L'intelligenza artificiale sul posto di lavoro: una guida pratica per i datori di lavoro

L'intelligenza artificiale sta diventando una questione sempre più importante per i datori di lavoro. Molte aziende stanno già utilizzando l'IA, o stanno valutando di farlo, in ambiti quali il reclutamento, l'amministrazione delle risorse umane, la produzione di documenti, il servizio clienti, la gestione delle prestazioni, il monitoraggio dell'ambiente di lavoro, l'analisi dei dati e le comunicazioni interne. 

Per i datori di lavoro, l’IA non è semplicemente una questione di informatica o di produttività. Implica anche comprendere come l’IA venga utilizzata all’interno dell’organizzazione, quali informazioni vengano inserite negli strumenti di IA e se le politiche aziendali esistenti siano adeguate allo scopo. Se gestita in modo errato, l’IA può comportare rischi legali, commerciali e gestionali. Tuttavia, se affrontata correttamente, può anche aiutare i datori di lavoro a migliorare l’efficienza, ridurre gli oneri amministrativi e favorire un processo decisionale più efficace. 

Questo articolo esamina gli aspetti fondamentali di cui i datori di lavoro dovrebbero tenere conto quando utilizzano l'intelligenza artificiale sul posto di lavoro. 

Che cos’è l’intelligenza artificiale sul posto di lavoro? 

L'intelligenza artificiale sul posto di lavoro può comprendere un'ampia gamma di strumenti e sistemi. Può includere strumenti di intelligenza artificiale generativa utilizzati per redigere e-mail, politiche aziendali, verbali di riunioni o relazioni. Può inoltre comprendere software per la selezione del personale, strumenti di pianificazione automatizzata, chatbot, software di trascrizione, sistemi di monitoraggio della produttività, piattaforme di analisi delle risorse umane e strumenti di intelligenza artificiale integrati nel software aziendale esistente. 

Alcuni casi di utilizzo dell’IA saranno evidenti. Ad esempio, un datore di lavoro potrebbe decidere di introdurre una particolare piattaforma di IA per la redazione di documenti o per l’assistenza clienti. Altri casi di utilizzo dell’IA potrebbero essere meno evidenti, in particolare quando i dipendenti utilizzano in modo informale strumenti di IA gratuiti o disponibili al pubblico per facilitare il proprio lavoro quotidiano. 

L’aspetto importante per i datori di lavoro è che l’intelligenza artificiale potrebbe già essere in uso all’interno dell’azienda, anche laddove non sia stata presa alcuna decisione formale in merito alla sua introduzione. 

I datori di lavoro dovrebbero quindi evitare di fare supposizioni e concentrarsi invece sul capire come viene effettivamente utilizzata l’IA, chi la utilizza, quali informazioni vengono trattate e se sono state messe in atto adeguate misure di salvaguardia. 

Perché i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio l'intelligenza artificiale? 

Ci sono diversi motivi per cui i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio l'intelligenza artificiale. 

In primo luogo, vi è il rischio legale. Se l’IA viene utilizzata nelle assunzioni, nella gestione delle prestazioni, nella selezione dei licenziamenti per esubero, nelle questioni disciplinari o nel monitoraggio sul posto di lavoro, può comportare rischi relativi a discriminazione, protezione dei dati, privacy, licenziamento ingiustificato e rapporti con i dipendenti. Attualmente il Regno Unito non dispone di una legge specifica che disciplini l’IA in quanto tecnologia; l’IA è invece regolamentata in base al contesto in cui viene utilizzata e attraverso i quadri giuridici esistenti.  

In secondo luogo, esiste un rischio gestionale. Le informazioni generate dall’IA potrebbero essere imprecise, incomplete o fuorvianti. Se i dirigenti si affidano eccessivamente all’IA senza esercitare il proprio giudizio, ciò potrebbe portare a decisioni errate e a controversie evitabili. 

