Lavoro flessibile e diritti familiari fin dal primo giorno: una guida pratica per i datori di lavoro

Flexible working and family leave rights are becoming increasingly important issues for employers. Requests for hybrid working, adjusted hours, compressed hours, part-time arrangements, paternity leave, parental leave, carer’s leave and neonatal care leave are now a regular part of workplace management. 

For employers, this is not simply an HR administration issue. It involves legal risk, employee relations, consistency, workforce planning and management training. If handled incorrectly, flexible working and family leave requests can lead to grievances, discrimination complaints, breach of contract issues and employment tribunal claims under the employment rights act 1996. 

This is also a particularly important time for employers to review their approach. Since 6 April 2024, employees have been able to make a statutory flexible working request from the first day of employment. From 6 April 2026, paternity leave and ordinary parental leave also became day-one rights. Employers should therefore ensure that policies, contracts and manager guidance reflect the current position. 

Questo articolo esamina gli aspetti fondamentali di cui i datori di lavoro dovrebbero tenere conto quando si occupano di modalità di lavoro flessibili e dei diritti familiari applicabili fin dal primo giorno di lavoro. 

Cosa sono il lavoro flessibile e i diritti familiari? 

Flexible working can include a wide range of arrangements. This may include working from home, hybrid working, part-time hours, compressed hours, staggered hours, flexitime, job sharing, adjusted start and finish times or changes to working posizione. 

Family rights may include maternity leave, paternity leave, adoption leave, shared parental leave, ordinary parental leave, carer’s leave, neonatal care leave and time off for dependants. Some rights relate to planned family responsibilities, while others apply where urgent or unexpected caring issues arise. 

The important point for employers is that these requests often overlap with wider legal issues. For example, a flexible working request may also involve childcare responsibilities, disability, pregnancy, mental health, caring responsibilities, religion or menopause. A request should therefore be considered carefully and not treated as a simple preference, especially in light of the employment rights bill. 

Perché i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio queste richieste? 

Ci sono diversi motivi per cui i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio il lavoro flessibile e i diritti familiari. 

First, there is the legal risk. A mishandled request may lead to claims relating to flexible working, discrimination, detriment, unfair dismissal, breach of contract or unlawful treatment connected with family leave. 

Secondly, there is the management risk. If managers apply policies inconsistently, delay decisions or reject requests without proper reasoning, this can damage trust and lead to grievances or staff turnover. 

Thirdly, there is a commerciale opportunity. Employers who handle requests fairly and consistently are more likely to retain experienced staff, supporto working parents and carers, improve morale and reduce recruitment costs. 

The practical point is simple: flexible working and family rights should be managed as part of workforce planning, not treated as ad hoc favours. 

Richieste di lavoro flessibile 

I dipendenti possono presentare una richiesta di lavoro flessibile prevista dalla legge sin dal primo giorno di lavoro. I datori di lavoro sono tenuti a valutare le richieste in modo ragionevole, a consultare il dipendente prima di respingerle e a prendere una decisione definitiva entro i termini previsti dalla legge. 

Employees can make two statutory flexible working requests in any 12-month period, exercising their day one right. They should not have more than one live statutory request at the same time. 

Employers can still refuse a request where there is a genuine business reason, but they must consider the right to request flexible working. However, the decision should be reasoned, evidenced and consistent. Employers should avoid generic explanations such as “it would not work for the business” without explaining why. 

Nel valutare una richiesta, i datori di lavoro dovrebbero chiedersi: 

• quale modifica viene richiesta; 

• whether the request is temporary or permanent; 

• how the arrangement would affect the role, team and customers; 

• se esistano alternative concrete; 

• se un periodo di prova potrebbe essere d'aiuto; 

• se sussista un rischio di discriminazione; 

• se la decisione sia coerente con richieste analoghe. 

Una richiesta di modalità di lavoro flessibile non deve essere accettata automaticamente, ma va valutata con la dovuta attenzione. 

