Sickness absence is one of the most common and difficult issues employers have to manage. Whether an employee is off for a few days, has repeated short-term absences, is signed off with stress, or is absent because of a longer-term health condition, employers need to balance operational needs with legal duties and fair treatment.
For employers, this is not simply an absence management issue. It involves sickness absence policies, statutory sick pay, disability discrimination risk, reasonable adjustments, occupational health, capability procedures, workplace culture and careful communication.
Recent data underlines why this matters. The Office national des statistiques a indiqué qu'environ 148,8 millions de jours de travail avaient été perdus pour cause de maladie ou d'accident en 2025, avec un taux d'absentéisme pour cause de maladie de 2,01 %. Le Agence pour la santé et la sécurité au travail a également indiqué que le stress lié au travail, la dépression ou l'anxiété restent une cause majeure d'absentéisme. Les employeurs ont donc besoin de dispositifs concrets pour gérer les absences de manière équitable et cohérente.
This article considers the key issues employers should be aware of when managing sickness absence, disability and reasonable adjustments in the workplace.
Qu'est-ce que la gestion des absences pour cause de maladie ?
La gestion des absences pour cause de maladie désigne le processus mis en place par un employeur pour enregistrer, suivre et traiter les absences des salariés dues à une maladie ou à un accident. Elle peut inclure des règles de déclaration des absences, des entretiens de reprise du travail, des seuils d'intervention, des orientations vers le service de médecine du travail, des reprises progressives, des aménagements et, dans certains cas, des procédures formelles d'évaluation des capacités.
Ce qu'il faut retenir pour les employeurs, c'est que l'absentéisme pour cause de maladie ne doit pas être considéré comme un problème unique. Une absence ponctuelle due à la grippe est très différente d'absences répétées de courte durée, d'une absence de longue durée, d'un stress lié au travail, d'une absence pour cause de handicap ou d'une absence liée à la grossesse.
Employers should therefore avoid a purely mechanical approach and consider their obligation to make reasonable adjustments for employees with disabilities. Absence policies are useful, but they should be applied with judgment, particularly where health conditions, disability or mental health concerns may be involved.
Pourquoi les employeurs devraient-ils prendre au sérieux les arrêts maladie ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les employeurs devraient prendre au sérieux les absences pour cause de maladie.
First, there is the operational risk. Absence can affect staffing, service delivery, workloads, morale and productivity, and overall wellbeing of disabled people in the organisation. If absence is not managed properly, other employees may be left covering work for long periods, which can create further stress and resentment.
Secondly, there is the legal risk. Sickness absence may involve statutory sick pay, disability discrimination, pregnancy and maternity protection, unfair dismissal, personal data, health data and reasonable adjustments.
Troisièmement, il y a le risque lié à la gestion. Si un employeur tarde trop à prendre des mesures face à une absence, les problèmes risquent de s'aggraver. À l'inverse, s'il passe trop vite à des mesures formelles, il peut paraître insensible ou injuste. L'objectif doit être de gérer les absences pour cause de maladie liée à un handicap de manière précoce, cohérente et conforme à la loi.
Indemnités journalières de maladie et mises à jour réglementaires
Employers should make sure their sickness absence policies and payroll systems reflect the current statutory sick pay rules.
À compter du 6 avril 2026, l'indemnité journalière de maladie est versée dès le premier jour d'arrêt maladie, et non plus à partir du quatrième jour, et le seuil de rémunération a été supprimé. Les recommandations de l'Acas précisent également que l'indemnité légale de maladie correspond désormais soit au montant forfaitaire hebdomadaire, soit à 80 % du salaire hebdomadaire moyen du salarié, le montant le plus bas étant retenu.
Cela signifie que les employeurs devraient revoir leurs politiques en matière d'absences pour cause de maladie, leurs procédures de paie, leurs manuels destinés aux employés et leurs directives à l'intention des responsables. Les politiques qui font encore référence à des délais de carence ou à des règles d'éligibilité obsolètes devront peut-être être mises à jour.
Les employeurs doivent également s'assurer que les responsables comprennent bien la différence entre la déclaration d'un arrêt maladie, le droit à l'indemnité légale de maladie, l'indemnité de maladie versée par l'entreprise et la question distincte de savoir si l'absence est liée à un handicap.
Absences de courte durée et points déclencheurs
Repeated short-term absence can be particularly difficult to manage, and may lead to concerns about the employee’s return to work. Each individual absence may be short, but the overall pattern may cause disruption and create concerns about reliability, workload and business continuity.
