Un problema comune che i proprietari e gli agenti di gestione di immobili in leasing si trovano ad affrontare è la contestazione da parte dei locatari della ragionevolezza degli oneri di servizio.
Per stabilire se una particolare voce di costo del servizio è dovuta, il primo passo è valutare se rientra nelle disposizioni del contratto di locazione in materia di costi del servizio.
Se lo fa, il Legge sui proprietari e gli inquilini del 1985 prevede che:
"Il locatore può includere i costi nel canone di servizio solo nella misura in cui i costi sono stati ragionevolmente sostenuti e i lavori o i servizi a cui si riferiscono sono stati eseguiti secondo uno standard ragionevole".
L'importo di qualsiasi pagamento anticipato per le spese di servizio deve essere ragionevole.
I costi che non superano questi test di ragionevolezza non possono essere inclusi nel canone di servizio. Gli inquilini hanno il diritto di chiedere che venga stabilito se un canone di servizio è dovuto ai sensi della sezione 27A del Landlord and Tenant Act 1985 (LTA 1985).
I costi del servizio sono "ragionevoli"?
Il Landlord and Tenant Act del 1985 stabilisce un criterio di ragionevolezza delle spese di servizio. I due elementi chiave di questo test sono:
a) Il locatore può includere i costi nel canone di servizio solo se i costi sono stati ragionevolmente sostenuti e i lavori o i servizi sono stati eseguiti secondo uno standard ragionevole.
b) Qualsiasi pagamento anticipato delle spese di servizio deve essere ragionevole.
I costi che non soddisfano questi criteri non possono essere inclusi nel costo del servizio.
a) Costi ragionevolmente sostenuti e lavori o servizi eseguiti a un livello ragionevole
In Forcelux Ltd contro Sweetman e Parker [2001] 2 EGLR 173 (LT)Il Lands Tribunal ha affermato che per determinare se i costi sono stati ragionevolmente sostenuti è necessario un test in due fasi: in primo luogo, se il processo decisionale del locatore è stato ragionevole e, in secondo luogo, se la somma addebitata è stata ragionevole alla luce dei dati di mercato.
In Waller contro Hounslow LBCLa Corte d'Appello ha chiarito che, sebbene lo stesso criterio legale si applichi sia alle riparazioni che ai miglioramenti, i fattori che un locatore deve considerare in relazione ai miglioramenti possono essere più ampi di quelli relativi alle riparazioni. Se più di un risultato è ragionevole, spetta al locatore scegliere tra questi.
b) Gli anticipi devono essere ragionevoli
È comune che i contratti di locazione ad uso abitativo prevedano il pagamento di acconti per i servizi a intervalli regolari nel corso dell'anno. In questo caso, il pagamento intermedio deve essere ragionevole, come indicato in sezione 19(2) della LTA 1985.
Il caso di Avon Ground Rents Ltd contro Cowley [2019] EWCA Civ 1827 ha stabilito che non esiste una regola rigida per determinare se i pagamenti anticipati siano ragionevoli; dipende dai fatti del caso. In questo caso, è stato ritenuto irragionevole che gli inquilini di un'abitazione residenziale pagassero in anticipo l'intero costo dei lavori di riparazione quando ci si aspettava un pagamento quasi equivalente da parte dell'NHBC, senza ritardi previsti.
Richieste di determinazione della ragionevolezza
Quando i locatari si rivolgono al Tribunale per ottenere una decisione, i fattori più comuni che vengono sollevati includono:
- Lo standard del lavoro svolto.
- Potenziali conflitti di interesse nel caso in cui gli appaltatori siano legati al locatore o all'agente di gestione.
- La frequenza dei lavori.
- La storia della manutenzione.
- Le dimensioni dell'immobile.
- Il vantaggio per tutti i locatari.
È essenziale che gli agenti e i locatori conservino una documentazione accurata per dimostrare che le loro decisioni sono ragionevoli e che i costi sostenuti sono giustificati in caso di contestazione.
Passi per proteggersi
Se un locatario si rivolge al Tribunale, spetta al locatore dimostrare che le spese sono ragionevoli (anziché al locatario dimostrare che sono irragionevoli).
Alcuni modi pratici per assicurarsi di applicare tariffe di servizio ragionevoli e di poterlo dimostrare, se necessario, sono i seguenti:
- Ottenere più preventivi da diversi fornitori sul mercato.
- Siate pronti a spiegare le vostre decisioni. La ragionevolezza non richiede la scelta dell'opzione più economica, purché la spesa sia in linea con la norma di mercato.
- Tenere un registro dettagliato delle decisioni, sia per quanto riguarda le nomine degli appaltatori che la programmazione dei lavori.
- Rendere più facile per i locatari fornire un feedback sui servizi e indagare su qualsiasi problema sollevato.
- Rivedere regolarmente i contratti e i fornitori per garantire il rapporto qualità-prezzo.
- Attenetevi ai vostri standard di servizio. Non impegnatevi a rispettare date di completamento senza una chiara tempistica o se il processo di gara non è ancora iniziato.
- Mantenere una comunicazione aperta con i locatari, coinvolgendoli nel processo decisionale. Questo può aiutare a evitare le controversie del Tribunale e a promuovere relazioni positive con i locatari.
Se avete bisogno di assistenza per il recupero degli oneri di servizio, o se un locatario ha avviato una richiesta di determinazione del Tribunale, contattate il nostro Team Contenzioso immobiliare a 0203 917 1707 o via e-mail all'indirizzo m.lawrence@rfblegal.co.uk / d.burns@rfblegal.co.uk.
Marissa Lawrence
Avvocato Associato Senior
