Artificial intelligence is becoming an increasingly important issue for employers. Many businesses are already using AI, or considering using AI, in areas such as recruitment, HR administration, document production, customer service, performance management, workplace monitoring, data analysis and internal communications.
For employers, AI is not simply an IT or productivity issue. It also involves understanding how AI is being used across the organisation, what information is being entered into AI tools, and whether existing workplace policies are fit for purpose. AI can create legal, comercial and management risks if handled incorrectly. However, when approached properly, it can also help employers improve efficiency, reduce administrative burden and apoio better decision-making.
Este artigo aborda as principais questões que os empregadores devem ter em conta ao utilizar a IA no local de trabalho.
O que é a IA no local de trabalho?
A IA no local de trabalho pode abranger uma vasta gama de ferramentas e sistemas. Pode incluir ferramentas de IA generativa utilizadas para redigir e-mails, políticas, notas de reuniões ou relatórios. Pode também incluir software de recrutamento, ferramentas de agendamento automatizado, chatbots, software de transcrição, sistemas de monitorização da produtividade, plataformas de análise de RH e ferramentas de IA integradas em software já existente no local de trabalho.
Some AI use vontade be obvious. For example, an employer may decide to introduce a particular AI platform for document drafting or customer service. Other AI use may be less obvious, particularly where employees are using free or publicly available AI tools informally to help with day-to-day work.
The important point for employers is that AI may already be in use within the business, even where no formal decision has been taken to introduce it.
Os empregadores devem, por isso, evitar suposições e, em vez disso, concentrar-se em compreender como a IA está realmente a ser utilizada, quem a utiliza, que informações estão a ser processadas e se existem medidas de proteção adequadas.
Por que razão os empregadores devem levar a IA a sério?
Existem várias razões pelas quais os empregadores devem levar a IA a sério.
First, there is the legal risk. If AI is used in recruitment, performance management, redundancy selection, disciplinary issues or workplace monitoring, it may create risks relating to discrimination, data protection, privacy, unfair dismissal and employee relations. The UK does not currently have one single AI-specific law covering AI as a technology; instead, AI is regulated through the context in which it is used and through existing legal frameworks.
Secondly, there is a management risk. AI-generated information may be inaccurate, incomplete or misleading. If managers rely too heavily on AI without applying proper judgment, this may lead to poor decisions and avoidable disputes.
Em terceiro lugar, existe uma oportunidade comercial. Quando utilizada de forma adequada, a IA pode ajudar os empregadores a poupar tempo, a melhorar a consistência e a reduzir a carga administrativa, transformando o local de trabalho. A Acas referiu que um terço dos empregadores considera que a IA irá aumentar a produtividade, mas salientou também que os empregadores devem elaborar políticas claras para o local de trabalho e consultar os trabalhadores e os seus representantes quando a IA for introduzida.
O ponto de partida: compreender como a IA já está a ser utilizada
Antes de implementar uma política relativa à IA, os empregadores devem, em primeiro lugar, compreender como a IA já está a ser utilizada na prática.
In many workplaces, employees may already be using AI informally. This could include using AI to draft emails, summarise documents, prepare reports, generate marketing content, produce meeting notes, analyse spreadsheets, answer customer queries or help with HR documents.
This may be happening without senior management, HR or IT being fully aware of it.
Isso cria um problema. Um empregador não consegue gerir adequadamente os riscos da IA se não souber:
- quais as ferramentas de IA que estão a ser utilizadas;
- quem as está a utilizar;
- que informações estão a ser carregadas;
- se estão a ser tratados dados pessoais ou informações confidenciais;
- whether AI is being used in recruitment or employee management;
- whether managers understand the risks and benefits of AI adoption;
- se os funcionários receberam orientação ou formação;
- se as políticas existentes abordam a IA.
For that reason, a practical first step is to carry out an internal AI audit or staff questionnaire.
Questionário gratuito sobre IA no local de trabalho para empregadores
Para ajudar os empregadores, preparámos um Questionário sobre IA no local de trabalho que pode servir de ponto de partida para avaliar a forma como a IA está atualmente a ser utilizada dentro de uma organização.
