Sickness absence is one of the most common and difficult issues employers have to manage. Whether an employee is off for a few days, has repeated short-term absences, is signed off with stress, or is absent because of a longer-term health condition, employers need to balance operational needs with legal duties and fair treatment.
For employers, this is not simply an absence management issue. It involves sickness absence policies, statutory sick pay, disability discrimination risk, reasonable adjustments, occupational health, capability procedures, workplace culture and careful communication.
Recent data underlines why this matters. The Statistisches Amt berichtete, dass im Jahr 2025 schätzungsweise 148,8 Millionen Arbeitstage aufgrund von Krankheit oder Verletzung verloren gingen, bei einer Krankenstandsquote von 2,01 % Behörde für Gesundheit und Sicherheit hat zudem berichtet, dass arbeitsbedingter Stress, Depressionen oder Angstzustände nach wie vor eine der Hauptursachen für Arbeitsausfälle sind. Arbeitgeber benötigen daher praktische Systeme, um Fehlzeiten fair und einheitlich zu handhaben.
This article considers the key issues employers should be aware of when managing sickness absence, disability and reasonable adjustments in the workplace.
Was versteht man unter dem Management von krankheitsbedingten Fehlzeiten?
Das Management krankheitsbedingter Fehlzeiten ist der Prozess, mit dem ein Arbeitgeber krankheits- oder verletzungsbedingte Fehlzeiten von Mitarbeitern erfasst, überwacht und darauf reagiert. Dazu können Regeln für die Meldung von Fehlzeiten, Gespräche zur Wiederaufnahme der Arbeit, Schwellenwerte, Überweisungen an den arbeitsmedizinischen Dienst, schrittweise Wiedereingliederung, Anpassungen und in einigen Fällen formelle Verfahren zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gehören.
Für Arbeitgeber ist es wichtig zu beachten, dass krankheitsbedingte Fehlzeiten nicht pauschal als ein einziges Problem betrachtet werden sollten. Eine einmalige Abwesenheit wegen einer Grippe unterscheidet sich erheblich von wiederholten Kurzzeitfehlzeiten, Langzeitfehlzeiten, arbeitsbedingtem Stress, behinderungsbedingten Fehlzeiten oder Fehlzeiten im Zusammenhang mit einer Schwangerschaft.
Employers should therefore avoid a purely mechanical approach and consider their obligation to make reasonable adjustments for employees with disabilities. Absence policies are useful, but they should be applied with judgment, particularly where health conditions, disability or mental health concerns may be involved.
Warum sollten Arbeitgeber krankheitsbedingte Fehlzeiten ernst nehmen?
Es gibt mehrere Gründe, warum Arbeitgeber krankheitsbedingte Fehlzeiten ernst nehmen sollten.
First, there is the operational risk. Absence can affect staffing, service delivery, workloads, morale and productivity, and overall wellbeing of disabled people in the organisation. If absence is not managed properly, other employees may be left covering work for long periods, which can create further stress and resentment.
Secondly, there is the legal risk. Sickness absence may involve statutory sick pay, disability discrimination, pregnancy and maternity protection, unfair dismissal, personal data, health data and reasonable adjustments.
Drittens gibt es das Managementrisiko. Wenn ein Arbeitgeber bei der Bewältigung von Fehlzeiten zu zögerlich vorgeht, können sich Probleme verschlimmern. Wenn ein Arbeitgeber hingegen zu schnell zu formellen Maßnahmen greift, kann dies als unsensibel oder ungerecht empfunden werden. Das Ziel sollte es sein, krankheitsbedingte Fehlzeiten aufgrund einer Behinderung frühzeitig, konsequent und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu bewältigen.
Gesetzliches Krankengeld und Änderungen der Richtlinien
Employers should make sure their sickness absence policies and payroll systems reflect the current statutory sick pay rules.
Ab dem 6. April 2026: gesetzliches Krankengeld wird ab dem ersten Tag der krankheitsbedingten Abwesenheit und nicht erst ab dem vierten Tag gezahlt, und die Einkommensuntergrenze wurde abgeschafft. In den Leitlinien von Acas heißt es außerdem, dass das gesetzliche Krankengeld nun entweder dem pauschalen Wochenbetrag oder 80 % des durchschnittlichen Wochenverdienstes des Arbeitnehmers entspricht, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist.
