AI op de werkplek: een praktische gids voor werkgevers

Artificial intelligence is becoming an increasingly important issue for employers. Many businesses are already using AI, or considering using AI, in areas such as recruitment, HR administration, document production, customer service, performance management, workplace monitoring, data analysis and internal communications. 

For employers, AI is not simply an IT or productivity issue. It also involves understanding how AI is being used across the organisation, what information is being entered into AI tools, and whether existing workplace policies are fit for purpose. AI can create legal, commercieel and management risks if handled incorrectly. However, when approached properly, it can also help employers improve efficiency, reduce administrative burden and support better decision-making. 

In dit artikel wordt ingegaan op de belangrijkste aandachtspunten waar werkgevers rekening mee moeten houden bij het gebruik van AI op de werkplek. 

Wat is AI op de werkplek? 

AI op de werkplek kan een breed scala aan tools en systemen omvatten. Hieronder vallen onder meer generatieve AI-tools die worden gebruikt voor het opstellen van e-mails, beleidsdocumenten, notulen van vergaderingen of rapporten. Ook wervingssoftware, geautomatiseerde planningshulpmiddelen, chatbots, transcriptiesoftware, systemen voor productiviteitsmonitoring, HR-analyseplatforms en AI-tools die in bestaande werkpleksoftware zijn geïntegreerd, kunnen hieronder vallen. 

Some AI use zal be obvious. For example, an employer may decide to introduce a particular AI platform for document drafting or customer service. Other AI use may be less obvious, particularly where employees are using free or publicly available AI tools informally to help with day-to-day work. 

The important point for employers is that AI may already be in use within the business, even where no formal decision has been taken to introduce it. 

Werkgevers moeten daarom aannames vermijden en zich in plaats daarvan richten op het verkrijgen van inzicht in hoe AI daadwerkelijk wordt gebruikt, wie er gebruik van maakt, welke informatie wordt verwerkt en of er passende waarborgen zijn getroffen. 

Waarom moeten werkgevers AI serieus nemen? 

Er zijn verschillende redenen waarom werkgevers AI serieus moeten nemen. 

First, there is the legal risk. If AI is used in recruitment, performance management, redundancy selection, disciplinary issues or workplace monitoring, it may create risks relating to discrimination, data protection, privacy, unfair dismissal and employee relations. The UK does not currently have one single AI-specific law covering AI as a technology; instead, AI is regulated through the context in which it is used and through existing legal frameworks.  

Secondly, there is a management risk. AI-generated information may be inaccurate, incomplete or misleading. If managers rely too heavily on AI without applying proper judgment, this may lead to poor decisions and avoidable disputes. 

Ten derde biedt dit commerciële kansen. Als AI op de juiste manier wordt ingezet, kan het werkgevers helpen tijd te besparen, de consistentie te verbeteren en de administratieve druk te verlichten, waardoor de werkplek ingrijpend verandert. Acas meldt dat een derde van de werkgevers denkt dat AI de productiviteit zal verhogen, maar benadrukt tevens dat werkgevers een duidelijk beleid voor de werkplek moeten ontwikkelen en werknemers en hun vertegenwoordigers moeten raadplegen wanneer AI wordt ingevoerd.  

Het uitgangspunt: inzicht krijgen in hoe AI nu al wordt toegepast 

Alvorens een AI-beleid in te voeren, moeten werkgevers eerst inzicht krijgen in hoe AI in de praktijk al wordt toegepast. 

In many workplaces, employees may already be using AI informally. This could include using AI to draft emails, summarise documents, prepare reports, generate marketing content, produce meeting notes, analyse spreadsheets, answer customer queries or help with HR documents. 

This may be happening without senior management, HR or IT being fully aware of it. 

