La remuneración de las vacaciones sigue siendo uno de los aspectos más técnicos y que suelen dar lugar a más malentendidos del Derecho laboral. Para los empleadores que cuentan con personal a tiempo parcial, trabajadores ocasionales, contratos de cero horas, personal temporal, trabajadores por turnos, pagos a comisión o horas extras habituales, las normas pueden resultar especialmente difíciles de aplicar en la práctica.
Para los empleadores, no se trata simplemente de una cuestión relacionada con la nómina. Implica contratos, horarios de trabajo, procesos de recursos humanos, mantenimiento de registros, comunicación con el personal y cumplimiento de la legislación. Si no se gestionan adecuadamente, los errores en el pago de las vacaciones pueden dar lugar a reclamaciones, demandas por deducciones ilegales del salario, procedimientos ante los tribunales laborales, obligaciones de pago retroactivo, medidas coercitivas y daños a la reputación.
Este es también un momento especialmente importante para que los empleadores revisen su enfoque. Las recientes reformas en materia de remuneración de las vacaciones han introducido normas específicas para los trabajadores con horarios irregulares y los que trabajan solo una parte del año, incluida la opción de utilizar la remuneración acumulada de las vacaciones en circunstancias limitadas. A partir del 6 de abril de 2026, los empleadores también deberán conservar los registros de vacaciones anuales y de la remuneración correspondiente durante al menos seis años.
En este artículo se analizan los aspectos clave que los empleadores deben tener en cuenta a la hora de gestionar el pago de las vacaciones, a los trabajadores con horarios irregulares y el registro de las vacaciones.
¿Cuáles son las normas básicas sobre la paga de vacaciones?
La mayoría de los trabajadores tienen derecho a 5,6 semanas de vacaciones pagadas al año. Esto incluye a los trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial, de agencias, eventuales y con contratos de cero horas, siempre que tengan la condición de trabajadores a efectos de la legislación laboral.
Por lo general, la paga de vacaciones debe reflejar el salario habitual del trabajador. En el caso de los empleados con horario y salario fijos, esto suele ser sencillo. Sin embargo, para los empleados y trabajadores cuyo salario varía debido a los turnos, las horas extras, las comisiones, las primas, los complementos o los horarios de trabajo irregulares, el cálculo puede resultar más complicado.
Por lo tanto, los empleadores deben evitar dar por sentado que el salario base o la remuneración por hora son siempre suficientes. Dependiendo de las circunstancias, es posible que la paga de vacaciones deba incluir pagos relacionados con el desempeño de las tareas contractuales, las horas extras habituales, las comisiones u otros pagos que formen parte de la remuneración habitual.
Lo importante para los empleadores es que el pago de las vacaciones no debe considerarse una mera tarea administrativa relacionada con las vacaciones anuales. Debe contrastarse con los contratos, los datos de nóminas y la forma en que los empleados trabajan realmente.
¿Por qué deben los empleadores tomarse en serio el cumplimiento de la normativa sobre el pago de las vacaciones?
Hay varias razones por las que las empresas deben tomarse en serio el cumplimiento de la normativa sobre el pago de las vacaciones.
En primer lugar, está el riesgo legal. Los trabajadores pueden presentar reclamaciones por deducciones ilegales de sus salarios en los casos en que no se les haya abonado la totalidad de la paga de vacaciones. Estas reclamaciones pueden referirse a pagos insuficientes acumulados a lo largo del tiempo y pueden afectar a grupos de trabajadores en los que se haya utilizado el mismo método de cálculo en toda la empresa.
En segundo lugar, está el riesgo relacionado con la nómina. Los errores en el cálculo de las vacaciones suelen deberse a que los sistemas de nóminas no se ajustan a los contratos, los horarios de trabajo o los requisitos legales. Esto es especialmente habitual en las empresas que recurren a personal temporal, horarios variables, comisiones, horas extras o trabajadores de temporada, lo que puede complicar el cálculo de las vacaciones.