Diritti della famiglia fin dal primo giorno 

Negli ultimi anni i diritti in materia di congedi familiari hanno subito un notevole sviluppo. I datori di lavoro dovrebbero assicurarsi che le loro politiche rispecchino i diritti attualmente riconosciuti e che i dirigenti comprendano quali diritti si applicano fin dal primo giorno di lavoro. 

A partire dal 6 aprile 2024, il congedo per assistenza è diventato un diritto acquisito fin dal primo giorno di lavoro. I dipendenti aventi diritto possono usufruire di un massimo di una settimana di congedo per assistenza non retribuito in un periodo di 12 mesi per fornire o organizzare l’assistenza a una persona a carico con necessità di assistenza a lungo termine. 

Il congedo per assistenza neonatale e la relativa indennità sono entrati in vigore per i bambini nati a partire dal 6 aprile 2025. Il congedo per assistenza neonatale può garantire fino a 12 settimane di congedo aggiuntivo qualora il bambino riceva cure neonatali che soddisfano i requisiti previsti. Il diritto al congedo per assistenza neonatale si applica a partire dal primo giorno di lavoro, sebbene l’indennità legale per l’assistenza neonatale sia soggetta a criteri di ammissibilità distinti. 

A partire dal 6 aprile 2026, il congedo di paternità e il congedo parentale ordinario sono diventati diritti acquisiti fin dal primo giorno. Ciò significa che i datori di lavoro dovrebbero verificare se i propri regolamenti facciano ancora riferimento a periodi di maturazione ormai superati. 

Questi cambiamenti sono particolarmente importanti per le PMI, dove i dirigenti potrebbero essere abituati a gestire le richieste in modo informale o a fare riferimento alle vecchie formulazioni del manuale. 

Gestire le richieste in modo equo e coerente 

Employers should have a clear process for handling flexible working and family leave requests. A fair process helps managers respond consistently and reduces the risk of disputes. 

Un buon processo dovrebbe comprendere: 

• una procedura chiara per la presentazione delle richieste; 

• risposta tempestiva alla richiesta; 

• una riunione o una consultazione, se del caso; 

• proper consideration of the employee’s circumstances; 

• una decisione scritta; 

• motivi chiari in caso di rifiuto della richiesta; 

• a right of appeal where appropriate; 

• documenti relativi al processo decisionale. 

Consistency is important. If one employee is allowed to work flexibly, another employee in a similar role may reasonably ask why their request has been refused. Employers should be able to explain any difference in treatment by reference to the role, business need and evidence. 

Rischi di discriminazione e di pregiudizio 

Flexible working and family rights often overlap with discrimination protections, emphasising the importance di understanding employment rights. 

For example, refusing a request to adjust hours may create indirect sex discrimination risk if the request relates to childcare responsibilities. Refusing a homeworking or adjusted-hours request may create disability discrimination risk where the request is connected to a health condition. Poor treatment because an employee has taken or requested family leave may also create legal risk. 

I datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione nei casi in cui una richiesta sia collegata a: 

• gravidanza o maternità; 

• responsabilità relative alla cura dei bambini; 

• disability or long-term health conditions; 

• salute mentale; 

• neurodiversity; 

• responsabilità di assistenza; 

• religione o credo; 

• al rientro dal congedo parentale. 

This does not mean every request must be accepted. It does mean employers should pause, consider the legal context and ensure any refusal can be justified with evidence. 

Politiche, contratti e formazione dei dirigenti 

Employers should check whether their employment contracts, staff handbooks and HR templates are up to date. Many policies still contain outdated references to qualifying periods, decision timescales or old flexible working rules. 

