Ronald Fletcher Baker LLP collects, uses, and is responsible for certain personal information about you. When we do so we are regulated under the UK General Data Protection Regulation which applies across the European Union (including in the United Kingdom) and we are responsible as ‘controller’ of that personal information for the purposes of those laws.
We take your privacy very seriously. Please read this privacy notice and privacy policy carefully as it contains important information on who we are and how and why we collect, store, use, and share your personal data. It also explains your rights in relation to your personal data and how to contact us or supervisory authorities in the event you have a complaint.
Ons gebruik van uw persoonlijke gegevens is onderworpen aan uw instructies, de Britse General Data Protection Regulation (UK GDPR), andere relevante Britse en (waar relevant) EU-wetgeving, waaronder de EU General Data Protection Regulation (EU GDPR), en onze professionele geheimhoudingsplicht.
Belangrijkste termen
Het is handig om te beginnen met het uitleggen van een aantal belangrijke termen die in dit document worden gebruikt:
Wij, ons onze betekent Ronald Fletcher Baker LLP
Persoonlijke gegevens means any information relating to an identified or identifiable individual
Persoonlijke gegevens van speciale categorieën means Personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs, philosophical beliefs, or trade union membership; Genetic and biometric data; Data concerning health, sex life, or sexual orientation
Persoonlijke gegevens die we over u verzamelen
The personal data we zal or may collect in the course of advising and/or acting for you is as follows:
Persoonlijke gegevens die we verzamelen
– Your name, date of birth, address, and telephone number
– Information to enable us to check and verify your identity, eg your date of birth or passport details and proof of address
- Elektronische contactgegevens, bijvoorbeeld je e-mailadres en mobiele telefoonnummer
– Information relating to the matter in which you are seeking our advice or representation
- Uw financiële gegevens voor zover relevant voor uw instructies, bijvoorbeeld de bron van uw fondsen als u instructies geeft voor een aankooptransactie
Persoonlijke gegevens die we kunnen verzamelen, afhankelijk van de reden waarom u ons instructies hebt gegeven
- Uw nationale verzekerings- en belastinggegevens
- Je bank- en/of hypotheekgegevens
- Details van je professionele online aanwezigheid, bijvoorbeeld LinkedIn-profiel
- Gegevens van uw echtgeno(o)t(e)/partner en afhankelijke personen of andere familieleden, bijvoorbeeld als u ons opdracht geeft voor een familiekwestie of een testament
– Your employment status and details including salary and benefits, eg if you instruct us on a matter related to your employment or in which your employment status or income is relevant
– Your nationality and immigratie status and information from related documents, such as your passport or other identification
- Gegevens over uw pensioenregelingen, bijvoorbeeld als u ons opdracht geeft voor een pensioenkwestie of in verband met financiële regelingen na het verbreken van een relatie
- Uw arbeidsgegevens, inclusief, indien relevant, gegevens met betrekking tot ziekte en aanwezigheid, prestaties, disciplinaire maatregelen, gedrag en grieven (inclusief relevante persoonsgegevens van bijzondere categorieën), bijvoorbeeld als u ons instructies geeft over zaken die verband houden met uw dienstverband of waarbij uw arbeidsgegevens relevant zijn
- Uw ras of etnische afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, religieuze of soortgelijke overtuigingen, bijvoorbeeld als u ons opdracht geeft voor een discriminatieclaim
- Uw lidmaatschap van een vakbond, bijvoorbeeld als u ons een opdracht geeft voor een discriminatieclaim of als uw zaak wordt gefinancierd door een vakbond
- Persoonlijke identificatiegegevens, zoals de kleur van je haar of ogen of de namen van je ouders, bijvoorbeeld als je ons opdracht geeft om een bedrijf voor je op te richten
- Uw medische gegevens, bijvoorbeeld als we voor u optreden in een letselschadeclaim
Deze persoonlijke gegevens hebben wij van u nodig om onze diensten aan u te kunnen leveren. Als u de persoonlijke gegevens waar wij om vragen niet verstrekt, kan dit ons vertragen of verhinderen om u diensten te verlenen.
Hoe uw persoonlijke gegevens worden verzameld
We verzamelen de meeste van deze informatie van jou. We kunnen echter ook informatie verzamelen:
-uit publiek toegankelijke bronnen, zoals Companies House of HM Land Registry;
-direct van een derde partij, bijv. kredietinformatiebureaus, klanten due diligence-aanbieders;
-from a third party with your consent, eg: your bank or building society, another financial institution or advisor; consultants and other professionals we may engage in relation to your matter; your employer and/or trade union, professional body, or pension administrators; your doctors, medical and occupational health professionals; via our information technology systems, eg: case management, document management and time recording systems; relevant websites and applications; automated monitoring of our websites and other technical systems, such as our computer networks and connections, communications systems, email, and instant messaging systems.
