Las bajas por enfermedad son uno de los problemas más habituales y complejos a los que se enfrentan los empleadores. Ya sea porque un empleado se ausenta unos días, tiene bajas repetidas de corta duración, está de baja por estrés o se ausenta debido a un problema de salud de larga duración, los empleadores deben encontrar un equilibrio entre las necesidades operativas, las obligaciones legales y el trato justo.
Para los empleadores, no se trata simplemente de una cuestión de gestión de las bajas. Implica políticas sobre bajas por enfermedad, prestaciones por enfermedad previstas por la ley, riesgo de discriminación por discapacidad, adaptaciones razonables, salud laboral, procedimientos de evaluación de la capacidad laboral, cultura de la empresa y una comunicación cuidadosa.
Los datos recientes ponen de manifiesto por qué esto es importante. El Oficina Nacional de Estadística señaló que, en 2025, se perdieron aproximadamente 148,8 millones de días laborables debido a enfermedades o lesiones, con una tasa de absentismo por enfermedad del 2,01 %. El Agencia de Salud y Seguridad También se ha señalado que el estrés laboral, la depresión o la ansiedad siguen siendo una de las principales causas de las bajas laborales. Por lo tanto, los empleadores necesitan sistemas prácticos para gestionar las bajas de forma justa y coherente.
En este artículo se analizan los aspectos clave que los empleadores deben tener en cuenta a la hora de gestionar las bajas por enfermedad, la discapacidad y las adaptaciones razonables en el lugar de trabajo.
¿Qué es la gestión de las bajas por enfermedad?
La gestión de las bajas por enfermedad es el proceso que sigue una empresa para registrar, supervisar y responder a las ausencias de los empleados debidas a enfermedad o lesión. Puede incluir normas para notificar las bajas, reuniones de reincorporación al trabajo, umbrales de intervención, derivaciones a servicios de medicina del trabajo, reincorporaciones graduales, adaptaciones y, en algunos casos, procedimientos formales de evaluación de la capacidad laboral.
Lo importante para los empleadores es que las bajas por enfermedad no deben considerarse como un único problema. Una baja puntual por gripe es muy diferente de las bajas repetidas de corta duración, las bajas de larga duración, el estrés laboral, las bajas por discapacidad o las bajas relacionadas con el embarazo.
Por lo tanto, las empresas deben evitar un enfoque puramente mecánico y tener en cuenta su obligación de realizar adaptaciones razonables para los empleados con discapacidad. Las políticas de absentismo son útiles, pero deben aplicarse con criterio, especialmente cuando puedan estar de por medio problemas de salud, discapacidad o salud mental.
¿Por qué deberían los empleadores tomarse en serio las bajas por enfermedad?
Hay varias razones por las que los empleadores deberían tomarse en serio las bajas por enfermedad.
En primer lugar, está el riesgo operativo. El absentismo puede afectar a la dotación de personal, la prestación de servicios, la carga de trabajo, la moral y la productividad, así como al bienestar general de las personas con discapacidad de la organización. Si el absentismo no se gestiona adecuadamente, es posible que otros empleados tengan que asumir el trabajo de sus compañeros durante largos periodos, lo que puede generar más estrés y resentimiento.
En segundo lugar, está el riesgo jurídico. Las bajas por enfermedad pueden implicar cuestiones relacionadas con la prestación por enfermedad prevista por la ley, la discriminación por discapacidad, la protección durante el embarazo y la maternidad, el despido improcedente, los datos personales, los datos sanitarios y las adaptaciones razonables.
En tercer lugar, está el riesgo de gestión. Si una empresa tarda demasiado en gestionar las bajas, los problemas pueden agravarse. Si, por el contrario, se precipita a la hora de tomar medidas formales, puede parecer insensible o injusta. El objetivo debe ser gestionar las bajas por enfermedad relacionadas con una discapacidad de forma temprana, coherente y conforme a la ley.
