A Ronald Fletcher Baker LLP recolhe, utiliza e é responsável por determinados dados pessoais que lhe dizem respeito. Ao fazê-lo, estamos sujeitos ao Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados do Reino Unido, que se aplica em toda a União Europeia (incluindo no Reino Unido), e somos responsáveis, na qualidade de ‘titular do tratamento’, por esses dados pessoais para efeitos dessas leis.
Levamos a sua privacidade muito a sério. Por favor, leia atentamente este aviso de privacidade e esta política de privacidade, uma vez que contêm informações importantes sobre quem somos e como e por que razão recolhemos, armazenamos, utilizamos e partilhamos os seus dados pessoais. Explicam também os seus direitos relativamente aos seus dados pessoais e como nos contactar ou contactar as autoridades de controlo, caso tenha alguma reclamação.
A utilização que fazemos dos seus dados pessoais está sujeita às suas instruções, ao Regulamento Geral de Proteção de Dados do Reino Unido (UK GDPR), a outra legislação relevante do Reino Unido e (quando aplicável) da UE, incluindo o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (EU GDPR), e ao nosso dever profissional de confidencialidade.
Termos-chave
Seria útil começar por explicar alguns termos-chave utilizados neste documento:
Nós, nosso, nossa, nossos, nossas refere-se à Ronald Fletcher Baker LLP
Dados pessoais significa qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável
Dados pessoais de categorias especiais ou seja, dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas, convicções filosóficas ou filiação sindical; dados genéticos e biométricos; dados relativos à saúde, à vida sexual ou à orientação sexual
Dados pessoais que recolhemos sobre si
The personal data we vontade or may collect in the course of advising and/or acting for you is as follows:
Dados pessoais que iremos recolher
– O seu nome, data de nascimento, morada e número de telefone
– Informações que nos permitam verificar a sua identidade, por exemplo, a sua data de nascimento ou os dados do passaporte e um comprovativo de morada
– Dados de contacto eletrónicos, por exemplo, o seu endereço de e-mail e o seu número de telemóvel
– Informações relativas ao assunto sobre o qual pretende solicitar o nosso aconselhamento ou representação
– Os seus dados financeiros, na medida em que sejam relevantes para as suas instruções; por exemplo, a origem dos seus fundos, caso esteja a dar instruções relativas a uma transação de compra
Dados pessoais que podemos recolher, dependendo do motivo pelo qual nos contactou
– Os seus dados relativos à Segurança Social e aos impostos
– Os dados do seu banco e/ou sociedade de crédito imobiliário
– Informações sobre a sua presença profissional online, por exemplo, o perfil no LinkedIn
– Dados do seu cônjuge/parceiro e dependentes ou outros membros da família, por exemplo, se nos contratar para tratar de um assunto familiar ou de um testamento
– Your employment status and details including salary and benefits, eg if you instruct us on a matter related to your employment or in which your employment status or income is relevant
– A sua nacionalidade e situação em matéria de imigração, bem como as informações constantes de documentos relacionados, tais como o seu passaporte ou outro documento de identificação
– Informações sobre os seus acordos de pensão, por exemplo, se nos consultar sobre uma questão relacionada com a pensão ou com acordos financeiros na sequência da dissolução de uma relação
– Os seus registos laborais, incluindo, quando aplicável, registos relativos a baixa por doença e assiduidade, desempenho, medidas disciplinares, conduta e reclamações (incluindo dados pessoais de categorias especiais relevantes), por exemplo, se nos der instruções sobre assuntos relacionados com o seu emprego ou em que os seus registos laborais sejam relevantes
– A sua origem racial ou étnica, género, orientação sexual, crenças religiosas ou semelhantes, por exemplo, se nos contratar para tratar de uma queixa por discriminação
– A sua filiação sindical, por exemplo, se nos contratar para tratar de uma queixa por discriminação ou se o seu caso for financiado por um sindicato
– Informações de identificação pessoal, tais como a cor do cabelo ou dos olhos ou os nomes dos seus pais, por exemplo, se nos solicitar que constituamos uma empresa em seu nome
– Os seus registos médicos, por exemplo, se estivermos a representá-lo num processo de indemnização por danos pessoais
Estes dados pessoais são-lhe solicitados para que possamos prestar-lhe o nosso serviço. Se não fornecer os dados pessoais que solicitamos, isso poderá atrasar ou impedir a prestação dos nossos serviços.
