Ronald Fletcher Baker LLP collects, uses, and is responsible for certain personal information about you. When we do so we are regulated under the UK General Data Protection Regulation which applies across the European Union (including in the United Kingdom) and we are responsible as ‘controller’ of that personal information for the purposes of those laws.
We take your privacy very seriously. Please read this privacy notice and privacy policy carefully as it contains important information on who we are and how and why we collect, store, use, and share your personal data. It also explains your rights in relation to your personal data and how to contact us or supervisory authorities in the event you have a complaint.
Nuestro uso de sus datos personales está sujeto a sus instrucciones, al Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (GDPR del Reino Unido), a otra legislación pertinente del Reino Unido y (cuando proceda) de la UE, incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR de la UE), y a nuestro deber profesional de confidencialidad.
Términos clave
Sería útil empezar explicando algunos términos clave utilizados en este documento:
Nosotros, nosotros nuestro significa Ronald Fletcher Baker LLP
Datos personales means any information relating to an identified or identifiable individual
Datos personales de categoría especial means Personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs, philosophical beliefs, or trade union membership; Genetic and biometric data; Data concerning health, sex life, or sexual orientation
Datos personales que recopilamos sobre usted
The personal data we will or may collect in the course of advising and/or acting for you is as follows:
Datos personales que recopilaremos
– Your name, date of birth, address, and telephone number
– Information to enable us to check and verify your identity, eg your date of birth or passport details and proof of address
- Datos de contacto electrónicos, como su dirección de correo electrónico y número de teléfono móvil
– Information relating to the asunto in which you are seeking our advice or representation
- Sus datos financieros en la medida en que sean relevantes para sus instrucciones, por ejemplo, el origen de sus fondos si da instrucciones para una transacción de compra.
Datos personales que podemos recopilar en función del motivo por el que nos ha dado instrucciones
- Sus datos fiscales y de seguridad social
- Sus datos bancarios y/o de la sociedad de crédito hipotecario
- Detalles de su presencia profesional en línea, por ejemplo, su perfil de LinkedIn
- Datos de su cónyuge/pareja y personas a su cargo u otros familiares, por ejemplo, si nos encarga un asunto familiar o un testamento.
– Your employment status and details including salary and benefits, eg if you instruct us on a matter related to your employment or in which your employment status or income is relevant
– Your nationality and immigration status and information from related documents, such as your passport or other identification
- Datos sobre sus planes de pensiones, por ejemplo, si nos encarga un asunto de pensiones o en relación con acuerdos financieros tras la ruptura de una relación.
- Sus expedientes laborales, incluidos, en su caso, los relativos a enfermedad y asistencia, rendimiento, disciplina, conducta y reclamaciones (incluidos los datos personales de categoría especial pertinentes), por ejemplo, si nos da instrucciones sobre asuntos relacionados con su empleo o en los que sus expedientes laborales sean pertinentes.
- Su origen racial o étnico, sexo, orientación sexual, creencias religiosas o similares, por ejemplo, si nos encarga una reclamación por discriminación.
- Su afiliación sindical, por ejemplo, si nos encarga una reclamación por discriminación o su asunto está financiado por un sindicato.
- Datos personales identificativos, como el color de su pelo o de sus ojos o el nombre de sus padres, por ejemplo, si nos encarga que constituyamos una sociedad por usted.
- Su historial médico, por ejemplo, si le estamos representando en una reclamación por daños personales.
Estos datos personales son necesarios para que podamos prestarle nuestros servicios. Si no facilita los datos personales que le pedimos, podemos retrasar o impedir que le prestemos servicios.
Cómo se recogen sus datos personales
Recogemos la mayor parte de esta información de usted. Sin embargo, también podemos recopilar información:
-de fuentes accesibles al público, como el Registro Mercantil o el Registro de la Propiedad de SM;
-directamente de un tercero, por ejemplo, agencias de referencia de crédito, clientes proveedores de diligencia debida;
-from a third party with your consent, eg: your bank or building society, another financial institution or advisor; consultants and other professionals we may engage in relation to your matter; your employer and/or trade union, professional body, or pension administrators; your doctors, medical and occupational health professionals; via our information technology systems, eg: case management, document management and time recording systems; relevant websites and applications; automated monitoring of our websites and other technical systems, such as our computer networks and connections, communications systems, email, and instant messaging systems.
