Subsídio de férias, horários irregulares e manutenção de registos: um guia prático para empregadores

Holiday pay remains one of the most technical and commonly misunderstood areas of employment law. For employers with part-time staff, casual workers, zero-hours arrangements, seasonal staff, shift workers, commission payments or regular overtime, the rules can be particularly difficult to apply in practice.

For employers, this is not simply a payroll issue. It involves contracts, working patterns, HR processes, record-keeping, staff communication and legal compliance. If handled incorrectly, holiday pay mistakes can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims, employment tribunal proceedings, back pay liabilities, enforcement action and reputational damage.

This is also a particularly important time for employers to review their approach. Recent holiday pay reforms introduced specific rules for irregular hours and part-year workers, including the option to use rolled-up holiday pay in limited circumstances. From 6 April 2026, employers must also keep annual leave and holiday pay records for at least six years.

Este artigo aborda as principais questões que os empregadores devem ter em conta na gestão do pagamento de férias, dos trabalhadores com horários irregulares e da manutenção de registos de férias.

Quais são as regras básicas relativas ao pagamento de férias?

Most workers are entitled to 5.6 weeks’ paid holiday each year. This includes full-time, part-time, agency, casual and zero-hours workers, provided they have worker status for employment law purposes.

O subsídio de férias deve, normalmente, corresponder ao salário normal do trabalhador. No caso dos funcionários com horário e remuneração fixos, isto é frequentemente simples. No entanto, para os funcionários e trabalhadores cuja remuneração varia devido a turnos, horas extraordinárias, comissões, bónus, subsídios ou horários de trabalho irregulares, o cálculo pode ser mais complexo.

Employers should therefore avoid assuming that basic salary or hourly pay is always enough. Depending on the circumstances, holiday pay may need to include payments linked to the performance of contractual tasks, regular overtime, commission or other payments that form part of normal remuneration.

The practical point for employers is that holiday pay should not be treated as a simple annual leave administration task. It should be checked against contracts, payroll data and the way people actually work.

Por que razão os empregadores devem levar a sério o cumprimento das regras relativas ao pagamento de férias?

Existem várias razões pelas quais os empregadores devem levar a sério o cumprimento das regras relativas ao pagamento de férias.

First, there is the legal risk. Workers can bring claims for unlawful deduction from wages where holiday pay has been underpaid. These claims can involve historic underpayments and may affect groups of workers where the same calculation method has been used across the business.

Secondly, there is the payroll risk. Holiday pay errors often arise because payroll systems are not aligned with contracts, working patterns or legal requirements. This is particularly common where businesses rely on casual staff, variable hours, commission, overtime or seasonal workers, which may complicate holiday pay calculations.

Em terceiro lugar, há o risco relacionado com a manutenção de registos. A partir de 6 de abril de 2026, os empregadores devem conservar os registos relativos às férias anuais e ao subsídio de férias durante, pelo menos, seis anos. Isto significa que os empregadores têm de poder comprovar não só que os trabalhadores receberam o direito a férias a que tinham direito, mas também que o subsídio de férias foi calculado e registado de forma adequada.

A questão prática é simples: os empregadores não devem esperar que seja apresentada uma queixa ou reclamação para verificar se as suas disposições relativas ao pagamento de férias estão em conformidade.

Trabalhadores com horários irregulares e trabalhadores sazonais

As regras relativas aos horários irregulares e aos trabalhadores sazonais têm constituído uma fonte de dificuldade particular para os empregadores, especialmente no que diz respeito ao cálculo das férias pagas.

Um trabalhador com horário irregular é, em termos gerais, alguém cujas horas remuneradas são total ou maioritariamente variáveis, nos termos do seu contrato, em cada período de pagamento. Um trabalhador sazonal é, em termos gerais, alguém que é obrigado a trabalhar apenas parte do ano e que tem períodos de, pelo menos, uma semana durante os quais não é obrigado a trabalhar e não recebe remuneração.

For holiday years starting on or after 1 April 2024, irregular hours and part-year workers build up statutory holiday entitlement as they work. The usual statutory accrual rate is 12.07% of hours worked in a pay period, based on the 5.6 weeks’ statutory minimum entitlement.

Isto pode ser útil para empregadores com pessoal temporário, sazonal ou com horários variáveis. No entanto, também coloca alguns desafios práticos. Os empregadores precisam de registos precisos das horas trabalhadas, das férias acumuladas, das férias gozadas, das férias transitadas e do pagamento de férias efetuado.

