Paga de vacaciones, horarios irregulares y mantenimiento de registros: una guía práctica para empleadores

Holiday pay remains one of the most technical and commonly misunderstood areas of employment law. For employers with part-time staff, casual workers, zero-hours arrangements, seasonal staff, shift workers, commission payments or regular overtime, the rules can be particularly difficult to apply in practice.

For employers, this is not simply a payroll issue. It involves contracts, working patterns, HR processes, record-keeping, staff communication and legal compliance. If handled incorrectly, holiday pay mistakes can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims, employment tribunal proceedings, back pay liabilities, enforcement action and reputational damage.

This is also a particularly important time for employers to review their approach. Recent holiday pay reforms introduced specific rules for irregular hours and part-year workers, including the option to use rolled-up holiday pay in limited circumstances. From 6 April 2026, employers must also keep annual leave and holiday pay records for at least six years.

En este artículo se analizan los aspectos clave que los empleadores deben tener en cuenta a la hora de gestionar el pago de las vacaciones, a los trabajadores con horarios irregulares y el registro de las vacaciones.

¿Cuáles son las normas básicas sobre la paga de vacaciones?

Most workers are entitled to 5.6 weeks’ paid holiday each year. This includes full-time, part-time, agency, casual and zero-hours workers, provided they have worker status for employment law purposes.

Por lo general, la paga de vacaciones debe reflejar el salario habitual del trabajador. En el caso de los empleados con horario y salario fijos, esto suele ser sencillo. Sin embargo, para los empleados y trabajadores cuyo salario varía debido a los turnos, las horas extras, las comisiones, las primas, los complementos o los horarios de trabajo irregulares, el cálculo puede resultar más complicado.

Employers should therefore avoid assuming that basic salary or hourly pay is always enough. Depending on the circumstances, holiday pay may need to include payments linked to the performance of contractual tasks, regular overtime, commission or other payments that form part of normal remuneration.

The practical point for employers is that holiday pay should not be treated as a simple annual leave administration task. It should be checked against contracts, payroll data and the way people actually work.

¿Por qué deben los empleadores tomarse en serio el cumplimiento de la normativa sobre el pago de las vacaciones?

Hay varias razones por las que las empresas deben tomarse en serio el cumplimiento de la normativa sobre el pago de las vacaciones.

First, there is the legal risk. Workers can bring claims for unlawful deduction from wages where holiday pay has been underpaid. These claims can involve historic underpayments and may affect groups of workers where the same calculation method has been used across the business.

Secondly, there is the payroll risk. Holiday pay errors often arise because payroll systems are not aligned with contracts, working patterns or legal requirements. This is particularly common where businesses rely on casual staff, variable hours, commission, overtime or seasonal workers, which may complicate holiday pay calculations.

En tercer lugar, está el riesgo relacionado con el mantenimiento de registros. A partir del 6 de abril de 2026, los empleadores deberán conservar los registros de las vacaciones anuales y la remuneración correspondiente durante al menos seis años. Esto significa que los empleadores deberán poder demostrar no solo que los trabajadores han disfrutado de las vacaciones a las que tenían derecho, sino también que la remuneración de las vacaciones se ha calculado y registrado correctamente.

La conclusión práctica es sencilla: las empresas no deberían esperar a que se presente una queja o reclamación para comprobar si sus disposiciones en materia de pago de vacaciones cumplen con la normativa.

Horarios irregulares y trabajadores a tiempo parcial

Las normas relativas a los horarios irregulares y a los trabajadores a tiempo parcial han supuesto una dificultad especial para los empresarios, sobre todo en lo que respecta al cálculo de las vacaciones pagadas.

En términos generales, un trabajador con horario irregular es aquel cuyas horas remuneradas son total o mayoritariamente variables según las condiciones de su contrato en cada período de pago. Un trabajador a tiempo parcial anual es, en términos generales, aquel que solo debe trabajar durante una parte del año y que tiene períodos de al menos una semana en los que no está obligado a trabajar y no percibe remuneración.

For holiday years starting on or after 1 April 2024, irregular hours and part-year workers build up statutory holiday entitlement as they work. The usual statutory accrual rate is 12.07% of hours worked in a pay period, based on the 5.6 weeks’ statutory minimum entitlement.

Esto puede resultar útil para los empleadores que cuentan con personal eventual, temporal o con horarios variables. Sin embargo, también plantea dificultades prácticas. Los empleadores necesitan registros precisos de las horas trabajadas, las vacaciones acumuladas, las vacaciones disfrutadas, las vacaciones acumuladas del año anterior y el pago de las vacaciones.

