KI am Arbeitsplatz: Ein praktischer Leitfaden für Arbeitgeber

Artificial intelligence is becoming an increasingly important issue for employers. Many businesses are already using AI, or considering using AI, in areas such as recruitment, HR administration, document production, customer service, performance management, workplace monitoring, data analysis and internal communications. 

For employers, AI is not simply an IT or productivity issue. It also involves understanding how AI is being used across the organisation, what information is being entered into AI tools, and whether existing workplace policies are fit for purpose. AI can create legal, kommerziell and management risks if handled incorrectly. However, when approached properly, it can also help employers improve efficiency, reduce administrative burden and Unterstützung better decision-making. 

In diesem Artikel werden die wichtigsten Aspekte behandelt, die Arbeitgeber beim Einsatz von KI am Arbeitsplatz beachten sollten. 

Was versteht man unter KI am Arbeitsplatz? 

KI am Arbeitsplatz kann ein breites Spektrum an Tools und Systemen umfassen. Dazu können generative KI-Tools gehören, die zum Verfassen von E-Mails, Richtlinien, Besprechungsprotokollen oder Berichten verwendet werden. Ebenfalls dazu zählen können Rekrutierungssoftware, automatisierte Terminplanungs-Tools, Chatbots, Transkriptionssoftware, Systeme zur Produktivitätsüberwachung, HR-Analytics-Plattformen sowie KI-Tools, die in bestehende Arbeitsplatzsoftware integriert sind. 

Some AI use wird be obvious. For example, an employer may decide to introduce a particular AI platform for document drafting or customer service. Other AI use may be less obvious, particularly where employees are using free or publicly available AI tools informally to help with day-to-day work. 

The important point for employers is that AI may already be in use within the business, even where no formal decision has been taken to introduce it. 

Arbeitgeber sollten daher Vermutungen vermeiden und sich stattdessen darauf konzentrieren, zu verstehen, wie KI tatsächlich eingesetzt wird, wer sie nutzt, welche Informationen verarbeitet werden und ob angemessene Schutzmaßnahmen vorhanden sind. 

Warum sollten Arbeitgeber KI ernst nehmen? 

Es gibt mehrere Gründe, warum Arbeitgeber KI ernst nehmen sollten. 

First, there is the legal risk. If AI is used in recruitment, performance management, redundancy selection, disciplinary issues or workplace monitoring, it may create risks relating to discrimination, data protection, privacy, unfair dismissal and employee relations. The UK does not currently have one single AI-specific law covering AI as a technology; instead, AI is regulated through the context in which it is used and through existing legal frameworks.  

Secondly, there is a management risk. AI-generated information may be inaccurate, incomplete or misleading. If managers rely too heavily on AI without applying proper judgment, this may lead to poor decisions and avoidable disputes. 

Drittens bietet sich eine geschäftliche Chance. Bei richtiger Anwendung kann KI Arbeitgebern helfen, Zeit zu sparen, die Einheitlichkeit zu verbessern und den Verwaltungsaufwand zu verringern, wodurch sich das Arbeitsumfeld grundlegend verändert. Acas hat berichtet, dass ein Drittel der Arbeitgeber der Ansicht ist, KI werde die Produktivität steigern, hat jedoch auch betont, dass Arbeitgeber klare Richtlinien für den Arbeitsplatz entwickeln und Arbeitnehmer sowie deren Vertreter bei der Einführung von KI konsultieren sollten.  

Der Ausgangspunkt: Verstehen, wie KI bereits eingesetzt wird 

Bevor Arbeitgeber eine KI-Richtlinie einführen, sollten sie sich zunächst ein Bild davon machen, wie KI in der Praxis bereits eingesetzt wird. 

In many workplaces, employees may already be using AI informally. This could include using AI to draft emails, summarise documents, prepare reports, generate marketing content, produce meeting notes, analyse spreadsheets, answer customer queries or help with HR documents. 

This may be happening without senior management, HR or IT being fully aware of it. 

Das führt zu einem Problem. Ein Arbeitgeber kann die mit KI verbundenen Risiken nicht angemessen bewältigen, wenn er Folgendes nicht weiß: 

• welche KI-Tools zum Einsatz kommen;  

• wer sie nutzt;  

• Welche Informationen werden hochgeladen?;  

• ob personenbezogene Daten oder vertrauliche Informationen verarbeitet werden;  

• whether AI is being used in recruitment or employee management;  

• whether managers understand the risks and benefits of AI adoption;  

• ob die Mitarbeiter eine Einweisung oder Schulung erhalten haben;  

• ob bestehende Richtlinien sich mit KI befassen.  

