A remuneração de férias continua a ser uma das áreas mais complexas e frequentemente mal compreendidas do direito do trabalho. Para os empregadores que têm pessoal a tempo parcial, trabalhadores temporários, contratos de zero horas, pessoal sazonal, trabalhadores por turnos, pagamentos de comissões ou horas extraordinárias regulares, as regras podem ser particularmente difíceis de aplicar na prática.
Para os empregadores, não se trata apenas de uma questão relacionada com a folha de pagamentos. Envolve contratos, horários de trabalho, processos de RH, manutenção de registos, comunicação com os colaboradores e conformidade legal. Se forem mal geridos, os erros no pagamento de férias podem dar origem a reclamações, ações judiciais por deduções ilegais dos salários, processos no tribunal do trabalho, responsabilidades por pagamentos retroativos, medidas coercivas e danos à reputação.
Este é também um momento particularmente importante para os empregadores reverem a sua abordagem. As recentes reformas relativas ao subsídio de férias introduziram regras específicas para horários irregulares e trabalhadores a tempo parcial, incluindo a opção de utilizar o subsídio de férias acumulado em circunstâncias limitadas. A partir de 6 de abril de 2026, os empregadores terão também de conservar os registos relativos às férias anuais e ao subsídio de férias durante, pelo menos, seis anos.
Este artigo aborda as principais questões que os empregadores devem ter em conta na gestão do pagamento de férias, dos trabalhadores com horários irregulares e da manutenção de registos de férias.
Quais são as regras básicas relativas ao pagamento de férias?
A maioria dos trabalhadores tem direito a 5,6 semanas de férias pagas por ano. Isto inclui trabalhadores a tempo inteiro, a tempo parcial, temporários, ocasionais e com contratos de zero horas, desde que tenham o estatuto de trabalhador para efeitos da legislação laboral.
O subsídio de férias deve, normalmente, corresponder ao salário normal do trabalhador. No caso dos funcionários com horário e remuneração fixos, isto é frequentemente simples. No entanto, para os funcionários e trabalhadores cuja remuneração varia devido a turnos, horas extraordinárias, comissões, bónus, subsídios ou horários de trabalho irregulares, o cálculo pode ser mais complexo.
Os empregadores devem, por isso, evitar partir do princípio de que o salário base ou a remuneração horária são sempre suficientes. Dependendo das circunstâncias, a remuneração de férias poderá ter de incluir pagamentos relacionados com o desempenho de tarefas contratuais, horas extraordinárias regulares, comissões ou outros pagamentos que façam parte da remuneração normal.
Na prática, para os empregadores, o pagamento das férias não deve ser tratado como uma simples tarefa administrativa relacionada com as férias anuais. Deve ser verificado em relação aos contratos, aos dados da folha de pagamentos e à forma como os trabalhadores realmente trabalham.
Por que razão os empregadores devem levar a sério o cumprimento das regras relativas ao pagamento de férias?
Existem várias razões pelas quais os empregadores devem levar a sério o cumprimento das regras relativas ao pagamento de férias.
Em primeiro lugar, existe o risco jurídico. Os trabalhadores podem apresentar reclamações por deduções ilegais dos salários nos casos em que o subsídio de férias tenha sido pago em montante inferior ao devido. Estas reclamações podem dizer respeito a pagamentos em falta relativos a períodos anteriores e podem afetar grupos de trabalhadores nos quais tenha sido utilizado o mesmo método de cálculo em toda a empresa.
Em segundo lugar, há o risco relacionado com a folha de pagamentos. Os erros no cálculo das férias pagas surgem frequentemente porque os sistemas de processamento salarial não estão alinhados com os contratos, os horários de trabalho ou os requisitos legais. Isto é particularmente comum em empresas que recorrem a pessoal temporário, horários variáveis, comissões, horas extraordinárias ou trabalhadores sazonais, o que pode complicar o cálculo das férias pagas.