Employers should also check whether contracts and payroll systems have been updated. Older contracts may not reflect the current rules and may create confusion about entitlement, accrual and pay.

Remuneração de férias acumulada

Rolled-up holiday pay is where holiday pay is spread across the year by adding an adicional amount to the worker’s pay, instead of paying holiday pay when holiday is actually taken.

Os empregadores podem agora optar por utilizar o pagamento acumulado de férias apenas para os trabalhadores com horários irregulares e para os trabalhadores a tempo parcial. Quando for utilizado, deve, em regra, ser calculado a uma taxa de, pelo menos, 12,071% do salário total do trabalhador no período de remuneração em causa e indicado separadamente no recibo de vencimento.

This may be attractive for employers who engage casual or variable-hours workers, but it should not be adopted without thought. Employers still have a legal responsibility to ensure workers take the holiday they are entitled to. There is a risk that rolled-up holiday pay may discourage workers from taking holiday if they do not receive payment when they actually take time off.

Antes de introduzir o pagamento acumulado de férias, os empregadores devem ponderar se são necessárias alterações aos contratos, se os trabalhadores foram devidamente informados, se o sistema de processamento salarial permite apresentar esse pagamento separadamente e se os gestores compreendem que as férias continuam a ter de ser gozadas.

Subsídio de férias e remuneração normal

Os erros no pagamento das férias surgem frequentemente porque os empregadores não identificam corretamente o que deve ser incluído no salário normal.

Dependendo das circunstâncias, o subsídio de férias poderá ter de incluir:

• pagamentos regulares de horas extraordinárias;
• pagamentos de comissões;
• payments linked to contractual duties;
• subsídios por turnos;
• pagamentos relacionados com a situação profissional ou pessoal, tais como antiguidade ou qualificações;
• outros pagamentos regulares que fazem parte do salário normal.

Os empregadores devem ter especial cuidado nos casos em que os trabalhadores recebem remuneração variável, a fim de garantir o cumprimento das regras relativas ao cálculo do subsídio de férias. Um sistema de processamento salarial que calcule o subsídio de férias com base apenas no salário base pode estar incorreto se o trabalhador receber regularmente horas extraordinárias, comissões ou outros pagamentos que devam ser tidos em conta no cálculo do subsídio de férias.

Esta é uma área em que pequenos erros podem sair caros se se repetirem ao longo do tempo ou entre os colaboradores.

Manutenção de registos a partir de 6 de abril de 2026

A partir de 6 de abril de 2026, os empregadores devem manter registos das férias anuais e do subsídio de férias. Os registos devem incluir as férias gozadas, as férias transitadas de anos anteriores, o subsídio de férias e quaisquer pagamentos em substituição de férias, tais como pagamentos relativos a férias não gozadas quando um trabalhador cessa a relação de trabalho.

No que diz respeito aos registos relativos ao subsídio de férias, os empregadores devem poder comprovar o que foi incluído no cálculo, como comissões, bónus, horas extraordinárias ou outros pagamentos relevantes. Os registos devem ser conservados durante, pelo menos, seis anos a contar da data em que foram elaborados.

Os empregadores podem manter os registos num formato que considerem adequado. Isso pode incluir um sistema de recursos humanos, um sistema de processamento de salários, uma folha de cálculo ou outro sistema de gestão. O que importa é que os registos sejam precisos, completos e capazes de comprovar o cumprimento das normas.

Os empregadores devem também assegurar que os registos relativos às férias são mantidos em conformidade com o RGPD do Reino Unido e com os requisitos de proteção de dados.

Problemas comuns relacionados com o pagamento de férias para os empregadores

As questões relacionadas com o subsídio de férias surgem frequentemente de forma gradual, em vez de resultarem de um único erro evidente.

Entre os problemas mais comuns contam-se:

• trabalhadores temporários que acumulam férias, mas raramente as tiram;
• trabalhadores com contratos de zero horas cujos direitos não são devidamente registados;
• trabalhadores a tempo parcial cujos contratos não foram atualizados;
• funcionários com horas extraordinárias regulares que não são tidas em conta no cálculo do subsídio de férias;
• funcionários remunerados à comissão cujo subsídio de férias é calculado apenas com base no salário base;
• trabalhadores que deixam o emprego sem receberem o pagamento devido pelas férias acumuladas mas não gozadas;
• tratamento inconsistente entre departamentos ou gestores;
• registos incompletos das férias acumuladas;
• sistemas de processamento salarial que não correspondem aos acordos contratuais.

