Indemnités de congés payés, horaires irréguliers et tenue des registres : guide pratique à l'intention des employeurs

Holiday pay remains one of the most technical and commonly misunderstood areas of employment law. For employers with part-time staff, casual workers, zero-hours arrangements, seasonal staff, shift workers, commission payments or regular overtime, the rules can be particularly difficult to apply in practice.

For employers, this is not simply a payroll issue. It involves contracts, working patterns, HR processes, record-keeping, staff communication and legal compliance. If handled incorrectly, holiday pay mistakes can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims, employment tribunal proceedings, back pay liabilities, enforcement action and reputational damage.

This is also a particularly important time for employers to review their approach. Recent holiday pay reforms introduced specific rules for irregular hours and part-year workers, including the option to use rolled-up holiday pay in limited circumstances. From 6 April 2026, employers must also keep annual leave and holiday pay records for at least six years.

Cet article aborde les principaux points que les employeurs doivent prendre en compte dans la gestion de l'indemnité de congés payés, des salariés ayant des horaires irréguliers et de la tenue des registres de congés.

Quelles sont les règles de base concernant l'indemnité de congé ?

Most workers are entitled to 5.6 weeks’ paid holiday each year. This includes full-time, part-time, agency, casual and zero-hours workers, provided they have worker status for employment law purposes.

L'indemnité de congés payés doit en principe correspondre au salaire normal du salarié. Pour les salariés ayant des horaires et un salaire fixes, le calcul est souvent simple. En revanche, pour les salariés dont la rémunération varie en raison des horaires de travail, des heures supplémentaires, des commissions, des primes, des indemnités ou d'horaires de travail irréguliers, le calcul peut s'avérer plus complexe.

Employers should therefore avoid assuming that basic salary or hourly pay is always enough. Depending on the circumstances, holiday pay may need to include payments linked to the performance of contractual tasks, regular overtime, commission or other payments that form part of normal remuneration.

The practical point for employers is that holiday pay should not be treated as a simple annual leave administration task. It should be checked against contracts, payroll data and the way people actually work.

Pourquoi les employeurs devraient-ils prendre au sérieux le respect de la réglementation en matière d'indemnités de congés payés ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les employeurs devraient prendre au sérieux le respect de la réglementation en matière d'indemnités de congés payés.

First, there is the legal risk. Workers can bring claims for unlawful deduction from wages where holiday pay has been underpaid. These claims can involve historic underpayments and may affect groups of workers where the same calculation method has been used across the business.

Secondly, there is the payroll risk. Holiday pay errors often arise because payroll systems are not aligned with contracts, working patterns or legal requirements. This is particularly common where businesses rely on casual staff, variable hours, commission, overtime or seasonal workers, which may complicate holiday pay calculations.

Troisièmement, il y a le risque lié à la tenue des registres. À compter du 6 avril 2026, les employeurs devront conserver les registres relatifs aux congés annuels et à l'indemnité de congé pendant au moins six ans. Cela signifie que les employeurs devront être en mesure de prouver non seulement que les salariés ont bénéficié du nombre de jours de congé auquel ils avaient droit, mais aussi que l'indemnité de congé a été calculée et enregistrée correctement.

En pratique, le principe est simple : les employeurs ne devraient pas attendre qu'une plainte ou une réclamation soit déposée pour vérifier si leurs modalités de rémunération des congés sont conformes.

Salariés à horaires irréguliers et salariés à temps partiel

Les règles applicables aux horaires irréguliers et aux salariés travaillant à temps partiel ont constitué une source particulière de difficultés pour les employeurs, notamment en ce qui concerne le calcul des indemnités de congés payés.

On entend généralement par « salarié à horaires irréguliers » une personne dont les heures rémunérées varient entièrement ou en grande partie selon les termes de son contrat au cours de chaque période de paie. On entend généralement par « salarié à temps partiel annuel » une personne qui n’est tenue de travailler que pendant une partie de l’année et qui connaît des périodes d’au moins une semaine durant lesquelles elle n’est pas tenue de travailler et n’est pas rémunérée.

For holiday years starting on or after 1 April 2024, irregular hours and part-year workers build up statutory holiday entitlement as they work. The usual statutory accrual rate is 12.07% of hours worked in a pay period, based on the 5.6 weeks’ statutory minimum entitlement.

Ce système peut s'avérer utile pour les employeurs dont le personnel est occasionnel, saisonnier ou dont les horaires sont variables. Cependant, il pose également des difficultés d'ordre pratique. Les employeurs doivent disposer de registres précis concernant les heures travaillées, les jours de congé accumulés, les jours de congé pris, les jours de congé reportés et les indemnités de congé versées.

