Flexibilité du travail et droits familiaux dès le premier jour : guide pratique à l'intention des employeurs

Flexible working and family leave rights are becoming increasingly important issues for employers. Requests for hybrid working, adjusted hours, compressed hours, part-time arrangements, paternity leave, parental leave, carer’s leave and neonatal care leave are now a regular part of workplace management. 

For employers, this is not simply an HR administration issue. It involves legal risk, employee relations, consistency, workforce planning and management training. If handled incorrectly, flexible working and family leave requests can lead to grievances, discrimination complaints, breach of contract issues and employment tribunal claims under the employment rights act 1996. 

This is also a particularly important time for employers to review their approach. Since 6 April 2024, employees have been able to make a statutory flexible working request from the first day of employment. From 6 April 2026, paternity leave and ordinary parental leave also became day-one rights. Employers should therefore ensure that policies, contracts and manager guidance reflect the current position. 

Cet article aborde les principaux aspects que les employeurs doivent prendre en compte lorsqu'ils traitent des modalités de travail flexibles et des droits familiaux applicables dès le premier jour. 

Qu'est-ce que la flexibilité du travail et les droits liés à la famille ? 

Flexible working can include a wide range of arrangements. This may include working from home, hybrid working, part-time hours, compressed hours, staggered hours, flexitime, job sharing, adjusted start and finish times or changes to working localisation. 

Family rights may include maternity leave, paternity leave, adoption leave, shared parental leave, ordinary parental leave, carer’s leave, neonatal care leave and time off for dependants. Some rights relate to planned family responsibilities, while others apply where urgent or unexpected caring issues arise. 

The important point for employers is that these requests often overlap with wider legal issues. For example, a flexible working request may also involve childcare responsibilities, disability, pregnancy, mental health, caring responsibilities, religion or menopause. A request should therefore be considered carefully and not treated as a simple preference, especially in light of the employment rights bill. 

Pourquoi les employeurs devraient-ils prendre ces demandes au sérieux ? 

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les employeurs devraient prendre au sérieux les modalités de travail flexibles et les droits liés à la vie familiale. 

First, there is the legal risk. A mishandled request may lead to claims relating to flexible working, discrimination, detriment, unfair dismissal, breach of contract or unlawful treatment connected with family leave. 

Secondly, there is the management risk. If managers apply policies inconsistently, delay decisions or reject requests without proper reasoning, this can damage trust and lead to grievances or staff turnover. 

Thirdly, there is a commercial opportunity. Employers who handle requests fairly and consistently are more likely to retain experienced staff, assistance working parents and carers, improve morale and reduce recruitment costs. 

The practical point is simple: flexible working and family rights should be managed as part of workforce planning, not treated as ad hoc favours. 

Demandes d'aménagement du temps de travail 

Les salariés peuvent présenter une demande légale d'aménagement du temps de travail dès leur premier jour de travail. Les employeurs doivent traiter ces demandes de manière raisonnable, consulter le salarié avant de rejeter une demande et prendre une décision définitive dans les délais prévus par la loi. 

Employees can make two statutory flexible working requests in any 12-month period, exercising their day one right. They should not have more than one live statutory request at the same time. 

Employers can still refuse a request where there is a genuine business reason, but they must consider the right to request flexible working. However, the decision should be reasoned, evidenced and consistent. Employers should avoid generic explanations such as “it would not work for the business” without explaining why. 

Lorsqu'ils examinent une demande, les employeurs devraient se poser les questions suivantes : 

• quel changement est demandé ; 

• whether the request is temporary or permanent; 

• how the arrangement would affect the role, team and customers; 

• s'il existe des solutions de rechange viables ; 

• si une période d'essai serait utile ; 

• s'il existe un risque de discrimination ; 

• si cette décision est conforme à des demandes similaires. 

Une demande d'aménagement du temps de travail ne doit pas nécessairement être acceptée d'office, mais elle doit faire l'objet d'un examen approfondi. 

Les droits de la famille dès le premier jour 

Les droits en matière de congés familiaux ont considérablement évolué ces dernières années. Les employeurs doivent veiller à ce que leurs politiques reflètent les droits actuels et à ce que les responsables sachent quels sont les droits applicables dès le premier jour d'emploi. 

Depuis le 6 avril 2024, le congé pour aidant familial est un droit acquis dès le premier jour d'emploi. Les salariés éligibles peuvent prendre jusqu'à une semaine de congé pour aidant familial non rémunéré au cours d'une période de 12 mois afin de prodiguer ou d'organiser des soins à une personne à charge nécessitant des soins de longue durée. 

Le congé et l'indemnité pour soins néonatals sont entrés en vigueur pour les bébés nés à compter du 6 avril 2025. Le congé pour soins néonatals peut donner droit à un congé supplémentaire pouvant aller jusqu'à 12 semaines lorsqu'un bébé bénéficie de soins néonatals éligibles. Le droit au congé de soins néonatals s'applique dès le premier jour d'emploi, bien que l'indemnité légale de soins néonatals soit soumise à des règles d'éligibilité distinctes. 

Depuis le 6 avril 2026, le congé de paternité et le congé parental ordinaire sont acquis dès le premier jour. Les employeurs doivent donc vérifier si leurs politiques font encore référence à des délais d'attente obsolètes. 

Ces changements revêtent une importance particulière pour les PME, où les dirigeants ont parfois l'habitude de traiter les demandes de manière informelle ou de se fier aux anciennes formulations du règlement intérieur. 

Gérer les demandes de manière équitable et cohérente 

Employers should have a clear process for handling flexible working and family leave requests. A fair process helps managers respond consistently and reduces the risk of disputes. 

