Sickness absence is one of the most common and difficult issues employers have to manage. Whether an employee is off for a few days, has repeated short-term absences, is signed off with stress, or is absent because of a longer-term health condition, employers need to balance operational needs with legal duties and fair treatment.
For employers, this is not simply an absence management issue. It involves sickness absence policies, statutory sick pay, disability discrimination risk, reasonable adjustments, occupational health, capability procedures, workplace culture and careful communication.
Recent data underlines why this matters. The Oficina Nacional de Estadística señaló que, en 2025, se perdieron aproximadamente 148,8 millones de días laborables debido a enfermedades o lesiones, con una tasa de absentismo por enfermedad del 2,01 %. El Agencia de Salud y Seguridad También se ha señalado que el estrés laboral, la depresión o la ansiedad siguen siendo una de las principales causas de las bajas laborales. Por lo tanto, los empleadores necesitan sistemas prácticos para gestionar las bajas de forma justa y coherente.
This article considers the key issues employers should be aware of when managing sickness absence, disability and reasonable adjustments in the workplace.
¿Qué es la gestión de las bajas por enfermedad?
La gestión de las bajas por enfermedad es el proceso que sigue una empresa para registrar, supervisar y responder a las ausencias de los empleados debidas a enfermedad o lesión. Puede incluir normas para notificar las bajas, reuniones de reincorporación al trabajo, umbrales de intervención, derivaciones a servicios de medicina del trabajo, reincorporaciones graduales, adaptaciones y, en algunos casos, procedimientos formales de evaluación de la capacidad laboral.
Lo importante para los empleadores es que las bajas por enfermedad no deben considerarse como un único problema. Una baja puntual por gripe es muy diferente de las bajas repetidas de corta duración, las bajas de larga duración, el estrés laboral, las bajas por discapacidad o las bajas relacionadas con el embarazo.
Employers should therefore avoid a purely mechanical approach and consider their obligation to make reasonable adjustments for employees with disabilities. Absence policies are useful, but they should be applied with judgment, particularly where health conditions, disability or mental health concerns may be involved.
¿Por qué deberían los empleadores tomarse en serio las bajas por enfermedad?
Hay varias razones por las que los empleadores deberían tomarse en serio las bajas por enfermedad.
First, there is the operational risk. Absence can affect staffing, service delivery, workloads, morale and productivity, and overall wellbeing of disabled people in the organisation. If absence is not managed properly, other employees may be left covering work for long periods, which can create further stress and resentment.
Secondly, there is the legal risk. Sickness absence may involve statutory sick pay, disability discrimination, pregnancy and maternity protection, unfair dismissal, personal data, health data and reasonable adjustments.
En tercer lugar, está el riesgo de gestión. Si una empresa tarda demasiado en gestionar las bajas, los problemas pueden agravarse. Si, por el contrario, se precipita a la hora de tomar medidas formales, puede parecer insensible o injusta. El objetivo debe ser gestionar las bajas por enfermedad relacionadas con una discapacidad de forma temprana, coherente y conforme a la ley.
Subsidio por enfermedad y novedades normativas
Employers should make sure their sickness absence policies and payroll systems reflect the current statutory sick pay rules.
A partir del 6 de abril de 2026, la prestación por enfermedad prevista por la ley se abona desde el primer día de baja por enfermedad, en lugar del cuarto día, y se ha eliminado el límite de ingresos mínimos. Las directrices de Acas también establecen que la prestación por enfermedad obligatoria es ahora la cuantía semanal fija o el 80 % de los ingresos semanales medios del trabajador, el que sea menor.
Esto significa que las empresas deben revisar sus políticas sobre bajas por enfermedad, los procesos de nómina, los manuales para empleados y las directrices para los responsables. Es posible que sea necesario actualizar aquellas políticas que aún hagan referencia a los días de carencia o a normas de elegibilidad obsoletas.
Las empresas también deben asegurarse de que los directivos comprendan la diferencia entre la notificación de las bajas por enfermedad, el derecho legal a la prestación por enfermedad, la prestación por enfermedad de la empresa y la cuestión independiente de si la baja puede estar relacionada con una discapacidad.
Ausencias de corta duración y puntos gatillo
Repeated short-term absence can be particularly difficult to manage, and may lead to concerns about the employee’s return to work. Each individual absence may be short, but the overall pattern may cause disruption and create concerns about reliability, workload and business continuity.
