Ronald Fletcher Baker LLP collects, uses, and is responsible for certain personal information about you. When we do so we are regulated under the UK General Data Protection Regulation which applies across the European Union (including in the United Kingdom) and we are responsible as ‘controller’ of that personal information for the purposes of those laws.
We take your privacy very seriously. Please read this privacy notice and privacy policy carefully as it contains important information on who we are and how and why we collect, store, use, and share your personal data. It also explains your rights in relation to your personal data and how to contact us or supervisory authorities in the event you have a complaint.
Die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns unterliegt Ihren Anweisungen, der britischen Datenschutz-Grundverordnung (UK GDPR), anderen einschlägigen britischen und (soweit zutreffend) EU-Rechtsvorschriften, einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU GDPR), sowie unserer beruflichen Schweigepflicht.
Schlüsselbegriffe
Zunächst wäre es hilfreich, einige in diesem Dokument verwendete Schlüsselbegriffe zu erläutern:
wir, uns, unser bedeutet Ronald Fletcher Baker LLP
Personenbezogene Daten means any information relating to an identified or identifiable individual
Personenbezogene Daten besonderer Kategorien means Personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs, philosophical beliefs, or trade union membership; Genetic and biometric data; Data concerning health, sex life, or sexual orientation
Personenbezogene Daten, die wir über Sie erheben
The personal data we wird or may collect in the course of advising and/or acting for you is as follows:
Personenbezogene Daten, die wir erheben
– Your name, date of birth, address, and telephone number
– Information to enable us to check and verify your identity, eg your date of birth or passport details and proof of address
– Elektronische Kontaktdaten, z. B. Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Handynummer
– Information relating to the Sache in which you are seeking our advice or representation
– Ihre finanziellen Angaben, soweit diese für Ihren Auftrag relevant sind, z. B. die Herkunft Ihrer Mittel, wenn Sie uns mit einer Kauftransaktion beauftragen
Personenbezogene Daten, die wir je nach dem Grund, aus dem Sie uns beauftragt haben, erheben können
– Ihre Sozialversicherungs- und Steuerdaten
– Ihre Bank- und/oder Bausparkassenverbindung
– Angaben zu Ihrem beruflichen Online-Auftritt, z. B. Ihr LinkedIn-Profil
– Angaben zu Ihrem Ehepartner/Lebenspartner und Ihren unterhaltsberechtigten Angehörigen oder anderen Familienmitgliedern, z. B. wenn Sie uns in einer Familienangelegenheit oder im Zusammenhang mit einem Testament beauftragen
– Your employment status and details including salary and benefits, eg if you instruct us on a matter related to your employment or in which your employment status or income is relevant
– Your nationality and Einwanderung status and information from related documents, such as your passport or other identification
– Einzelheiten zu Ihren Vorsorgeregelungen, z. B. wenn Sie uns in einer Vorsorgeangelegenheit oder im Zusammenhang mit finanziellen Vereinbarungen nach dem Ende einer Beziehung beauftragen
– Ihre Beschäftigungsunterlagen, einschließlich gegebenenfalls Aufzeichnungen zu Krankheit und Anwesenheit, Leistung, Disziplinarmaßnahmen, Verhalten und Beschwerden (einschließlich relevanter personenbezogener Daten besonderer Kategorien), z. B. wenn Sie uns in Angelegenheiten beauftragen, die Ihr Arbeitsverhältnis betreffen oder in denen Ihre Beschäftigungsunterlagen relevant sind
– Ihre ethnische Herkunft, Ihr Geschlecht, Ihre sexuelle Orientierung, Ihre religiösen oder ähnlichen Überzeugungen, z. B. wenn Sie uns mit einer Klage wegen Diskriminierung beauftragen
– Ihre Gewerkschaftsmitgliedschaft, z. B. wenn Sie uns mit einer Klage wegen Diskriminierung beauftragen oder Ihre Angelegenheit von einer Gewerkschaft finanziert wird
– Personenbezogene Daten, wie z. B. Ihre Haar- oder Augenfarbe oder die Namen Ihrer Eltern, z. B. wenn Sie uns beauftragen, eine Gesellschaft für Sie zu gründen
– Ihre medizinischen Unterlagen, z. B. wenn wir Sie in einem Schadensersatzverfahren wegen Körperverletzung vertreten
Diese personenbezogenen Daten benötigen wir von Ihnen, um Ihnen unsere Dienstleistungen anbieten zu können. Wenn Sie die von uns angeforderten personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, kann dies zu Verzögerungen bei der Erbringung unserer Dienstleistungen führen oder diese ganz verhindern.
