Le assenze per malattia rappresentano una delle problematiche più comuni e complesse che i datori di lavoro devono gestire. Che un dipendente sia assente per pochi giorni, abbia ripetute assenze di breve durata, sia in congedo per stress o sia assente a causa di una patologia di lunga durata, i datori di lavoro devono trovare un equilibrio tra le esigenze operative, gli obblighi di legge e un trattamento equo.
Per i datori di lavoro, non si tratta semplicemente di una questione di gestione delle assenze. Riguarda le politiche in materia di assenze per malattia, l'indennità di malattia prevista dalla legge, il rischio di discriminazione basata sulla disabilità, gli adeguamenti ragionevoli, la salute sul lavoro, le procedure relative all'idoneità lavorativa, la cultura aziendale e una comunicazione attenta.
I dati recenti evidenziano perché questo sia importante. Il Ufficio Nazionale di Statistica ha riferito che nel 2025 si stimano 148,8 milioni di giorni lavorativi persi a causa di malattia o infortunio, con un tasso di assenteismo per malattia pari a 2,0%. Il Ente per la salute e la sicurezza sul lavoro ha inoltre segnalato che lo stress legato al lavoro, la depressione o l’ansia rimangono una delle principali cause di giorni di lavoro persi. I datori di lavoro hanno quindi bisogno di sistemi pratici per gestire le assenze in modo equo e coerente.
Il presente articolo esamina le questioni fondamentali di cui i datori di lavoro dovrebbero tenere conto nella gestione delle assenze per malattia, della disabilità e degli adeguamenti ragionevoli sul posto di lavoro.
Che cos’è la gestione delle assenze per malattia?
La gestione delle assenze per malattia è il processo che un datore di lavoro adotta per registrare, monitorare e gestire le assenze dei dipendenti dovute a malattia o infortunio. Può comprendere norme relative alla segnalazione delle assenze, incontri per il rientro al lavoro, soglie di intervento, segnalazioni alla medicina del lavoro, rientri graduali, adeguamenti e, in alcuni casi, procedure formali relative all’idoneità al lavoro.
L’aspetto fondamentale per i datori di lavoro è che le assenze per malattia non devono essere considerate come un unico fenomeno. Un’assenza isolata dovuta all’influenza è molto diversa da assenze ripetute di breve durata, da un’assenza di lunga durata, dallo stress legato al lavoro, da un’assenza dovuta a disabilità o da un’assenza legata alla gravidanza.
I datori di lavoro dovrebbero quindi evitare un approccio puramente meccanico e tenere conto del proprio obbligo di apportare adeguamenti ragionevoli a favore dei dipendenti con disabilità. Le politiche in materia di assenze sono utili, ma dovrebbero essere applicate con discernimento, in particolare nei casi in cui possano essere coinvolte condizioni di salute, disabilità o problemi di salute mentale.
Perché i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio le assenze per malattia?
Ci sono diversi motivi per cui i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio le assenze per malattia.
In primo luogo, vi è il rischio operativo. Le assenze possono incidere sull’organico, sull’erogazione dei servizi, sui carichi di lavoro, sul morale e sulla produttività, nonché sul benessere generale delle persone con disabilità all’interno dell’organizzazione. Se le assenze non vengono gestite in modo adeguato, gli altri dipendenti potrebbero trovarsi a dover coprire il lavoro per lunghi periodi, il che può generare ulteriore stress e risentimento.
In secondo luogo, vi è il rischio legale. Le assenze per malattia possono comportare questioni relative all’indennità di malattia prevista dalla legge, alla discriminazione basata sulla disabilità, alla tutela della gravidanza e della maternità, al licenziamento ingiustificato, ai dati personali, ai dati sanitari e agli adeguamenti ragionevoli.
In terzo luogo, vi è il rischio gestionale. Se un datore di lavoro è troppo lento nel gestire le assenze, i problemi possono aggravarsi. Se invece agisce con troppa fretta ricorrendo a misure formali, potrebbe apparire insensibile o ingiusto. L’obiettivo dovrebbe essere quello di gestire le assenze per malattia legate alla disabilità in modo tempestivo, coerente e conforme alla legge.
