A Ronald Fletcher Baker LLP recolhe, utiliza e é responsável por determinadas informações pessoais sobre o utilizador. Quando o fazemos, somos regulados pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados do Reino Unido, que se aplica em toda a União Europeia (incluindo no Reino Unido) e somos responsáveis como "controladores" dessas informações pessoais para efeitos dessas leis.
Levamos a sua privacidade muito a sério. Leia atentamente este aviso de privacidade e a política de privacidade, pois contém informações importantes sobre quem somos e como e porquê recolhemos, armazenamos, utilizamos e partilhamos os seus dados pessoais. Também explica os seus direitos em relação aos seus dados pessoais e como contactar-nos ou às autoridades de supervisão caso tenha uma queixa.
A nossa utilização dos seus dados pessoais está sujeita às suas instruções, ao Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados do Reino Unido (RGPD do Reino Unido), a outra legislação relevante do Reino Unido e (quando relevante) da UE, incluindo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (RGPD da UE), e ao nosso dever profissional de confidencialidade.
Termos-chave
Seria útil começar por explicar alguns termos-chave utilizados no presente documento:
Nós, nós nosso significa Ronald Fletcher Baker LLP
Dados pessoais qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável
Dados pessoais de categoria especial significa Dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas, as convicções filosóficas ou a filiação sindical; Dados genéticos e biométricos; Dados relativos à saúde, à vida sexual ou à orientação sexual
Dados pessoais que recolhemos sobre si
Os dados pessoais que recolhemos ou podemos recolher no âmbito do aconselhamento e/ou da atuação em seu nome são os seguintes
Dados pessoais que iremos recolher
- O seu nome, data de nascimento, endereço e número de telefone
- Informações que nos permitem verificar a sua identidade, por exemplo, a sua data de nascimento ou dados do passaporte e comprovativo de morada
- Dados de contacto electrónicos, por exemplo, o seu endereço de correio eletrónico e número de telemóvel
- Informações relacionadas com o assunto para o qual está a solicitar o nosso aconselhamento ou representação
- Os seus dados financeiros, na medida em que sejam relevantes para as suas instruções, por exemplo, a origem dos seus fundos se estiver a dar instruções para uma transação de compra
Os dados pessoais que podemos recolher dependem da razão pela qual nos deu instruções
- Os seus dados fiscais e de segurança social
- Os seus dados bancários e/ou da sociedade de crédito imobiliário
- Detalhes da sua presença profissional em linha, por exemplo, perfil no LinkedIn
- Detalhes do seu cônjuge/parceiro e dependentes ou outros membros da família, por exemplo, se nos instruir sobre um assunto familiar ou um testamento
- O seu estatuto e detalhes de emprego, incluindo salário e benefícios, por exemplo, se nos der instruções sobre um assunto relacionado com o seu emprego ou em que o seu estatuto ou rendimento de emprego seja relevante
- A sua nacionalidade e estatuto de imigrante e informações de documentos relacionados, como o seu passaporte ou outro documento de identificação
- Detalhes dos seus acordos de pensão, por exemplo, se nos instruir sobre uma questão de pensão ou em relação a acordos financeiros após a rutura de uma relação
- Os seus registos de emprego, incluindo, quando relevante, registos relacionados com doença e assiduidade, desempenho, disciplinares, conduta e queixas (incluindo dados pessoais de categorias especiais relevantes), por exemplo, se nos der instruções sobre assuntos relacionados com o seu emprego ou em que os seus registos de emprego sejam relevantes
- A sua origem racial ou étnica, género, orientação sexual, crenças religiosas ou semelhantes, por exemplo, se nos instruir numa queixa por discriminação
- A sua filiação sindical, por exemplo, se nos instruir numa queixa por discriminação ou se o seu caso for financiado por um sindicato
- Informações de identificação pessoal, como a cor do seu cabelo ou dos seus olhos ou o nome dos seus pais, por exemplo, se nos der instruções para constituir uma empresa para si
- Os seus registos médicos, por exemplo, se estivermos a agir em seu nome numa queixa por danos pessoais
Estes dados pessoais são solicitados ao utilizador para que possamos prestar-lhe o nosso serviço. Se não fornecer os dados pessoais que lhe pedimos, isso pode atrasar ou impedir-nos de lhe prestar serviços.
