Ontslag, reorganisatie en 'fire-and-rehire': een praktische gids voor werkgevers

Ontslagen en reorganisaties behoren tot de moeilijkste kwesties waarmee werkgevers te maken krijgen en leiden vaak tot mogelijke arbeidsrechtelijke geschillen. Of een bedrijf nu het personeelsbestand inkrimpt, een vestiging sluit, functies aanpast, kosten bespaart, teams reorganiseert of contractvoorwaarden probeert te wijzigen: het proces moet zorgvuldig worden aangepakt. 

Voor werkgevers is dit niet louter een operationele of financiële kwestie. Het gaat om juridische risico’s, de verhoudingen met werknemers, communicatie, overleg, documentatie en timing – allemaal essentiële aspecten om claims wegens onrechtmatig ontslag te voorkomen. Als dit verkeerd wordt aangepakt, kunnen ontslagrondes en reorganisaties leiden tot klachten, vorderingen wegens onrechtmatig ontslag, vorderingen tot toekenning van een beschermingsvergoeding, beschuldigingen van contractbreuk en reputatieschade. 

Dit is ook een bijzonder belangrijk moment voor werkgevers om hun aanpak te herzien. Vanaf 6 april 2026 is de maximale beschermingsvergoeding bij het niet nakomen van de overlegverplichtingen bij collectief ontslag verhoogd van 90 dagen loon naar 180 dagen loon per getroffen werknemer. Werkgevers moeten ook rekening houden met de wettelijk vastgelegde gedragscode inzake ontslag en heraanstelling, die op 18 juli 2024 in werking is getreden en van toepassing is wanneer werkgevers overwegen om contractuele voorwaarden te wijzigen. 

In dit artikel wordt ingegaan op de belangrijkste aandachtspunten waar werkgevers rekening mee moeten houden bij het beheersen van risico’s op het gebied van ontslag wegens overtolligheid, reorganisatie en ‘fire-and-rehire’. 

Wat is ontslag wegens overtolligheid? 

Ontslag wegens overtolligheid doet zich doorgaans voor wanneer de behoefte van een werkgever aan werknemers voor het uitvoeren van een bepaald soort werk is afgenomen of verdwenen, wat mogelijk kan leiden tot praktijken waarbij werknemers worden ontslagen en vervolgens opnieuw worden aangenomen. Dit kan het gevolg zijn van financiële druk, een afgenomen vraag, veranderingen in de bedrijfsstructuur, nieuwe technologie, uitbesteding, sluiting van een vestiging of een verandering in de manier waarop het werk wordt georganiseerd. 

Ontslagen betekenen niet altijd dat het bedrijf in moeilijkheden verkeert. Het kan deel uitmaken van een strategische herstructurering, een kostenbesparingsmaatregel, een wijziging in de managementstructuur of een besluit om functies te herschikken. 

Het belangrijkste punt voor werkgevers is dat een legitieme zakelijke reden op zich niet voldoende is. Werkgevers moeten ook een eerlijke procedure volgen voordat ze tot ontslagen overgaan. 

Werkgevers moeten daarom vermijden om ontslag te beschouwen als een besluit dat al genomen is. Er moet overleg plaatsvinden voordat definitieve beslissingen worden genomen. 

Waarom moeten werkgevers ontslagprocedures serieus nemen? 

Er zijn verschillende redenen waarom werkgevers ontslagprocedures serieus moeten nemen. 

Ten eerste is er het juridische risico. Een ontslag wegens overtolligheid kan onrechtmatig zijn als de werkgever niet op de juiste wijze overleg pleegt, een onrechtmatige selectiegroep hanteert, onredelijke selectiecriteria toepast, geen alternatieven in overweging neemt of de indruk wekt dat de uitkomst al van tevoren vaststond. 

Ten tweede is er het financiële risico. Wanneer er verplichtingen tot collectief overleg gelden, kan het potentiële risico aanzienlijk zijn. Werkgevers die van plan zijn om binnen een periode van 90 dagen 20 of meer werknemers in één vestiging te ontslaan wegens overtolligheid, moeten de regels voor collectief overleg naleven. Niet-naleving kan leiden tot een beschermende vergoeding van maximaal 180 dagen volledig loon voor elke getroffen werknemer. 

Ten derde is er het managementrisico. Ontslagrondes en herstructureringen kunnen het moreel, de productiviteit en het vertrouwen snel ondermijnen als medewerkers het gevoel hebben dat het proces overhaast, onduidelijk of oneerlijk verloopt. 

Het komt er in de praktijk eenvoudig op neer dat werkgevers ontslagrondes en herstructureringen zorgvuldig moeten plannen voordat ze hierover bekendmakingen doen. 