Subsidio por enfermedad y novedades normativas
Las empresas deben asegurarse de que sus políticas sobre bajas por enfermedad y sus sistemas de nóminas se ajusten a la normativa vigente en materia de subsidio por enfermedad.
A partir del 6 de abril de 2026, la prestación por enfermedad prevista por la ley se abona desde el primer día de baja por enfermedad, en lugar del cuarto día, y se ha eliminado el límite de ingresos mínimos. Las directrices de Acas también establecen que la prestación por enfermedad obligatoria es ahora la cuantía semanal fija o el 80 % de los ingresos semanales medios del trabajador, el que sea menor.
Esto significa que las empresas deben revisar sus políticas sobre bajas por enfermedad, los procesos de nómina, los manuales para empleados y las directrices para los responsables. Es posible que sea necesario actualizar aquellas políticas que aún hagan referencia a los días de carencia o a normas de elegibilidad obsoletas.
Las empresas también deben asegurarse de que los directivos comprendan la diferencia entre la notificación de las bajas por enfermedad, el derecho legal a la prestación por enfermedad, la prestación por enfermedad de la empresa y la cuestión independiente de si la baja puede estar relacionada con una discapacidad.
Ausencias de corta duración y puntos gatillo
Las ausencias repetidas de corta duración pueden resultar especialmente difíciles de gestionar y pueden generar inquietudes sobre la reincorporación del empleado al trabajo. Aunque cada ausencia por sí sola sea breve, el patrón general puede provocar trastornos y suscitar dudas sobre la fiabilidad, la carga de trabajo y la continuidad de la actividad empresarial.
Muchas empresas utilizan criterios de activación, como un determinado número de ausencias en un periodo determinado, para iniciar una revisión. Estos criterios pueden resultar útiles, pero no deben aplicarse de forma automática sin tener en cuenta las circunstancias.
Los empleadores deberían tener en cuenta lo siguiente:
- si el empleado ha justificado sus ausencias;
- si existe alguna afección médica subyacente;
- si las ausencias pueden estar relacionadas con una discapacidad;
- si es necesario recibir asesoramiento en materia de salud laboral;
- si se debería considerar la posibilidad de ajustar los puntos de activación;
- si se ha tratado al empleado de la misma manera que a los demás.
Por lo general, un factor desencadenante debería dar lugar a una conversación, no a una advertencia automática. Esto es especialmente importante cuando el empleado puede tener una discapacidad o cuando el absentismo está relacionado con el estrés, la salud mental o una enfermedad crónica.
Ausencias prolongadas y capacidad
Las bajas por enfermedad de larga duración pueden poner a los empleadores en una situación difícil. Es posible que los empleadores quieran apoyar al empleado, pero también deben saber si es probable que este regrese, cuándo podría hacerlo, qué tareas podría realizar y si es posible introducir adaptaciones.
En los casos de bajas prolongadas, los empleadores deben, por lo general, mantener un contacto razonable con el empleado, recabar pruebas médicas cuando sea necesario, tener en cuenta las recomendaciones de medicina del trabajo, estudiar posibles adaptaciones razonables y valorar si es posible una reincorporación gradual o la asignación de tareas alternativas.
El despido por ausencia prolongada puede ser posible en determinadas circunstancias, pero entraña un alto riesgo si el empleador no ha seguido un procedimiento justo. Antes de proceder al despido, los empleadores deben tener en cuenta lo siguiente:
- las pruebas médicas;
- el plazo previsto para el regreso;
- el impacto que tiene la ausencia en la empresa;
- si el empleado tiene una discapacidad según la Ley de Igualdad de 2010;
- si se han tenido en cuenta las adaptaciones razonables;
- si hay otros puestos o funciones disponibles;
- si el empleado ha tenido la oportunidad de expresar su opinión.
Las empresas deben buscar asesoramiento antes de despedir a un empleado que se ausenta por una enfermedad crónica, sobre todo cuando pueda haber una discapacidad de por medio.