Como são recolhidos os seus dados pessoais
A maior parte destas informações são recolhidas junto do utilizador. No entanto, também podemos recolher informações:
-de fontes acessíveis ao público, por exemplo, Companies House ou HM Land Registry;
-diretamente de um terceiro, por exemplo, agências de referência de crédito, clientes, prestadores de serviços de diligência;
-de terceiros com o seu consentimento, por exemplo: o seu banco ou sociedade de crédito imobiliário, outra instituição financeira ou consultor; consultores e outros profissionais que possamos contratar em relação ao seu caso; o seu empregador e/ou sindicato, organismo profissional ou administradores de pensões; os seus médicos, profissionais de saúde e de medicina do trabalho; através dos nossos sistemas de tecnologia da informação, por exemplo: sistemas de gestão de processos, de gestão de documentos e de registo de tempo; sítios Web e aplicações relevantes; monitorização automatizada dos nossos sítios Web e outros sistemas técnicos, como as nossas redes e ligações informáticas, sistemas de comunicações, correio eletrónico e sistemas de mensagens instantâneas.
Como e porquê utilizamos os seus dados pessoais
Ao abrigo da lei de proteção de dados, só podemos utilizar os seus dados pessoais se tivermos uma razão válida para o fazer, por exemplo:
-para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentar obrigações;
-para a execução do nosso contrato com o utilizador ou para tomar medidas a seu pedido antes de celebrar um contrato;
-para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros; ou
-deu o seu consentimento.
Um interesse legítimo é quando temos uma razão comercial ou de negócios para utilizar as suas informações, desde que tal não se sobreponha aos seus próprios direitos e interesses.
Para que é que utilizamos (processamos) os seus dados pessoais e as razões que nos levam a fazê-lo:
| Para que utilizamos os seus dados pessoais | As nossas razões |
| Para prestar serviços jurídicos ao utilizador | Para a execução do nosso contrato com o utilizador ou para tomar medidas a seu pedido antes de celebrar um contrato |
| Realização de verificações para identificar os nossos clientes e verificar a sua identidade; Verificação de sanções ou embargos financeiros e outros; Outro processamento necessário para cumprir obrigações profissionais, legais e regulamentares que se aplicam à nossa atividade, por exemplo, ao abrigo de regulamentos de saúde e segurança ou regras emitidas pelo nosso regulador profissional | Para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Recolha e prestação de informações exigidas por ou relacionadas com auditorias, inquéritos ou investigações de organismos reguladores | Para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Assegurar o cumprimento das políticas empresariais, por exemplo, as políticas relativas à segurança e à utilização da Internet | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Razões operacionais, como a melhoria da eficiência, a formação e o controlo de qualidade | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Garantir a confidencialidade das informações comercialmente sensíveis | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros; e/ou para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Análise estatística para nos ajudar a gerir a nossa atividade, por exemplo, em relação ao nosso desempenho financeiro, base de clientes, tipo de trabalho ou outras medidas de eficiência | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Prevenir o acesso não autorizado e as modificações dos sistemas | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros; e/ou para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Atualização e melhoria dos registos dos clientes | Para a execução do nosso contrato com o utilizador ou para tomar medidas a seu pedido antes de celebrar um contrato, e/ou para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Declarações legais | Para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
| Garantir práticas de trabalho seguras, administração do pessoal e avaliações | Para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares; e/ou para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Comercializar os nossos serviços e os de terceiros selecionados a: - clientes actuais e antigos; - terceiros que tenham manifestado interesse nos nossos serviços; - terceiros com os quais não tenhamos tido relações anteriores. | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Controlos de referência de crédito através de agências externas de referência de crédito | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros |
| Auditorias externas e controlos de qualidade, por exemplo, para a Lexcel e a auditoria das nossas contas | Para os nossos interesses legítimos ou os de terceiros; e/ou para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares |
A tabela acima não se aplica a dados pessoais de categoria especial, que só serão processados com o seu consentimento explícito.
