Gids voor het nieuwe boekjaar (2026): Zorg ervoor dat uw juridische documenten up-to-date zijn

Het begin van een nieuw boekjaar is het ideale moment voor bedrijven om te beoordelen of hun juridische documenten, hun bestuurskader en hun regelingen op het gebied van naleving nog steeds aan hun doel beantwoorden. 

Aangezien er inmiddels ingrijpende wetswijzigingen van kracht zijn of in de loop van 2026 van kracht zullen worden, met name op het gebied van arbeidsrecht, gegevensbescherming en bedrijfsadministratie, vormt een jaarlijkse juridische gezondheidscontrole een belangrijk onderdeel van het risicobeheer. 

In deze handleiding, Sam Glascow, een advocaat gespecialiseerd in ondernemings- en handelsrecht, benadrukt welke belangrijke juridische documenten bedrijven moeten doornemen bij het ingaan van het boekjaar 2026/27. 

Contracten en commerciële overeenkomsten 

Contracten blijven de basis van elke zakelijke relatie. In het kader van de evaluatie van het nieuwe boekjaar zouden bedrijven het volgende in overweging moeten nemen: 

• Het beoordelen van overeenkomsten met klanten, leveranciers en adviesbureaus 

• Ervoor zorgen dat de contractvoorwaarden een getrouwe weergave zijn van de manier waarop het bedrijf daadwerkelijk functioneert 

• Controle van beëindigings-, aansprakelijkheidsbeperkings- en betalingsbepalingen 

• Sjablonen aanpassen aan wijzigingen in de regelgeving of de bedrijfsvoering 

Verouderde of tegenstrijdige contracten blijven een veelvoorkomende oorzaak van geschillen en onnodige commerciële risico’s. 

Corporate governance en naleving van de voorschriften van Companies House 

Corporate governance blijft een belangrijk aandachtspunt voor Britse bedrijven, met name na de gefaseerde invoering van de Wet inzake economische criminaliteit en bedrijfstransparantie 2023. 

Bedrijven zouden het volgende moeten controleren: 

• Statuten en aandeelhoudersovereenkomsten 

• Eventuele wijzigingen in de aandeelhouders, bestuurders of het management 

• Bevestigingsverklaringen en geregistreerde bedrijfsgegevens 

De verplichte identiteitscontrole voor bestuurders en personen met aanzienlijke zeggenschap is vanaf november 2025 geleidelijk ingevoerd, met een overgangsperiode van 12 maanden. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat alle bestuurders en personen met aanzienlijke zeggenschap op de hoogte zijn van hun verificatieverplichtingen en dat de interne administratie overeenkomt met de bij Companies House ingediende documenten. Niet-naleving kan leiden tot financiële sancties en beperkingen bij het indienen van bedrijfsdocumenten. 

Naleving van regelgeving 

De wettelijke vereisten veranderen voortdurend in tal van sectoren. Bedrijven dienen regelmatig het volgende te controleren: 

• Vergunningen, toestemmingen en sectorspecifieke machtigingen 

• Nalevingsbeleid en interne controles 

• Verplichtingen inzake het bijhouden van gegevens 

Het verouderen van regelgevingsdocumentatie blijft een veelvoorkomende bron van vermijdbare juridische en commerciële risico’s. 

Gegevensbescherming en privacy 

De wetgeving inzake gegevensbescherming heeft zich sinds april 2025 verder ontwikkeld. De Wet op gegevens (gebruik en toegang) van 2025 heeft bepaalde aspecten van de Britse AVG gewijzigd, de Wet op de gegevensbescherming van 2018 en PECR. 

Bedrijven dienen het volgende te controleren en, indien nodig, bij te werken: 

• Privacybeleid en cookieverklaringen 

• Rechtsgrondslagen en beoordelingen van gerechtvaardigde belangen 

• Interne procedures voor gegevensverwerking en -bewaring 

• Procedures voor de afhandeling van klachten 

Aangezien handhavingsbevoegdheden en financiële sancties in alle regelgevingskaders op elkaar zijn afgestemd, kan verouderde documentatie op het gebied van privacy bedrijven al snel blootstellen aan toezicht door de toezichthouders. 

Arbeidsvoorwaardenbeleid en handboeken 

Het arbeidsrecht heeft het afgelopen jaar bijzonder ingrijpende veranderingen ondergaan. 

Belangrijkste onderdelen van de Wet op de arbeidsrechten 2025 zijn nu van kracht, met inbegrip van wijzigingen die vanaf april 2026 van kracht worden, zoals: 

• Wettelijke ziekte-uitkering (SSP) wordt uitbetaald vanaf de eerste dag van afwezigheid 

• Afschaffing van de ondergrens voor het inkomen om in aanmerking te komen voor SSP 

• Recht op vaderschapsverlof en onbetaald ouderschapsverlof vanaf de eerste dag 

• Groter financieel risico bij tekortkomingen in de raadpleging bij collectief ontslag 

Arbeidsovereenkomsten, beleidsregels en handboeken moeten worden herzien om ervoor te zorgen dat ze zowel de huidige wettelijke situatie als de bedrijfsvoering van de onderneming correct weergeven. 

Intellectuele eigendom 

Intellectueel eigendom moet deel uitmaken van elke jaarlijkse juridische evaluatie. Bedrijven moeten het volgende in overweging nemen: 

• Of handelsmerken, octrooien en auteursrechtelijke bescherming nog steeds actueel zijn 

• Bepalingen inzake eigendom in overeenkomsten met klanten en leveranciers 

• Bescherming van nieuw ontwikkelde producten, diensten of merknamen 

Naarmate bedrijven groeien, hun activiteiten diversifiëren of een nieuwe koers inslaan, wordt intellectueel eigendom vaak over het hoofd gezien, totdat er een probleem ontstaat. 

Verzekeringen en risicobeheer 

Verzekeringsregelingen moeten worden geëvalueerd in samenhang met de contractuele risicoverdeling. Dit omvat: 

• Controleren of de verzekerde risico’s overeenkomen met de huidige bedrijfsactiviteiten 

• Het controleren van vrijwaringsbepalingen en aansprakelijkheidslimieten in contracten 

• De bestuurders- en leidinggevendenverzekering controleren na wijzigingen in het bestuur 

Een discrepantie tussen het contractuele risico en de verzekeringsdekking blijft een veelvoorkomend probleem voor groeiende bedrijven. 

Volgende stappen 

Bij de start van een nieuw boekjaar gaat het niet alleen om het vaststellen van commerciële doelstellingen; het gaat er ook om ervoor te zorgen dat het wettelijke kader waarop de bedrijfsvoering rust, solide blijft. 

Door juridische documenten regelmatig te herzien, kunnen regelgevings- en contractuele risico’s worden beperkt, de operationele veerkracht worden verbeterd en het bedrijf in een sterkere positie worden gebracht voor het komende jaar. 

RFB ondersteunt regelmatig bedrijven van elke omvang met jaarlijkse juridische controles en documentbeoordelingen. Als u hulp wilt bij het controleren van uw juridische documenten voor het boekjaar 2026/27, neem dan contact op met Sam Glascow van RFB’s team bedrijfs- en handelsrecht.