Wie Ihre personenbezogenen Daten erhoben werden
Die meisten dieser Informationen erhalten wir direkt von Ihnen. Wir können jedoch auch Informationen erheben:
- aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. dem Handelsregister (Companies House) oder dem Katasteramt (HM Land Registry);
- direkt von Dritten, z. B. von Auskunfteien oder Anbietern von Kunden-Due-Diligence-Prüfungen;
-from a third party with your consent, eg: your bank or building society, another financial institution or advisor; consultants and other professionals we may engage in relation to your matter; your employer and/or trade union, professional body, or pension administrators; your doctors, medical and occupational health professionals; via our information technology systems, eg: case management, document management and time recording systems; relevant websites and applications; automated monitoring of our websites and other technical systems, such as our computer networks and connections, communications systems, email, and instant messaging systems.
Wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden
Nach dem Datenschutzrecht dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann verwenden, wenn wir einen triftigen Grund dafür haben, z. B.:
- um unseren gesetzlichen und Regulierung Verpflichtungen;
- zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder um auf Ihren Wunsch hin vor Vertragsabschluss Maßnahmen zu ergreifen;
- zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten; oder
- Sie haben Ihre Einwilligung erteilt.
A legitimate interest is when we have a business oder kommerziell reason to use your information, so long as this is not overridden by your own rights and interests.
Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden (verarbeiten) und aus welchen Gründen wir dies tun:
| Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden | Unsere Gründe |
| To provide legal services to you | Zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin vor Abschluss eines Vertrags |
| Conducting checks to identify our clients and verify their identity; Screening for financial and other sanctions or embargoes; Other processing necessary to comply with professional, legal, and regulatory obligations that apply to our business, eg under health and safety regulations or rules issued by our professional regulator | Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen |
| Erhebung und Bereitstellung von Informationen, die für Prüfungen, Anfragen oder Untersuchungen durch Aufsichtsbehörden erforderlich sind oder damit in Zusammenhang stehen | Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen |
| Ensuring business policies are adhered to, eg policies covering security and internet use | Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter |
| Betriebliche Gründe, wie beispielsweise Effizienzsteigerung, Schulungen und Qualitätskontrolle | Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter |
| Gewährleistung der Vertraulichkeit wirtschaftlich sensibler Informationen | Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter; und/oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen |
| Statistische Analysen, die uns bei der Führung unserer Kanzlei unterstützen, z. B. in Bezug auf unsere finanzielle Leistungsfähigkeit, unseren Kundenstamm, die Art der Arbeit oder andere Effizienzindikatoren | Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter |
| Preventing unauthorised access and modifications to systems | Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter; und/oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen |
| Aktualisierung und Ergänzung von Kundendaten | Zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin vor Vertragsabschluss und/oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen |
| Statutory returns | Um unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen |
| Gewährleistung sicherer Arbeitsabläufe, Personalverwaltung und Beurteilungen | zur Erfüllung unserer gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen; und/oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter |
| Marketing our services and those of selected third parties to —existing and former clients; —third parties who have previously expressed an interest in our services; —third parties with whom we have had no previous dealings. | Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter |
| Bonitätsprüfungen durch externe Auskunfteien | Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter |
| Externe Prüfungen und Qualitätskontrollen, z. B. im Rahmen von Lexcel und der Prüfung unseres Jahresabschlusses | Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter; und/oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen |
Die obige Tabelle gilt nicht für personenbezogene Daten besonderer Kategorien, die wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeiten.
