Accountability, Transparantie & Geschillenbeslechting under the Renters’ Rights Act 2025
Part 3 of the Renters’ Rights Act 2025 establishes two transformative new institutions — a national landlord registration database and a binding Ombudsman scheme — that zal fundamentally reshape accountability and dispute resolution in the private rented sector.
While much of the commentary surrounding the Renters’ Rights Act 2025 has concentrated on the abolition of Section 21 and the transition to periodic tenancies, Part 3 of the Act — covering Sections 73 to 94 — introduces equally significant structural changes. The creation of a national Private Rented Sector (PRS) Database and a mandatory Landlord Ombudsman will professionalise the sector and expose non-compliance to an unprecedented degree. This article explains what is coming, when, and what landlords should do to prepare.
De twee pijlers van deel 3
Part 3 rests on two interdependent mechanisms, designed to work in tandem. Registration on the database will be a prerequisite for access to certain Section 8 possession grounds — meaning landlords who fail to register may find themselves legally unable to recover possession of their properties, even where a substantive ground otherwise exists. The Ombudsman, meanwhile, will provide a free, legally binding alternative to court proceedings for the resolution of tenant complaints.
Databank PRS (secties 73-94)
A national register of all private landlords and rental properties in England. Mandatory for all assured and regulated tenancies, with regional rollout beginning late 2026 and full national registration required from 2027.
Non-registration will attract civil financial penalties and restricts a landlord’s ability to invoke certain Section 8 possession grounds.
Ombudsman voor huisbazen (hoofdstuk 2, deel 1)
Een nieuwe verplichte verhaalsregeling voor alle particuliere verhuurders - met inbegrip van verhuurders die gebruik maken van managementagenten. Biedt huurders een gratis, onafhankelijke route om klachten op te lossen zonder gerechtelijke stappen.
Ombudsman decisions are legally binding on landlords. Mandatory membership is expected from 2028.
Databank Particuliere Huursector
S.73–94 The PRS Database has been described by the government as a “one-stop shop” for landlords, tenants, and local councils. It will serve three distinct purposes: enabling tenants to make informed decisions prior to entering a tenancy; assisting landlords in understanding and demonstrating their legal compliance; and equipping local housing authorities with the tools to target enforcement action against non-compliant and rogue operators.
Welke informatie moeten verhuurders registreren?
The precise data fields will be confirmed through secondary legislation. However, the government has indicated that minimum requirements will include the following:
| Categorie | Vereiste informatie |
| Landlord Details | Full name, a UK address for service of notices, contact information for all joint landlords |
| Onroerend goed Details | Full address, property type (house/flat/HMO), number of bedrooms, number of households and residents, occupancy and furnished status |
| Veiligheid & naleving | Current Gas Safety Certificate, Electrical Installation Condition Report (EICR), EPC rating and certificate, HMO licence details where applicable |
| Huurinformatie | Bevestiging dat de woning wordt verhuurd op basis van een verzekerde periodieke huurovereenkomst; gegevens van een aangestelde verhuurder |
Opmerking voor verhuurders
Using Agents If you use a letting agent to manage your property, the registration obligation may be discharged jointly. However, agents who market a property for a landlord who is not registered will themselves face penalties — meaning your agent has a strong commercieel incentive to ensure your registration is in place.
Hoe wordt de database gebruikt?
De databank is niet louter een administratieve formaliteit. De database zal gedeeltelijk toegankelijk zijn voor het publiek, zodat toekomstige huurders de registratiestatus van een verhuurder kunnen controleren en relevante nalevingsinformatie kunnen bekijken voordat ze een huurcontract aangaan. Lokale huisvestingsautoriteiten zullen een uitgebreider beeld krijgen, waardoor ze de database kunnen vergelijken met vergunningsgegevens en proactief niet-conforme verhuurders kunnen identificeren zonder te wachten tot er een klacht wordt ingediend.
Critically, the government has confirmed that certain Section 8 possession grounds will only be available to landlords registered on the database. Unregistered landlords who attempt to rely on these grounds risk having their possession claims dismissed by the court. This linkage transforms registration from a mere bureaucratic obligation into an operationally essential step for any landlord who may need to recover possession of their property.
Voor deel 3
- Geen centraal nationaal register van particuliere verhuurders of huurwoningen in Engeland.
- Handhaving door de gemeente was reactief en werd beperkt door beperkte zichtbaarheid.
- Huurders hadden geen betrouwbaar mechanisme om de nalevingsstatus van een verhuurder te controleren voordat ze gingen huren.
Na deel 3
- Every PRS landlord and property visible on a national, searchable database.
- Gemeenten die proactief en op grote schaal kunnen optreden tegen niet-nalevende of niet-geregistreerde verhuurders.
- Huurders kunnen registratiestatus controleren; niet-registratie is direct gekoppeld aan bezitsrechten.
