Accountability, Transparencia & Resolución de litigios under the Renters’ Rights Act 2025
Part 3 of the Renters’ Rights Act 2025 establishes two transformative new institutions — a national landlord registration database and a binding Ombudsman scheme — that will fundamentally reshape accountability and dispute resolution in the private rented sector.
While much of the commentary surrounding the Renters’ Rights Act 2025 has concentrated on the abolition of Sección 21 and the transition to periodic tenancies, Part 3 of the Act — covering Sections 73 to 94 — introduces equally significant structural changes. The creation of a national Private Rented Sector (PRS) Database and a mandatory Landlord Ombudsman will professionalise the sector and expose non-compliance to an unprecedented degree. This article explains what is coming, when, and what landlords should do to prepare.
Los dos pilares de la Parte 3
Part 3 rests on two interdependent mechanisms, designed to work in tandem. Registration on the database will be a prerequisite for access to certain Section 8 possession grounds — meaning landlords who fail to register may find themselves legally unable to recover possession of their properties, even where a substantive ground otherwise exists. The Ombudsman, meanwhile, will provide a free, legally binding alternative to court proceedings for the resolution of tenant complaints.
Base de datos PRS (secciones 73-94)
A national register of all private landlords and rental properties in England. Mandatory for all assured and regulated tenancies, with regional rollout beginning late 2026 and full national registration required from 2027.
Non-registration will attract civil financial penalties and restricts a landlord’s ability to invoke certain Section 8 possession grounds.
Defensor del propietario (capítulo 2, parte 1)
Un nuevo sistema de recurso obligatorio para todos los propietarios privados, incluidos los que utilizan agentes de gestión. Ofrece a los inquilinos una vía gratuita e independiente para resolver sus quejas sin recurrir a los tribunales.
Ombudsman decisions are legally binding on landlords. Mandatory membership is expected from 2028.
Base de datos del sector privado de alquiler
S.73–94 The PRS Database has been described by the government as a “one-stop shop” for landlords, tenants, and local councils. It will serve three distinct purposes: enabling tenants to make informed decisions prior to entering a tenancy; assisting landlords in understanding and demonstrating their legal compliance; and equipping local housing authorities with the tools to target enforcement action against non-compliant and rogue operators.
¿Qué información deben registrar los propietarios?
The precise data fields will be confirmed through secondary legislation. However, the government has indicated that minimum requirements will include the following:
| Categoría | Información obligatoria |
| Landlord Details | Full name, a UK address for service of notices, contact information for all joint landlords |
| Propiedad Details | Full address, property type (house/flat/HMO), number of bedrooms, number of households and residents, occupancy and furnished status |
| Seguridad y conformidad | Current Gas Safety Certificate, Electrical Installation Condition Report (EICR), EPC rating and certificate, HMO licence details where applicable |
| Información sobre el alquiler | Confirmación de que la propiedad se alquila en régimen de arrendamiento periódico garantizado; datos de cualquier agente de alquiler designado |
Nota para los propietarios
Using Agents If you use a letting agent to manage your property, the registration obligation may be discharged jointly. However, agents who market a property for a landlord who is not registered will themselves face penalties — meaning your agent has a strong comercial incentive to ensure your registration is in place.
¿Cómo se utilizará la base de datos?
La base de datos no es una mera formalidad administrativa. Será parcialmente accesible al público, lo que permitirá a los posibles inquilinos comprobar la situación de registro de un propietario y revisar la información pertinente sobre el cumplimiento antes de comprometerse a un alquiler. Las autoridades locales de la vivienda dispondrán de una visión más completa, lo que les permitirá cotejar la base de datos con los registros de licencias e identificar proactivamente a los arrendadores incumplidores sin esperar a que se presente una denuncia.
Critically, the government has confirmed that certain Section 8 possession grounds will only be available to landlords registered on the database. Unregistered landlords who attempt to rely on these grounds risk having their possession claims dismissed by the court. This linkage transforms registration from a mere bureaucratic obligation into an operationally essential step for any landlord who may need to recover possession of their property.
Antes de la Parte 3
- No existe un registro nacional central de arrendadores privados o propiedades de alquiler en Inglaterra.
- La aplicación de la ley por parte de los ayuntamientos era reactiva y se veía limitada por su escasa visibilidad.
- Los inquilinos no disponían de ningún mecanismo fiable para verificar la situación de cumplimiento del propietario antes de alquilar.
Después de la 3ª parte
- Every PRS landlord and property visible on a national, searchable database.
- Los ayuntamientos pueden actuar de forma proactiva y a gran escala contra los propietarios que no cumplen las normas o no están registrados.
- Los inquilinos pueden comprobar el estado del registro; la falta de registro está directamente vinculada a los derechos de posesión.
