La IA en el lugar de trabajo: una guía práctica para empleadores

La inteligencia artificial se está convirtiendo en una cuestión cada vez más importante para los empresarios. Muchas empresas ya utilizan la IA, o están considerando utilizarla, en ámbitos como la selección de personal, la gestión de recursos humanos, la elaboración de documentos, la atención al cliente, la gestión del rendimiento, la supervisión del lugar de trabajo, el análisis de datos y las comunicaciones internas. 

Para las empresas, la IA no es simplemente una cuestión de tecnología de la información o de productividad. También implica comprender cómo se utiliza la IA en toda la organización, qué información se introduce en las herramientas de IA y si las políticas laborales vigentes son adecuadas para su finalidad. La IA puede generar riesgos jurídicos, comerciales y de gestión si se gestiona de forma incorrecta. Sin embargo, cuando se aborda adecuadamente, también puede ayudar a los empleadores a mejorar la eficiencia, reducir la carga administrativa y facilitar una mejor toma de decisiones. 

Este artículo aborda las cuestiones clave que los empresarios deben tener en cuenta a la hora de utilizar la inteligencia artificial en el ámbito laboral. 

¿Qué es la IA en el ámbito laboral? 

La IA en el ámbito laboral puede abarcar una amplia gama de herramientas y sistemas. Puede incluir herramientas de IA generativa utilizadas para redactar correos electrónicos, políticas, actas de reuniones o informes. También puede incluir software de selección de personal, herramientas de programación automatizada, chatbots, software de transcripción, sistemas de seguimiento de la productividad, plataformas de análisis de recursos humanos y herramientas de IA integradas en el software ya existente en el ámbito laboral. 

Algunos usos de la IA serán evidentes. Por ejemplo, una empresa puede decidir implantar una plataforma de IA concreta para la redacción de documentos o la atención al cliente. Otros usos de la IA pueden ser menos evidentes, sobre todo cuando los empleados utilizan de manera informal herramientas de IA gratuitas o de acceso público para facilitar su trabajo diario. 

Lo importante para los empresarios es que es posible que la IA ya se esté utilizando en la empresa, incluso aunque no se haya tomado ninguna decisión formal para implantarla. 

Por lo tanto, las empresas deberían evitar las suposiciones y centrarse, en cambio, en comprender cómo se utiliza realmente la IA, quién la utiliza, qué información se procesa y si se han establecido las medidas de protección adecuadas. 

¿Por qué deberían los empresarios tomarse en serio la IA? 

Hay varias razones por las que las empresas deberían tomarse en serio la inteligencia artificial. 

En primer lugar, está el riesgo jurídico. Si se utiliza la IA en la contratación, la gestión del rendimiento, la selección de despidos, las cuestiones disciplinarias o la supervisión en el lugar de trabajo, puede generar riesgos relacionados con la discriminación, la protección de datos, la privacidad, el despido improcedente y las relaciones laborales. Actualmente, el Reino Unido no cuenta con una ley específica que regule la IA como tecnología; en su lugar, la IA se regula en función del contexto en el que se utiliza y a través de los marcos jurídicos existentes.  

En segundo lugar, existe un riesgo de gestión. La información generada por la IA puede ser inexacta, incompleta o engañosa. Si los directivos confían excesivamente en la IA sin aplicar el criterio adecuado, esto puede dar lugar a decisiones erróneas y a conflictos que se podrían haber evitado. 

En tercer lugar, existe una oportunidad comercial. Si se utiliza adecuadamente, la IA puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, mejorar la coherencia y reducir la carga administrativa, transformando así el entorno laboral. Acas ha señalado que un tercio de las empresas cree que la IA aumentará la productividad, pero también ha hecho hincapié en que las empresas deben elaborar políticas laborales claras y consultar a los trabajadores y a sus representantes a la hora de implantar la IA.  

El punto de partida: comprender cómo se está utilizando ya la IA 

Antes de implantar una política sobre la IA, las empresas deberían comprender primero cómo se está utilizando ya la IA en la práctica. 

En muchos lugares de trabajo, es posible que los empleados ya estén utilizando la IA de manera informal. Esto podría incluir el uso de la IA para redactar correos electrónicos, resumir documentos, elaborar informes, generar contenidos de marketing, redactar actas de reuniones, analizar hojas de cálculo, responder a las consultas de los clientes o ayudar con la documentación de recursos humanos. 