Como são recolhidos os seus dados pessoais
Recolhemos a maior parte destas informações diretamente junto de si. No entanto, também podemos recolher informações:
- provenientes de fontes acessíveis ao público, por exemplo, a Companies House ou o HM Land Registry;
- diretamente de terceiros, por exemplo, agências de informação de crédito, prestadores de serviços de verificação de antecedentes de clientes;
- de terceiros, com o seu consentimento, por exemplo: o seu banco ou sociedade de crédito imobiliário, outra instituição financeira ou consultor; consultores e outros profissionais que possamos contratar no âmbito do seu processo; a sua entidade empregadora e/ou sindicato, ordem profissional ou administradores do seu regime de pensões; os seus médicos e profissionais de saúde e de medicina do trabalho; através dos nossos sistemas de tecnologia da informação, por exemplo: sistemas de gestão de processos, gestão de documentos e registo de horas; websites e aplicações relevantes; monitorização automatizada dos nossos websites e outros sistemas técnicos, tais como as nossas redes informáticas e ligações, sistemas de comunicações, e-mail e sistemas de mensagens instantâneas.
Como e por que motivo utilizamos os seus dados pessoais
Nos termos da legislação em matéria de proteção de dados, só podemos utilizar os seus dados pessoais se tivermos um motivo válido para o fazer, por exemplo:
- para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentar obrigações;
- para a execução do nosso contrato consigo ou para tomar medidas a seu pedido antes da celebração de um contrato;
- para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros; ou
- deu o seu consentimento.
Fala-se de interesse legítimo quando temos um interesse comercial ou comercial motivo para utilizar os seus dados, desde que tal não seja contrariado pelos seus próprios direitos e interesses.
Para que finalidades utilizamos (tratamos) os seus dados pessoais e quais são os motivos para o fazermos:
| Para que utilizamos os seus dados pessoais | As nossas razões |
| To provide legal services to you | Para a execução do nosso contrato consigo ou para tomar medidas a seu pedido antes da celebração de um contrato |
| Conducting checks to identify our clients and verify their identity; Screening for financial and other sanctions or embargoes; Other processing necessary to comply with professional, legal, and regulatory obligations that apply to our business, eg under health and safety regulations or rules issued by our professional regulator | Para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Recolha e disponibilização de informações exigidas por, ou relacionadas com, auditorias, inquéritos ou investigações realizadas por organismos reguladores | Para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Garantir o cumprimento das políticas da empresa, por exemplo, as políticas relativas à segurança e à utilização da Internet | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Razões operacionais, tais como a melhoria da eficiência, a formação e o controlo de qualidade | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Garantir a confidencialidade das informações comercialmente sensíveis | Para proteger os nossos interesses legítimos ou os de terceiros; e/ou para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Análise estatística para nos ajudar a gerir o nosso escritório, por exemplo, no que diz respeito ao nosso desempenho financeiro, à nossa carteira de clientes, ao tipo de trabalho ou a outros indicadores de eficiência | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Prevenir o acesso e as alterações não autorizadas aos sistemas | Para proteger os nossos interesses legítimos ou os de terceiros; e/ou para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Atualização e melhoria dos registos dos clientes | Para a execução do nosso contrato consigo ou para tomar medidas a seu pedido antes da celebração de um contrato e/ou para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Declarações legais | Para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Garantir práticas de trabalho seguras, a gestão do pessoal e as avaliações | Para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares; e/ou para proteger os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Divulgar os nossos serviços e os de terceiros selecionados a: —clientes atuais e antigos; —terceiros que tenham manifestado anteriormente interesse nos nossos serviços; —terceiros com quem não tenhamos tido qualquer contacto anterior. | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Verificações de solvabilidade através de agências de informação de crédito externas | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Auditorias externas e controlos de qualidade, por exemplo, no âmbito do Lexcel e da auditoria às nossas contas | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros; e/ou para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
A tabela acima não se aplica aos dados pessoais de categorias especiais, que só trataremos com o seu consentimento explícito.
Comunicações promocionais
Podemos utilizar os seus dados pessoais para lhe enviar atualizações (por e-mail, SMS, telefone ou correio) sobre novidades jurídicas que possam ser do seu interesse e/ou informações sobre os nossos serviços, incluindo ofertas exclusivas, promoções ou novos serviços ou produtos.
