Les absences pour cause de maladie constituent l'un des problèmes les plus courants et les plus complexes auxquels les employeurs doivent faire face. Qu'un salarié soit absent pendant quelques jours, qu'il effectue des absences répétées de courte durée, qu'il soit en arrêt pour cause de stress ou qu'il soit absent en raison d'un problème de santé de longue durée, les employeurs doivent trouver un équilibre entre les besoins opérationnels, leurs obligations légales et le principe d'équité.
Pour les employeurs, il ne s'agit pas simplement d'une question de gestion des absences. Cela concerne les politiques en matière d'absences pour cause de maladie, les indemnités légales de maladie, les risques de discrimination fondée sur le handicap, les aménagements raisonnables, la santé au travail, les procédures d'évaluation des capacités, la culture d'entreprise et une communication rigoureuse.
Des données récentes montrent pourquoi cela est important. Le Office national des statistiques a indiqué qu'environ 148,8 millions de jours de travail avaient été perdus pour cause de maladie ou d'accident en 2025, avec un taux d'absentéisme pour cause de maladie de 2,01 %. Le Agence pour la santé et la sécurité au travail a également indiqué que le stress lié au travail, la dépression ou l'anxiété restent une cause majeure d'absentéisme. Les employeurs ont donc besoin de dispositifs concrets pour gérer les absences de manière équitable et cohérente.
Cet article aborde les principaux aspects que les employeurs doivent prendre en compte lorsqu'ils gèrent les absences pour cause de maladie, le handicap et les aménagements raisonnables sur le lieu de travail.
Qu'est-ce que la gestion des absences pour cause de maladie ?
La gestion des absences pour cause de maladie désigne le processus mis en place par un employeur pour enregistrer, suivre et traiter les absences des salariés dues à une maladie ou à un accident. Elle peut inclure des règles de déclaration des absences, des entretiens de reprise du travail, des seuils d'intervention, des orientations vers le service de médecine du travail, des reprises progressives, des aménagements et, dans certains cas, des procédures formelles d'évaluation des capacités.
Ce qu'il faut retenir pour les employeurs, c'est que l'absentéisme pour cause de maladie ne doit pas être considéré comme un problème unique. Une absence ponctuelle due à la grippe est très différente d'absences répétées de courte durée, d'une absence de longue durée, d'un stress lié au travail, d'une absence pour cause de handicap ou d'une absence liée à la grossesse.
Les employeurs devraient donc éviter une approche purement mécanique et tenir compte de leur obligation de mettre en place des aménagements raisonnables pour les salariés en situation de handicap. Les politiques en matière d'absences sont utiles, mais elles doivent être appliquées avec discernement, en particulier lorsque des problèmes de santé, un handicap ou des troubles de santé mentale peuvent être en cause.
Pourquoi les employeurs devraient-ils prendre au sérieux les arrêts maladie ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les employeurs devraient prendre au sérieux les absences pour cause de maladie.
Tout d'abord, il y a le risque opérationnel. L'absentéisme peut avoir des répercussions sur les effectifs, la prestation des services, la charge de travail, le moral et la productivité, ainsi que sur le bien-être général des personnes handicapées au sein de l'organisation. Si l'absentéisme n'est pas géré correctement, d'autres employés peuvent se retrouver à devoir assumer la charge de travail de leurs collègues pendant de longues périodes, ce qui peut être source de stress supplémentaire et de ressentiment.
Deuxièmement, il y a le risque juridique. Les absences pour cause de maladie peuvent donner lieu à des questions liées à l'indemnité légale de maladie, à la discrimination fondée sur le handicap, à la protection en cas de grossesse et de maternité, au licenciement abusif, aux données à caractère personnel, aux données relatives à la santé et aux aménagements raisonnables.
Troisièmement, il y a le risque lié à la gestion. Si un employeur tarde trop à prendre des mesures face à une absence, les problèmes risquent de s'aggraver. À l'inverse, s'il passe trop vite à des mesures formelles, il peut paraître insensible ou injuste. L'objectif doit être de gérer les absences pour cause de maladie liée à un handicap de manière précoce, cohérente et conforme à la loi.