Many employers use trigger points, such as a certain number of absences within a rolling period, to prompt a review. Trigger points can be useful, but they should not be applied automatically without considering the circumstances.
Los empleadores deberían tener en cuenta lo siguiente:
- si el empleado ha justificado sus ausencias;
- si existe alguna afección médica subyacente;
- si las ausencias pueden estar relacionadas con una discapacidad;
- si es necesario recibir asesoramiento en materia de salud laboral;
- si se debería considerar la posibilidad de ajustar los puntos de activación;
- si se ha tratado al empleado de la misma manera que a los demás.
Por lo general, un factor desencadenante debería dar lugar a una conversación, no a una advertencia automática. Esto es especialmente importante cuando el empleado puede tener una discapacidad o cuando el absentismo está relacionado con el estrés, la salud mental o una enfermedad crónica.
Ausencias prolongadas y capacidad
Long-term sickness absence can place employers in a difficult position. Employers may want to apoyo the employee, but they also need to understand whether the employee is likely to return, when they may return, what work they may be able to do and whether adjustments are possible.
In long-term absence cases, employers should usually keep in reasonable contact with the employee, obtain medical evidence where appropriate, consider occupational health advice, explore reasonable adjustments and review whether a phased return or alternative duties may be possible.
El despido por ausencia prolongada puede ser posible en determinadas circunstancias, pero entraña un alto riesgo si el empleador no ha seguido un procedimiento justo. Antes de proceder al despido, los empleadores deben tener en cuenta lo siguiente:
- las pruebas médicas;
- el plazo previsto para el regreso;
- el impacto que tiene la ausencia en la empresa;
- si el empleado tiene una discapacidad según la Ley de Igualdad de 2010;
- si se han tenido en cuenta las adaptaciones razonables;
- si hay otros puestos o funciones disponibles;
- si el empleado ha tenido la oportunidad de expresar su opinión.
Las empresas deben buscar asesoramiento antes de despedir a un empleado que se ausenta por una enfermedad crónica, sobre todo cuando pueda haber una discapacidad de por medio.
Discapacidad y adaptaciones razonables
Un riesgo importante en los casos de bajas por enfermedad es no reconocer cuándo la ausencia puede estar relacionada con una discapacidad, especialmente en lo que respecta a las directrices de la Comisión para la Igualdad y los Derechos Humanos.
Under the Equality Act 2010, a person is disabled if they have a physical or mental impairment which has a substantial and long-term adverse effect on their ability to carry out normal day-to-day activities. Not every illness will amount to a disability, but employers should be cautious where an employee has a long-term condition, recurring symptoms, mental health issues, neurodivergence, chronic pain or other ongoing health difficulties.
Orientación de Acas explains that reasonable adjustments are changes an employer makes to remove or reduce a disadvantage related to someone’s disability. In an absence context, adjustments might include modifying trigger points, discounting some disability-related absence, changing duties, adjusting hours, allowing homeworking, providing equipment, altering targets or allowing a phased return.
Las adaptaciones razonables deben evaluarse de forma individualizada. Lo que se considere razonable dependerá de la situación del empleado, del puesto que ocupe, del tamaño y los recursos de la empresa, del impacto práctico de la adaptación y de si esta reduciría la desventaja.
Salud laboral, pruebas médicas y reincorporaciones graduales
La medicina del trabajo puede resultar muy útil cuando las bajas son prolongadas, complejas o están relacionadas con una posible discapacidad. Puede ayudar a los empleadores a comprender el estado de salud del empleado, el plazo probable de reincorporación al trabajo, su aptitud para el trabajo y los posibles ajustes necesarios.
Los empleadores deben tener claro qué cuestiones desean que les aclare el servicio de medicina del trabajo. Por ejemplo, pueden preguntar si el empleado está en condiciones de reincorporarse, si se recomienda una reincorporación gradual, si es necesario realizar adaptaciones, si la afección puede ser de larga duración y si existen restricciones en cuanto a las funciones que debe desempeñar.
Una reincorporación gradual suele ayudar al empleado a volver al trabajo de forma segura tras un periodo de baja por enfermedad. Esto puede implicar una reducción de la jornada laboral, una disminución de las tareas, responsabilidades menos exigentes, teletrabajo temporal o un aumento gradual de la carga de trabajo.
Las empresas deben documentar cualquier plan de reincorporación al trabajo que se acuerde y revisarlo periódicamente. No basta con acordar una reincorporación por fases y luego olvidarse de ella.