Een afvloeiing of reorganisatie plannen 

Een goed georganiseerd ontslagproces begint met planning. 

Voordat werkgevers met hun werknemers gaan praten, moeten ze duidelijkheid hebben over: 

• de zakelijke reden voor de voorgestelde wijziging; 

• welke functies of teams hierdoor mogelijk worden beïnvloed; 

• of het voorstel daadwerkelijk betrekking heeft op ontslagen of op een bredere herstructurering; 

• of er alternatieven zijn voor ontslag; 

• of er aanleiding kan zijn voor collectief overleg; 

• welke documenten nodig zijn; 

• wie het proces zal leiden; 

• welk tijdschema is realistisch; 

• hoe de werknemers zullen worden geïnformeerd en geraadpleegd. 

Werkgevers moeten ook nagaan of de voorgestelde wijziging gevolgen kan hebben voor werknemers die zwanger zijn, met zwangerschapsverlof zijn, een handicap hebben, wegens ziekte afwezig zijn, in deeltijd werken, met gezinsverlof zijn of anderszins kwetsbaar kunnen zijn. In deze situaties kan extra aandacht nodig zijn. 

Het doel moet zijn om een proces op te zetten dat aan de wettelijke voorschriften voldoet, zakelijk gezien zinvol is en duidelijk aan de medewerkers kan worden uitgelegd. 

Overleg 

Overleg staat centraal in een eerlijk ontslagproces. 

De raadpleging moet oprecht en zinvol zijn. Werknemers moeten worden geïnformeerd over de redenen waarom het voorstel wordt overwogen, welke gevolgen dit voor hen kan hebben, welke alternatieven zijn overwogen en hoe zij hierop kunnen reageren. Bij een voorstel tot minder dan 20 ontslagen moeten werknemers doorgaans individueel worden geraadpleegd, en bij een voorstel tot 20 of meer ontslagen collectief. 

Overleg mag niet worden gezien als een formaliteit, aangezien het van cruciaal belang is voor de bescherming van arbeidsrechten. Werkgevers moeten luisteren naar de suggesties van werknemers en nagaan of ontslagen kunnen worden voorkomen, beperkt of verzacht. 

Tijdens het overleg kan het zijn dat werkgevers de volgende punten moeten bespreken: 

• waarom de reorganisatie of het ontslag wordt voorgesteld; 

• welke functies risico lopen; 

• hoe de selectiepools zijn vastgesteld; 

• welke selectiecriteria zullen worden gehanteerd; 

• of er alternatieven zijn voor ontslag; 

• of er geschikte alternatieve functies zijn; 

• of vrijwillig vertrek in aanmerking zal worden genomen; 

• welke ondersteuning er zal worden geboden; 

• welke betalingen eventueel verschuldigd zijn. 

Een veelgemaakte fout is het te vroeg bekendmaken van een definitief besluit. Werkgevers moeten formuleringen vermijden die suggereren dat ontslagen onvermijdelijk zijn voordat er overleg heeft plaatsgevonden. 

Collectief overleg en HR1-kennisgevingen 

De verplichtingen inzake collectief overleg gelden wanneer een werkgever voornemens is om binnen een periode van 90 dagen of minder 20 of meer werknemers in één vestiging te ontslaan. 

Wanneer collectief overleg van toepassing is, moeten werkgevers overleg plegen met de bevoegde vertegenwoordigers. Als er geen erkende vakbond of bestaand werknemersvertegenwoordigingsorgaan is, moeten er mogelijk werknemersvertegenwoordigers worden gekozen. 

Werkgevers moeten ook de Redundancy Payments Service van de overheid hiervan op de hoogte stellen via formulier HR1. De kennisgeving moet plaatsvinden voordat de individuele ontslagbrieven worden verstuurd en ten minste 30 dagen vóór het eerste ontslag wanneer er sprake is van 20 tot 99 voorgenomen ontslagen, of ten minste 45 dagen vóór het eerste ontslag wanneer er sprake is van 100 of meer voorgenomen ontslagen. 

Dit is een gebied waarop werkgevers gemakkelijk fouten kunnen maken, met name wanneer beslissingen in hoog tempo worden genomen of wanneer ontslagen verspreid zijn over verschillende teams, vestigingen of fasen. 

Werkgevers dienen in een vroeg stadium advies in te winnen als er ook maar enige kans bestaat dat de regeling inzake collectief overleg van toepassing is. 

Selectiepools en selectiecriteria 

Wanneer slechts een deel van de werknemers binnen een groep het risico loopt op ontslag, zullen werkgevers doorgaans een passende selectiegroep en eerlijke selectiecriteria moeten vaststellen. 