Em terceiro lugar, há o risco relacionado com a manutenção de registos. A partir de 6 de abril de 2026, os empregadores devem conservar os registos relativos às férias anuais e ao subsídio de férias durante, pelo menos, seis anos. Isto significa que os empregadores têm de poder comprovar não só que os trabalhadores receberam o direito a férias a que tinham direito, mas também que o subsídio de férias foi calculado e registado de forma adequada.
A questão prática é simples: os empregadores não devem esperar que seja apresentada uma queixa ou reclamação para verificar se as suas disposições relativas ao pagamento de férias estão em conformidade.
Trabalhadores com horários irregulares e trabalhadores sazonais
As regras relativas aos horários irregulares e aos trabalhadores sazonais têm constituído uma fonte de dificuldade particular para os empregadores, especialmente no que diz respeito ao cálculo das férias pagas.
Um trabalhador com horário irregular é, em termos gerais, alguém cujas horas remuneradas são total ou maioritariamente variáveis, nos termos do seu contrato, em cada período de pagamento. Um trabalhador sazonal é, em termos gerais, alguém que é obrigado a trabalhar apenas parte do ano e que tem períodos de, pelo menos, uma semana durante os quais não é obrigado a trabalhar e não recebe remuneração.
Para os anos de férias com início a partir de 1 de abril de 2024, os trabalhadores com horários irregulares e os trabalhadores a tempo parcial acumulam o direito a férias legais à medida que trabalham. A taxa de acumulação legal habitual é de 12,071 TP3T de horas trabalhadas num período de remuneração, com base no direito mínimo legal de 5,6 semanas.
Isto pode ser útil para empregadores com pessoal temporário, sazonal ou com horários variáveis. No entanto, também coloca alguns desafios práticos. Os empregadores precisam de registos precisos das horas trabalhadas, das férias acumuladas, das férias gozadas, das férias transitadas e do pagamento de férias efetuado.
Os empregadores devem também verificar se os contratos e os sistemas de processamento salarial foram atualizados. Os contratos mais antigos podem não refletir as regras atuais e podem criar confusão quanto aos direitos, ao acúmulo de direitos e ao pagamento.
Remuneração de férias acumulada
O pagamento acumulado de férias consiste em distribuir o valor das férias ao longo do ano, adicionando um montante adicional ao salário do trabalhador, em vez de pagar as férias quando estas são efetivamente gozadas.
Os empregadores podem agora optar por utilizar o pagamento acumulado de férias apenas para os trabalhadores com horários irregulares e para os trabalhadores a tempo parcial. Quando for utilizado, deve, em regra, ser calculado a uma taxa de, pelo menos, 12,071% do salário total do trabalhador no período de remuneração em causa e indicado separadamente no recibo de vencimento.
Esta medida pode ser atraente para os empregadores que contratam trabalhadores temporários ou com horários variáveis, mas não deve ser adotada sem reflexão. Os empregadores continuam a ter a responsabilidade legal de garantir que os trabalhadores gozem as férias a que têm direito. Existe o risco de que o pagamento acumulado das férias possa desencorajar os trabalhadores de gozar as férias, caso não recebam o pagamento quando realmente tiram os dias de folga.
Antes de introduzir o pagamento acumulado de férias, os empregadores devem ponderar se são necessárias alterações aos contratos, se os trabalhadores foram devidamente informados, se o sistema de processamento salarial permite apresentar esse pagamento separadamente e se os gestores compreendem que as férias continuam a ter de ser gozadas.
Subsídio de férias e remuneração normal
Os erros no pagamento das férias surgem frequentemente porque os empregadores não identificam corretamente o que deve ser incluído no salário normal.
Dependendo das circunstâncias, o subsídio de férias poderá ter de incluir:
- pagamentos regulares de horas extraordinárias;
- pagamentos de comissões;
- pagamentos relacionados com obrigações contratuais;
- subsídios por turnos;
- pagamentos relacionados com a situação profissional ou pessoal, tais como antiguidade ou qualificações;
- outros pagamentos regulares que fazem parte do salário normal.