Comunicações promocionais
Podemos utilizar os seus dados pessoais para lhe enviar actualizações (por e-mail, mensagem de texto, telefone ou correio) sobre desenvolvimentos legais que possam ser do seu interesse e/ou informações sobre os nossos serviços, incluindo ofertas exclusivas, promoções ou novos serviços ou produtos.
Temos um interesse legítimo em processar os seus dados pessoais para fins promocionais (ver acima) Como e porquê utilizamos os seus dados pessoais). Isto significa que, normalmente, não precisamos do seu consentimento para lhe enviar comunicações promocionais. No entanto, quando o consentimento for necessário, solicitá-lo-emos separada e claramente.
Trataremos sempre os seus dados pessoais com o maior respeito e nunca os venderemos ou partilharemos com outras organizações fora da Ronald Fletcher Baker LLP para fins de marketing.
O utilizador tem o direito de optar por não receber comunicações promocionais em qualquer altura, contactando-nos por correio, correio eletrónico ou telefone, contactando [nome].
Podemos pedir-lhe que confirme ou actualize as suas preferências de marketing se nos der instruções para prestar mais serviços no futuro, ou se houver alterações na lei, na regulamentação ou na estrutura da nossa atividade.
Com quem partilhamos os seus dados pessoais
Partilhamos habitualmente dados pessoais com:
-consultores profissionais que instruímos em seu nome ou para os quais remetemos, por exemplo, advogados, profissionais médicos, contabilistas, consultores fiscais ou outros peritos;
-outros terceiros, quando necessário, para executar as suas instruções, por exemplo, o seu prestador de serviços de hipoteca ou a HM Land Registry no caso de uma transação imobiliária ou a Companies House;
-agências de referência de crédito;
-As nossas seguradoras e corretores;
-auditores externos, por exemplo, em relação à acreditação ISO ou Lexcel e à auditoria das nossas contas;
-os nossos bancos;
-os nossos fornecedores de gestão de processos, incluindo a DPS Software.
Só permitimos que os nossos prestadores de serviços tratem os seus dados pessoais se estivermos convencidos de que tomam as medidas adequadas para proteger os seus dados pessoais. Também impomos obrigações contratuais aos prestadores de serviços para garantir que só podem utilizar os seus dados pessoais para nos prestarem serviços a nós e ao utilizador.
Podemos divulgar e trocar informações com agências de aplicação da lei e organismos reguladores para cumprir as nossas obrigações legais e regulamentares.
Poderemos também ter de partilhar alguns dados pessoais com outras partes, tais como potenciais compradores de parte ou da totalidade da nossa atividade ou durante uma reestruturação. Normalmente, as informações serão anonimizadas, mas nem sempre isso é possível. O destinatário das informações estará sujeito a obrigações de confidencialidade.
Onde são guardados os seus dados pessoais
As informações podem ser guardadas nos nossos escritórios e nos das empresas do nosso grupo, agências terceiras, prestadores de serviços, representantes e agentes, tal como descrito acima (ver 'Com quem partilhamos os seus dados pessoais').
Alguns destes terceiros podem estar sediados fora do Espaço Económico Europeu. Para mais informações, incluindo sobre a forma como salvaguardamos os seus dados pessoais quando tal acontece (ver abaixo: "Transferência dos seus dados pessoais para fora do EEE).
Durante quanto tempo serão conservados os seus dados pessoais
Conservaremos os seus dados pessoais após termos terminado de o aconselhar ou de agir em seu nome. Fá-lo-emos por uma das seguintes razões:
-responder a quaisquer perguntas, queixas ou reclamações feitas pelo utilizador ou em seu nome;
-para mostrar que o tratámos de forma justa;
-para manter os registos exigidos por lei.
Não conservaremos os dados do utilizador durante mais tempo do que o necessário para os fins definidos na presente política. Aplicam-se diferentes períodos de retenção para diferentes tipos de dados. Para mais informações sobre este assunto, consulte a nossa política de retenção que fornece esses pormenores (ver "Política de conservação").
Quando já não for necessário conservar os seus dados pessoais, estes serão eliminados ou tornados anónimos.
Política de conservação
Durante quanto tempo utilizarão as minhas informações?
