Entlassungen, Umstrukturierungen und „Fire-and-Rehire“: Ein praktischer Leitfaden für Arbeitgeber

Entlassungen und Umstrukturierungen gehören zu den schwierigsten Herausforderungen, mit denen Arbeitgeber konfrontiert sind, und führen häufig zu potenziellen arbeitsrechtlichen Klagen. Ganz gleich, ob ein Unternehmen Personal abbaut, einen Standort schließt, Aufgabenbereiche neu ordnet, Kosten senkt, Teams umstrukturiert oder versucht, Vertragsbedingungen zu ändern – der Prozess muss mit Bedacht gehandhabt werden. 

Für Arbeitgeber handelt es sich hierbei nicht lediglich um eine betriebliche oder finanzielle Angelegenheit. Es geht um rechtliche Risiken, Arbeitnehmerbeziehungen, Kommunikation, Anhörung, Dokumentation und den richtigen Zeitpunkt – allesamt wesentliche Faktoren, um Klagen wegen ungerechtfertigter Kündigung zu vermeiden. Bei unsachgemäßer Handhabung können Entlassungen und Umstrukturierungsmaßnahmen zu Beschwerden, Klagen wegen ungerechtfertigter Kündigung, Ansprüchen auf Schutzentschädigung, Vorwürfen wegen Vertragsbruchs und Reputationsschäden führen. 

Dies ist auch ein besonders wichtiger Zeitpunkt für Arbeitgeber, um ihre Vorgehensweise zu überprüfen. Ab dem 6. April 2026 wurde die maximale Schutzentschädigung bei Nichteinhaltung der Konsultationspflichten bei Massenentlassungen von 90 auf 180 Tageslöhne pro betroffenem Arbeitnehmer erhöht. Arbeitgeber müssen zudem den gesetzlichen Verhaltenskodex für Entlassungen und Wiedereinstellungen beachten, der am 18. Juli 2024 in Kraft getreten ist und gilt, wenn Arbeitgeber Änderungen der Vertragsbedingungen in Erwägung ziehen. 

In diesem Artikel werden die wichtigsten Aspekte behandelt, die Arbeitgeber bei der Bewältigung von Risiken im Zusammenhang mit Personalabbau, Umstrukturierungen und „Fire-and-Rehire“-Maßnahmen beachten sollten. 

Was ist Entlassung? 

Zu Entlassungen kommt es in der Regel dann, wenn der Bedarf eines Arbeitgebers an Mitarbeitern zur Ausführung bestimmter Tätigkeiten zurückgegangen ist oder ganz weggefallen ist, was unter Umständen zu Entlassungen mit anschließender Neueinstellung führen kann. Gründe hierfür können finanzieller Druck, nachlassende Nachfrage, Veränderungen in der Unternehmensstruktur, neue Technologien, Outsourcing, die Schließung von Standorten oder eine Änderung der Arbeitsorganisation sein. 

Ein Personalabbau bedeutet nicht immer, dass das Unternehmen in Schwierigkeiten steckt. Er kann Teil einer strategischen Umstrukturierung, einer Kosteneinsparungsmaßnahme, einer Änderung der Führungsstruktur oder einer Entscheidung zur Neuordnung der Aufgabenbereiche sein. 

Für Arbeitgeber ist es wichtig zu wissen, dass ein triftiger geschäftlicher Grund allein nicht ausreicht. Arbeitgeber müssen zudem ein faires Verfahren einhalten, bevor sie Entlassungen vornehmen. 

Arbeitgeber sollten es daher vermeiden, Entlassungen als bereits getroffene Entscheidung zu behandeln. Bevor endgültige Entscheidungen getroffen werden, sollte eine Konsultation stattfinden. 

Warum sollten Arbeitgeber Entlassungsverfahren ernst nehmen? 

Es gibt mehrere Gründe, warum Arbeitgeber Entlassungsverfahren ernst nehmen sollten. 

Erstens besteht ein rechtliches Risiko. Eine Entlassung im Rahmen eines Personalabbaus kann ungerechtfertigt sein, wenn der Arbeitgeber keine ordnungsgemäße Anhörung durchführt, einen ungerechtfertigten Auswahlkreis heranzieht, unangemessene Auswahlkriterien anwendet, keine Alternativen in Betracht zieht oder den Eindruck erweckt, das Ergebnis bereits im Voraus festgelegt zu haben. 

