Krankheitsbedingte Fehlzeiten, Behinderung und angemessene Vorkehrungen: Ein praktischer Leitfaden für Arbeitgeber

Krankheitsbedingte Fehlzeiten gehören zu den häufigsten und schwierigsten Herausforderungen, mit denen Arbeitgeber zu kämpfen haben. Ganz gleich, ob ein Mitarbeiter für einige Tage ausfällt, wiederholt kurzzeitig fehlt, wegen Stress krankgeschrieben ist oder aufgrund einer längerfristigen Erkrankung ausfällt – Arbeitgeber müssen die betrieblichen Erfordernisse mit ihren gesetzlichen Pflichten und dem Grundsatz der fairen Behandlung in Einklang bringen. 

Für Arbeitgeber geht es hierbei nicht nur um das Fehlzeitenmanagement. Es geht um Richtlinien zu krankheitsbedingten Fehlzeiten, gesetzliches Krankengeld, das Risiko der Diskriminierung aufgrund einer Behinderung, angemessene Vorkehrungen, Arbeitsmedizin, Verfahren zur Feststellung der Arbeitsfähigkeit, die Unternehmenskultur und eine sorgfältige Kommunikation. 

Aktuelle Daten verdeutlichen, warum dies von Bedeutung ist. Die Statistisches Amt berichtete, dass im Jahr 2025 schätzungsweise 148,8 Millionen Arbeitstage aufgrund von Krankheit oder Verletzung verloren gingen, bei einer Krankenstandsquote von 2,01 % Behörde für Gesundheit und Sicherheit hat zudem berichtet, dass arbeitsbedingter Stress, Depressionen oder Angstzustände nach wie vor eine der Hauptursachen für Arbeitsausfälle sind. Arbeitgeber benötigen daher praktische Systeme, um Fehlzeiten fair und einheitlich zu handhaben. 

Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Aspekten, die Arbeitgeber beim Umgang mit krankheitsbedingten Fehlzeiten, Behinderungen und angemessenen Vorkehrungen am Arbeitsplatz beachten sollten. 

Was versteht man unter dem Management von krankheitsbedingten Fehlzeiten? 

Das Management krankheitsbedingter Fehlzeiten ist der Prozess, mit dem ein Arbeitgeber krankheits- oder verletzungsbedingte Fehlzeiten von Mitarbeitern erfasst, überwacht und darauf reagiert. Dazu können Regeln für die Meldung von Fehlzeiten, Gespräche zur Wiederaufnahme der Arbeit, Schwellenwerte, Überweisungen an den arbeitsmedizinischen Dienst, schrittweise Wiedereingliederung, Anpassungen und in einigen Fällen formelle Verfahren zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gehören. 

Für Arbeitgeber ist es wichtig zu beachten, dass krankheitsbedingte Fehlzeiten nicht pauschal als ein einziges Problem betrachtet werden sollten. Eine einmalige Abwesenheit wegen einer Grippe unterscheidet sich erheblich von wiederholten Kurzzeitfehlzeiten, Langzeitfehlzeiten, arbeitsbedingtem Stress, behinderungsbedingten Fehlzeiten oder Fehlzeiten im Zusammenhang mit einer Schwangerschaft. 

Arbeitgeber sollten daher einen rein mechanischen Ansatz vermeiden und ihrer Verpflichtung nachkommen, angemessene Vorkehrungen für Mitarbeiter mit Behinderungen zu treffen. Richtlinien zum Umgang mit Fehlzeiten sind zwar nützlich, sollten jedoch mit Bedacht angewendet werden, insbesondere wenn gesundheitliche Probleme, Behinderungen oder psychische Belastungen im Spiel sind. 

Warum sollten Arbeitgeber krankheitsbedingte Fehlzeiten ernst nehmen? 

Es gibt mehrere Gründe, warum Arbeitgeber krankheitsbedingte Fehlzeiten ernst nehmen sollten. 

Erstens gibt es das operative Risiko. Fehlzeiten können sich auf die Personalbesetzung, die Leistungserbringung, die Arbeitsbelastung, die Arbeitsmoral und die Produktivität sowie das allgemeine Wohlbefinden der Menschen mit Behinderung in der Organisation auswirken. Werden Fehlzeiten nicht angemessen gehandhabt, müssen andere Mitarbeiter möglicherweise über längere Zeiträume hinweg die anfallende Arbeit übernehmen, was zu zusätzlichem Stress und Unmut führen kann. 