Apenas conservaremos as suas informações pessoais durante o tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais as recolhemos, incluindo para efeitos de cumprimento de quaisquer requisitos legais, contabilísticos ou de apresentação de relatórios.
Em algumas circunstâncias, podemos tornar anónimas as suas informações pessoais para que não possam ser associadas ao utilizador, caso em que podemos utilizar essas informações sem aviso prévio. Quando o utilizador deixar de ser funcionário, trabalhador ou contratante da empresa, conservaremos e destruiremos de forma segura as suas informações pessoais de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis.
Para determinar o período de retenção adequado para os dados pessoais, consideramos a quantidade, a natureza e a sensibilidade dos dados pessoais, o risco potencial de danos decorrentes da utilização ou divulgação não autorizada dos seus dados pessoais, as finalidades para as quais processamos os seus dados pessoais e se podemos atingir essas finalidades através de outros meios, bem como os requisitos legais aplicáveis.
Por lei, temos de manter informações básicas sobre os nossos clientes (incluindo dados de contacto, de identidade, financeiros e de transacções) para fins legais, regulamentares e fiscais.
Esta política estabelece o período de tempo durante o qual as informações serão normalmente conservadas por nós e quando é que essas informações serão destruídas de forma confidencial.
Responsabilidade
Ronald Fletcher Baker LLP é responsável pela implementação e controlo da conformidade com esta política. A empresa procederá a uma revisão anual desta política para verificar se está a funcionar eficazmente.
O nosso processo
As informações (em papel e electrónicas) serão conservadas durante, pelo menos, o período especificado no nosso Período de Conservação de Dados (ver Anexo).
Todas as informações devem ser revistas antes da destruição para determinar se existem factores especiais que justifiquem o adiamento da destruição, por exemplo:
- potenciais litígios
- queixas
- processos em curso
Faremos o possível para apagar as cópias impressas e os documentos e informações conservados eletronicamente no final do período de conservação.
Período de conservação dos dados - Apêndice
| Tipo de matéria | Período de conservação |
| Registos de combate ao branqueamento de capitais, incluindo registos da identidade do cliente e verificações efectuadas no âmbito do nosso procedimento de diligência devida ao cliente. | 6 anos após o termo da relação comercial ou a conclusão da transação. |
| Confiança | Indefinidamente, de acordo com as orientações da Law Society, ou o fim do período fiduciário ou a data de aquisição de direitos mais 6 anos Documentos relevantes para a obrigação de IVA - 6 anos Documentos fiscais - 12 anos após o fim do período fiduciário |
| Assuntos em nome de menores | 6 anos a contar da data em que o cliente atinge os 18 anos |
| Testamentos | Indefinidamente, de acordo com as orientações da Law Society; ou 6 anos a partir da data do inventário, se tivermos tratado do inventário |
| Imposto | 12 anos após o termo do período ou da avaliação |
| Registos contabilísticos | 6 anos |
| Questões financeiras (transacções e comissões efectuadas ou recebidas ao abrigo das regras de serviços financeiros (código de conduta) da SRA de 2001). | 6 anos |
| Registos de queixas | 6 anos após a conclusão da queixa |
| Todos os outros assuntos de clientes | 6 anos |
Em algumas circunstâncias, podemos tornar os seus dados pessoais anónimos (para que não possam ser associados ao utilizador) para fins estatísticos ou de investigação.
Transferência dos seus dados pessoais para fora do EEE
Para lhe prestarmos serviços, é por vezes necessário partilharmos os seus dados pessoais fora do Espaço Económico Europeu (EEE).
Estes países não pertencentes ao EEE podem não ter as mesmas leis de proteção de dados que o Reino Unido e o EEE. No entanto, esforçar-nos-emos para que a transferência esteja em conformidade com a lei de proteção de dados e para que todos os dados pessoais estejam seguros.
Se desejar obter mais informações, contacte-nos (ver "Como contactar-nos" abaixo).
