Die PRS-Datenbank und der Ombudsmann für Vermieter 

Rechenschaftspflicht, Transparenz und Streitbeilegung gemäß dem Mieterschutzgesetz von 2025 

Teil 3 des Mieterschutzgesetzes von 2025 sieht die Einrichtung zweier bahnbrechender neuer Institutionen vor – einer nationalen Datenbank zur Registrierung von Vermietern und eines verbindlichen Ombudsmann-Systems –, die die Rechenschaftspflicht und die Streitbeilegung im privaten Mietsektor grundlegend neu gestalten werden. 

Während sich ein Großteil der Diskussionen rund um das Mieterschutzgesetz 2025 auf die Abschaffung von § 21 und den Übergang zu befristeten Mietverhältnissen konzentriert hat, führt Teil 3 des Gesetzes – der die §§ 73 bis 94 umfasst – ebenso bedeutende strukturelle Veränderungen ein. Die Einrichtung einer nationalen Datenbank für den privaten Mietwohnungssektor (PRS) und eines obligatorischen Ombudsmanns für Vermieter wird den Sektor professionalisieren und Verstöße in einem bisher beispiellosen Ausmaß aufdecken. Dieser Artikel erläutert, was auf uns zukommt, wann dies geschieht und was Vermieter tun sollten, um sich darauf vorzubereiten. 

Die beiden Säulen von Teil 3 

Teil 3 stützt sich auf zwei miteinander verknüpfte Mechanismen, die darauf ausgelegt sind, Hand in Hand zu wirken. Die Registrierung in der Datenbank wird eine Voraussetzung für die Inanspruchnahme bestimmter Räumungsgründe gemäß Abschnitt 8 sein – das bedeutet, dass Vermieter, die sich nicht registrieren lassen, rechtlich möglicherweise nicht in der Lage sind, den Besitz ihrer Immobilien zurückzugewinnen, selbst wenn ansonsten ein materieller Grund vorliegt. Der Ombudsmann bietet unterdessen eine kostenlose, rechtsverbindliche Alternative zu Gerichtsverfahren zur Beilegung von Mieterbeschwerden an. 

PRS-Datenbank (Abschnitte 73–94) 

Ein nationales Register aller privaten Vermieter und Mietobjekte in England. Für alle gesicherten und regulierten Mietverhältnisse verpflichtend; die regionale Einführung beginnt Ende 2026, und ab 2027 ist die vollständige nationale Registrierung erforderlich. 

Eine unterlassene Registrierung zieht zivilrechtliche Geldstrafen nach sich und schränkt die Möglichkeit des Vermieters ein, bestimmte Räumungsgründe gemäß Abschnitt 8 geltend zu machen. 

Ombudsmann für Vermieter (Kapitel 2, Teil 1) 

Ein neues verbindliches Schlichtungsverfahren für alle privaten Vermieter – einschließlich derjenigen, die eine Verwaltungsgesellschaft beauftragen. Es bietet Mietern eine kostenlose, unabhängige Möglichkeit, Beschwerden ohne Gerichtsverfahren beizulegen. 

Die Entscheidungen des Ombudsmanns sind für Vermieter rechtsverbindlich. Ab 2028 wird eine Pflichtmitgliedschaft erwartet. 

Die Datenbank zum privaten Mietwohnungsmarkt 

S.73–94 Die PRS-Datenbank wurde von der Regierung als “zentrale Anlaufstelle” für Vermieter, Mieter und Kommunalverwaltungen beschrieben. Sie wird drei unterschiedliche Zwecke erfüllen: Mieter sollen in die Lage versetzt werden, vor Abschluss eines Mietvertrags fundierte Entscheidungen zu treffen; Vermieter sollen dabei unterstützt werden, ihre Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu verstehen und nachzuweisen; und den lokalen Wohnungsbehörden sollen Instrumente an die Hand gegeben, um gezielte Durchsetzungsmaßnahmen gegen nicht konforme und unseriöse Anbieter zu ergreifen. 

Welche Angaben müssen Vermieter registrieren? 

