Lohnvorschriften, Mindestlohn und Lohnabzüge: Ein praktischer Leitfaden für Arbeitgeber

Die Einhaltung der Lohnvorschriften wird für Arbeitgeber zu einem immer wichtigeren Thema. Viele Unternehmen sehen sich mit steigenden Lohnkosten, flexiblen Arbeitszeiten, Personalmangel, Gehaltsverzichtvereinbarungen, Überstunden, Provisionen, Arbeitskleidung, Lohnabzügen, Rückzahlungsklauseln und sich ändernden Sätzen des gesetzlichen Mindestlohns konfrontiert. 

Für Arbeitgeber ist dies nicht nur eine Frage der Lohnabrechnung. Es geht dabei auch um Arbeitsrecht, den Status der Arbeitnehmer, die Buchführung, Verträge, die Kommunikation mit den Mitarbeitern und die Unternehmenskontrolle. Bei unsachgemäßer Handhabung können Fehler bei der Lohnabrechnung zu Klagen wegen unrechtmäßiger Abzüge, Unterzahlung des gesetzlichen Mindestlohns, Durchsetzungsmaßnahmen der britischen Steuer- und Zollbehörde (HMRC), Strafen, öffentlicher Nennung und Rufschädigung führen. 

Für Arbeitgeber ist dies ein besonders wichtiger Zeitpunkt, um ihre Vorgehensweise zu überprüfen. Der nationale Mindestlohn und der nationale existenzsichernde Lohn wurden zum 1. April 2026 erneut angehoben. Im Rahmen der Reformen des „Employment Rights Act 2025“ wurde zudem die „Fair Work Agency“ eingerichtet, die wichtige Durchsetzungsfunktionen im Zusammenhang mit Arbeitnehmerrechten bündelt. Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Aspekten, die Arbeitgeber bei der Einhaltung der Vergütungsvorschriften, der Erfüllung der Mindestlohnverpflichtungen und der Durchführung von Lohnabzügen beachten sollten. 

Was versteht man unter Lohnkonformität? 

Unter Einhaltung der Lohnvorschriften versteht man die Gewährleistung, dass Arbeitnehmer korrekt, pünktlich und im Einklang mit ihren gesetzlichen und vertraglichen Rechten entlohnt werden. Dazu gehören Grundlohn, Überstundenvergütung, Provisionen, Prämien, Urlaubsgeld, gesetzliche Zahlungen, Abzüge, Spesen, Lohnabrechnungen, Abfindungen und die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns. 

Die Einhaltung der Lohnvorschriften beschränkt sich nicht auf Stundenlöhner. Auch Festangestellte, Auszubildende, provisionsabhängige Mitarbeiter, Gelegenheitsarbeiter, Leiharbeitnehmer und Mitarbeiter mit Gehaltsverzichtvereinbarungen können ein Risiko darstellen, wenn die Lohnabrechnung nicht ordnungsgemäß erfolgt. 

Für Arbeitgeber ist es wichtig zu wissen, dass die Richtigkeit der Lohnabrechnung nicht nur vom nominalen Stundenlohn abhängt. Arbeitgeber müssen auch die geleisteten Arbeitsstunden, die vorgenommenen Abzüge, den Zeitaufwand für Schulungen, Anforderungen hinsichtlich Arbeitskleidung oder Ausrüstung, Reisezeiten, Unterbringungsregelungen sowie die Frage berücksichtigen, ob der Arbeitnehmer der richtigen Mindestlohnklasse zugeordnet ist. 

Warum sollten Arbeitgeber die Einhaltung der Lohnvorschriften ernst nehmen? 

Es gibt mehrere Gründe, warum Arbeitgeber die Einhaltung der Lohnvorschriften ernst nehmen sollten. 

Erstens besteht ein rechtliches Risiko. Arbeitnehmer können Ansprüche wegen unrechtmäßiger Lohnabzüge, Vertragsbruchs, nicht gezahlter Urlaubsvergütung oder Nichtzahlung des gesetzlichen Mindestlohns geltend machen. Diese Ansprüche können während des Arbeitsverhältnisses oder nach dessen Beendigung entstehen. 