For that reason, a practical first step is to carry out an internal AI audit or staff questionnaire. 

Kostenloser Fragebogen zum Thema KI am Arbeitsplatz für Arbeitgeber 

Um Arbeitgebern zu helfen, haben wir einen kostenlosen Fragebogen zum Einsatz von KI am Arbeitsplatz das als Ausgangspunkt dienen kann, um zu beurteilen, wie KI derzeit innerhalb einer Organisation eingesetzt wird. 

Der Fragebogen soll Arbeitgebern dabei helfen, Folgendes zu ermitteln: 

• ob die Mitarbeiter bereits KI-Tools nutzen;  

• welche KI-Plattformen zum Einsatz kommen;  

• für welche Aufgaben KI eingesetzt wird;  

• ob vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten oder Kundendaten in KI-Tools eingegeben werden;  

• ob KI für Personalwesen, Personalbeschaffung oder Mitarbeitermanagement eingesetzt wird;  

• ob die Mitarbeiter die Risiken von KI-generierten Inhalten verstehen;  

• ob Führungskräfte eine Schulung benötigen;  

• ob eine KI-Richtlinie erforderlich ist;  

• ob bestehende Richtlinien zu Datenschutz, Vertraulichkeit, IT und Disziplinarmaßnahmen aktualisiert werden müssen.  

The questionnaire can help employers move from a general concern about AI to a more informed and practical plan. It can also assist with preparing an AI policy that reflects how the business actually operates, rather than relying on a generic policy that may not address the real risks. 

Einen Link zum kostenlosen „AI Workplace“-Fragebogen finden Sie hier: [Link einfügen]. 

KI und Personalbeschaffung 

Die Personalbeschaffung ist einer der Bereiche, in denen KI besonders attraktiv erscheinen kann. KI-Tools können zum Verfassen von Stellenanzeigen, zur Vorauswahl von Lebensläufen, zur Einstufung von Bewerbern, zur Auswertung von Tests, zur Analyse von Antworten in Vorstellungsgesprächen oder zur Kommunikation mit Bewerbern eingesetzt werden. 

Die Personalbeschaffung gehört jedoch auch zu den Bereichen mit dem höchsten Risiko. 

The Information Commissioner’s Office has recently highlighted the use of AI and automation in recruitment, including tools used to sift CVs and score online assessments. The ICO has also emphasised the importance von transparency and the need for employers to use people’s personal information fairly when automated tools are used in recruitment.  

Arbeitgeber sollten sich davor hüten, davon auszugehen, dass ein KI-basiertes Rekrutierungstool fair ist, nur weil es objektiv erscheint. KI-Systeme können Vorurteile widerspiegeln, die in den Daten, mit denen sie trainiert wurden, in den von ihnen angewandten Kriterien oder in der Art und Weise, wie die Ergebnisse interpretiert werden, enthalten sind. 

Bevor Arbeitgeber KI im Bereich der Personalbeschaffung einsetzen, sollten sie Folgendes berücksichtigen: 

• was das Tool tatsächlich tut;  

• welche Daten es verwendet;  

• ob den Bewerbern mitgeteilt wird, dass KI zum Einsatz kommt;  

• ob das Tool auf Verzerrungen geprüft wurde;  

• ob für Bewerber mit Behinderung angemessene Anpassungen vorgenommen werden können;  

• whether a human manager reviews the outcome;  

• whether rejected candidates can challenge or query the decision;  

• ob der Arbeitgeber darlegen kann, wie die Entscheidung zustande gekommen ist.  

KI kann zwar bei der Personalbeschaffung helfen, sollte aber nicht zu einer unerklärlichen Barriere zwischen dem Bewerber und der Stelle werden. 

KI und Diskriminierungsrisiko 

One of the most significant employment law risks is discrimination. 

KI-Tools mögen zwar neutral erscheinen, können aber dennoch zu diskriminierenden Ergebnissen führen. So kann beispielsweise ein KI-basiertes Rekrutierungstool Bewerber mit Lücken im Lebenslauf benachteiligen. Davon betroffen sein könnten Frauen, die Mutterschaftsurlaub genommen haben, Beschäftigte mit behinderungsbedingten Fehlzeiten oder Bewerber mit Betreuungsaufgaben. 

