Commerciële fraude komt zelden aan het licht. Een vertrouwde leverancier verhoogt maandenlang stilletjes de facturen. Een joint venture-partner leidt opdrachten om naar een concurrent. Een agent strijkt betalingen op die bedoeld zijn voor reclamekosten. Tegen de tijd dat deze praktijken aan het licht komen, zijn de verliezen vaak uitgegroeid tot geschillen die jarenlange rechtszaken met zich meebrengen.
Bedrijven over de hele wereld hebben te maken met steeds geavanceerdere praktijken waarbij misbruik wordt gemaakt van hiaten in het toezicht op contractanten en de complexiteit van grensoverschrijdende activiteiten. Dit artikel biedt praktische, juridische en bestuurlijke richtlijnen voor bedrijven, vermogende particulieren en family offices die zakelijke relaties aangaan of beheren. Het doel is duidelijk: u helpen fraudeurs te herkennen voordat ze uw partners worden, en u in staat stellen daadkrachtig te reageren wanneer er waarschuwingssignalen opduiken.
Inzicht in de omvang van het frauderisico in zakelijke relaties
Frauderisico’s doen zich op verschillende niveaus binnen elke commerciële overeenkomst voor. Bestuurders kunnen twijfelachtige of onjuiste boekhoudpraktijken goedkeuren om een verslechterende financiële situatie te verdoezelen. Partners kunnen een verkeerde voorstelling geven van hun eigendomsstructuren of hun status ten opzichte van de regelgeving. Leveranciers kunnen inkoopfraude plegen door middel van valse facturen, dubbele facturering of het in rekening brengen van goederen of diensten die nooit zijn geleverd. Agenten en tussenpersonen kunnen zich schuldig maken aan identiteitsdiefstal, het misbruiken van zakelijke e-mailaccounts of het omleiden van betalingen naar rekeningen waarover zij de controle hebben. Zelfs binnen ogenschijnlijk zakelijke relaties kunnen persoonlijke of professionele banden leiden tot verborgen belangenconflicten die de integriteit van transacties in gevaar brengen.
De meest voorkomende vormen van bedrijfsfraude in deze relaties volgen voorspelbare patronen. Het verkeerd voorstellen van de financiële draagkracht staat bovenaan de lijst, bijvoorbeeld wanneer een leverancier zijn productiecapaciteit te hoog inschat om een groot contract binnen te halen, maar vervolgens de leveringstermijnen niet haalt en daarmee contractuele boetes veroorzaakt die hun weerslag hebben op de gehele projectplanning. Door vervalste bankgaranties en valse financiële overzichten kunnen tegenpartijen krediet of contracten verkrijgen die ze op legitieme wijze nooit zouden kunnen krijgen. Factuurfraude varieert van subtiel (hoeveelheden of eenheidsprijzen naar boven afronden) tot schaamteloos (het in rekening brengen van volledig fictief werk). In meer geavanceerde gevallen creëren tussenpersonen gelaagde structuren, waarbij ogenschijnlijk legitieme bedrijven zoals logistieke bedrijven of aanbieders van professionele diensten worden ingeschakeld om de uiteindelijke eigenaar te verdoezelen en corrupte betalingen aan derden of het witwassen van geld te vergemakkelijken.
De verontrustende realiteit is dat ogenschijnlijk gerenommeerde en gekwalificeerde partners ernstige problemen kunnen verbergen achter een schijn van legitimiteit. Een bedrijf met een decennialange registratiegeschiedenis bij Companies House, gecontroleerde jaarrekeningen en logo’s van blue-chip-klanten op zijn website kan niettemin op de rand van insolventie balanceren, onderworpen zijn aan niet openbaar gemaakte onderzoeken door toezichthouders, of worden gecontroleerd door personen met een verborgen crimineel verleden. Het Engelse recht legt potentiële civielrechtelijke aansprakelijkheid op voor onjuiste voorstelling van zaken, bedrog, schending van vertrouwen en schending van fiduciaire plichten. Tegelijkertijd kunnen tegenpartijen strafrechtelijk worden vervolgd op grond van de Fraud Act 2006 wegens valse voorstelling van zaken, de UK Bribery Act 2010 wegens omkoping van overheidsfunctionarissen of partners in de particuliere sector, en het niet-voorkomen van fraude op grond van de wet van 2023.