Salud mental, estrés y absentismo laboral
Las bajas por motivos de salud mental y estrés pueden ser un tema especialmente delicado. Es posible que los empleados se muestren reacios a hablar del tema y que los responsables no sepan muy bien qué preguntas pueden hacer.
Employers should approach these cases carefully and supportively, especially when considering the implications of disability leave. They should consider whether work may be contributing to the problem, whether workload, management style, bullying, conflict, working hours or organisational change may be relevant, and whether a stress risk assessment is needed.
Cuando un empleado plantea un problema de estrés relacionado con el trabajo, los empleadores deben realizar los ajustes razonables y no deben descartar la cuestión como si se tratara simplemente de un asunto personal. Aunque el empleador no esté de acuerdo con la opinión del empleado, la cuestión debe analizarse debidamente.
El apoyo práctico puede incluir reuniones periódicas, ajustes en la carga de trabajo, modificaciones temporales de las funciones, asesoramiento en materia de salud laboral, acceso a un programa de asistencia al empleado, formación para directivos o mediación en caso de conflictos en el lugar de trabajo.
Errores habituales que cometen los empleadores
Los empleadores deben prestar especial atención para evitar los siguientes errores:
- aplicar los criterios de ausencia de forma demasiado rígida;
- no tener en cuenta si la ausencia está relacionada con la discapacidad;
- no solicitar asesoramiento médico o en materia de salud laboral cuando sea necesario;
- recurrir a las amonestaciones o a la expulsión con demasiada rapidez;
- no mantenerse en contacto de forma razonable durante una ausencia prolongada;
- hacer preguntas médicas inapropiadas o demasiado indiscretas;
- sin tener en cuenta las adaptaciones razonables;
- no revisar las declaraciones o ajustes por fases;
- considerar que las bajas por motivos de salud mental son menos graves que las debidas a enfermedades físicas;
- aplicar políticas obsoletas en materia de bajas por enfermedad o de prestaciones por enfermedad;
- no formar a los directivos en cuestiones relacionadas con el absentismo y la discapacidad.
Many disputes arise not because the employer intended to treat someone unfairly, but because managers failed to pause, ask the right questions and take advice before acting.
Medidas prácticas para los empleadores
Los empresarios deberían plantearse adoptar las siguientes medidas desde ahora mismo:
- Revisar las políticas sobre bajas por enfermedad y la redacción de las disposiciones relativas a la prestación por enfermedad.
- Comprueba que los sistemas de nóminas reflejen la normativa vigente en materia de subsidio por enfermedad.
- Formar a los responsables sobre las bajas de corta duración, las bajas de larga duración y los riesgos de discapacidad.
- Organiza reuniones de reincorporación al trabajo de forma sistemática.
- Considera los puntos conflictivos como motivos para la revisión, no como sanciones automáticas.
- En casos complejos o de larga duración, se debe tener en cuenta la opinión de los servicios de medicina del trabajo.
- Comprueba si la ausencia puede estar relacionada con una discapacidad.
- Considera la posibilidad de realizar adaptaciones razonables antes de emitir amonestaciones o proceder al despido.
- Keep clear records of meetings, medical evidence, adjustments and decisions.
- Pida asesoramiento antes de despedir a un empleado cuya ausencia pueda estar relacionada con una discapacidad, un embarazo, problemas de salud mental o estrés laboral.
Tomar estas medidas puede reducir el riesgo legal y ayudar a los empleadores a gestionar las bajas por enfermedad relacionadas con la discapacidad de una manera justa, coherente y comercialmente razonable.
Conclusión
Sickness absence, disability and reasonable adjustments are issues employers cannot afford to handle casually. Handled poorly, they can lead to grievances, discrimination claims, unfair dismissal claims, staff relations problems and avoidable management disruption. Handled properly, they allow employers to support employees while protecting the needs of the business.
La clave para los empleadores es actuar con antelación, evitar las suposiciones y tener en cuenta las circunstancias particulares de cada caso. Las políticas sobre ausencias son importantes, pero deben aplicarse con cautela cuando puedan estar en juego cuestiones como la discapacidad, la salud mental, el embarazo, el estrés o las enfermedades crónicas.
At Ronald Fletcher Baker, our Empleo Team advises employers on sickness absence, disability discrimination, reasonable adjustments, occupational health, capability procedures, dismissals, workplace policies and employment tribunal claims. If you require advice on managing sickness absence or reviewing your absence and disability procedures, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.
Adam Pavey
Socio laboral