Indennità di malattia prevista dalla legge e aggiornamenti normativi
I datori di lavoro dovrebbero assicurarsi che le loro politiche in materia di assenze per malattia e i loro sistemi di gestione delle buste paga rispecchino le attuali norme di legge relative all'indennità di malattia.
A partire dal 6 aprile 2026, l'indennità di malattia prevista dalla legge è erogabile a partire dal primo giorno di assenza per malattia, anziché dal quarto, e il limite minimo di retribuzione è stato abolito. Le linee guida dell’Acas precisano inoltre che l’indennità di malattia prevista dalla legge corrisponde ora all’importo forfettario settimanale oppure all’80% della retribuzione media settimanale del lavoratore, a seconda di quale dei due importi sia inferiore.
Ciò significa che i datori di lavoro dovrebbero rivedere le proprie politiche in materia di assenze per malattia, le procedure relative alle buste paga, i manuali per i dipendenti e le linee guida per i dirigenti. Le politiche che fanno ancora riferimento a giorni di attesa o a regole di ammissibilità obsolete potrebbero dover essere aggiornate.
I datori di lavoro dovrebbero inoltre assicurarsi che i dirigenti comprendano la differenza tra la segnalazione delle assenze per malattia, il diritto all’indennità di malattia prevista dalla legge, l’indennità di malattia aziendale e la questione distinta relativa all’eventuale nesso tra l’assenza e una disabilità.
Assenze di breve durata e punti trigger
Le assenze ripetute di breve durata possono risultare particolarmente difficili da gestire e possono suscitare preoccupazioni riguardo al rientro in servizio del dipendente. Anche se ogni singola assenza può essere breve, il quadro complessivo può causare disagi e sollevare dubbi in merito all’affidabilità, al carico di lavoro e alla continuità operativa.
Molti datori di lavoro utilizzano dei criteri di attivazione, come ad esempio un determinato numero di assenze in un periodo di riferimento, per avviare una valutazione. Tali criteri possono essere utili, ma non dovrebbero essere applicati automaticamente senza tenere conto delle circostanze.
I datori di lavoro dovrebbero tenere presente quanto segue:
- se il dipendente abbia fornito una spiegazione per le assenze;
- se sussista una patologia di base;
- se le assenze possano essere legate a una disabilità;
- se siano necessarie consulenze in materia di salute sul lavoro;
- se si debba prendere in considerazione la possibilità di apportare modifiche ai punti di attivazione;
- se il dipendente sia stato trattato in modo coerente rispetto agli altri.
Un "trigger point" dovrebbe di norma dare adito a un colloquio, non a un avviso automatico. Ciò è particolarmente importante nei casi in cui il dipendente possa avere una disabilità o quando l'assenza sia legata allo stress, alla salute mentale o a una patologia cronica.
Assenze prolungate e capacità
Le assenze per malattia di lunga durata possono mettere i datori di lavoro in una posizione difficile. Da un lato, i datori di lavoro potrebbero voler sostenere il dipendente, ma dall’altro devono anche capire se è probabile che il dipendente torni al lavoro, quando potrebbe tornare, quali mansioni sarebbe in grado di svolgere e se siano possibili adeguamenti.
Nei casi di assenza prolungata, i datori di lavoro dovrebbero di norma mantenere un contatto ragionevole con il dipendente, richiedere, se del caso, un certificato medico, tenere conto dei consigli della medicina del lavoro, valutare eventuali adeguamenti ragionevoli e verificare se sia possibile un rientro graduale o l’assegnazione di mansioni alternative.
Il licenziamento per assenza prolungata può essere possibile in alcune circostanze, ma comporta un rischio elevato se il datore di lavoro non ha seguito una procedura equa. Prima di procedere al licenziamento, i datori di lavoro dovrebbero considerare quanto segue:
- le prove mediche;
- il periodo di tempo previsto per il rientro;
- l'impatto dell'assenza sull'attività aziendale;
- se il dipendente sia considerato disabile ai sensi dell’Equality Act 2010;
- se siano state prese in considerazione misure di adeguamento ragionevoli;
- se siano disponibili ruoli o mansioni alternativi;
- se al dipendente sia stata data adeguata possibilità di esprimersi.
I datori di lavoro dovrebbero chiedere una consulenza prima di licenziare un dipendente assente a causa di una patologia cronica, in particolare nei casi in cui possa sussistere una situazione di disabilità.