Indemnités journalières de maladie et mises à jour réglementaires
Les employeurs doivent s'assurer que leurs politiques en matière d'absences pour cause de maladie et leurs systèmes de paie sont conformes aux règles légales en vigueur concernant les indemnités journalières de maladie.
À compter du 6 avril 2026, l'indemnité journalière de maladie est versée dès le premier jour d'arrêt maladie, et non plus à partir du quatrième jour, et le seuil de rémunération a été supprimé. Les recommandations de l'Acas précisent également que l'indemnité légale de maladie correspond désormais soit au montant forfaitaire hebdomadaire, soit à 80 % du salaire hebdomadaire moyen du salarié, le montant le plus bas étant retenu.
Cela signifie que les employeurs devraient revoir leurs politiques en matière d'absences pour cause de maladie, leurs procédures de paie, leurs manuels destinés aux employés et leurs directives à l'intention des responsables. Les politiques qui font encore référence à des délais de carence ou à des règles d'éligibilité obsolètes devront peut-être être mises à jour.
Les employeurs doivent également s'assurer que les responsables comprennent bien la différence entre la déclaration d'un arrêt maladie, le droit à l'indemnité légale de maladie, l'indemnité de maladie versée par l'entreprise et la question distincte de savoir si l'absence est liée à un handicap.
Absences de courte durée et points déclencheurs
Les absences répétées de courte durée peuvent être particulièrement difficiles à gérer et susciter des inquiétudes quant au retour au travail de l'employé. Même si chaque absence est de courte durée, leur accumulation peut perturber le fonctionnement de l'entreprise et soulever des questions concernant la fiabilité de l'employé, la charge de travail et la continuité des activités.
De nombreux employeurs se basent sur des seuils de déclenchement, tels qu'un certain nombre d'absences sur une période glissante, pour déclencher une évaluation. Ces seuils peuvent s'avérer utiles, mais ils ne doivent pas être appliqués automatiquement sans tenir compte du contexte.
Les employeurs devraient tenir compte des éléments suivants :
- si l'employé a justifié ses absences ;
- s'il existe une affection médicale sous-jacente ;
- si ces absences pourraient être liées à un handicap ;
- s'il est nécessaire de solliciter l'avis d'un spécialiste de la santé au travail ;
- s'il convient d'envisager des ajustements des seuils de déclenchement ;
- si l'employé a été traité de la même manière que les autres.
Un signal d'alerte devrait généralement donner lieu à un échange, et non déclencher automatiquement une alerte. Cela est particulièrement important lorsque l'employé souffre d'un handicap ou lorsque l'absence est liée au stress, à la santé mentale ou à un problème de santé chronique.
Absence de longue durée et capacité
Les arrêts maladie de longue durée peuvent mettre les employeurs dans une situation délicate. Ceux-ci souhaitent certes soutenir leur salarié, mais ils doivent également déterminer si ce dernier est susceptible de reprendre le travail, à quelle date il pourrait le faire, quelles tâches il serait en mesure d'accomplir et si des aménagements sont envisageables.
En cas d'absence de longue durée, les employeurs doivent généralement rester en contact régulier avec le salarié, se procurer des certificats médicaux le cas échéant, tenir compte des recommandations de la médecine du travail, étudier les aménagements raisonnables et examiner si un retour progressif au travail ou des tâches alternatives sont envisageables.
Un licenciement pour absence de longue durée peut être envisageable dans certaines circonstances, mais il comporte un risque élevé si l'employeur n'a pas respecté une procédure équitable. Avant d'envisager un licenciement, les employeurs doivent tenir compte des éléments suivants :
- les preuves médicales ;
- le délai probable pour le retour ;
- les répercussions de cette absence sur l'activité ;
- si l'employé est considéré comme une personne handicapée au sens de la loi de 2010 sur l'égalité ;
- si des ajustements raisonnables ont été envisagés ;
- s'il existe d'autres postes ou fonctions disponibles ;
- si l'employé a eu la possibilité de s'exprimer.
Les employeurs devraient demander conseil avant de licencier un salarié absent pour cause de problème de santé de longue durée, en particulier lorsque le handicap peut entrer en ligne de compte.