Zweitens besteht das Risiko von Durchsetzungsmaßnahmen. Arbeitgeber, die weniger als den gesetzlichen Mindestlohn zahlen, können zur Nachzahlung der ausstehenden Beträge verpflichtet, mit Geldstrafen belegt und von der Regierung öffentlich namentlich genannt werden. In den Durchsetzungsrichtlinien der Regierung wird bestätigt, dass die Strafen in Höhe von 200% des gesamten Unterzahlungsbetrags berechnet werden können, wobei ein Höchstbetrag von 20.000 £ pro Arbeitnehmer gilt, was die Bedeutung der Einhaltung der Lohnvorschriften unterstreicht. 

Drittens gibt es das betriebliche Risiko. Lohnstreitigkeiten können sich schnell auf die Arbeitsmoral und das Vertrauen auswirken. Sie können zudem Zeit des Managements in Anspruch nehmen und zu einer umfassenderen Überprüfung der Gehaltsabrechnungspraktiken führen, insbesondere wenn dasselbe Problem mehr als einen Mitarbeiter betrifft. 

Nationaler Mindestlohn und nationaler existenzsichernder Lohn 

Ab dem 1. April 2026 wurde der nationale Mindestlohn für Arbeitnehmer ab 21 Jahren auf 12,71 £ pro Stunde angehoben. Auch die Sätze des nationalen Mindestlohns wurden angehoben: auf 10,85 £ für Arbeitnehmer im Alter von 18 bis 20 Jahren, auf 8,00 £ für Arbeitnehmer im Alter von 16 bis 17 Jahren und auf 8,00 £ für Auszubildende. Der Unterkunftszuschlag stieg ebenfalls auf 11,10 £ pro Tag. 

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Lohnabrechnungssysteme aktualisiert wurden und dass die Führungskräfte wissen, welcher Satz für welchen Arbeitnehmer gilt. Besondere Sorgfalt ist erforderlich, wenn Arbeitnehmer aufgrund ihres Geburtstags in eine höhere Altersgruppe wechseln oder wenn Auszubildende in eine andere Anspruchsgruppe wechseln. 

Arbeitgeber sollten außerdem bedenken, dass die Einhaltung des Mindestlohns anhand der Vergütung und der Arbeitsstunden im jeweiligen Bezugszeitraum geprüft wird. Es reicht nicht aus, von einer Einhaltung auszugehen, nur weil im Vertrag ein Stundenlohn angegeben ist, der über dem Mindestlohn liegt. Die tatsächliche Berechnung kann durch die Arbeitszeit, Abzüge, unbezahlte Arbeitszeit oder vom Arbeitnehmer geleistete Zahlungen beeinflusst werden. 

Häufige Risikobereiche im Zusammenhang mit dem Mindestlohn 

Probleme im Zusammenhang mit dem Mindestlohn treten häufig dann auf, wenn Arbeitgeber sich ausschließlich auf das Grundgehalt konzentrieren und andere Aspekte der Arbeitsvereinbarung außer Acht lassen. 

Zu den üblichen Risikobereichen gehören: 

• unbezahlte Zeit vor oder nach den Schichten; 

• Zeitaufwand für das Öffnen oder Schließen der Räumlichkeiten; 

• vorgeschriebene Ausbildungszeit; 

• Probeschichten; 

• Abzüge für Uniformen, Werkzeuge oder Ausrüstung; 

• Zahlungen, zu denen Arbeitnehmer im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit verpflichtet sind; 

• Lohnverzicht-Vereinbarungen; 

• Vereinbarungen, bei denen ausschließlich Provisionen gezahlt werden oder das Grundgehalt sehr niedrig ist; 

• Übernachtungs-, Reise- oder Bereitschaftsregelungen; 

• falsche Ausbildungsvergütungen; 

• Das Versäumnis, die Vergütung anzuheben, wenn ein Arbeitnehmer in eine höhere Altersgruppe wechselt. 