Cómo y por qué utilizamos sus datos personales
Según la ley de protección de datos, sólo podemos utilizar sus datos personales si tenemos un motivo justificado para hacerlo, por ejemplo
-cumplir nuestras obligaciones legales y normativa obligaciones;
-para la ejecución de nuestro contrato con usted o para tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato;
-por nuestros intereses legítimos o los de un tercero; o
-has dado tu consentimiento.
A legitimate interest is when we have a business o comercial reason to use your information, so long as this is not overridden by your own rights and interests.
Para qué utilizamos (procesamos) sus datos personales y nuestras razones para hacerlo:
| Para qué utilizamos sus datos personales | Nuestras razones |
| To provide legal services to you | Para la ejecución de nuestro contrato con usted o para tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato |
| Conducting checks to identify our clients and verify their identity; Screening for financial and other sanctions or embargoes; Other processing necessary to comply with professional, legal, and regulatory obligations that apply to our business, eg under health and safety regulations or rules issued by our professional regulator | Para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Recopilar y facilitar la información requerida por los organismos reguladores o relacionada con auditorías, indagaciones o investigaciones de los mismos. | Para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Ensuring business policies are adhered to, eg policies covering security and internet use | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Razones operativas, como la mejora de la eficacia, la formación y el control de calidad. | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Garantizar la confidencialidad de la información sensible desde el punto de vista comercial | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero; y/o para cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Análisis estadístico para ayudarnos a gestionar nuestra práctica, por ejemplo, en relación con nuestro rendimiento financiero, base de clientes, tipo de trabajo u otras medidas de eficiencia. | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Preventing unauthorised access and modifications to systems | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero; y/o para cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Actualización y mejora de los registros de clientes | Para la ejecución de nuestro contrato con usted o para adoptar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato, y/o para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias. |
| Statutory returns | Para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Garantizar la seguridad de las prácticas laborales, la administración del personal y las evaluaciones | Para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias; y/o por nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Marketing our services and those of selected third parties to —existing and former clients; —third parties who have previously expressed an interest in our services; —third parties with whom we have had no previous dealings. | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Comprobación de referencias de crédito a través de agencias externas de referencia de crédito | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Auditorías externas y controles de calidad, por ejemplo para Lexcel y la auditoría de nuestras cuentas. | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero; y/o para cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
El cuadro anterior no se aplica a los datos personales de categoría especial, que sólo trataremos con su consentimiento explícito.
Comunicaciones promocionales
Podemos utilizar sus datos personales para enviarle actualizaciones (por correo electrónico, mensaje de texto, teléfono o correo postal) sobre novedades jurídicas que puedan ser de su interés y/o información sobre nuestros servicios, incluidas ofertas exclusivas, promociones o nuevos servicios o productos.
Tenemos un interés legítimo en tratar sus datos personales con fines promocionales (véase más arriba). ‘Cómo y por qué utilizamos sus datos personales’). Esto significa que normalmente no necesitamos su consentimiento para enviarle comunicaciones promocionales. No obstante, cuando sea necesario su consentimiento, se lo solicitaremos por separado y de forma clara.
We will always treat your personal data with the utmost respect and never sell OR share it with other organisations outside Ronald Fletcher Baker LLP for marketing purposes.
You have the right to opt out of receiving promotional communications at any time by contacting us by post, email, or telephone by contacting [name].
Podemos pedirle que confirme o actualice sus preferencias de marketing si nos encarga que le prestemos más servicios en el futuro, o si se producen cambios en la legislación, la normativa o la estructura de nuestra empresa.
Con quién compartimos sus datos personales
Compartimos habitualmente datos personales con:
-professional advisers who we instruct on your behalf or refer you to, eg barristers, medical professionals, accountants, tax advisors, or other experts;
-other third parties where necessary to carry out your instructions, eg your mortgage provider or HM Land Registry in the case of a propiedad transaction or Companies House;
-agencias de referencia de crédito;
-nuestras aseguradoras y corredores;
-auditores externos, por ejemplo en relación con la acreditación ISO o Lexcel y la auditoría de nuestras cuentas;
-nuestros bancos;
-nuestros proveedores de gestión de casos, incluido DPS Software.
Sólo permitimos que nuestros proveedores de servicios manejen sus datos personales si estamos seguros de que toman las medidas adecuadas para protegerlos. También imponemos obligaciones contractuales a los proveedores de servicios para garantizar que sólo puedan utilizar sus datos personales para prestarnos servicios a nosotros y a usted.