Dat levert een probleem op. Een werkgever kan de risico’s van AI niet goed beheersen als hij het volgende niet weet: 

• welke AI-tools er worden gebruikt;  

• wie ze gebruikt;  

• welke informatie er wordt geüpload;  

• of er persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie worden verwerkt;  

• whether AI is being used in recruitment or employee management;  

• whether managers understand the risks and benefits of AI adoption;  

• of werknemers begeleiding of opleiding hebben gekregen;  

• of het huidige beleid rekening houdt met AI.  

For that reason, a practical first step is to carry out an internal AI audit or staff questionnaire. 

Gratis AI-werkplekvragenlijst voor werkgevers 

Om werkgevers te helpen, hebben we een gratis Vragenlijst over AI op de werkplek dat als uitgangspunt kan dienen om te beoordelen hoe AI momenteel binnen een organisatie wordt ingezet. 

De vragenlijst is bedoeld om werkgevers te helpen bij het vaststellen van: 

• of medewerkers al gebruikmaken van AI-tools;  

• welke AI-platforms worden gebruikt;  

• voor welke taken AI wordt ingezet;  

• of er vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens of klantgegevens in AI-tools worden ingevoerd;  

• of AI wordt ingezet voor HR-, wervings- of personeelsbeheersdoeleinden;  

• of werknemers zich bewust zijn van de risico’s van door AI gegenereerde inhoud;  

• of managers een opleiding nodig hebben;  

• of er een AI-beleid nodig is;  

• of het bestaande beleid op het gebied van gegevensbescherming, vertrouwelijkheid, IT en tuchtmaatregelen moet worden bijgewerkt.  

The questionnaire can help employers move from a general concern about AI to a more informed and practical plan. It can also assist with preparing an AI policy that reflects how the business actually operates, rather than relying on a generic policy that may not address the real risks. 

Een link naar de gratis AI Workplace-vragenlijst vindt u hier: [link invoegen]. 

AI en werving 

Werving is een van de gebieden waarop AI bijzonder aantrekkelijk kan zijn. AI-tools kunnen worden ingezet voor het opstellen van vacatureteksten, het screenen van cv’s, het rangschikken van kandidaten, het beoordelen van toetsen, het analyseren van antwoorden tijdens sollicitatiegesprekken of het communiceren met sollicitanten. 

Werving is echter ook een van de risicovollere gebieden. 

The Information Commissioner’s Office has recently highlighted the use of AI and automation in recruitment, including tools used to sift CVs and score online assessments. The ICO has also emphasised the importance van transparency and the need for employers to use people’s personal information fairly when automated tools are used in recruitment.  

Werkgevers moeten oppassen dat ze niet zomaar aannemen dat een AI-wervingsinstrument eerlijk is, alleen omdat het objectief lijkt. AI-systemen kunnen vooringenomenheid weerspiegelen in de gegevens waarmee ze zijn getraind, de criteria die ze hanteren of de manier waarop de resultaten worden geïnterpreteerd. 

Voordat werkgevers AI gaan inzetten bij de werving van personeel, moeten ze het volgende in overweging nemen: 

• wat het programma nu eigenlijk doet;  

• welke gegevens het gebruikt;  

• of kandidaten te horen krijgen dat er gebruik wordt gemaakt van AI;  

• of de tool is getest op vertekening;  

• of er redelijke aanpassingen kunnen worden gedaan voor kandidaten met een handicap;  

• whether a human manager reviews the outcome;  

• whether rejected candidates can challenge or query the decision;  

• of de werkgever kan uitleggen hoe het besluit tot stand is gekomen.  

AI kan weliswaar een hulpmiddel zijn bij de werving, maar mag geen onverklaarbare barrière vormen tussen de kandidaat en de functie. 

AI en het risico op discriminatie 

One of the most significant employment law risks is discrimination. 

AI-tools lijken misschien neutraal, maar kunnen toch tot discriminerende resultaten leiden. Zo kan een AI-tool voor personeelswerving bijvoorbeeld kandidaten met gaten in hun loopbaan benadelen. Dit kan gevolgen hebben voor vrouwen die zwangerschapsverlof hebben opgenomen, werknemers die afwezig zijn geweest vanwege een handicap, of kandidaten met zorgtaken. 