In den Leitlinien der Regierung wird ein Beispiel angeführt, bei dem ein Abzug für die Miete von Arbeitskleidung das Entgelt eines Arbeitnehmers im Hinblick auf den Mindestlohn mindert und zu einer Unterzahlung führt. Arbeitgeber sollten daher nicht nur prüfen, was sie ihren Arbeitnehmern zahlen, sondern auch, was diese zurückzahlen oder selbst finanzieren müssen. 

Lohnabzüge und unrechtmäßige Abzüge vom Lohn 

Lohnabzüge stellen eine weitere häufige Risikoquelle dar, insbesondere wenn sie nicht mit dem Mindestlohn und den Lohnvorschriften im Einklang stehen. Arbeitgeber dürfen nicht einfach Geld vom Lohn abziehen, nur weil es ihnen fair oder wirtschaftlich gerechtfertigt erscheint. 

Generell müssen Abzüge gesetzlich, vertraglich oder durch eine vorherige schriftliche Vereinbarung genehmigt sein oder unter eine andere anerkannte Ausnahme fallen. Das bedeutet, dass Arbeitgeber Vorsicht walten lassen sollten, bevor sie Abzüge für Fortbildungskosten, zu viel gezahlten Urlaubslohn, Uniformen, Ausrüstung, Sachschäden, Kassenfehlbeträge, Darlehen, Vorschüsse oder Überzahlungen vornehmen. 

Die Leitlinien von Acas heben zudem bestimmte Einschränkungen im Einzelhandel hervor. Werden beispielsweise Abzüge zur Deckung von Kassenfehlbeträgen oder Bestandsfehlmengen vorgenommen, muss der Abzug vertraglich zulässig sein und ist in der Regel auf maximal 10% des Bruttolohns pro Abrechnungszeitraum begrenzt, wobei für das Endgehalt andere Regeln gelten können. 

Selbst wenn ein Abzug vertraglich zulässig ist, sollten Arbeitgeber dennoch prüfen, ob dadurch ein Problem hinsichtlich des Mindestlohns entsteht. Ein Abzug mag zwar vertraglich rechtmäßig sein, kann jedoch dazu führen, dass das Entgelt im jeweiligen Bezugszeitraum unter den gesetzlichen Mindestlohn fällt, was der Arbeitgeber vermeiden muss. 

Abfindungen, Überzahlungen und Fortbildungskosten 

Die Abfindung ist häufig Gegenstand von Streitigkeiten. Arbeitgeber möchten möglicherweise Beträge für nicht in Anspruch genommene Urlaubstage, Schulungskosten, Darlehen, Vorschüsse, Ausrüstung, nicht gearbeitete Kündigungsfrist oder andere Beträge abziehen, die der Arbeitnehmer angeblich schuldet. 

Arbeitgeber sollten den Arbeitsvertrag und etwaige schriftliche Vereinbarungen prüfen, bevor sie Abzüge vornehmen. So heißt es beispielsweise in den Leitlinien von Acas, dass Arbeitgeber Geld vom letzten Lohn für überschüssigen Urlaub nur dann abziehen dürfen, wenn der Arbeitnehmer mehr Urlaub genommen hat, als ihm zusteht, und der Abzug zuvor im Arbeitsvertrag oder schriftlich vereinbart wurde. 

Auch Klauseln zur Rückzahlung von Ausbildungskosten können Risiken bergen. Sie sollten klar formuliert, verhältnismäßig und im Voraus vereinbart sein. Arbeitgeber sollten besonders vorsichtig sein, wenn die Ausbildung verpflichtend ist oder wenn der Arbeitnehmer durch den Abzug unter den gesetzlichen Mindestlohn fallen würde. 

Am sichersten ist es, mögliche Abzüge vom letzten Gehalt bereits vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu ermitteln, die vertragliche Grundlage zu prüfen und dem Arbeitnehmer die Berechnung klar und verständlich zu erläutern. 