Hoe en waarom we uw persoonlijke gegevens gebruiken
Volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming mogen we uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken als we daar een goede reden voor hebben, bijv:
-om te voldoen aan onze wettelijke en regelgeving verplichtingen;
-voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat we een overeenkomst aangaan;
-voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; of
-je hebt toestemming gegeven.
A legitimate interest is when we have a business of commercieel reason to use your information, so long as this is not overridden by your own rights and interests.
Waarvoor we je persoonlijke gegevens gebruiken (verwerken) en waarom we dat doen:
| Waar we uw persoonlijke gegevens voor gebruiken | Onze redenen |
| To provide legal services to you | Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat we een contract aangaan |
| Conducting checks to identify our clients and verify their identity; Screening for financial and other sanctions or embargoes; Other processing necessary to comply with professional, legal, and regulatory obligations that apply to our business, eg under health and safety regulations or rules issued by our professional regulator | Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Verzamelen en verstrekken van informatie die nodig is voor of verband houdt met audits, onderzoeken of enquêtes door regelgevende instanties | Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Ensuring business policies are adhered to, eg policies covering security and internet use | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Operationele redenen, zoals verbetering van efficiëntie, training en kwaliteitscontrole | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| De vertrouwelijkheid van commercieel gevoelige informatie waarborgen | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; en/of om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Statistische analyse om ons te helpen onze praktijk te beheren, bijvoorbeeld met betrekking tot onze financiële prestaties, klantenbestand, soort werk of andere efficiëntiemaatregelen | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Preventing unauthorised access and modifications to systems | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; en/of om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Klantendossiers bijwerken en verbeteren | Voor de uitvoering van ons contract met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat we een contract aangaan, en/of om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Statutory returns | Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
| Zorgen voor veilige werkpraktijken, personeelsadministratie en beoordelingen | Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen; en/of voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Marketing our services and those of selected third parties to —existing and former clients; —third parties who have previously expressed an interest in our services; —third parties with whom we have had no previous dealings. | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Kredietreferentiecontroles via externe kredietreferentiebureaus | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij |
| Externe audits en kwaliteitscontroles, bijvoorbeeld voor Lexcel en de controle van onze rekeningen | Voor onze legitieme belangen of die van een derde partij; en/of om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen |
De bovenstaande tabel is niet van toepassing op persoonsgegevens van speciale categorieën, die we alleen verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming.
Promotionele communicatie
We kunnen uw persoonlijke gegevens gebruiken om u updates te sturen (per e-mail, sms, telefoon of post) over juridische ontwikkelingen die voor u van belang kunnen zijn en/of informatie over onze diensten, waaronder exclusieve aanbiedingen, promoties of nieuwe diensten of producten.
We hebben een legitiem belang bij het verwerken van uw persoonlijke gegevens voor promotionele doeleinden (zie hierboven ‘Hoe en waarom we uw persoonlijke gegevens gebruiken’). Dit betekent dat we meestal uw toestemming niet nodig hebben om u promotionele berichten te sturen. Wanneer er echter wel toestemming nodig is, zullen we u apart en duidelijk om deze toestemming vragen.
We will always treat your personal data with the utmost respect and never sell OR share it with other organisations outside Ronald Fletcher Baker LLP for marketing purposes.
You have the right to opt out of receiving promotional communications at any time by contacting us by post, email, or telephone by contacting [name].
We kunnen u vragen om uw marketingvoorkeuren te bevestigen of bij te werken als u ons opdracht geeft om in de toekomst verdere diensten te verlenen of als er wijzigingen zijn in de wet, de regelgeving of de structuur van ons bedrijf.
Met wie we uw persoonlijke gegevens delen
We delen regelmatig persoonlijke gegevens met:
-professional advisers who we instruct on your behalf or refer you to, eg barristers, medical professionals, accountants, tax advisors, or other experts;
-other third parties where necessary to carry out your instructions, eg your mortgage provider or HM Land Registry in the case of a eigendom transaction or Companies House;
-kredietbeoordelingsbureaus;
-onze verzekeraars en makelaars;
externe auditors, bijvoorbeeld met betrekking tot ISO- of Lexcel-accreditatie en de controle van onze rekeningen;
-Onze banken;
-onze leveranciers van casemanagement, waaronder DPS Software.
