Ronald Fletcher Baker LLP collects, uses, and is responsible for certain personal information about you. When we do so we are regulated under the UK General Data Protection Regulation which applies across the European Union (including in the United Kingdom) and we are responsible as ‘controller’ of that personal information for the purposes of those laws.
We take your privacy very seriously. Please read this privacy notice and privacy policy carefully as it contains important information on who we are and how and why we collect, store, use, and share your personal data. It also explains your rights in relation to your personal data and how to contact us or supervisory authorities in the event you have a complaint.
Il nostro utilizzo dei vostri dati personali è soggetto alle vostre istruzioni, al Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (GDPR), ad altre leggi pertinenti del Regno Unito e (se del caso) dell'UE, compreso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR), e al nostro dovere professionale di riservatezza.
Termini chiave
Sarebbe utile iniziare spiegando alcuni termini chiave utilizzati in questo documento:
Noi, noi il nostro significa Ronald Fletcher Baker LLP
Dati personali means any information relating to an identified or identifiable individual
Dati personali di categoria speciale means Personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs, philosophical beliefs, or trade union membership; Genetic and biometric data; Data concerning health, sex life, or sexual orientation
Dati personali raccolti su di voi
The personal data we volontà or may collect in the course of advising and/or acting for you is as follows:
Dati personali raccolti
– Your name, date of birth, address, and telephone number
– Information to enable us to check and verify your identity, eg your date of birth or passport details and proof of address
- Dati di contatto elettronici, ad esempio il vostro indirizzo e-mail e il numero di telefono cellulare
– Information relating to the matter in which you are seeking our advice or representation
- I vostri dati finanziari, nella misura in cui sono rilevanti per le vostre istruzioni, ad esempio la fonte dei vostri fondi se state dando istruzioni per una transazione di acquisto
I dati personali che possiamo raccogliere dipendono dal motivo per cui ci avete incaricato di farlo
- I vostri dati fiscali e di previdenza nazionale
- I vostri dati bancari e/o della società di costruzione
- Dettagli della vostra presenza professionale online, ad esempio il profilo LinkedIn
- I dati del vostro coniuge/partner e delle persone a carico o di altri membri della famiglia, ad esempio se ci incaricate di una questione familiare o di un testamento
– Your employment status and details including salary and benefits, eg if you instruct us on a matter related to your employment or in which your employment status or income is relevant
– Your nationality and immigrazione status and information from related documents, such as your passport or other identification
- Dettagli sulle vostre disposizioni pensionistiche, ad esempio se ci incaricate di una questione pensionistica o in relazione a disposizioni finanziarie in seguito alla rottura di una relazione.
- I vostri registri di lavoro, compresi, se pertinenti, i registri di malattia e di presenza, di rendimento, disciplinari, di condotta e di reclamo (compresi i dati personali di categoria speciale pertinenti), ad esempio se ci date istruzioni su questioni relative al vostro lavoro o in cui i vostri registri di lavoro sono pertinenti
- L'origine razziale o etnica, il sesso, l'orientamento sessuale, le convinzioni religiose o simili, ad esempio se ci incaricate di una richiesta di risarcimento per discriminazione.
- L'appartenenza a un sindacato, ad esempio se ci si rivolge a noi per una richiesta di risarcimento per discriminazione o se la questione è finanziata da un sindacato
- Informazioni personali di identificazione, come il colore dei capelli o degli occhi o i nomi dei genitori, ad esempio se ci incaricate di costituire una società per voi
- Le vostre cartelle cliniche, ad esempio se stiamo agendo per voi in una richiesta di risarcimento per lesioni personali
Questi dati personali sono richiesti all'utente per consentirci di fornirgli i nostri servizi. La mancata comunicazione dei dati personali richiesti può ritardare o impedire la fornitura dei servizi.
Come vengono raccolti i vostri dati personali
La maggior parte di queste informazioni viene raccolta dall'utente. Tuttavia, possiamo anche raccogliere informazioni:
-Da fonti pubblicamente accessibili, ad esempio Companies House o HM Land Registry;
-Direttamente da terzi, ad esempio agenzie di riferimento creditizio, fornitori di servizi di diligenza per i clienti;
-from a third party with your consent, eg: your bank or building society, another financial institution or advisor; consultants and other professionals we may engage in relation to your matter; your employer and/or trade union, professional body, or pension administrators; your doctors, medical and occupational health professionals; via our information technology systems, eg: case management, document management and time recording systems; relevant websites and applications; automated monitoring of our websites and other technical systems, such as our computer networks and connections, communications systems, email, and instant messaging systems.