Gastos de registro y administración
Landlords will be required to pay an annual fee per property to maintain their registration. The government has indicated this will be a cost-recovery fee, with the exact amount to be confirmed ahead of the 2026 regional launch. For portfolio landlords this represents a new recurring overhead that should be factored into financial planning. Managing agents can register and maintain records on behalf of their clients, and many are expected to incorporate database compliance into their standard service offering.
Sociedades limitadas y comunidades de bienes
The government has acknowledged that the registration mechanics for limited companies and joint landlords are still being finalised through secondary legislation. Current guidance suggests that whoever is named as landlord on the tenancy agreement will be the registering party. Landlords holding properties within a corporate structure should seek specific legal advice once the secondary legislation is published. Ronald Fletcher Baker LLP’s property team can advise on the implications for your particular structure.
Defensor del arrendador PRS
Por primera vez, todos los arrendadores privados de Inglaterra estarán obligados a pertenecer a un sistema formal de reparación: el PRS Landlord Ombudsman. De este modo, el sector del alquiler privado se alinea con el de la vivienda social y el de los agentes de la propiedad, que ya operan en el marco de los mecanismos obligatorios del Defensor del Pueblo. La obligación recae directamente en el propietario, con independencia de que recurra o no a un agente de la propiedad.
¿De qué pueden quejarse los inquilinos?
The Ombudsman will accept complaints from prospective, current, and former tenants across a broad range of issues including disrepair and maintenance failures, communication failures or unacceptable delays in responding to requests, unlawful fees or charges, poor management practices, and failure to comply with statutory obligations. The service will be free for tenants to use with no requirement for legal representation — a deliberate policy choice designed to ensure accessibility regardless of means.
El proceso del Defensor del Pueblo
- El inquilino presenta una queja al propietario
Antes de dirigirse al Defensor del Pueblo, los inquilinos deben plantear el problema directamente al propietario y darle una oportunidad razonable de resolverlo. Los propietarios deben asegurarse de mantener un procedimiento de reclamaciones claro y documentado, de modo que todos los problemas se traten y registren de forma que se demuestre un auténtico intento de resolución.
- Escalada al Defensor del Pueblo
Where the matter remains unresolved, the tenant may refer their complaint to the Ombudsman free of charge. The Ombudsman will investigate independently, requesting evidence from both parties. Landlords will be required to engage and provide documentation within specified time limits — a failure to do so is itself a breach.
- Determination and Remedies
El Defensor del Pueblo puede exigir al propietario que tome o deje de tomar una medida concreta, que presente una disculpa o explicación formal por escrito y que conceda una compensación económica al inquilino. Todas las decisiones son jurídicamente vinculantes para el propietario.
- Incumplimiento y escalada
El incumplimiento de una decisión del Defensor del Pueblo puede dar lugar a la expulsión del sistema, lo que a su vez desencadena una acción coercitiva por parte de las autoridades locales. El Defensor del Pueblo también tiene la posibilidad de iniciar una mediación temprana a petición del propietario, lo que ofrece una vía de resolución menos contenciosa antes de llegar a una decisión formal.
Conexión con el Defensor del Pueblo
El Gobierno ha indicado que el actual Servicio del Defensor del Pueblo para la Vivienda -que actualmente supervisa las reclamaciones en materia de vivienda social- es el administrador más probable del nuevo sistema PRS, creando un único servicio de reparación que abarque tanto el alquiler social como el privado. Cuando la culpa recaiga tanto en un propietario como en un agente de alquiler, el Defensor del Pueblo PRS podrá llevar a cabo investigaciones conjuntas con los sistemas de compensación de agentes existentes y emitir decisiones conjuntas. El administrador será nombrado formalmente en 2026, antes de que sea obligatoria su adhesión en 2028.
Nota para las carteras bien gestionadas
El Defensor del Pueblo no es simplemente una herramienta de rendición de cuentas, sino que también beneficia a los propietarios responsables. Proporciona una alternativa más rápida y menos costosa a los procedimientos judiciales, permite una resolución temprana antes de que los conflictos se agraven y crea un mecanismo estructurado para demostrar que una reclamación se ha tramitado correctamente y de buena fe. Para los propietarios que ya mantienen altos niveles de gestión, el Defensor del Pueblo es un recurso operativo, no una amenaza.
Ejecución y sanciones económicas
Local housing authorities have been given significantly strengthened enforcement powers under Part 3 and across the Act as a whole. Civil financial penalties may be imposed for a range of breaches, with a clear escalating scale for persistent or serious non-compliance.
