Sickness absence is one of the most common and difficult issues employers have to manage. Whether an employee is off for a few days, has repeated short-term absences, is signed off with stress, or is absent because of a longer-term health condition, employers need to balance operational needs with legal duties and fair treatment.
For employers, this is not simply an absence management issue. It involves sickness absence policies, statutory sick pay, disability discrimination risk, reasonable adjustments, occupational health, capability procedures, workplace culture and careful communication.
Recent data underlines why this matters. The Instituto Nacional de Estatística indicou que, em 2025, se estimou uma perda de 148,8 milhões de dias de trabalho devido a doença ou lesão, com uma taxa de ausência por doença de 2,01%. O Autoridade para a Saúde e Segurança também revelou que o stress, a depressão ou a ansiedade relacionados com o trabalho continuam a ser uma das principais causas de dias de trabalho perdidos. Por conseguinte, os empregadores necessitam de sistemas práticos para gerir as ausências de forma justa e coerente.
This article considers the key issues employers should be aware of when managing sickness absence, disability and reasonable adjustments in the workplace.
O que é a gestão das baixas por doença?
A gestão das ausências por doença é o processo que uma entidade patronal utiliza para registar, monitorizar e responder às ausências dos colaboradores devido a doença ou lesão. Pode incluir regras de comunicação de ausências, reuniões de regresso ao trabalho, pontos de ativação, encaminhamentos para os serviços de medicina do trabalho, regressos faseados, adaptações e, em alguns casos, procedimentos formais de avaliação da aptidão para o trabalho.
O ponto importante para os empregadores é que as faltas por doença não devem ser tratadas como uma questão única. Uma falta pontual por gripe é muito diferente de faltas repetidas de curta duração, de uma ausência de longa duração, de stress relacionado com o trabalho, de uma ausência por motivo de deficiência ou de uma ausência relacionada com a gravidez.
Employers should therefore avoid a purely mechanical approach and consider their obligation to make reasonable adjustments for employees with disabilities. Absence policies are useful, but they should be applied with judgment, particularly where health conditions, disability or mental health concerns may be involved.
Por que razão os empregadores devem levar a sério as baixas por doença?
Existem várias razões pelas quais os empregadores devem levar a sério as faltas por doença.
First, there is the operational risk. Absence can affect staffing, service delivery, workloads, morale and productivity, and overall wellbeing of disabled people in the organisation. If absence is not managed properly, other employees may be left covering work for long periods, which can create further stress and resentment.
Secondly, there is the legal risk. Sickness absence may involve statutory sick pay, disability discrimination, pregnancy and maternity protection, despedimento sem justa causa, personal data, health data and reasonable adjustments.
Em terceiro lugar, há o risco de gestão. Se um empregador demorar demasiado tempo a gerir as ausências, os problemas podem agravar-se. Se, por outro lado, um empregador avançar demasiado depressa para medidas formais, pode parecer insensível ou injusto. O objetivo deve ser gerir as ausências por doença relacionadas com incapacidade numa fase precoce, de forma coerente e dentro da legalidade.
Subsídio de Doença Legal e Atualizações da Política
Employers should make sure their sickness absence policies and payroll systems reflect the current statutory sick pay rules.
A partir de 6 de abril de 2026, subsídio de doença legal é pago a partir do primeiro dia de baixa por doença, em vez do quarto dia, e o limite mínimo de rendimentos foi eliminado. As orientações da Acas indicam ainda que o subsídio de doença legal corresponde agora à taxa semanal fixa ou a 80 % do rendimento médio semanal do trabalhador, consoante o valor que for mais baixo.
Isto significa que os empregadores devem rever as suas políticas relativas às baixas por doença, os processos de processamento salarial, os manuais do colaborador e as orientações destinadas aos gestores. As políticas que ainda façam referência a períodos de carência ou a regras de elegibilidade desatualizadas poderão ter de ser atualizadas.
Os empregadores devem também garantir que os gestores compreendem a diferença entre a comunicação de ausências por doença, o direito legal ao subsídio de doença, o subsídio de doença pago pela empresa e a questão distinta de saber se a ausência pode estar relacionada com uma deficiência.
Ausências de curta duração e pontos-gatilho
Repeated short-term absence can be particularly difficult to manage, and may lead to concerns about the employee’s return to work. Each individual absence may be short, but the overall pattern may cause disruption and create concerns about reliability, workload and business continuity.