Naast directe financiële verliezen heeft fraude in zakelijke contracten een domino-effect. Toezicht door regelgevende instanties na de ontdekking van fraude kan fusies en overnames (M&A) en de goedkeuring van vergunningen vertragen of doen mislukken. Reputatieschade kan toekomstige zakelijke kansen kosten die de oorspronkelijke diefstal ver overstijgen. Strategische projecten of geplande uitstappen kunnen mislukken wanneer blijkt dat belangrijke tegenpartijen frauduleus handelen, waardoor investeerders en aandeelhouders vraagtekens zetten bij het toezicht van het management. De Britse instantie Action Fraud meldde in 2022 meer dan 400.000 fraudegevallen met een totaal verlies van meer dan 2,3 miljard pond, en de Association of Certified Fraud Examiners schat dat bedrijven jaarlijks ongeveer 5% aan inkomsten verliezen door bedrijfsfraude, wat wereldwijd neerkomt op gemiddeld $1,8 miljoen per geval.
Vroege waarschuwingssignalen: fraude herkennen voordat je tekent
Bij de meeste ernstige fraudegevallen zijn er al maanden voordat contracten worden ondertekend waarschuwingssignalen waarneembaar, vaak tijdens de besprekingen voorafgaand aan het contract, bij aanbestedingsprocedures of tijdens de eerste due diligence-gesprekken. De uitdaging ligt in het herkennen van deze signalen te midden van de gebruikelijke ruis van commerciële onderhandelingen en in de discipline om even pas op de plaats te maken in plaats van onder druk door te gaan.
Gedragsmatige waarschuwingssignalen verdienen bijzondere aandacht. Ongewone druk om snel deals te sluiten zonder voldoende due diligence moet onmiddellijk argwaan wekken. Fraudeurs weten dat tijdsdruk het grondige onderzoek omzeilt, en ze kunnen beweren dat een concurrerende bieder op het punt staat te tekenen, dat speciale prijsaanbiedingen op het punt staan te verlopen, of dat regelgevende termijnen aflopen. Weerstand tegen standaard KYC-vragenlijsten, terughoudendheid om verifieerbare referenties te verstrekken of vijandigheid tegenover audit- en inspectierechten duiden er allemaal op dat de tegenpartij iets te verbergen heeft. Commerciële voorwaarden die “te mooi lijken om waar te zijn” – bijvoorbeeld prijzen die aanzienlijk onder de marktprijs liggen, ongewoon genereuze betalingsvoorwaarden of onwaarschijnlijke leveringsverplichtingen – duiden vaak op wanhoop (een tegenpartij in financiële moeilijkheden die bereid is alles te beloven) of regelrechte fraude (een partij die niet van plan is haar verplichtingen na te komen).
Documentaire aanwijzingen en alarmsignalen in de gegevens leveren concreter bewijs op. Inconsistenties tussen bedrijfsnamen in verschillende documenten, discrepanties tussen de bij Companies House ingediende documenten en rechtstreeks verstrekte informatie, en onverklaarbare eigendomswijzigingen in de afgelopen 6–12 maanden zijn allemaal aanleiding voor nader onderzoek. Controleer financiële en contractuele documenten zorgvuldig. Facturen die niet overeenkomen met de afgesproken mijlpalen, inkooporders met onverklaarbare wijzigingen en rekeningen die onvoldoende gedetailleerd zijn of ongebruikelijke patronen vertonen, verdienen nadere aandacht.
Structurele alarmsignalen duiden vaak op opzettelijke verzwijging. Complexe grensoverschrijdende holdingstructuren, met name ketens die lopen via risicovolle jurisdicties met strenge geheimhoudingsregels en minimale economische inhoud, maken het moeilijk om de uiteindelijke economische eigenaren te identificeren en geldstromen te traceren.