Many employers use trigger points, such as a certain number of absences within a rolling period, to prompt a review. Trigger points can be useful, but they should not be applied automatically without considering the circumstances.
Les employeurs devraient tenir compte des éléments suivants :
- si l'employé a justifié ses absences ;
- s'il existe une affection médicale sous-jacente ;
- si ces absences pourraient être liées à un handicap ;
- s'il est nécessaire de solliciter l'avis d'un spécialiste de la santé au travail ;
- s'il convient d'envisager des ajustements des seuils de déclenchement ;
- si l'employé a été traité de la même manière que les autres.
Un signal d'alerte devrait généralement donner lieu à un échange, et non déclencher automatiquement une alerte. Cela est particulièrement important lorsque l'employé souffre d'un handicap ou lorsque l'absence est liée au stress, à la santé mentale ou à un problème de santé chronique.
Absence de longue durée et capacité
Long-term sickness absence can place employers in a difficult position. Employers may want to assistance the employee, but they also need to understand whether the employee is likely to return, when they may return, what work they may be able to do and whether adjustments are possible.
In long-term absence cases, employers should usually keep in reasonable contact with the employee, obtain medical evidence where appropriate, consider occupational health advice, explore reasonable adjustments and review whether a phased return or alternative duties may be possible.
Un licenciement pour absence de longue durée peut être envisageable dans certaines circonstances, mais il comporte un risque élevé si l'employeur n'a pas respecté une procédure équitable. Avant d'envisager un licenciement, les employeurs doivent tenir compte des éléments suivants :
- les preuves médicales ;
- le délai probable pour le retour ;
- les répercussions de cette absence sur l'activité ;
- si l'employé est considéré comme une personne handicapée au sens de la loi de 2010 sur l'égalité ;
- si des ajustements raisonnables ont été envisagés ;
- s'il existe d'autres postes ou fonctions disponibles ;
- si l'employé a eu la possibilité de s'exprimer.
Les employeurs devraient demander conseil avant de licencier un salarié absent pour cause de problème de santé de longue durée, en particulier lorsque le handicap peut entrer en ligne de compte.
Handicap et aménagements raisonnables
L'un des principaux risques liés aux cas d'arrêt maladie réside dans le fait de ne pas reconnaître qu'un arrêt peut être lié à un handicap, notamment au regard des directives de la Commission pour l'égalité et les droits de l'homme.
Under the Equality Act 2010, a person is disabled if they have a physical or mental impairment which has a substantial and long-term adverse effect on their ability to carry out normal day-to-day activities. Not every illness va amount to a disability, but employers should be cautious where an employee has a long-term condition, recurring symptoms, mental health issues, neurodivergence, chronic pain or other ongoing health difficulties.
Recommandations de l'Acas explains that reasonable adjustments are changes an employer makes to remove or reduce a disadvantage related to someone’s disability. In an absence context, adjustments might include modifying trigger points, discounting some disability-related absence, changing duties, adjusting hours, allowing homeworking, providing equipment, altering targets or allowing a phased return.
Les aménagements raisonnables doivent être envisagés au cas par cas. Ce qui est considéré comme raisonnable dépendra de l'état de santé de l'employé, de son poste, de la taille et des ressources de l'employeur, de l'impact concret de l'aménagement et de la question de savoir si celui-ci permettrait de réduire le désavantage.
Santé au travail, certificats médicaux et retour progressif au travail
La médecine du travail peut s'avérer très utile lorsque les absences sont prolongées, complexes ou liées à un éventuel handicap. Elle peut aider les employeurs à comprendre l'état de santé du salarié, le délai probable de retour au travail, son aptitude au travail et les aménagements éventuels à prévoir.
Les employeurs doivent définir clairement les questions auxquelles ils souhaitent que le service de médecine du travail réponde. Ils peuvent par exemple demander si le salarié est apte à reprendre le travail, s'il est recommandé de procéder à un retour progressif, si des aménagements sont nécessaires, si l'état de santé du salarié risque d'être durable et s'il existe des restrictions concernant ses tâches.
Un retour progressif au travail peut souvent aider un salarié à reprendre le travail en toute sécurité après une période d'arrêt maladie. Cela peut se traduire par une réduction du temps de travail, une diminution des tâches, des responsabilités allégées, un télétravail temporaire ou une augmentation progressive de la charge de travail.
Les employeurs doivent consigner par écrit tout plan de retour au travail convenu et le réexaminer régulièrement. Un retour progressif ne doit pas se limiter à un simple accord, puis être oublié.