Zweitens gibt es das rechtliche Risiko. Bei krankheitsbedingten Fehlzeiten können Themen wie gesetzliches Krankengeld, Diskriminierung aufgrund einer Behinderung, Schutz bei Schwangerschaft und Mutterschaft, ungerechtfertigte Kündigung, personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten und angemessene Vorkehrungen eine Rolle spielen. 

Drittens gibt es das Managementrisiko. Wenn ein Arbeitgeber bei der Bewältigung von Fehlzeiten zu zögerlich vorgeht, können sich Probleme verschlimmern. Wenn ein Arbeitgeber hingegen zu schnell zu formellen Maßnahmen greift, kann dies als unsensibel oder ungerecht empfunden werden. Das Ziel sollte es sein, krankheitsbedingte Fehlzeiten aufgrund einer Behinderung frühzeitig, konsequent und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu bewältigen. 

Gesetzliches Krankengeld und Änderungen der Richtlinien 

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass ihre Richtlinien zum Krankenstand und ihre Lohnabrechnungssysteme den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zum Krankengeld entsprechen. 

Ab dem 6. April 2026: gesetzliches Krankengeld wird ab dem ersten Tag der krankheitsbedingten Abwesenheit und nicht erst ab dem vierten Tag gezahlt, und die Einkommensuntergrenze wurde abgeschafft. In den Leitlinien von Acas heißt es außerdem, dass das gesetzliche Krankengeld nun entweder dem pauschalen Wochenbetrag oder 80 % des durchschnittlichen Wochenverdienstes des Arbeitnehmers entspricht, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist. 

Das bedeutet, dass Arbeitgeber ihre Richtlinien zu krankheitsbedingten Fehlzeiten, ihre Lohnabrechnungsprozesse, ihre Mitarbeiterhandbücher und die Leitfäden für Führungskräfte überprüfen sollten. Richtlinien, die noch immer auf Wartezeiten oder veraltete Anspruchsvoraussetzungen verweisen, müssen möglicherweise aktualisiert werden. 

Arbeitgeber sollten zudem sicherstellen, dass Führungskräfte den Unterschied zwischen der Meldung von krankheitsbedingten Fehlzeiten, dem gesetzlichen Anspruch auf Krankengeld, dem betrieblichen Krankengeld und der davon getrennten Frage verstehen, ob die Fehlzeit möglicherweise auf eine Behinderung zurückzuführen ist. 

Kurzfristige Abwesenheit und Triggerpunkte 

Wiederholte kurzfristige Abwesenheiten können besonders schwer zu bewältigen sein und zu Bedenken hinsichtlich der Rückkehr des Mitarbeiters an den Arbeitsplatz führen. Auch wenn die einzelnen Abwesenheiten jeweils nur von kurzer Dauer sind, kann das Gesamtbild zu Störungen führen und Bedenken hinsichtlich der Zuverlässigkeit, der Arbeitsbelastung und der Geschäftskontinuität aufkommen lassen. 

Viele Arbeitgeber nutzen bestimmte Auslösekriterien, wie beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Fehlzeiten innerhalb eines rollierenden Zeitraums, um eine Überprüfung einzuleiten. Auslösekriterien können nützlich sein, sollten jedoch nicht automatisch und ohne Berücksichtigung der Umstände angewendet werden. 

Arbeitgeber sollten Folgendes berücksichtigen: 

• ob der Arbeitnehmer die Abwesenheiten begründet hat; 

• ob eine Grunderkrankung vorliegt; 

• ob die Fehlzeiten möglicherweise auf eine Behinderung zurückzuführen sind; 

• ob eine arbeitsmedizinische Beratung erforderlich ist; 

• ob Anpassungen der Auslösepunkte in Betracht gezogen werden sollten; 

• ob der Arbeitnehmer im Vergleich zu anderen gleich behandelt wurde. 