Employers should also check whether contracts and payroll systems have been updated. Older contracts may not reflect the current rules and may create confusion about entitlement, accrual and pay.

Indemnité de congés payés cumulée

Rolled-up holiday pay is where holiday pay is spread across the year by adding an supplémentaires amount to the worker’s pay, instead of paying holiday pay when holiday is actually taken.

Les employeurs peuvent désormais choisir d'appliquer le calcul cumulé de l'indemnité de congés payés uniquement pour les salariés travaillant selon un horaire irrégulier et ceux employés à temps partiel sur une partie de l'année. Lorsqu'il est appliqué, ce calcul doit généralement être effectué à un taux d'au moins 12,07% de la rémunération totale du salarié au cours de la période de paie concernée et figurer séparément sur la fiche de paie.

This may be attractive for employers who engage casual or variable-hours workers, but it should not be adopted without thought. Employers still have a legal responsibility to ensure workers take the holiday they are entitled to. There is a risk that rolled-up holiday pay may discourage workers from taking holiday if they do not receive payment when they actually take time off.

Avant de mettre en place le paiement cumulé des congés payés, les employeurs doivent vérifier si des modifications contractuelles sont nécessaires, si les salariés ont été correctement informés, si le système de paie permet de faire apparaître ce paiement de manière distincte et si les responsables comprennent bien que les congés doivent tout de même être pris.

Indemnité de congés payés et rémunération normale

Les erreurs relatives aux indemnités de congés payés surviennent souvent parce que les employeurs ne déterminent pas correctement ce qui doit être inclus dans la rémunération normale.

Selon les circonstances, l'indemnité de congés payés peut devoir inclure :

• le paiement régulier des heures supplémentaires ;
• paiements de commissions ;
• payments linked to contractual duties;
• indemnités de travail posté ;
• les rémunérations liées à la situation professionnelle ou personnelle, telles que l'ancienneté ou les qualifications ;
• les autres versements réguliers qui font partie de la rémunération normale.

Les employeurs doivent faire preuve d'une vigilance particulière lorsque leurs salariés perçoivent une rémunération variable, afin de garantir le respect des règles relatives au calcul de l'indemnité de congés payés. Un système de paie qui calcule cette indemnité uniquement sur la base du salaire de base peut s'avérer erroné si le salarié perçoit régulièrement des heures supplémentaires, des commissions ou d'autres rémunérations qui doivent être prises en compte dans le calcul de l'indemnité de congés payés.

Il s'agit d'un domaine où de petites erreurs peuvent s'avérer coûteuses si elles se répètent au fil du temps ou au sein de l'ensemble du personnel.

Tenue des registres à compter du 6 avril 2026

À compter du 6 avril 2026, les employeurs devront tenir un registre des congés annuels et des indemnités de congés payés. Ce registre devra mentionner les congés pris, les congés reportés des années précédentes, les indemnités de congés payés ainsi que toute indemnité tenant lieu de congés, telle que les indemnités versées au titre des congés non pris lors du départ d'un salarié.

En ce qui concerne les registres relatifs aux indemnités de congés payés, les employeurs doivent être en mesure de justifier les éléments pris en compte dans le calcul, tels que les commissions, les primes, les heures supplémentaires ou toute autre rémunération pertinente. Ces registres doivent être conservés pendant au moins six ans à compter de leur date d'établissement.

Les employeurs peuvent conserver leurs registres sous la forme qu'ils jugent raisonnable. Il peut s'agir d'un système de gestion des ressources humaines, d'un système de paie, d'un tableur ou de tout autre système de gestion. L'essentiel est que ces registres soient exacts, complets et permettent de démontrer la conformité.

Les employeurs doivent également veiller à ce que les registres des congés soient tenus conformément au RGPD britannique et aux exigences en matière de protection des données.

Problèmes courants liés à l'indemnité de congé pour les employeurs

Les problèmes liés aux indemnités de congés payés surviennent souvent de manière progressive, plutôt que du fait d'une seule erreur manifeste.

Parmi les problèmes courants, on peut citer :

• les travailleurs occasionnels qui accumulent des jours de congé mais qui en prennent rarement ;
• les travailleurs sous contrat « zéro heure » dont les droits ne sont pas correctement pris en compte ;
• les travailleurs à temps partiel dont les contrats n'ont pas été mis à jour ;
• les salariés effectuant régulièrement des heures supplémentaires qui ne sont pas prises en compte dans le calcul de l'indemnité de congé ;
• les salariés rémunérés à la commission dont l'indemnité de congés payés est calculée uniquement sur la base du salaire de base ;
• les salariés qui quittent leur emploi sans avoir perçu le paiement correspondant aux congés accumulés mais non pris ;
• des différences de traitement entre les services ou les responsables ;
• un suivi insuffisant des jours de congé reportés ;
• les systèmes de gestion de la paie qui ne correspondent pas aux dispositions contractuelles.