Santé mentale, stress et absences liées au travail
Les absences liées à la santé mentale et au stress peuvent être un sujet particulièrement délicat. Les employés peuvent hésiter à aborder le sujet, et les responsables peuvent ne pas savoir exactement quelles questions poser.
Employers should approach these cases carefully and supportively, especially when considering the implications of disability leave. They should consider whether work may be contributing to the problem, whether workload, management style, bullying, conflict, working hours or organisational change may be relevant, and whether a stress risk assessment is needed.
Lorsqu'un salarié fait état d'un stress lié au travail, l'employeur doit mettre en place des aménagements raisonnables et ne doit pas considérer cette préoccupation comme un simple problème personnel. Même si l'employeur ne partage pas le point de vue du salarié, il convient d'examiner cette préoccupation de manière approfondie.
Le soutien concret peut prendre la forme de suivis réguliers, d'ajustements de la charge de travail, de modifications temporaires des tâches, d'un accompagnement en matière de santé au travail, de l'accès à un programme d'aide aux employés, d'une formation à la gestion ou d'une médiation en cas de conflit sur le lieu de travail.
Les erreurs courantes des employeurs
Les employeurs doivent être particulièrement attentifs à éviter les erreurs suivantes :
- appliquer les critères de déclenchement d'une absence de manière trop rigide ;
- ne pas tenir compte du fait que l'absence est liée au handicap ;
- ne pas solliciter l'avis d'un médecin ou d'un professionnel de la santé au travail lorsque cela s'avère nécessaire ;
- recourir trop rapidement aux avertissements ou au licenciement ;
- ne pas rester en contact de manière raisonnable pendant une absence de longue durée ;
- poser des questions médicales inappropriées ou trop indiscrètes ;
- ne pas tenir compte des aménagements raisonnables ;
- ne pas avoir examiné les déclarations ou les rectifications échelonnées ;
- considérer les absences pour raisons de santé mentale comme moins graves que celles dues à une maladie physique ;
- en appliquant des politiques obsolètes en matière d'absences pour cause de maladie ou d'indemnités journalières légales ;
- ne pas former les cadres aux questions liées à l'absentéisme et au handicap.
Many disputes arise not because the employer intended to treat someone unfairly, but because managers failed to pause, ask the right questions and take advice before acting.
Mesures pratiques pour les employeurs
Les employeurs devraient envisager de prendre dès maintenant les mesures suivantes :
- Réexaminer les politiques relatives aux absences pour cause de maladie ainsi que la formulation des dispositions relatives à l'indemnité légale de maladie.
- Vérifiez que les systèmes de paie respectent les règles en vigueur en matière d'indemnités journalières de maladie.
- Former les responsables du personnel aux risques liés aux absences de courte durée, aux absences de longue durée et à l'invalidité.
- Organisez régulièrement des réunions de reprise du travail.
- Considérez les points sensibles comme des occasions de faire le point, et non comme des sanctions automatiques.
- Dans les cas complexes ou de longue durée, il convient de solliciter l'avis du service de médecine du travail.
- Vérifiez si l'absence peut être liée à un handicap.
- Envisagez des aménagements raisonnables avant de donner des avertissements ou d'envisager un licenciement.
- Keep clear records of meetings, medical evidence, adjustments and decisions.
- Demandez conseil avant de licencier un salarié dont l'absence pourrait être liée à un handicap, à une grossesse, à des problèmes de santé mentale ou au stress lié au travail.
La mise en œuvre de ces mesures peut réduire les risques juridiques et aider les employeurs à gérer les arrêts de travail pour cause de handicap d'une manière équitable, cohérente et économiquement raisonnable.
Conclusion
Sickness absence, disability and reasonable adjustments are issues employers cannot afford to handle casually. Handled poorly, they can lead to grievances, discrimination claims, unfair dismissal claims, staff relations problems and avoidable management disruption. Handled properly, they allow employers to support employees while protecting the needs of the business.
Pour les employeurs, l'essentiel est d'agir rapidement, d'éviter les a priori et de tenir compte de la situation particulière de chacun. Les politiques en matière d'absences sont importantes, mais elles doivent être appliquées avec prudence lorsque des problèmes de handicap, de santé mentale, de grossesse, de stress ou de maladie chronique peuvent être en cause.
At Ronald Fletcher Baker, our Emploi Team advises employers on sickness absence, disability discrimination, reasonable adjustments, occupational health, capability procedures, dismissals, workplace policies and employment tribunal claims. If you require advice on managing sickness absence or reviewing your absence and disability procedures, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.
Adam Pavey
Partenaire pour l'emploi