Disabilità e adeguamenti ragionevoli
Uno dei rischi principali nei casi di assenza per malattia è quello di non riconoscere quando l’assenza possa essere collegata a una disabilità, in particolare alla luce delle linee guida della Commissione per l’uguaglianza e i diritti umani.
Ai sensi dell’Equality Act 2010, una persona è considerata disabile se presenta una menomazione fisica o mentale che ha un effetto negativo sostanziale e di lunga durata sulla sua capacità di svolgere le normali attività quotidiane. Non tutte le malattie costituiscono una disabilità, ma i datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione nei casi in cui un dipendente soffra di una patologia a lungo termine, di sintomi ricorrenti, di problemi di salute mentale, di neurodiversità, di dolore cronico o di altre difficoltà di salute persistenti.
Linee guida dell'Acas spiega che gli adeguamenti ragionevoli sono le modifiche apportate dal datore di lavoro per eliminare o ridurre uno svantaggio legato alla disabilità di una persona. Nel contesto delle assenze, tali adeguamenti potrebbero includere la modifica dei limiti di soglia, l’esclusione di alcune assenze legate alla disabilità, la modifica delle mansioni, l’adeguamento dell’orario di lavoro, la possibilità di lavorare da casa, la fornitura di attrezzature, la modifica degli obiettivi o la possibilità di un rientro graduale.
Gli adeguamenti ragionevoli dovrebbero essere valutati caso per caso. Ciò che è ragionevole dipenderà dalle condizioni del dipendente, dal ruolo ricoperto, dalle dimensioni e dalle risorse del datore di lavoro, dall’impatto pratico dell’adeguamento e dal fatto che esso riduca o meno lo svantaggio.
Salute sul lavoro, perizie mediche e rientro graduale al lavoro
La medicina del lavoro può rivelarsi molto utile nei casi in cui l’assenza sia prolungata, complessa o correlata a una possibile disabilità. Può aiutare i datori di lavoro a comprendere le condizioni del dipendente, i tempi probabili di rientro al lavoro, l’idoneità al lavoro e gli eventuali adeguamenti necessari.
I datori di lavoro dovrebbero specificare chiaramente quali sono le domande a cui desiderano ottenere risposta dal servizio di medicina del lavoro. Ad esempio, potrebbero chiedere se il dipendente sia idoneo a tornare al lavoro, se sia consigliabile un rientro graduale, se siano necessari adeguamenti, se la condizione possa essere di lunga durata e se vi siano limitazioni alle mansioni.
Un rientro graduale può spesso aiutare un dipendente a tornare al lavoro in sicurezza dopo un periodo di assenza per malattia. Ciò può comportare un orario ridotto, mansioni ridotte, responsabilità meno impegnative, lavoro da casa temporaneo o un aumento graduale del carico di lavoro.
I datori di lavoro dovrebbero documentare qualsiasi piano di rientro al lavoro concordato e rivederlo regolarmente. Un rientro graduale non dovrebbe essere semplicemente concordato per poi essere dimenticato.
Salute mentale, stress e assenze dal lavoro
Le assenze legate alla salute mentale e allo stress possono essere un argomento particolarmente delicato. I dipendenti potrebbero essere riluttanti a parlarne, mentre i dirigenti potrebbero non sapere bene quali domande porre.
I datori di lavoro dovrebbero affrontare questi casi con attenzione e disponibilità, soprattutto quando si valutano le implicazioni del congedo per invalidità. Dovrebbero valutare se il lavoro possa contribuire al problema, se il carico di lavoro, lo stile di gestione, il bullismo, i conflitti, l’orario di lavoro o i cambiamenti organizzativi possano essere fattori rilevanti e se sia necessaria una valutazione dei rischi legati allo stress.
Qualora un dipendente sollevi la questione dello stress legato al lavoro, i datori di lavoro devono adottare misure ragionevoli e non dovrebbero liquidare la questione come un semplice problema personale. Anche se il datore di lavoro non condivide il punto di vista del dipendente, la questione dovrebbe essere esaminata in modo adeguato.
Il sostegno pratico potrebbe comprendere controlli periodici, adeguamenti del carico di lavoro, modifiche temporanee alle mansioni, consulenza in materia di salute sul lavoro, accesso a un programma di assistenza ai dipendenti, formazione per i dirigenti o mediazione in caso di conflitti sul posto di lavoro.