In terzo luogo, vi è un’opportunità commerciale. Se utilizzata correttamente, l’intelligenza artificiale può aiutare i datori di lavoro a risparmiare tempo, migliorare l’uniformità e ridurre il carico amministrativo, trasformando l’ambiente di lavoro. L’Acas ha riferito che un terzo dei datori di lavoro ritiene che l’intelligenza artificiale aumenterà la produttività, ma ha anche sottolineato che i datori di lavoro dovrebbero elaborare politiche chiare sul posto di lavoro e consultare i lavoratori e i loro rappresentanti al momento dell’introduzione dell’intelligenza artificiale.  

Il punto di partenza: capire come viene già utilizzata l'intelligenza artificiale 

Prima di introdurre una politica in materia di IA, i datori di lavoro dovrebbero innanzitutto comprendere come l’IA venga già utilizzata nella pratica. 

In molti ambienti di lavoro, i dipendenti potrebbero già utilizzare l'intelligenza artificiale in modo informale. Ciò potrebbe includere l'uso dell'intelligenza artificiale per redigere e-mail, sintetizzare documenti, preparare relazioni, generare contenuti di marketing, redigere verbali di riunioni, analizzare fogli di calcolo, rispondere alle richieste dei clienti o fornire assistenza nella gestione dei documenti relativi alle risorse umane. 

Ciò potrebbe verificarsi senza che i vertici aziendali, le risorse umane o il reparto IT ne siano pienamente consapevoli. 

Questo crea un problema. Un datore di lavoro non può gestire adeguatamente i rischi legati all’intelligenza artificiale se non conosce: 

• quali strumenti di intelligenza artificiale vengono utilizzati;  

• chi li sta utilizzando;  

• quali informazioni vengono caricate;  

• se siano oggetto di trattamento dati personali o informazioni riservate;  

• sia che l'intelligenza artificiale venga utilizzata nel reclutamento o nella gestione del personale;  

• se i dirigenti comprendono i rischi e i vantaggi derivanti dall'adozione dell'IA;  

• se i dipendenti abbiano ricevuto indicazioni o formazione;  

• se le politiche esistenti trattino il tema dell'intelligenza artificiale.  

Per questo motivo, un primo passo concreto consiste nell'effettuare un audit interno sull'intelligenza artificiale o un questionario rivolto al personale. 

Questionario gratuito sull’IA sul posto di lavoro per i datori di lavoro 

Per aiutare i datori di lavoro, abbiamo preparato una guida gratuita Questionario sull'intelligenza artificiale sul posto di lavoro che può essere utilizzato come punto di partenza per valutare come l'intelligenza artificiale venga attualmente impiegata all'interno di un'organizzazione. 

Il questionario è stato ideato per aiutare i datori di lavoro a individuare: 

• se i dipendenti stiano già utilizzando strumenti di intelligenza artificiale;  

• quali piattaforme di intelligenza artificiale vengono utilizzate;  

• per quali attività viene utilizzata l'intelligenza artificiale;  

• se negli strumenti di intelligenza artificiale vengano inserite informazioni riservate, dati personali o informazioni sui clienti;  

• se l'intelligenza artificiale venga utilizzata per scopi legati alle risorse umane, al reclutamento o alla gestione del personale;  

• se i dipendenti comprendono i rischi legati ai contenuti generati dall'intelligenza artificiale;  

• se i dirigenti abbiano bisogno di formazione;  

• se sia necessaria una politica in materia di intelligenza artificiale;  

• se sia necessario aggiornare le attuali politiche in materia di protezione dei dati, riservatezza, informatica e disciplinari.  

Il questionario può aiutare i datori di lavoro a passare da una preoccupazione generica riguardo all’intelligenza artificiale a un piano più consapevole e concreto. Può inoltre essere d’aiuto nella stesura di una politica sull’intelligenza artificiale che rifletta il modo in cui l’azienda opera effettivamente, anziché affidarsi a una politica generica che potrebbe non affrontare i rischi reali. 

Qui è disponibile un link al questionario gratuito "AI Workplace": [inserisci link]. 

Intelligenza artificiale e reclutamento 

Il reclutamento è uno dei settori in cui l’intelligenza artificiale può rivelarsi particolarmente interessante. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono essere utilizzati per redigere annunci di lavoro, vagliare i curriculum, classificare i candidati, valutare i test, analizzare le risposte durante i colloqui o comunicare con i candidati. 

Tuttavia, il reclutamento è anche uno dei settori a più alto rischio. 

