L'IA au travail : un guide pratique à l'intention des employeurs

L'intelligence artificielle devient un enjeu de plus en plus important pour les employeurs. De nombreuses entreprises utilisent déjà l'IA, ou envisagent de le faire, dans des domaines tels que le recrutement, la gestion des ressources humaines, la production de documents, le service client, la gestion des performances, la surveillance du lieu de travail, l'analyse des données et la communication interne. 

Pour les employeurs, l’IA ne se résume pas à une simple question informatique ou de productivité. Il s’agit également de comprendre comment l’IA est utilisée au sein de l’organisation, quelles informations sont saisies dans les outils d’IA et si les politiques existantes en matière de travail sont adaptées à l’usage prévu. Mal gérée, l’IA peut engendrer des risques juridiques, commerciaux et de gestion. Toutefois, lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, elle peut également aider les employeurs à améliorer leur efficacité, à réduire la charge administrative et à prendre de meilleures décisions. 

Cet article aborde les principaux enjeux dont les employeurs doivent tenir compte lorsqu'ils recourent à l'IA sur le lieu de travail. 

Qu'est-ce que l'IA au travail ? 

L'IA sur le lieu de travail peut englober un large éventail d'outils et de systèmes. Elle peut notamment inclure des outils d'IA générative utilisés pour rédiger des e-mails, des politiques, des comptes-rendus de réunion ou des rapports. Elle peut également inclure des logiciels de recrutement, des outils de planification automatisée, des chatbots, des logiciels de transcription, des systèmes de suivi de la productivité, des plateformes d'analyse RH et des outils d'IA intégrés aux logiciels d'entreprise existants. 

Certaines utilisations de l'IA seront évidentes. Par exemple, un employeur peut décider de mettre en place une plateforme d'IA spécifique pour la rédaction de documents ou le service client. D'autres utilisations de l'IA peuvent être moins évidentes, notamment lorsque les salariés utilisent de manière informelle des outils d'IA gratuits ou accessibles au public pour faciliter leur travail quotidien. 

Ce qu'il faut retenir pour les employeurs, c'est que l'IA peut déjà être utilisée au sein de l'entreprise, même si aucune décision officielle n'a été prise en ce sens. 

Les employeurs devraient donc éviter les suppositions et s'attacher plutôt à comprendre comment l'IA est réellement utilisée, qui l'utilise, quelles informations sont traitées et si des mesures de protection adéquates sont en place. 

Pourquoi les employeurs devraient-ils prendre l'IA au sérieux ? 

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les employeurs devraient prendre l'IA au sérieux. 

Tout d’abord, il y a le risque juridique. Si l’IA est utilisée dans le recrutement, la gestion des performances, la sélection des licenciements économiques, les questions disciplinaires ou la surveillance sur le lieu de travail, cela peut entraîner des risques liés à la discrimination, à la protection des données, à la vie privée, au licenciement abusif et aux relations avec les salariés. Le Royaume-Uni ne dispose actuellement d’aucune loi spécifique à l’IA en tant que technologie ; celle-ci est plutôt réglementée en fonction du contexte dans lequel elle est utilisée et par le biais des cadres juridiques existants.  

Deuxièmement, il existe un risque lié à la gestion. Les informations générées par l'IA peuvent être inexactes, incomplètes ou trompeuses. Si les dirigeants s'appuient trop sur l'IA sans faire preuve du discernement nécessaire, cela peut conduire à de mauvaises décisions et à des litiges qui auraient pu être évités. 

Troisièmement, cela représente une opportunité commerciale. Utilisée à bon escient, l’IA peut aider les employeurs à gagner du temps, à améliorer la cohérence et à réduire la charge administrative, transformant ainsi le lieu de travail. L’Acas a indiqué qu’un tiers des employeurs estime que l’IA permettra d’accroître la productivité, mais a également souligné que les employeurs devraient élaborer des politiques claires en matière de lieu de travail et consulter les salariés et leurs représentants lors de la mise en place de l’IA.  

Le point de départ : comprendre comment l'IA est déjà utilisée 

Avant de mettre en place une politique relative à l'IA, les employeurs devraient d'abord comprendre comment l'IA est déjà utilisée dans la pratique. 

Dans de nombreux lieux de travail, il se peut que les employés utilisent déjà l'IA de manière informelle. Cela peut notamment consister à recourir à l'IA pour rédiger des e-mails, résumer des documents, préparer des rapports, générer du contenu marketing, rédiger des comptes-rendus de réunion, analyser des tableurs, répondre aux demandes des clients ou apporter une aide pour les documents RH. 