Temos um interesse legítimo no tratamento dos seus dados pessoais para fins promocionais (ver acima) ‘Como e por que motivo utilizamos os seus dados pessoais’). Isto significa que, normalmente, não precisamos do seu consentimento para lhe enviar comunicações promocionais. No entanto, nos casos em que o consentimento for necessário, iremos solicitá-lo de forma separada e clara.
Trataremos sempre os seus dados pessoais com o maior respeito e nunca os venderemos NEM os partilharemos com outras organizações fora da Ronald Fletcher Baker LLP para fins de marketing.
Tem o direito de optar por não receber comunicações promocionais a qualquer momento, contactando-nos por correio, e-mail ou telefone, dirigindo-se a [nome].
Poderemos pedir-lhe que confirme ou atualize as suas preferências de marketing caso nos solicite a prestação de novos serviços no futuro, ou caso ocorram alterações na legislação, na regulamentação ou na estrutura da nossa empresa.
Com quem partilhamos os seus dados pessoais
Partilhamos regularmente dados pessoais com:
- consultores profissionais a quem recorremos em seu nome ou a quem o encaminhamos, por exemplo, advogados, profissionais de saúde, contabilistas, consultores fiscais ou outros especialistas;
- outros terceiros, sempre que necessário para dar cumprimento às suas instruções, por exemplo, a sua entidade credora hipotecária ou o Registo Predial do Reino Unido (HM Land Registry), no caso de uma transação imobiliária, ou a Companies House;
- agências de informação de crédito;
- as nossas seguradoras e corretores;
- auditores externos, por exemplo, no âmbito da certificação ISO ou Lexcel e da auditoria às nossas contas;
- os nossos bancos;
- os nossos prestadores de serviços de gestão de processos, incluindo a DPS Software.
Só permitimos que os nossos prestadores de serviços tratem os seus dados pessoais se tivermos a certeza de que tomam as medidas adequadas para proteger os seus dados pessoais. Além disso, impomos obrigações contratuais aos prestadores de serviços para garantir que estes só possam utilizar os seus dados pessoais para nos prestar serviços a nós e a si.
Podemos divulgar e trocar informações com as autoridades policiais e os organismos reguladores, a fim de cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares.
Podemos também ter de partilhar alguns dados pessoais com outras entidades, tais como potenciais compradores de parte ou da totalidade do nosso negócio, ou no âmbito de uma reestruturação. Normalmente, as informações serão anonimizadas, mas isso poderá nem sempre ser possível. O destinatário das informações estará sujeito a obrigações de confidencialidade.
Onde são conservados os seus dados pessoais
As informações podem ser conservadas nos nossos escritórios e nos das empresas do nosso grupo, agências de terceiros, prestadores de serviços, representantes e agentes, tal como descrito acima (ver ‘Com quem partilhamos os seus dados pessoais’).
Algumas destas entidades terceiras podem estar sediadas fora do Espaço Económico Europeu. Para mais informações, nomeadamente sobre a forma como protegemos os seus dados pessoais quando tal acontece (ver abaixo: ‘Transferência dos seus dados pessoais para fora do EEE’).
Durante quanto tempo os seus dados pessoais serão conservados
Conservaremos os seus dados pessoais após termos concluído a prestação de aconselhamento ou a representação dos seus interesses. Faremos isso por uma das seguintes razões:
- para responder a quaisquer perguntas, reclamações ou queixas apresentadas por si ou em seu nome;
- para demonstrar que o tratámos de forma justa;
- manter os registos exigidos por lei.
Não conservaremos os seus dados por mais tempo do que o necessário para os fins estabelecidos na presente política. Aplicam-se períodos de conservação diferentes consoante os tipos de dados. Para mais informações sobre este assunto, consulte a nossa política de conservação, que fornece esses detalhes (ver “Política de retenção”).
Quando já não for necessário conservar os seus dados pessoais, iremos eliminá-los ou torná-los anónimos.
Política de retenção
Durante quanto tempo vão utilizar os meus dados?
Apenas conservaremos os seus dados pessoais durante o tempo necessário para cumprir os fins para os quais os recolhemos, incluindo para efeitos de cumprimento de quaisquer requisitos legais, contabilísticos ou de prestação de informações.