I datori di lavoro dovrebbero valutare la possibilità di rivedere: 

• politiche di lavoro flessibili; 

• normative in materia di congedo di paternità; 

• le norme relative al congedo parentale ordinario; 

• le politiche in materia di congedi per assistenza, comprese le disposizioni relative al congedo parentale non retribuito; 

• politiche in materia di congedo per l'assistenza neonatale; 

• politiche in materia di congedo di maternità, adozione e congedo parentale condiviso; 

• politiche sul lavoro ibrido; 

• politiche in materia di assenze e permessi; 

• politiche sulle pari opportunità; 

• linee guida per i manager e modelli di lettere. 

Gli aggiornamenti sulle politiche aziendali sono utili, ma non bastano se i dirigenti non sanno come applicarli nel rispetto della normativa sul lavoro. I dirigenti dovrebbero sapere quando coinvolgere le Risorse Umane, come procedere alle consultazioni, come documentare le decisioni e quando richiedere una consulenza legale. 

Errori comuni commessi dai datori di lavoro 

I datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione a evitare i seguenti errori: 

• ricorrendo a politiche obsolete in materia di lavoro flessibile o di congedi familiari; 

• partendo dal presupposto che i dipendenti debbano aver maturato un periodo minimo di anzianità di servizio prima di poter presentare una richiesta di lavoro flessibile; 

• respingere le richieste senza una consultazione significativa; 

• adducendo motivazioni commerciali vaghe o generiche; 

• non tenere conto dei periodi di prova o delle alternative; 

• trattare richieste simili in modo incoerente; 

• trascurare i rischi di discriminazione; 

• penalizzare i dipendenti che usufruiscono o richiedono un congedo per motivi familiari; 

• la mancata aggiornamento dei contratti o dei regolamenti interni; 

• la mancata formazione dei dirigenti sulle norme vigenti. 

Molte controversie sorgono non perché il datore di lavoro avesse intenzione di agire in modo illegale, ma perché i dirigenti si sono basati su presupposti ormai superati o hanno gestito le richieste in modo troppo informale. 

Misure concrete per i datori di lavoro 

I datori di lavoro dovrebbero prendere in considerazione l'adozione delle seguenti misure sin da ora: 

1. Rivedere le politiche in materia di lavoro flessibile e congedi familiari. 

2. Verificare se le politiche rispecchiano i diritti al lavoro flessibile fin dal primo giorno. 

3. Aggiornare le politiche relative al congedo di paternità, al congedo parentale, al congedo per assistenza a familiari e al congedo per la cura dei neonati. 

4. Preparare modelli di lettere per accettare, rifiutare e discutere le richieste. 

5. Formare i dirigenti in materia di consultazione e processo decisionale. 

6. Valutare se le modalità di lavoro ibrido vengano applicate in modo coerente. 

7. Conservare una documentazione scritta delle richieste e delle decisioni. 

8. Verificare se i rifiuti possano comportare un rischio di discriminazione. 

9. Valutare l'opportunità di prevedere periodi di prova, ove opportuno. 

10. Chiedi consiglio prima di rifiutare richieste complesse o delicate. 

Adottare queste misure può ridurre i rischi legali e aiutare i datori di lavoro a gestire le richieste con sicurezza, equità e coerenza. 

Conclusione 

Il lavoro flessibile e i diritti familiari fin dal primo giorno di lavoro sono questioni che i datori di lavoro non possono permettersi di trattare con superficialità. Se gestite in modo inadeguato, possono portare a reclami, denunce per discriminazione, problemi nei rapporti con i dipendenti e rischi di ricorsi in sede giudiziaria. Se gestite correttamente, possono aiutare i datori di lavoro a fidelizzare il personale, sostenere i genitori che lavorano e chi si prende cura di familiari, e creare un ambiente di lavoro più flessibile e resiliente. 

Per i datori di lavoro è fondamentale agire tempestivamente, evitare supposizioni e garantire che le politiche e le pratiche gestionali rispecchino l'attuale quadro normativo. 

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on flexible working requests, family leave policies, staff handbooks, discrimination risk, workplace procedures and employment tribunal claims. If you require advice on updating your policies or managing a flexible working or family leave request, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.