Zodra een zakelijke relatie is aangegaan, kunnen er operationele alarmsignalen opduiken. Stel je het volgende scenario voor: een vaste leverancier vraagt plotseling om betalingen over te maken naar een nieuwe bankrekening in een ander rechtsgebied, onder verwijzing naar een “wijziging in de bankafspraken”. Binnen enkele weken neemt de legitieme leverancier contact met u op om te informeren naar achterstallige facturen, waarna blijkt dat de rekeningwijziging frauduleus was en dat het geld is doorgesluisd naar criminelen. Dit patroon van zakelijke e-mailcompromittering, dat vaak wordt uitgevoerd via gehackte e-mailaccounts of zorgvuldig nagemaakte domeinen, heeft Britse bedrijven honderden miljoenen ponden gekost.
Due diligence als eerste verdedigingslinie
Een grondige due diligence is een onmisbare stap voordat er wezenlijke zakelijke relaties worden aangegaan. Een goed uitgevoerd complianceprogramma begint met degelijke onboardingprocedures voor alle belangrijke partners, leveranciers en andere zakelijke relaties.
Voor Britse tegenpartijen: begin met basiscontroles bij Companies House. Controleer of het bedrijf actief geregistreerd is en een goede reputatie heeft. Bekijk de bevestigingsverklaring en de jaarrekeningen van ten minste de afgelopen drie tot vijf jaar en let daarbij op te late indieningen (die kunnen duiden op financiële problemen of gebrekkig bestuur), gecombineerde controleverklaringen en ongebruikelijke schommelingen in omzet, activa of passiva. Controleer de gegevens van bestuurders en personen met aanzienlijke zeggenschap (PSC’s) aan de hand van de rechtstreeks verstrekte informatie, aangezien discrepanties tussen registergegevens en verklaringen in voorstellen of contracten een ernstig waarschuwingssignaal vormen.
Voor tegenpartijen in andere rechtsgebieden vereist het onderzoek naar mogelijke buitenlandse vertegenwoordigers dat u uw aanpak aanpast aan de lokale vereisten en de beschikbaarheid van gegevens. Doorzoek relevante ondernemingsregisters, databases met rechtszaken en insolventieregisters. Controleer sanctielijsten die worden bijgehouden door HM Treasury, OFAC en de EU, evenals handhavingsbesluiten van sectorale toezichthouders. Houd er rekening mee dat de kwaliteit en toegankelijkheid van gegevens aanzienlijk kunnen variëren: sommige rechtsgebieden bieden realtime elektronische toegang tot uitgebreide gegevensbestanden, terwijl andere de inzet van lokale vertegenwoordigers of handmatig onderzoek vereisen.
Reputatie- en mediacontroles vormen een aanvulling op zoekopdrachten in registers. Voer gerichte perszoekopdrachten uit in de belangrijkste nieuwsdatabases, inclusief niet-Engelstalige bronnen waar relevant en archieven van vóór 2010 (sommige fraudeurs rekenen erop dat bedrijven een kort geheugen hebben). Controleer de aanwezigheid op sociale media op consistentie met de opgegeven bedrijfsactiviteiten. Zoek specifiek naar eerdere beschuldigingen van bedrijfsfraude, handhavingsmaatregelen van toezichthouders of beschuldigingen van omkoping, witwassen of andere financiële misdrijven. Voor tegenpartijen die actief zijn in risicovolle sectoren of regio’s, is het raadzaam om controles uit te voeren in databases van politiek prominente personen en via screeningdiensten voor negatieve berichtgeving in de media.
Er is een verscherpte due diligence vereist voor risicovolle partners die actief zijn in sectoren zoals de luchtvaart, defensie, de farmaceutische industrie of overheidsopdrachten, of in rechtsgebieden met een verhoogd risico op corruptie of witwassen. Door middel van bezoeken ter plaatse aan operationele vestigingen kan worden gecontroleerd of de opgegeven productiecapaciteit, voorraad of personeelsbezetting daadwerkelijk aanwezig is. Referentiegesprekken met banken, belangrijke klanten en branchegenoten kunnen verborgen problemen aan het licht brengen of een positieve staat van dienst bevestigen. Overweeg bij transacties van aanzienlijke waarde of strategisch belang het inschakelen van onafhankelijke forensische of onderzoeksdiensten van bedrijven die gespecialiseerd zijn in achtergrondonderzoeken, het opsporen van vermogensbestanddelen of undercoveroperaties.