Registratiekosten en administratie
Landlords will be required to pay an annual fee per property to maintain their registration. The government has indicated this will be a cost-recovery fee, with the exact amount to be confirmed ahead of the 2026 regional launch. For portfolio landlords this represents a new recurring overhead that should be factored into financial planning. Managing agents can register and maintain records on behalf of their clients, and many are expected to incorporate database compliance into their standard service offering.
Naamloze vennootschappen en gezamenlijk eigendom
The government has acknowledged that the registration mechanics for limited companies and joint landlords are still being finalised through secondary legislation. Current guidance suggests that whoever is named as landlord on the tenancy agreement will be the registering party. Landlords holding properties within a corporate structure should seek specific legal advice once the secondary legislation is published. Ronald Fletcher Baker LLP’s property team can advise on the implications for your particular structure.
De PRS Huisbaas Ombudsman
Voor het eerst zullen alle particuliere verhuurders in Engeland zich moeten aansluiten bij een formele verhaalsregeling - de PRS Landlord Ombudsman. Dit brengt de private huursector op één lijn met de sociale huisvestingssector en de makelaarssector, die beide al werken met verplichte ombudsmanregelingen. De plicht ligt direct bij de verhuurder, ongeacht of er een bemiddelaar wordt gebruikt.
Waarover kunnen huurders klagen?
The Ombudsman will accept complaints from prospective, current, and former tenants across a broad range of issues including disrepair and maintenance failures, communication failures or unacceptable delays in responding to requests, unlawful fees or charges, poor management practices, and failure to comply with statutory obligations. The service will be free for tenants to use with no requirement for legal representation — a deliberate policy choice designed to ensure accessibility regardless of means.
Het Ombudsman Proces
- Huurder dient klacht in bij verhuurder
Alvorens zich tot de Ombudsman te wenden, moeten huurders de kwestie eerst rechtstreeks bij de verhuurder aankaarten en een redelijke kans krijgen om tot een oplossing te komen. Verhuurders moeten ervoor zorgen dat ze een duidelijke, gedocumenteerde klachtenprocedure hebben, zodat alle kwesties worden behandeld en geregistreerd op een manier die een oprechte poging tot oplossing aantoont.
- Escalatie naar de Ombudsman
Where the matter remains unresolved, the tenant may refer their complaint to the Ombudsman free of charge. The Ombudsman will investigate independently, requesting evidence from both parties. Landlords will be required to engage and provide documentation within specified time limits — a failure to do so is itself a breach.
- Determination and Remedies
De Ombudsman kan van de verhuurder eisen dat hij een bepaalde actie onderneemt of stopzet, een formele schriftelijke verontschuldiging of uitleg verschaffen en een financiële compensatie toekennen aan de huurder. Alle beslissingen zijn wettelijk bindend voor de verhuurder.
- Niet-naleving en escalatie
Als een besluit van de ombudsman niet wordt nageleefd, kan dit leiden tot uitsluiting van de regeling, wat op zijn beurt weer leidt tot handhavingsmaatregelen van de lokale autoriteiten. De Ombudsman heeft ook de mogelijkheid om op verzoek van de verhuurder een bemiddeling in een vroeg stadium te starten, zodat een oplossing kan worden gevonden die minder conflictueus is voordat een formele beslissing wordt genomen.
De Ombudsman voor huisvesting
De regering heeft aangegeven dat de bestaande Housing Ombudsman Service (ombudsdienst voor huisvesting), die momenteel klachten over sociale huisvesting behandelt, de meest waarschijnlijke beheerder van de nieuwe PRS-regeling is. Als de fout zowel bij een verhuurder als bij een verhuurmakelaar ligt, kan de PRS-ombudsman samen met bestaande verhaalsregelingen voor verhuurmakelaars onderzoeken uitvoeren en gezamenlijke beslissingen nemen. De beheerder zal in de loop van 2026 formeel worden aangesteld, vooruitlopend op een verplicht lidmaatschap in 2028.
Een opmerking voor goed beheerde portefeuilles
De Ombudsman is niet alleen een instrument om verantwoording af te leggen - verantwoordelijke verhuurders hebben er ook baat bij. Het biedt een sneller, minder kostbaar alternatief voor gerechtelijke procedures, maakt vroegtijdige oplossing mogelijk voordat geschillen escaleren en creëert een gestructureerd mechanisme om aan te tonen dat een klacht correct en te goeder trouw werd behandeld. Voor verhuurders die al hoge managementnormen hanteren, is de Ombudsman een operationeel hulpmiddel, geen bedreiging.
Handhaving en financiële sancties
Local housing authorities have been given significantly strengthened enforcement powers under Part 3 and across the Act as a whole. Civil financial penalties may be imposed for a range of breaches, with a clear escalating scale for persistent or serious non-compliance.
