L'un des problèmes les plus fréquents auxquels sont confrontés les propriétaires et les agents de gestion des propriétés louées est la contestation par les locataires du caractère raisonnable des charges locatives.
Pour déterminer si un élément particulier des charges est payable, la première étape consiste à évaluer s'il entre dans le champ d'application des dispositions du bail relatives aux charges.
Si c'est le cas, le Loi de 1985 sur les propriétaires et les locataires (Landlord and Tenant Act 1985) prévoit que :
"Le propriétaire ne peut inclure des coûts dans les charges que dans la mesure où ces coûts ont été raisonnablement encourus et que les travaux ou services auxquels ils se rapportent ont été exécutés selon des normes raisonnables.
Le montant de tout paiement anticipé pour les frais de service doit être raisonnable.
Les coûts qui ne satisfont pas à ces critères de vraisemblance ne peuvent pas être inclus dans les charges locatives. Les locataires ont le droit de demander à ce que l'on détermine si une charge de service est payable en vertu de l'article 27A du Landlord and Tenant Act 1985 (LTA 1985).
Les frais de service sont-ils "raisonnables" ?
La loi de 1985 sur les propriétaires et les locataires (Landlord and Tenant Act 1985) définit un critère pour le caractère raisonnable des charges locatives. Les deux éléments clés de ce test sont les suivants :
a) Le bailleur ne peut inclure les coûts dans les charges que s'ils ont été raisonnablement encourus et que les travaux ou services ont été exécutés selon des normes raisonnables.
b) Tout paiement anticipé des frais de service doit être raisonnable.
Les coûts qui ne répondent pas à ces critères ne peuvent pas être inclus dans les frais de service.
a) Coûts raisonnablement engagés et travaux ou services exécutés selon des normes raisonnables
En Forcelux Ltd contre Sweetman et Parker [2001] 2 EGLR 173 (LT)Le Lands Tribunal a estimé que pour déterminer si les coûts étaient raisonnablement encourus, il fallait procéder à un test en deux étapes : premièrement, le processus de prise de décision du propriétaire était raisonnable et deuxièmement, le montant facturé était raisonnable à la lumière des données du marché.
En Waller contre Hounslow LBCLa Cour d'appel a précisé que si le même critère juridique s'applique aux réparations et aux améliorations, les facteurs qu'un propriétaire doit prendre en considération pour les améliorations peuvent être plus étendus que pour les réparations. Si plusieurs résultats sont raisonnables, il appartient au propriétaire de choisir entre eux.
b) Les paiements anticipés doivent être raisonnables
Il est fréquent que les baux d'habitation prévoient le paiement d'acomptes sur les charges à intervalles réguliers tout au long de l'année. Lorsque c'est le cas, le paiement intermédiaire doit être raisonnable, comme l'indique le document l'article 19, paragraphe 2, de la LTA 1985.
Le cas de Avon Ground Rents Ltd v Cowley [2019] EWCA Civ 1827 a établi qu'il n'existe pas de règle rigide pour déterminer si des paiements anticipés sont raisonnables ; cela dépend des faits de l'espèce. En l'occurrence, il a été jugé déraisonnable que des locataires résidentiels paient d'avance l'intégralité du coût des travaux de remise en état alors qu'un paiement presque équivalent était attendu de la part de la NHBC et qu'aucun retard n'était à prévoir.
Demandes de détermination du caractère raisonnable
Lorsque les titulaires de baux saisissent le Tribunal pour obtenir une décision, ils soulèvent souvent les points suivants :
- La qualité du travail effectué.
- Conflits d'intérêts potentiels lorsque les contractants sont liés au propriétaire ou à l'agent de gestion.
- La fréquence des travaux.
- L'historique de la maintenance.
- La taille de la propriété.
- L'avantage pour tous les titulaires de baux.
Il est essentiel que les agents et les propriétaires tiennent des registres précis afin de démontrer que leur prise de décision était raisonnable et que les coûts encourus étaient justifiés en cas de contestation.
Les mesures à prendre pour se protéger
Si un titulaire de bail saisit le Tribunal, c'est au propriétaire de prouver que les charges sont raisonnables (et non au titulaire du bail de prouver qu'elles sont déraisonnables).
Voici quelques moyens pratiques de vous assurer que vous facturez des frais de service raisonnables et que vous pouvez le prouver si nécessaire :
- Obtenez plusieurs devis de différents fournisseurs sur le marché.
- Soyez prêts à expliquer vos décisions. Le caractère raisonnable n'exige pas de choisir l'option la moins chère, tant que les dépenses sont conformes à la norme du marché.
- Conservez des registres détaillés des décisions, qu'il s'agisse de la désignation d'un entrepreneur ou de la programmation des travaux.
- Faciliter la tâche des titulaires de baux pour qu'ils fassent part de leurs commentaires sur les services et enquêter sur les problèmes qu'ils soulèvent.
- Examiner régulièrement les contrats et les fournisseurs pour s'assurer de l'optimisation des ressources.
- Respectez vos normes de service. Ne vous engagez pas sur des dates d'achèvement sans calendrier précis ou si la procédure d'appel d'offres n'a pas commencé.
- Maintenez une communication ouverte avec les titulaires de baux et faites-les participer à la prise de décision. Cela permet d'éviter les litiges avec le tribunal et de favoriser des relations positives avec les titulaires de baux.
Si vous avez besoin d'aide pour le recouvrement des charges, ou si un titulaire de bail a introduit une demande de détermination du Tribunal, veuillez contacter notre Équipe chargée du contentieux de la propriété à 0203 917 1707 ou par courrier électronique à l'adresse suivante m.lawrence@rfblegal.co.uk / d.burns@rfblegal.co.uk.
Marissa Lawrence
Avocat senior associé