Aufbewahrung von Unterlagen und Durchsetzung 

Eine ordnungsgemäße Buchführung ist für die Einhaltung der Lohnvorschriften von zentraler Bedeutung. Arbeitgeber sollten nachweisen können, wie der Lohn berechnet wurde, welche Arbeitsstunden geleistet wurden, welche Abzüge vorgenommen wurden und warum der Arbeitnehmer zu einem bestimmten Satz bezahlt wurde. 

Arbeitgeber sollten genaue Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden, Abrechnungszeiträume, Überstunden, Abzüge, Spesen, Provisionszahlungen, Unterkunftskosten, Gehaltsverzichtvereinbarungen, Urlaubsgeld und die Berechnung der Abfindung führen. 

Dies ist besonders wichtig, da die Durchsetzungsmaßnahmen weiterhin aktiv sind. Im März 2026 gab die Regierung bekannt, dass fast 400 Arbeitgeber aufgefordert worden waren, über 7,3 Millionen Pfund an Arbeitnehmer zurückzuzahlen, und dass ihnen wegen Verstößen gegen den nationalen Mindestlohn Strafen in Höhe von 12,6 Millionen Pfund drohten, wovon rund 60.000 Arbeitnehmer betroffen waren. 

Die Gründung der Fair Work Agency unterstreicht zudem, wie wichtig es ist, dass Arbeitgeber die Einhaltung der Arbeitsvorschriften ernst nehmen. Zum Aufgabenbereich der Behörde gehören lohnbezogene Rechte wie der nationale Mindestlohn und der nationale Existenzlohn. 

Risikoreiche Branchen und Arbeitsbedingungen 

In bestimmten Branchen und bei bestimmten Arbeitsmodellen besteht ein erhöhtes Risiko, dass die Lohnvorschriften nicht eingehalten werden. 

Arbeitgeber sollten besonders darauf achten, wenn sie in den Bereichen Gastgewerbe, Einzelhandel, Pflege, Logistik, Reinigungsdienst, Fertigung, Personalvermittlung, Sicherheitsdienst, Kinderbetreuung, Friseursalons, Freizeit, Saisonarbeit oder in anderen Bereichen mit wechselnden Arbeitszeiten und geringer bezahlten Tätigkeiten tätig sind. 

Risiken können auch entstehen, wenn Arbeitnehmer auf Provisionsbasis, nach Stücklohn, im Rahmen von Jahresgehaltsvereinbarungen, im Rahmen von Gehaltsverzichtmodellen, bei unbezahlten Schulungen, Probeschichten, unbezahlten Vorbereitungsarbeiten vor Schichtbeginn oder bei komplexen Dienstplänen vergütet werden. 

Diese Vereinbarungen sind nicht automatisch rechtswidrig. Sie erfordern jedoch ordnungsgemäße Kontrollen, genaue Aufzeichnungen und Führungskräfte, die die Vorschriften kennen. 

Häufige Fehler, die Arbeitgeber machen 

Arbeitgeber sollten besonders darauf achten, die folgenden Fehler zu vermeiden: 

• unter der Annahme, dass die Lohnbuchhaltungssoftware alle Probleme im Zusammenhang mit dem Mindestlohn erkennt; 

• die Versäumnis, die Tarife nach dem 1. April eines jeden Jahres anzupassen; 

• die Anwendung eines falschen Auszubildenden- oder Alterssatzes; 

• ohne Berücksichtigung unbezahlter Zeiten vor oder nach den Schichten; 

• Abzüge für Uniformen, Ausrüstung oder Schulungen vornehmen, ohne die Auswirkungen auf den Mindestlohn zu prüfen; 

• Abzüge vom Endgehalt ohne eindeutige vertragliche Grundlage; 

• die Arbeitszeiten von Angestellten oder Mitarbeitern mit variablen Arbeitszeiten nicht zu dokumentieren; 

• die Nutzung von Gehaltsverzicht, ohne die Einhaltung des Mindestlohns zu überprüfen; 

• keine Aufzeichnungen darüber zu führen, wie die Vergütung berechnet wurde; 

• Lohnbeschwerden als geringfügige Fragen zur Lohnabrechnung und nicht als potenzielle rechtliche Probleme zu behandeln. 

