Indemnités de congés payés, horaires irréguliers et tenue des registres : guide pratique à l'intention des employeurs

La rémunération des jours fériés reste l'un des domaines les plus techniques et les plus souvent mal compris du droit du travail. Pour les employeurs qui emploient du personnel à temps partiel, des travailleurs occasionnels, des salariés sous contrat « zéro heure », du personnel saisonnier, des travailleurs postés, qui versent des commissions ou qui recourent régulièrement aux heures supplémentaires, les règles peuvent s'avérer particulièrement difficiles à appliquer dans la pratique.

Pour les employeurs, il ne s'agit pas simplement d'une question de paie. Cela concerne les contrats, les modes d'organisation du travail, les processus RH, la tenue des registres, la communication avec le personnel et le respect de la législation. Si elles ne sont pas gérées correctement, les erreurs relatives à l'indemnité de congés payés peuvent entraîner des réclamations, des plaintes pour retenues illégales sur salaire, des procédures devant les tribunaux du travail, des obligations de paiement rétroactif, des mesures coercitives et une atteinte à la réputation.

C'est également un moment particulièrement important pour les employeurs afin de revoir leur approche. Les récentes réformes relatives à l'indemnité de congé ont introduit des règles spécifiques pour les horaires irréguliers et les salariés travaillant une partie de l'année, notamment la possibilité de recourir à l'indemnité de congé cumulée dans des circonstances limitées. À compter du 6 avril 2026, les employeurs devront également conserver les registres relatifs aux congés annuels et à l'indemnité de congé pendant au moins six ans.

Cet article aborde les principaux points que les employeurs doivent prendre en compte dans la gestion de l'indemnité de congés payés, des salariés ayant des horaires irréguliers et de la tenue des registres de congés.

Quelles sont les règles de base concernant l'indemnité de congé ?

La plupart des salariés ont droit à 5,6 semaines de congés payés par an. Cela concerne les salariés à temps plein, à temps partiel, les intérimaires, les travailleurs occasionnels et les travailleurs sous contrat ’ zéro heure », à condition qu'ils aient le statut de salarié au regard du droit du travail.

L'indemnité de congés payés doit en principe correspondre au salaire normal du salarié. Pour les salariés ayant des horaires et un salaire fixes, le calcul est souvent simple. En revanche, pour les salariés dont la rémunération varie en raison des horaires de travail, des heures supplémentaires, des commissions, des primes, des indemnités ou d'horaires de travail irréguliers, le calcul peut s'avérer plus complexe.

Les employeurs doivent donc éviter de partir du principe que le salaire de base ou la rémunération horaire suffisent toujours. Selon les circonstances, l'indemnité de congés payés peut devoir inclure des paiements liés à l'exécution des tâches contractuelles, aux heures supplémentaires régulières, aux commissions ou à d'autres paiements faisant partie de la rémunération normale.

Concrètement, pour les employeurs, cela signifie que le calcul de l'indemnité de congés payés ne doit pas être considéré comme une simple tâche administrative liée aux congés annuels. Il convient de le vérifier en se référant aux contrats, aux données de paie et aux modalités réelles de travail des salariés.

Pourquoi les employeurs devraient-ils prendre au sérieux le respect de la réglementation en matière d'indemnités de congés payés ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les employeurs devraient prendre au sérieux le respect de la réglementation en matière d'indemnités de congés payés.

Tout d'abord, il y a le risque juridique. Les salariés peuvent intenter une action pour retenue illégale sur salaire lorsque leur indemnité de congés payés a été sous-évaluée. Ces actions peuvent porter sur des sous-paiements antérieurs et concerner des groupes de salariés lorsque la même méthode de calcul a été appliquée à l'échelle de l'entreprise.

Deuxièmement, il y a le risque lié à la gestion des salaires. Les erreurs concernant l'indemnité de congés payés surviennent souvent parce que les systèmes de paie ne sont pas adaptés aux contrats, aux modes de travail ou aux exigences légales. Ce phénomène est particulièrement fréquent lorsque les entreprises ont recours à du personnel occasionnel, à des horaires variables, à des rémunérations à la commission, à des heures supplémentaires ou à des travailleurs saisonniers, ce qui peut compliquer le calcul de l'indemnité de congés payés.