Come e perché utilizziamo i vostri dati personali
In base alla legge sulla protezione dei dati, possiamo utilizzare i vostri dati personali solo se abbiamo un motivo valido per farlo, ad es:
-per ottemperare ai nostri obblighi legali e regolatore obblighi;
-per l'esecuzione del nostro contratto con voi o per prendere provvedimenti su vostra richiesta prima di stipulare un contratto;
-per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte; oppure
-Avete dato il vostro consenso.
A legitimate interest is when we have a business o commerciale reason to use your information, so long as this is not overridden by your own rights and interests.
Per cosa utilizziamo (trattiamo) i vostri dati personali e le ragioni per cui lo facciamo:
| Per cosa utilizziamo i vostri dati personali | Le nostre ragioni |
| To provide legal services to you | Per l'esecuzione del nostro contratto con voi o per prendere provvedimenti su vostra richiesta prima di stipulare un contratto |
| Conducting checks to identify our clients and verify their identity; Screening for financial and other sanctions or embargoes; Other processing necessary to comply with professional, legal, and regulatory obligations that apply to our business, eg under health and safety regulations or rules issued by our professional regulator | Per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi |
| Raccogliere e fornire informazioni richieste da o relative a revisioni, indagini o investigazioni da parte di enti normativi. | Per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi |
| Ensuring business policies are adhered to, eg policies covering security and internet use | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte |
| Ragioni operative, come il miglioramento dell'efficienza, della formazione e del controllo di qualità. | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte |
| Garantire la riservatezza delle informazioni sensibili dal punto di vista commerciale. | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte; e/o per rispettare i nostri obblighi legali e regolamentari |
| Analisi statistiche per aiutarci a gestire la nostra attività, ad esempio in relazione alle nostre prestazioni finanziarie, alla base clienti, al tipo di lavoro o ad altre misure di efficienza. | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte |
| Preventing unauthorised access and modifications to systems | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte; e/o per rispettare i nostri obblighi legali e regolamentari |
| Aggiornare e migliorare i dati dei clienti | Per l'esecuzione del contratto con l'utente o per prendere provvedimenti su richiesta dell'utente prima di stipulare un contratto, e/o per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi |
| Statutory returns | Per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi |
| Garantire pratiche di lavoro sicure, amministrazione del personale e valutazioni. | Per ottemperare ai nostri obblighi legali e normativi; e/o per i nostri interessi legittimi o quelli di terzi |
| Marketing our services and those of selected third parties to —existing and former clients; —third parties who have previously expressed an interest in our services; —third parties with whom we have had no previous dealings. | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte |
| Controllo delle referenze creditizie tramite agenzie esterne di riferimento del credito | Per i nostri legittimi interessi o per quelli di una terza parte |
| Audit esterni e controlli di qualità, ad esempio per Lexcel e per la revisione dei nostri conti. | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte; e/o per rispettare i nostri obblighi legali e normativi |
La tabella precedente non si applica ai dati personali di categoria speciale, che verranno trattati solo con il vostro esplicito consenso.
Comunicazioni promozionali
Potremmo utilizzare i vostri dati personali per inviarvi aggiornamenti (via e-mail, SMS, telefono o posta) sugli sviluppi legali che potrebbero interessarvi e/o informazioni sui nostri servizi, comprese offerte esclusive, promozioni o nuovi servizi o prodotti.
Abbiamo un interesse legittimo a trattare i vostri dati personali per scopi promozionali (vedi sopra). ‘Come e perché utilizziamo i vostri dati personali’). Ciò significa che di solito non abbiamo bisogno del vostro consenso per inviarvi comunicazioni promozionali. Tuttavia, qualora sia necessario il consenso, lo chiederemo separatamente e in modo chiaro.
We will always treat your personal data with the utmost respect and never sell OR share it with other organisations outside Ronald Fletcher Baker LLP for marketing purposes.
You have the right to opt out of receiving promotional communications at any time by contacting us by post, email, or telephone by contacting [name].
Potremmo chiedervi di confermare o aggiornare le vostre preferenze di marketing se ci incaricate di fornirvi ulteriori servizi in futuro, o se ci sono cambiamenti nella legge, nei regolamenti o nella struttura della nostra attività.
Con chi condividiamo i vostri dati personali
Condividiamo abitualmente i dati personali con:
-professional advisers who we instruct on your behalf or refer you to, eg barristers, medical professionals, accountants, tax advisors, or other experts;
-other third parties where necessary to carry out your instructions, eg your mortgage provider or HM Land Registry in the case of a proprietà transaction or Companies House;
-Agenzie di riferimento per il credito;
-I nostri assicuratori e broker;
-revisori esterni, ad esempio in relazione all'accreditamento ISO o Lexcel e alla revisione dei nostri conti;
-Le nostre banche;
-I nostri fornitori di case management, tra cui DPS Software.