Das bedeutet, dass Arbeitgeber ihre Richtlinien zu krankheitsbedingten Fehlzeiten, ihre Lohnabrechnungsprozesse, ihre Mitarbeiterhandbücher und die Leitfäden für Führungskräfte überprüfen sollten. Richtlinien, die noch immer auf Wartezeiten oder veraltete Anspruchsvoraussetzungen verweisen, müssen möglicherweise aktualisiert werden.
Arbeitgeber sollten zudem sicherstellen, dass Führungskräfte den Unterschied zwischen der Meldung von krankheitsbedingten Fehlzeiten, dem gesetzlichen Anspruch auf Krankengeld, dem betrieblichen Krankengeld und der davon getrennten Frage verstehen, ob die Fehlzeit möglicherweise auf eine Behinderung zurückzuführen ist.
Kurzfristige Abwesenheit und Triggerpunkte
Repeated short-term absence can be particularly difficult to manage, and may lead to concerns about the employee’s return to work. Each individual absence may be short, but the overall pattern may cause disruption and create concerns about reliability, workload and business continuity.
Many employers use trigger points, such as a certain number of absences within a rolling period, to prompt a review. Trigger points can be useful, but they should not be applied automatically without considering the circumstances.
Arbeitgeber sollten Folgendes berücksichtigen:
- ob der Arbeitnehmer die Abwesenheiten begründet hat;
- ob eine Grunderkrankung vorliegt;
- ob die Fehlzeiten möglicherweise auf eine Behinderung zurückzuführen sind;
- ob eine arbeitsmedizinische Beratung erforderlich ist;
- ob Anpassungen der Auslösepunkte in Betracht gezogen werden sollten;
- ob der Arbeitnehmer im Vergleich zu anderen gleich behandelt wurde.
Ein Auslösepunkt sollte in der Regel ein Gespräch anstoßen, nicht automatisch eine Warnung auslösen. Dies ist besonders wichtig, wenn der Mitarbeiter möglicherweise eine Behinderung hat oder wenn die Abwesenheit mit Stress, psychischen Problemen oder einer chronischen Erkrankung zusammenhängt.
Längere Abwesenheit und Leistungsfähigkeit
Long-term sickness absence can place employers in a difficult position. Employers may want to Unterstützung the employee, but they also need to understand whether the employee is likely to return, when they may return, what work they may be able to do and whether adjustments are possible.
In long-term absence cases, employers should usually keep in reasonable contact with the employee, obtain medical evidence where appropriate, consider occupational health advice, explore reasonable adjustments and review whether a phased return or alternative duties may be possible.
Eine Kündigung wegen längerer Abwesenheit kann unter bestimmten Umständen möglich sein, birgt jedoch ein hohes Risiko, wenn der Arbeitgeber kein faires Verfahren eingehalten hat. Bevor sie eine Kündigung aussprechen, sollten Arbeitgeber Folgendes berücksichtigen:
- die medizinischen Befunde;
- der voraussichtliche Zeitrahmen für die Rückkehr;
- die Auswirkungen der Abwesenheit auf das Geschäft;
- ob der Arbeitnehmer im Sinne des Gleichstellungsgesetzes von 2010 als behindert gilt;
- ob angemessene Vorkehrungen in Betracht gezogen wurden;
- ob alternative Aufgaben oder Tätigkeiten zur Verfügung stehen;
- ob der Arbeitnehmer ausreichend Gelegenheit zur Stellungnahme hatte.
Arbeitgeber sollten sich beraten lassen, bevor sie einen Arbeitnehmer entlassen, der aufgrund einer langfristigen Erkrankung abwesend ist, insbesondere wenn eine Behinderung im Spiel sein könnte.
Behinderung und angemessene Vorkehrungen
Ein wesentliches Risiko bei krankheitsbedingten Fehlzeiten besteht darin, nicht zu erkennen, wann eine Fehlzeit mit einer Behinderung zusammenhängen könnte, insbesondere im Hinblick auf die Leitlinien der Kommission für Gleichstellung und Menschenrechte.