Zweitens besteht das finanzielle Risiko. Wenn Verpflichtungen zur kollektiven Anhörung gelten, kann das potenzielle Risiko erheblich sein. Arbeitgeber, die beabsichtigen, innerhalb eines Zeitraums von 90 Tagen 20 oder mehr Mitarbeiter an einem Standort aus betriebsbedingten Gründen zu entlassen, müssen die Regeln zur kollektiven Anhörung einhalten. Eine Nichteinhaltung kann zu einer Schutzentschädigung in Höhe von bis zu 180 Tagen Vollgehalt für jeden betroffenen Mitarbeiter führen. 

Drittens gibt es das Managementrisiko. Entlassungen und Umstrukturierungen können die Arbeitsmoral, die Produktivität und das Vertrauen schnell beeinträchtigen, wenn die Mitarbeiter den Eindruck haben, dass der Prozess überstürzt, unklar oder ungerecht ist. 

Der praktische Aspekt ist einfach: Arbeitgeber sollten Entlassungen und Umstrukturierungsmaßnahmen sorgfältig planen, bevor sie diese bekannt geben. 

Planung von Entlassungen oder Umstrukturierungen 

Ein gut durchgeführter Abfindungsprozess beginnt mit der Planung. 

Bevor Arbeitgeber mit ihren Mitarbeitern sprechen, sollten sie sich über Folgendes im Klaren sein: 

• der geschäftliche Grund für die vorgeschlagene Änderung; 

• welche Rollen oder Teams davon betroffen sein könnten; 

• ob es bei dem Vorschlag tatsächlich um Entlassungen oder um eine umfassendere Umstrukturierung geht; 

• ob es Alternativen zur Entlassung gibt; 

• ob eine kollektive Anhörung eingeleitet werden kann; 

• Welche Unterlagen werden benötigt?; 

• wer den Prozess leiten wird; 

• Welcher Zeitplan ist realistisch; 

• wie die Mitarbeiter informiert und angehört werden. 

Arbeitgeber sollten außerdem prüfen, ob die vorgeschlagene Änderung Auswirkungen auf Mitarbeiterinnen haben könnte, die schwanger sind, sich im Mutterschaftsurlaub befinden, eine Behinderung haben, krankheitsbedingt abwesend sind, in Teilzeit arbeiten, sich im Familienurlaub befinden oder anderweitig besonders schutzbedürftig sind. Diese Situationen erfordern unter Umständen besondere Rücksichtnahme. 

Das Ziel sollte darin bestehen, einen Prozess zu schaffen, der rechtskonform und wirtschaftlich sinnvoll ist und den Mitarbeitern klar und verständlich erklärt werden kann. 

Beratung 

Die Anhörung spielt eine zentrale Rolle für einen fairen Entlassungsprozess. 

Die Anhörung sollte aufrichtig und aussagekräftig sein. Den Beschäftigten sollte mitgeteilt werden, warum der Vorschlag geprüft wird, wie er sich auf sie auswirken könnte, welche Alternativen in Betracht gezogen wurden und wie sie darauf reagieren können. In der Regel sollten die Beschäftigten einzeln angehört werden, wenn weniger als 20 Entlassungen vorgeschlagen werden, und kollektiv, wenn 20 oder mehr Entlassungen vorgeschlagen werden. 

Die Anhörung sollte nicht als reine Formalität betrachtet werden, da sie für den Schutz der Arbeitnehmerrechte von entscheidender Bedeutung ist. Arbeitgeber sollten den Vorschlägen der Arbeitnehmer Gehör schenken und prüfen, ob Entlassungen vermieden, reduziert oder abgemildert werden können. 

Im Rahmen der Beratung müssen Arbeitgeber möglicherweise folgende Punkte besprechen: 

• warum die Umstrukturierung oder der Personalabbau vorgeschlagen wird; 

• welche Rollen gefährdet sind; 

• wie die Auswahlpools ermittelt wurden; 

• welche Auswahlkriterien zur Anwendung kommen werden; 

• ob es Alternativen zur Entlassung gibt; 

• ob es geeignete alternative Aufgabenbereiche gibt; 

• ob eine freiwillige Kündigung in Betracht gezogen wird; 

• welche Unterstützung gewährt wird; 

• welche Zahlungen fällig werden könnten. 

