Urlaubsgeld, unregelmäßige Arbeitszeiten und Aufzeichnungspflichten: Ein praktischer Leitfaden für Arbeitgeber

Holiday pay remains one of the most technical and commonly misunderstood areas of employment law. For employers with part-time staff, casual workers, zero-hours arrangements, seasonal staff, shift workers, commission payments or regular overtime, the rules can be particularly difficult to apply in practice.

For employers, this is not simply a payroll issue. It involves contracts, working patterns, HR processes, record-keeping, staff communication and legal compliance. If handled incorrectly, holiday pay mistakes can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims, employment tribunal proceedings, back pay liabilities, enforcement action and reputational damage.

This is also a particularly important time for employers to review their approach. Recent holiday pay reforms introduced specific rules for irregular hours and part-year workers, including the option to use rolled-up holiday pay in limited circumstances. From 6 April 2026, employers must also keep annual leave and holiday pay records for at least six years.

Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Aspekten, die Arbeitgeber bei der Verwaltung von Urlaubsgeld, bei der Beschäftigung von Mitarbeitern mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und bei der Führung von Urlaubsaufzeichnungen beachten sollten.

Wie lauten die grundlegenden Regeln für den Urlaubslohn?

Most workers are entitled to 5.6 weeks’ paid holiday each year. This includes full-time, part-time, agency, casual and zero-hours workers, provided they have worker status for employment law purposes.

Das Urlaubsgeld sollte in der Regel dem normalen Entgelt des Arbeitnehmers entsprechen. Bei Arbeitnehmern mit festen Arbeitszeiten und festem Entgelt ist dies oft unkompliziert. Bei Arbeitnehmern, deren Entgelt aufgrund von Schichtarbeit, Überstunden, Provisionen, Prämien, Zulagen oder unregelmäßigen Arbeitszeiten schwankt, kann die Berechnung jedoch komplizierter sein.

Employers should therefore avoid assuming that basic salary or hourly pay is always enough. Depending on the circumstances, holiday pay may need to include payments linked to the performance of contractual tasks, regular overtime, commission or other payments that form part of normal remuneration.

The practical point for employers is that holiday pay should not be treated as a simple annual leave administration task. It should be checked against contracts, payroll data and the way people actually work.

Warum sollten Arbeitgeber die Einhaltung der Urlaubsvergütungsvorschriften ernst nehmen?

Es gibt mehrere Gründe, warum Arbeitgeber die Einhaltung der Vorschriften zur Urlaubsvergütung ernst nehmen sollten.

First, there is the legal risk. Workers can bring claims for unlawful deduction from wages where holiday pay has been underpaid. These claims can involve historic underpayments and may affect groups of workers where the same calculation method has been used across the business.

Secondly, there is the payroll risk. Holiday pay errors often arise because payroll systems are not aligned with contracts, working patterns or legal requirements. This is particularly common where businesses rely on casual staff, variable hours, commission, overtime or seasonal workers, which may complicate holiday pay calculations.

Drittens gibt es das Risiko im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Unterlagen. Ab dem 6. April 2026 müssen Arbeitgeber Aufzeichnungen über den Jahresurlaub und das Urlaubsgeld mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Das bedeutet, dass Arbeitgeber nicht nur nachweisen können müssen, dass die Arbeitnehmer den ihnen zustehenden Urlaubsanspruch erhalten haben, sondern auch, dass das Urlaubsgeld ordnungsgemäß berechnet und erfasst wurde.

Der praktische Aspekt ist ganz einfach: Arbeitgeber sollten nicht erst warten, bis eine Beschwerde oder Klage eingereicht wird, bevor sie prüfen, ob ihre Urlaubsvergütungsregelungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und Teilzeitbeschäftigte

Die Regelungen für Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und Teilzeitbeschäftigte stellen für Arbeitgeber eine besondere Herausforderung dar, insbesondere was die Berechnung des Urlaubsgeldes betrifft.