Es posible que esto esté ocurriendo sin que la alta dirección, el departamento de Recursos Humanos o el de Informática sean plenamente conscientes de ello. 

Esto plantea un problema. Una empresa no puede gestionar adecuadamente los riesgos de la IA si no conoce: 

• qué herramientas de IA se están utilizando;  

• quién las utiliza;  

• qué información se está subiendo;  

• si se están tratando datos personales o información confidencial;  

• tanto si se utiliza la inteligencia artificial en la selección de personal como en la gestión de los empleados;  

• si los directivos comprenden los riesgos y las ventajas de la implantación de la IA;  

• si los empleados han recibido orientación o formación;  

• si las políticas actuales abordan el tema de la IA.  

Por ese motivo, un primer paso práctico consiste en realizar una auditoría interna sobre la IA o un cuestionario al personal. 

Cuestionario gratuito sobre la IA en el lugar de trabajo para empresarios 

Para ayudar a los empresarios, hemos elaborado una guía gratuita Cuestionario sobre la IA en el lugar de trabajo que puede servir como punto de partida para evaluar cómo se está utilizando actualmente la IA dentro de una organización. 

El cuestionario está diseñado para ayudar a los empresarios a identificar: 

• si los empleados ya utilizan herramientas de inteligencia artificial;  

• qué plataformas de IA se están utilizando;  

• para qué tareas se utiliza la IA;  

• si se está introduciendo información confidencial, datos personales o información de clientes en herramientas de inteligencia artificial;  

• si la inteligencia artificial se utiliza con fines de recursos humanos, selección de personal o gestión de empleados;  

• si los empleados comprenden los riesgos que entraña el contenido generado por la inteligencia artificial;  

• si los directivos necesitan formación;  

• si es necesaria una política sobre inteligencia artificial;  

• si es necesario actualizar las políticas vigentes en materia de protección de datos, confidencialidad, tecnologías de la información y medidas disciplinarias.  

El cuestionario puede ayudar a las empresas a pasar de una preocupación general sobre la IA a un plan más fundamentado y práctico. También puede servir de ayuda a la hora de elaborar una política sobre IA que refleje el funcionamiento real de la empresa, en lugar de basarse en una política genérica que quizá no aborde los riesgos reales. 

Aquí puedes encontrar un enlace al cuestionario gratuito sobre la IA en el lugar de trabajo: [insertar enlace]. 

La IA y la selección de personal 

La selección de personal es uno de los ámbitos en los que la IA puede resultar especialmente atractiva. Las herramientas de IA pueden utilizarse para redactar anuncios de empleo, preseleccionar currículos, clasificar a los candidatos, evaluar pruebas, analizar las respuestas en las entrevistas o comunicarse con los solicitantes. 

Sin embargo, la contratación es también uno de los ámbitos de mayor riesgo. 

La Oficina del Comisionado de Información (ICO) ha destacado recientemente el uso de la inteligencia artificial y la automatización en el proceso de selección de personal, incluidas las herramientas utilizadas para filtrar currículos y puntuar las evaluaciones en línea. La ICO también ha hecho hincapié en la importancia de la transparencia y en la necesidad de que las empresas utilicen los datos personales de las personas de forma justa cuando se emplean herramientas automatizadas en el proceso de selección.  

Las empresas deben tener cuidado de no dar por sentado que una herramienta de selección de personal basada en la inteligencia artificial es imparcial simplemente porque parezca objetiva. Los sistemas de inteligencia artificial pueden reflejar sesgos en los datos con los que se han entrenado, en los criterios que aplican o en la forma en que se interpretan los resultados. 

Antes de utilizar la inteligencia artificial en la selección de personal, las empresas deben tener en cuenta lo siguiente: 

• qué hace realmente la herramienta;  

• qué datos utiliza;  

• si se informa a los candidatos de que se está utilizando la inteligencia artificial;  

• si se ha comprobado que la herramienta no presenta sesgos;  

• si se pueden realizar adaptaciones razonables para los candidatos con discapacidad;  

• si un responsable humano revisa el resultado;  

• si los candidatos rechazados pueden impugnar o cuestionar la decisión;  

• si el empresario puede explicar cómo se llegó a esa decisión.  

La inteligencia artificial puede facilitar el proceso de selección, pero no debería convertirse en un obstáculo inexplicable entre el candidato y el puesto de trabajo. 

