Vakantiegeld, onregelmatige werktijden en administratie: een praktische gids voor werkgevers

Vakantiegeld blijft een van de meest technische en vaak verkeerd begrepen aspecten van het arbeidsrecht. Voor werkgevers met deeltijdpersoneel, tijdelijke krachten, werknemers met een ‘zero-hours’-overeenkomst, seizoenspersoneel, ploegendienstmedewerkers, werknemers die op commissiebasis worden betaald of regelmatig overuren maken, kan het in de praktijk bijzonder lastig zijn om de regels toe te passen.

Voor werkgevers is dit niet louter een kwestie van loonadministratie. Het heeft ook betrekking op contracten, werkroosters, HR-processen, administratie, communicatie met het personeel en naleving van de wetgeving. Als er onjuist mee wordt omgegaan, kunnen fouten bij de berekening van vakantiegeld leiden tot klachten, vorderingen wegens onrechtmatige inhoudingen op het loon, procedures bij de arbeidsrechtbank, verplichtingen tot nabetaling, handhavingsmaatregelen en reputatieschade.

Dit is ook een bijzonder belangrijk moment voor werkgevers om hun aanpak te herzien. Bij recente hervormingen op het gebied van vakantiegeld zijn specifieke regels ingevoerd voor werknemers met onregelmatige werktijden en werknemers die slechts een deel van het jaar werken, waaronder de mogelijkheid om in beperkte gevallen opgespaard vakantiegeld te gebruiken. Vanaf 6 april 2026 moeten werkgevers bovendien de administratie met betrekking tot jaarlijks verlof en vakantiegeld minimaal zes jaar bewaren.

In dit artikel wordt ingegaan op de belangrijkste aandachtspunten waar werkgevers rekening mee moeten houden bij het beheer van vakantiegeld, werknemers met onregelmatige werktijden en de administratie van vakantiedagen.

Wat zijn de basisregels voor vakantiegeld?

De meeste werknemers hebben recht op 5,6 weken betaalde vakantie per jaar. Dit geldt voor voltijdse, deeltijdse, uitzend-, tijdelijke en zero-hours-werknemers, op voorwaarde dat zij in het kader van het arbeidsrecht de status van werknemer hebben.

De vakantietoeslag moet doorgaans overeenkomen met het normale loon van de werknemer. Voor werknemers met vaste werktijden en een vast loon is dit vaak eenvoudig. Voor werknemers en arbeiders wier loon varieert als gevolg van ploegendiensten, overuren, provisie, bonussen, toeslagen of onregelmatige werkroosters, kan de berekening ingewikkelder zijn.

Werkgevers moeten daarom niet zomaar aannemen dat het basissalaris of het uurloon altijd voldoende is. Afhankelijk van de omstandigheden kan het zijn dat in de vakantietoeslag ook betalingen moeten worden meegenomen die verband houden met de uitvoering van contractuele taken, regelmatig overwerk, provisie of andere vergoedingen die deel uitmaken van de normale beloning.

Voor werkgevers komt het erop neer dat vakantiegeld niet mag worden beschouwd als een louter administratieve taak in het kader van het jaarlijks verlof. Het moet worden getoetst aan de arbeidsovereenkomsten, de loongegevens en de manier waarop werknemers daadwerkelijk werken.

Waarom moeten werkgevers de naleving van de regels inzake vakantiegeld serieus nemen?

Er zijn verschillende redenen waarom werkgevers de naleving van de regels inzake vakantiegeld serieus moeten nemen.

Ten eerste is er het juridische risico. Werknemers kunnen een vordering instellen wegens onrechtmatige inhoudingen op het loon wanneer er te weinig vakantiegeld is uitbetaald. Deze vorderingen kunnen betrekking hebben op achterstallige betalingen uit het verleden en kunnen gevolgen hebben voor groepen werknemers wanneer binnen het hele bedrijf dezelfde berekeningsmethode is gehanteerd.

Ten tweede is er het risico op fouten bij de loonadministratie. Fouten bij de berekening van vakantiegeld ontstaan vaak doordat loonadministratiesystemen niet zijn afgestemd op arbeidsovereenkomsten, werkpatronen of wettelijke vereisten. Dit komt vooral veel voor bij bedrijven die gebruikmaken van tijdelijke krachten, variabele werktijden, provisie, overuren of seizoensarbeiders, wat de berekening van vakantiegeld kan bemoeilijken.

Ten derde is er het risico op het gebied van administratie. Vanaf 6 april 2026 moeten werkgevers de gegevens over jaarlijks verlof en vakantiegeld ten minste zes jaar bewaren. Dit betekent dat werkgevers niet alleen moeten kunnen aantonen dat werknemers het juiste aantal vakantiedagen hebben gekregen, maar ook dat het vakantiegeld correct is berekend en geregistreerd.