Ein Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Arbeitszeiten ist im Allgemeinen jemand, dessen bezahlte Arbeitsstunden gemäß den Vertragsbedingungen in jedem Abrechnungszeitraum ganz oder größtenteils variieren. Ein Teiljahresbeschäftigter ist im Allgemeinen jemand, der nur einen Teil des Jahres arbeiten muss und über Zeiträume von mindestens einer Woche verfügt, in denen er nicht arbeiten muss und kein Entgelt erhält.

For holiday years starting on or after 1 April 2024, irregular hours and part-year workers build up statutory holiday entitlement as they work. The usual statutory accrual rate is 12.07% of hours worked in a pay period, based on the 5.6 weeks’ statutory minimum entitlement.

Dies kann für Arbeitgeber mit Aushilfskräften, Saisonarbeitern oder Mitarbeitern mit unregelmäßigen Arbeitszeiten von Nutzen sein. Allerdings bringt dies auch praktische Herausforderungen mit sich. Arbeitgeber benötigen genaue Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden, angesammelte Urlaubstage, genommenen Urlaub, übertragenen Urlaub und ausgezahlte Urlaubsvergütung.

Employers should also check whether contracts and payroll systems have been updated. Older contracts may not reflect the current rules and may create confusion about entitlement, accrual and pay.

Aufgelaufene Urlaubsvergütung

Rolled-up holiday pay is where holiday pay is spread across the year by adding an zusätzlich amount to the worker’s pay, instead of paying holiday pay when holiday is actually taken.

Arbeitgeber können nun entscheiden, ob sie das kumulierte Urlaubsgeld nur für Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Arbeitszeiten und Teilzeitbeschäftigte anwenden möchten. Wird es angewendet, sollte es in der Regel mit einem Satz von mindestens 12,071 % des Gesamtlohns des Arbeitnehmers im jeweiligen Abrechnungszeitraum berechnet und auf der Gehaltsabrechnung gesondert ausgewiesen werden.

This may be attractive for employers who engage casual or variable-hours workers, but it should not be adopted without thought. Employers still have a legal responsibility to ensure workers take the holiday they are entitled to. There is a risk that rolled-up holiday pay may discourage workers from taking holiday if they do not receive payment when they actually take time off.

Bevor Arbeitgeber eine kumulierte Urlaubsvergütung einführen, sollten sie prüfen, ob Vertragsänderungen erforderlich sind, ob die Arbeitnehmer ordnungsgemäß informiert wurden, ob das Lohnabrechnungssystem die Zahlung separat ausweisen kann und ob die Führungskräfte verstehen, dass der Urlaub weiterhin genommen werden muss.

Urlaubsgeld und reguläre Vergütung

Fehler bei der Urlaubsvergütung entstehen oft dadurch, dass Arbeitgeber nicht richtig erkennen, was zum normalen Entgelt gehört.

Je nach den Umständen muss das Urlaubsgeld unter Umständen Folgendes umfassen:

• regelmäßige Überstundenzuschläge;
• Provisionszahlungen;
• payments linked to contractual duties;
• Schichtzulagen;
• Zahlungen, die an den beruflichen oder persönlichen Status geknüpft sind, wie beispielsweise Dienstalter oder Qualifikationen;
• sonstige regelmäßige Zahlungen, die Teil des regulären Entgelts sind.

Arbeitgeber sollten besonders darauf achten, dass bei Mitarbeitern mit variablem Entgelt die Berechnung des Urlaubsgeldes korrekt erfolgt. Ein Lohnabrechnungssystem, das das Urlaubsgeld ausschließlich auf der Grundlage des Grundgehalts berechnet, kann fehlerhaft sein, wenn der Mitarbeiter regelmäßig Überstundenvergütungen, Provisionen oder sonstige Zahlungen erhält, die im Urlaubsgeld berücksichtigt werden sollten.

Dies ist ein Bereich, in dem sich kleine Fehler teuer auswirken können, wenn sie sich im Laufe der Zeit oder in der gesamten Belegschaft wiederholen.