La IA y el riesgo de discriminación 

Uno de los riesgos más importantes en materia de derecho laboral es la discriminación. 

Las herramientas de IA pueden parecer neutras, pero aun así pueden generar resultados discriminatorios. Por ejemplo, una herramienta de selección de personal basada en IA puede perjudicar a los candidatos que hayan tenido interrupciones en su trayectoria profesional. Esto podría afectar a las mujeres que hayan disfrutado de un permiso de maternidad, a los empleados que hayan tenido bajas por discapacidad o a los candidatos con responsabilidades de cuidado familiar. 

Del mismo modo, una herramienta de evaluación del rendimiento puede favorecer a los empleados que trabajan más horas visibles, lo que puede suponer una desventaja para los empleados con discapacidad o con responsabilidades de cuidado de los hijos. Una herramienta de análisis de la comunicación también puede malinterpretar los diferentes estilos de comunicación, incluidos los relacionados con la neurodiversidad. 

Por lo tanto, las empresas deberían plantearse si las herramientas de inteligencia artificial podrían suponer un riesgo de discriminación directa, discriminación indirecta, discriminación por discapacidad, incumplimiento de la obligación de realizar ajustes razonables o acoso. 

Esto reviste especial importancia cuando se utiliza la inteligencia artificial en la contratación, la promoción, la selección de personal para despidos, la gestión del rendimiento, los procesos disciplinarios o las decisiones de despido. 

Lo más seguro es garantizar que la IA sirva de base para la toma de decisiones, en lugar de tomarlas por sí misma, y que los directivos estén capacitados para cuestionar las recomendaciones generadas por la IA, en lugar de limitarse a aceptarlas sin más. 

IA, confidencialidad y protección de datos 

Uno de los riesgos más inmediatos para los empresarios es que los empleados utilicen herramientas de inteligencia artificial sin comprender las implicaciones en materia de confidencialidad y protección de datos. 

Por ejemplo, un empleado podría subir información de clientes, datos de empleados, información financiera, documentos de estrategia interna o material comercialmente sensible a una herramienta de IA de acceso público para resumirlo o reescribirlo. Esto podría generar graves riesgos en materia de confidencialidad, protección de datos y riesgos comerciales. 

Las empresas deben dejar claro qué pueden y qué no pueden introducir los empleados en las herramientas de IA. Esto debe incluir normas sobre: 

• datos personales;  

• datos de categorías especiales;  

• información confidencial de los clientes;  

• información sensible desde el punto de vista comercial;  

• material reservado;  

• contraseñas e información de seguridad;  

• documentos sobre relaciones laborales;  

• documentación relativa a medidas disciplinarias, reclamaciones o bajas por enfermedad;  

• contratos y documentos jurídicos.  

Las empresas también deben decidir si se permite a los empleados utilizar herramientas de IA públicas, únicamente herramientas internas autorizadas o ninguna herramienta de IA a menos que se les autorice. 

Contar con una breve política sobre IA se está convirtiendo en una necesidad práctica para muchos empresarios. Sin embargo, antes de elaborar dicha política, lo ideal es que los empresarios recopilen información sobre cómo se está utilizando ya la IA en toda la empresa. 

La inteligencia artificial y la supervisión en el lugar de trabajo 

Las empresas pueden verse tentadas a utilizar la inteligencia artificial para supervisar la productividad, la asistencia, la ubicación, la actividad en el teclado, los correos electrónicos, las llamadas, las interacciones con los clientes o el comportamiento de los empleados. Esto puede resultar especialmente relevante cuando los empleados trabajan a distancia o cuando las empresas desean tener una mayor visibilidad sobre el rendimiento. 

Sin embargo, la vigilancia en el lugar de trabajo puede plantear cuestiones delicadas desde el punto de vista jurídico y cultural. 

Los empresarios deben tener claro lo siguiente: 

• por qué es necesario el seguimiento;  

• qué es lo que se supervisa;  

• si existe una alternativa menos intrusiva;  

• si se ha informado a los empleados;  

• cuánto tiempo se conservarán los datos;  

• quién tendrá acceso a ella;  

• si la vigilancia es proporcionada;  

• si es necesario realizar una evaluación de impacto en materia de protección de datos.  