Het komt er in de praktijk eenvoudig op neer dat werkgevers niet moeten wachten tot er een klacht of vordering wordt ingediend om na te gaan of hun regelingen inzake vakantiegeld aan de voorschriften voldoen.

Werknemers met onregelmatige werktijden en werknemers die slechts een deel van het jaar werken

De regels voor werknemers met onregelmatige werktijden en werknemers die slechts een deel van het jaar werken, vormen voor werkgevers een bijzonder lastig punt, met name wat betreft de berekening van de vakantiegeldvergoeding.

Een werknemer met onregelmatige werktijden is in grote lijnen iemand wiens betaalde uren volgens de voorwaarden van zijn of haar arbeidsovereenkomst in elke loonperiode geheel of grotendeels variabel zijn. Een werknemer die slechts een deel van het jaar werkt, is in grote lijnen iemand die slechts een deel van het jaar hoeft te werken en periodes van ten minste een week heeft waarin hij of zij niet hoeft te werken en geen loon ontvangt.

Voor vakantiejaren die op of na 1 april 2024 beginnen, bouwen werknemers met onregelmatige werktijden en werknemers die slechts een deel van het jaar werken hun wettelijke vakantierecht op naarmate ze werken. Het gebruikelijke wettelijke opbouwpercentage bedraagt 12,07% van de gewerkte uren in een loonperiode, uitgaande van het wettelijke minimumrecht van 5,6 weken.

Dit kan handig zijn voor werkgevers met tijdelijke, seizoensgebonden of flexibel werkende medewerkers. Het brengt echter ook praktische uitdagingen met zich mee. Werkgevers moeten een nauwkeurige administratie bijhouden van gewerkte uren, opgebouwde vakantiedagen, opgenomen vakantiedagen, overgedragen vakantiedagen en uitbetaalde vakantiegeld.

Werkgevers moeten ook controleren of contracten en salarisadministratiesystemen zijn bijgewerkt. Oudere contracten zijn mogelijk niet in overeenstemming met de huidige regels en kunnen tot verwarring leiden over rechten, opbouw en uitbetaling.

Opgebouwd vakantiegeld

Bij ‘geaccumuleerde vakantiegeldregeling’ wordt het vakantiegeld over het hele jaar gespreid door een extra bedrag aan het loon van de werknemer toe te voegen, in plaats van het vakantiegeld uit te betalen op het moment dat de vakantie daadwerkelijk wordt opgenomen.

Werkgevers kunnen er nu voor kiezen om het gecumuleerde vakantiegeld uitsluitend toe te passen voor werknemers met onregelmatige werktijden en werknemers die slechts een deel van het jaar werken. Wanneer hiervan gebruik wordt gemaakt, moet het doorgaans worden berekend op basis van ten minste 12,07% van het totale loon van de werknemer in de betreffende loonperiode en afzonderlijk op de loonstrook worden vermeld.

Dit kan aantrekkelijk zijn voor werkgevers die tijdelijke werknemers of werknemers met variabele werktijden in dienst hebben, maar het mag niet zonder meer worden ingevoerd. Werkgevers blijven wettelijk verplicht ervoor te zorgen dat werknemers de vakantie opnemen waarop zij recht hebben. Het risico bestaat dat het samenvoegen van vakantiegeld werknemers ervan kan weerhouden vakantie op te nemen als zij geen uitbetaling ontvangen op het moment dat zij daadwerkelijk vrij nemen.

Alvorens het systeem van gecumuleerd vakantiegeld in te voeren, moeten werkgevers nagaan of er wijzigingen in de arbeidsovereenkomsten nodig zijn, of de werknemers hierover naar behoren zijn geïnformeerd, of het salarissysteem de uitbetaling apart kan weergeven en of leidinggevenden begrijpen dat het vakantiegeld nog steeds moet worden opgenomen.

Vakantiegeld en normale bezoldiging

Fouten bij de berekening van vakantiegeld ontstaan vaak doordat werkgevers niet goed vaststellen wat onder het normale loon valt.

Afhankelijk van de omstandigheden kan het zijn dat de vakantietoeslag het volgende moet omvatten:

• regelmatige overwerkvergoedingen;
• provisiebetalingen;
• betalingen die verband houden met contractuele verplichtingen;
• diensttoeslagen;
• uitkeringen die verband houden met de beroeps- of persoonlijke status, zoals anciënniteit of kwalificaties;
• andere periodieke betalingen die deel uitmaken van het normale loon.

Werkgevers moeten extra voorzichtig zijn wanneer werknemers een variabel loon ontvangen, om ervoor te zorgen dat de berekening van de vakantietoeslag correct verloopt. Een salarissysteem dat de vakantietoeslag uitsluitend op basis van het basisloon uitbetaalt, kan onjuist zijn als de werknemer regelmatig overuren, provisie of andere vergoedingen ontvangt die in de vakantietoeslag moeten worden meegenomen.

