Kündigungen, Disziplinarmaßnahmen und Bewährungsfristen: Ein praktischer Leitfaden für Arbeitgeber

Kündigungen und Disziplinarangelegenheiten gehören zu den häufigsten und schwierigsten Problemen am Arbeitsplatz, mit denen Arbeitgeber konfrontiert sind. Ganz gleich, ob es sich um Fehlverhalten, mangelnde Leistung, Fehlzeiten, Verhaltensprobleme, eine nicht bestandene Probezeit oder einen Vertrauensbruch handelt – die Entscheidung über eine Kündigung sollte nicht übereilt getroffen werden. 

Für Arbeitgeber ist dies nicht nur eine Personalangelegenheit. Es geht dabei um rechtliche Risiken, Managemententscheidungen, Mitarbeiterbeziehungen und betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Bei unsachgemäßer Handhabung können Entlassungen zu Beschwerden, einem „Acas Early Conciliation“-Verfahren, Klagen vor dem Arbeitsgericht, Zeitaufwand für das Management, Rechtskosten und Reputationsschäden führen. 

Dies ist auch für Arbeitgeber ein besonders wichtiger Zeitpunkt, um ihre Vorgehensweise zu überprüfen. Die Daten der Acas-Hotline für den Zeitraum Oktober bis Dezember 2025 zeigen, dass Disziplinarmaßnahmen, Kündigungen und Beschwerden das häufigste Thema der Anrufe waren und rund 41% der Hotline-Anrufe ausmachten. (Statistiken der Acas-Hotline) Darüber hinaus soll ab dem 1. Januar 2027 der Kündigungsschutz bereits nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit statt erst nach zwei Jahren greifen, und die Obergrenze für Entschädigungszahlungen soll aufgehoben werden. (Acas-Gesetz über Arbeitnehmerrechte von 2025) 

In diesem Artikel werden die wichtigsten Aspekte behandelt, die Arbeitgeber bei der Abwicklung von Kündigungen, Disziplinarverfahren und Probezeiten beachten sollten. 

Warum sollten Arbeitgeber Kündigungsverfahren ernst nehmen? 

Es gibt mehrere Gründe, warum Arbeitgeber Kündigungsverfahren ernst nehmen sollten. 

Erstens besteht das rechtliche Risiko. Selbst wenn ein Arbeitgeber berechtigte Bedenken hinsichtlich des Verhaltens oder der Leistung eines Arbeitnehmers hat, kann eine Kündigung dennoch ungerechtfertigt sein, wenn der Arbeitgeber kein faires Verfahren einhält. Laut den Leitlinien von Acas sollte ein Arbeitgeber, damit eine Kündigung gerechtfertigt ist, einen triftigen Grund haben, eine ausgewogene und konsequente Entscheidung treffen und in der Regel ein umfassendes und faires Verfahren einhalten. 

Zweitens besteht das finanzielle Risiko. Wenn der Acas-Verhaltenskodex für Disziplinar- und Beschwerdeverfahren Anwendung findet, kann ein Arbeitsgericht die Entschädigung um bis zu 25% erhöhen, wenn ein Arbeitgeber den Kodex in unzumutbarer Weise nicht eingehalten hat. 

Drittens gibt es das Managementrisiko. Schlecht gehandhabte Kündigungen eskalieren oft. Ein Mitarbeiter, der ein faires und gut geführtes Verfahren vielleicht akzeptiert hätte, kann stattdessen eine Beschwerde einreichen, einen Antrag auf Auskunft über seine personenbezogenen Daten stellen, sich an Acas wenden oder eine Klage vor dem Arbeitsgericht einreichen, wenn er das Gefühl hat, ungerecht behandelt worden zu sein. 

Was ist ein faires Kündigungsverfahren? 

Ein faires Kündigungsverfahren hängt von den jeweiligen Umständen ab, doch sollten die meisten Kündigungen aus disziplinarischen oder leistungsbezogenen Gründen eine Reihe wichtiger Schritte umfassen. 

Arbeitgeber sollten in der Regel: 

• das Problem klar benennen; 

• die Sachlage untersuchen; 

• dem Mitarbeiter die Vorwürfe oder Bedenken schriftlich mitzuteilen; 

• einschlägige Nachweise vorlegen; 

• den Mitarbeiter zu einem Disziplinar- oder Eignungsgespräch einladen; 

• dem Mitarbeiter gegebenenfalls zu gestatten, sich begleiten zu lassen; 

• dem Arbeitnehmer eine angemessene Gelegenheit geben, zu dem Kündigungsgrund Stellung zu nehmen; 

• die Erklärung des Mitarbeiters berücksichtigen, bevor eine Entscheidung getroffen wird; 

• eine Entscheidung zu treffen, die angemessen und verhältnismäßig ist; 

• die Entscheidung schriftlich bestätigen; 

• ein Rechtsmittel einlegen können. 