Em determinadas circunstâncias, poderemos tornar as suas informações pessoais anónimas, de modo a que deixem de poder ser associadas a si; nesse caso, poderemos utilizar essas informações sem necessidade de o notificar. Assim que deixar de ser funcionário, trabalhador ou prestador de serviços da empresa, conservaremos e destruiremos de forma segura as suas informações pessoais, em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Para determinar o período de conservação adequado dos dados pessoais, temos em conta a quantidade, a natureza e a sensibilidade dos dados pessoais, o risco potencial de danos decorrentes da utilização ou divulgação não autorizada dos seus dados pessoais, as finalidades para as quais tratamos os seus dados pessoais e se podemos alcançar essas finalidades através de outros meios, bem como os requisitos legais aplicáveis.
Por lei, temos de conservar informações básicas sobre os nossos clientes (incluindo dados de contacto, de identidade, financeiros e relativos a transações) para efeitos legais, regulamentares e fiscais.
A presente política define durante quanto tempo as informações serão normalmente conservadas por nós e quando essas informações serão destruídas de forma confidencial.
Responsabilidade
A Ronald Fletcher Baker LLP é responsável pela implementação e pelo controlo do cumprimento desta política. A empresa procederá a uma revisão anual desta política para verificar se a mesma está a ser efetivamente aplicada.
O nosso processo
As informações (em formato impresso e eletrónico) serão conservadas, pelo menos, durante o período especificado no nosso Período de Conservação de Dados (ver Apêndice).
Todas as informações devem ser analisadas antes da destruição, a fim de determinar se existem fatores especiais que justifiquem o adiamento da destruição, por exemplo:
– possíveis litígios
– reclamações
– processos em curso
Faremos o possível para eliminar os documentos em papel e os documentos e informações armazenados em formato eletrónico no final do período de conservação.
Período de retenção de dados – Anexo
| Tipo de matéria | Período de retenção |
| Registos relativos à luta contra o branqueamento de capitais, incluindo registos relativos à identidade dos clientes e às verificações efetuadas no âmbito do nosso procedimento de diligência devida em relação aos clientes. | 6 anos após o término da relação comercial ou a conclusão da transação. |
| Confiança | Por tempo indeterminado, de acordo com as orientações da Ordem dos Advogados, ou até ao termo do período de fideicomisso ou à data de aquisição definitiva dos direitos, acrescida de 6 anos. Documentos relevantes para efeitos de obrigações em matéria de IVA — 6 anos. Documentos fiscais — 12 anos após o termo do período de fideicomisso. |
| Assuntos em nome de menores | 6 anos a contar da data em que o cliente completar 18 anos |
| Testamentos | Indefinitely, in accordance with Law Society guidance; or 6 years from the date of probate where we have dealt with probate |
| Impostos | 12 anos após o termo do período ou da avaliação |
| Registos contabilísticos | 6 anos |
| Questões financeiras (transações e comissões efetuadas ou recebidas ao abrigo do Regulamento de 2001 da SRA relativo aos Serviços Financeiros (Código de Conduta Profissional)). | 6 anos |
| Registo de reclamações | 6 anos a contar da data de encerramento da queixa |
| Todos os outros assuntos relacionados com os clientes | 6 anos |
Em determinadas circunstâncias, poderemos tornar os seus dados pessoais anónimos (de modo a que deixem de poder ser associados a si) para fins de investigação ou estatísticos.
Transferência dos seus dados pessoais para fora do EEE
Para lhe prestarmos serviços, por vezes é necessário partilharmos os seus dados pessoais fora do Espaço Económico Europeu (EEE).
Estes países não pertencentes ao EEE podem não ter as mesmas leis de proteção de dados que o Reino Unido e o EEE. No entanto, envidaremos todos os esforços para garantir que a transferência cumpra a legislação em matéria de proteção de dados e que todos os dados pessoais estejam protegidos.
Se desejar obter mais informações, contacte-nos (consulte ‘Como contactar-nos’ abaixo).
