Trabalho flexível e direitos familiares desde o primeiro dia: um guia prático para empregadores

Flexible working and family leave rights are becoming increasingly important issues for employers. Requests for hybrid working, adjusted hours, compressed hours, part-time arrangements, paternity leave, parental leave, carer’s leave and neonatal care leave are now a regular part of workplace management. 

For employers, this is not simply an HR administration issue. It involves legal risk, employee relations, consistency, workforce planning and management training. If handled incorrectly, flexible working and family leave requests can lead to grievances, discrimination complaints, breach of contract issues and employment tribunal claims under the employment rights act 1996. 

This is also a particularly important time for employers to review their approach. Since 6 April 2024, employees have been able to make a statutory flexible working request from the first day of employment. From 6 April 2026, paternity leave and ordinary parental leave also became day-one rights. Employers should therefore ensure that policies, contracts and manager guidance reflect the current position. 

Este artigo aborda as questões fundamentais que os empregadores devem ter em conta ao lidar com o trabalho flexível e os direitos familiares desde o primeiro dia. 

O que são os direitos à flexibilidade no trabalho e à conciliação familiar? 

Flexible working can include a wide range of arrangements. This may include working from home, hybrid working, part-time hours, compressed hours, staggered hours, flexitime, job sharing, adjusted start and finish times or changes to working localização. 

Family rights may include maternity leave, paternity leave, adoption leave, shared parental leave, ordinary parental leave, carer’s leave, neonatal care leave and time off for dependants. Some rights relate to planned family responsibilities, while others apply where urgent or unexpected caring issues arise. 

The important point for employers is that these requests often overlap with wider legal issues. For example, a flexible working request may also involve childcare responsibilities, disability, pregnancy, mental health, caring responsibilities, religion or menopause. A request should therefore be considered carefully and not treated as a simple preference, especially in light of the employment rights bill. 

Por que razão os empregadores devem levar a sério estes pedidos? 

Existem várias razões pelas quais os empregadores devem levar a sério a flexibilidade no trabalho e os direitos familiares. 

First, there is the legal risk. A mishandled request may lead to claims relating to flexible working, discrimination, detriment, despedimento sem justa causa, breach of contract or unlawful treatment connected with family leave. 

Secondly, there is the management risk. If managers apply policies inconsistently, delay decisions or reject requests without proper reasoning, this can damage trust and lead to grievances or staff turnover. 

Thirdly, there is a comercial opportunity. Employers who handle requests fairly and consistently are more likely to retain experienced staff, apoio working parents and carers, improve morale and reduce recruitment costs. 

The practical point is simple: flexible working and family rights should be managed as part of workforce planning, not treated as ad hoc favours. 

Pedidos de horários flexíveis 

Os trabalhadores podem apresentar um pedido de horário de trabalho flexível, nos termos da lei, a partir do primeiro dia de trabalho. Os empregadores devem tratar esses pedidos de forma razoável, consultar o trabalhador antes de recusar um pedido e tomar uma decisão final dentro do prazo previsto na lei. 

Employees can make two statutory flexible working requests in any 12-month period, exercising their day one right. They should not have more than one live statutory request at the same time. 

Employers can still refuse a request where there is a genuine business reason, but they must consider the right to request flexible working. However, the decision should be reasoned, evidenced and consistent. Employers should avoid generic explanations such as “it would not work for the business” without explaining why. 

Ao analisar um pedido, os empregadores devem perguntar: 

• que alteração está a ser solicitada; 

• whether the request is temporary or permanent; 

• how the arrangement would affect the role, team and customers; 

• se existem alternativas práticas; 

• se um período experimental seria útil; 

• se existe algum risco de discriminação; 

• se a decisão é coerente com pedidos semelhantes. 

Um pedido de horário de trabalho flexível não tem de ser aceite automaticamente, mas deve ser devidamente analisado. 

Direitos da Família desde o Primeiro Dia 

Os direitos relativos à licença familiar têm evoluído significativamente nos últimos anos. Os empregadores devem assegurar-se de que as suas políticas refletem os direitos atualmente previstos e de que os gestores compreendem quais os direitos que se aplicam desde o primeiro dia de trabalho. 

A partir de 6 de abril de 2024, a licença para prestação de cuidados passou a ser um direito adquirido desde o primeiro dia de trabalho. Os trabalhadores elegíveis podem gozar até uma semana de licença para prestação de cuidados não remunerada num período de 12 meses, para prestar ou organizar cuidados a um dependente com necessidades de cuidados de longa duração. 

A licença e a remuneração por cuidados neonatais entraram em vigor para bebés nascidos a partir de 6 de abril de 2025. A licença por cuidados neonatais pode proporcionar até 12 semanas de licença adicional nos casos em que o bebé receba cuidados neonatais elegíveis. O direito à licença para cuidados neonatais aplica-se a partir do primeiro dia de trabalho, embora a remuneração legal por cuidados neonatais tenha regras de elegibilidade distintas. 

A partir de 6 de abril de 2026, a licença de paternidade e a licença parental comum passaram a ser direitos adquiridos desde o primeiro dia. Isto significa que os empregadores devem verificar se as suas políticas ainda fazem referência a períodos de qualificação desatualizados. 

Estas alterações são particularmente importantes para as PME, onde os gestores podem estar habituados a lidar com os pedidos de forma informal ou a basear-se na redação antiga do manual. 

Gerir os pedidos de forma justa e coerente 

Employers should have a clear process for handling flexible working and family leave requests. A fair process helps managers respond consistently and reduces the risk of disputes. 