Under the Equality Act 2010, a person is disabled if they have a physical or mental impairment which has a substantial and long-term adverse effect on their ability to carry out normal day-to-day activities. Not every illness wird amount to a disability, but employers should be cautious where an employee has a long-term condition, recurring symptoms, mental health issues, neurodivergence, chronic pain or other ongoing health difficulties.
Leitfaden von Acas explains that reasonable adjustments are changes an employer makes to remove or reduce a disadvantage related to someone’s disability. In an absence context, adjustments might include modifying trigger points, discounting some disability-related absence, changing duties, adjusting hours, allowing homeworking, providing equipment, altering targets or allowing a phased return.
Angemessene Vorkehrungen sollten auf individueller Basis geprüft werden. Was als angemessen gilt, hängt vom Gesundheitszustand des Arbeitnehmers, der jeweiligen Funktion, der Größe und den Ressourcen des Arbeitgebers, den praktischen Auswirkungen der Vorkehrung sowie davon ab, ob diese die Benachteiligung verringern würde.
Arbeitsmedizin, ärztliche Atteste und schrittweise Wiedereingliederung
Der arbeitsmedizinische Dienst kann besonders dann sehr hilfreich sein, wenn es sich um einen längeren, komplexen oder mit einer möglichen Behinderung verbundenen Arbeitsausfall handelt. Er kann Arbeitgebern dabei helfen, den Gesundheitszustand des Arbeitnehmers, den voraussichtlichen Zeitrahmen für die Rückkehr an den Arbeitsplatz, die Arbeitsfähigkeit sowie mögliche Anpassungen besser zu verstehen.
Arbeitgeber sollten klar formulieren, welche Fragen sie vom arbeitsmedizinischen Dienst beantwortet haben möchten. So können sie beispielsweise fragen, ob der Arbeitnehmer wieder arbeitsfähig ist, ob eine schrittweise Rückkehr empfohlen wird, ob Anpassungen erforderlich sind, ob die Erkrankung möglicherweise langfristig ist und ob Einschränkungen bei den Arbeitsaufgaben bestehen.
Eine schrittweise Rückkehr kann einem Mitarbeiter oft dabei helfen, nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit sicher an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Dies kann eine reduzierte Arbeitszeit, eingeschränkte Aufgaben, geringere Verantwortlichkeiten, vorübergehendes Homeoffice oder eine schrittweise Steigerung des Arbeitspensums beinhalten.
Arbeitgeber sollten jeden vereinbarten Plan zur Rückkehr an den Arbeitsplatz dokumentieren und regelmäßig überprüfen. Eine schrittweise Rückkehr sollte nicht einfach vereinbart und dann vergessen werden.
Psychische Gesundheit, Stress und arbeitsbedingte Fehlzeiten
Psychische Probleme und stressbedingte Fehlzeiten können ein besonders heikles Thema sein. Mitarbeiter zögern möglicherweise, darüber zu sprechen, und Führungskräfte sind sich oft unsicher, welche Fragen sie stellen dürfen.
Employers should approach these cases carefully and supportively, especially when considering the implications of disability leave. They should consider whether work may be contributing to the problem, whether workload, management style, bullying, conflict, working hours or organisational change may be relevant, and whether a stress risk assessment is needed.
Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsbedingten Stress geltend macht, müssen Arbeitgeber angemessene Vorkehrungen treffen und sollten das Anliegen nicht einfach als persönliches Problem abtun. Selbst wenn der Arbeitgeber die Sichtweise des Arbeitnehmers nicht teilt, sollte das Anliegen ordnungsgemäß geprüft werden.
Zu den praktischen Unterstützungsmaßnahmen können regelmäßige Gespräche, Anpassungen der Arbeitsbelastung, vorübergehende Änderungen der Aufgaben, Beratung durch den arbeitsmedizinischen Dienst, Zugang zu einem Mitarbeiterunterstützungsprogramm, Schulungen für Führungskräfte oder Mediation bei Konflikten am Arbeitsplatz gehören.