Ein häufiger Fehler ist es, eine endgültige Entscheidung zu früh bekannt zu geben. Arbeitgeber sollten Formulierungen vermeiden, die den Eindruck erwecken, dass Entlassungen unvermeidlich sind, bevor die Konsultation stattgefunden hat. 

Kollektive Anhörung und HR1-Meldungen 

Die Pflicht zur kollektiven Anhörung gilt, wenn ein Arbeitgeber beabsichtigt, innerhalb eines Zeitraums von höchstens 90 Tagen 20 oder mehr Beschäftigte an einem Betriebsstandort zu entlassen. 

In Fällen, in denen eine kollektive Anhörung vorgeschrieben ist, müssen Arbeitgeber die entsprechenden Vertreter anhören. Gibt es keine anerkannte Gewerkschaft oder kein bestehendes Arbeitnehmervertretungsgremium, müssen unter Umständen Arbeitnehmervertreter gewählt werden. 

Arbeitgeber müssen außerdem die staatliche Stelle für Entlassungsabfindungen (Redundancy Payments Service) mithilfe des Formulars HR1 benachrichtigen. Die Meldung muss vor dem Versand der einzelnen Kündigungsschreiben erfolgen und bei 20 bis 99 geplanten Entlassungen mindestens 30 Tage vor der ersten Entlassung bzw. bei 100 oder mehr geplanten Entlassungen mindestens 45 Tage vor der ersten Entlassung erfolgen. 

Dies ist ein Bereich, in dem Arbeitgeber leicht Fehler machen können, insbesondere wenn Entscheidungen zügig getroffen werden müssen oder wenn Entlassungen verschiedene Teams, Standorte oder Phasen betreffen. 

Arbeitgeber sollten sich frühzeitig beraten lassen, wenn die Möglichkeit besteht, dass eine kollektive Anhörung erforderlich sein könnte. 

Auswahlpools und Auswahlkriterien 

Wenn nur einige Mitarbeiter einer Gruppe von einer Entlassung bedroht sind, müssen Arbeitgeber in der Regel einen geeigneten Auswahlkreis und faire Auswahlkriterien festlegen. 

Ein Auswahlpool ist die Gruppe von Mitarbeitern, aus der Entlassungen vorgenommen werden können. Die Zusammensetzung des Pools sollte sorgfältig abgewogen werden. Ist der Pool zu klein, könnten Mitarbeiter argumentieren, sie seien ungerechtfertigt ins Visier genommen worden. Ist er hingegen zu groß, könnte der Prozess unnötige Unruhe verursachen. 

Die Auswahlkriterien sollten so objektiv wie möglich sein. Arbeitgeber berücksichtigen in der Regel Faktoren wie Fähigkeiten, Qualifikationen, Berufserfahrung, disziplinarische Vorfälle, Anwesenheit, Leistung und zukünftige betriebliche Anforderungen. 

Arbeitgeber sollten bei Kriterien, die bestimmte Mitarbeiter indirekt benachteiligen könnten, Vorsicht walten lassen. So können beispielsweise Anwesenheitskriterien Mitarbeiter mit Behinderung oder Mitarbeiterinnen mit schwangerschaftsbedingten Fehlzeiten benachteiligen. Leistungskriterien können ein Risiko darstellen, wenn Leistungsbeurteilungen nicht einheitlich durchgeführt wurden. 

Arbeitgeber sollten daher Folgendes überprüfen: 

• warum dieser Auswahlpool ausgewählt wurde; 

• ob die Mitarbeiter verstehen, warum sie einem Risiko ausgesetzt sind; 

• ob die Kriterien objektiv und messbar sind; 

• ob die Punktevergabe nachgewiesen werden kann; 

• ob Anpassungen erforderlich sind; 

• ob die Führungskräfte die Kriterien einheitlich anwenden. 

Eine mangelhafte Auswahl ist einer der häufigsten Gründe für Streitigkeiten im Zusammenhang mit Entlassungen. 

Geeignete alternative Beschäftigung 

Bevor Arbeitgeber eine Entlassung bestätigen, sollten sie prüfen, ob eine geeignete alternative Beschäftigungsmöglichkeit zur Verfügung steht. 