Viele Lohnstreitigkeiten entstehen nicht deshalb, weil der Arbeitgeber seine Mitarbeiter absichtlich unterbezahlt hat, sondern weil die Gehaltsabrechnungspraktiken, Verträge und alltäglichen Arbeitsvereinbarungen nicht gemeinsam überprüft wurden. 

Praktische Hinweise für Arbeitgeber 

Arbeitgeber sollten erwägen, bereits jetzt folgende Maßnahmen zu ergreifen: 

1. Überprüfen Sie, ob die Gehaltsabrechnung mit den aktuellen Sätzen des gesetzlichen Mindestlohns und des nationalen existenzsichernden Lohns aktualisiert wurde. 

2. Prüfen Sie Stellen mit geringerem Gehalt und Arbeitszeitmodelle mit variablen Arbeitszeiten. 

3. Prüfen Sie, ob Abzüge, Zahlungen oder Gehaltsverzichtvereinbarungen dazu führen könnten, dass das Entgelt unter den Mindestlohn fällt. 

4. Prüfen Sie, ob die Mitarbeiter für Arbeitskleidung, Ausrüstung, Schulungen oder sonstige arbeitsbezogene Kosten aufkommen müssen. 

5. Prüfen Sie die Verträge, um sicherzustellen, dass die Abzugsklauseln klar und angemessen sind. 

6. Überprüfen Sie die Abrechnungsprozesse für die letzten Gehaltszahlungen, einschließlich der Abzüge für Urlaubsgeld und die Rückzahlung von Fortbildungskosten. 

7. Führen Sie genaue Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden und die Lohnabrechnungen. 

8. Schulen Sie Führungskräfte darin, Probleme bei der Einhaltung von Vergütungsvorschriften zu erkennen, bevor sie eskalieren. 

9. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie erhebliche Abzüge vornehmen oder auf eine Beschwerde bezüglich der Vergütung reagieren. 

10. Erwägen Sie eine Überprüfung der Gehaltsabrechnung und der Verträge für risikoreiche Positionen oder Branchen. 

Durch diese Maßnahmen lassen sich rechtliche Risiken verringern und Arbeitgeber können versteckte Verbindlichkeiten erkennen, bevor diese zu Streitigkeiten oder Vollstreckungsproblemen führen. 

Schlussfolgerung 

Die Einhaltung der Lohnvorschriften, des Mindestlohns und der Lohnabzüge sind Themen, die Arbeitgeber nicht auf die leichte Schulter nehmen dürfen. Bei unsachgemäßer Handhabung können sie zu Klagen wegen unrechtmäßiger Abzüge, Rückständen beim nationalen Mindestlohn, Durchsetzungsmaßnahmen der HMRC, Strafen, öffentlicher Nennung und Reputationsschäden führen. Bei sachgemäßer Handhabung ermöglichen sie es Arbeitgebern, die Lohnabrechnung souverän zu verwalten und das Risiko kostspieliger Überraschungen zu verringern. 

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, frühzeitig zu handeln, Vermutungen zu vermeiden und zu prüfen, wie die Vergütung in der Praxis funktioniert. Der Nennlohn ist nur ein Teil des Gesamtbildes. Arbeitgeber müssen außerdem die geleisteten Arbeitsstunden, Abzüge, Schulungszeiten, Kosten für Arbeitskleidung, Gehaltsverzicht, Abfindungen und die Buchführung berücksichtigen. 

Bei Ronald Fletcher Baker berät unser Arbeitsrechtsteam Arbeitgeber in Fragen zu Lohnstreitigkeiten, unrechtmäßigen Lohnabzügen, der Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns, Arbeitsverträgen, Lohnabzügen, Urlaubsgeld, Abfindungen und Klagen vor dem Arbeitsgericht. Wenn Sie Beratung zur Einhaltung der Lohnvorschriften benötigen oder Ihre Verträge und Lohnabrechnungsprozesse überprüfen möchten, können wir Ihnen dabei helfen, die Risiken einzuschätzen und einen praktikablen Weg nach vorne zu finden.