Similarly, a performance tool may favour employees who work longer visible hours, which may disadvantage disabled employees or employees with childcare responsibilities. A communication analysis tool may also misinterpret different communication styles, including those linked to neurodiversity. 

Arbeitgeber sollten daher prüfen, ob KI-Tools Risiken in Form von unmittelbarer Diskriminierung, mittelbarer Diskriminierung, Diskriminierung aufgrund einer Behinderung, der Unterlassung angemessener Vorkehrungen oder Belästigung mit sich bringen könnten. 

Dies ist besonders wichtig, wenn KI bei der Personalauswahl, bei Beförderungen, bei der Auswahl von Mitarbeitern für Entlassungen, im Leistungsmanagement, bei Disziplinarverfahren oder bei Kündigungsentscheidungen zum Einsatz kommt. 

Der sicherste Ansatz besteht darin, sicherzustellen, dass KI Entscheidungen unterstützt, anstatt sie zu treffen, und dass Führungskräfte darin geschult werden, von KI generierte Empfehlungen zu hinterfragen, anstatt sie einfach zu akzeptieren. 

KI, Vertraulichkeit und Datenschutz 

Eines der unmittelbarsten Risiken für Arbeitgeber besteht darin, dass Mitarbeiter KI-Tools nutzen, ohne sich der damit verbundenen Auswirkungen auf die Vertraulichkeit und den Datenschutz bewusst zu sein. 

Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter Kundeninformationen, Mitarbeiterdaten, Finanzdaten, interne Strategiedokumente oder geschäftlich sensible Unterlagen in ein öffentliches KI-Tool hochladen, um diese zusammenzufassen oder umzuschreiben. Dies kann schwerwiegende Risiken in Bezug auf Vertraulichkeit, Datenschutz und geschäftliche Belange mit sich bringen. 

Arbeitgeber sollten klarstellen, welche Daten Mitarbeiter in KI-Tools eingeben dürfen und welche nicht. Dazu sollten Regeln zu folgenden Punkten gehören: 

• personenbezogene Daten;  

• Daten besonderer Kategorien;  

• vertrauliche Informationen von Mandanten oder Kunden;  

• wirtschaftlich sensible Informationen;  

• vertrauliches Material;  

• passwords and security information;  

• Unterlagen zum Personalwesen;  

• disciplinary, grievance or sickness absence material;  

• Verträge und juristische Dokumente.  

Arbeitgeber sollten außerdem festlegen, ob Mitarbeiter öffentliche KI-Tools nutzen dürfen, ausschließlich genehmigte interne Tools oder gar keine KI-Tools, sofern keine Genehmigung vorliegt. 

Eine kurze KI-Richtlinie wird für viele Arbeitgeber mittlerweile zu einer praktischen Notwendigkeit. Bevor sie eine solche Richtlinie ausarbeiten, sollten Arbeitgeber jedoch idealerweise Informationen darüber sammeln, wie KI bereits im gesamten Unternehmen eingesetzt wird. 

KI und Überwachung am Arbeitsplatz 

Employers may be tempted to use AI to monitor productivity, attendance, Standort, keyboard activity, emails, calls, customer interactions or employee behaviour. This may be especially relevant where employees work remotely or where employers want greater visibility over performance. 

Die Überwachung am Arbeitsplatz kann jedoch sowohl rechtlich als auch kulturell heikel sein. 

Arbeitgeber sollten sich über Folgendes im Klaren sein: 

• warum eine Überwachung notwendig ist;  

• Was wird überwacht?;  

• ob es eine weniger eingreifende Alternative gibt;  

• ob die Mitarbeiter darüber informiert wurden;  

• wie lange die Daten aufbewahrt werden;  

• wer Zugriff darauf haben wird;  

• ob die Überwachung verhältnismäßig ist;  

• ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.  

Excessive monitoring can damage trust, morale and retention. It can also increase the risk of grievances, data protection complaints and employment tribunal claims. 

Arbeitgeber sollten es vermeiden, Überwachungstechnologien einzuführen, nur weil diese verfügbar sind. Die Frage sollte lauten, ob sie notwendig, verhältnismäßig und angemessen erläutert sind. 

Fragen zu Leistung, Verhalten und Eignung 

Einer der schwierigsten Bereiche für Arbeitgeber ist der Einsatz von KI im Leistungsmanagement sowie bei Verhaltens- oder Kompetenzproblemen. 