Os seus direitos
Tem os seguintes direitos, que pode exercer gratuitamente:
| Acesso | O direito de receber uma cópia dos seus dados pessoais (o direito de acesso) |
| Retificação | O direito de nos solicitar a correção de quaisquer erros nos seus dados pessoais |
| Ser esquecido | O direito de nos solicitar a eliminação dos seus dados pessoais — em determinadas situações |
| Restrição do tratamento | O direito de nos solicitar que restrinjamos o tratamento dos seus dados pessoais — em determinadas circunstâncias, por exemplo, se contestar a exatidão dos dados |
| Portabilidade dos dados | O direito de receber os dados pessoais que nos forneceu, num formato estruturado, de uso comum e legível por máquina, e/ou de transmitir esses dados a terceiros — em determinadas situações |
| Para apresentar uma objeção | O direito de oposição: —a qualquer momento, ao tratamento dos seus dados pessoais para fins de marketing direto (incluindo a definição de perfis); —em determinadas outras situações, ao tratamento continuado dos seus dados pessoais por parte da nossa empresa, por exemplo, o tratamento efetuado para efeitos dos nossos interesses legítimos. |
| Não estar sujeito a decisões individuais automatizadas | O direito de não ser objeto de uma decisão baseada exclusivamente no tratamento automatizado (incluindo a definição de perfis) que produza efeitos jurídicos que lhe digam respeito ou que o afete de forma igualmente significativa |
Para mais informações sobre cada um desses direitos, incluindo as circunstâncias em que se aplicam, contacte-nos ou consulte o Orientações do Gabinete do Comissário de Informação do Reino Unido (ICO) sobre os direitos dos titulares de dados ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados
Se desejar exercer qualquer um desses direitos, por favor:
- envie-nos um e-mail, ligue-nos ou escreva-nos — veja abaixo: ‘’Como entrar em contacto connosco»; e
- forneça-nos informações suficientes para o identificarmos (por exemplo, o seu nome completo, morada e número de referência do cliente ou do processo);
- forneça-nos um comprovativo da sua identidade e morada (uma cópia da sua carta de condução ou passaporte e uma fatura recente de serviços públicos ou de cartão de crédito); e
- indique-nos qual o direito que pretende exercer e as informações a que o seu pedido se refere.
Garantir a segurança dos seus dados pessoais
Dispomos de medidas de segurança adequadas para impedir que os dados pessoais sejam acidentalmente perdidos, utilizados ou acedidos de forma ilegal. Limitamos o acesso aos seus dados pessoais às pessoas que tenham uma necessidade profissional genuína de aceder aos mesmos. As pessoas responsáveis pelo tratamento das suas informações farão isso apenas de forma autorizada e estão sujeitas a um dever de confidencialidade.
Dispomos também de procedimentos para lidar com qualquer suspeita de violação da segurança dos dados. Notificaremos o utilizador e qualquer entidade reguladora competente sobre qualquer suspeita de violação da segurança dos dados, sempre que tal nos seja exigido por lei.
Como apresentar uma reclamação
Se tiver alguma dúvida, preocupação ou pretender apresentar uma reclamação sobre a forma como tratamos os seus dados pessoais, contacte a nossa Diretora de Conformidade, Rebecca Roberts, através do endereço R.Roberts@rfblegal.co.uk.
Levamos a sério todas as questões relacionadas com a privacidade e faremos o nosso melhor para resolver qualquer problema de forma rápida e justa.
Caso continue insatisfeito, tem o direito de apresentar uma reclamação junto da autoridade reguladora de proteção de dados do Reino Unido, o Information Commissioner’s Office (ICO), ou, quando aplicável, junto da autoridade de supervisão competente do país da União Europeia (ou do Espaço Económico Europeu) onde trabalha, reside habitualmente ou onde ocorreu a alegada violação da legislação em matéria de proteção de dados. Pode contactar o ICO através de https://ico.org.uk/concerns ou por telefone através do número 0303 123 1113.
Alterações à presente declaração de privacidade e à política de privacidade
A presente declaração de privacidade foi atualizada em 16 de julho de 2026.
Podemos alterar esta declaração de privacidade periodicamente.
Como entrar em contacto connosco
Se tiver alguma dúvida sobre esta política de privacidade, sobre a forma como tratamos os seus dados pessoais ou sobre as informações que mantemos sobre si, contacte a nossa Responsável pela Conformidade, Rebecca Roberts, por e-mail para R.Roberts@rfblegal.co.uk, ou por correio ou telefone, utilizando os dados de contacto disponíveis no nosso site.
Os nossos dados de contacto são os seguintes:
| Escritório em Londres | Morada: New Derwent House, 69-73 Theobalds Road, Londres WC1X 8TA Tel.: 0207 467 5757 |
| Gabinete de Richmond | Endereço: 5 The Green, Richmond, TW9 1PL |
| Escritório de Manchester | Morada: 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel.: 0161 694 4404 |
| Escritório de Exeter | Morada: Rés-do-chão, Sterling Court, 16-18 Dix’s Field, Exeter, EX1 1QA Tel.: 01392 715311 |