Interne bestuursstructuren vormen de basis voor een doeltreffende due diligence. Stel gestandaardiseerde vragenlijsten op voor de onboarding van alle nieuwe leveranciers en partners, waarin informatie wordt vastgelegd over de uiteindelijke begunstigden, anticorruptiecertificeringen, de financiële positie en sleutelfiguren. Implementeer risicobeoordelingsmatrices die tegenpartijen een hogere mate van controle toekennen op basis van sector, regio, transactiewaarde en eerdere relaties.
Contractuele beschermingsmaatregelen tegen fraude
Contracten moeten in toenemende mate recht doen aan de strengere eisen op het gebied van fraudebestrijding en naleving. Belangrijke verklaringen en garanties vormen de basis van contractuele bescherming. Bedrijven moeten van hun tegenpartijen eisen dat zij garanderen dat hun jaarrekeningen juist zijn, dat er geen verzwegen verplichtingen of lopende rechtszaken zijn, en dat de ondertekenaars bevoegd zijn om de onderneming te binden. Neem specifieke verklaringen op met betrekking tot de naleving van wetgeving ter bestrijding van fraude en omkoping, waaronder de Britse Bribery Act en (indien van toepassing) de Foreign Corrupt Practices Act. Dring waar mogelijk aan op volledige openbaarmaking van de structuren van economisch eigendom en van eventuele relaties met overheidsfunctionarissen of politiek prominente personen die corruptierisico’s zouden kunnen opleveren. Deze garanties moeten na beëindiging van de overeenkomst nog gedurende een bepaalde periode, doorgaans twee tot drie jaar, van kracht blijven om aanspraken te waarborgen die mogelijk pas na beëindiging van de relatie aan het licht komen.
Vrijwaringsbepalingen met betrekking tot verliezen als gevolg van fraude bieden directe financiële verhaalsmogelijkheden. Stel vrijwaringsbepalingen op die verliezen dekken die voortvloeien uit onjuiste voorstelling van zaken, fraude en toezichtsonderzoeken die zijn ingeleid naar aanleiding van het gedrag van de tegenpartij, met inbegrip van juridische kosten, schikkingskosten en bedrijfsverstoringen. Definieer belangrijke termen nauwkeurig: “fraude” moet zowel strafrechtelijke fraude als civielrechtelijke misleiding omvatten, en “verliezen” moeten, waar van toepassing, ook gevolgschade en reputatieschade omvatten. Zorg ervoor dat de vrijwaringsbepalingen ook na beëindiging van kracht blijven en specificeer duidelijke mechanismen voor het verhalen van financiële en juridische schade.
Controle- en inspectierechten maken het mogelijk om de naleving van de verplichtingen en de prestaties van de tegenpartij voortdurend te verifiëren. In langlopende leverings-, distributie- of joint venture-overeenkomsten dient u zich het recht voor te behouden om inzage te krijgen in relevante boekhouding en administratie, sleutelfiguren te ondervragen en onafhankelijke auditors aan te stellen met redelijke tussenpozen of bij een redelijk vermoeden van onregelmatigheden. Deze rechten dienen zich uit te strekken tot onderaannemers en subagenten wanneer de tegenpartij een beroep doet op derden om wezenlijke verplichtingen na te komen.