Die genauen Datenfelder werden durch Durchführungsvorschriften festgelegt. Die Regierung hat jedoch angedeutet, dass die Mindestanforderungen Folgendes umfassen werden: 

Kategorie	Erforderliche Angaben
Angaben zum Vermieter	Vollständiger Name, eine Zustelladresse im Vereinigten Königreich, Kontaktdaten aller Miteigentümer
Objektdetails	Vollständige Adresse, Art der Immobilie (Einfamilienhaus/Wohnung/Wohngemeinschaft), Anzahl der Schlafzimmer, Anzahl der Haushalte und Bewohner, Belegungsgrad und Ausstattungsstatus
Sicherheit und Compliance	Aktuelles Gassicherheitszertifikat, Bericht über den Zustand der elektrischen Anlage (EICR), Energieausweis und -bewertung, gegebenenfalls Angaben zur HMO-Genehmigung
Informationen zur Vermietung	Bestätigung, dass die Immobilie im Rahmen eines gesicherten befristeten Mietverhältnisses vermietet ist; Angaben zu einem gegebenenfalls beauftragten Vermietungsmakler

Hinweis für Vermieter  

Einsatz von Maklern: Wenn Sie einen Vermietungsmakler mit der Verwaltung Ihrer Immobilie beauftragen, kann die Registrierungspflicht gemeinsam erfüllt werden. Makler, die eine Immobilie für einen nicht registrierten Vermieter vermarkten, müssen jedoch selbst mit Strafen rechnen – was bedeutet, dass Ihr Makler ein starkes wirtschaftliches Interesse daran hat, sicherzustellen, dass Ihre Registrierung vorliegt. 

Wie wird die Datenbank genutzt? 

Die Datenbank ist nicht nur eine administrative Formalität. Sie wird der Öffentlichkeit teilweise zugänglich sein, sodass potenzielle Mieter den Registrierungsstatus eines Vermieters überprüfen und relevante Informationen zur Einhaltung der Vorschriften einsehen können, bevor sie einen Mietvertrag abschließen. Die lokalen Wohnungsbehörden erhalten einen umfassenderen Überblick, sodass sie die Datenbank mit den Genehmigungsunterlagen abgleichen und Vermieter, die gegen die Vorschriften verstoßen, proaktiv identifizieren können, ohne auf eine Beschwerde warten zu müssen. 

Entscheidend ist, dass die Regierung bestätigt hat, dass bestimmte Räumungsgründe gemäß § 8 nur Vermietern zur Verfügung stehen, die in der Datenbank registriert sind. Nicht registrierte Vermieter, die versuchen, sich auf diese Gründe zu berufen, riskieren, dass ihre Räumungsklagen vom Gericht abgewiesen werden. Durch diese Verknüpfung wird die Registrierung von einer rein bürokratischen Verpflichtung zu einem operativ unverzichtbaren Schritt für jeden Vermieter, der möglicherweise den Besitz seiner Immobilie zurückerlangen muss. 

Vor Teil 3 

• In England gibt es kein zentrales nationales Register für private Vermieter oder Mietobjekte. 
• Die Durchsetzungsmaßnahmen der Kommunalverwaltung erfolgten reaktiv und waren durch die eingeschränkte Sicht beeinträchtigt. 
• Mieter hatten vor dem Abschluss eines Mietvertrags keine verlässliche Möglichkeit, den Einhaltungstatus eines Vermieters zu überprüfen. 

Nach Teil 3 

• Jeder PRS-Vermieter und jede Immobilie ist in einer landesweiten, durchsuchbaren Datenbank erfasst. 
• Kommunen können proaktiv und in großem Umfang gegen vorschriftswidrige oder nicht registrierte Vermieter vorgehen. 
• Mieter können den Registrierungsstatus überprüfen; eine Nichtregistrierung hat direkte Auswirkungen auf die Besitzrechte. 

Anmeldekosten und Verwaltung 

Vermieter müssen eine jährliche Gebühr pro Immobilie entrichten, um ihre Registrierung aufrechtzuerhalten. Die Regierung hat angedeutet, dass es sich hierbei um eine kostendeckende Gebühr handeln wird, deren genauer Betrag noch vor der regionalen Einführung im Jahr 2026 festgelegt werden soll. Für Vermieter mit einem Immobilienportfolio bedeutet dies neue wiederkehrende Gemeinkosten, die bei der Finanzplanung berücksichtigt werden sollten. Verwaltungsgesellschaften können die Registrierung und die Führung der Unterlagen im Auftrag ihrer Kunden übernehmen, und es wird erwartet, dass viele die Einhaltung der Datenbankvorschriften in ihr Standardleistungsangebot aufnehmen werden. 

Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Miteigentum 

Die Regierung hat eingeräumt, dass die Einzelheiten der Registrierungspflicht für Gesellschaften mit beschränkter Haftung und gemeinsame Vermieter derzeit noch im Rahmen von Durchführungsvorschriften festgelegt werden. Nach den derzeitigen Leitlinien gilt als registrierungspflichtige Partei derjenige, der im Mietvertrag als Vermieter genannt ist. Vermieter, deren Immobilien im Rahmen einer Unternehmensstruktur gehalten werden, sollten sich nach Veröffentlichung der Durchführungsvorschriften gezielt rechtlich beraten lassen. Das Immobilien-Team von Ronald Fletcher Baker LLP berät Sie gerne zu den Auswirkungen auf Ihre jeweilige Struktur. 

Der PRS-Vermieter-Ombudsmann 

Zum ersten Mal müssen alle privaten Vermieter in England einem offiziellen Schlichtungssystem beitreten – dem „PRS Landlord Ombudsman“. Damit wird der private Mietwohnungssektor an den sozialen Wohnungsbau und die Immobilienvermittlungsbranche angeglichen, die beide bereits im Rahmen verbindlicher Ombudsmann-Regelungen arbeiten. Die Verpflichtung obliegt direkt dem Vermieter, unabhängig davon, ob ein Verwaltungsbeauftragter beauftragt wurde. 

Worüber können sich Mieter beschweren? 

Der Ombudsmann nimmt Beschwerden von potenziellen, aktuellen und ehemaligen Mietern zu einer Vielzahl von Themen entgegen, darunter bauliche Mängel und Versäumnisse bei der Instandhaltung, Kommunikationsprobleme oder unzumutbare Verzögerungen bei der Beantwortung von Anfragen, unrechtmäßige Gebühren oder Abgaben, mangelhafte Verwaltungspraktiken sowie die Nichteinhaltung gesetzlicher Verpflichtungen. Die Inanspruchnahme dieser Dienstleistung ist für Mieter kostenlos und erfordert keine rechtliche Vertretung – eine bewusste politische Entscheidung, die darauf abzielt, den Zugang unabhängig von den finanziellen Mitteln zu gewährleisten. 

Das Ombudsverfahren 

1. Mieter reicht Beschwerde beim Vermieter ein 

Bevor sich Mieter an den Ombudsmann wenden, müssen sie das Problem zunächst direkt mit dem Vermieter besprechen und diesem eine angemessene Frist zur Lösung des Problems einräumen. Vermieter sollten sicherstellen, dass sie über ein klares, dokumentiertes Beschwerdeverfahren verfügen, damit alle Probleme so behandelt und erfasst werden, dass ein ernsthaftes Bemühen um eine Lösung erkennbar ist. 

2. Weiterleitung an den Ombudsmann 

Bleibt die Angelegenheit ungelöst, kann der Mieter seine Beschwerde kostenlos an den Ombudsmann richten. Der Ombudsmann führt eine unabhängige Untersuchung durch und fordert von beiden Parteien Beweismittel an. Vermieter sind verpflichtet, innerhalb festgelegter Fristen mitzuwirken und Unterlagen vorzulegen – eine Nichtbeachtung dieser Verpflichtung stellt bereits einen Verstoß dar. 

3. Feststellung und Abhilfemaßnahmen 

Der Ombudsmann kann den Vermieter dazu verpflichten, eine bestimmte Maßnahme zu ergreifen oder zu unterlassen, eine formelle schriftliche Entschuldigung oder Erklärung abzugeben und dem Mieter eine finanzielle Entschädigung zu gewähren. Alle Entscheidungen sind für den Vermieter rechtsverbindlich. 

4. Nichteinhaltung und Eskalation 

Die Nichtbefolgung einer Entscheidung des Ombudsmanns kann zum Ausschluss aus dem Programm führen, was wiederum Durchsetzungsmaßnahmen der Kommunalbehörden nach sich zieht. Der Ombudsmann ist zudem befugt, auf Antrag des Vermieters eine frühzeitige Schlichtung einzuleiten – dies bietet einen weniger konfrontativen Weg zur Lösung des Konflikts, bevor eine formelle Entscheidung getroffen wird. 