Os empregadores devem ter especial cuidado nos casos em que os trabalhadores recebem remuneração variável, a fim de garantir o cumprimento das regras relativas ao cálculo do subsídio de férias. Um sistema de processamento salarial que calcule o subsídio de férias com base apenas no salário base pode estar incorreto se o trabalhador receber regularmente horas extraordinárias, comissões ou outros pagamentos que devam ser tidos em conta no cálculo do subsídio de férias.
Esta é uma área em que pequenos erros podem sair caros se se repetirem ao longo do tempo ou entre os colaboradores.
Manutenção de registos a partir de 6 de abril de 2026
A partir de 6 de abril de 2026, os empregadores devem manter registos das férias anuais e do subsídio de férias. Os registos devem incluir as férias gozadas, as férias transitadas de anos anteriores, o subsídio de férias e quaisquer pagamentos em substituição de férias, tais como pagamentos relativos a férias não gozadas quando um trabalhador cessa a relação de trabalho.
No que diz respeito aos registos relativos ao subsídio de férias, os empregadores devem poder comprovar o que foi incluído no cálculo, como comissões, bónus, horas extraordinárias ou outros pagamentos relevantes. Os registos devem ser conservados durante, pelo menos, seis anos a contar da data em que foram elaborados.
Os empregadores podem manter os registos num formato que considerem adequado. Isso pode incluir um sistema de recursos humanos, um sistema de processamento de salários, uma folha de cálculo ou outro sistema de gestão. O que importa é que os registos sejam precisos, completos e capazes de comprovar o cumprimento das normas.
Os empregadores devem também assegurar que os registos relativos às férias são mantidos em conformidade com o RGPD do Reino Unido e com os requisitos de proteção de dados.
Problemas comuns relacionados com o pagamento de férias para os empregadores
As questões relacionadas com o subsídio de férias surgem frequentemente de forma gradual, em vez de resultarem de um único erro evidente.
Entre os problemas mais comuns contam-se:
- trabalhadores temporários que acumulam férias, mas raramente as tiram;
- trabalhadores com contratos de zero horas cujos direitos não são devidamente registados;
- trabalhadores a tempo parcial cujos contratos não foram atualizados;
- funcionários com horas extraordinárias regulares que não são tidas em conta no cálculo do subsídio de férias;
- funcionários remunerados à comissão cujo subsídio de férias é calculado apenas com base no salário base;
- trabalhadores que deixam o emprego sem receberem o pagamento devido pelas férias acumuladas mas não gozadas;
- tratamento inconsistente entre departamentos ou gestores;
- registos incompletos das férias acumuladas;
- sistemas de processamento salarial que não correspondem aos acordos contratuais.
No caso das PME, estas questões surgem frequentemente porque a gestão das férias é repartida entre os departamentos de recursos humanos, de contabilidade salarial, financeiro e os gestores de linha, sem que haja uma única pessoa responsável por supervisionar todo o processo.
Políticas, contratos e sistemas de processamento salarial
Os empregadores devem garantir que os contratos, as políticas e os sistemas de processamento salarial estejam todos em conformidade.
Isso pode implicar a revisão de contratos de trabalho, acordos com trabalhadores temporários, manuais do pessoal, políticas relativas às férias anuais, configurações da folha de pagamentos, redação dos recibos de vencimento e procedimentos relativos à saída de funcionários.
Os empregadores devem verificar se os documentos explicam:
- o período festivo;
- direito a férias anuais;
- como se acumulam os dias de férias;
- como se deve solicitar férias;
- regras relativas ao reporte de férias;
- como é calculado o subsídio de férias;
- se é utilizado o pagamento acumulado de férias;
- o que acontece quando o contrato de trabalho termina;
- quem é responsável pela manutenção dos registos.