Arbeitgebern steht es nicht verboten, Daten oder Technologien zur Unterstützung von Managemententscheidungen zu nutzen. Sie sollten jedoch Vorsicht walten lassen, bevor sie sich auf von KI generierte Informationen als Grundlage für formelle Maßnahmen stützen. 

Performance management still requires context. A drop in productivity may be caused by workload, unclear instructions, disability, poor management, workplace conflict, caring responsibilities, system issues or other legitimate factors. 

Before using AI-generated information in a disciplinary, capability or redundancy process, employers should consider: 

• ob die Daten korrekt sind;  

• ob der Mitarbeiter weiß, dass die Daten erfasst werden;  

• ob der Arbeitnehmer Gelegenheit zur Stellungnahme hatte;  

• ob es möglicherweise eine Erklärung für die Daten gibt;  

• ob ein Vorgesetzter die Stelle ordnungsgemäß geprüft hat;  

• ob die Gefahr einer Diskriminierung besteht;  

• ob angemessene Anpassungen in Betracht gezogen werden sollten;  

• ob die Entscheidung gerechtfertigt werden kann, ohne sich ausschließlich auf KI zu stützen.  

Wenn Arbeitgeber zu schnell formelle Maßnahmen ergreifen, ohne diese Aspekte zu berücksichtigen, setzen sie sich möglicherweise vermeidbaren rechtlichen Risiken aus. 

Einführung in KI und Mitarbeiterbeziehungen 

Die Einführung von KI kann bei den Mitarbeitern Ängste auslösen. Die Mitarbeiter befürchten möglicherweise, dass KI Arbeitsplätze ersetzen, die Überwachung verstärken, das menschliche Urteilsvermögen einschränken oder den Charakter ihrer Tätigkeit verändern könnte. 

Arbeitgeber sollten die Einführung von KI daher als eine Frage der Mitarbeiterbeziehungen betrachten und nicht nur als IT-Projekt. 

In some cases, introducing AI may affect job duties, performance expectations, reporting lines, working methods or staffing levels. If employees are expected to use AI as part of their role, that may require training and may, depending on the circumstances, involve changes to terms and conditions. 

Arbeitgeber sollten Folgendes berücksichtigen: 

• ob die Beschäftigten angehört werden müssen;  

• ob vertragliche Änderungen erforderlich sind;  

• ob die Stellenbeschreibungen aktualisiert werden müssen;  

• ob eine Schulung erforderlich ist;  

• ob KI die Leistungserwartungen beeinflusst;  

• ob ein Entlassungsrisiko besteht;  

• ob die Führungskräfte den Zweck der Änderung erläutern können.  

Ein transparenter Ansatz dürfte Widerstände abbauen und die Akzeptanz steigern. 

Erstellung einer KI-Richtlinie 

Eine KI-Richtlinie muss nicht übermäßig kompliziert sein. Sie sollte praxisorientiert, klar und auf die tatsächlichen Abläufe in der Organisation zugeschnitten sein. 

Eine wirksame KI-Strategie sollte Folgendes erläutern: 

• welche KI-Tools zugelassen sind;  

• wann Mitarbeiter KI nutzen dürfen;  

• wann Mitarbeiter keine KI einsetzen dürfen;  

• Welche Informationen dürfen nicht in KI-Tools eingegeben werden;  

• die Notwendigkeit, von KI generierte Inhalte auf ihre Richtigkeit zu überprüfen;  

• wenn eine manuelle Überprüfung erforderlich ist;  

• wie KI bei der Personalbeschaffung oder in HR-Prozessen eingesetzt werden kann;  

• wie KI im Leistungsmanagement eingesetzt werden kann;  

• ob eine KI-Überwachung zulässig ist;  

• wie Mitarbeiter Bedenken melden sollten;  

• der consequences of misuse.  

Die Richtlinie sollte die bestehenden Richtlinien zu IT, Datenschutz, Vertraulichkeit, Disziplinarverfahren, Personalbeschaffung und sozialen Medien ergänzen. 

Die besten KI-Richtlinien sind nicht pauschal. Sie sollten sich an der tatsächlichen Nutzung von KI durch den Arbeitgeber, der Art der vom Unternehmen verarbeiteten Daten, dem Umfang des Zugangs der Mitarbeiter zu KI-Tools, der Branche, in der der Arbeitgeber tätig ist, sowie den Risiken orientieren, die im Rahmen interner Audits oder Fragebögen ermittelt wurden. 