For SMEs, these issues often arise because holiday pay is split between HR, payroll, finanças and line managers, with no single person checking the whole process.

Políticas, contratos e sistemas de processamento salarial

Os empregadores devem garantir que os contratos, as políticas e os sistemas de processamento salarial estejam todos em conformidade.

This may involve reviewing contratos de trabalho, casual worker agreements, staff handbooks, annual leave policies, payroll settings, payslip wording and leaver processes.

Employers should consider whether documents explain:

• o período festivo;
• direito a férias anuais;
• como se acumulam os dias de férias;
• como se deve solicitar férias;
• regras relativas ao reporte de férias;
• como é calculado o subsídio de férias;
• se é utilizado o pagamento acumulado de férias;
• o que acontece quando o contrato de trabalho termina;
• who is responsible for keeping records.

A legally accurate policy is useful, but it vontade not solve the problem if managers and payroll teams do not understand how to apply it in practice.

Erros comuns cometidos pelos empregadores

Os empregadores devem ter especial cuidado para evitar os seguintes erros:

• partindo do princípio de que o subsídio de férias se baseia sempre apenas no salário base;
• não incluir horas extraordinárias regulares, comissões ou outros pagamentos relevantes;
• através da acumulação do subsídio de férias para os trabalhadores que não tenham horários irregulares nem sejam trabalhadores sazonais;
• não indicar separadamente o subsídio de férias acumulado nos recibos de vencimento;
• não incentivar os trabalhadores a gozar férias;
• não manter registos adequados das férias gozadas e transitadas;
• não ter mantido registos relativos ao subsídio de férias durante seis anos;
• utilizar contratos ou políticas de férias desatualizados;
• não calcular corretamente as férias quando alguém se despede;
• confiar num software de gestão de salários sem verificar os pressupostos legais subjacentes;
• tratar os trabalhadores temporários ou com contratos de zero horas como se não tivessem direito a férias.

Muitos litígios relativos ao pagamento de férias surgem não porque o empregador tencionasse pagar menos aos trabalhadores, mas porque as regras foram mal interpretadas ou os sistemas não foram devidamente atualizados.

Medidas práticas para os empregadores

Os empregadores devem considerar a adoção das seguintes medidas neste momento:

1. Analisar as atuais disposições relativas ao subsídio de férias.
2. Identifique os trabalhadores com horários irregulares, a tempo parcial, temporários ou com contratos de zero horas.
3. Verifique se as horas extraordinárias, as comissões ou os subsídios estão incluídos, quando aplicável.
4. Verifique se o pagamento acumulado de férias está a ser utilizado corretamente.
5. Os recibos de vencimento apresentam, separadamente, o subsídio de férias acumulado, quando aplicável.
6. Revisar os contratos de trabalho, os acordos com os trabalhadores e os manuais do pessoal.
7. Verifique se os sistemas de processamento salarial estão a calcular corretamente o subsídio de férias.
8. Assegurar que os registos relativos às férias gozadas, transitadas e pagas sejam conservados durante, pelo menos, seis anos
9. Formar os gestores e as equipas de recursos humanos sobre as regras.
10. Procure aconselhamento nos casos em que possam ter ocorrido pagamentos insuficientes no passado.

A adoção destas medidas pode reduzir o risco jurídico e ajudar os empregadores a gerir o pagamento das férias de uma forma mais controlada e comercialmente sensata.

Conclusão

Holiday pay, irregular hours and record-keeping are issues employers cannot afford to overlook. Handled poorly, they can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims, employment tribunal proceedings, payroll liabilities and enforcement risk. Handled properly, they allow employers to manage annual leave fairly, consistently and with greater confidence.

O segredo para os empregadores é agir atempadamente, evitar suposições e verificar se os contratos, os sistemas de processamento salarial, as políticas e os registos funcionam em conjunto. Isto é particularmente importante para as empresas com pessoal temporário, sazonal, com horários variáveis ou remunerado à comissão.

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on holiday pay, employment contracts, worker status, payroll compliance, staff handbooks, policies and employment tribunal claims. If you require advice on holiday pay compliance or reviewing your annual leave arrangements, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.