Discapacidad y adaptaciones razonables
Un riesgo importante en los casos de bajas por enfermedad es no reconocer cuándo la ausencia puede estar relacionada con una discapacidad, especialmente en lo que respecta a las directrices de la Comisión para la Igualdad y los Derechos Humanos.
Según la Ley de Igualdad de 2010, se considera que una persona tiene una discapacidad si padece una deficiencia física o mental que tiene un efecto negativo sustancial y duradero en su capacidad para realizar las actividades cotidianas normales. No todas las enfermedades equivalen a una discapacidad, pero los empleadores deben actuar con cautela cuando un empleado padezca una afección crónica, síntomas recurrentes, problemas de salud mental, neurodiversidad, dolor crónico u otras dificultades de salud continuadas.
Orientación de Acas explica que los ajustes razonables son los cambios que realiza un empleador para eliminar o reducir una desventaja relacionada con la discapacidad de una persona. En el contexto de las bajas por enfermedad, los ajustes pueden incluir la modificación de los umbrales de activación, la exención de algunas bajas relacionadas con la discapacidad, el cambio de funciones, la adaptación del horario, la posibilidad de teletrabajar, la provisión de material, la modificación de los objetivos o la autorización de una reincorporación gradual.
Las adaptaciones razonables deben evaluarse de forma individualizada. Lo que se considere razonable dependerá de la situación del empleado, del puesto que ocupe, del tamaño y los recursos de la empresa, del impacto práctico de la adaptación y de si esta reduciría la desventaja.
Salud laboral, pruebas médicas y reincorporaciones graduales
La medicina del trabajo puede resultar muy útil cuando las bajas son prolongadas, complejas o están relacionadas con una posible discapacidad. Puede ayudar a los empleadores a comprender el estado de salud del empleado, el plazo probable de reincorporación al trabajo, su aptitud para el trabajo y los posibles ajustes necesarios.
Los empleadores deben tener claro qué cuestiones desean que les aclare el servicio de medicina del trabajo. Por ejemplo, pueden preguntar si el empleado está en condiciones de reincorporarse, si se recomienda una reincorporación gradual, si es necesario realizar adaptaciones, si la afección puede ser de larga duración y si existen restricciones en cuanto a las funciones que debe desempeñar.
Una reincorporación gradual suele ayudar al empleado a volver al trabajo de forma segura tras un periodo de baja por enfermedad. Esto puede implicar una reducción de la jornada laboral, una disminución de las tareas, responsabilidades menos exigentes, teletrabajo temporal o un aumento gradual de la carga de trabajo.
Las empresas deben documentar cualquier plan de reincorporación al trabajo que se acuerde y revisarlo periódicamente. No basta con acordar una reincorporación por fases y luego olvidarse de ella.
Salud mental, estrés y absentismo laboral
Las bajas por motivos de salud mental y estrés pueden ser un tema especialmente delicado. Es posible que los empleados se muestren reacios a hablar del tema y que los responsables no sepan muy bien qué preguntas pueden hacer.
Las empresas deben abordar estos casos con cautela y ofrecer su apoyo, especialmente al valorar las implicaciones de las bajas por discapacidad. Deben analizar si el trabajo puede estar contribuyendo al problema, si la carga de trabajo, el estilo de gestión, el acoso, los conflictos, el horario laboral o los cambios organizativos pueden ser factores relevantes, y si es necesario realizar una evaluación de riesgos relacionados con el estrés.
Cuando un empleado plantea un problema de estrés relacionado con el trabajo, los empleadores deben realizar los ajustes razonables y no deben descartar la cuestión como si se tratara simplemente de un asunto personal. Aunque el empleador no esté de acuerdo con la opinión del empleado, la cuestión debe analizarse debidamente.
El apoyo práctico puede incluir reuniones periódicas, ajustes en la carga de trabajo, modificaciones temporales de las funciones, asesoramiento en materia de salud laboral, acceso a un programa de asistencia al empleado, formación para directivos o mediación en caso de conflictos en el lugar de trabajo.