Employers should also check whether contracts and payroll systems have been updated. Older contracts may not reflect the current rules and may create confusion about entitlement, accrual and pay.

Paga de vacaciones acumulada

Rolled-up holiday pay is where holiday pay is spread across the year by adding an adicional amount to the worker’s pay, instead of paying holiday pay when holiday is actually taken.

Los empleadores pueden optar ahora por aplicar el pago acumulado de vacaciones únicamente a los trabajadores con horarios irregulares y a los que trabajan solo durante parte del año. Cuando se aplique, deberá calcularse, por regla general, a una tasa de al menos el 12,071 % del salario total del trabajador en el período de pago correspondiente y figurar por separado en la nómina.

This may be attractive for employers who engage casual or variable-hours workers, but it should not be adopted without thought. Employers still have a legal responsibility to ensure workers take the holiday they are entitled to. There is a risk that rolled-up holiday pay may discourage workers from taking holiday if they do not receive payment when they actually take time off.

Antes de introducir el pago acumulado de las vacaciones, los empleadores deben valorar si es necesario modificar los contratos, si se ha informado debidamente a los trabajadores, si el sistema de nóminas permite contabilizar dicho pago por separado y si los responsables comprenden que las vacaciones deben seguirse disfrutando.

Paga de vacaciones y remuneración habitual

Los errores en el cálculo de las vacaciones suelen deberse a que los empleadores no identifican correctamente qué debe incluirse en el salario habitual.

Dependiendo de las circunstancias, la paga de vacaciones podría tener que incluir:

• pagos por horas extras ordinarias;
• pagos de comisiones;
• payments linked to contractual duties;
• complementos por turnos;
• pagos vinculados a la situación profesional o personal, como la antigüedad o las cualificaciones;
• otros pagos periódicos que forman parte del salario habitual.

Las empresas deben prestar especial atención cuando los empleados perciben una remuneración variable, a fin de garantizar el correcto cálculo de la paga de vacaciones. Un sistema de nóminas que abone las vacaciones basándose únicamente en el salario base puede resultar incorrecto si el empleado percibe habitualmente horas extras, comisiones u otros pagos que deberían reflejarse en la paga de vacaciones.

Se trata de un ámbito en el que los pequeños errores pueden salir muy caros si se repiten a lo largo del tiempo o entre los empleados.

Conservación de registros a partir del 6 de abril de 2026

A partir del 6 de abril de 2026, las empresas deberán llevar un registro de las vacaciones anuales y de la remuneración correspondiente. Dicho registro deberá incluir las vacaciones disfrutadas, las vacaciones acumuladas de años anteriores, la remuneración por vacaciones y cualquier pago en sustitución de las vacaciones, como los pagos por vacaciones no disfrutadas cuando un empleado deja la empresa.

En lo que respecta a los registros de la paga de vacaciones, los empleadores deben poder demostrar qué elementos se han incluido en el cálculo, como comisiones, bonificaciones, horas extras u otros pagos pertinentes. Los registros deben conservarse durante al menos seis años a partir de la fecha en que se elaboraron.

Las empresas pueden llevar sus registros en el formato que consideren adecuado. Esto puede incluir un sistema de recursos humanos, un sistema de nóminas, una hoja de cálculo u otro sistema de gestión. Lo importante es que los registros sean precisos, completos y permitan demostrar el cumplimiento de la normativa.

Las empresas también deben asegurarse de que los registros de vacaciones se mantengan de conformidad con el RGPD del Reino Unido y los requisitos de protección de datos.

Problemas habituales relacionados con el pago de las vacaciones para los empleadores

Los problemas relacionados con las vacaciones pagadas suelen surgir de forma gradual, más que a raíz de un error evidente.

Entre los problemas más habituales se encuentran:

• los trabajadores temporales que acumulan días de vacaciones pero rara vez los disfrutan;
• los trabajadores con contratos de cero horas cuyos derechos no se registran adecuadamente;
• los trabajadores a tiempo parcial cuyos contratos no se hayan actualizado;
• los empleados con horas extras habituales que no se tienen en cuenta a la hora de calcular la paga de vacaciones;
• los empleados a comisión cuya paga de vacaciones se calcula únicamente sobre el salario base;
• los trabajadores que abandonan su empleo sin recibir el pago correspondiente a las vacaciones acumuladas y no disfrutadas;
• un trato desigual entre departamentos o responsables;
• falta de registros sobre las vacaciones acumuladas;
• sistemas de nóminas que no se ajustan a las condiciones contractuales.