Werbemitteilungen
Wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um Ihnen (per E-Mail, SMS, Telefon oder Post) aktuelle Informationen über rechtliche Entwicklungen, die für Sie von Interesse sein könnten, und/oder Informationen über unsere Dienstleistungen, einschließlich exklusiver Angebote, Werbeaktionen oder neuer Dienstleistungen oder Produkte, zukommen zu lassen.
Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Ihre personenbezogenen Daten zu Werbezwecken zu verarbeiten (siehe oben) ‘Wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden’). Das bedeutet, dass wir in der Regel keine Einwilligung von Ihnen benötigen, um Ihnen Werbemitteilungen zu senden. Sollte jedoch eine Einwilligung erforderlich sein, werden wir Sie gesondert und unmissverständlich darum bitten.
We will always treat your personal data with the utmost respect and never sell OR share it with other organisations outside Ronald Fletcher Baker LLP for marketing purposes.
You have the right to opt out of receiving promotional communications at any time by contacting us by post, email, or telephone by contacting [name].
Wir bitten Sie möglicherweise, Ihre Marketingpräferenzen zu bestätigen oder zu aktualisieren, wenn Sie uns beauftragen, Ihnen in Zukunft weitere Dienstleistungen anzubieten, oder wenn sich Gesetze, Vorschriften oder die Struktur unseres Unternehmens ändern.
An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben
Wir geben personenbezogene Daten regelmäßig weiter an:
-professional advisers who we instruct on your behalf or refer you to, eg barristers, medical professionals, accountants, tax advisors, or other experts;
-other third parties where necessary to carry out your instructions, eg your mortgage provider or HM Land Registry in the case of a Eigenschaft transaction or Companies House;
-Kreditauskunfteien;
- unsere Versicherer und Makler;
-externe Prüfer, z. B. im Zusammenhang mit der ISO- oder Lexcel-Zertifizierung und der Prüfung unseres Jahresabschlusses;
- unsere Banken;
– unsere Anbieter von Fallmanagement-Lösungen, darunter DPS Software.
Wir gestatten unseren Dienstleistern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nur dann, wenn wir uns davon überzeugt haben, dass sie angemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergreifen. Darüber hinaus verpflichten wir unsere Dienstleister vertraglich dazu, Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Erbringung von Dienstleistungen für uns und für Sie zu verwenden.
We may disclose and exchange information with law enforcement agencies and regulatory bodies to comply with our legal and regulatory obligations.
We may also need to share some personal data with other parties, such as potential Käufer of some or all of our business or during a re-structuring. Usually, information will be anonymised but this may not always be possible. The recipient of the information will be bound by confidentiality obligations.
Wo Ihre personenbezogenen Daten gespeichert sind
Daten können in unseren Büros sowie in den Büros unserer Konzernunternehmen, von Drittagenturen, Dienstleistern, Vertretern und Beauftragten, wie oben beschrieben, gespeichert werden (siehe ‘An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben’).
Einige dieser Dritten haben ihren Sitz möglicherweise außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Weitere Informationen, unter anderem dazu, wie wir Ihre personenbezogenen Daten in solchen Fällen schützen, finden Sie weiter unten: ‘Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des EWR’).
Wie lange Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten auch nach Abschluss unserer Beratung oder Vertretung für Sie auf. Dies geschieht aus einem der folgenden Gründe:
-to respond to any questions, complaints oder claims made by you or on your behalf;
- um nachzuweisen, dass wir Sie fair behandelt haben;
- die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen zu führen.
Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als es für die in dieser Richtlinie genannten Zwecke erforderlich ist. Für verschiedene Arten von Daten gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie in unserer Aufbewahrungsrichtlinie, in der diese Angaben aufgeführt sind (siehe “Aufbewahrungsrichtlinie”).