Toezichtmechanismen moeten worden ingebed in lopende relaties. Stel verplichte periodieke certificeringen in om te bevestigen dat de verplichtingen op het gebied van corruptiebestrijding en fraudepreventie nog steeds worden nageleefd. Verplicht tegenpartijen om u onmiddellijk op de hoogte te stellen van eventuele onderzoeken door wetshandhavingsinstanties, toezichthouders of belastingautoriteiten. Behoud het recht om ten minste eenmaal per jaar of bij elke belangrijke bedrijfsgebeurtenis bijgewerkte KYC-informatie, gegevens over de uiteindelijke begunstigden, wijzigingen in het bestuur en materiële rechtszaken op te vragen. Deze bepalingen creëren een raamwerk voor een doorlopende beoordeling van het frauderisico, in plaats van compliance te behandelen als een eenmalige onboardingprocedure.
Bepalingen inzake beëindiging en rechtsmiddelen moeten expliciet ingaan op gevallen van fraude. Voorzie in het recht op onmiddellijke beëindiging in geval van fraude, ernstige misleiding of wezenlijke schending van anticorruptiegaranties, zonder hersteltermijnen die overtreders in staat zouden stellen activa te verdoezelen of bewijsmateriaal te vernietigen. Overweeg in cruciale dienstverlenings- of leveringscontracten inbrekrechten die u in staat stellen de operationele controle over te nemen in afwachting van de overgang naar een alternatieve leverancier. Neem bepalingen inzake forfaitaire schadevergoeding op wanneer de verliezen als gevolg van fraude-gerelateerde verstoringen redelijkerwijs kunnen worden ingeschat. Behoud uitdrukkelijk het recht om een voorlopige voorziening, nakoming in natura en alle andere rechtsmiddelen die op grond van de wet of het billijkheidsrecht beschikbaar zijn, te vorderen, aangezien sommige tegenpartijen kunnen proberen de rechtsmiddelen zodanig te beperken dat dit vorderingen wegens fraude zou ondermijnen.
Hoe te handelen bij vermoeden van fraude
Bij vermoeden van fraude zijn snelheid en controle bepalend voor de uitkomst. Uit de gegevens van de Global Economic Crime Survey van PwC blijkt dat door snel in te grijpen ongeveer 40% van de verduisterde activa kan worden teruggevorderd, tegenover slechts 10% in gevallen waarin te laat wordt ingegrepen. De eerste uren en dagen nadat het vermoeden is gerezen, zijn cruciaal, maar overhaast handelen kan bewijsmateriaal vernietigen, daders waarschuwen en juridische rechtsmiddelen ondermijnen. Een afgewogen, systematische aanpak beschermt zowel de onmiddellijke belangen als de vooruitzichten op terugvordering op de lange termijn.
De eerste reactie moet erop gericht zijn om bezittingen en bewijsmateriaal veilig te stellen zonder dat mogelijke daders hiervan op de hoogte raken.
Door alles vast te leggen vanaf het moment dat het vermoeden zich concretiseert, wordt de bewijsbasis gelegd voor verdere maatregelen. Houd een centraal logboek bij waarin gebeurtenissen, beslissingen en communicatie chronologisch worden vastgelegd, inclusief datums, tijdstippen en betrokken personen.
Vroegtijdig juridisch advies is essentieel en geen optie. Een gespecialiseerde fraudeadvocaat kan de contractuele opzeggingsrechten, mogelijke civiele vorderingen (waaronder bedrog, samenzwering en ongerechtvaardigde verrijking) en de meldingsplicht aan toezichthouders of wetshandhavingsinstanties beoordelen. Het juridisch verschoningsrecht beschermt de communicatie met de raadsman en het werkproduct tegen openbaarmaking, waardoor een openhartige beoordeling van de positie van de organisatie en de mogelijke risico’s mogelijk is. De raadsman kan adviseren of er interne onderzoeken moeten worden uitgevoerd en, zo ja, hoe deze moeten worden opgezet om het verschoningsrecht te behouden en te voldoen aan de vereisten van het arbeidsrecht.