Consentiamo ai nostri fornitori di servizi di trattare i vostri dati personali solo se siamo certi che adottino misure adeguate per proteggerli. Inoltre, imponiamo obblighi contrattuali ai fornitori di servizi per garantire che possano utilizzare i vostri dati personali solo per fornire servizi a noi e a voi.
We may disclose and exchange information with law enforcement agencies and regulatory bodies to comply with our legal and regulatory obligations.
We may also need to share some personal data with other parties, such as potential acquirenti of some or all of our business or during a re-structuring. Usually, information will be anonymised but this may not always be possible. The recipient of the information will be bound by confidentiality obligations.
Dove sono conservati i vostri dati personali
Le informazioni possono essere conservate presso i nostri uffici e quelli delle nostre società del gruppo, agenzie terze, fornitori di servizi, rappresentanti e agenti, come descritto in precedenza (vedere ‘Con chi condividiamo i vostri dati personali’).
Alcune di queste terze parti possono avere sede al di fuori dello Spazio economico europeo. Per ulteriori informazioni, anche su come salvaguardare i vostri dati personali quando ciò accade (vedere sotto: ‘Trasferimento dei dati personali al di fuori del SEE’).
Per quanto tempo saranno conservati i vostri dati personali
Conserveremo i vostri dati personali anche dopo aver terminato la consulenza o l'attività per voi. Lo faremo per uno dei seguenti motivi:
-to respond to any questions, complaints o claims made by you or on your behalf;
-per dimostrare che vi abbiamo trattato in modo equo;
-per tenere i registri richiesti dalla legge.
Non conserveremo i vostri dati per un periodo superiore a quello necessario per gli scopi indicati nella presente informativa. Per i diversi tipi di dati si applicano periodi di conservazione diversi. Ulteriori dettagli in merito sono riportati nella nostra conservazione che fornisce tali dettagli (vedere “Politica di conservazione”).
Quando non sarà più necessario conservare i vostri dati personali, li cancelleremo o li renderemo anonimi.
Politica di conservazione
Per quanto tempo utilizzerete le mie informazioni?
We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.
In alcune circostanze, possiamo anonimizzare le vostre informazioni personali in modo che non possano più essere associate a voi, nel qual caso potremo utilizzare tali informazioni senza ulteriori avvisi. Una volta che l'utente non è più un dipendente, un lavoratore o un appaltatore dell'azienda, conserveremo e distruggeremo in modo sicuro le sue informazioni personali in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.
To determine the appropriate retention period for personal data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal data, the purposes for which we process your personal data, and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
Per legge, dobbiamo conservare le informazioni di base sui nostri clienti (compresi i dati di contatto, di identità, finanziari e di transazione) per scopi legali, normativi e fiscali.
Questa politica stabilisce per quanto tempo le informazioni saranno normalmente conservate da noi e quando saranno distrutte in modo confidenziale.
Responsabilità
Ronald Fletcher Baker LLP è responsabile dell'attuazione e del monitoraggio della conformità a questa politica. La società procederà a una revisione annuale di questa politica per verificarne l'effettivo funzionamento.
Il nostro processo
Le informazioni (cartacee ed elettroniche) saranno conservate almeno per il periodo specificato nel nostro Periodo di conservazione dei dati (vedi Appendice).
Tutte le informazioni devono essere riesaminate prima della distruzione per determinare se vi sono fattori speciali che ne ritardano la distruzione, ad es:
– potential litigation
- reclami
- casi in corso
Ci impegneremo a cancellare le copie cartacee e i documenti e le informazioni in formato elettronico al termine del periodo di conservazione.
Periodo di conservazione dei dati - Appendice
| Tipo di materia | Periodo di conservazione |
| Registrazioni antiriciclaggio, comprese le registrazioni dell'identità del cliente e dei controlli di verifica effettuati nell'ambito della nostra procedura di due diligence del cliente. | 6 anni dopo la fine del rapporto commerciale o il completamento della transazione. |
| Fiducia | A tempo indeterminato, secondo le indicazioni della Law Society, o alla fine del periodo di trust o alla data di maturazione più 6 anni Documenti rilevanti ai fini dell'IVA-6 anni Documenti fiscali-12 anni dopo la fine del periodo di trust |
| Questioni per conto di minori | 6 anni dalla data di compimento del 18° anno di età. |
| Testamenti | Indefinitely, in accordance with Law Society guidance; or 6 years from the date of probate where we have dealt with probate |
| Imposta | 12 anni dalla fine del periodo o dell'accertamento |
| Registri contabili | 6 anni |
| Questioni finanziarie (transazioni e commissioni effettuate o ricevute ai sensi delle norme SRA Financial Services (Code of Business) Rules 2001). | 6 anni |
| Registri dei reclami | 6 anni dalla conclusione del reclamo |
| Tutte le altre questioni relative ai clienti | 6 anni |
In alcune circostanze, possiamo anonimizzare i vostri dati personali (in modo che non possano più essere associati a voi) per scopi di ricerca o statistici.