Civielrechtelijke boeteschaal - Deel 3 overtredingen
Eerste of kleine overtreding
Zich niet registreren in de database; zich niet aansluiten bij de Ombudsman
Tot € 7.000
Ernstige, voortdurende of herhaaldelijke schending
Voortdurende niet-registratie; niet-naleving van besluiten van de Ombudsman
Tot € 40.000
Alternative to the £40,000 civil penalty for the most serious ongoing breaches
Onbeperkte boete
Naast civielrechtelijke sancties kunnen huurders en gemeenteraden die namens hen optreden, via het First-tier Tribunal een beschikking tot terugbetaling van huurgelden aanvragen. Deze bevelen verplichten verhuurders om de huur terug te betalen die ze hebben ontvangen tijdens een periode van niet-naleving - meestal tot 12 maanden huur. Voor portefeuilleverhuurders kan dit risico aanzienlijk hoger zijn dan de hierboven vermelde boetebedragen.
Bezitsrechten in gevaar
Niet-geregistreerde verhuurders kunnen zich mogelijk niet beroepen op bepaalde Section 8 gronden voor bezit. Het praktische gevolg is dat als een verhuurder zich niet registreert in de PRS Database, hij het bezit van zijn eigendom niet rechtsgeldig kan terugkrijgen - zelfs als er anders een geldige materiële grond bestaat. Dit is aantoonbaar het belangrijkste operationele risico in verband met het niet naleven van Deel 3, en overtreft de financiële sancties in termen van dagelijkse gevolgen voor verhuurders.
Implementatietijdlijn voor deel 3
27 december 2025 - Nu van kracht
Verbeterde onderzoeksbevoegdheden van lokale overheden
Local housing councils gained new powers to inspect properties, demand documents, and access third-party data. These enforcement capabilities underpin the entire Part 3 regime and are already in active use.
Eind 2026 - Fase 2 begint
Regionale uitrol PRS Database van start
De database zal gefaseerd regionaal van start gaan. Verhuurders in proefregio's moeten zich als eerste registreren en beginnen met het betalen van de jaarlijkse kosten per woning. De bedragen van de jaarlijkse vergoeding zullen voor de lancering worden bevestigd.
2027 - Volledige nationale lancering
Verplichte registratie voor alle PRS-verhuurders
Registratie wordt verplicht in heel Engeland. Vanaf dat moment beperkt niet-registratie direct de toegang tot bepaalde gronden voor Sectie 8-bezit.
2028 - Ombudsman Live
Lidmaatschap PRS verhuurder wordt verplicht
Alle particuliere verhuurders moeten zich aansluiten bij het ombudsmansysteem. De beheerder (waarschijnlijk de Housing Ombudsman Service) wordt in 2026 aangesteld en krijgt de tijd om de activiteiten op te schalen voordat het verplichte lidmaatschap wordt afgedwongen.
2035 - Norm voor fatsoenlijke huizen
Decent Homes Standard uitgebreid naar PRS
De laatste fase van de normenagenda van de wet. De regering heeft 2035 voorgesteld als invoeringsdatum. Verhuurders worden aangemoedigd om ruim van tevoren te beginnen met het aanpakken van mogelijke tekortkomingen - met name vocht, schimmel en HHSRS-gevaren van categorie 1.
Praktische stappen voor verhuurders
De tijdlijnen voor deel 3 geven verhuurders meer voorbereidingstijd dan de hervormingen van fase 1 - maar die tijd moet actief worden gebruikt, niet passief. De volgende stappen zijn nu aan te raden.
Controleer en organiseer uw nalevingsdocumentatie. The database will require current Gas Safety Certificates, EICRs, EPCs and related certificates for every property you let. Any that are missing, expired or not to the required standard should be addressed promptly rather than under time pressure when registration windows open.
Stel een gedocumenteerde klachtenprocedure op. De Ombudsman zal bewijs nodig hebben dat huurders problemen bij u hebben aangekaart voordat ze naar de regeling zijn gestapt. Een duidelijke, schriftelijke klachtenprocedure - en een consistente praktijk van het schriftelijk bevestigen van en reageren op communicatie - zal uw eerste verdedigingslinie zijn in elk onderzoek.
Herzie je financiële planning om nieuwe kosten op te vangen. Jaarlijkse registratiekosten per woning in de database en lidmaatschapsgelden van de Ombudsman zijn nieuwe terugkerende verplichtingen. Beide moeten worden meegenomen in uw berekeningen van de huuropbrengst.
Verduidelijk de verantwoordelijkheden met je makelaar. The registration and Ombudsman membership obligations fall on the landlord directly, but agents can discharge them on your behalf. Ensure your agency agreement is explicit as to who is responsible for maintaining registration and membership, and that your agent is actively preparing for these requirements.
Vraag juridisch advies over je specifieke portefeuillestructuur. Verhuurders met complexe eigendomsstructuren - bedrijfsvehikels, gezamenlijk eigendom, trusts - moeten er niet zonder meer van uitgaan dat het standaardregime op hen van toepassing is. Secundaire wetgeving zal de mechanismen verduidelijken en ons vastgoedteam kan advies geven zodra deze is gepubliceerd.
John Andrews
Partner & Hoofd Onderneming en Commercie