Similarly, a performance tool may favour employees who work longer visible hours, which may disadvantage disabled employees or employees with childcare responsibilities. A communication analysis tool may also misinterpret different communication styles, including those linked to neurodiversity. 

Werkgevers moeten daarom nagaan of AI-tools risico’s kunnen opleveren op het gebied van directe discriminatie, indirecte discriminatie, discriminatie op grond van een handicap, het nalaten van redelijke aanpassingen of intimidatie. 

Dit is met name van belang wanneer AI wordt ingezet bij werving, bevordering, selectie bij afvloeiingen, prestatiebeheer, tuchtprocedures of ontslagbeslissingen. 

De veiligste aanpak is ervoor te zorgen dat AI als basis dient voor beslissingen in plaats van deze zelf te nemen, en dat managers worden getraind om door AI gegenereerde aanbevelingen kritisch te bekijken in plaats van ze klakkeloos te accepteren. 

AI, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming 

Een van de meest directe risico’s voor werkgevers is dat werknemers AI-tools gebruiken zonder zich bewust te zijn van de gevolgen op het gebied van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. 

Een medewerker zou bijvoorbeeld klantgegevens, personeelsgegevens, financiële informatie, interne strategiedocumenten of commercieel gevoelige informatie kunnen uploaden naar een openbaar toegankelijke AI-tool om deze samen te vatten of te herschrijven. Dit kan ernstige risico’s op het gebied van vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en commerciële belangen met zich meebrengen. 

Werkgevers moeten duidelijk aangeven wat werknemers wel en niet in AI-tools mogen invoeren. Dit moet onder meer regels omvatten met betrekking tot: 

• persoonsgegevens;  

• gegevens van bijzondere categorieën;  

• vertrouwelijke informatie van een cliënt of klant;  

• commercieel gevoelige informatie;  

• vertrouwelijke informatie;  

• passwords and security information;  

• documenten inzake personeelszaken;  

• disciplinary, grievance or sickness absence material;  

• contracten en juridische documenten.  

Werkgevers moeten ook bepalen of werknemers openbare AI-tools mogen gebruiken, uitsluitend goedgekeurde interne tools, of helemaal geen AI-tools, tenzij daarvoor toestemming is verleend. 

Een beknopt AI-beleid wordt voor veel werkgevers inmiddels een praktische noodzaak. Voordat ze dat beleid opstellen, zouden werkgevers echter idealiter eerst informatie moeten verzamelen over hoe AI momenteel binnen het bedrijf wordt ingezet. 

AI en toezicht op de werkplek 

Employers may be tempted to use AI to monitor productivity, attendance, locatie, keyboard activity, emails, calls, customer interactions or employee behaviour. This may be especially relevant where employees work remotely or where employers want greater visibility over performance. 

Toezicht op de werkplek kan echter zowel juridisch als cultureel gezien een gevoelig onderwerp zijn. 

Werkgevers moeten duidelijk zijn over: 

• waarom monitoring noodzakelijk is;  

• wat er wordt gecontroleerd;  

• of er een minder ingrijpend alternatief is;  

• of de werknemers hiervan op de hoogte zijn gesteld;  

• hoe lang de gegevens worden bewaard;  

• wie er toegang toe zal hebben;  

• of het toezicht evenredig is;  

• of er een gegevensbeschermingseffectbeoordeling nodig is.  

Excessive monitoring can damage trust, morale and retention. It can also increase the risk of grievances, data protection complaints and employment tribunal claims. 

Werkgevers moeten vermijden om bewakingstechnologie in te voeren louter omdat deze beschikbaar is. De vraag moet zijn of deze noodzakelijk en evenredig is en of er voldoende uitleg over wordt gegeven. 

Kwesties op het gebied van prestaties, gedrag en bekwaamheid 

Een van de grootste uitdagingen voor werkgevers is het gebruik van AI bij prestatiebeheer en bij kwesties op het gebied van gedrag of bekwaamheid. 