L’Information Commissioner’s Office (ICO) ha recentemente posto l’accento sull’uso dell’intelligenza artificiale e dell’automazione nel processo di selezione del personale, compresi gli strumenti utilizzati per vagliare i CV e valutare i test online. L’ICO ha inoltre sottolineato l’importanza della trasparenza e la necessità che i datori di lavoro trattino i dati personali delle persone in modo equo quando ricorrono a strumenti automatizzati nel processo di selezione.  

I datori di lavoro dovrebbero fare attenzione a non dare per scontato che uno strumento di selezione del personale basato sull’intelligenza artificiale sia equo semplicemente perché appare oggettivo. I sistemi di intelligenza artificiale possono riflettere pregiudizi presenti nei dati su cui sono stati addestrati, nei criteri che applicano o nel modo in cui vengono interpretati i risultati. 

Prima di ricorrere all’intelligenza artificiale nel processo di selezione del personale, i datori di lavoro dovrebbero tenere conto di quanto segue: 

• cosa fa effettivamente lo strumento;  

• quali dati utilizza;  

• se ai candidati viene comunicato che viene utilizzata l'intelligenza artificiale;  

• se lo strumento è stato sottoposto a test per verificare la presenza di distorsioni;  

• se sia possibile prevedere adeguamenti ragionevoli per i candidati con disabilità;  

• se un responsabile umano esamina il risultato;  

• se i candidati respinti possano impugnare o contestare la decisione;  

• se il datore di lavoro sia in grado di spiegare come si sia giunti a tale decisione.  

L'intelligenza artificiale può essere d'aiuto nel processo di selezione, ma non dovrebbe diventare un ostacolo inspiegabile tra il candidato e il posto di lavoro. 

Intelligenza artificiale e rischio di discriminazione 

Uno dei rischi più rilevanti in materia di diritto del lavoro è la discriminazione. 

Gli strumenti basati sull’intelligenza artificiale possono sembrare neutri, ma possono comunque produrre risultati discriminatori. Ad esempio, uno strumento di selezione del personale basato sull’intelligenza artificiale potrebbe penalizzare i candidati con interruzioni nella carriera. Ciò potrebbe riguardare le donne che hanno usufruito del congedo di maternità, i dipendenti con assenze legate a disabilità o i candidati con responsabilità di assistenza familiare. 

Allo stesso modo, uno strumento di valutazione delle prestazioni potrebbe favorire i dipendenti che svolgono un numero maggiore di ore di lavoro visibili, il che potrebbe mettere in una posizione di svantaggio i dipendenti con disabilità o quelli con responsabilità di cura dei figli. Uno strumento di analisi della comunicazione potrebbe inoltre interpretare in modo errato i diversi stili di comunicazione, compresi quelli legati alla neurodiversità. 

I datori di lavoro dovrebbero pertanto valutare se gli strumenti di intelligenza artificiale possano comportare rischi di discriminazione diretta, discriminazione indiretta, discriminazione legata alla disabilità, mancata adozione di adeguamenti ragionevoli o molestie. 

Ciò è particolarmente importante nei casi in cui l'intelligenza artificiale venga utilizzata nelle procedure di assunzione, promozione, selezione dei licenziamenti per esubero, gestione delle prestazioni, procedimenti disciplinari o decisioni di licenziamento. 

L'approccio più sicuro consiste nel garantire che l'intelligenza artificiale contribuisca alle decisioni piuttosto che prenderle autonomamente, e che i dirigenti siano formati per mettere in discussione le raccomandazioni generate dall'intelligenza artificiale anziché accettarle semplicemente. 

Intelligenza artificiale, riservatezza e protezione dei dati 

Uno dei rischi più immediati per i datori di lavoro è che i dipendenti utilizzino strumenti di intelligenza artificiale senza comprenderne le implicazioni in materia di riservatezza e protezione dei dati. 

Ad esempio, un dipendente potrebbe caricare informazioni sui clienti, dati relativi ai dipendenti, informazioni finanziarie, documenti strategici interni o materiale commercialmente sensibile in uno strumento di intelligenza artificiale accessibile al pubblico per sintetizzarlo o riscriverlo. Ciò potrebbe comportare gravi rischi in materia di riservatezza, protezione dei dati e rischi commerciali. 