Trasferimento dei dati personali al di fuori del SEE
Per fornire servizi all'utente, a volte è necessario condividere i suoi dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE).
Questi paesi non appartenenti al SEE potrebbero non avere le stesse leggi sulla protezione dei dati del Regno Unito e del SEE. Tuttavia, ci impegneremo affinché il trasferimento sia conforme alla legge sulla protezione dei dati e che tutti i dati personali siano sicuri.
Se desiderate ulteriori informazioni, contattateci (vedi ‘Come contattarci’).
I vostri diritti
You have the following rights, which you can exercise free of charge:
| Accesso | Il diritto di ricevere una copia dei propri dati personali (diritto di accesso). |
| Rettifica | Il diritto di richiedere la correzione di eventuali errori nei vostri dati personali. |
| Da dimenticare | Il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati personali in determinate situazioni. |
| Limitazione del trattamento | Il diritto di chiederci di limitare il trattamento dei vostri dati personali in determinate circostanze, ad esempio se contestate l'accuratezza dei dati. |
| Portabilità dei dati | Il diritto di ricevere i dati personali che ci avete fornito in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da una macchina e/o di trasmettere tali dati a terzi in determinate situazioni. |
| Per obiettare | Il diritto di opporsi: - in qualsiasi momento al trattamento dei vostri dati personali per il marketing diretto (compresa la profilazione); - in alcune altre situazioni al trattamento continuato dei vostri dati personali, ad esempio il trattamento effettuato per i nostri legittimi interessi. |
| Non essere soggetti a un processo decisionale individuale automatizzato | Il diritto di non essere oggetto di una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato (compresa la profilazione) che produca effetti giuridici nei vostri confronti o che vi riguardi in modo analogo e significativo. |
Per ulteriori informazioni su ciascuno di questi diritti, comprese le circostanze in cui si applicano, vi invitiamo a contattarci o a consultare il documento Guida dell'Information Commissioner's Office (ICO) del Regno Unito sui diritti delle persone ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati
Se desiderate esercitare uno di questi diritti, siete pregati di farlo:
-Scrivete, telefonate o scrivete a noi - vedi sotto: ‘Come contattarci’.’; e
-Ci fornisca informazioni sufficienti per identificarla (ad esempio il suo nome e cognome, l'indirizzo e il numero di riferimento del cliente o della pratica);
-let us have proof of your identity and address (a copy of your driving licence or passport and a recent utility or credit card bill); and
-comunicarci il diritto che volete esercitare e le informazioni a cui si riferisce la vostra richiesta.
Mantenere la sicurezza dei vostri dati personali
Disponiamo di misure di sicurezza adeguate per evitare che i dati personali vadano accidentalmente persi o che vengano utilizzati o consultati illegalmente. Limitiamo l'accesso ai vostri dati personali a coloro che hanno una reale necessità di accedervi. Coloro che trattano i vostri dati lo fanno solo in modo autorizzato e sono soggetti al dovere di riservatezza.
We also have procedures in place to deal with any suspected data security breach. We will notify you and any applicable regulator of a suspected data security breach where we are legally required to do so.
Come presentare un reclamo
If you have any questions, concerns, or wish to make a complaint about how we handle your personal information, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, at R.Roberts@rfblegal.co.uk.
We take all privacy concerns seriously and will do our best to resolve any issue promptly and fairly.
If you remain dissatisfied, you have the right to lodge a complaint with the UK data protection regulator, the Information Commissioner’s Office (ICO), or, where applicable, the relevant supervisory authority in the European Union (or European Economic Area) country where you work, normally live, or where the alleged infringement of data protection law occurred. The ICO can be contacted via https://ico.org.uk/concerns or by telephone on 0303 123 1113.
Modifiche alla presente informativa sulla privacy e alla politica sulla privacy
This privacy notice was updated on 16 July 2026.
La presente informativa sulla privacy può essere modificata di tanto in tanto.
Come contattarci
If you have any questions about this privacy policy, how we process your personal information, or the information we hold about you, please contact our Head of Compliance, Rebecca Roberts, by email at R.Roberts@rfblegal.co.uk, or by post or telephone using the contact details available on our website.
I nostri recapiti sono:
| London Office | Posta: New Derwent House, 69-73 Theobalds Road, Londra WC1X 8TA Tel: 0207 467 5757 |
| Richmond Office | Posta: 5 The Green, Richmond, TW9 1PL |
| Manchester Office | Posta: 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel: 0161 694 4404 |
| Exeter Office | Posta: Piano terra, Sterling Court, 16-18 Dix's Field, Exeter, EX1 1QA Tel:01392 715311 |