Een selectiepool is de groep werknemers waaruit ontslagen kunnen worden doorgevoerd. De samenstelling van de pool moet zorgvuldig worden overwogen. Als de pool te beperkt is, kunnen werknemers aanvoeren dat zij ten onrechte zijn uitgekozen. Als de pool te breed is, kan het proces onnodig verstorend werken. 

Selectiecriteria moeten zo objectief mogelijk zijn. Werkgevers houden doorgaans rekening met factoren zoals vaardigheden, kwalificaties, ervaring, disciplinaire gegevens, aanwezigheid, prestaties en toekomstige bedrijfsbehoeften. 

Werkgevers moeten voorzichtig zijn met criteria die bepaalde werknemers indirect kunnen benadelen. Zo kunnen aanwezigheidscriteria bijvoorbeeld nadelig zijn voor werknemers met een handicap of voor werknemers die afwezig zijn vanwege hun zwangerschap. Prestatiecriteria kunnen riskant zijn als de beoordelingen niet op een consistente manier zijn uitgevoerd. 

Werkgevers moeten daarom het volgende controleren: 

• waarom juist deze groep kandidaten is geselecteerd; 

• of werknemers begrijpen waarom zij risico lopen; 

• of de criteria objectief en meetbaar zijn; 

• of het behalen van punten kan worden aangetoond; 

• of er aanpassingen nodig zijn; 

• of managers de criteria consequent toepassen. 

Een onjuiste selectie is een van de meest voorkomende oorzaken van geschillen over ontslag. 

Geschikt alternatief werk 

Alvorens een ontslag wegens overtolligheid definitief vast te stellen, moeten werkgevers nagaan of er geschikte alternatieve werkgelegenheid beschikbaar is. 

Het kan hierbij gaan om vacatures in andere teams, alternatieve functies, minder werkuren, andere standplaatsen, herplaatsingsmogelijkheden of functies waarvoor enige omscholing nodig is. Werkgevers hoeven doorgaans geen functie te creëren waar er geen bestaat, maar zij moeten de bestaande mogelijkheden wel zorgvuldig in overweging nemen. 

Werkgevers dienen een overzicht bij te houden van de vacatures die in overweging zijn genomen en uit te leggen waarom bepaalde functies al dan niet geschikt zijn. Wanneer een werkneemster met zwangerschapsverlof is of een bepaald soort gezinsverlof geniet, kunnen er speciale regels van toepassing zijn en is extra aandacht nodig. 

Het niet in overweging nemen van geschikte alternatieve functies kan een overigens oprecht ontslagproces ondermijnen. 

Herstructurering zonder ontslagen 

Niet bij elke reorganisatie vallen er banen weg. 

Soms wil een werkgever de hiërarchische verhoudingen, functietitels, taken, werkpatronen, standplaats, beloningsregelingen, werktijden of secundaire arbeidsvoorwaarden wijzigen zonder het personeelsbestand in te krimpen. Deze wijzigingen kunnen toch juridische risico’s met zich meebrengen als ze gepaard gaan met aanpassingen van de contractuele voorwaarden. 

Werkgevers moeten eerst nagaan of de voorgestelde wijziging volgens de arbeidsovereenkomst is toegestaan. Zelfs als een overeenkomst flexibiliteitsbepalingen bevat, moeten werkgevers terughoudend zijn om daar te ver op te vertrouwen. 

Wanneer er overeenstemming nodig is, moeten werkgevers overleg plegen met de werknemers, de zakelijke reden voor de wijziging toelichten en op gepaste wijze rekening houden met eventuele bezwaren. 

Hoe ingrijpender de verandering, hoe groter de noodzaak van een zorgvuldig proces. 

Ontslaan en opnieuw aannemen 

“Fire-and-rehire” is de informele term die wordt gebruikt wanneer een werkgever werknemers ontslaat en hen vervolgens aanbiedt om onder nieuwe voorwaarden weer in dienst te treden. 

Dit is een risicovolle optie en mag niet worden beschouwd als een gangbare manier om contracten te wijzigen. In de wettelijk vastgelegde gedragscode inzake ontslag en heraanstelling staat dat ontslag en heraanstelling alleen als laatste redmiddel mogen worden gebruikt. 

Werkgevers die overwegen een werknemer te ontslaan en vervolgens weer in dienst te nemen, moeten doorgaans kunnen aantonen dat zij: 

• legde de zakelijke redenen voor de voorgestelde wijzigingen uit; 

• op zinvolle wijze en te goeder trouw geraadpleegd; 

• relevante informatie verstrekt; 

• rekening gehouden met de bezwaren van de werknemers; 

• alternatieven onderzocht; 

• onderzocht of wijzigingen gefaseerd of aangepast konden worden; 

• redelijke maatregelen genomen om ontslag te voorkomen; 

• de gedragscode heeft nageleefd. 