Troisièmement, il y a le risque lié à la tenue des registres. À compter du 6 avril 2026, les employeurs devront conserver les registres relatifs aux congés annuels et à l'indemnité de congé pendant au moins six ans. Cela signifie que les employeurs devront être en mesure de prouver non seulement que les salariés ont bénéficié du nombre de jours de congé auquel ils avaient droit, mais aussi que l'indemnité de congé a été calculée et enregistrée correctement.

En pratique, le principe est simple : les employeurs ne devraient pas attendre qu'une plainte ou une réclamation soit déposée pour vérifier si leurs modalités de rémunération des congés sont conformes.

Salariés à horaires irréguliers et salariés à temps partiel

Les règles applicables aux horaires irréguliers et aux salariés travaillant à temps partiel ont constitué une source particulière de difficultés pour les employeurs, notamment en ce qui concerne le calcul des indemnités de congés payés.

On entend généralement par « salarié à horaires irréguliers » une personne dont les heures rémunérées varient entièrement ou en grande partie selon les termes de son contrat au cours de chaque période de paie. On entend généralement par « salarié à temps partiel annuel » une personne qui n’est tenue de travailler que pendant une partie de l’année et qui connaît des périodes d’au moins une semaine durant lesquelles elle n’est pas tenue de travailler et n’est pas rémunérée.

Pour les années de référence commençant le 1er avril 2024 ou après cette date, les salariés ayant des horaires irréguliers et ceux travaillant à temps partiel accumulent des droits à congés payés au fur et à mesure qu’ils travaillent. Le taux d’accumulation légal habituel est de 12,07% d’heures travaillées par période de paie, sur la base du droit minimum légal de 5,6 semaines.

Ce système peut s'avérer utile pour les employeurs dont le personnel est occasionnel, saisonnier ou dont les horaires sont variables. Cependant, il pose également des difficultés d'ordre pratique. Les employeurs doivent disposer de registres précis concernant les heures travaillées, les jours de congé accumulés, les jours de congé pris, les jours de congé reportés et les indemnités de congé versées.

Les employeurs doivent également vérifier si les contrats et les systèmes de paie ont été mis à jour. Les anciens contrats peuvent ne pas refléter la réglementation en vigueur et être source de confusion quant aux droits, à l'accumulation des heures et à la rémunération.

Indemnité de congés payés cumulée

Le cumul des indemnités de congés payés consiste à répartir ces indemnités sur l'année en ajoutant un montant supplémentaire au salaire du salarié, au lieu de les verser au moment où les congés sont effectivement pris.

Les employeurs peuvent désormais choisir d'appliquer le calcul cumulé de l'indemnité de congés payés uniquement pour les salariés travaillant selon un horaire irrégulier et ceux employés à temps partiel sur une partie de l'année. Lorsqu'il est appliqué, ce calcul doit généralement être effectué à un taux d'au moins 12,07% de la rémunération totale du salarié au cours de la période de paie concernée et figurer séparément sur la fiche de paie.

Cette solution peut sembler intéressante pour les employeurs qui emploient des travailleurs occasionnels ou à horaires variables, mais elle ne doit pas être adoptée à la légère. Les employeurs ont toujours l'obligation légale de veiller à ce que les travailleurs prennent les congés auxquels ils ont droit. Le cumul des indemnités de congés payés risque de dissuader les travailleurs de prendre leurs congés s'ils ne perçoivent pas leur rémunération au moment où ils s'absentent effectivement.

Avant de mettre en place le paiement cumulé des congés payés, les employeurs doivent vérifier si des modifications contractuelles sont nécessaires, si les salariés ont été correctement informés, si le système de paie permet de faire apparaître ce paiement de manière distincte et si les responsables comprennent bien que les congés doivent tout de même être pris.

Indemnité de congés payés et rémunération normale

Les erreurs relatives aux indemnités de congés payés surviennent souvent parce que les employeurs ne déterminent pas correctement ce qui doit être inclus dans la rémunération normale.

Selon les circonstances, l'indemnité de congés payés peut devoir inclure :

• le paiement régulier des heures supplémentaires ;
• paiements de commissions ;
• les paiements liés aux obligations contractuelles ;
• indemnités de travail posté ;
• les rémunérations liées à la situation professionnelle ou personnelle, telles que l'ancienneté ou les qualifications ;
• les autres versements réguliers qui font partie de la rémunération normale.