Dazu können offene Stellen in anderen Teams, alternative Aufgabenbereiche, reduzierte Arbeitszeiten, andere Standorte, Versetzungsmöglichkeiten oder Stellen gehören, die eine gewisse Umschulung erfordern. Arbeitgeber sind in der Regel nicht verpflichtet, eine Stelle zu schaffen, wo keine vorhanden ist, sollten jedoch die bestehenden Möglichkeiten sorgfältig prüfen. 

Arbeitgeber sollten Aufzeichnungen über die in Betracht gezogenen Stellenangebote führen und begründen, warum bestimmte Stellen geeignet sind oder nicht. Befindet sich eine Mitarbeiterin im Mutterschaftsurlaub oder in bestimmten Formen des Familienurlaubs, können besondere Regelungen gelten, die eine besondere Sorgfalt erfordern. 

Wird die Prüfung geeigneter alternativer Beschäftigungsmöglichkeiten versäumt, kann dies ein ansonsten ordnungsgemäßes Entlassungsverfahren untergraben. 

Umstrukturierung ohne Entlassungen 

Nicht jede Umstrukturierung geht mit Entlassungen einher. 

Manchmal möchte ein Arbeitgeber möglicherweise die Berichtswege, Stellenbezeichnungen, Aufgabenbereiche, Arbeitsmodelle, den Arbeitsort, die Vergütungsregelungen, die Arbeitszeiten oder die Sozialleistungen ändern, ohne dabei Personal abzubauen. Diese Änderungen können dennoch rechtliche Risiken mit sich bringen, wenn sie Änderungen der Vertragsbedingungen beinhalten. 

Arbeitgeber sollten zunächst prüfen, ob der Arbeitsvertrag die geplante Änderung zulässt. Selbst wenn ein Vertrag Flexibilitätsklauseln enthält, sollten Arbeitgeber sich nicht zu sehr darauf verlassen. 

In Fällen, in denen eine Einigung erforderlich ist, sollten Arbeitgeber die Arbeitnehmer konsultieren, die betrieblichen Gründe für die Änderung erläutern und Einwände angemessen berücksichtigen. 

Je bedeutender die Veränderung, desto wichtiger ist ein sorgfältiger Ablauf. 

Entlassung und Neueinstellung 

“Fire-and-Rehire” ist die umgangssprachliche Bezeichnung für den Fall, dass ein Arbeitgeber Mitarbeiter entlässt und ihnen anschließend anbietet, sie zu neuen Bedingungen wieder einzustellen. 

Dies ist eine mit hohem Risiko verbundene Option und sollte nicht als routinemäßige Vorgehensweise bei Vertragsänderungen betrachtet werden. Der gesetzlich vorgeschriebene Verhaltenskodex für Entlassungen und Wiedereinstellungen sieht vor, dass Entlassungen und Wiedereinstellungen nur als letztes Mittel eingesetzt werden sollten. 

Arbeitgeber, die eine Entlassung und eine erneute Einstellung in Betracht ziehen, sollten in der Regel nachweisen können, dass sie: 

• erläuterte die geschäftlichen Gründe für die vorgeschlagenen Änderungen; 

• sinnvoll und in gutem Glauben konsultiert; 

• relevante Informationen bereitgestellt; 

• die Einwände der Mitarbeiter berücksichtigt; 

• Alternativen geprüft; 

• überlegt, ob Änderungen schrittweise eingeführt oder angepasst werden könnten; 

• angemessene Maßnahmen ergriffen, um eine Kündigung zu vermeiden; 

• hielten sich an den Verhaltenskodex. 

„Fire-and-Rehire“ kann das Risiko einer ungerechtfertigten Kündigung, Vertragsverletzungen, Verpflichtungen zur kollektiven Anhörung sowie Probleme in den Arbeitsbeziehungen mit sich bringen. Arbeitgeber sollten sich beraten lassen, bevor sie diesen Ansatz anwenden. 