Wanneer vermogensbestanddelen het risico lopen te worden verspild, bieden spoedeisende gerechtelijke verzoeken in Engeland en Wales krachtige rechtsmiddelen. Bevriezingsbevelen verbieden gedaagden om vermogensbestanddelen onder een bepaalde waarde te vervreemden, waardoor wordt voorkomen dat overtreders gelden buiten bereik brengen. Huiszoekings- en bewaringsbevelen (Anton Piller-bevelen) maken het mogelijk om gebouwen te betreden om bewijsmateriaal veilig te stellen. Norwich Pharmacal-bevelen dwingen onschuldige derden, doorgaans banken of platforms voor de handel in cryptovaluta, om informatie vrij te geven waarmee overtreders kunnen worden geïdentificeerd of geldstromen kunnen worden getraceerd. Bankers Trust-bevelen zijn specifiek gericht op informatie over bankrekeningen waarlangs verduisterde gelden zijn gestroomd. Deze verzoeken worden doorgaans ingediend zonder kennisgeving aan de verweerder en kunnen in spoedeisende gevallen binnen 24–48 uur worden verkregen.
Lessen voor vermogende particulieren en bedrijfsleiders
Vermogende particulieren, oprichters, family offices en bestuursleden gaan vaak zakelijke relaties aan op basis van persoonlijke banden, zoals een medelid van een beleggingsclub, een zakelijke connectie van een vriend van de familie of de aanbeveling van een adviseur die al jarenlang actief is. Deze op vertrouwen gebaseerde aanpak van nieuwe bedrijfsontwikkeling heeft generaties lang enorme rijkdom opgeleverd. Tegelijkertijd heeft deze aanpak ook de weg vrijgemaakt voor enkele van de meest schadelijke fraudezaken in de financiële geschiedenis.
Persoonlijke bekendheid is geen vervanging voor verificatie. Het anticorruptiebeleid en de maatregelen ter bestrijding van fraude van de organisatie, die bedrijven beschermen, moeten ook gelden voor persoonlijke en familiale vermogensstructuren.
Goed ondernemingsbestuur begint met het integreren van frauderisicobeheer in formele bestuurskaders, in plaats van te vertrouwen op informeel vertrouwen. Het beleid voor het aanboorden van leveranciers moet consequent worden toegepast, ongeacht wie de introductie verzorgt. In registers voor belangenconflicten moeten alle relevante relaties worden vastgelegd, inclusief die van leidinggevenden en hun familieleden. Gedocumenteerde goedkeuringsschema’s moeten een onafhankelijke goedkeuring vereisen voor belangrijke verbintenissen, met name wanneer het gaat om nieuwe tegenpartijen of ongebruikelijke voorwaarden. Periodieke onafhankelijke beoordelingen van belangrijke relaties – hetzij door interne audit, hetzij door externe controlemechanismen – bieden de zekerheid dat procedures worden gevolgd en risico’s worden geïdentificeerd.
Het belang van vroegtijdig ingrijpen kan niet genoeg worden benadrukt. Door problemen tijdig aan te pakken – via navraag, controles of verscherpt toezicht – wordt vaak voorkomen dat deze escaleren tot geschillen ter waarde van miljoenen ponden en jarenlange rechtszaken.
Een proactieve juridische strategie, waarbij grondig onderzoek, solide contracten met passende rapportageprocedures, voortdurende monitoring en uitgewerkte rampenplannen worden gecombineerd, beschermt meer dan alleen de balansen.
Evalueer nu uw belangrijkste overeenkomsten met leveranciers, partners en joint ventures. Ga na of uw interne controles, onboardingprocedures en toezichtmechanismen voldoen aan de strengere eisen voor 2025 en daarna. Voer gesprekken met twijfelachtige leveranciers voordat problemen escaleren. Schakel gespecialiseerde juridische adviseurs in om uw fraudepreventiekader te controleren en contracten aan te passen aan de huidige best practices. De kosten van proactieve voorbereiding lopen in de duizenden; de kosten van een reactieve aanpak bij grootschalige fraude lopen in de miljoenen, en in jaren van afleiding van het strategische werk dat daadwerkelijk waarde creëert.
Neem voor meer informatie contact op met r.grace@rfblegal.co.uk, die u advies en hulp kan bieden die zijn afgestemd op uw situatie.
Ryan Grace
Managing Associate Solicitor