„Fire-and-rehire” kan leiden tot het risico op onrechtmatig ontslag, contractbreuk, verplichtingen inzake collectief overleg en problemen in de arbeidsverhoudingen. Werkgevers dienen advies in te winnen alvorens deze aanpak toe te passen. 

Veelvoorkomende fouten die werkgevers maken 

Werkgevers moeten er vooral op letten de volgende fouten te vermijden: 

• het aankondigen van ontslagen voordat er overleg heeft plaatsgevonden; 

• het niet duidelijk toelichten van de zakelijke reden; 

• door gebruik te maken van een oneerlijke of onduidelijke selectiegroep; 

• het hanteren van subjectieve of inconsistente selectiecriteria; 

• het niet bijhouden van gegevens over beslissingen inzake de puntentelling; 

• zonder rekening te houden met alternatieven voor ontslag; 

• het niet in overweging nemen van passend alternatief werk; 

• het niet nakomen van verplichtingen inzake collectief overleg; 

• het niet indienen van een HR1-formulier wanneer dat vereist is; 

• het te vroeg versturen van ontslagbrieven; 

• 'fire-and-rehire' beschouwen als een simpele contractuele snelkoppeling; 

• het niet in aanmerking nemen van kwesties op het gebied van discriminatie of gezinsverlof; 

• het gebruik van verouderde ontslagbrieven of -beleidsregels; 

• het nalaten om leidinggevenden te trainen op het gebied van overleg. 

Veel geschillen over ontslag ontstaan niet omdat er geen zakelijke reden was, maar omdat de werkgever te snel te werk is gegaan of geen eerlijke procedure heeft gevolgd. 

Praktische stappen voor werkgevers 

Werkgevers die overwegen tot ontslagen, herstructurering of contractuele wijzigingen over te gaan, dienen de volgende stappen in overweging te nemen: 

1. Geef de zakelijke reden voor de voorgestelde wijziging aan. 

2. Ga na of het voorstel betrekking heeft op ontslag wegens overtolligheid, reorganisatie, een wijziging in de arbeidsovereenkomst of een combinatie daarvan. 

3. Ga na of collectief overleg van toepassing kan zijn. 

4. Stel een duidelijke zakelijke motivering en een overlegplan op. 

5. Bepaal geschikte selectiegroepen en selectiecriteria. 

6. Overleg met de medewerkers voordat definitieve beslissingen worden genomen. 

7. Overweeg alternatieven voor ontslag. 

8. Onderzoek geschikte alternatieve banen. 

9. Houd nauwkeurige notulen bij van overlegvergaderingen en beoordelingsbeslissingen. 

10. Vraag advies voordat u ontslagbrieven verstuurt. 

11. Houd u aan de ‘fire-and-rehire’-regeling wanneer er geen overeenstemming kan worden bereikt over contractwijzigingen. 

12. Bekijk contracten, het ontslagbeleid en de richtlijnen voor leidinggevenden. 

Door deze maatregelen te nemen, kunnen werkgevers juridische risico’s beperken en veranderingen op de werkplek met meer vertrouwen aanpakken. 

Conclusie 

Ontslagen, reorganisaties en ‘fire-and-rehire’-procedures zijn zaken die werkgevers niet lichtvaardig mogen aanpakken. Bij een slechte aanpak kunnen deze leiden tot klachten, vorderingen wegens onrechtmatig ontslag, vorderingen tot toekenning van een beschermingsvergoeding, geschillen over contractbreuk en ernstige problemen in de arbeidsverhoudingen. Bij een juiste aanpak stellen ze werkgevers in staat om noodzakelijke bedrijfsveranderingen op een eerlijke, gestructureerde en zakelijk verantwoorde manier door te voeren. 

Voor werkgevers is het van cruciaal belang om tijdig in actie te komen, aannames te vermijden en het proces zorgvuldig te plannen. Werkgevers moeten nagaan of collectief overleg van toepassing is, of een HR1-melding vereist is, of de selectie eerlijk verloopt en of er voldoende is nagedacht over alternatieven voor ontslag. 

Bij Ronald Fletcher Baker adviseert ons arbeidsrechtteam werkgevers over ontslagen, reorganisaties, collectieve raadpleging, HR1-meldingen, beëindigingsovereenkomsten, contractwijzigingen en risico’s bij ‘fire-and-rehire’. Als u overweegt om personeel te ontslaan, uw bedrijf te reorganiseren of arbeidsvoorwaarden te wijzigen, kunnen wij u helpen de risico’s in kaart te brengen en een praktische aanpak te vinden.