I datori di lavoro dovrebbero chiarire cosa i dipendenti possono e non possono inserire negli strumenti di intelligenza artificiale. Ciò dovrebbe includere regole relative a: 

• dati personali;  

• dati relativi a categorie speciali;  

• informazioni riservate relative a clienti o consumatori;  

• informazioni commercialmente sensibili;  

• materiale riservato;  

• password e informazioni sulla sicurezza;  

• documenti relativi alle relazioni con i dipendenti;  

• documentazione relativa a provvedimenti disciplinari, reclami o assenze per malattia;  

• contratti e documenti legali.  

I datori di lavoro dovrebbero inoltre stabilire se ai dipendenti sia consentito utilizzare strumenti di IA di dominio pubblico, solo strumenti interni approvati oppure nessun strumento di IA, salvo autorizzazione. 

Una breve linea guida sull’intelligenza artificiale sta diventando ormai una necessità pratica per molti datori di lavoro. Tuttavia, prima di redigere tale linea guida, i datori di lavoro dovrebbero, idealmente, raccogliere informazioni su come l’intelligenza artificiale venga già utilizzata all’interno dell’azienda. 

Intelligenza artificiale e monitoraggio sul posto di lavoro 

I datori di lavoro potrebbero essere tentati di utilizzare l’intelligenza artificiale per monitorare la produttività, le presenze, la posizione, l’attività sulla tastiera, le e-mail, le chiamate, le interazioni con i clienti o il comportamento dei dipendenti. Ciò può risultare particolarmente rilevante nei casi in cui i dipendenti lavorino da remoto o quando i datori di lavoro desiderino una maggiore visibilità sulle prestazioni. 

Tuttavia, il monitoraggio sul posto di lavoro può essere delicato dal punto di vista giuridico e culturale. 

I datori di lavoro dovrebbero chiarire quanto segue: 

• perché è necessario il monitoraggio;  

• cosa viene monitorato;  

• se esista un’alternativa meno invasiva;  

• se i dipendenti ne siano stati informati;  

• per quanto tempo saranno conservati i dati;  

• chi potrà accedervi;  

• se il monitoraggio sia proporzionato;  

• se sia necessaria una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.  

Un controllo eccessivo può minare la fiducia, il morale e la fidelizzazione del personale. Può inoltre aumentare il rischio di reclami, denunce relative alla protezione dei dati e ricorsi dinanzi al tribunale del lavoro. 

I datori di lavoro dovrebbero evitare di introdurre tecnologie di monitoraggio semplicemente perché sono disponibili. La domanda da porsi è se siano necessarie, proporzionate e adeguatamente spiegate. 

Problemi relativi alle prestazioni, alla condotta e alle capacità 

Uno degli aspetti più complessi per i datori di lavoro è l'utilizzo dell'intelligenza artificiale nella gestione delle prestazioni e nelle questioni relative alla condotta o alle capacità. 

Ai datori di lavoro non è vietato utilizzare dati o tecnologie a supporto delle decisioni gestionali. Tuttavia, dovrebbero prestare attenzione prima di basarsi su informazioni generate dall’intelligenza artificiale come fondamento per intraprendere azioni formali. 

La gestione delle prestazioni richiede comunque di tenere conto del contesto. Un calo della produttività può essere causato dal carico di lavoro, da istruzioni poco chiare, da una disabilità, da una gestione inadeguata, da conflitti sul posto di lavoro, da responsabilità di assistenza familiare, da problemi di sistema o da altri fattori legittimi. 

Prima di utilizzare informazioni generate dall’intelligenza artificiale nell’ambito di un procedimento disciplinare, di valutazione delle competenze o di licenziamento per esubero, i datori di lavoro dovrebbero tenere conto di quanto segue: 

• se i dati siano accurati;  

• se il dipendente sia a conoscenza del fatto che i dati vengono raccolti;  

• se il dipendente abbia avuto la possibilità di rispondere;  

• se possa esserci una spiegazione per tali dati;  

• se un responsabile abbia valutato adeguatamente la posizione;  

• se sussista il rischio di discriminazione;  

• se si debba prendere in considerazione l'adozione di adeguamenti ragionevoli;  

• se la decisione possa essere giustificata senza fare affidamento esclusivamente sull'intelligenza artificiale.  