Il se peut que cela se produise à l'insu de la direction, des ressources humaines ou du service informatique. 

Cela pose un problème. Un employeur ne peut pas gérer correctement les risques liés à l'IA s'il ne connaît pas : 

• quels outils d’IA sont utilisés ;  

• qui les utilise ;  

• quelles informations sont mises en ligne ;  

• si le traitement porte sur des données à caractère personnel ou des informations confidentielles ;  

• que ce soit dans le cadre du recrutement ou de la gestion du personnel ;  

• si les dirigeants comprennent les risques et les avantages liés à l'adoption de l'IA ;  

• si les salariés ont bénéficié de conseils ou d'une formation ;  

• si les politiques existantes traitent de l'IA.  

C'est pourquoi une première mesure concrète consiste à mener un audit interne sur l'IA ou à réaliser un questionnaire auprès du personnel. 

Questionnaire gratuit sur l'IA au travail destiné aux employeurs 

Afin d'aider les employeurs, nous avons élaboré un guide gratuit Questionnaire sur l'IA au travail qui peut servir de point de départ pour évaluer la manière dont l'IA est actuellement utilisée au sein d'une organisation. 

Ce questionnaire a pour but d’aider les employeurs à identifier : 

• si les employés utilisent déjà des outils d'IA ;  

• quelles sont les plateformes d'IA utilisées ;  

• pour quelles tâches l'IA est-elle utilisée ;  

• si des informations confidentielles, des données à caractère personnel ou des informations relatives aux clients sont saisies dans des outils d'IA ;  

• que l'IA soit utilisée dans le domaine des ressources humaines, du recrutement ou de la gestion du personnel ;  

• si les employés comprennent les risques liés aux contenus générés par l'IA ;  

• si les cadres ont besoin d'une formation ;  

• s'il est nécessaire d'adopter une politique en matière d'IA ;  

• s'il est nécessaire de mettre à jour les politiques existantes en matière de protection des données, de confidentialité, d'informatique et de mesures disciplinaires.  

Ce questionnaire peut aider les employeurs à passer d'une préoccupation générale concernant l'IA à un plan plus éclairé et plus concret. Il peut également faciliter l'élaboration d'une politique en matière d'IA qui reflète le fonctionnement réel de l'entreprise, plutôt que de s'appuyer sur une politique générique qui pourrait ne pas tenir compte des risques réels. 

Vous trouverez ici un lien vers le questionnaire gratuit « AI Workplace » : [insérer le lien]. 

L'IA et le recrutement 

Le recrutement est l’un des domaines où l’IA peut s’avérer particulièrement intéressante. Les outils d’IA peuvent être utilisés pour rédiger des offres d’emploi, présélectionner des CV, classer les candidats, évaluer des tests, analyser les réponses données lors d’entretiens ou communiquer avec les candidats. 

Cependant, le recrutement est également l'un des domaines présentant les risques les plus élevés. 

Le Bureau du commissaire à l'information (ICO) a récemment mis en avant l'utilisation de l'intelligence artificielle et de l'automatisation dans le domaine du recrutement, notamment les outils servant à trier les CV et à noter les évaluations en ligne. L'ICO a également souligné l'importance de la transparence et la nécessité pour les employeurs d'utiliser les données à caractère personnel de manière équitable lorsqu'ils recourent à des outils automatisés dans le cadre du recrutement.  

Les employeurs doivent veiller à ne pas partir du principe qu’un outil de recrutement basé sur l’IA est équitable simplement parce qu’il semble objectif. Les systèmes d’IA peuvent refléter des biais présents dans les données sur lesquelles ils ont été entraînés, dans les critères qu’ils appliquent ou dans la manière dont les résultats sont interprétés. 

Avant d'utiliser l'IA dans le cadre du recrutement, les employeurs devraient tenir compte des éléments suivants : 

• ce que fait réellement l'outil ;  

• quelles données il utilise ;  

• si les candidats sont informés que l’IA est utilisée ;  

• si l'outil a fait l'objet de tests visant à détecter d'éventuels biais ;  

• si des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour les candidats en situation de handicap ;  

• si un responsable humain examine le résultat ;  

• si les candidats non retenus peuvent contester ou remettre en cause cette décision ;  

• si l'employeur est en mesure d'expliquer comment cette décision a été prise.  

L'IA peut faciliter le recrutement, mais elle ne doit pas devenir un obstacle inexplicable entre le candidat et le poste. 

L'IA et les risques de discrimination 

La discrimination constitue l'un des risques les plus importants en matière de droit du travail. 