Sobald die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr erforderlich ist, werden wir diese löschen oder anonymisieren.
Aufbewahrungsrichtlinie
Wie lange werden Sie meine Daten speichern?
We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.
Unter bestimmten Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten anonymisieren, sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können; in diesem Fall können wir diese Daten ohne weitere Benachrichtigung an Sie verwenden. Sobald Sie nicht mehr als Mitarbeiter, Arbeitnehmer oder Auftragnehmer des Unternehmens tätig sind, werden wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften aufbewahren und sicher vernichten.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data, and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
Wir sind gesetzlich verpflichtet, grundlegende Informationen über unsere Kunden (einschließlich Kontakt-, Identitäts-, Finanz- und Transaktionsdaten) für rechtliche, aufsichtsrechtliche und steuerliche Zwecke aufzubewahren.
In dieser Richtlinie wird dargelegt, wie lange Informationen in der Regel von uns aufbewahrt werden und wann diese Informationen vertraulich vernichtet werden.
Verantwortung
Ronald Fletcher Baker LLP ist für die Umsetzung und Überwachung der Einhaltung dieser Richtlinie verantwortlich. Die Kanzlei wird diese Richtlinie jährlich überprüfen, um sicherzustellen, dass sie wirksam umgesetzt wird.
Unser Verfahren
Die Informationen (in Papierform und elektronischer Form) werden mindestens für den in unserer Aufbewahrungsfrist angegebenen Zeitraum aufbewahrt (siehe Anhang).
Alle Informationen müssen vor der Vernichtung geprüft werden, um festzustellen, ob besondere Umstände vorliegen, die eine Verschiebung der Vernichtung erforderlich machen, z. B.:
– potential litigation
– Beschwerden
– laufende Fälle
Wir werden uns bemühen, Papierunterlagen sowie elektronisch gespeicherte Dokumente und Informationen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen.
Aufbewahrungsfrist – Anhang
| Art der Angelegenheit | Aufbewahrungsfrist |
| Aufzeichnungen zur Bekämpfung der Geldwäsche, einschließlich Aufzeichnungen über die Identitätsfeststellung und Identitätsprüfungen, die im Rahmen unseres Sorgfaltspflichtenverfahrens gegenüber Kunden durchgeführt wurden. | 6 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder Abschluss der Transaktion. |
| Vertrauen | Unbefristet gemäß den Richtlinien der Anwaltskammer oder bis zum Ende der Treuhanddauer bzw. bis zum Zeitpunkt der Unverfallbarkeit plus 6 Jahre; Unterlagen zur Mehrwertsteuerpflicht – 6 Jahre; Steuerunterlagen – 12 Jahre nach Ablauf der Treuhanddauer |
| Angelegenheiten im Namen von Minderjährigen | 6 Jahre ab dem Zeitpunkt, an dem der Kunde das 18. Lebensjahr vollendet hat |
| Testamente | Indefinitely, in accordance with Law Society guidance; or 6 years from the date of probate where we have dealt with probate |
| Steuern | 12 Jahre nach Ablauf des Zeitraums oder der Bewertung |
| Buchhaltungsunterlagen | 6 Jahre |
| Finanzangelegenheiten (Transaktionen und Provisionen, die gemäß den SRA Financial Services (Code of Business) Rules 2001 getätigt oder erhalten wurden). | 6 Jahre |
| Beschwerdedatei | 6 Jahre nach Einreichung der Beschwerde |
| Alle sonstigen Kundenangelegenheiten | 6 Jahre |
Unter bestimmten Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten für Forschungs- oder statistische Zwecke anonymisieren (sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können).
Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des EWR
Um Ihnen unsere Dienstleistungen anbieten zu können, ist es manchmal erforderlich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben.