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, dass der Ablauf nicht von vornherein festgelegt wird. Führungskräfte sollten offen an die Angelegenheit herangehen und keine Entscheidung treffen, bevor sie die Sichtweise des Mitarbeiters angehört haben. 

Fehlverhalten und grobes Fehlverhalten 

Zu den Fällen von Fehlverhalten zählen unter anderem unangemessenes Verhalten, die Nichtbefolgung von Anweisungen, Verstöße gegen Richtlinien, unangemessene Kommunikation, Probleme mit der Pünktlichkeit, unentschuldigtes Fernbleiben vom Dienst oder die Nichteinhaltung der Standards am Arbeitsplatz. 

Ein grobes Fehlverhalten ist schwerwiegender. Dazu können Diebstahl, Gewalt, schwerwiegende Dienstverweigerung, Betrug, schwerwiegende Verletzung der Vertraulichkeit, schwerwiegende Belästigung, schwerwiegende Verstöße gegen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften oder anderes Verhalten gehören, das das Arbeitsverhältnis grundlegend untergräbt. 

Arbeitgeber sollten jedoch Vorsicht walten lassen, bevor sie ein Verhalten als grobes Fehlverhalten einstufen. Nicht jeder schwerwiegende Vorfall rechtfertigt eine fristlose Kündigung. Arbeitgeber sollten den Sachverhalt, die Erklärung des Arbeitnehmers, die Betriebszugehörigkeit, das bisherige Verhalten, die Übereinstimmung mit früheren Fällen, etwaige mildernde Umstände sowie die Frage berücksichtigen, ob die Kündigung im Rahmen angemessener Reaktionen liegt. 

Bevor Arbeitgeber einen Arbeitnehmer wegen groben Fehlverhaltens entlassen, sollten sie sich in der Regel folgende Frage stellen: 

• Was genau wird vorgeworfen? 

• Welche Beweise stützen diese Behauptung? 

• Gab es eine ordnungsgemäße Untersuchung? 

• Hatte der Mitarbeiter eine angemessene Gelegenheit, sich zu äußern? 

• Gibt es mildernde Umstände? 

• Ist eine fristlose Kündigung wirklich gerechtfertigt? 

Arbeitgeber, die zu voreilig kündigen, setzen sich möglicherweise unnötigen Risiken aus, selbst wenn während der Probezeit tatsächlich Bedenken hinsichtlich des Verhaltens bestehen.  

Mangelhafte Leistung und Leistungsfähigkeit 

Leistungsschwächen sollten in der Regel anders behandelt werden als Fehlverhalten, insbesondere während der Probezeit. 

In vielen Fällen liegt das Problem nicht darin, dass der Mitarbeiter absichtlich etwas falsch gemacht hat, sondern darin, dass er die geforderten Standards nicht erfüllt. Dies kann klarere Erwartungen, Schulungen, Betreuung, Leistungsziele, Beurteilungsgespräche und Verwarnungen erfordern, bevor eine Kündigung in Betracht gezogen wird. 

Arbeitgeber sollten sich über Folgendes im Klaren sein: 

• welcher Standard erwartet wird; 

• inwiefern der Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt; 

• Welche Verbesserungen sind erforderlich?; 

• welche Unterstützung gewährt wird; 

• wie die Verbesserung gemessen wird; 

• der Zeitrahmen für die Verbesserung; 

• Was könnte passieren, wenn keine Verbesserung erzielt wird?. 

Ein häufiger Fehler besteht darin, direkt eine Kündigung auszusprechen, ohne dem Arbeitnehmer eine faire Chance zur Verbesserung zu geben. Dies ist besonders riskant, wenn dem Arbeitnehmer zuvor nicht mitgeteilt wurde, dass seine Arbeitsleistung sein Arbeitsverhältnis gefährden könnte. Wenn Leistungsprobleme möglicherweise mit Gesundheit, einer Behinderung, Neurodiversität, einer Schwangerschaft, Betreuungsaufgaben oder Stress am Arbeitsplatz zusammenhängen, sollten Arbeitgeber besonders umsichtig vorgehen. 

Probezeiten 

Probezeiten werden oft missverstanden. 

Eine Probezeit kann sinnvoll sein, da sie sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer frühzeitig die Möglichkeit gibt, zu beurteilen, ob die Stelle passt. Das bedeutet jedoch nicht, dass ein Arbeitgeber ohne Einhaltung eines Verfahrens kündigen kann. 