Les outils d’IA peuvent sembler neutres, mais ils peuvent néanmoins produire des résultats discriminatoires. Par exemple, un outil de recrutement basé sur l’IA peut désavantager les candidats présentant des interruptions de carrière. Cela pourrait concerner les femmes ayant pris un congé de maternité, les salariés ayant été en arrêt pour cause de handicap ou les candidats ayant des responsabilités familiales. 

De même, un outil d'évaluation des performances peut favoriser les salariés qui effectuent un nombre d'heures de travail visible plus important, ce qui peut désavantager les salariés en situation de handicap ou ceux ayant des responsabilités familiales. Un outil d'analyse de la communication peut également mal interpréter différents styles de communication, notamment ceux liés à la neurodiversité. 

Les employeurs devraient donc se demander si les outils d'IA sont susceptibles d'entraîner des risques de discrimination directe, de discrimination indirecte, de discrimination fondée sur le handicap, de non-mise en œuvre d'aménagements raisonnables ou de harcèlement. 

Cela revêt une importance particulière lorsque l'IA est utilisée dans le cadre du recrutement, des promotions, de la sélection des candidats au licenciement économique, de la gestion des performances, des procédures disciplinaires ou des décisions de licenciement. 

La meilleure approche consiste à veiller à ce que l'IA serve de base aux décisions plutôt que de les prendre à la place, et à ce que les responsables soient formés pour remettre en question les recommandations générées par l'IA plutôt que de les accepter sans réserve. 

IA, confidentialité et protection des données 

L'un des risques les plus immédiats pour les employeurs réside dans le fait que les salariés utilisent des outils d'IA sans en comprendre les implications en matière de confidentialité et de protection des données. 

Par exemple, un salarié pourrait télécharger des informations sur les clients, des données relatives au personnel, des informations financières, des documents stratégiques internes ou des informations commercialement sensibles dans un outil d'IA accessible au public afin de les résumer ou de les réécrire. Cela pourrait entraîner de graves risques en matière de confidentialité, de protection des données et de nature commerciale. 

Les employeurs doivent préciser clairement ce que les salariés sont autorisés ou non à saisir dans les outils d'IA. Cela doit notamment inclure des règles concernant : 

• données à caractère personnel ;  

• données relevant de catégories particulières ;  

• les informations confidentielles relatives aux clients ;  

• informations commercialement sensibles ;  

• documents confidentiels ;  

• mots de passe et informations de sécurité ;  

• documents relatifs aux relations avec le personnel ;  

• les documents relatifs aux mesures disciplinaires, aux réclamations ou aux arrêts maladie ;  

• contrats et documents juridiques.  

Les employeurs doivent également déterminer si les salariés sont autorisés à utiliser des outils d'IA publics, uniquement des outils internes approuvés, ou aucun outil d'IA sauf autorisation expresse. 

La mise en place d'une politique succincte en matière d'IA devient aujourd'hui une nécessité pratique pour de nombreux employeurs. Toutefois, avant d'élaborer cette politique, les employeurs devraient, dans l'idéal, recueillir des informations sur la manière dont l'IA est déjà utilisée au sein de leur entreprise. 

L'IA et la surveillance sur le lieu de travail 

Les employeurs pourraient être tentés d'utiliser l'IA pour surveiller la productivité, l'assiduité, la localisation, l'activité au clavier, les e-mails, les appels, les interactions avec les clients ou le comportement des salariés. Cela peut s'avérer particulièrement pertinent lorsque les salariés travaillent à distance ou lorsque les employeurs souhaitent bénéficier d'une meilleure visibilité sur leurs performances. 

Toutefois, la surveillance sur le lieu de travail peut soulever des questions d'ordre juridique et culturel. 

Les employeurs doivent être clairs sur les points suivants : 

• pourquoi la surveillance est nécessaire ;  

• ce qui fait l'objet de la surveillance ;  

• s'il existe une alternative moins intrusive ;  

• si les employés en ont été informés ;  

• la durée de conservation des données ;  

• qui y aura accès ;  

• si la surveillance est proportionnée ;  

• s’il est nécessaire de réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données.  

Une surveillance excessive peut nuire à la confiance, au moral et à la fidélisation du personnel. Elle peut également accroître le risque de réclamations, de plaintes relatives à la protection des données et de recours devant les tribunaux du travail. 

Les employeurs devraient éviter de mettre en place des technologies de surveillance simplement parce qu'elles sont disponibles. Il convient plutôt de se demander si elles sont nécessaires, proportionnées et correctement expliquées. 