Ein Auslösepunkt sollte in der Regel ein Gespräch anstoßen, nicht automatisch eine Warnung auslösen. Dies ist besonders wichtig, wenn der Mitarbeiter möglicherweise eine Behinderung hat oder wenn die Abwesenheit mit Stress, psychischen Problemen oder einer chronischen Erkrankung zusammenhängt. 

Längere Abwesenheit und Leistungsfähigkeit 

Längerfristige krankheitsbedingte Fehlzeiten können Arbeitgeber in eine schwierige Lage bringen. Arbeitgeber möchten den Arbeitnehmer zwar unterstützen, müssen aber auch wissen, ob und wann mit einer Rückkehr des Arbeitnehmers zu rechnen ist, welche Tätigkeiten er ausüben kann und ob Anpassungen möglich sind. 

Bei längerer Abwesenheit sollten Arbeitgeber in der Regel einen angemessenen Kontakt zum Arbeitnehmer aufrechterhalten, gegebenenfalls ärztliche Atteste einholen, arbeitsmedizinische Empfehlungen berücksichtigen, angemessene Anpassungen prüfen und untersuchen, ob eine schrittweise Rückkehr oder alternative Aufgaben möglich sind. 

Eine Kündigung wegen längerer Abwesenheit kann unter bestimmten Umständen möglich sein, birgt jedoch ein hohes Risiko, wenn der Arbeitgeber kein faires Verfahren eingehalten hat. Bevor sie eine Kündigung aussprechen, sollten Arbeitgeber Folgendes berücksichtigen: 

• die medizinischen Befunde; 

• der voraussichtliche Zeitrahmen für die Rückkehr; 

• die Auswirkungen der Abwesenheit auf das Geschäft; 

• ob der Arbeitnehmer im Sinne des Gleichstellungsgesetzes von 2010 als behindert gilt; 

• ob angemessene Vorkehrungen in Betracht gezogen wurden; 

• ob alternative Aufgaben oder Tätigkeiten zur Verfügung stehen; 

• ob der Arbeitnehmer ausreichend Gelegenheit zur Stellungnahme hatte. 

Arbeitgeber sollten sich beraten lassen, bevor sie einen Arbeitnehmer entlassen, der aufgrund einer langfristigen Erkrankung abwesend ist, insbesondere wenn eine Behinderung im Spiel sein könnte. 

Behinderung und angemessene Vorkehrungen 

Ein wesentliches Risiko bei krankheitsbedingten Fehlzeiten besteht darin, nicht zu erkennen, wann eine Fehlzeit mit einer Behinderung zusammenhängen könnte, insbesondere im Hinblick auf die Leitlinien der Kommission für Gleichstellung und Menschenrechte. 

Gemäß dem Gleichstellungsgesetz von 2010 gilt eine Person als behindert, wenn sie eine körperliche oder geistige Beeinträchtigung hat, die ihre Fähigkeit, normale Alltagsaktivitäten auszuüben, erheblich und langfristig beeinträchtigt. Nicht jede Erkrankung gilt als Behinderung, doch sollten Arbeitgeber Vorsicht walten lassen, wenn ein Arbeitnehmer an einer chronischen Erkrankung, wiederkehrenden Symptomen, psychischen Problemen, Neurodiversität, chronischen Schmerzen oder anderen anhaltenden gesundheitlichen Schwierigkeiten leidet. 

Leitfaden von Acas erklärt, dass angemessene Anpassungen Maßnahmen sind, die ein Arbeitgeber ergreift, um eine Benachteiligung aufgrund einer Behinderung zu beseitigen oder zu verringern. Im Zusammenhang mit Fehlzeiten können solche Anpassungen unter anderem darin bestehen, die Schwellenwerte anzupassen, bestimmte behinderungsbedingte Fehlzeiten nicht anzurechnen, die Aufgaben zu ändern, die Arbeitszeiten anzupassen, Heimarbeit zu ermöglichen, Hilfsmittel bereitzustellen, die Zielvorgaben anzupassen oder eine schrittweise Rückkehr an den Arbeitsplatz zu ermöglichen. 

Angemessene Vorkehrungen sollten auf individueller Basis geprüft werden. Was als angemessen gilt, hängt vom Gesundheitszustand des Arbeitnehmers, der jeweiligen Funktion, der Größe und den Ressourcen des Arbeitgebers, den praktischen Auswirkungen der Vorkehrung sowie davon ab, ob diese die Benachteiligung verringern würde. 