Many employers use trigger points, such as a certain number of absences within a rolling period, to prompt a review. Trigger points can be useful, but they should not be applied automatically without considering the circumstances.
Os empregadores devem ter em conta:
- se o funcionário justificou as faltas;
- se existe alguma doença subjacente;
- se as faltas podem estar relacionadas com uma deficiência;
- se é necessário aconselhamento em matéria de saúde no trabalho;
- se se deve considerar a possibilidade de ajustar os pontos de ativação;
- se o trabalhador foi tratado de forma coerente em relação aos outros.
Um ponto de alerta deve, normalmente, dar origem a uma conversa, e não a um aviso automático. Isto é particularmente importante nos casos em que o colaborador possa ter uma deficiência ou quando a ausência estiver relacionada com o stress, a saúde mental ou uma doença crónica.
Ausência prolongada e capacidade
Long-term sickness absence can place employers in a difficult position. Employers may want to apoio the employee, but they also need to understand whether the employee is likely to return, when they may return, what work they may be able to do and whether adjustments are possible.
In long-term absence cases, employers should usually keep in reasonable contact with the employee, obtain medical evidence where appropriate, consider occupational health advice, explore reasonable adjustments and review whether a phased return or alternative duties may be possible.
A demissão por ausência prolongada pode ser possível em determinadas circunstâncias, mas representa um risco elevado se o empregador não tiver seguido um processo justo. Antes de avançar com a demissão, os empregadores devem ter em conta:
- as provas médicas;
- o prazo previsto para o regresso;
- o impacto da ausência na empresa;
- se o trabalhador é portador de deficiência nos termos da Lei da Igualdade de 2010;
- se foram considerados ajustes razoáveis;
- se existem funções ou atribuições alternativas disponíveis;
- se o trabalhador teve oportunidade de se pronunciar.
Os empregadores devem procurar aconselhamento antes de despedir um trabalhador que se encontre ausente devido a um problema de saúde de longa duração, especialmente nos casos em que possa estar em causa uma deficiência.
Deficiência e adaptações razoáveis
Um dos principais riscos nos casos de baixa por doença é não reconhecer quando a ausência pode estar relacionada com uma deficiência, especialmente no que diz respeito às orientações da Comissão para a Igualdade e os Direitos Humanos.
Under the Equality Act 2010, a person is disabled if they have a physical or mental impairment which has a substantial and long-term adverse effect on their ability to carry out normal day-to-day activities. Not every illness vontade amount to a disability, but employers should be cautious where an employee has a long-term condition, recurring symptoms, mental health issues, neurodivergence, chronic pain or other ongoing health difficulties.
Orientações da Acas explains that reasonable adjustments are changes an employer makes to remove or reduce a disadvantage related to someone’s disability. In an absence context, adjustments might include modifying trigger points, discounting some disability-related absence, changing duties, adjusting hours, allowing homeworking, providing equipment, altering targets or allowing a phased return.
As adaptações razoáveis devem ser consideradas numa base individual. O que é considerado razoável dependerá da situação do trabalhador, das funções desempenhadas, da dimensão e dos recursos da entidade patronal, do impacto prático da adaptação e da possibilidade de esta reduzir a desvantagem.
Saúde no Trabalho, Laudos Médicos e Regresso Gradual ao Trabalho
A medicina do trabalho pode revelar-se muito útil nos casos em que o afastamento é prolongado, complexo ou está associado a uma possível incapacidade. Pode ajudar os empregadores a compreender o estado de saúde do trabalhador, o prazo provável para o regresso ao trabalho, a aptidão para o trabalho e as possíveis adaptações necessárias.
Os empregadores devem ser claros quanto às questões que pretendem que os serviços de medicina do trabalho respondam. Por exemplo, podem perguntar se o trabalhador está apto a regressar ao trabalho, se é recomendável um regresso gradual, se são necessárias adaptações, se a situação pode ser de longa duração e se existem restrições às funções a desempenhar.
Um regresso gradual ao trabalho pode, muitas vezes, ajudar um colaborador a regressar ao trabalho em segurança após um período de baixa por doença. Tal pode implicar uma redução do horário de trabalho, uma redução das funções, responsabilidades menos exigentes, teletrabalho temporário ou um aumento gradual da carga de trabalho.
Os empregadores devem documentar qualquer plano de regresso ao trabalho acordado e revê-lo regularmente. Um regresso gradual não deve ser simplesmente acordado e depois esquecido.