For SMEs, these issues often arise because holiday pay is split between HR, payroll, financer and line managers, with no single person checking the whole process.

Politiques, contrats et systèmes de gestion de la paie

Les employeurs doivent veiller à ce que les contrats, les politiques et les systèmes de paie soient tous cohérents.

This may involve reviewing employment contracts, casual worker agreements, staff handbooks, annual leave policies, payroll settings, payslip wording and leaver processes.

Employers should consider whether documents explain:

• l'année des fêtes ;
• droit aux congés annuels ;
• comment les jours de congé s'accumulent ;
• comment demander un congé ;
• règles relatives au report des jours fériés ;
• comment est calculée l'indemnité de congés payés ;
• si l'on recourt au cumul des indemnités de congés payés ;
• ce qui se passe lorsque le contrat de travail prend fin ;
• who is responsible for keeping records.

A legally accurate policy is useful, but it va not solve the problem if managers and payroll teams do not understand how to apply it in practice.

Les erreurs courantes des employeurs

Les employeurs doivent être particulièrement attentifs à éviter les erreurs suivantes :

• en partant du principe que l'indemnité de congés payés est toujours calculée uniquement sur la base du salaire de base ;
• ne pas inclure les heures supplémentaires régulières, les commissions ou toute autre rémunération pertinente ;
• en utilisant le solde de congés payés accumulés pour les salariés qui ne travaillent pas selon des horaires irréguliers ou à temps partiel ;
• ne pas indiquer séparément sur les fiches de paie le montant cumulé des indemnités de congés payés ;
• ne pas encourager les salariés à prendre leurs congés ;
• ne pas tenir de registre en bonne et due forme des jours de congé pris et reportés ;
• ne pas avoir conservé les registres relatifs aux indemnités de congés payés pendant six ans ;
• en utilisant des contrats ou des règles relatives aux congés obsolètes ;
• ne pas calculer correctement les jours de congé lorsqu'un employé quitte l'entreprise ;
• se fier à un logiciel de gestion de la paie sans vérifier les hypothèses juridiques sur lesquelles il repose ;
• considérer que les salariés occasionnels ou sous contrat « zéro heure » ne bénéficient d'aucun droit aux congés.

De nombreux litiges relatifs aux indemnités de congés payés ne surviennent pas parce que l'employeur avait l'intention de sous-rémunérer ses salariés, mais parce que les règles ont été mal comprises ou que les systèmes n'ont pas été correctement mis à jour.

Mesures pratiques pour les employeurs

Les employeurs devraient envisager de prendre dès maintenant les mesures suivantes :

1. Examiner les modalités actuelles relatives à l'indemnité de congés payés.
2. Recensez les salariés ayant des horaires irréguliers, ceux qui travaillent seulement une partie de l'année, les salariés occasionnels ou ceux sous contrat « zéro heure ».
3. Vérifiez si les heures supplémentaires, les commissions ou les indemnités sont incluses, le cas échéant.
4. Vérifiez si le report des indemnités de congés payés est correctement appliqué.
5. Les bulletins de paie indiquent séparément le montant cumulé de l'indemnité de congés payés, le cas échéant.
6. Examiner les contrats de travail, les accords conclus avec les salariés et les règlements du personnel.
7. Vérifiez que les systèmes de paie calculent correctement les indemnités de congés payés.
8. Veiller à ce que les registres relatifs aux congés pris, reportés et payés soient conservés pendant au moins six ans
9. Former les responsables de train et les équipes chargées de la paie aux règles en vigueur.
10. Demandez conseil dans les cas où des sous-rémunérations historiques auraient pu se produire.

La mise en œuvre de ces mesures permet de réduire les risques juridiques et aide les employeurs à gérer le paiement des congés d'une manière plus maîtrisée et plus judicieuse sur le plan commercial.

Conclusion

Holiday pay, irregular hours and record-keeping are issues employers cannot afford to overlook. Handled poorly, they can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims, employment tribunal proceedings, payroll liabilities and enforcement risk. Handled properly, they allow employers to manage annual leave fairly, consistently and with greater confidence.

Pour les employeurs, l'essentiel est d'agir sans tarder, d'éviter les suppositions et de s'assurer que les contrats, les systèmes de paie, les politiques et les dossiers s'articulent correctement entre eux. Cela revêt une importance particulière pour les entreprises qui emploient du personnel occasionnel, saisonnier, à horaires variables ou rémunéré à la commission.

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on holiday pay, employment contracts, worker status, payroll compliance, staff handbooks, policies and employment tribunal claims. If you require advice on holiday pay compliance or reviewing your annual leave arrangements, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.