Handicap et aménagements raisonnables
L'un des principaux risques liés aux cas d'arrêt maladie réside dans le fait de ne pas reconnaître qu'un arrêt peut être lié à un handicap, notamment au regard des directives de la Commission pour l'égalité et les droits de l'homme.
En vertu de la loi de 2010 sur l'égalité, une personne est considérée comme handicapée si elle souffre d'une déficience physique ou mentale qui a un effet négatif important et durable sur sa capacité à mener ses activités quotidiennes normales. Toutes les maladies ne constituent pas nécessairement un handicap, mais les employeurs doivent faire preuve de prudence lorsqu'un salarié souffre d'une affection de longue durée, de symptômes récurrents, de troubles de santé mentale, de neurodiversité, de douleurs chroniques ou d'autres problèmes de santé persistants.
Recommandations de l'Acas explique que les aménagements raisonnables désignent les mesures prises par un employeur pour éliminer ou réduire un désavantage lié au handicap d'une personne. Dans le contexte de l'absentéisme, ces aménagements peuvent notamment consister à modifier les seuils de déclenchement, à ne pas comptabiliser certaines absences liées au handicap, à adapter les tâches, à modifier les horaires, à autoriser le télétravail, à fournir du matériel, à revoir les objectifs ou à permettre un retour progressif au travail.
Les aménagements raisonnables doivent être envisagés au cas par cas. Ce qui est considéré comme raisonnable dépendra de l'état de santé de l'employé, de son poste, de la taille et des ressources de l'employeur, de l'impact concret de l'aménagement et de la question de savoir si celui-ci permettrait de réduire le désavantage.
Santé au travail, certificats médicaux et retour progressif au travail
La médecine du travail peut s'avérer très utile lorsque les absences sont prolongées, complexes ou liées à un éventuel handicap. Elle peut aider les employeurs à comprendre l'état de santé du salarié, le délai probable de retour au travail, son aptitude au travail et les aménagements éventuels à prévoir.
Les employeurs doivent définir clairement les questions auxquelles ils souhaitent que le service de médecine du travail réponde. Ils peuvent par exemple demander si le salarié est apte à reprendre le travail, s'il est recommandé de procéder à un retour progressif, si des aménagements sont nécessaires, si l'état de santé du salarié risque d'être durable et s'il existe des restrictions concernant ses tâches.
Un retour progressif au travail peut souvent aider un salarié à reprendre le travail en toute sécurité après une période d'arrêt maladie. Cela peut se traduire par une réduction du temps de travail, une diminution des tâches, des responsabilités allégées, un télétravail temporaire ou une augmentation progressive de la charge de travail.
Les employeurs doivent consigner par écrit tout plan de retour au travail convenu et le réexaminer régulièrement. Un retour progressif ne doit pas se limiter à un simple accord, puis être oublié.
Santé mentale, stress et absences liées au travail
Les absences liées à la santé mentale et au stress peuvent être un sujet particulièrement délicat. Les employés peuvent hésiter à aborder le sujet, et les responsables peuvent ne pas savoir exactement quelles questions poser.
Les employeurs doivent aborder ces situations avec prudence et bienveillance, en particulier lorsqu'ils examinent les implications d'un congé pour invalidité. Ils doivent se demander si le travail pourrait contribuer au problème, si la charge de travail, le style de gestion, le harcèlement, les conflits, les horaires de travail ou les changements organisationnels pourraient jouer un rôle, et s'il est nécessaire de procéder à une évaluation des risques liés au stress.
Lorsqu'un salarié fait état d'un stress lié au travail, l'employeur doit mettre en place des aménagements raisonnables et ne doit pas considérer cette préoccupation comme un simple problème personnel. Même si l'employeur ne partage pas le point de vue du salarié, il convient d'examiner cette préoccupation de manière approfondie.
Le soutien concret peut prendre la forme de suivis réguliers, d'ajustements de la charge de travail, de modifications temporaires des tâches, d'un accompagnement en matière de santé au travail, de l'accès à un programme d'aide aux employés, d'une formation à la gestion ou d'une médiation en cas de conflit sur le lieu de travail.