Errori comuni commessi dai datori di lavoro
I datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione a evitare i seguenti errori:
- applicare i punti di attivazione delle assenze in modo troppo rigido;
- omettendo di valutare se l'assenza sia correlata alla disabilità;
- non ricorrere alla consulenza medica o in materia di salute sul lavoro quando necessario;
- ricorrere troppo frettolosamente alle ammonizioni o all’espulsione;
- mancato mantenimento di un contatto ragionevole durante un’assenza di lunga durata;
- porre domande di carattere medico inappropriate o eccessivamente invadenti;
- senza tenere conto degli adeguamenti ragionevoli;
- omessa verifica delle dichiarazioni o delle rettifiche presentate in più fasi;
- considerare le assenze per motivi di salute mentale meno gravi rispetto a quelle per malattia fisica;
- applicando politiche obsolete in materia di assenze per malattia o di indennità di malattia prevista dalla legge;
- la mancata formazione dei dirigenti sulle questioni relative alle assenze e alla disabilità.
Molte controversie sorgono non perché il datore di lavoro avesse intenzione di trattare qualcuno in modo ingiusto, ma perché i dirigenti non si sono fermati a riflettere, non hanno posto le domande giuste e non hanno chiesto consiglio prima di agire.
Misure concrete per i datori di lavoro
I datori di lavoro dovrebbero prendere in considerazione l'adozione delle seguenti misure sin da ora:
- Rivedere le politiche in materia di assenze per malattia e la formulazione relativa all’indennità di malattia prevista dalla legge.
- Verificare che i sistemi di gestione delle buste paga rispecchino le attuali norme relative all'indennità di malattia prevista dalla legge.
- Formare i responsabili del personale in materia di assenze di breve durata, assenze di lunga durata e rischi legati alla disabilità.
- Ricorrete con regolarità agli incontri di reinserimento lavorativo.
- Considerate i punti di tensione come spunti di riflessione, non come sanzioni automatiche.
- Nei casi complessi o di lunga durata, tenere conto del parere dei servizi di medicina del lavoro.
- Verificare se l’assenza possa essere correlata alla disabilità.
- Valutare l’adozione di misure ragionevoli prima di emettere richiami o procedere al licenziamento.
- Tenere registri chiari relativi alle riunioni, alle prove mediche, agli adeguamenti e alle decisioni.
- Chiedete consiglio prima di licenziare un dipendente la cui assenza possa essere collegata a una disabilità, a una gravidanza, a problemi di salute mentale o a stress legato al lavoro.
Adottare queste misure può ridurre i rischi legali e aiutare i datori di lavoro a gestire le assenze per malattia legate alla disabilità in modo equo, coerente e commercialmente ragionevole.
Conclusione
Le assenze per malattia, la disabilità e gli adeguamenti ragionevoli sono questioni che i datori di lavoro non possono permettersi di affrontare con superficialità. Se gestite in modo inadeguato, possono portare a reclami, denunce di discriminazione, ricorsi per licenziamento ingiustificato, problemi nei rapporti con il personale e interruzioni evitabili delle attività gestionali. Se gestite correttamente, consentono ai datori di lavoro di sostenere i dipendenti, tutelando al contempo le esigenze dell’azienda.
Per i datori di lavoro è fondamentale agire tempestivamente, evitare supposizioni e tenere conto delle circostanze individuali. Le politiche in materia di assenze sono importanti, ma devono essere applicate con cautela nei casi in cui possano essere coinvolti disabilità, salute mentale, gravidanza, stress o patologie croniche.
Presso lo studio legale Ronald Fletcher Baker, il nostro team specializzato in diritto del lavoro fornisce consulenza ai datori di lavoro in materia di assenze per malattia, discriminazione sulla base della disabilità, adeguamenti ragionevoli, salute sul lavoro, procedure di valutazione delle capacità, licenziamenti, politiche aziendali e ricorsi dinanzi al tribunale del lavoro. Se avete bisogno di consulenza sulla gestione delle assenze per malattia o sulla revisione delle vostre procedure in materia di assenze e disabilità, possiamo aiutarvi a valutare i rischi e a individuare una soluzione pratica.
Adam Pavey
Partner di lavoro