O questionário foi concebido para ajudar os empregadores a identificar:
- se os funcionários já estão a utilizar ferramentas de IA;
- quais as plataformas de IA que estão a ser utilizadas;
- em que tarefas a IA está a ser utilizada;
- se estão a ser introduzidas informações confidenciais, dados pessoais ou informações de clientes nas ferramentas de IA;
- quer a IA seja utilizada para fins de RH, recrutamento ou gestão de colaboradores;
- se os funcionários compreendem os riscos do conteúdo gerado por IA;
- se os gestores precisam de formação;
- se é necessária uma política em matéria de IA;
- se as políticas existentes em matéria de proteção de dados, confidencialidade, TI e disciplinares precisam de ser atualizadas.
The questionnaire can help employers move from a general concern about AI to a more informed and practical plan. It can also assist with preparing an AI policy that reflects how the business actually operates, rather than relying on a generic policy that may not address the real risks.
Pode encontrar aqui um link para o Questionário gratuito sobre IA no Local de Trabalho: [inserir link].
IA e Recrutamento
O recrutamento é uma das áreas em que a IA pode revelar-se particularmente interessante. As ferramentas de IA podem ser utilizadas para redigir anúncios de emprego, selecionar currículos, classificar candidatos, avaliar testes, analisar respostas em entrevistas ou comunicar com os candidatos.
No entanto, o recrutamento é também uma das áreas de maior risco.
The Information Commissioner’s Office has recently highlighted the use of AI and automation in recruitment, including tools used to sift CVs and score online assessments. The ICO has also emphasised the importance de transparência and the need for employers to use people’s personal information fairly when automated tools are used in recruitment.
Os empregadores devem ter cuidado para não partir do princípio de que uma ferramenta de recrutamento baseada em IA é imparcial apenas porque parece objetiva. Os sistemas de IA podem refletir preconceitos nos dados com que foram treinados, nos critérios que aplicam ou na forma como os resultados são interpretados.
Antes de recorrerem à IA no recrutamento, os empregadores devem ter em conta:
- o que a ferramenta está realmente a fazer;
- que dados utiliza;
- se é informado aos candidatos que está a ser utilizada IA;
- se a ferramenta foi testada quanto à existência de preconceitos;
- se é possível fazer adaptações razoáveis para candidatos com deficiência;
- whether a human manager reviews the outcome;
- whether rejected candidates can challenge or query the decision;
- se o empregador consegue explicar como se chegou a essa decisão.
A IA pode ajudar no processo de recrutamento, mas não deve tornar-se um obstáculo inexplicável entre o candidato e o emprego.
IA e risco de discriminação
One of the most significant employment law risks is discrimination.
As ferramentas de IA podem parecer neutras, mas ainda assim produzir resultados discriminatórios. Por exemplo, uma ferramenta de recrutamento baseada em IA pode colocar em desvantagem os candidatos com lacunas na carreira. Isto pode afetar as mulheres que tiraram licença de maternidade, os funcionários com ausências relacionadas com deficiência ou os candidatos com responsabilidades familiares.
Similarly, a performance tool may favour employees who work longer visible hours, which may disadvantage disabled employees or employees with childcare responsibilities. A communication analysis tool may also misinterpret different communication styles, including those linked to neurodiversity.
Os empregadores devem, por conseguinte, ponderar se as ferramentas de IA podem criar riscos de discriminação direta, discriminação indireta, discriminação por motivo de deficiência, incumprimento da obrigação de realizar adaptações razoáveis ou assédio.
Isto é particularmente importante nos casos em que a IA é utilizada no recrutamento, na promoção, na seleção de despedimentos por motivos económicos, na gestão do desempenho, em processos disciplinares ou em decisões de despedimento.
A abordagem mais segura consiste em garantir que a IA sirva de base às decisões, em vez de as tomar, e que os gestores sejam formados para questionar as recomendações geradas pela IA, em vez de as aceitarem simplesmente.
IA, confidencialidade e proteção de dados
Um dos riscos mais imediatos para os empregadores é o facto de os funcionários utilizarem ferramentas de IA sem compreenderem as implicações em matéria de confidencialidade e proteção de dados.
Por exemplo, um colaborador pode carregar informações de clientes, dados de colaboradores, informações financeiras, documentos de estratégia interna ou material comercialmente sensível numa ferramenta de IA pública para os resumir ou reescrever. Tal pode criar graves riscos em termos de confidencialidade, proteção de dados e riscos comerciais.