Das rechtliche Risiko während der Probezeit ist derzeit in vielen gewöhnlichen Fällen ungerechtfertigter Kündigung, in denen der Arbeitnehmer weniger als zwei Jahre im Unternehmen beschäftigt ist, möglicherweise geringer. Das bedeutet jedoch nicht, dass jegliches Risiko ausgeschlossen ist. Arbeitnehmer können weiterhin Ansprüche geltend machen, die sich auf Diskriminierung, Whistleblowing, automatisch ungerechtfertigte Kündigung, unrechtmäßige Lohnabzüge, Kündigungsentschädigung, Urlaubsgeld oder Vertragsbruch beziehen. 

Das Risiko wird zudem ab dem 1. Januar 2027 steigen, wenn der Kündigungsschutz nach einer Betriebszugehörigkeit von sechs Monaten greifen soll. Das bedeutet, dass Arbeitgeber das Management der Probezeit bereits jetzt als ein wichtigeres Thema im Hinblick auf die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen betrachten sollten. 

Arbeitgeber sollten Folgendes berücksichtigen: 

• ob der Arbeitsvertrag eine eindeutige Klausel zur Probezeit enthält; 

• ob der Arbeitgeber das Recht hat, die Probezeit zu verlängern; 

• ob während der Probezeit eine kürzere Kündigungsfrist gilt; 

• ob Überprüfungsgespräche im Rahmen der Bewährungszeit stattfinden; 

• ob Bedenken dokumentiert sind; 

• ob dem Mitarbeiter mitgeteilt wurde, was verbessert werden muss; 

• ob eine Kündigung während oder am Ende der Probezeit fair gehandhabt wird. 

Ein gut geführter Probezeitprozess kann das Risiko von Streitigkeiten verringern und eine eventuelle Kündigung leichter begründen. 

Durchführung des Disziplinarverfahrens 

Ein faires Disziplinarverfahren beginnt in der Regel mit einer fairen Untersuchung. Der Zweck der Untersuchung besteht darin, den Sachverhalt zu klären, und nicht darin, die Schuld des Mitarbeiters nachzuweisen. 

Je nach den Umständen kann eine Untersuchung die Prüfung von Dokumenten, E-Mails, Nachrichten, Systemprotokollen, Zeugenaussagen, Videoaufzeichnungen, Richtlinien oder früheren Verwarnungen umfassen. Arbeitgeber sollten sowohl Beweise berücksichtigen, die den Vorwurf stützen, als auch solche, die die Position des Arbeitnehmers untermauern könnten. 

Kommt es zu einem Disziplinarverfahren, sollten dem Mitarbeiter in der Regel schriftliche Einzelheiten zu den Vorwürfen, Kopien der relevanten Beweismittel, eine angemessene Vorbereitungszeit, Informationen zu den möglichen Ergebnissen sowie eine Bestätigung seines Rechts auf Begleitung zur Verfügung gestellt werden. 

Bei der Anhörung sollte der Arbeitgeber die Vorwürfe erläutern, die Beweise durchgehen und dem Arbeitnehmer ausreichend Gelegenheit zur Stellungnahme geben. Anschließend sollte der Arbeitgeber die Anhörung vertagen, bevor er eine Entscheidung trifft. Dies trägt dazu bei, zu zeigen, dass die Entscheidung nicht von vornherein feststand. 

Arbeitgeber sollten in der Regel ein Widerspruchsrecht einräumen. Ein Widerspruch gibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit, Fehler zu korrigieren, bevor die Angelegenheit eskaliert. Soweit möglich, sollte der Widerspruch von einer Person geprüft werden, die nicht an der ursprünglichen Entscheidung beteiligt war und die befugt ist, das Ergebnis zu ändern. 

Im Rahmen eines Disziplinarverfahrens vorgebrachte Beschwerden 

Arbeitgeber stehen oft vor einer schwierigen Situation, wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen eines Disziplinar- oder Kündigungsverfahrens eine Beschwerde vorbringt. 

Die richtige Vorgehensweise hängt von den jeweiligen Umständen ab. Manchmal kann die Beschwerde im Rahmen des Disziplinarverfahrens behandelt werden. In manchen Fällen muss das Disziplinarverfahren möglicherweise ausgesetzt werden, während die Beschwerde untersucht wird. In anderen Fällen steht die Beschwerde in engem Zusammenhang mit den disziplinarischen Vorwürfen und kann als Teil des gesamten Entscheidungsprozesses berücksichtigt werden. 

Arbeitgeber sollten Folgendes berücksichtigen: 

• worum es bei der Beschwerde geht; 

• ob dies in direktem Zusammenhang mit den Vorwürfen im Disziplinarverfahren steht; 

• ob dabei Fragen im Zusammenhang mit Diskriminierung, Whistleblowing oder Schikanierung aufkommen; 

• ob weitere Untersuchungen erforderlich sind; 

• ob der Fahrplan angepasst werden sollte. 

Eine Beschwerde sollte ein Disziplinarverfahren nicht automatisch zum Scheitern bringen, darf aber auch nicht ignoriert werden. 