Les employeurs doivent faire preuve d'une vigilance particulière lorsque leurs salariés perçoivent une rémunération variable, afin de garantir le respect des règles relatives au calcul de l'indemnité de congés payés. Un système de paie qui calcule cette indemnité uniquement sur la base du salaire de base peut s'avérer erroné si le salarié perçoit régulièrement des heures supplémentaires, des commissions ou d'autres rémunérations qui doivent être prises en compte dans le calcul de l'indemnité de congés payés.

Il s'agit d'un domaine où de petites erreurs peuvent s'avérer coûteuses si elles se répètent au fil du temps ou au sein de l'ensemble du personnel.

Tenue des registres à compter du 6 avril 2026

À compter du 6 avril 2026, les employeurs devront tenir un registre des congés annuels et des indemnités de congés payés. Ce registre devra mentionner les congés pris, les congés reportés des années précédentes, les indemnités de congés payés ainsi que toute indemnité tenant lieu de congés, telle que les indemnités versées au titre des congés non pris lors du départ d'un salarié.

En ce qui concerne les registres relatifs aux indemnités de congés payés, les employeurs doivent être en mesure de justifier les éléments pris en compte dans le calcul, tels que les commissions, les primes, les heures supplémentaires ou toute autre rémunération pertinente. Ces registres doivent être conservés pendant au moins six ans à compter de leur date d'établissement.

Les employeurs peuvent conserver leurs registres sous la forme qu'ils jugent raisonnable. Il peut s'agir d'un système de gestion des ressources humaines, d'un système de paie, d'un tableur ou de tout autre système de gestion. L'essentiel est que ces registres soient exacts, complets et permettent de démontrer la conformité.

Les employeurs doivent également veiller à ce que les registres des congés soient tenus conformément au RGPD britannique et aux exigences en matière de protection des données.

Problèmes courants liés à l'indemnité de congé pour les employeurs

Les problèmes liés aux indemnités de congés payés surviennent souvent de manière progressive, plutôt que du fait d'une seule erreur manifeste.

Parmi les problèmes courants, on peut citer :

• les travailleurs occasionnels qui accumulent des jours de congé mais qui en prennent rarement ;
• les travailleurs sous contrat « zéro heure » dont les droits ne sont pas correctement pris en compte ;
• les travailleurs à temps partiel dont les contrats n'ont pas été mis à jour ;
• les salariés effectuant régulièrement des heures supplémentaires qui ne sont pas prises en compte dans le calcul de l'indemnité de congé ;
• les salariés rémunérés à la commission dont l'indemnité de congés payés est calculée uniquement sur la base du salaire de base ;
• les salariés qui quittent leur emploi sans avoir perçu le paiement correspondant aux congés accumulés mais non pris ;
• des différences de traitement entre les services ou les responsables ;
• un suivi insuffisant des jours de congé reportés ;
• les systèmes de gestion de la paie qui ne correspondent pas aux dispositions contractuelles.

Pour les PME, ces problèmes surviennent souvent parce que la gestion des indemnités de congés est répartie entre les services des ressources humaines, de la paie, des finances et les responsables hiérarchiques, sans qu'une seule personne ne supervise l'ensemble du processus.

Politiques, contrats et systèmes de gestion de la paie

Les employeurs doivent veiller à ce que les contrats, les politiques et les systèmes de paie soient tous cohérents.

Cela peut impliquer l'examen des contrats de travail, des accords relatifs aux travailleurs occasionnels, des règlements du personnel, des politiques en matière de congés annuels, des paramètres de paie, de la formulation des bulletins de paie et des procédures de départ.

Les employeurs devraient vérifier si les documents précisent :

• l'année des fêtes ;
• droit aux congés annuels ;
• comment les jours de congé s'accumulent ;
• comment demander un congé ;
• règles relatives au report des jours fériés ;
• comment est calculée l'indemnité de congés payés ;
• si l'on recourt au cumul des indemnités de congés payés ;
• ce qui se passe lorsque le contrat de travail prend fin ;
• qui est chargé de tenir les registres.

Une politique juridiquement rigoureuse est utile, mais elle ne résoudra pas le problème si les responsables et les équipes chargées de la gestion des salaires ne savent pas comment l'appliquer dans la pratique.