Arbeitsmedizin, ärztliche Atteste und schrittweise Wiedereingliederung 

Der arbeitsmedizinische Dienst kann besonders dann sehr hilfreich sein, wenn es sich um einen längeren, komplexen oder mit einer möglichen Behinderung verbundenen Arbeitsausfall handelt. Er kann Arbeitgebern dabei helfen, den Gesundheitszustand des Arbeitnehmers, den voraussichtlichen Zeitrahmen für die Rückkehr an den Arbeitsplatz, die Arbeitsfähigkeit sowie mögliche Anpassungen besser zu verstehen. 

Arbeitgeber sollten klar formulieren, welche Fragen sie vom arbeitsmedizinischen Dienst beantwortet haben möchten. So können sie beispielsweise fragen, ob der Arbeitnehmer wieder arbeitsfähig ist, ob eine schrittweise Rückkehr empfohlen wird, ob Anpassungen erforderlich sind, ob die Erkrankung möglicherweise langfristig ist und ob Einschränkungen bei den Arbeitsaufgaben bestehen. 

Eine schrittweise Rückkehr kann einem Mitarbeiter oft dabei helfen, nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit sicher an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Dies kann eine reduzierte Arbeitszeit, eingeschränkte Aufgaben, geringere Verantwortlichkeiten, vorübergehendes Homeoffice oder eine schrittweise Steigerung des Arbeitspensums beinhalten. 

Arbeitgeber sollten jeden vereinbarten Plan zur Rückkehr an den Arbeitsplatz dokumentieren und regelmäßig überprüfen. Eine schrittweise Rückkehr sollte nicht einfach vereinbart und dann vergessen werden. 

Psychische Gesundheit, Stress und arbeitsbedingte Fehlzeiten 

Psychische Probleme und stressbedingte Fehlzeiten können ein besonders heikles Thema sein. Mitarbeiter zögern möglicherweise, darüber zu sprechen, und Führungskräfte sind sich oft unsicher, welche Fragen sie stellen dürfen. 

Arbeitgeber sollten solche Fälle mit Bedacht und Einfühlungsvermögen angehen, insbesondere wenn es um die Auswirkungen von krankheitsbedingten Fehlzeiten geht. Sie sollten prüfen, ob die Arbeit möglicherweise zum Problem beiträgt, ob Arbeitsbelastung, Führungsstil, Mobbing, Konflikte, Arbeitszeiten oder organisatorische Veränderungen eine Rolle spielen könnten und ob eine Stressrisikobewertung erforderlich ist. 

Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsbedingten Stress geltend macht, müssen Arbeitgeber angemessene Vorkehrungen treffen und sollten das Anliegen nicht einfach als persönliches Problem abtun. Selbst wenn der Arbeitgeber die Sichtweise des Arbeitnehmers nicht teilt, sollte das Anliegen ordnungsgemäß geprüft werden. 

Zu den praktischen Unterstützungsmaßnahmen können regelmäßige Gespräche, Anpassungen der Arbeitsbelastung, vorübergehende Änderungen der Aufgaben, Beratung durch den arbeitsmedizinischen Dienst, Zugang zu einem Mitarbeiterunterstützungsprogramm, Schulungen für Führungskräfte oder Mediation bei Konflikten am Arbeitsplatz gehören. 

Häufige Fehler, die Arbeitgeber machen 

Arbeitgeber sollten besonders darauf achten, die folgenden Fehler zu vermeiden: 

• die Abwesenheits-Triggerpunkte zu starr anzuwenden; 

• ohne zu prüfen, ob die Abwesenheit behinderungsbedingt ist; 

• es versäumt, bei Bedarf ärztlichen oder arbeitsmedizinischen Rat einzuholen; 

• zu schnell zu Verwarnungen oder Entlassungen greifen; 

• bei längerer Abwesenheit keinen angemessenen Kontakt zu halten; 

• unangemessene oder übermäßig indiskrete medizinische Fragen zu stellen; 

• ohne angemessene Vorkehrungen zu treffen; 

• die versäumte Überprüfung von stufenweisen Erklärungen oder Berichtigungen; 

• psychische Fehlzeiten als weniger schwerwiegend anzusehen als körperliche Erkrankungen; 

• die Anwendung veralteter Richtlinien zu krankheitsbedingten Fehlzeiten oder zum gesetzlichen Krankengeld; 

• Versäumnis, Führungskräfte in Fragen zu Abwesenheit und Behinderung zu schulen. 