Die Verbindung zum Ombudsmann für Wohnungsfragen 

Die Regierung hat angedeutet, dass der bestehende Ombudsdienst für Wohnungsfragen – der derzeit Beschwerden im Bereich des sozialen Wohnungsbaus bearbeitet – am ehesten als Verwalter des neuen PRS-Systems in Frage kommt, wodurch eine einheitliche, alle Mietformen abdeckende Beschwerdestelle entsteht, die sowohl den sozialen als auch den privaten Mietsektor abdeckt. Liegt ein Verschulden sowohl beim Vermieter als auch beim Makler vor, kann der PRS-Ombudsmann gemeinsame Untersuchungen mit bestehenden Beschwerdestellen für Makler durchführen und gemeinsame Entscheidungen treffen. Die Verwaltungsstelle wird im Laufe des Jahres 2026 offiziell ernannt, noch bevor die Mitgliedschaft ab 2028 verpflichtend wird. 

Ein Hinweis für gut verwaltete Portfolios 

Der Ombudsmann ist nicht nur ein Instrument der Rechenschaftspflicht – er kommt auch verantwortungsbewussten Vermietern zugute. Er bietet eine schnellere und kostengünstigere Alternative zu Gerichtsverfahren, ermöglicht eine frühzeitige Beilegung von Streitigkeiten, bevor diese eskalieren, und schafft einen strukturierten Mechanismus, um nachzuweisen, dass eine Beschwerde ordnungsgemäß und in gutem Glauben bearbeitet wurde. Für Vermieter, die bereits hohe Verwaltungsstandards einhalten, ist der Ombudsmann eine operative Ressource und keine Bedrohung. 

Durchsetzung und Geldstrafen 

Den lokalen Wohnungsbehörden wurden gemäß Teil 3 und im gesamten Gesetz deutlich verstärkte Durchsetzungsbefugnisse eingeräumt. Für eine Reihe von Verstößen können zivilrechtliche Geldbußen verhängt werden, wobei für wiederholte oder schwerwiegende Verstöße eine klare Staffelung gilt. 

Bußgeldtabelle – Teil 3: Verstöße 

Erstverstoß oder geringfügiger Verstoß 

Versäumnis der Registrierung in der Datenbank; Versäumnis, dem Ombudsmann-Programm beizutreten 

Bis zu 7.000 £ 

Schwerwiegender, anhaltender oder wiederholter Verstoß 

Anhaltende Nichtregistrierung; Nichtbefolgung von Entscheidungen des Ombudsmanns 

Bis zu 40.000 £ 

Strafverfolgung 

Alternative zur Zivilstrafe in Höhe von 40.000 £ für die schwerwiegendsten andauernden Verstöße 

Unbegrenzte Geldstrafe 

Über die zivilrechtlichen Strafen hinaus können Mieter und in ihrem Namen handelnde Kommunalverwaltungen beim First-Tier Tribunal Anordnungen zur Rückzahlung von Miete beantragen. Diese Anordnungen verpflichten Vermieter zur Rückzahlung der während eines Zeitraums der Nichteinhaltung erhaltenen Miete – in der Regel bis zu 12 Monatsmieten. Für Vermieter mit einem Immobilienportfolio kann dieses Risiko die oben genannten zivilrechtlichen Bußgeldbeträge erheblich übersteigen. 

Gefährdete Besitzrechte  

Nicht registrierte Vermieter können sich möglicherweise nicht auf bestimmte Räumungsgründe gemäß Abschnitt 8 berufen. In der Praxis hat dies zur Folge, dass die Nichtregistrierung in der PRS-Datenbank einen Vermieter daran hindern könnte, den Besitz seiner Immobilie rechtmäßig zurückzugewinnen – selbst wenn ansonsten ein gültiger materieller Grund vorliegt. Dies ist wohl das bedeutendste operative Risiko im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Teil 3, das hinsichtlich der täglichen Auswirkungen auf Vermieter über die finanziellen Sanktionen hinausgeht. 

Zeitplan für die Umsetzung von Teil 3 

27. Dezember 2025 – Jetzt in Kraft 

Erweiterte Ermittlungsbefugnisse der Kommunalbehörden 

Die kommunalen Wohnungsbehörden erhielten neue Befugnisse zur Inspektion von Immobilien, zur Anforderung von Unterlagen und zum Zugriff auf Daten Dritter. Diese Durchsetzungsbefugnisse bilden die Grundlage für die gesamte Regelung in Teil 3 und werden bereits aktiv genutzt. 