Una supervisión excesiva puede minar la confianza, la moral y la retención del personal. También puede aumentar el riesgo de que surjan quejas, reclamaciones relacionadas con la protección de datos y demandas ante los tribunales laborales. 

Las empresas deben evitar implantar tecnologías de vigilancia simplemente porque estén disponibles. La cuestión es si son necesarias, proporcionadas y se han explicado adecuadamente. 

Problemas relacionados con el rendimiento, la conducta y la capacidad 

Uno de los ámbitos más complicados para los empresarios es el uso de la inteligencia artificial en la gestión del rendimiento y en cuestiones relacionadas con la conducta o la capacidad. 

No se impide a los empresarios utilizar datos o tecnología para respaldar las decisiones de gestión. Sin embargo, deben actuar con cautela antes de basarse en información generada por la inteligencia artificial como fundamento para adoptar medidas formales. 

La gestión del rendimiento sigue requiriendo un contexto. Una caída de la productividad puede deberse a la carga de trabajo, a instrucciones poco claras, a una discapacidad, a una mala gestión, a conflictos en el lugar de trabajo, a responsabilidades familiares, a problemas del sistema u otros factores legítimos. 

Antes de utilizar información generada por inteligencia artificial en un proceso disciplinario, de evaluación de competencias o de despido por exceso de personal, las empresas deberían tener en cuenta lo siguiente: 

• si los datos son correctos;  

• si el empleado sabe que se están recopilando los datos;  

• si el empleado ha tenido la oportunidad de responder;  

• si podría haber alguna explicación para los datos;  

• si un responsable ha evaluado adecuadamente el puesto;  

• si existe riesgo de discriminación;  

• si se deben considerar adaptaciones razonables;  

• si la decisión puede justificarse sin basarse únicamente en la inteligencia artificial.  

Si las empresas se precipitan a la hora de adoptar medidas formales sin tener en cuenta estas cuestiones, pueden exponerse a un riesgo jurídico que se podría haber evitado. 

Introducción a la inteligencia artificial y las relaciones laborales 

La implantación de la IA puede generar inquietud entre los empleados. El personal puede temer que la IA sustituya puestos de trabajo, aumente la vigilancia, reduzca el criterio humano o modifique la naturaleza de sus funciones. 

Por lo tanto, las empresas deberían considerar la implantación de la IA como una cuestión relacionada con las relaciones laborales, y no solo como un proyecto de TI. 

En algunos casos, la implantación de la IA puede afectar a las funciones del puesto, las expectativas de rendimiento, las líneas jerárquicas, los métodos de trabajo o la plantilla. Si se espera que los empleados utilicen la IA como parte de sus funciones, ello puede requerir formación y, dependiendo de las circunstancias, puede implicar cambios en las condiciones laborales. 

Los empleadores deberían tener en cuenta lo siguiente: 

• si es necesario consultar a los empleados;  

• si es necesario introducir modificaciones en el contrato;  

• si es necesario actualizar las descripciones de los puestos de trabajo;  

• si es necesario impartir formación;  

• si la IA influye en las expectativas de rendimiento;  

• si existe algún riesgo de despido por exceso de personal;  

• si los directivos pueden explicar el objetivo del cambio.  

Es probable que un enfoque transparente reduzca la resistencia y mejore la aceptación. 

Elaboración de una política sobre inteligencia artificial 

Una política sobre inteligencia artificial no tiene por qué ser excesivamente complicada. Debe ser práctica, clara y adaptada al funcionamiento real de la organización. 

Una política eficaz en materia de inteligencia artificial debería explicar: 

• qué herramientas de IA están autorizadas;  

• cuándo pueden utilizar la IA los empleados;  

• cuándo los empleados no deben utilizar la IA;  

• qué información no debe introducirse en las herramientas de IA;  

• la necesidad de comprobar la exactitud del contenido generado por la IA;  

• cuando sea necesaria la revisión por parte de una persona;  

• cómo se puede utilizar la IA en los procesos de selección de personal o de recursos humanos;  

• cómo se puede utilizar la IA en la gestión del rendimiento;  

• si está permitido el seguimiento mediante IA;  

• cómo deben los empleados comunicar sus inquietudes;  

• las consecuencias de un uso indebido.  

Esta política debe complementar las políticas ya existentes en materia de tecnologías de la información, protección de datos, confidencialidad, procedimientos disciplinarios, contratación y redes sociales. 