Aufbewahrung von Unterlagen ab dem 6. April 2026

Ab dem 6. April 2026 müssen Arbeitgeber Aufzeichnungen über Jahresurlaub und Urlaubsgeld führen. Diese Aufzeichnungen müssen Angaben zu genommenem Urlaub, aus früheren Jahren übertragenem Urlaub, Urlaubsgeld sowie etwaigen Urlaubsersatzzahlungen enthalten, beispielsweise Zahlungen für nicht genommenen Urlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Bei den Aufzeichnungen über den Urlaubsgeldanspruch sollten Arbeitgeber nachweisen können, welche Beträge in die Berechnung einbezogen wurden, beispielsweise Provisionen, Prämien, Überstunden oder sonstige relevante Zahlungen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens sechs Jahre ab dem Datum ihrer Erstellung aufbewahrt werden.

Arbeitgeber können Aufzeichnungen in einem Format führen, das sie für angemessen halten. Dazu können ein Personalverwaltungssystem, ein Lohnabrechnungssystem, eine Tabellenkalkulation oder ein anderes Verwaltungssystem gehören. Entscheidend ist, ob die Aufzeichnungen korrekt und vollständig sind und die Einhaltung der Vorschriften nachweisen können.

Arbeitgeber sollten außerdem sicherstellen, dass die Urlaubsunterlagen im Einklang mit der britischen DSGVO und den Datenschutzbestimmungen geführt werden.

Häufige Probleme bei der Urlaubsvergütung für Arbeitgeber

Probleme im Zusammenhang mit dem Urlaubsgeld entstehen oft schleichend und nicht durch einen einzelnen offensichtlichen Fehler.

Zu den häufigsten Problembereichen gehören:

• Gelegenheitsarbeiter, die Urlaubstage ansammeln, diese aber selten nehmen;
• Null-Stunden-Kräfte, deren Ansprüche nicht ordnungsgemäß erfasst werden;
• Teilzeitbeschäftigte, deren Verträge nicht aktualisiert wurden;
• Mitarbeiter, deren regelmäßige Überstunden bei der Berechnung des Urlaubsgeldes nicht berücksichtigt werden;
• Mitarbeiter auf Provisionsbasis, deren Urlaubsgeld ausschließlich auf der Grundlage des Grundgehalts berechnet wird;
• Arbeitnehmer, die aus dem Arbeitsverhältnis ausscheiden, ohne eine angemessene Vergütung für angesammelte, aber nicht in Anspruch genommene Urlaubstage zu erhalten;
• uneinheitliche Behandlung durch verschiedene Abteilungen oder Vorgesetzte;
• unzureichende Aufzeichnungen über übertragenen Urlaub;
• Lohnabrechnungssysteme, die nicht den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen.

For SMEs, these issues often arise because holiday pay is split between HR, payroll, Finanzen and line managers, with no single person checking the whole process.

Richtlinien, Verträge und Lohnabrechnungssysteme

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Verträge, Richtlinien und Lohnabrechnungssysteme alle denselben Inhalt haben.

This may involve reviewing employment contracts, casual worker agreements, staff handbooks, annual leave policies, payroll settings, payslip wording and leaver processes.

Employers should consider whether documents explain:

• das Ferienjahr;
• Anspruch auf Jahresurlaub;
• wie sich der Urlaubsanspruch ansammelt;
• wie Urlaub beantragt werden sollte;
• Regelungen zur Übertragung von Urlaubstagen;
• wie das Urlaubsgeld berechnet wird;
• ob ein kumuliertes Urlaubsgeld verwendet wird;
• Was passiert, wenn das Arbeitsverhältnis endet;
• who is responsible for keeping records.

A legally accurate policy is useful, but it wird not solve the problem if managers and payroll teams do not understand how to apply it in practice.