In diesen Nicht-EWR-Ländern gelten möglicherweise nicht dieselben Datenschutzgesetze wie im Vereinigten Königreich und im EWR. Wir werden jedoch sicherstellen, dass die Übermittlung den datenschutzrechtlichen Bestimmungen entspricht und dass alle personenbezogenen Daten geschützt sind.
Wenn Sie weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie uns bitte (siehe ‘So erreichen Sie uns’ weiter unten).
Ihre Rechte
You have the following rights, which you can exercise free of charge:
| Zugang | Das Recht auf Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten (Auskunftsrecht) |
| Richtigstellung | Das Recht, von uns die Berichtigung von Fehlern in Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen |
| In Vergessenheit geraten | Das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen – unter bestimmten Umständen |
| Einschränkung der Verarbeitung | Das Recht, von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken – unter bestimmten Umständen, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten |
| Datenübertragbarkeit | Das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und/oder diese Daten in bestimmten Fällen an einen Dritten zu übermitteln |
| Einspruch erheben | Widerspruchsrecht: —jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings (einschließlich Profiling); —in bestimmten anderen Fällen gegen die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, z. B. bei einer Verarbeitung, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erfolgt. |
| Nicht einer automatisierten Einzelentscheidung unterliegen | Das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruht und rechtliche Auswirkungen auf Sie hat oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt |
Für weitere Informationen zu jedem dieser Rechte, einschließlich der Umstände, unter denen sie gelten, kontaktieren Sie uns bitte oder lesen Sie die Leitlinien des britischen Information Commissioner’s Office (ICO) zu den Rechten natürlicher Personen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung
Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
-Schreiben Sie uns eine E-Mail, rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns – siehe unten: ‘So erreichen Sie uns’; und
-stellen Sie sicher, dass wir über ausreichende Informationen verfügen, um Sie identifizieren zu können (z. B. Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse und Ihre Kunden- oder Aktennummer);
-let us have proof of your identity and address (a copy of your driving licence or passport and a recent utility or credit card bill); and
- Teilen Sie uns bitte mit, welches Recht Sie ausüben möchten und auf welche Informationen sich Ihr Antrag bezieht.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten
Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gehen oder unrechtmäßig verwendet oder abgerufen werden. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Personen, die aus geschäftlichen Gründen einen berechtigten Zugriff darauf benötigen. Diejenigen, die Ihre Daten verarbeiten, tun dies ausschließlich in autorisierter Weise und unterliegen der Geheimhaltungspflicht.
We also have procedures in place to deal with any suspected data security breach. We will notify you and any applicable regulator of a suspected data security breach where we are legally required to do so.
So reichen Sie eine Beschwerde ein
If you have any questions, concerns, or wish to make a complaint about how we handle your personal information, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, at R.Roberts@rfblegal.co.uk.
We take all privacy concerns seriously and will do our best to resolve any issue promptly and fairly.
If you remain dissatisfied, you have the right to lodge a complaint with the UK data protection regulator, the Information Commissioner’s Office (ICO), or, where applicable, the relevant supervisory authority in the European Union (or European Economic Area) country where you work, normally live, or where the alleged infringement of data protection law occurred. The ICO can be contacted via https://ico.org.uk/concerns or by telephone on 0303 123 1113.
Änderungen an dieser Datenschutzerklärung
This privacy notice was updated on 16 July 2026.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu ändern.
So erreichen Sie uns
If you have any questions about this privacy policy, how we process your personal information, or the information we hold about you, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, by email at R.Roberts@rfblegal.co.uk, or by post or telephone using the contact details available on our website.
Unsere Kontaktdaten lauten:
| London Office | Postanschrift: New Derwent House, 69–73 Theobalds Road, London WC1X 8TA Tel.: 0207 467 5757 |
| Richmond Office | Post: 5 The Green, Richmond, TW9 1PL |
| Manchester Office | Adresse: 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel.: 0161 694 4404 |
| Exeter Office | Adresse: Erdgeschoss, Sterling Court, 16–18 Dix’s Field, Exeter, EX1 1QA Tel.: 01392 715311 |