Os empregadores devem deixar claro o que os funcionários podem e não podem introduzir nas ferramentas de IA. Isso deve incluir regras sobre:
- dados pessoais;
- dados de categorias especiais;
- informações confidenciais de clientes;
- informações comercialmente sensíveis;
- material confidencial;
- passwords and security information;
- documentos relativos às relações laborais;
- disciplinary, grievance or sickness absence material;
- contratos e documentos jurídicos.
Os empregadores devem também decidir se os funcionários estão autorizados a utilizar ferramentas de IA públicas, apenas ferramentas internas aprovadas ou nenhuma ferramenta de IA, salvo autorização expressa.
Uma política sucinta sobre IA está a tornar-se uma necessidade prática para muitos empregadores. No entanto, antes de elaborar essa política, o ideal é que os empregadores recolham informações sobre a forma como a IA já está a ser utilizada em toda a empresa.
IA e monitorização no local de trabalho
Employers may be tempted to use AI to monitor productivity, attendance, localização, keyboard activity, emails, calls, customer interactions or employee behaviour. This may be especially relevant where employees work remotely or where employers want greater visibility over performance.
No entanto, a vigilância no local de trabalho pode ser uma questão delicada do ponto de vista jurídico e cultural.
Os empregadores devem ser claros quanto ao seguinte:
- por que é necessário o monitoramento;
- o que está a ser monitorizado;
- se existe uma alternativa menos invasiva;
- se os funcionários foram informados;
- por quanto tempo os dados serão conservados;
- quem terá acesso a ele;
- se a monitorização é proporcionada;
- se é necessária uma avaliação de impacto relativa à proteção de dados.
Excessive monitoring can damage trust, morale and retention. It can also increase the risk of grievances, data protection complaints and employment tribunal claims.
Os empregadores devem evitar a introdução de tecnologias de monitorização apenas pelo facto de estas estarem disponíveis. A questão que se coloca é se tal é necessário, proporcionado e devidamente explicado.
Questões relacionadas com o desempenho, a conduta e as competências
Uma das áreas mais complexas para os empregadores é a utilização da IA na gestão do desempenho, bem como em questões relacionadas com a conduta ou as competências.
Os empregadores não estão impedidos de utilizar dados ou tecnologia para apoiar as decisões de gestão. No entanto, devem ter cuidado antes de se basearem em informações geradas por IA como fundamento para medidas formais.
Performance management still requires context. A drop in productivity may be caused by workload, unclear instructions, disability, poor management, workplace conflict, caring responsibilities, system issues or other legitimate factors.
Before using AI-generated information in a disciplinary, capability or redundancy process, employers should consider:
- se os dados estão corretos;
- se o funcionário tem conhecimento de que os dados estão a ser recolhidos;
- se o trabalhador teve oportunidade de se pronunciar;
- se poderá haver uma explicação para os dados;
- se um gestor analisou devidamente o cargo;
- se existe o risco de discriminação;
- se devem ser considerados ajustes razoáveis;
- se a decisão pode ser justificada sem se basear exclusivamente na IA.
Se os empregadores avançarem demasiado depressa para medidas formais sem ter em conta estas questões, podem expor-se a riscos jurídicos que poderiam ser evitados.
Apresentação da IA e das relações laborais
A introdução da IA pode causar ansiedade entre os funcionários. O pessoal pode recear que a IA substitua postos de trabalho, aumente a vigilância, reduza o julgamento humano ou altere a natureza das suas funções.
Os empregadores devem, por isso, encarar a implementação da IA como uma questão de relações laborais, e não apenas como um projeto de TI.
In some cases, introducing AI may affect job duties, performance expectations, reporting lines, working methods or staffing levels. If employees are expected to use AI as part of their role, that may require training and may, depending on the circumstances, involve changes to terms and conditions.
Os empregadores devem ter em conta:
- se é necessário consultar os funcionários;
- se são necessárias alterações contratuais;
- se as descrições de funções precisam de ser atualizadas;
- se é necessário formação;
- se a IA influencia as expectativas de desempenho;
- se existe algum risco de despedimento por motivos de redução de pessoal;
- se os gestores conseguem explicar o objetivo da mudança.
É provável que uma abordagem transparente reduza a resistência e melhore a aceitação.
Elaboração de uma política de IA
Uma política de IA não precisa de ser excessivamente complicada. Deve ser prática, clara e adaptada ao modo como a organização funciona na prática.