Saúde mental, stress e ausências relacionadas com o trabalho
As ausências relacionadas com a saúde mental e o stress podem ser um tema particularmente delicado. Os colaboradores podem mostrar-se relutantes em abordar o assunto, e os gestores podem sentir-se inseguros quanto ao que podem perguntar.
Employers should approach these cases carefully and supportively, especially when considering the implications of disability leave. They should consider whether work may be contributing to the problem, whether workload, management style, bullying, conflict, working hours or organisational change may be relevant, and whether a stress risk assessment is needed.
Quando um trabalhador manifesta stress relacionado com o trabalho, os empregadores devem proceder a adaptações razoáveis e não devem descartar essa preocupação como sendo apenas uma questão pessoal. Mesmo que o empregador não concorde com a opinião do trabalhador, a preocupação deve ser devidamente analisada.
O apoio prático pode incluir acompanhamento regular, ajustes na carga de trabalho, alterações temporárias nas funções, aconselhamento em saúde ocupacional, acesso a um programa de apoio aos colaboradores, formação para a gestão ou mediação em caso de conflitos no local de trabalho.
Erros comuns cometidos pelos empregadores
Os empregadores devem ter especial cuidado para evitar os seguintes erros:
- aplicar os critérios de ausência de forma demasiado rígida;
- não ter em conta se a ausência está relacionada com a deficiência;
- não procurar aconselhamento médico ou de saúde no trabalho quando necessário;
- recorrer a advertências ou à demissão com demasiada rapidez;
- não manter um contacto razoável durante uma ausência prolongada;
- fazer perguntas médicas inadequadas ou excessivamente intrusivas;
- não ter em conta as adaptações razoáveis;
- não ter revisto as declarações ou os ajustamentos faseados;
- considerar as faltas por motivos de saúde mental menos graves do que as causadas por doenças físicas;
- aplicar políticas desatualizadas relativas às baixas por doença ou ao subsídio de doença previsto na lei;
- não formar os gestores em questões relacionadas com ausências e incapacidades.
Many disputes arise not because the employer intended to treat someone unfairly, but because managers failed to pause, ask the right questions and take advice before acting.
Medidas práticas para os empregadores
Os empregadores devem considerar a adoção das seguintes medidas neste momento:
- Revisar as políticas relativas às baixas por doença e a redação das disposições relativas ao subsídio de doença previsto na lei.
- Verifique se os sistemas de processamento salarial refletem as regras legais atuais relativas ao subsídio de doença.
- Formar os gestores sobre ausências de curta duração, ausências de longa duração e riscos de incapacidade.
- Recorra regularmente às reuniões de reintegração no trabalho.
- Encare os pontos de gatilho como motivos para uma revisão, e não como sanções automáticas.
- Considere a opinião dos serviços de medicina do trabalho em casos complexos ou de longa duração.
- Verifique se a ausência pode estar relacionada com uma deficiência.
- Considere a possibilidade de introduzir adaptações razoáveis antes de emitir advertências ou de avançar para a demissão.
- Keep clear records of meetings, medical evidence, adjustments and decisions.
- Procure aconselhamento antes de despedir um colaborador cuja ausência possa estar relacionada com uma deficiência, gravidez, saúde mental ou stress no trabalho.
A adoção destas medidas pode reduzir os riscos legais e ajudar os empregadores a gerir ausências por doença relacionadas com a deficiência de uma forma justa, coerente e economicamente sensata.
Conclusão
Sickness absence, disability and reasonable adjustments are issues employers cannot afford to handle casually. Handled poorly, they can lead to grievances, discrimination claims, unfair dismissal claims, staff relations problems and avoidable management disruption. Handled properly, they allow employers to support employees while protecting the needs of the business.
O fundamental para os empregadores é agir atempadamente, evitar suposições e ter em conta as circunstâncias individuais. As políticas relativas às ausências são importantes, mas devem ser aplicadas com cautela nos casos em que possam estar envolvidas deficiências, problemas de saúde mental, gravidez, stress ou doenças crónicas.
At Ronald Fletcher Baker, our Emprego Team advises employers on sickness absence, disability discrimination, reasonable adjustments, occupational health, capability procedures, dismissals, workplace policies and employment tribunal claims. If you require advice on managing sickness absence or reviewing your absence and disability procedures, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.
Adam Pavey
Parceiro de trabalho