Les erreurs courantes des employeurs
Les employeurs doivent être particulièrement attentifs à éviter les erreurs suivantes :
- appliquer les critères de déclenchement d'une absence de manière trop rigide ;
- ne pas tenir compte du fait que l'absence est liée au handicap ;
- ne pas solliciter l'avis d'un médecin ou d'un professionnel de la santé au travail lorsque cela s'avère nécessaire ;
- recourir trop rapidement aux avertissements ou au licenciement ;
- ne pas rester en contact de manière raisonnable pendant une absence de longue durée ;
- poser des questions médicales inappropriées ou trop indiscrètes ;
- ne pas tenir compte des aménagements raisonnables ;
- ne pas avoir examiné les déclarations ou les rectifications échelonnées ;
- considérer les absences pour raisons de santé mentale comme moins graves que celles dues à une maladie physique ;
- en appliquant des politiques obsolètes en matière d'absences pour cause de maladie ou d'indemnités journalières légales ;
- ne pas former les cadres aux questions liées à l'absentéisme et au handicap.
De nombreux conflits ne surviennent pas parce que l'employeur avait l'intention de traiter quelqu'un de manière injuste, mais parce que les responsables n'ont pas pris le temps de réfléchir, de poser les bonnes questions et de demander conseil avant d'agir.
Mesures pratiques pour les employeurs
Les employeurs devraient envisager de prendre dès maintenant les mesures suivantes :
- Réexaminer les politiques relatives aux absences pour cause de maladie ainsi que la formulation des dispositions relatives à l'indemnité légale de maladie.
- Vérifiez que les systèmes de paie respectent les règles en vigueur en matière d'indemnités journalières de maladie.
- Former les responsables du personnel aux risques liés aux absences de courte durée, aux absences de longue durée et à l'invalidité.
- Organisez régulièrement des réunions de reprise du travail.
- Considérez les points sensibles comme des occasions de faire le point, et non comme des sanctions automatiques.
- Dans les cas complexes ou de longue durée, il convient de solliciter l'avis du service de médecine du travail.
- Vérifiez si l'absence peut être liée à un handicap.
- Envisagez des aménagements raisonnables avant de donner des avertissements ou d'envisager un licenciement.
- Conservez des comptes rendus précis des réunions, des rapports médicaux, des ajustements et des décisions.
- Demandez conseil avant de licencier un salarié dont l'absence pourrait être liée à un handicap, à une grossesse, à des problèmes de santé mentale ou au stress lié au travail.
La mise en œuvre de ces mesures peut réduire les risques juridiques et aider les employeurs à gérer les arrêts de travail pour cause de handicap d'une manière équitable, cohérente et économiquement raisonnable.
Conclusion
Les absences pour cause de maladie, le handicap et les aménagements raisonnables sont des questions que les employeurs ne peuvent se permettre de traiter à la légère. Mal gérées, elles peuvent donner lieu à des réclamations, à des plaintes pour discrimination, à des recours pour licenciement abusif, à des problèmes de relations avec le personnel et à des perturbations évitables dans la gestion de l'entreprise. Bien gérées, elles permettent aux employeurs de soutenir leurs employés tout en préservant les besoins de l'entreprise.
Pour les employeurs, l'essentiel est d'agir rapidement, d'éviter les a priori et de tenir compte de la situation particulière de chacun. Les politiques en matière d'absences sont importantes, mais elles doivent être appliquées avec prudence lorsque des problèmes de handicap, de santé mentale, de grossesse, de stress ou de maladie chronique peuvent être en cause.
Chez Ronald Fletcher Baker, notre équipe spécialisée en droit du travail conseille les employeurs sur les absences pour cause de maladie, la discrimination fondée sur le handicap, les aménagements raisonnables, la santé au travail, les procédures d'évaluation des capacités, les licenciements, les politiques d'entreprise et les recours devant les tribunaux du travail. Si vous avez besoin de conseils pour gérer les absences pour cause de maladie ou pour revoir vos procédures en matière d'absences et de handicap, nous pouvons vous aider à évaluer les risques et à définir une stratégie pratique pour aller de l'avant.
Adam Pavey
Partenaire pour l'emploi