Se i datori di lavoro procedono troppo rapidamente verso un'azione formale senza tenere conto di tali aspetti, potrebbero esporsi a rischi legali evitabili. 

Introduzione all'intelligenza artificiale e alle relazioni con i dipendenti 

L'introduzione dell'intelligenza artificiale può suscitare ansia tra i dipendenti. Il personale potrebbe temere che l'intelligenza artificiale sostituisca i posti di lavoro, aumenti il controllo, riduca il margine di discrezionalità umana o modifichi la natura del proprio ruolo. 

I datori di lavoro dovrebbero quindi considerare l’implementazione dell’IA come una questione relativa alle relazioni con i dipendenti, e non solo come un progetto informatico. 

In alcuni casi, l’introduzione dell’intelligenza artificiale può incidere sulle mansioni lavorative, sulle aspettative di rendimento, sulle linee gerarchiche, sui metodi di lavoro o sull’organico. Se ai dipendenti viene richiesto di utilizzare l’intelligenza artificiale nell’ambito delle loro mansioni, ciò potrebbe richiedere una formazione e, a seconda delle circostanze, comportare modifiche ai termini e alle condizioni contrattuali. 

I datori di lavoro dovrebbero tenere presente quanto segue: 

• se sia necessario consultare i dipendenti;  

• se siano necessarie modifiche contrattuali;  

• se sia necessario aggiornare le descrizioni delle mansioni;  

• se sia necessaria una formazione;  

• se l'intelligenza artificiale influisca sulle aspettative di rendimento;  

• se sussista un rischio di esubero;  

• se i dirigenti siano in grado di spiegare lo scopo del cambiamento.  

Un approccio trasparente dovrebbe ridurre le resistenze e favorire l'adozione. 

Elaborazione di una politica in materia di intelligenza artificiale 

Una politica in materia di IA non deve essere eccessivamente complicata. Deve essere pratica, chiara e adeguata alle modalità operative concrete dell’organizzazione. 

Una politica efficace in materia di IA dovrebbe chiarire: 

• quali strumenti di intelligenza artificiale sono approvati;  

• quando i dipendenti possono utilizzare l'intelligenza artificiale;  

• quando i dipendenti non devono utilizzare l’IA;  

• quali informazioni non devono essere inserite negli strumenti di intelligenza artificiale;  

• la necessità di verificare l'accuratezza dei contenuti generati dall'intelligenza artificiale;  

• quando è necessaria una verifica da parte di un operatore umano;  

• in che modo l'intelligenza artificiale possa essere utilizzata nei processi di reclutamento o nelle risorse umane;  

• come l'intelligenza artificiale possa essere utilizzata nella gestione delle prestazioni;  

• se sia consentito il monitoraggio tramite intelligenza artificiale;  

• come i dipendenti dovrebbero segnalare eventuali problemi;  

• le conseguenze di un uso improprio.  

La politica dovrebbe integrarsi con le politiche esistenti in materia di informatica, protezione dei dati, riservatezza, procedure disciplinari, assunzioni e social media. 

Le migliori politiche in materia di IA non sono generiche. Dovrebbero basarsi sull’effettivo utilizzo dell’IA da parte del datore di lavoro, sul tipo di dati trattati dall’azienda, sul livello di accesso dei dipendenti agli strumenti di IA, sul settore in cui opera il datore di lavoro e sui rischi individuati tramite eventuali audit interni o questionari. 