We may disclose and exchange information with law enforcement agencies and regulatory bodies to comply with our legal and regulatory obligations.
We may also need to share some personal data with other parties, such as potential compradores of some or all of our business or during a re-structuring. Usually, information will be anonymised but this may not always be possible. The recipient of the information will be bound by confidentiality obligations.
Dónde se conservan sus datos personales
La información puede conservarse en nuestras oficinas y en las de las empresas de nuestro grupo, agencias de terceros, proveedores de servicios, representantes y agentes, tal como se ha descrito anteriormente (véase ‘Con quién compartimos sus datos personales’).
Algunos de estos terceros pueden tener su sede fuera del Espacio Económico Europeo. Para más información, incluida la relativa a cómo protegemos sus datos personales cuando esto ocurre (véase más abajo: ‘Transferencia de sus datos personales fuera del EEE’).
Cuánto tiempo se conservarán sus datos personales
Conservaremos sus datos personales una vez hayamos dejado de asesorarle o de actuar en su nombre. Lo haremos por uno de estos motivos:
-to respond to any questions, complaints o claims made by you or on your behalf;
-para demostrar que te hemos tratado con justicia;
-mantener los registros exigidos por la ley.
No conservaremos sus datos más tiempo del necesario para los fines establecidos en esta política. Se aplican distintos periodos de conservación a los diferentes tipos de datos. Encontrará más información al respecto en nuestra política de conservación (véase “Política de conservación”).
Cuando ya no sea necesario conservar sus datos personales, los eliminaremos o anonimizaremos.
Política de conservación
¿Durante cuánto tiempo utilizarán mis datos?
We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.
En algunas circunstancias, podemos anonimizar su información personal para que ya no pueda asociarse con usted, en cuyo caso podemos utilizar dicha información sin necesidad de notificárselo. Una vez que deje de ser empleado, trabajador o contratista de la empresa, conservaremos y destruiremos de forma segura su información personal de conformidad con las leyes y normativas aplicables.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data, and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
Por ley, tenemos que conservar información básica sobre nuestros clientes (incluidos datos de contacto, identidad, financieros y de transacciones) por motivos legales, normativos y fiscales.
Esta política establece durante cuánto tiempo conservaremos normalmente la información y cuándo será destruida confidencialmente.
Responsabilidad
Ronald Fletcher Baker LLP es responsable de aplicar y supervisar el cumplimiento de esta política. Llevarán a cabo una revisión anual de esta política para verificar que se aplica de forma efectiva.
Nuestro proceso
La información (impresa y electrónica) se conservará al menos durante el periodo especificado en nuestro Periodo de conservación de datos (véase el Apéndice).
Toda la información debe revisarse antes de su destrucción para determinar si existen factores especiales que obliguen a retrasarla, por ejemplo
– potential litigation
- quejas
- casos en curso
Nos esforzaremos por eliminar las copias impresas y electrónicas de los documentos y la información al final del periodo de conservación.
Período de conservación de los datos - Anexo
| Tipo de materia | Periodo de conservación |
| Registros contra el blanqueo de capitales, incluidos los registros de identidad de los clientes y las comprobaciones de verificación realizadas con arreglo a nuestro procedimiento de diligencia debida con respecto al cliente. | 6 años después de que finalice la relación comercial o se complete la transacción. |
| Confíe en | Indefinidamente, de acuerdo con las directrices del Colegio de Abogados, o al final del período de fideicomiso o la fecha de devengo más 6 años Documentos relativos a la obligación de pagar el IVA-6 años Documentos fiscales-12 años después del final del período de fideicomiso |
| Asuntos en nombre de menores | 6 años a partir de la fecha en que el cliente cumpla 18 años |
| Testamentos | Indefinitely, in accordance with Law Society guidance; or 6 years from the date of probate where we have dealt with probate |
| Impuesto | 12 años después del final del período o de la evaluación |
| Registros contables | 6 años |
| Asuntos financieros (transacciones y comisiones efectuadas o percibidas en virtud de las normas de 2001 sobre servicios financieros (código de conducta) de la SRA). | 6 años |
| Registros de reclamaciones | 6 años desde la conclusión de la denuncia |
| Todos los demás asuntos de los clientes | 6 años |
En algunas circunstancias, podemos anonimizar sus datos personales (de modo que ya no puedan asociarse con usted) con fines de investigación o estadísticos.
