos termos e condições.
Os empregadores devem ter em conta:
- se é necessário consultar os funcionários;
- se são necessárias alterações contratuais;
- se as descrições de funções precisam de ser atualizadas;
- se é necessário formação;
- se a IA influencia as expectativas de desempenho;
- se existe algum risco de despedimento por motivos de redução de pessoal;
- se os gestores conseguem explicar o objetivo da mudança.
É provável que uma abordagem transparente reduza a resistência e melhore a aceitação.
Elaboração de uma política de IA
Uma política de IA não precisa de ser excessivamente complicada. Deve ser prática, clara e adaptada ao modo como a organização funciona na prática.
Uma política eficaz em matéria de IA deve explicar:
- quais as ferramentas de IA que estão aprovadas;
- quando os funcionários podem utilizar a IA;
- quando os funcionários não devem utilizar IA;
- Que tipo de informação não deve ser introduzida nas ferramentas de IA;
- a necessidade de verificar a exatidão do conteúdo gerado por IA;
- quando for necessária uma revisão humana;
- como a IA pode ser utilizada nos processos de recrutamento ou de recursos humanos;
- como a IA pode ser utilizada na gestão do desempenho;
- se é permitido o monitoramento por IA;
- como os funcionários devem comunicar as suas preocupações;
- as consequências de uma utilização indevida.
A política deve complementar as políticas existentes em matéria de TI, proteção de dados, confidencialidade, procedimentos disciplinares, recrutamento e redes sociais.
As melhores políticas de IA não são genéricas. Devem basear-se na utilização concreta que a entidade patronal faz da IA, no tipo de dados tratados pela empresa, no nível de acesso dos colaboradores às ferramentas de IA, no setor em que a entidade patronal opera e nos riscos identificados através de auditorias internas ou questionários.
Erros comuns cometidos pelos empregadores
Os empregadores devem ter especial cuidado para evitar os seguintes erros:
- introduzir a IA sem informar os funcionários;
- permitir que os funcionários utilizem ferramentas públicas de IA sem regras;
- partindo do princípio de que o conteúdo gerado por IA é preciso;
- basear-se na IA para tomar decisões de recrutamento sem revisão humana;
- utilizar dados de desempenho da IA sem ter em conta o contexto;
- não verificar a existência de risco de discriminação;
- permitir a introdução de informações confidenciais ou dados pessoais em ferramentas de IA;
- não atualizar as políticas de proteção de dados, confidencialidade e TI;
- utilizar ferramentas de monitorização baseadas em IA sem avaliar se a monitorização é proporcionada;
- não formar os gestores;
- não consultar quando a IA altera funções, expectativas ou práticas de trabalho;
- introduzir uma política genérica sobre IA sem primeiro compreender como a IA está realmente a ser utilizada.
Muitos litígios surgem não porque o empregador tivesse a intenção de utilizar indevidamente a IA, mas porque não existiam regras claras, não havia uma supervisão adequada e ninguém se tinha parado para ponderar os riscos antes de a tecnologia ser utilizada.
Medidas práticas para os empregadores
Os empregadores que estejam a ponderar a implementação da IA no local de trabalho devem ter em conta os seguintes passos:
- Avaliar em que áreas da empresa a IA já está a ser utilizada.
- Utilize um questionário sobre IA no local de trabalho para compreender os hábitos de utilização dos colaboradores, as áreas de risco e as necessidades de formação.
- Identifique quais os dados de funcionários, candidatos, clientes ou consumidores que estão a ser tratados.
- Decida quais as ferramentas de IA que são permitidas e quais as que são proibidas.
- Realize uma avaliação de riscos antes de utilizar a IA no recrutamento, na monitorização ou na tomada de decisões em matéria de recursos humanos.
- Verifique se é necessária uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados.
- Consulte os colaboradores nos casos em que a IA afete as funções, as práticas de trabalho ou a monitorização.
- Formar os gestores sobre os limites da informação gerada pela IA.
- Mantenha a supervisão humana em todas as decisões importantes relacionadas com o emprego.
- Atualizar os contratos de trabalho, as políticas e os manuais do pessoal, sempre que necessário.
- Reveja regularmente a utilização da IA, à medida que a tecnologia e o panorama jurídico evoluem.
A adoção destas medidas pode reduzir os riscos jurídicos e ajudar os empregadores a utilizar a IA de forma controlada e comercialmente sensata.
Conclusão
A IA no local de trabalho é uma questão que os empregadores não podem ignorar. Se for mal gerida, pode conduzir a violações de confidencialidade, reclamações relacionadas com a proteção de dados, queixas, alegações de discriminação, riscos de despedimento sem justa causa e danos à reputação. Se for bem gerida, pode ajudar os empregadores a melhorar a eficiência, apoiar os gestores e modernizar as práticas de trabalho.
O fundamental para os empregadores é agir atempadamente, evitar suposições e compreender como a IA está realmente a ser utilizada dentro da organização. A IA não elimina a necessidade do julgamento humano, de procedimentos justos ou de políticas claras no local de trabalho.
Na Ronald Fletcher Baker, a nossa equipa de Direito do Trabalho presta aconselhamento aos empregadores sobre políticas no local de trabalho, questões de proteção de dados, recrutamento, procedimentos disciplinares e de reclamação, despedimentos por motivos económicos, riscos de discriminação e ações judiciais no tribunal do trabalho. Se está a considerar introduzir IA no seu local de trabalho, ou se já surgiram preocupações sobre a utilização de IA, podemos ajudá-lo a avaliar os riscos e a identificar um caminho prático a seguir.
Adam Pavey
Parceiro de trabalho