En tercer lugar, está el riesgo relacionado con el mantenimiento de registros. A partir del 6 de abril de 2026, los empleadores deberán conservar los registros de las vacaciones anuales y la remuneración correspondiente durante al menos seis años. Esto significa que los empleadores deberán poder demostrar no solo que los trabajadores han disfrutado de las vacaciones a las que tenían derecho, sino también que la remuneración de las vacaciones se ha calculado y registrado correctamente.
La conclusión práctica es sencilla: las empresas no deberían esperar a que se presente una queja o reclamación para comprobar si sus disposiciones en materia de pago de vacaciones cumplen con la normativa.
Horarios irregulares y trabajadores a tiempo parcial
Las normas relativas a los horarios irregulares y a los trabajadores a tiempo parcial han supuesto una dificultad especial para los empresarios, sobre todo en lo que respecta al cálculo de las vacaciones pagadas.
En términos generales, un trabajador con horario irregular es aquel cuyas horas remuneradas son total o mayoritariamente variables según las condiciones de su contrato en cada período de pago. Un trabajador a tiempo parcial anual es, en términos generales, aquel que solo debe trabajar durante una parte del año y que tiene períodos de al menos una semana en los que no está obligado a trabajar y no percibe remuneración.
Para los años de vacaciones que comiencen a partir del 1 de abril de 2024, los trabajadores con horarios irregulares y los que trabajan solo una parte del año acumulan el derecho legal a vacaciones a medida que trabajan. La tasa de acumulación legal habitual es de 12,071 TP3T por cada hora trabajada en un período de pago, basada en el derecho mínimo legal de 5,6 semanas.
Esto puede resultar útil para los empleadores que cuentan con personal eventual, temporal o con horarios variables. Sin embargo, también plantea dificultades prácticas. Los empleadores necesitan registros precisos de las horas trabajadas, las vacaciones acumuladas, las vacaciones disfrutadas, las vacaciones acumuladas del año anterior y el pago de las vacaciones.
Los empleadores también deben comprobar si se han actualizado los contratos y los sistemas de nóminas. Es posible que los contratos más antiguos no reflejen la normativa vigente y puedan generar confusión en cuanto a los derechos, la acumulación de derechos y el pago.
Paga de vacaciones acumulada
El pago acumulado de las vacaciones consiste en repartir el importe de las vacaciones a lo largo del año añadiendo una cantidad adicional al salario del trabajador, en lugar de abonarlo cuando este disfruta efectivamente de las vacaciones.
Los empleadores pueden optar ahora por aplicar el pago acumulado de vacaciones únicamente a los trabajadores con horarios irregulares y a los que trabajan solo durante parte del año. Cuando se aplique, deberá calcularse, por regla general, a una tasa de al menos el 12,071 % del salario total del trabajador en el período de pago correspondiente y figurar por separado en la nómina.
Esto puede resultar atractivo para los empleadores que contratan a trabajadores temporales o con horarios variables, pero no debe adoptarse sin antes reflexionar detenidamente. Los empleadores siguen teniendo la obligación legal de garantizar que los trabajadores disfruten de las vacaciones a las que tienen derecho. Existe el riesgo de que la acumulación de la paga de vacaciones disuada a los trabajadores de tomarse vacaciones si no reciben el pago cuando realmente se ausentan del trabajo.
Antes de introducir el pago acumulado de las vacaciones, los empleadores deben valorar si es necesario modificar los contratos, si se ha informado debidamente a los trabajadores, si el sistema de nóminas permite contabilizar dicho pago por separado y si los responsables comprenden que las vacaciones deben seguirse disfrutando.
Paga de vacaciones y remuneración habitual
Los errores en el cálculo de las vacaciones suelen deberse a que los empleadores no identifican correctamente qué debe incluirse en el salario habitual.
Dependiendo de las circunstancias, la paga de vacaciones podría tener que incluir:
- pagos por horas extras ordinarias;
- pagos de comisiones;
- pagos relacionados con obligaciones contractuales;
- complementos por turnos;
- pagos vinculados a la situación profesional o personal, como la antigüedad o las cualificaciones;
- otros pagos periódicos que forman parte del salario habitual.