Errori comuni commessi dai datori di lavoro 

I datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione a evitare i seguenti errori: 

• introdurre l'intelligenza artificiale senza informare i dipendenti;  

• consentire ai dipendenti di utilizzare strumenti di intelligenza artificiale di dominio pubblico senza regole;  

• partendo dal presupposto che i contenuti generati dall'intelligenza artificiale siano accurati;  

• affidarsi all’intelligenza artificiale per prendere decisioni in materia di assunzioni senza una verifica da parte di un essere umano;  

• utilizzare i dati sulle prestazioni dell'IA senza tenere conto del contesto;  

• omessa verifica del rischio di discriminazione;  

• consentire l'inserimento di informazioni riservate o dati personali negli strumenti di intelligenza artificiale;  

• mancato aggiornamento delle politiche in materia di protezione dei dati, riservatezza e informatica;  

• utilizzare strumenti di monitoraggio basati sull'intelligenza artificiale senza valutare se tale monitoraggio sia proporzionato;  

• la mancata formazione dei dirigenti;  

• omessa consultazione nei casi in cui l’intelligenza artificiale modifichi ruoli, aspettative o modalità di lavoro;  

• introdurre una politica generica sull’intelligenza artificiale senza aver prima compreso come questa venga effettivamente utilizzata.  

Molte controversie sorgono non perché il datore di lavoro avesse intenzione di fare un uso improprio dell’intelligenza artificiale, ma perché non esistevano regole chiare, non vi era un adeguato controllo e nessuno si era soffermato a valutare i rischi prima che la tecnologia venisse utilizzata. 

Misure concrete per i datori di lavoro 

I datori di lavoro che intendono introdurre l'intelligenza artificiale sul posto di lavoro dovrebbero seguire i seguenti passaggi: 

1. Verificare in quali ambiti dell’azienda l’intelligenza artificiale sia già in uso.  

2. Utilizza un questionario sull’ambiente di lavoro basato sull’intelligenza artificiale per comprendere le modalità di utilizzo da parte dei dipendenti, le aree di rischio e le esigenze formative.  

3. Individuare quali dati relativi a dipendenti, candidati, clienti o consumatori vengono trattati.  

4. Decidere quali strumenti di intelligenza artificiale sono consentiti e quali sono vietati.  

5. Effettuare una valutazione dei rischi prima di ricorrere all’intelligenza artificiale nelle attività di reclutamento, monitoraggio o processo decisionale in ambito risorse umane.  

6. Valutare se sia necessaria una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati.  

7. Consultare i dipendenti nei casi in cui l’intelligenza artificiale incida sui ruoli, sulle modalità di lavoro o sul monitoraggio.  

8. Formare i responsabili dei treni sui limiti delle informazioni generate dall'intelligenza artificiale.  

9. Garantire il controllo umano in tutte le decisioni importanti in materia di occupazione.  

10. Aggiornare, ove necessario, i contratti di lavoro, le politiche aziendali e i manuali per il personale.  

11. Rivedere periodicamente l'uso dell'intelligenza artificiale alla luce dell'evoluzione della tecnologia e del quadro normativo.  

L’adozione di queste misure può ridurre i rischi legali e aiutare i datori di lavoro a utilizzare l’intelligenza artificiale in modo controllato e commercialmente ragionevole. 

Conclusione 

L'intelligenza artificiale sul posto di lavoro è una questione che i datori di lavoro non possono permettersi di ignorare. Se gestita in modo inadeguato, può portare a violazioni della riservatezza, reclami in materia di protezione dei dati, contestazioni, denunce di discriminazione, rischi di licenziamento ingiustificato e danni alla reputazione. Se gestita correttamente, può aiutare i datori di lavoro a migliorare l'efficienza, supportare i manager e modernizzare le pratiche lavorative. 

Per i datori di lavoro è fondamentale agire tempestivamente, evitare di dare cose per scontate e comprendere come l’intelligenza artificiale venga effettivamente utilizzata all’interno dell’organizzazione. L’intelligenza artificiale non elimina la necessità del giudizio umano, di procedure eque o di politiche chiare sul posto di lavoro. 

Presso lo studio legale Ronald Fletcher Baker, il nostro team specializzato in diritto del lavoro fornisce consulenza ai datori di lavoro in materia di politiche aziendali, questioni relative alla protezione dei dati, assunzioni, procedure disciplinari e di reclamo, licenziamenti per esubero, rischi di discriminazione e ricorsi dinanzi al tribunale del lavoro. Se state valutando l’introduzione dell’intelligenza artificiale (IA) nel vostro ambiente di lavoro, o se sono già emerse preoccupazioni riguardo al suo utilizzo, possiamo aiutarvi a valutare i rischi e a individuare una soluzione pratica.