Wij staan onze serviceproviders alleen toe om met uw persoonlijke gegevens om te gaan als wij ervan overtuigd zijn dat zij passende maatregelen nemen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. We leggen serviceproviders ook contractuele verplichtingen op om ervoor te zorgen dat ze uw persoonlijke gegevens alleen kunnen gebruiken om diensten aan ons en aan u te leveren.
We may disclose and exchange information with law enforcement agencies and regulatory bodies to comply with our legal and regulatory obligations.
We may also need to share some personal data with other parties, such as potential kopers of some or all of our business or during a re-structuring. Usually, information will be anonymised but this may not always be possible. The recipient of the information will be bound by confidentiality obligations.
Waar uw persoonlijke gegevens worden bewaard
Informatie kan worden bewaard in onze kantoren en die van onze groepsmaatschappijen, externe bureaus, dienstverleners, vertegenwoordigers en agenten zoals hierboven beschreven (zie ‘Met wie we uw persoonlijke gegevens delen’).
Sommige van deze derden kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. Voor meer informatie, inclusief over hoe we uw persoonlijke gegevens beschermen wanneer dit gebeurt (zie hieronder: ‘Doorgifte van uw persoonlijke gegevens buiten de EER’.’).
Hoe lang uw persoonlijke gegevens worden bewaard
We bewaren je persoonlijke gegevens nadat we je hebben geadviseerd of voor je hebben opgetreden. We doen dit om een van deze redenen:
-to respond to any questions, complaints of claims made by you or on your behalf;
-om te laten zien dat we je eerlijk hebben behandeld;
-de door de wet vereiste administratie bij te houden.
We zullen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden die in dit beleid zijn uiteengezet. Voor verschillende soorten gegevens gelden verschillende bewaartermijnen. Meer informatie hierover staat in onze bewaartermijn die deze details geeft (zie “Bewaarbeleid”).
Wanneer het niet langer nodig is om uw persoonlijke gegevens te bewaren, zullen we deze verwijderen of anonimiseren.
Bewaarbeleid
Hoe lang gebruiken jullie mijn gegevens?
We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.
In sommige omstandigheden kunnen we je persoonlijke gegevens anonimiseren zodat ze niet langer met jou in verband kunnen worden gebracht. Zodra u niet langer een werknemer, werknemer of aannemer van het bedrijf bent, zullen we uw persoonlijke gegevens bewaren en veilig vernietigen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data, and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
Volgens de wet moeten we basisinformatie over onze klanten (waaronder contact-, identiteits-, financiële en transactiegegevens) bewaren voor wettelijke, regelgevende en fiscale doeleinden.
In dit beleid wordt uiteengezet hoe lang informatie normaal gesproken door ons wordt bewaard en wanneer deze informatie vertrouwelijk wordt vernietigd.
Verantwoordelijkheid
Ronald Fletcher Baker LLP is verantwoordelijk voor de implementatie van en het toezicht op de naleving van dit beleid. Zij zullen dit beleid jaarlijks evalueren om te controleren of het effectief wordt toegepast.
Ons proces
Informatie (op papier en elektronisch) wordt ten minste bewaard gedurende de periode die staat vermeld in onze bewaartermijn voor gegevens (zie bijlage).
Alle informatie moet voor vernietiging worden bekeken om te bepalen of er speciale factoren zijn waardoor vernietiging moet worden uitgesteld, bijv:
– potential litigation
- klachten
- lopende zaken
We streven ernaar om papieren kopieën en elektronisch bewaarde documenten en informatie aan het einde van de bewaarperiode te verwijderen.
Bewaartermijn gegevens - Bijlage
| Type materie | Bewaartermijn |
| Antiwitwasregisters met inbegrip van registers van identiteits- en verificatiecontroles van cliënten in het kader van onze "ken-uw-cliënt"-procedure. | 6 jaar nadat de zakelijke relatie is beëindigd of de transactie is voltooid. |
| Vertrouwen | Voor onbepaalde tijd, in overeenstemming met de richtlijnen van de Law Society, of het einde van de trustperiode of de datum van vesting plus 6 jaar Documenten met betrekking tot BTW-plicht-6 jaar Belastingpapieren-12 jaar na het einde van de trustperiode |
| Zaken namens minderjarigen | 6 jaar vanaf de datum waarop de cliënt 18 jaar wordt |
| Testamenten | Indefinitely, in accordance with Law Society guidance; or 6 years from the date of probate where we have dealt with probate |
| Belasting | 12 jaar na het einde van de periode of beoordeling |
| Boekhouding | 6 jaar |
| Financiële zaken (transacties en commissies die zijn uitgevoerd of ontvangen volgens de SRA Financial Services (Code of Business) Rules 2001). | 6 jaar |
| Klachtenregistratie | 6 jaar vanaf de afronding van de klacht |
| Alle andere klantenzaken | 6 jaar |
In sommige omstandigheden kunnen we uw persoonlijke gegevens anonimiseren (zodat ze niet langer met u in verband kunnen worden gebracht) voor onderzoeks- of statistische doeleinden.