Häufige Fehler, die Arbeitgeber machen 

Arbeitgeber sollten besonders darauf achten, die folgenden Fehler zu vermeiden: 

• die Ankündigung von Entlassungen, bevor eine Anhörung stattgefunden hat; 

• die geschäftlichen Gründe nicht klar darlegen; 

• unter Verwendung eines ungerechten oder nicht näher erläuterten Bewerberpools; 

• die Anwendung subjektiver oder inkonsistenter Auswahlkriterien; 

• das Versäumnis, Aufzeichnungen über die Wertungsentscheidungen zu führen; 

• Alternativen zur Entlassung außer Acht lassen; 

• das Versäumnis, geeignete alternative Beschäftigungsmöglichkeiten in Betracht zu ziehen; 

• Nichteinhaltung der Verpflichtungen zur kollektiven Anhörung; 

• das Versäumnis, ein HR1-Formular einzureichen, sofern dies erforderlich ist; 

• Kündigungen zu früh auszusprechen; 

• „Fire-and-Rehire“ als bloße vertragliche Abkürzung zu betrachten; 

• die Nichtberücksichtigung von Fragen der Diskriminierung oder des Familienurlaubs; 

• die Verwendung veralteter Kündigungsschreiben oder -richtlinien; 

• Versäumnis, Führungskräfte in Bezug auf Konsultationen zu schulen. 

Viele Streitigkeiten im Zusammenhang mit Entlassungen entstehen nicht, weil es keinen betrieblichen Grund gab, sondern weil der Arbeitgeber zu schnell gehandelt oder es versäumt hat, ein faires Verfahren einzuhalten. 

Praktische Hinweise für Arbeitgeber 

Arbeitgeber, die Entlassungen, Umstrukturierungen oder Vertragsänderungen in Betracht ziehen, sollten die folgenden Schritte beachten: 

1. Ermitteln Sie den geschäftlichen Grund für die vorgeschlagene Änderung. 

2. Prüfen Sie, ob es sich bei dem Vorschlag um eine Entlassung, eine Umstrukturierung, eine Vertragsänderung oder eine Kombination daraus handelt. 

3. Prüfen Sie, ob eine kollektive Anhörung in Frage kommt. 

4. Erstellen Sie eine klare wirtschaftliche Begründung und einen Konsultationsplan. 

5. Ermitteln Sie geeignete Bewerberpools und Auswahlkriterien. 

6. Beziehen Sie die Mitarbeiter mit ein, bevor endgültige Entscheidungen getroffen werden. 

7. Ziehen Sie Alternativen zur Entlassung in Betracht. 

8. Prüfen Sie geeignete alternative Beschäftigungsmöglichkeiten. 

9. Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Beratungsgespräche und Bewertungsentscheidungen. 

10. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie Kündigungen aussprechen. 

11. Halten Sie sich an die „Fire-and-Rehire“-Regelung, wenn keine Einigung über Vertragsänderungen erzielt werden kann. 

12. Prüfen Sie Verträge, Richtlinien zur Entlassung und Leitlinien für Führungskräfte. 

Durch diese Maßnahmen lassen sich rechtliche Risiken verringern und Arbeitgeber können Veränderungen am Arbeitsplatz sicherer bewältigen. 

Schlussfolgerung 

Entlassungen, Umstrukturierungen und „Fire-and-Rehire“-Maßnahmen sind Themen, die Arbeitgeber nicht auf die leichte Schulter nehmen dürfen. Bei unsachgemäßer Handhabung können sie zu Beschwerden, Klagen wegen ungerechtfertigter Kündigung, Ansprüchen auf Schutzabfindungen, Streitigkeiten wegen Vertragsbruchs und schwerwiegenden Problemen in den Arbeitsbeziehungen führen. Bei sachgemäßer Handhabung ermöglichen sie es Arbeitgebern, notwendige betriebliche Veränderungen auf faire, strukturierte und wirtschaftlich sinnvolle Weise vorzunehmen. 

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, frühzeitig zu handeln, Vermutungen zu vermeiden und den Prozess sorgfältig zu planen. Arbeitgeber sollten klären, ob eine kollektive Anhörung erforderlich ist, ob eine HR1-Meldung erforderlich ist, ob die Auswahl fair ist und ob Alternativen zur Kündigung angemessen geprüft wurden. 

Bei Ronald Fletcher Baker berät unser Arbeitsrechtsteam Arbeitgeber in den Bereichen Personalabbau, Umstrukturierungen, kollektive Anhörungen, HR1-Meldungen, Vergleichsvereinbarungen, Vertragsänderungen und Risiken im Zusammenhang mit „Fire-and-Rehire“-Verfahren. Wenn Sie einen Personalabbau, eine Umstrukturierung Ihres Unternehmens oder eine Änderung der Arbeitsbedingungen in Erwägung ziehen, können wir Ihnen dabei helfen, die Risiken einzuschätzen und einen praktikablen Weg nach vorne zu finden.