Häufige Fehler, die Arbeitgeber machen 

Arbeitgeber sollten besonders darauf achten, die folgenden Fehler zu vermeiden: 

• die Einführung von KI, ohne die Mitarbeiter darüber zu informieren;  

• den Mitarbeitern die Nutzung öffentlicher KI-Tools ohne Vorgaben zu gestatten;  

• unter der Annahme, dass KI-generierte Inhalte korrekt sind;  

• sich bei Einstellungsentscheidungen auf KI zu verlassen, ohne dass diese von Menschen überprüft werden;  

• die Verwendung von KI-Leistungsdaten ohne Berücksichtigung des Kontexts;  

• das Versäumnis, das Diskriminierungsrisiko zu prüfen;  

• die Eingabe vertraulicher Informationen oder personenbezogener Daten in KI-Tools zu ermöglichen;  

• Versäumnis, die Datenschutz-, Vertraulichkeits- und IT-Richtlinien zu aktualisieren;  

• Einsatz von KI-Überwachungstools, ohne zu prüfen, ob die Überwachung verhältnismäßig ist;  

• Versäumnis, Führungskräfte zu schulen;  

• Versäumnis, Konsultationen durchzuführen, wenn KI Rollen, Erwartungen oder Arbeitspraktiken verändert;  

• die Einführung einer allgemeinen KI-Richtlinie, ohne zuvor zu verstehen, wie KI tatsächlich eingesetzt wird.  

Viele Streitfälle entstehen nicht, weil der Arbeitgeber die KI missbrauchen wollte, sondern weil es keine klaren Regeln und keine angemessene Aufsicht gab und niemand sich die Zeit genommen hatte, die Risiken abzuwägen, bevor die Technologie zum Einsatz kam. 

Praktische Hinweise für Arbeitgeber 

Arbeitgeber, die den Einsatz von KI am Arbeitsplatz in Erwägung ziehen, sollten die folgenden Schritte berücksichtigen: 

1. Prüfen Sie, wo KI im Unternehmen bereits eingesetzt wird.  

2. Nutzen Sie einen KI-basierten Fragebogen zum Arbeitsumfeld, um Einblicke in die Nutzung durch die Mitarbeiter, Risikobereiche und Schulungsbedarf zu gewinnen.  

3. Ermitteln Sie, welche Daten von Mitarbeitern, Bewerbern, Klienten oder Kunden verarbeitet werden.  

4. Legen Sie fest, welche KI-Tools zugelassen und welche verboten sind.  

5. Führen Sie eine Risikobewertung durch, bevor Sie KI bei der Personalbeschaffung, der Überwachung oder bei Personalentscheidungen einsetzen.  

6. Prüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.  

7. Beziehen Sie die Mitarbeiter mit ein, wenn KI Auswirkungen auf ihre Aufgaben, Arbeitsabläufe oder die Überwachung hat.  

8. Schulen Sie Führungskräfte hinsichtlich der Grenzen von KI-generierten Informationen.  

9. Bei allen wichtigen Personalentscheidungen sollte eine menschliche Kontrolle gewährleistet sein.  

10. Update employment contracts, policies and staff handbooks where needed.  

11. Überprüfen Sie den Einsatz von KI regelmäßig, da sich die Technologie und die rechtlichen Rahmenbedingungen weiterentwickeln.  

Durch diese Maßnahmen lassen sich rechtliche Risiken verringern und Arbeitgeber können KI auf kontrollierte und wirtschaftlich sinnvolle Weise einsetzen. 

Schlussfolgerung 

AI in the workplace is an issue employers cannot afford to ignore. Handled poorly, it can lead to confidentiality breaches, data protection complaints, grievances, discrimination claims, unfair dismissal risks and reputational damage. Handled properly, it can help employers improve efficiency, support managers and modernise working practices. 

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, frühzeitig zu handeln, Vermutungen zu vermeiden und zu verstehen, wie KI innerhalb des Unternehmens tatsächlich eingesetzt wird. KI macht menschliches Urteilsvermögen, faire Verfahren oder klare Richtlinien am Arbeitsplatz nicht überflüssig. 

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on workplace policies, data protection issues, recruitment, disciplinary and grievance procedures, redundancy, discrimination risk and employment tribunal claims. If you are considering introducing AI into your workplace, or if concerns have already arisen about the use of AI, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.