Las empresas deben prestar especial atención cuando los empleados perciben una remuneración variable, a fin de garantizar el correcto cálculo de la paga de vacaciones. Un sistema de nóminas que abone las vacaciones basándose únicamente en el salario base puede resultar incorrecto si el empleado percibe habitualmente horas extras, comisiones u otros pagos que deberían reflejarse en la paga de vacaciones.
Se trata de un ámbito en el que los pequeños errores pueden salir muy caros si se repiten a lo largo del tiempo o entre los empleados.
Conservación de registros a partir del 6 de abril de 2026
A partir del 6 de abril de 2026, las empresas deberán llevar un registro de las vacaciones anuales y de la remuneración correspondiente. Dicho registro deberá incluir las vacaciones disfrutadas, las vacaciones acumuladas de años anteriores, la remuneración por vacaciones y cualquier pago en sustitución de las vacaciones, como los pagos por vacaciones no disfrutadas cuando un empleado deja la empresa.
En lo que respecta a los registros de la paga de vacaciones, los empleadores deben poder demostrar qué elementos se han incluido en el cálculo, como comisiones, bonificaciones, horas extras u otros pagos pertinentes. Los registros deben conservarse durante al menos seis años a partir de la fecha en que se elaboraron.
Las empresas pueden llevar sus registros en el formato que consideren adecuado. Esto puede incluir un sistema de recursos humanos, un sistema de nóminas, una hoja de cálculo u otro sistema de gestión. Lo importante es que los registros sean precisos, completos y permitan demostrar el cumplimiento de la normativa.
Las empresas también deben asegurarse de que los registros de vacaciones se mantengan de conformidad con el RGPD del Reino Unido y los requisitos de protección de datos.
Problemas habituales relacionados con el pago de las vacaciones para los empleadores
Los problemas relacionados con las vacaciones pagadas suelen surgir de forma gradual, más que a raíz de un error evidente.
Entre los problemas más habituales se encuentran:
- los trabajadores temporales que acumulan días de vacaciones pero rara vez los disfrutan;
- los trabajadores con contratos de cero horas cuyos derechos no se registran adecuadamente;
- los trabajadores a tiempo parcial cuyos contratos no se hayan actualizado;
- los empleados con horas extras habituales que no se tienen en cuenta a la hora de calcular la paga de vacaciones;
- los empleados a comisión cuya paga de vacaciones se calcula únicamente sobre el salario base;
- los trabajadores que abandonan su empleo sin recibir el pago correspondiente a las vacaciones acumuladas y no disfrutadas;
- un trato desigual entre departamentos o responsables;
- falta de registros sobre las vacaciones acumuladas;
- sistemas de nóminas que no se ajustan a las condiciones contractuales.
En el caso de las pymes, estos problemas suelen surgir porque la gestión de las vacaciones se reparte entre los departamentos de recursos humanos, nóminas y finanzas, así como entre los responsables directos, sin que haya una sola persona que supervise todo el proceso.
Políticas, contratos y sistemas de nóminas
Las empresas deben asegurarse de que los contratos, las políticas y los sistemas de nóminas estén en consonancia.
Esto puede implicar la revisión de los contratos de trabajo, los acuerdos con los trabajadores temporales, los manuales del personal, las políticas sobre vacaciones anuales, la configuración de la nómina, la redacción de las nóminas y los procedimientos de baja.
Las empresas deberían valorar si los documentos explican:
- el año festivo;
- derecho a vacaciones anuales;
- cómo se acumulan las vacaciones;
- cómo se deben solicitar las vacaciones;
- normas sobre el traspaso de días festivos;
- cómo se calcula la paga de vacaciones;
- si se aplica la acumulación de las vacaciones;
- qué ocurre cuando finaliza la relación laboral;
- ¿Quién se encarga de llevar los registros?.
Una política jurídicamente correcta es útil, pero no resolverá el problema si los directivos y los equipos de nóminas no saben cómo aplicarla en la práctica.