Os seus direitos
O utilizador tem os seguintes direitos, que pode exercer gratuitamente:
| Acesso | O direito de obter uma cópia dos seus dados pessoais (direito de acesso) |
| Retificação | O direito de exigir que corrijamos quaisquer erros nos seus dados pessoais |
| Para ser esquecido | O direito de exigir que eliminemos os seus dados pessoais - em determinadas situações |
| Restrição do tratamento | O direito de exigir que limitemos o tratamento dos seus dados pessoais em determinadas circunstâncias, por exemplo, se contestar a exatidão dos dados |
| Portabilidade dos dados | O direito de receber os dados pessoais que nos forneceu, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura ótica e/ou transmitir esses dados a terceiros - em determinadas situações |
| Para objetar | O direito de se opor: - a qualquer momento ao tratamento dos seus dados pessoais para fins de marketing direto (incluindo a definição de perfis); - em determinadas outras situações, ao tratamento continuado dos seus dados pessoais, por exemplo, o tratamento efectuado para efeitos dos nossos interesses legítimos. |
| Não estar sujeito a decisões individuais automatizadas | O direito de não ser objeto de uma decisão baseada exclusivamente no tratamento automatizado (incluindo a definição de perfis) que produza efeitos jurídicos a seu respeito ou que o afecte significativamente de forma semelhante |
Para mais informações sobre cada um desses direitos, incluindo as circunstâncias em que se aplicam, contacte-nos ou consulte a Orientações do Gabinete do Comissário da Informação do Reino Unido (ICO) sobre os direitos dos indivíduos ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados
Se pretender exercer qualquer um desses direitos, por favor:
-enviar-nos um e-mail, telefonar ou escrever-nos - ver abaixo: 'Como contactar-nos; e
-nos dê informações suficientes para o identificar (por exemplo, o seu nome completo, endereço e número de referência do cliente ou do assunto);
-nos um comprovativo da sua identidade e morada (uma cópia da sua carta de condução ou passaporte e uma fatura recente de serviços públicos ou de cartão de crédito); e
-declarar-nos qual o direito que pretende exercer e as informações a que se refere o seu pedido.
Manter os seus dados pessoais seguros
Dispomos de medidas de segurança adequadas para evitar que os dados pessoais se percam acidentalmente, sejam utilizados ou acedidos de forma ilegal. Limitamos o acesso aos seus dados pessoais àqueles que têm uma necessidade comercial genuína de aceder aos mesmos. As pessoas que processam as suas informações fá-lo-ão apenas de forma autorizada e estão sujeitas a um dever de confidencialidade.
Também temos procedimentos em vigor para lidar com qualquer suspeita de violação da segurança dos dados. Notificaremos o utilizador e qualquer entidade reguladora aplicável de uma suspeita de violação da segurança dos dados sempre que formos legalmente obrigados a fazê-lo.
Como reclamar
Esperamos poder resolver qualquer dúvida ou preocupação que possa ter sobre a utilização que fazemos das suas informações.
O RGPD do Reino Unido também lhe dá o direito de apresentar uma queixa ao regulador de proteção de dados do Reino Unido (o Comissário da Informação) ou à autoridade de supervisão relevante no estado da União Europeia (ou do Espaço Económico Europeu) onde trabalha, onde vive normalmente ou onde ocorreu qualquer alegada infração às leis de proteção de dados. O Comissário da Informação que pode ser contactado em https://ico.org.uk/concerns ou por telefone: 0303 123 1113.
Alterações a este aviso de privacidade e à política de privacidade
Este aviso de privacidade foi atualizado em 15 de agosto de 2024.
Podemos alterar este aviso de privacidade ocasionalmente.
Como contactar-nos
Contacte-nos por correio, e-mail ou telefone se tiver alguma dúvida sobre esta política de privacidade ou sobre as informações que temos sobre si.
Os nossos contactos são:
| Gabinete da cidade | Correio: 326 Old Street, Londres, EC1V 9DR Tel: 0207 613 2711 |
| Escritório de West End | Correio: 77 Baker Street, Londres, W1U 6RF Tel: 0207 467 5757 |
| Escritório de Manchester | Correio: 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel: 0161 694 4404 |
| Escritório de Exeter | Correio: 3rd Floor, The Senate, Southernhay Gardens, EX1 1UG Tel:01392 715311 |