Errores habituales que cometen los empleadores
Los empleadores deben prestar especial atención para evitar los siguientes errores:
- aplicar los criterios de ausencia de forma demasiado rígida;
- no tener en cuenta si la ausencia está relacionada con la discapacidad;
- no solicitar asesoramiento médico o en materia de salud laboral cuando sea necesario;
- recurrir a las amonestaciones o a la expulsión con demasiada rapidez;
- no mantenerse en contacto de forma razonable durante una ausencia prolongada;
- hacer preguntas médicas inapropiadas o demasiado indiscretas;
- sin tener en cuenta las adaptaciones razonables;
- no revisar las declaraciones o ajustes por fases;
- considerar que las bajas por motivos de salud mental son menos graves que las debidas a enfermedades físicas;
- aplicar políticas obsoletas en materia de bajas por enfermedad o de prestaciones por enfermedad;
- no formar a los directivos en cuestiones relacionadas con el absentismo y la discapacidad.
Muchos conflictos surgen no porque el empresario tuviera la intención de tratar a alguien de forma injusta, sino porque los directivos no se detuvieron a reflexionar, no plantearon las preguntas adecuadas y no pidieron consejo antes de actuar.
Medidas prácticas para los empleadores
Los empresarios deberían plantearse adoptar las siguientes medidas desde ahora mismo:
- Revisar las políticas sobre bajas por enfermedad y la redacción de las disposiciones relativas a la prestación por enfermedad.
- Comprueba que los sistemas de nóminas reflejen la normativa vigente en materia de subsidio por enfermedad.
- Formar a los responsables sobre las bajas de corta duración, las bajas de larga duración y los riesgos de discapacidad.
- Organiza reuniones de reincorporación al trabajo de forma sistemática.
- Considera los puntos conflictivos como motivos para la revisión, no como sanciones automáticas.
- En casos complejos o de larga duración, se debe tener en cuenta la opinión de los servicios de medicina del trabajo.
- Comprueba si la ausencia puede estar relacionada con una discapacidad.
- Considera la posibilidad de realizar adaptaciones razonables antes de emitir amonestaciones o proceder al despido.
- Lleve un registro claro de las reuniones, los informes médicos, los ajustes y las decisiones.
- Pida asesoramiento antes de despedir a un empleado cuya ausencia pueda estar relacionada con una discapacidad, un embarazo, problemas de salud mental o estrés laboral.
Tomar estas medidas puede reducir el riesgo legal y ayudar a los empleadores a gestionar las bajas por enfermedad relacionadas con la discapacidad de una manera justa, coherente y comercialmente razonable.
Conclusión
Las bajas por enfermedad, la discapacidad y las adaptaciones razonables son cuestiones que los empleadores no pueden permitirse tratar a la ligera. Si se gestionan de forma inadecuada, pueden dar lugar a reclamaciones, denuncias por discriminación, demandas por despido improcedente, problemas en las relaciones laborales y trastornos evitables en la gestión. Si se gestionan adecuadamente, permiten a los empleadores apoyar a los empleados al tiempo que protegen las necesidades de la empresa.
La clave para los empleadores es actuar con antelación, evitar las suposiciones y tener en cuenta las circunstancias particulares de cada caso. Las políticas sobre ausencias son importantes, pero deben aplicarse con cautela cuando puedan estar en juego cuestiones como la discapacidad, la salud mental, el embarazo, el estrés o las enfermedades crónicas.
En Ronald Fletcher Baker, nuestro equipo especializado en derecho laboral asesora a las empresas sobre bajas por enfermedad, discriminación por discapacidad, adaptaciones razonables, salud laboral, procedimientos de evaluación de la capacidad laboral, despidos, políticas en el lugar de trabajo y reclamaciones ante los tribunales laborales. Si necesita asesoramiento sobre la gestión de las bajas por enfermedad o la revisión de sus procedimientos de bajas y discapacidad, podemos ayudarle a evaluar los riesgos e identificar una solución práctica.
Adam Pavey
Socio laboral