Errores habituales que cometen los empleadores
Los empleadores deben prestar especial atención para evitar los siguientes errores:
- suponiendo que la paga de vacaciones se calcula siempre únicamente sobre la base del salario base;
- no incluir las horas extras habituales, las comisiones u otros pagos pertinentes;
- utilizando el pago acumulado de las vacaciones para los trabajadores que no tengan horarios irregulares ni trabajen solo una parte del año;
- no indicar por separado en las nóminas el importe acumulado de las vacaciones;
- no animar a los trabajadores a tomarse vacaciones;
- no llevar un registro adecuado de las vacaciones disfrutadas y acumuladas;
- no haber conservado los registros de las vacaciones pagadas durante seis años;
- utilizar contratos o políticas de vacaciones obsoletas;
- no calcular correctamente las vacaciones cuando alguien deja la empresa;
- basarse en un programa de nóminas sin comprobar los supuestos legales en los que se basa;
- considerar que el personal eventual o con contratos de cero horas no tiene derecho a vacaciones.
Muchas disputas sobre el pago de las vacaciones no surgen porque el empleador tuviera la intención de pagar menos de lo debido a los trabajadores, sino porque se malinterpretaron las normas o porque los sistemas no se actualizaron correctamente.
Medidas prácticas para los empleadores
Los empresarios deberían plantearse adoptar las siguientes medidas desde ahora mismo:
- Revisar las condiciones actuales relativas a la paga de vacaciones.
- Identifique a los trabajadores con horarios irregulares, a tiempo parcial, eventuales o con contratos de cero horas.
- Comprueba si se incluyen las horas extras, las comisiones o las prestaciones, cuando corresponda.
- Comprueba si la remuneración acumulada por vacaciones se está utilizando correctamente.
- En las nóminas de cheque se indica por separado el importe acumulado de las vacaciones, cuando procede.
- Revisar los contratos de trabajo, los acuerdos con los trabajadores y los manuales del personal.
- Comprueba que los sistemas de nóminas calculen correctamente la paga de vacaciones.
- Asegúrese de que los registros de las vacaciones disfrutadas, acumuladas y pagadas se conserven durante al menos seis años
- Impartir formación sobre la normativa a los responsables de trenes y a los equipos de nóminas.
- Solicite asesoramiento en los casos en los que puedan haberse producido pagos insuficientes en el pasado.
Tomar estas medidas puede reducir el riesgo legal y ayudar a los empleadores a gestionar el pago de las vacaciones de una manera más controlada y sensata desde el punto de vista comercial.
Conclusión
Las vacaciones pagadas, los horarios irregulares y el mantenimiento de registros son cuestiones que los empleadores no pueden permitirse pasar por alto. Si se gestionan de forma inadecuada, pueden dar lugar a reclamaciones, demandas por deducciones ilegales del salario, procedimientos ante los tribunales laborales, responsabilidades en materia de nóminas y riesgos de incumplimiento normativo. Si se gestionan correctamente, permiten a los empleadores gestionar las vacaciones anuales de forma justa, coherente y con mayor confianza.
La clave para los empleadores es actuar con antelación, evitar dar cosas por sentadas y comprobar que los contratos, los sistemas de nóminas, las políticas y los registros se complementen entre sí. Esto es especialmente importante para las empresas que cuentan con personal eventual, estacional, con horario variable o remunerado a comisión.
En Ronald Fletcher Baker, nuestro equipo especializado en derecho laboral asesora a las empresas sobre el pago de vacaciones, los contratos de trabajo, la situación laboral de los trabajadores, el cumplimiento de la normativa en materia de nóminas, los manuales de personal, las políticas de la empresa y los litigios ante los tribunales laborales. Si necesita asesoramiento sobre el cumplimiento de la normativa relativa al pago de vacaciones o desea revisar sus disposiciones en materia de vacaciones anuales, podemos ayudarle a evaluar los riesgos e identificar una solución práctica.
Adam Pavey
Socio laboral