For SMEs, these issues often arise because holiday pay is split between HR, payroll, finanzas and line managers, with no single person checking the whole process.

Políticas, contratos y sistemas de nóminas

Las empresas deben asegurarse de que los contratos, las políticas y los sistemas de nóminas estén en consonancia.

This may involve reviewing employment contracts, casual worker agreements, staff handbooks, annual leave policies, payroll settings, payslip wording and leaver processes.

Employers should consider whether documents explain:

• el año festivo;
• derecho a vacaciones anuales;
• cómo se acumulan las vacaciones;
• cómo se deben solicitar las vacaciones;
• normas sobre el traspaso de días festivos;
• cómo se calcula la paga de vacaciones;
• si se aplica la acumulación de las vacaciones;
• qué ocurre cuando finaliza la relación laboral;
• who is responsible for keeping records.

A legally accurate policy is useful, but it will not solve the problem if managers and payroll teams do not understand how to apply it in practice.

Errores habituales que cometen los empleadores

Los empleadores deben prestar especial atención para evitar los siguientes errores:

• suponiendo que la paga de vacaciones se calcula siempre únicamente sobre la base del salario base;
• no incluir las horas extras habituales, las comisiones u otros pagos pertinentes;
• utilizando el pago acumulado de las vacaciones para los trabajadores que no tengan horarios irregulares ni trabajen solo una parte del año;
• no indicar por separado en las nóminas el importe acumulado de las vacaciones;
• no animar a los trabajadores a tomarse vacaciones;
• no llevar un registro adecuado de las vacaciones disfrutadas y acumuladas;
• no haber conservado los registros de las vacaciones pagadas durante seis años;
• utilizar contratos o políticas de vacaciones obsoletas;
• no calcular correctamente las vacaciones cuando alguien deja la empresa;
• basarse en un programa de nóminas sin comprobar los supuestos legales en los que se basa;
• considerar que el personal eventual o con contratos de cero horas no tiene derecho a vacaciones.

Muchas disputas sobre el pago de las vacaciones no surgen porque el empleador tuviera la intención de pagar menos de lo debido a los trabajadores, sino porque se malinterpretaron las normas o porque los sistemas no se actualizaron correctamente.

Medidas prácticas para los empleadores

Los empresarios deberían plantearse adoptar las siguientes medidas desde ahora mismo:

1. Revisar las condiciones actuales relativas a la paga de vacaciones.
2. Identifique a los trabajadores con horarios irregulares, a tiempo parcial, eventuales o con contratos de cero horas.
3. Comprueba si se incluyen las horas extras, las comisiones o las prestaciones, cuando corresponda.
4. Comprueba si la remuneración acumulada por vacaciones se está utilizando correctamente.
5. En las nóminas de cheque se indica por separado el importe acumulado de las vacaciones, cuando procede.
6. Revisar los contratos de trabajo, los acuerdos con los trabajadores y los manuales del personal.
7. Comprueba que los sistemas de nóminas calculen correctamente la paga de vacaciones.
8. Asegúrese de que los registros de las vacaciones disfrutadas, acumuladas y pagadas se conserven durante al menos seis años
9. Impartir formación sobre la normativa a los responsables de trenes y a los equipos de nóminas.
10. Solicite asesoramiento en los casos en los que puedan haberse producido pagos insuficientes en el pasado.

Tomar estas medidas puede reducir el riesgo legal y ayudar a los empleadores a gestionar el pago de las vacaciones de una manera más controlada y sensata desde el punto de vista comercial.

Conclusión

Holiday pay, irregular hours and record-keeping are issues employers cannot afford to overlook. Handled poorly, they can lead to grievances, unlawful deduction from wages claims, employment tribunal proceedings, payroll liabilities and enforcement risk. Handled properly, they allow employers to manage annual leave fairly, consistently and with greater confidence.

La clave para los empleadores es actuar con antelación, evitar dar cosas por sentadas y comprobar que los contratos, los sistemas de nóminas, las políticas y los registros se complementen entre sí. Esto es especialmente importante para las empresas que cuentan con personal eventual, estacional, con horario variable o remunerado a comisión.

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on holiday pay, employment contracts, worker status, payroll compliance, staff handbooks, policies and employment tribunal claims. If you require advice on holiday pay compliance or reviewing your annual leave arrangements, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.