Ende 2026 – Beginn von Phase 2 

Die regionale Einführung der PRS-Datenbank beginnt 

Die Datenbank wird schrittweise in einzelnen Regionen eingeführt. Vermieter in den Pilotregionen müssen sich als Erste registrieren und die jährliche Gebühr pro Immobilie entrichten. Die Höhe der Jahresgebühren wird vor der Einführung bekannt gegeben. 

2027 – Landesweite Markteinführung 

Registrierungspflicht für alle Vermieter im Rahmen des PRS 

Die Registrierung wird in ganz England verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt schränkt eine Nichtregistrierung den Zugang zu bestimmten Besitzgründen gemäß § 8 unmittelbar ein. 

2028 – Ombudsmann Live 

Die Mitgliedschaft beim PRS-Vermieter-Ombudsmann wird verpflichtend 

Alle privaten Vermieter werden verpflichtet sein, sich dem Ombudsmann-System anzuschließen. Die Verwaltungsstelle (voraussichtlich der „Housing Ombudsman Service“) wird im Jahr 2026 ernannt und erhält ausreichend Zeit, ihren Betrieb auszubauen, bevor die Pflichtmitgliedschaft in Kraft tritt. 

2035 – Standard für menschenwürdigen Wohnraum 

„Decent Homes“-Standard auf den privaten Mietwohnungsmarkt ausgeweitet 

Die letzte Phase der in dem Gesetz festgelegten Maßnahmen. Die Regierung hat das Jahr 2035 als Umsetzungstermin vorgeschlagen. Vermieter werden dazu angehalten, mögliche Mängel – insbesondere Feuchtigkeit, Schimmel und Gefahren der Kategorie 1 gemäß dem HHSRS – bereits frühzeitig zu beheben. 

Praktische Hinweise für Vermieter 

Die Fristen für Teil 3 bieten Vermietern mehr Vorbereitungszeit als die Mietrechtsreformen der Phase 1 – doch dieses Zeitfenster sollte aktiv und nicht passiv genutzt werden. Die folgenden Schritte sind bereits jetzt ratsam. 

Prüfen und organisieren Sie Ihre Compliance-Unterlagen. Für die Datenbank werden aktuelle Gassicherheitszertifikate, EICRs, EPCs und zugehörige Bescheinigungen für jede von Ihnen vermietete Immobilie benötigt. Sollten welche fehlen, abgelaufen sein oder nicht den erforderlichen Standards entsprechen, sollten Sie sich umgehend darum kümmern, anstatt dies unter Zeitdruck zu erledigen, wenn die Registrierungsfristen beginnen. 

Richten Sie ein dokumentiertes Beschwerdeverfahren ein. Der Ombudsmann wird Nachweise verlangen, dass die Mieter Probleme zunächst bei Ihnen vorgebracht haben, bevor sie sich an die Ombudsstelle gewandt haben. Ein klar definiertes, schriftliches Beschwerdeverfahren – sowie die konsequente Praxis, Mitteilungen schriftlich zu bestätigen und zu beantworten – bilden bei jeder Untersuchung Ihre erste Beweissicherung. 

Überprüfen Sie Ihre Finanzplanung, um neue Kosten aufzufangen. Die jährlichen Registrierungsgebühren für die Datenbank pro Immobilie und die Mitgliedsbeiträge für den Ombudsmann stellen neue wiederkehrende Verpflichtungen dar. Beide müssen bei der Berechnung Ihrer Mietrendite berücksichtigt werden. 

Klären Sie die Zuständigkeiten mit Ihrem Verwalter. Die Pflichten hinsichtlich der Registrierung und der Mitgliedschaft beim Ombudsmann obliegen direkt dem Vermieter, können jedoch von Maklern in Ihrem Namen erfüllt werden. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Maklervertrag eindeutig festgelegt ist, wer für die Aufrechterhaltung der Registrierung und der Mitgliedschaft verantwortlich ist, und dass Ihr Makler sich aktiv auf diese Anforderungen vorbereitet. 

Lassen Sie sich bezüglich Ihrer konkreten Portfoliostruktur rechtlich beraten. Vermieter mit komplexen Eigentumsverhältnissen – Unternehmensstrukturen, Miteigentum, Treuhandverhältnisse – sollten nicht davon ausgehen, dass die Standardregelung ohne Einschränkungen auf sie zutrifft. Die Durchführungsbestimmungen werden die Einzelheiten klären, und unser Immobilien-Team kann Sie nach deren Veröffentlichung beraten.