Un bon processus devrait comprendre : 

• une procédure claire pour formuler des demandes ; 

• une réponse rapide à la demande ; 

• une réunion ou une consultation, le cas échéant ; 

• proper consideration of the employee’s circumstances; 

• une décision écrite ; 

• des motifs clairs en cas de rejet de la demande ; 

• a right of appeal where appropriate; 

• les comptes rendus du processus décisionnel. 

Consistency is important. If one employee is allowed to work flexibly, another employee in a similar role may reasonably ask why their request has been refused. Employers should be able to explain any difference in treatment by reference to the role, business need and evidence. 

Risques de discrimination et de préjudice 

Flexible working and family rights often overlap with discrimination protections, emphasising the importance de understanding employment rights. 

For example, refusing a request to adjust hours may create indirect sex discrimination risk if the request relates to childcare responsibilities. Refusing a homeworking or adjusted-hours request may create disability discrimination risk where the request is connected to a health condition. Poor treatment because an employee has taken or requested family leave may also create legal risk. 

Les employeurs doivent faire preuve d'une vigilance particulière lorsque la demande concerne : 

• grossesse ou maternité ; 

• les responsabilités liées à la garde des enfants ; 

• disability or long-term health conditions; 

• santé mentale ; 

• neurodiversity; 

• les responsabilités liées à la prise en charge ; 

• la religion ou les convictions ; 

• de retour après un congé parental. 

This does not mean every request must be accepted. It does mean employers should pause, consider the legal context and ensure any refusal can be justified with evidence. 

Politiques, contrats et formation des responsables 

Employers should check whether their employment contracts, staff handbooks and HR templates are up to date. Many policies still contain outdated references to qualifying periods, decision timescales or old flexible working rules. 

Les employeurs devraient envisager de passer en revue : 

• des politiques de flexibilité du temps de travail ; 

• les politiques en matière de congé de paternité ; 

• les politiques relatives au congé parental ordinaire ; 

• les politiques en matière de congés pour s'occuper d'un proche, y compris les dispositions relatives au congé parental non rémunéré ; 

• les politiques relatives au congé pour soins néonatals ; 

• les politiques en matière de congé de maternité, d'adoption et de congé parental partagé ; 

• politiques de travail hybride ; 

• politiques en matière d'absences et de congés ; 

• politiques d'égalité des chances ; 

• conseils destinés aux responsables et modèles de lettres. 

Les mises à jour des politiques sont utiles, mais elles ne suffisent pas si les responsables ne savent pas comment les appliquer dans le respect du droit du travail. Les responsables doivent savoir quand faire appel aux ressources humaines, comment mener des consultations, comment consigner leurs décisions et quand solliciter un avis juridique. 

Les erreurs courantes des employeurs 

Les employeurs doivent être particulièrement attentifs à éviter les erreurs suivantes : 

• en recourant à des politiques obsolètes en matière de flexibilité du travail ou de congés familiaux ; 

• en partant du principe que les employés doivent justifier d'une ancienneté minimale avant de pouvoir demander un horaire flexible ; 

• en rejetant les demandes sans consultation sérieuse ; 

• en invoquant des raisons commerciales vagues ou générales ; 

• ne pas tenir compte des périodes d'essai ou des solutions alternatives ; 

• traiter des demandes similaires de manière incohérente ; 

• en négligeant les risques de discrimination ; 

• sanctionner les employés qui prennent ou demandent un congé familial ; 

• ne pas mettre à jour les contrats ou les règlements du personnel ; 

• ne pas former les responsables aux règles en vigueur. 

De nombreux litiges ne surviennent pas parce que l'employeur avait l'intention d'agir de manière illégale, mais parce que les responsables se sont appuyés sur des hypothèses dépassées ou ont traité les demandes de manière trop informelle. 

Mesures pratiques pour les employeurs 

Les employeurs devraient envisager de prendre dès maintenant les mesures suivantes : 

1. Réexaminer les politiques relatives à la flexibilité du travail et aux congés familiaux. 

2. Vérifiez si les politiques tiennent compte des droits en matière de travail flexible dès le premier jour. 

3. Mettre à jour les politiques relatives au congé de paternité, au congé parental, au congé pour aidant et au congé pour soins néonatals. 

4. Préparez des modèles de lettres pour accepter, refuser ou examiner des demandes. 

5. Former les responsables à la consultation et à la prise de décision. 

6. Vérifiez si les modalités de travail hybride sont appliquées de manière cohérente. 

7. Conservez une trace écrite des demandes et des décisions. 

8. Vérifiez si ces refus sont susceptibles d'entraîner un risque de discrimination. 

9. Envisagez des périodes d'essai lorsque cela s'avère opportun. 

10. Demandez conseil avant de refuser des demandes complexes ou délicates. 

La mise en œuvre de ces mesures permet de réduire les risques juridiques et aide les employeurs à traiter ces demandes avec assurance, équité et cohérence. 

Conclusion 

La flexibilité du travail et les droits familiaux dès le premier jour sont des questions que les employeurs ne peuvent se permettre de traiter à la légère. Mal gérées, elles peuvent donner lieu à des griefs, à des plaintes pour discrimination, à des problèmes de relations avec le personnel et à des risques de poursuites judiciaires. Bien gérées, elles peuvent aider les employeurs à fidéliser leur personnel, à soutenir les parents qui travaillent et les aidants, et à créer un environnement de travail plus flexible et plus résilient. 

Pour les employeurs, l'essentiel est d'agir rapidement, d'éviter les suppositions et de veiller à ce que leurs politiques et leurs pratiques de gestion soient conformes à la législation en vigueur. 

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on flexible working requests, family leave policies, staff handbooks, discrimination risk, workplace procedures and employment tribunal claims. If you require advice on updating your policies or managing a flexible working or family leave request, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.