Transferencia de sus datos personales fuera del EEE
Para prestarle servicios, a veces es necesario que compartamos sus datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE).
Es posible que estos países no pertenecientes al EEE no tengan las mismas leyes de protección de datos que el Reino Unido y el EEE. No obstante, procuraremos que la transferencia cumpla la legislación sobre protección de datos y que todos los datos personales estén seguros.
Si desea más información, póngase en contacto con nosotros (véase ‘Cómo ponerse en contacto con nosotros’ más abajo).
Sus derechos
You have the following rights, which you can exercise free of charge:
| Acceda a | Derecho a recibir una copia de sus datos personales (derecho de acceso) |
| Rectificación | Derecho a exigirnos que corrijamos cualquier error en sus datos personales |
| Para olvidar | Derecho a exigirnos que eliminemos sus datos personales en determinadas situaciones. |
| Restricción del tratamiento | Derecho a exigirnos que limitemos el tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias, por ejemplo, si impugna la exactitud de los datos. |
| Portabilidad de los datos | Derecho a recibir los datos personales que nos haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y/o a transmitirlos a terceros en determinadas situaciones. |
| Objetar | Derecho a oponerse: -en cualquier momento a que sus datos personales sean tratados con fines de mercadotecnia directa (incluida la elaboración de perfiles); -en algunas otras situaciones a que sigamos tratando sus datos personales, por ejemplo, el tratamiento realizado en aras de nuestros intereses legítimos. |
| No ser objeto de decisiones individuales automatizadas | Derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles) que produzca efectos jurídicos en usted o le afecte de forma similar y significativa. |
Si desea más información sobre cada uno de estos derechos, incluidas las circunstancias en que se aplican, póngase en contacto con nosotros o consulte la página Orientaciones de la Oficina del Comisario de Información del Reino Unido (ICO) sobre los derechos de las personas en virtud del Reglamento General de Protección de Datos
Si desea ejercer alguno de esos derechos, por favor:
-envíenos un correo electrónico, llámenos o escríbanos-: ‘Cómo ponerse en contacto con nosotros’; y
-déjenos tener suficiente información para identificarle (por ejemplo, su nombre completo, dirección y número de referencia del cliente o asunto);
-let us have proof of your identity and address (a copy of your driving licence or passport and a recent utility or credit card bill); and
-indíquenos qué derecho desea ejercer y la información a la que se refiere su solicitud.
Proteger sus datos personales
Disponemos de medidas de seguridad adecuadas para evitar que los datos personales se pierdan accidentalmente o se utilicen o se acceda a ellos de forma ilícita. Limitamos el acceso a sus datos personales a aquellas personas que tienen una verdadera necesidad comercial de acceder a ellos. Quienes procesen su información sólo lo harán de forma autorizada y están sujetos a un deber de confidencialidad.
We also have procedures in place to deal with any suspected data security breach. We will notify you and any applicable regulator of a suspected data security breach where we are legally required to do so.
Cómo reclamar
If you have any questions, concerns, or wish to make a complaint about how we handle your personal information, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, at R.Roberts@rfblegal.co.uk.
We take all privacy concerns seriously and will do our best to resolve any issue promptly and fairly.
If you remain dissatisfied, you have the right to lodge a complaint with the UK data protection regulator, the Information Commissioner’s Office (ICO), or, where applicable, the relevant supervisory authority in the European Union (or European Economic Area) country where you work, normally live, or where the alleged infringement of data protection law occurred. The ICO can be contacted via https://ico.org.uk/concerns or by telephone on 0303 123 1113.
Cambios en el aviso y la política de privacidad
This privacy notice was updated on 16 July 2026.
Es posible que modifiquemos este aviso de privacidad de vez en cuando.
Cómo ponerse en contacto con nosotros
If you have any questions about this privacy policy, how we process your personal information, or the information we hold about you, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, by email at R.Roberts@rfblegal.co.uk, or by post or telephone using the contact details available on our website.
Nuestros datos de contacto son:
| London Office | Puesto: New Derwent House, 69-73 Theobalds Road, Londres WC1X 8TA Tel: 0207 467 5757 |
| Richmond Office | Puesto: 5 The Green, Richmond, TW9 1PL |
| Manchester Office | Puesto 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel: 0161 694 4404 |
| Exeter Office | Puesto Planta baja, Sterling Court, 16-18 Dix's Field, Exeter, EX1 1QA Tel:01392 715311 |