Um bom processo deve incluir: 

• um procedimento claro para a apresentação de pedidos; 

• resposta imediata ao pedido; 

• uma reunião ou consulta, quando for caso disso; 

• proper consideration of the employee’s circumstances; 

• uma decisão por escrito; 

• motivos claros, caso o pedido seja recusado; 

• a right of appeal where appropriate; 

• registos do processo de tomada de decisão. 

Consistency is important. If one employee is allowed to work flexibly, another employee in a similar role may reasonably ask why their request has been refused. Employers should be able to explain any difference in treatment by reference to the role, business need and evidence. 

Riscos de discriminação e prejuízo 

Flexible working and family rights often overlap with discrimination protections, emphasising the importance de understanding employment rights. 

For example, refusing a request to adjust hours may create indirect sex discrimination risk if the request relates to childcare responsibilities. Refusing a homeworking or adjusted-hours request may create disability discrimination risk where the request is connected to a health condition. Poor treatment because an employee has taken or requested family leave may also create legal risk. 

Os empregadores devem ter especial cuidado nos casos em que um pedido esteja relacionado com: 

• gravidez ou maternidade; 

• responsabilidades relacionadas com o cuidado das crianças; 

• disability or long-term health conditions; 

• saúde mental; 

• neurodiversity; 

• responsabilidades de prestação de cuidados; 

• religião ou crença; 

• ao regressar da licença parental. 

This does not mean every request must be accepted. It does mean employers should pause, consider the legal context and ensure any refusal can be justified with evidence. 

Políticas, contratos e formação de gestores 

Employers should check whether their contratos de trabalho, staff handbooks and HR templates are up to date. Many policies still contain outdated references to qualifying periods, decision timescales or old flexible working rules. 

Os empregadores devem considerar a possibilidade de rever: 

• políticas de trabalho flexíveis; 

• políticas relativas à licença de paternidade; 

• políticas relativas à licença parental ordinária; 

• políticas relativas à licença para prestação de cuidados, incluindo disposições relativas à licença parental não remunerada; 

• políticas relativas à licença para cuidados neonatais; 

• políticas relativas à licença de maternidade, à adoção e à licença parental partilhada; 

• políticas de trabalho híbrido; 

• políticas relativas a ausências e licenças; 

• políticas de igualdade de oportunidades; 

• orientações para gestores e modelos de cartas. 

As atualizações das políticas são úteis, mas não são suficientes se os gestores não compreenderem como aplicá-las em conformidade com a legislação laboral. Os gestores devem saber quando recorrer aos Recursos Humanos, como proceder às consultas, como documentar as decisões e quando procurar aconselhamento jurídico. 

Erros comuns cometidos pelos empregadores 

Os empregadores devem ter especial cuidado para evitar os seguintes erros: 

• recorrendo a políticas desatualizadas em matéria de trabalho flexível ou de licenças familiares; 

• partindo do princípio de que os colaboradores precisam de um período mínimo de antiguidade antes de apresentarem um pedido de trabalho flexível; 

• rejeitar pedidos sem uma consulta significativa; 

• apresentando razões comerciais vagas ou genéricas; 

• não ter em conta os períodos de experiência ou as alternativas; 

• tratar pedidos semelhantes de forma inconsistente; 

• ignorar os riscos de discriminação; 

• penalizar os trabalhadores por gozarem ou solicitarem licença familiar; 

• não atualizar os contratos ou os manuais do pessoal; 

• não dar formação aos gestores sobre as regras em vigor. 

Muitos litígios surgem não porque o empregador tivesse a intenção de agir de forma ilegal, mas porque os gestores se basearam em pressupostos desatualizados ou trataram os pedidos de forma demasiado informal. 

Medidas práticas para os empregadores 

Os empregadores devem considerar a adoção das seguintes medidas neste momento: 

1. Analisar as políticas relativas ao trabalho flexível e às licenças familiares. 

2. Verifique se as políticas refletem os direitos ao trabalho flexível desde o primeiro dia. 

3. Atualizar as políticas relativas à licença de paternidade, à licença parental, à licença para prestação de cuidados e à licença para cuidados neonatais. 

4. Prepare modelos de cartas para aceitar, recusar e discutir pedidos. 

5. Formar os gestores em matéria de consulta e tomada de decisões. 

6. Analise se os regimes de trabalho híbrido estão a ser aplicados de forma coerente. 

7. Mantenha registos escritos dos pedidos e das decisões. 

8. Analise se as recusas podem criar um risco de discriminação. 

9. Considere a possibilidade de estabelecer períodos de experiência, sempre que for adequado. 

10. Peça conselho antes de recusar pedidos complexos ou delicados. 

A adoção destas medidas pode reduzir o risco jurídico e ajudar os empregadores a lidar com os pedidos de forma segura, justa e coerente. 

Conclusão 

O trabalho flexível e os direitos familiares desde o primeiro dia são questões que os empregadores não podem dar-se ao luxo de tratar de forma leviana. Se forem mal geridas, podem dar origem a queixas, denúncias de discriminação, problemas nas relações com os colaboradores e riscos de recurso a tribunais do trabalho. Se forem bem geridas, podem ajudar os empregadores a reter os colaboradores, apoiar os pais e cuidadores que trabalham e criar um local de trabalho mais flexível e resiliente. 

O fundamental para os empregadores é agir atempadamente, evitar suposições e garantir que as políticas e as práticas de gestão reflitam a situação jurídica atual. 

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on flexible working requests, family leave policies, staff handbooks, discrimination risk, workplace procedures and employment tribunal claims. If you require advice on updating your policies or managing a flexible working or family leave request, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.