Doorgeven van uw persoonlijke gegevens buiten de EER
Om diensten aan u te kunnen leveren, is het soms noodzakelijk dat wij uw persoonlijke gegevens delen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Deze niet-EER-landen hebben mogelijk niet dezelfde wetten voor gegevensbescherming als het Verenigd Koninkrijk en de EER. We zullen er echter naar streven dat de overdracht voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en dat alle persoonlijke gegevens veilig zijn.
Als je meer informatie wilt, kun je contact met ons opnemen (zie ‘Hoe kun je contact met ons opnemen’ hieronder).
Uw rechten
You have the following rights, which you can exercise free of charge:
| Toegang | Het recht op een kopie van uw persoonlijke gegevens (het recht op toegang) |
| Rectificatie | Het recht om van ons te eisen dat we eventuele fouten in uw persoonlijke gegevens corrigeren |
| Om te vergeten | Het recht om ons te verplichten uw persoonlijke gegevens te verwijderen - in bepaalde situaties |
| Beperking van verwerking | Het recht om van ons te eisen dat wij de verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken - in bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist. |
| Dataportabiliteit | Het recht om de persoonlijke gegevens die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat en/of deze gegevens door te geven aan een derde partij - in bepaalde situaties |
| Bezwaar maken | Het recht om bezwaar te maken: -op elk moment tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens voor direct marketing (inclusief profilering); -in bepaalde andere situaties tegen onze verdere verwerking van uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld verwerking ten behoeve van onze legitieme belangen. |
| Niet onderworpen zijn aan geautomatiseerde individuele besluitvorming | Het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking (met inbegrip van profilering) gebaseerde beslissing die rechtsgevolgen voor u heeft of u op soortgelijke wijze in aanzienlijke mate treft |
Voor meer informatie over elk van deze rechten, inclusief de omstandigheden waarin ze van toepassing zijn, kunt u contact met ons opnemen of de Leidraad van het Britse Information Commissioner's Office (ICO) over de rechten van personen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u dat doen:
-mail, bel of schrijf ons - zie hieronder: ‘Hoe kunt u contact met ons opnemen?’; en
Geef ons voldoende informatie om u te kunnen identificeren (bijvoorbeeld uw volledige naam, adres en klant- of zaaknummer);
-let us have proof of your identity and address (a copy of your driving licence or passport and a recent utility or credit card bill); and
-Laat ons weten welk recht u wilt uitoefenen en op welke informatie uw verzoek betrekking heeft.
Uw persoonlijke gegevens veilig bewaren
We hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen om te voorkomen dat persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan of onrechtmatig worden gebruikt of geopend. We beperken de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot diegenen die er een echte zakelijke noodzaak voor hebben. Degenen die uw gegevens verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde manier en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.
We also have procedures in place to deal with any suspected data security breach. We will notify you and any applicable regulator of a suspected data security breach where we are legally required to do so.
Hoe een klacht indienen
If you have any questions, concerns, or wish to make a complaint about how we handle your personal information, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, at R.Roberts@rfblegal.co.uk.
We take all privacy concerns seriously and will do our best to resolve any issue promptly and fairly.
If you remain dissatisfied, you have the right to lodge a complaint with the UK data protection regulator, the Information Commissioner’s Office (ICO), or, where applicable, the relevant supervisory authority in the European Union (or European Economic Area) country where you work, normally live, or where the alleged infringement of data protection law occurred. The ICO can be contacted via https://ico.org.uk/concerns or by telephone on 0303 123 1113.
Wijzigingen in deze privacyverklaring & dit privacybeleid
This privacy notice was updated on 16 July 2026.
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen.
Contact met ons opnemen
If you have any questions about this privacy policy, how we process your personal information, or the information we hold about you, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, by email at R.Roberts@rfblegal.co.uk, or by post or telephone using the contact details available on our website.
Onze contactgegevens zijn:
| London Office | Post: New Derwent House, 69-73 Theobalds Road, Londen WC1X 8TA Tel: 0207 467 5757 |
| Richmond Office | Post: 5 The Green, Richmond, TW9 1PL |
| Manchester Office | Post: 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel: 0161 694 4404 |
| Exeter Office | Post: Begane grond, Sterling Court, 16-18 Dix's Field, Exeter, EX1 1QA Tel:01392 715311 |