Baremo de sanciones civiles - Parte 3 Infracciones
Infracción inicial o leve
No inscribirse en la base de datos; no adherirse al sistema del Defensor del Pueblo
Hasta 7.000 libras
Infracción grave, persistente o reiterada
No inscripción continuada; incumplimiento de las decisiones del Defensor del Pueblo
Hasta 40.000 libras
Alternative to the £40,000 civil penalty for the most serious ongoing breaches
Multa ilimitada
Además de las sanciones civiles, los inquilinos y los ayuntamientos que actúan en su nombre pueden solicitar órdenes de devolución del alquiler a través del Tribunal de Primera Instancia. Estas órdenes obligan a los propietarios a devolver los alquileres percibidos durante un periodo de incumplimiento, normalmente hasta 12 meses de alquiler. En el caso de los arrendadores de cartera, este riesgo puede superar con creces las cifras de las sanciones civiles indicadas anteriormente.
Derechos de posesión en peligro
Los propietarios no registrados no podrán invocar determinados motivos de posesión del artículo 8. La consecuencia práctica es que el hecho de no registrarse en la base de datos PRS puede impedir que un propietario recupere legalmente la posesión de su propiedad, incluso cuando exista un motivo sustantivo válido. Podría decirse que este es el riesgo operativo más importante asociado al incumplimiento de la Parte 3, superior a las sanciones económicas en términos de impacto cotidiano sobre los propietarios.
Calendario de aplicación de la Parte 3
27 de diciembre de 2025 - En vigor
Potestad de investigación reforzada de las autoridades locales
Local housing councils gained new powers to inspect properties, demand documents, and access third-party data. These enforcement capabilities underpin the entire Part 3 regime and are already in active use.
Finales de 2026 - Comienza la Fase 2
Comienza la implantación regional de la base de datos del PRS
La base de datos se lanzará por fases a escala regional. Los propietarios de las regiones piloto serán los primeros en registrarse y empezar a pagar la cuota anual por propiedad. Los importes de las tasas anuales se confirmarán antes del lanzamiento.
2027 - Lanzamiento nacional completo
Registro obligatorio para todos los arrendadores PRS
El registro pasa a ser obligatorio en toda Inglaterra. A partir de ese momento, la no inscripción restringe directamente el acceso a determinados motivos de posesión de la Sección 8.
2028 - Defensor del Pueblo en directo
La afiliación al PRS Landlord Ombudsman se convierte en obligatoria
Todos los propietarios privados deberán adherirse al Defensor del Pueblo. El administrador (probablemente el Servicio del Defensor de la Vivienda) será nombrado en 2026 y se le dará tiempo para ampliar sus operaciones antes de que se imponga la afiliación obligatoria.
2035 - Norma de Viviendas Dignas
La Norma de Viviendas Dignas se amplía a las viviendas sociales de alquiler
Se trata de la fase final del programa normativo de la Ley. El Gobierno ha propuesto una fecha de aplicación de 2035. Se anima a los propietarios a empezar a abordar las posibles deficiencias - en particular la humedad, el moho y la categoría 1 HHSRS peligros - con suficiente antelación.
Medidas prácticas para los propietarios
Los plazos de la Parte 3 conceden a los propietarios más tiempo de preparación que las reformas de la Fase 1 del arrendamiento, pero ese margen debe aprovecharse de forma activa, no pasiva. Es aconsejable adoptar ahora las siguientes medidas.
Audite y organice su documentación de cumplimiento. The database will require current Gas Safety Certificates, EICRs, EPCs and related certificates for every property you let. Any that are missing, expired or not to the required standard should be addressed promptly rather than under time pressure when registration windows open.
Establecer un procedimiento de quejas documentado. El Defensor del Pueblo exigirá pruebas de que los inquilinos le plantearon sus problemas antes de recurrir al sistema. Un proceso de reclamaciones claro y por escrito -y una práctica coherente de acusar recibo y responder a las comunicaciones por escrito- será su primera línea de defensa probatoria en cualquier investigación.
Revise su planificación financiera para absorber los nuevos costes. Las cuotas anuales de registro en la base de datos por propiedad y las cuotas de afiliación al Defensor del Pueblo representan nuevas obligaciones recurrentes. Ambas deberán tenerse en cuenta en los cálculos del rendimiento del alquiler.
Aclare las responsabilidades con su agente gestor. The registration and Ombudsman membership obligations fall on the landlord directly, but agents can discharge them on your behalf. Ensure your agency agreement is explicit as to who is responsible for maintaining registration and membership, and that your agent is actively preparing for these requirements.
Solicite asesoramiento jurídico sobre la estructura específica de su cartera. Los arrendadores con estructuras de propiedad complejas (sociedades, copropiedades, fideicomisos) no deben suponer que el régimen general se les aplica sin reservas. La legislación secundaria aclarará la mecánica, y nuestro equipo de propiedad puede asesorar una vez publicado.
John Andrews
Socio y Director del Departamento Mercantil