Het staat werkgevers niet verboden om gegevens of technologie te gebruiken ter ondersteuning van managementbeslissingen. Zij dienen echter terughoudend te zijn voordat zij door AI gegenereerde informatie als basis voor formele maatregelen gebruiken. 

Performance management still requires context. A drop in productivity may be caused by workload, unclear instructions, disability, poor management, workplace conflict, caring responsibilities, system issues or other legitimate factors. 

Before using AI-generated information in a disciplinary, capability or redundancy process, employers should consider: 

• of de gegevens juist zijn;  

• of de werknemer weet dat de gegevens worden verzameld;  

• of de werknemer de gelegenheid heeft gehad om te reageren;  

• of er wellicht een verklaring voor de gegevens is;  

• of een manager de functie naar behoren heeft beoordeeld;  

• of er een risico op discriminatie bestaat;  

• of er moet worden overwogen om redelijke aanpassingen door te voeren;  

• of het besluit kan worden gerechtvaardigd zonder uitsluitend op AI te vertrouwen.  

Als werkgevers te snel overgaan tot formele maatregelen zonder deze kwesties in overweging te nemen, lopen ze het risico zich bloot te stellen aan vermijdbare juridische risico’s. 

Een inleiding tot AI en personeelszaken 

De invoering van AI kan bij medewerkers ongerustheid veroorzaken. Medewerkers kunnen zich zorgen maken dat AI banen zal vervangen, het toezicht zal verscherpen, het menselijk oordeel zal beperken of de aard van hun functie zal veranderen. 

Werkgevers moeten de invoering van AI daarom beschouwen als een kwestie die betrekking heeft op de verhoudingen met het personeel, en niet alleen als een IT-project. 

In some cases, introducing AI may affect job duties, performance expectations, reporting lines, working methods or staffing levels. If employees are expected to use AI as part of their role, that may require training and may, depending on the circumstances, involve changes to terms and conditions. 

Werkgevers zouden het volgende in overweging moeten nemen: 

• of de werknemers moeten worden geraadpleegd;  

• of er contractuele wijzigingen nodig zijn;  

• of de functieomschrijvingen moeten worden bijgewerkt;  

• of er training nodig is;  

• of AI van invloed is op de prestatieverwachtingen;  

• of er een risico op overtolligheid bestaat;  

• of managers het doel van de verandering kunnen uitleggen.  

Een transparante aanpak zal waarschijnlijk de weerstand verminderen en de acceptatie vergroten. 

Het opstellen van een AI-beleid 

Een AI-beleid hoeft niet al te ingewikkeld te zijn. Het moet praktisch en duidelijk zijn en afgestemd zijn op de manier waarop de organisatie daadwerkelijk functioneert. 

Een doeltreffend AI-beleid moet het volgende toelichten: 

• welke AI-tools zijn goedgekeurd;  

• wanneer werknemers AI mogen gebruiken;  

• wanneer werknemers geen gebruik mogen maken van AI;  

• welke informatie mag niet in AI-tools worden ingevoerd;  

• de noodzaak om door AI gegenereerde inhoud op juistheid te controleren;  

• wanneer menselijke controle vereist is;  

• hoe AI kan worden ingezet bij wervings- of HR-processen;  

• hoe AI kan worden ingezet bij prestatiemanagement;  

• of AI-monitoring is toegestaan;  

• hoe medewerkers hun zorgen moeten melden;  

• de consequences of misuse.  

Het beleid moet aansluiten bij het bestaande beleid op het gebied van IT, gegevensbescherming, vertrouwelijkheid, tuchtprocedures, werving en sociale media. 

Het beste AI-beleid is niet algemeen van aard. Het moet worden afgestemd op het daadwerkelijke gebruik van AI door de werkgever, het soort gegevens waarmee het bedrijf werkt, de mate waarin werknemers toegang hebben tot AI-tools, de sector waarin de werkgever actief is en de risico’s die via een interne audit of vragenlijst in kaart zijn gebracht. 