Viele Streitigkeiten entstehen nicht, weil der Arbeitgeber die Absicht hatte, jemanden ungerecht zu behandeln, sondern weil Führungskräfte es versäumt haben, inne zu halten, die richtigen Fragen zu stellen und Rat einzuholen, bevor sie gehandelt haben. 

Praktische Hinweise für Arbeitgeber 

Arbeitgeber sollten erwägen, bereits jetzt folgende Maßnahmen zu ergreifen: 

1. Überprüfen Sie die Richtlinien zu krankheitsbedingten Fehlzeiten und den Wortlaut der gesetzlichen Regelungen zum Krankengeld. 

2. Stellen Sie sicher, dass die Lohnabrechnungssysteme den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zum Krankengeld entsprechen. 

3. Schulen Sie Führungskräfte in Bezug auf kurzfristige Abwesenheiten, langfristige Abwesenheiten und das Risiko einer Arbeitsunfähigkeit. 

4. Führen Sie regelmäßig Besprechungen zur Wiederaufnahme der Arbeit durch. 

5. Behandeln Sie Triggerpunkte als Anlass zur Überprüfung, nicht als automatische Sanktionen. 

6. Ziehen Sie bei komplexen oder langwierigen Fällen die Meinung der Arbeitsmedizin hinzu. 

7. Prüfen Sie, ob die Abwesenheit möglicherweise auf eine Behinderung zurückzuführen ist. 

8. Prüfen Sie angemessene Anpassungen, bevor Sie Verwarnungen aussprechen oder eine Kündigung aussprechen. 

9. Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Besprechungen, medizinische Befunde, Anpassungen und Entscheidungen. 

10. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie einen Mitarbeiter entlassen, dessen Abwesenheit möglicherweise mit einer Behinderung, einer Schwangerschaft, psychischen Problemen oder arbeitsbedingtem Stress zusammenhängt. 

Durch diese Maßnahmen lassen sich rechtliche Risiken verringern und Arbeitgeber bei der Bewältigung  Arbeitsausfälle aufgrund von Behinderungen auf faire, einheitliche und wirtschaftlich sinnvolle Weise zu handhaben. 

Schlussfolgerung 

Krankheitsbedingte Fehlzeiten, Arbeitsunfähigkeit und angemessene Vorkehrungen sind Themen, die Arbeitgeber nicht auf die leichte Schulter nehmen dürfen. Werden sie unsachgemäß gehandhabt, können sie zu Beschwerden, Diskriminierungsklagen, Klagen wegen ungerechtfertigter Kündigung, Problemen im Arbeitsverhältnis und vermeidbaren Störungen im Betriebsablauf führen. Werden sie hingegen richtig gehandhabt, ermöglichen sie es Arbeitgebern, ihre Mitarbeiter zu unterstützen und gleichzeitig die Belange des Unternehmens zu wahren. 

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, frühzeitig zu handeln, Vermutungen zu vermeiden und die individuellen Umstände zu berücksichtigen. Richtlinien zum Umgang mit Fehlzeiten sind wichtig, müssen jedoch mit Bedacht angewendet werden, wenn es um Behinderungen, psychische Gesundheit, Schwangerschaft, Stress oder chronische Erkrankungen geht. 

Bei Ronald Fletcher Baker berät unser Arbeitsrechtsteam Arbeitgeber in den Bereichen krankheitsbedingte Fehlzeiten, Diskriminierung aufgrund einer Behinderung, angemessene Vorkehrungen, Arbeitsmedizin, Eignungsprüfungsverfahren, Kündigungen, Richtlinien am Arbeitsplatz und Klagen vor dem Arbeitsgericht. Wenn Sie Beratung zum Umgang mit krankheitsbedingten Fehlzeiten oder zur Überprüfung Ihrer Verfahren bei Fehlzeiten und Behinderungen benötigen, können wir Ihnen helfen, die Risiken einzuschätzen und einen praktischen Weg nach vorne zu finden.