Häufige Fehler, die Arbeitgeber machen
Arbeitgeber sollten besonders darauf achten, die folgenden Fehler zu vermeiden:
- die Abwesenheits-Triggerpunkte zu starr anzuwenden;
- ohne zu prüfen, ob die Abwesenheit behinderungsbedingt ist;
- es versäumt, bei Bedarf ärztlichen oder arbeitsmedizinischen Rat einzuholen;
- zu schnell zu Verwarnungen oder Entlassungen greifen;
- bei längerer Abwesenheit keinen angemessenen Kontakt zu halten;
- unangemessene oder übermäßig indiskrete medizinische Fragen zu stellen;
- ohne angemessene Vorkehrungen zu treffen;
- die versäumte Überprüfung von stufenweisen Erklärungen oder Berichtigungen;
- psychische Fehlzeiten als weniger schwerwiegend anzusehen als körperliche Erkrankungen;
- die Anwendung veralteter Richtlinien zu krankheitsbedingten Fehlzeiten oder zum gesetzlichen Krankengeld;
- Versäumnis, Führungskräfte in Fragen zu Abwesenheit und Behinderung zu schulen.
Many disputes arise not because the employer intended to treat someone unfairly, but because managers failed to pause, ask the right questions and take advice before acting.
Praktische Hinweise für Arbeitgeber
Arbeitgeber sollten erwägen, bereits jetzt folgende Maßnahmen zu ergreifen:
- Überprüfen Sie die Richtlinien zu krankheitsbedingten Fehlzeiten und den Wortlaut der gesetzlichen Regelungen zum Krankengeld.
- Stellen Sie sicher, dass die Lohnabrechnungssysteme den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zum Krankengeld entsprechen.
- Schulen Sie Führungskräfte in Bezug auf kurzfristige Abwesenheiten, langfristige Abwesenheiten und das Risiko einer Arbeitsunfähigkeit.
- Führen Sie regelmäßig Besprechungen zur Wiederaufnahme der Arbeit durch.
- Behandeln Sie Triggerpunkte als Anlass zur Überprüfung, nicht als automatische Sanktionen.
- Ziehen Sie bei komplexen oder langwierigen Fällen die Meinung der Arbeitsmedizin hinzu.
- Prüfen Sie, ob die Abwesenheit möglicherweise auf eine Behinderung zurückzuführen ist.
- Prüfen Sie angemessene Anpassungen, bevor Sie Verwarnungen aussprechen oder eine Kündigung aussprechen.
- Keep clear records of meetings, medical evidence, adjustments and decisions.
- Lassen Sie sich beraten, bevor Sie einen Mitarbeiter entlassen, dessen Abwesenheit möglicherweise mit einer Behinderung, einer Schwangerschaft, psychischen Problemen oder arbeitsbedingtem Stress zusammenhängt.
Durch diese Maßnahmen lassen sich rechtliche Risiken verringern und Arbeitgeber bei der Bewältigung Arbeitsausfälle aufgrund von Behinderungen auf faire, einheitliche und wirtschaftlich sinnvolle Weise zu handhaben.
Schlussfolgerung
Sickness absence, disability and reasonable adjustments are issues employers cannot afford to handle casually. Handled poorly, they can lead to grievances, discrimination claims, unfair dismissal claims, staff relations problems and avoidable management disruption. Handled properly, they allow employers to support employees while protecting the needs of the business.
Für Arbeitgeber ist es entscheidend, frühzeitig zu handeln, Vermutungen zu vermeiden und die individuellen Umstände zu berücksichtigen. Richtlinien zum Umgang mit Fehlzeiten sind wichtig, müssen jedoch mit Bedacht angewendet werden, wenn es um Behinderungen, psychische Gesundheit, Schwangerschaft, Stress oder chronische Erkrankungen geht.
At Ronald Fletcher Baker, our Beschäftigung Team advises employers on sickness absence, disability discrimination, reasonable adjustments, occupational health, capability procedures, dismissals, workplace policies and employment tribunal claims. If you require advice on managing sickness absence or reviewing your absence and disability procedures, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.
Adam Pavey
Beschäftigung Partner