Questions relatives aux performances, à la conduite et aux capacités 

L'un des domaines les plus délicats pour les employeurs est l'utilisation de l'IA dans le cadre de la gestion des performances, des problèmes de comportement ou de compétences. 

Rien n'empêche les employeurs d'utiliser des données ou des technologies pour étayer leurs décisions de gestion. Ils doivent toutefois faire preuve de prudence avant de se fonder sur des informations générées par l'IA pour prendre des mesures officielles. 

La gestion de la performance doit toujours être replacée dans son contexte. Une baisse de productivité peut être due à la charge de travail, à des consignes peu claires, à un handicap, à une mauvaise gestion, à des conflits sur le lieu de travail, à des responsabilités familiales, à des problèmes techniques ou à d’autres facteurs légitimes. 

Avant d'utiliser des informations générées par l'IA dans le cadre d'une procédure disciplinaire, d'évaluation des compétences ou de licenciement économique, les employeurs doivent tenir compte des éléments suivants : 

• si les données sont exactes ;  

• si le salarié sait que ces données sont collectées ;  

• si le salarié a eu la possibilité de s'exprimer ;  

• s'il existe une explication possible à ces données ;  

• si un responsable a bien évalué le poste ;  

• s'il existe un risque de discrimination ;  

• s'il convient d'envisager des aménagements raisonnables ;  

• si cette décision peut être justifiée sans s'appuyer uniquement sur l'IA.  

Si les employeurs se précipitent pour prendre des mesures officielles sans tenir compte de ces questions, ils risquent de s'exposer à des risques juridiques qui auraient pu être évités. 

L'IA et les relations avec les salariés : une nouvelle perspective 

La mise en place de l'IA peut susciter de l'inquiétude chez les salariés. Ceux-ci peuvent craindre que l'IA ne remplace certains postes, ne renforce la surveillance, ne réduise le rôle du jugement humain ou ne modifie la nature de leurs fonctions. 

Les employeurs devraient donc considérer la mise en œuvre de l'IA comme une question relevant des relations avec le personnel, et non pas simplement comme un projet informatique. 

Dans certains cas, la mise en place de l’IA peut avoir une incidence sur les missions professionnelles, les attentes en matière de performance, les relations hiérarchiques, les méthodes de travail ou les effectifs. Si les salariés sont amenés à utiliser l’IA dans le cadre de leurs fonctions, cela peut nécessiter une formation et, selon les circonstances, entraîner des modifications des conditions générales d’emploi. 

Les employeurs devraient tenir compte des éléments suivants : 

• s'il est nécessaire de consulter les salariés ;  

• si des modifications contractuelles sont nécessaires ;  

• s'il est nécessaire de mettre à jour les descriptions de poste ;  

• si une formation est nécessaire ;  

• si l'IA a une incidence sur les attentes en matière de performances ;  

• s'il existe un risque de licenciement économique ;  

• si les responsables sont en mesure d'expliquer l'objectif de ce changement.  

Une approche transparente devrait permettre de réduire les réticences et de favoriser l'adhésion. 

Élaboration d'une politique en matière d'IA 

Une politique en matière d'IA n'a pas besoin d'être excessivement compliquée. Elle doit être pragmatique, claire et adaptée au fonctionnement concret de l'organisation. 

Une politique efficace en matière d'IA devrait préciser : 

• quels sont les outils d'IA autorisés ;  

• dans quelles circonstances les salariés peuvent recourir à l'IA ;  

• les cas dans lesquels les employés ne doivent pas utiliser l'IA ;  

• quelles informations ne doivent pas être saisies dans les outils d'IA ;  

• la nécessité de vérifier l'exactitude des contenus générés par l'IA ;  

• lorsqu'une vérification humaine est nécessaire ;  

• comment l'IA peut être utilisée dans le recrutement ou les processus RH ;  

• comment l'IA peut être utilisée dans la gestion des performances ;  

• si la surveillance par IA est autorisée ;  

• la manière dont les salariés doivent signaler leurs préoccupations ;  

• les conséquences d'une utilisation abusive.  

Cette politique doit s'inscrire dans le prolongement des politiques existantes en matière d'informatique, de protection des données, de confidentialité, de procédures disciplinaires, de recrutement et de réseaux sociaux. 

Les meilleures politiques en matière d’IA ne sont pas génériques. Elles doivent tenir compte de l’utilisation concrète de l’IA par l’employeur, du type de données traitées par l’entreprise, du niveau d’accès des salariés aux outils d’IA, du secteur d’activité de l’employeur et des risques identifiés à l’issue d’un audit interne ou d’un questionnaire. 