Les erreurs courantes des employeurs

Les employeurs doivent être particulièrement attentifs à éviter les erreurs suivantes :

• en partant du principe que l'indemnité de congés payés est toujours calculée uniquement sur la base du salaire de base ;
• ne pas inclure les heures supplémentaires régulières, les commissions ou toute autre rémunération pertinente ;
• en utilisant le solde de congés payés accumulés pour les salariés qui ne travaillent pas selon des horaires irréguliers ou à temps partiel ;
• ne pas indiquer séparément sur les fiches de paie le montant cumulé des indemnités de congés payés ;
• ne pas encourager les salariés à prendre leurs congés ;
• ne pas tenir de registre en bonne et due forme des jours de congé pris et reportés ;
• ne pas avoir conservé les registres relatifs aux indemnités de congés payés pendant six ans ;
• en utilisant des contrats ou des règles relatives aux congés obsolètes ;
• ne pas calculer correctement les jours de congé lorsqu'un employé quitte l'entreprise ;
• se fier à un logiciel de gestion de la paie sans vérifier les hypothèses juridiques sur lesquelles il repose ;
• considérer que les salariés occasionnels ou sous contrat « zéro heure » ne bénéficient d'aucun droit aux congés.

De nombreux litiges relatifs aux indemnités de congés payés ne surviennent pas parce que l'employeur avait l'intention de sous-rémunérer ses salariés, mais parce que les règles ont été mal comprises ou que les systèmes n'ont pas été correctement mis à jour.

Mesures pratiques pour les employeurs

Les employeurs devraient envisager de prendre dès maintenant les mesures suivantes :

1. Examiner les modalités actuelles relatives à l'indemnité de congés payés.
2. Recensez les salariés ayant des horaires irréguliers, ceux qui travaillent seulement une partie de l'année, les salariés occasionnels ou ceux sous contrat « zéro heure ».
3. Vérifiez si les heures supplémentaires, les commissions ou les indemnités sont incluses, le cas échéant.
4. Vérifiez si le report des indemnités de congés payés est correctement appliqué.
5. Les bulletins de paie indiquent séparément le montant cumulé de l'indemnité de congés payés, le cas échéant.
6. Examiner les contrats de travail, les accords conclus avec les salariés et les règlements du personnel.
7. Vérifiez que les systèmes de paie calculent correctement les indemnités de congés payés.
8. Veiller à ce que les registres relatifs aux congés pris, reportés et payés soient conservés pendant au moins six ans
9. Former les responsables de train et les équipes chargées de la paie aux règles en vigueur.
10. Demandez conseil dans les cas où des sous-rémunérations historiques auraient pu se produire.

La mise en œuvre de ces mesures permet de réduire les risques juridiques et aide les employeurs à gérer le paiement des congés d'une manière plus maîtrisée et plus judicieuse sur le plan commercial.

Conclusion

Les indemnités de congés payés, les horaires irréguliers et la tenue des registres sont des questions que les employeurs ne peuvent se permettre de négliger. Mal gérées, elles peuvent donner lieu à des réclamations, à des plaintes pour retenues illégales sur salaire, à des procédures devant les tribunaux du travail, à des obligations en matière de paie et à des risques liés à l'application de la législation. Bien gérées, elles permettent aux employeurs de gérer les congés annuels de manière équitable, cohérente et en toute confiance.

Pour les employeurs, l'essentiel est d'agir sans tarder, d'éviter les suppositions et de s'assurer que les contrats, les systèmes de paie, les politiques et les dossiers s'articulent correctement entre eux. Cela revêt une importance particulière pour les entreprises qui emploient du personnel occasionnel, saisonnier, à horaires variables ou rémunéré à la commission.

Chez Ronald Fletcher Baker, notre équipe spécialisée en droit du travail conseille les employeurs sur les indemnités de congés payés, les contrats de travail, le statut des salariés, la conformité en matière de paie, les règlements intérieurs, les politiques d’entreprise et les recours devant les tribunaux du travail. Si vous avez besoin de conseils sur la conformité en matière d’indemnités de congés payés ou si vous souhaitez revoir vos modalités de congés annuels, nous pouvons vous aider à évaluer les risques et à définir une stratégie concrète.