Las mejores políticas en materia de IA no son genéricas. Deben basarse en el uso real que la empresa hace de la IA, el tipo de datos que maneja, el nivel de acceso de los empleados a las herramientas de IA, el sector en el que opera la empresa y los riesgos identificados mediante cualquier auditoría interna o cuestionario. 

Errores habituales que cometen los empleadores 

Los empleadores deben prestar especial atención para evitar los siguientes errores: 

• introducir la IA sin informar a los empleados;  

• permitir a los empleados utilizar herramientas públicas de inteligencia artificial sin normas;  

• suponiendo que el contenido generado por IA sea preciso;  

• basarse en la inteligencia artificial para tomar decisiones de selección de personal sin revisión humana;  

• utilizar datos de rendimiento de la IA sin tener en cuenta el contexto;  

• no comprobar si existe riesgo de discriminación;  

• permitir que se introduzca información confidencial o datos personales en herramientas de inteligencia artificial;  

• no actualizar las políticas de protección de datos, confidencialidad y tecnologías de la información;  

• utilizar herramientas de vigilancia basadas en la inteligencia artificial sin evaluar si dicha vigilancia es proporcionada;  

• no formar a los directivos;  

• no consultar cuando la IA modifica funciones, expectativas o prácticas laborales;  

• introducir una política genérica sobre la IA sin comprender primero cómo se utiliza realmente la IA.  

Muchas disputas surgen no porque el empresario tuviera la intención de hacer un uso indebido de la IA, sino porque no existían normas claras, no había una supervisión adecuada y nadie se había parado a considerar los riesgos antes de utilizar la tecnología. 

Medidas prácticas para los empleadores 

Las empresas que estén planteándose la incorporación de la inteligencia artificial en el lugar de trabajo deberían tener en cuenta los siguientes pasos: 

1. Analizar en qué áreas de la empresa ya se está utilizando la inteligencia artificial.  

2. Utiliza un cuestionario sobre el entorno de trabajo con IA para conocer los hábitos de uso de los empleados, las áreas de riesgo y las necesidades de formación.  

3. Identifica qué datos de empleados, candidatos o clientes se están tratando.  

4. Decide qué herramientas de IA están autorizadas y cuáles están prohibidas.  

5. Realiza una evaluación de riesgos antes de utilizar la inteligencia artificial en la selección de personal, la supervisión o la toma de decisiones en materia de recursos humanos.  

6. Valora si es necesario realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos.  

7. Consulta a los empleados cuando la IA afecte a sus funciones, a sus prácticas laborales o a la supervisión.  

8. Formar a los responsables sobre los límites de la información generada por la inteligencia artificial.  

9. Mantén la supervisión humana en todas las decisiones importantes relacionadas con el empleo.  

10. Actualiza los contratos de trabajo, las políticas y los manuales del personal cuando sea necesario.  

11. Revisa periódicamente el uso de la IA a medida que evoluciona la tecnología y el marco jurídico.  

Tomar estas medidas puede reducir el riesgo jurídico y ayudar a los empresarios a utilizar la IA de forma controlada y sensata desde el punto de vista comercial. 

Conclusión 

La IA en el ámbito laboral es una cuestión que los empresarios no pueden permitirse ignorar. Si se gestiona de forma inadecuada, puede dar lugar a violaciones de la confidencialidad, reclamaciones en materia de protección de datos, quejas, denuncias por discriminación, riesgos de despido improcedente y daños a la reputación. Si se gestiona adecuadamente, puede ayudar a los empresarios a mejorar la eficiencia, apoyar a los directivos y modernizar las prácticas laborales. 

La clave para las empresas es actuar con antelación, evitar las suposiciones y comprender cómo se utiliza realmente la IA dentro de la organización. La IA no elimina la necesidad del criterio humano, de unos procedimientos justos ni de unas políticas laborales claras. 

En Ronald Fletcher Baker, nuestro equipo especializado en derecho laboral asesora a las empresas sobre políticas laborales, cuestiones relacionadas con la protección de datos, contratación, procedimientos disciplinarios y de resolución de reclamaciones, despidos colectivos, riesgos de discriminación y reclamaciones ante los tribunales laborales. Si está considerando introducir la inteligencia artificial en su lugar de trabajo, o si ya han surgido inquietudes sobre su uso, podemos ayudarle a evaluar los riesgos e identificar una vía práctica a seguir.