Uma política juridicamente correta é útil, mas não resolverá o problema se os gestores e as equipas de recursos humanos não souberem como aplicá-la na prática.
Erros comuns cometidos pelos empregadores
Os empregadores devem ter especial cuidado para evitar os seguintes erros:
- partindo do princípio de que o subsídio de férias se baseia sempre apenas no salário base;
- não incluir horas extraordinárias regulares, comissões ou outros pagamentos relevantes;
- através da acumulação do subsídio de férias para os trabalhadores que não tenham horários irregulares nem sejam trabalhadores sazonais;
- não indicar separadamente o subsídio de férias acumulado nos recibos de vencimento;
- não incentivar os trabalhadores a gozar férias;
- não manter registos adequados das férias gozadas e transitadas;
- não ter mantido registos relativos ao subsídio de férias durante seis anos;
- utilizar contratos ou políticas de férias desatualizados;
- não calcular corretamente as férias quando alguém se despede;
- confiar num software de gestão de salários sem verificar os pressupostos legais subjacentes;
- tratar os trabalhadores temporários ou com contratos de zero horas como se não tivessem direito a férias.
Muitos litígios relativos ao pagamento de férias surgem não porque o empregador tencionasse pagar menos aos trabalhadores, mas porque as regras foram mal interpretadas ou os sistemas não foram devidamente atualizados.
Medidas práticas para os empregadores
Os empregadores devem considerar a adoção das seguintes medidas neste momento:
- Analisar as atuais disposições relativas ao subsídio de férias.
- Identifique os trabalhadores com horários irregulares, a tempo parcial, temporários ou com contratos de zero horas.
- Verifique se as horas extraordinárias, as comissões ou os subsídios estão incluídos, quando aplicável.
- Verifique se o pagamento acumulado de férias está a ser utilizado corretamente.
- Os recibos de vencimento apresentam, separadamente, o subsídio de férias acumulado, quando aplicável.
- Revisar os contratos de trabalho, os acordos com os trabalhadores e os manuais do pessoal.
- Verifique se os sistemas de processamento salarial estão a calcular corretamente o subsídio de férias.
- Assegurar que os registos relativos às férias gozadas, transitadas e pagas sejam conservados durante, pelo menos, seis anos
- Formar os gestores e as equipas de recursos humanos sobre as regras.
- Procure aconselhamento nos casos em que possam ter ocorrido pagamentos insuficientes no passado.
A adoção destas medidas pode reduzir o risco jurídico e ajudar os empregadores a gerir o pagamento das férias de uma forma mais controlada e comercialmente sensata.
Conclusão
O pagamento de férias, os horários irregulares e a manutenção de registos são questões que os empregadores não podem ignorar. Se forem mal geridas, podem dar origem a reclamações, queixas por deduções ilegais dos salários, processos nos tribunais do trabalho, responsabilidades fiscais e riscos de execução coerciva. Se forem bem geridas, permitem aos empregadores gerir as férias anuais de forma justa, coerente e com maior confiança.
O segredo para os empregadores é agir atempadamente, evitar suposições e verificar se os contratos, os sistemas de processamento salarial, as políticas e os registos funcionam em conjunto. Isto é particularmente importante para as empresas com pessoal temporário, sazonal, com horários variáveis ou remunerado à comissão.
Na Ronald Fletcher Baker, a nossa equipa de Direito do Trabalho presta aconselhamento a empregadores sobre subsídio de férias, contratos de trabalho, estatuto dos trabalhadores, conformidade na gestão de salários, manuais do pessoal, políticas e processos em tribunais do trabalho. Se necessitar de aconselhamento sobre a conformidade em matéria de subsídio de férias ou sobre a revisão das suas disposições relativas às férias anuais, podemos ajudá-lo a avaliar os riscos e a identificar uma solução prática.
Adam Pavey
Parceiro de trabalho