Uma política eficaz em matéria de IA deve explicar:
- quais as ferramentas de IA que estão aprovadas;
- quando os funcionários podem utilizar a IA;
- quando os funcionários não devem utilizar IA;
- Que tipo de informação não deve ser introduzida nas ferramentas de IA;
- a necessidade de verificar a exatidão do conteúdo gerado por IA;
- quando for necessária uma revisão humana;
- como a IA pode ser utilizada nos processos de recrutamento ou de recursos humanos;
- como a IA pode ser utilizada na gestão do desempenho;
- se é permitido o monitoramento por IA;
- como os funcionários devem comunicar as suas preocupações;
- a consequences of misuse.
A política deve complementar as políticas existentes em matéria de TI, proteção de dados, confidencialidade, procedimentos disciplinares, recrutamento e redes sociais.
As melhores políticas de IA não são genéricas. Devem basear-se na utilização concreta que a entidade patronal faz da IA, no tipo de dados tratados pela empresa, no nível de acesso dos colaboradores às ferramentas de IA, no setor em que a entidade patronal opera e nos riscos identificados através de auditorias internas ou questionários.
Erros comuns cometidos pelos empregadores
Os empregadores devem ter especial cuidado para evitar os seguintes erros:
- introduzir a IA sem informar os funcionários;
- permitir que os funcionários utilizem ferramentas públicas de IA sem regras;
- partindo do princípio de que o conteúdo gerado por IA é preciso;
- basear-se na IA para tomar decisões de recrutamento sem revisão humana;
- utilizar dados de desempenho da IA sem ter em conta o contexto;
- não verificar a existência de risco de discriminação;
- permitir a introdução de informações confidenciais ou dados pessoais em ferramentas de IA;
- não atualizar as políticas de proteção de dados, confidencialidade e TI;
- utilizar ferramentas de monitorização baseadas em IA sem avaliar se a monitorização é proporcionada;
- não formar os gestores;
- não consultar quando a IA altera funções, expectativas ou práticas de trabalho;
- introduzir uma política genérica sobre IA sem primeiro compreender como a IA está realmente a ser utilizada.
Muitos litígios surgem não porque o empregador tivesse a intenção de utilizar indevidamente a IA, mas porque não existiam regras claras, não havia uma supervisão adequada e ninguém se tinha parado para ponderar os riscos antes de a tecnologia ser utilizada.
Medidas práticas para os empregadores
Os empregadores que estejam a ponderar a implementação da IA no local de trabalho devem ter em conta os seguintes passos:
- Avaliar em que áreas da empresa a IA já está a ser utilizada.
- Utilize um questionário sobre IA no local de trabalho para compreender os hábitos de utilização dos colaboradores, as áreas de risco e as necessidades de formação.
- Identifique quais os dados de funcionários, candidatos, clientes ou consumidores que estão a ser tratados.
- Decida quais as ferramentas de IA que são permitidas e quais as que são proibidas.
- Realize uma avaliação de riscos antes de utilizar a IA no recrutamento, na monitorização ou na tomada de decisões em matéria de recursos humanos.
- Verifique se é necessária uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados.
- Consulte os colaboradores nos casos em que a IA afete as funções, as práticas de trabalho ou a monitorização.
- Formar os gestores sobre os limites da informação gerada pela IA.
- Mantenha a supervisão humana em todas as decisões importantes relacionadas com o emprego.
- Update contratos de trabalho, policies and staff handbooks where needed.
- Reveja regularmente a utilização da IA, à medida que a tecnologia e o panorama jurídico evoluem.
A adoção destas medidas pode reduzir os riscos jurídicos e ajudar os empregadores a utilizar a IA de forma controlada e comercialmente sensata.
Conclusão
AI in the workplace is an issue employers cannot afford to ignore. Handled poorly, it can lead to confidentiality breaches, data protection complaints, grievances, discrimination claims, unfair dismissal risks and reputational damage. Handled properly, it can help employers improve efficiency, support managers and modernise working practices.
O fundamental para os empregadores é agir atempadamente, evitar suposições e compreender como a IA está realmente a ser utilizada dentro da organização. A IA não elimina a necessidade do julgamento humano, de procedimentos justos ou de políticas claras no local de trabalho.
At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on workplace policies, data protection issues, recruitment, disciplinary and grievance procedures, redundancy, discrimination risk and employment tribunal claims. If you are considering introducing AI into your workplace, or if concerns have already arisen about the use of AI, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.
Adam Pavey
Parceiro de trabalho