Veelvoorkomende fouten die werkgevers maken 

Werkgevers moeten er vooral op letten de volgende fouten te vermijden: 

• AI invoeren zonder dit aan de werknemers te melden;  

• werknemers toestaan om openbare AI-tools te gebruiken zonder dat daar regels aan verbonden zijn;  

• ervan uitgaande dat door AI gegenereerde inhoud correct is;  

• zich baseren op AI om wervingsbeslissingen te nemen zonder menselijke toetsing;  

• het gebruik van AI-prestatiegegevens zonder rekening te houden met de context;  

• het niet controleren op het risico op discriminatie;  

• waardoor vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens in AI-tools kunnen worden ingevoerd;  

• het nalaten om het beleid inzake gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en IT bij te werken;  

• het gebruik van AI-monitoringtools zonder te beoordelen of de monitoring evenredig is;  

• het nalaten om leidinggevenden op te leiden;  

• het nalaten van overleg wanneer AI leidt tot veranderingen in functies, verwachtingen of werkwijzen;  

• het invoeren van een algemeen AI-beleid zonder eerst te begrijpen hoe AI daadwerkelijk wordt gebruikt.  

Veel geschillen ontstaan niet omdat de werkgever van plan was om AI te misbruiken, maar omdat er geen duidelijke regels waren, er geen adequaat toezicht was en niemand de tijd had genomen om de risico’s af te wegen voordat de technologie in gebruik werd genomen. 

Praktische stappen voor werkgevers 

Werkgevers die overwegen om AI op de werkplek in te zetten, zouden de volgende stappen in overweging moeten nemen: 

1. Breng in kaart waar AI al binnen het bedrijf wordt ingezet.  

2. Gebruik een AI-werkplekvragenlijst om inzicht te krijgen in het gebruik door medewerkers, risicogebieden en opleidingsbehoeften.  

3. Stel vast welke gegevens van werknemers, sollicitanten, opdrachtgevers of klanten worden verwerkt.  

4. Bepaal welke AI-tools zijn toegestaan en welke verboden zijn.  

5. Voer een risicobeoordeling uit voordat u AI inzet bij werving, toezicht of besluitvorming op HR-gebied.  

6. Ga na of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling vereist is.  

7. Overleg met medewerkers wanneer AI gevolgen heeft voor hun functie, werkwijze of toezicht.  

8. Geef leidinggevenden training over de beperkingen van door AI gegenereerde informatie.  

9. Zorg ervoor dat bij alle belangrijke beslissingen op het gebied van personeelszaken menselijk toezicht blijft bestaan.  

10. Update employment contracts, policies and staff handbooks where needed.  

11. Evalueer het gebruik van AI regelmatig, naarmate de technologie en het juridische kader zich verder ontwikkelen.  

Door deze maatregelen te nemen, kunnen werkgevers juridische risico’s beperken en AI op een beheerste en zakelijk verantwoorde manier inzetten. 

Conclusie 

AI in the workplace is an issue employers cannot afford to ignore. Handled poorly, it can lead to confidentiality breaches, data protection complaints, grievances, discrimination claims, unfair dismissal risks and reputational damage. Handled properly, it can help employers improve efficiency, support managers and modernise working practices. 

Voor werkgevers is het van cruciaal belang om tijdig in actie te komen, aannames te vermijden en inzicht te krijgen in hoe AI daadwerkelijk binnen de organisatie wordt ingezet. AI maakt menselijk oordeel, eerlijke procedures of duidelijk beleid op de werkplek niet overbodig. 

At Ronald Fletcher Baker, our Employment Team advises employers on workplace policies, data protection issues, recruitment, disciplinary and grievance procedures, redundancy, discrimination risk and employment tribunal claims. If you are considering introducing AI into your workplace, or if concerns have already arisen about the use of AI, we can help you assess the risks and identify a practical way forward.