Häufige Fehler, die Arbeitgeber machen

Arbeitgeber sollten besonders darauf achten, die folgenden Fehler zu vermeiden:

• vorausgesetzt, das Urlaubsgeld basiert stets ausschließlich auf dem Grundgehalt;
• ohne Berücksichtigung von regelmäßigen Überstunden, Provisionen oder anderen relevanten Zahlungen;
• die Anrechnung von aufgelaufenen Urlaubsgeldansprüchen für Arbeitnehmer, die keine unregelmäßigen Arbeitszeiten haben oder nur einen Teil des Jahres arbeiten;
• die versäumte gesonderte Ausweisung des aufgelaufenen Urlaubsgeldes auf den Gehaltsabrechnungen;
• die Arbeitnehmer nicht dazu ermutigen, Urlaub zu nehmen;
• keine ordnungsgemäße Erfassung der genommenen und übertragenen Urlaubstage;
• die Aufzeichnungen über das Urlaubsgeld sechs Jahre lang nicht aufbewahrt zu haben;
• die Verwendung veralteter Verträge oder Urlaubsregelungen;
• die Urlaubsberechnung bei Ausscheiden eines Mitarbeiters nicht korrekt durchzuführen;
• sich auf eine Lohnbuchhaltungssoftware zu verlassen, ohne die ihr zugrunde liegenden rechtlichen Voraussetzungen zu prüfen;
• die Behandlung von Gelegenheits- oder Null-Stunden-Mitarbeitern so, als hätten sie keinen Anspruch auf Urlaub.

Viele Streitigkeiten um Urlaubsgeld entstehen nicht, weil der Arbeitgeber die Arbeitnehmer absichtlich unterbezahlt hat, sondern weil die Vorschriften falsch verstanden oder die Systeme nicht ordnungsgemäß aktualisiert wurden.

Praktische Hinweise für Arbeitgeber

Arbeitgeber sollten erwägen, bereits jetzt folgende Maßnahmen zu ergreifen:

1. Die derzeitigen Regelungen zum Urlaubsgeld prüfen.
2. Ermitteln Sie alle Mitarbeiter mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, Teilzeitbeschäftigte, Aushilfskräfte oder Mitarbeiter mit Null-Stunden-Verträgen.
3. Prüfen Sie gegebenenfalls, ob Überstunden, Provisionen oder Zulagen enthalten sind.
4. Überprüfen Sie, ob das kumulierte Urlaubsgeld korrekt verwendet wird.
5. Auf den Gehaltsabrechnungen wird das Urlaubsgeld gegebenenfalls separat ausgewiesen.
6. Überprüfen Sie Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und Mitarbeiterhandbücher.
7. Überprüfen Sie, ob die Lohnabrechnungssysteme das Urlaubsgeld korrekt berechnen.
8. Stellen Sie sicher, dass Aufzeichnungen über genommenen, übertragenen und ausgezahlten Urlaub mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden
9. Schulen Sie Führungskräfte und die Lohnbuchhaltung in den geltenden Vorschriften.
10. Lassen Sie sich beraten, falls es in der Vergangenheit zu Unterzahlungen gekommen sein könnte.

Durch diese Maßnahmen lassen sich rechtliche Risiken verringern und Arbeitgeber können die Urlaubsvergütung kontrollierter und wirtschaftlich sinnvoller verwalten.

Schlussfolgerung

Holiday pay, irregular hours and record-keeping are issues employers cannot afford to overlook. Handled poorly, they can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims, employment tribunal proceedings, payroll liabilities and enforcement risk. Handled properly, they allow employers to manage annual leave fairly, consistently and with greater confidence.

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, frühzeitig zu handeln, keine Vermutungen anzustellen und sicherzustellen, dass Verträge, Lohnabrechnungssysteme, Richtlinien und Unterlagen nahtlos aufeinander abgestimmt sind. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit Aushilfskräften, Saisonarbeitern, Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitszeiten oder provisionsabhängigen Mitarbeitern.

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on holiday pay, employment contracts, worker status, payroll compliance, staff handbooks, policies and employment tribunal claims. If you require advice on holiday pay compliance or reviewing your annual leave arrangements, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.