Les erreurs courantes des employeurs 

Les employeurs doivent être particulièrement attentifs à éviter les erreurs suivantes : 

• mettre en place l'IA sans en informer les employés ;  

• permettre aux employés d'utiliser des outils d'IA grand public sans règles ;  

• en partant du principe que le contenu généré par l'IA est exact ;  

• s'appuyer sur l'IA pour prendre des décisions de recrutement sans contrôle humain ;  

• utiliser les données de performance de l'IA sans tenir compte du contexte ;  

• ne pas vérifier l'existence d'un risque de discrimination ;  

• permettre la saisie d'informations confidentielles ou de données à caractère personnel dans des outils d'IA ;  

• ne pas avoir mis à jour les politiques en matière de protection des données, de confidentialité et d'informatique ;  

• utiliser des outils de surveillance basés sur l'IA sans évaluer si cette surveillance est proportionnée ;  

• ne pas former les cadres ;  

• ne pas mener de consultation lorsque l'IA modifie les rôles, les attentes ou les pratiques professionnelles ;  

• mettre en place une politique générale en matière d’IA sans avoir au préalable compris comment celle-ci est réellement utilisée.  

De nombreux litiges ne surviennent pas parce que l'employeur avait l'intention d'utiliser l'IA à mauvais escient, mais parce qu'il n'existait pas de règles claires, qu'il n'y avait pas de contrôle adéquat et que personne n'avait pris le temps d'évaluer les risques avant la mise en œuvre de cette technologie. 

Mesures pratiques pour les employeurs 

Les employeurs qui envisagent d'intégrer l'IA dans leur environnement de travail devraient suivre les étapes suivantes : 

1. Réaliser un audit pour identifier les domaines de l'entreprise où l'IA est déjà utilisée.  

2. Utilisez un questionnaire sur l'IA au travail pour mieux cerner les habitudes d'utilisation des employés, les domaines à risque et les besoins en formation.  

3. Identifiez quelles données relatives aux salariés, aux candidats, aux clients ou aux consommateurs font l'objet d'un traitement.  

4. Déterminez quels outils d'IA sont autorisés et lesquels sont interdits.  

5. Procédez à une évaluation des risques avant d'utiliser l'IA dans le cadre du recrutement, du suivi ou de la prise de décision en matière de ressources humaines.  

6. Déterminez s'il est nécessaire de réaliser une analyse d'impact relative à la protection des données.  

7. Consultez les salariés lorsque l'IA a une incidence sur leurs fonctions, leurs méthodes de travail ou la surveillance.  

8. Former les responsables à reconnaître les limites des informations générées par l'IA.  

9. Veillez à ce que toutes les décisions importantes en matière d'emploi fassent l'objet d'un contrôle humain.  

10. Mettre à jour, si nécessaire, les contrats de travail, les politiques et les guides du personnel.  

11. Réévaluez régulièrement l'utilisation de l'IA à mesure que la technologie et le cadre juridique évoluent.  

La mise en œuvre de ces mesures permet de réduire les risques juridiques et aide les employeurs à utiliser l'IA de manière maîtrisée et judicieuse sur le plan commercial. 

Conclusion 

L'intelligence artificielle au travail est un enjeu que les employeurs ne peuvent se permettre d'ignorer. Mal gérée, elle peut entraîner des violations de la confidentialité, des plaintes relatives à la protection des données, des réclamations, des plaintes pour discrimination, des risques de licenciement abusif et une atteinte à la réputation. Bien gérée, elle peut aider les employeurs à améliorer leur efficacité, à soutenir les responsables et à moderniser les pratiques de travail. 

Pour les employeurs, l'essentiel est d'agir rapidement, d'éviter les idées reçues et de comprendre comment l'IA est réellement utilisée au sein de l'entreprise. L'IA ne rend pas superflus le jugement humain, les procédures équitables ou les règles claires sur le lieu de travail. 

Chez Ronald Fletcher Baker, notre équipe spécialisée en droit du travail conseille les employeurs sur les politiques internes, les questions relatives à la protection des données, le recrutement, les procédures disciplinaires et de règlement des litiges, les licenciements économiques, les risques de discrimination et les recours devant les tribunaux du travail. Si vous envisagez d'introduire l'IA dans votre entreprise, ou si des préoccupations ont déjà surgi concernant son utilisation, nous pouvons vous aider à évaluer les risques et à définir une stratégie concrète pour aller de l'avant.