Häufige Fehler, die Arbeitgeber machen 

Arbeitgeber sollten besonders darauf achten, die folgenden Fehler zu vermeiden: 

• die Entscheidung, die Klage abzuweisen, bevor das Verfahren begonnen hat; 

• es versäumt zu haben, ordnungsgemäß zu ermitteln; 

• die Vorwürfe nicht schriftlich festzuhalten; 

• das Versäumnis, vor der Disziplinarverhandlung Beweismittel vorzulegen; 

• dem Mitarbeiter nicht genügend Zeit zur Vorbereitung zu geben; 

• Mitarbeiter in der Probezeit so zu behandeln, als hätten sie keine Rechte; 

• Versäumnis, Bedenken hinsichtlich der Bewährungsauflagen zu dokumentieren; 

• Entlassung wegen unzureichender Leistung ohne vorherige Verwarnungen oder Unterstützung; 

• Verhalten zu schnell als grobes Fehlverhalten einzustufen; 

• unter Außerachtlassung möglicher Diskriminierung, von Whistleblowing-Fällen oder gesundheitlicher Probleme; 

• keine Möglichkeit zur Einlegung eines Rechtsbehelfs bieten; 

• die Anwendung veralteter Disziplinar- oder Eignungsverfahren; 

• Versäumnis, Führungskräfte zu schulen. 

Viele Klagen wegen unrechtmäßiger Kündigung entstehen nicht, weil der Arbeitgeber keine Bedenken hatte, sondern weil diese Bedenken zu schnell, zu informell oder ohne ausreichende Beweise behandelt wurden. 

Praktische Hinweise für Arbeitgeber 

Arbeitgeber sollten erwägen, bereits jetzt folgende Maßnahmen zu ergreifen: 

1. Überprüfen Sie die Richtlinien zu Disziplinarmaßnahmen und Eignung. 

2. Überprüfen Sie die Klauseln zur Probezeit in Arbeitsverträgen. 

3. Führen Sie übersichtliche Vorlagen für die Überprüfung der Probezeit ein. 

4. Schulen Sie Führungskräfte im Umgang mit Fehlverhalten und Leistungsproblemen. 

5. Stellen Sie sicher, dass die Vorwürfe vor Disziplinarverhandlungen schriftlich festgehalten werden. 

6. Stellen Sie sicher, dass den Mitarbeitern die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung gestellt werden und ihnen eine angemessene Vorbereitungszeit eingeräumt wird. 

7. Führen Sie ordnungsgemäße Protokolle über Ermittlungssitzungen, Disziplinarverhandlungen und Berufungsverhandlungen. 

8. Prüfen Sie, ob Kündigungsentscheidungen mit früheren Fällen im Einklang stehen. 

9. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie Mitarbeiter entlassen, bei denen möglicherweise Diskriminierung, Whistleblowing oder gesundheitliche Probleme vorliegen. 

10. Bereiten Sie sich auf die Verkürzung der Wartezeit für eine Klage wegen ungerechtfertigter Kündigung ab Januar 2027 vor. 

Durch diese Maßnahmen lassen sich rechtliche Risiken verringern und Arbeitgeber können Probleme am Arbeitsplatz selbstbewusster angehen. 

Schlussfolgerung 

Kündigungen, Disziplinarmaßnahmen und Probezeiten sind Themen, die Arbeitgeber nicht auf die leichte Schulter nehmen dürfen, insbesondere was die Kündigungsgründe betrifft. Bei unsachgemäßer Handhabung können sie zu Beschwerden, einem „Acas Early Conciliation“-Verfahren, Klagen wegen ungerechtfertigter Kündigung, Diskriminierungsklagen und vermeidbaren Störungen im Betriebsablauf führen. Bei sachgemäßer Handhabung ermöglichen sie es Arbeitgebern, Probleme am Arbeitsplatz fair, konsequent und wirtschaftlich zu lösen. 

Für Arbeitgeber ist es entscheidend, frühzeitig zu handeln, Vermutungen zu vermeiden und ein faires Verfahren einzuhalten. Dies wird noch wichtiger werden, da der Kündigungsschutz ab dem 1. Januar 2027 bereits nach einer Betriebszugehörigkeit von sechs Monaten greift. 

Bei Ronald Fletcher Baker berät unser Arbeitsrechtsteam Arbeitgeber in den Bereichen Kündigungen, Disziplinarverfahren, Probezeiten, Beschwerden, Leistungsmanagement und Klagen vor dem Arbeitsgericht. Wenn Sie Beratung bei der Abwicklung einer Kündigung oder der Überprüfung Ihrer Disziplinar- und Probezeitverfahren benötigen, können wir Ihnen dabei helfen, die Risiken einzuschätzen und einen praktikablen Weg nach vorne zu finden.