Dit is een gebied waarop kleine fouten duur kunnen uitvallen als ze zich in de loop van de tijd of binnen het personeelsbestand herhalen.

Administratie vanaf 6 april 2026

Vanaf 6 april 2026 moeten werkgevers een administratie bijhouden van jaarlijks verlof en vakantiegeld. Deze administratie moet gegevens bevatten over opgenomen verlof, uit voorgaande jaren overgedragen verlof, vakantiegeld en eventuele vergoedingen in plaats van verlof, zoals vergoedingen voor niet-opgenomen verlof wanneer iemand uit dienst treedt.

Wat de administratie van vakantiegeld betreft, moeten werkgevers kunnen aantonen wat er in de berekening is meegenomen, zoals provisies, bonussen, overuren of andere relevante betalingen. De administratie moet ten minste zes jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de datum waarop deze is opgesteld.

Werkgevers mogen hun administratie bijhouden in een vorm die zij redelijk achten. Dit kan bijvoorbeeld een HR-systeem, een salarissysteem, een spreadsheet of een ander beheersysteem zijn. Het belangrijkste is dat de administratie nauwkeurig en volledig is en dat hieruit blijkt dat aan de voorschriften wordt voldaan.

Werkgevers moeten er bovendien voor zorgen dat de vakantiegegevens worden bijgehouden in overeenstemming met de Britse AVG en de voorschriften inzake gegevensbescherming.

Veelvoorkomende problemen rond vakantiegeld voor werkgevers

Problemen met vakantiegeld ontstaan vaak geleidelijk, in plaats van door één duidelijke fout.

Veelvoorkomende probleemgebieden zijn onder meer:

• tijdelijke werknemers die vakantiedagen opbouwen maar deze zelden opnemen;
• werknemers met een nulurencontract van wie de rechten niet goed worden bijgehouden;
• deeltijdwerknemers van wie het contract nog niet is aangepast;
• werknemers die regelmatig overuren maken, maar waarbij deze overuren niet worden meegerekend bij de berekening van de vakantietoeslag;
• werknemers op commissiebasis van wie de vakantietoeslag uitsluitend op basis van het basisloon wordt berekend;
• werknemers die hun dienstverband beëindigen zonder dat zij de juiste vergoeding ontvangen voor opgebouwde maar niet opgenomen vakantiedagen;
• ongelijke behandeling tussen afdelingen of leidinggevenden;
• onvolledige gegevens over overgedragen vakantiedagen;
• salarisadministratiesystemen die niet in overeenstemming zijn met de contractuele afspraken.

Bij kleine en middelgrote ondernemingen doen deze problemen zich vaak voor omdat de afhandeling van vakantiegeld verdeeld is over HR, de salarisadministratie, de financiële afdeling en lijnmanagers, zonder dat één persoon toezicht houdt op het hele proces.

Beleid, contracten en salarisadministratiesystemen

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat contracten, beleidsregels en salarisadministratiesystemen allemaal hetzelfde aangeven.

Dit kan onder meer inhouden dat arbeidsovereenkomsten, overeenkomsten voor tijdelijke krachten, personeelshandboeken, het beleid inzake jaarlijks verlof, de instellingen voor de salarisadministratie, de formulering van loonstrookjes en de procedures bij het vertrek van medewerkers worden gecontroleerd.

Werkgevers moeten nagaan of in de documenten het volgende wordt uitgelegd:

• het vakantiejaar;
• recht op jaarlijks verlof;
• hoe vakantiedagen worden opgebouwd;
• hoe vakantie moet worden aangevraagd;
• regels inzake het overdragen van vakantiedagen;
• hoe de vakantietoeslag wordt berekend;
• of er gebruik wordt gemaakt van opgespaard vakantiegeld;
• wat er gebeurt als het dienstverband wordt beëindigd;
• wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de administratie.

Een juridisch correct beleid is nuttig, maar het lost het probleem niet op als managers en salarisadministratieteams niet begrijpen hoe ze het in de praktijk moeten toepassen.

Veelvoorkomende fouten die werkgevers maken

Werkgevers moeten er vooral op letten de volgende fouten te vermijden:

• ervan uitgaande dat de vakantietoeslag altijd uitsluitend op het basisloon is gebaseerd;
• het niet meerekenen van reguliere overuren, provisie of andere relevante vergoedingen;
• door het opgebouwde vakantiegeld te gebruiken voor werknemers die geen onregelmatige werktijden hebben of niet slechts een deel van het jaar werken;
• het niet afzonderlijk vermelden van het opgespaarde vakantiegeld op de loonstrookjes;
• het nalaten werknemers aan te moedigen vakantie op te nemen;
• het niet bijhouden van een deugdelijke administratie van opgenomen en overgedragen vakantiedagen;
• het niet bijhouden van de gegevens over vakantiegeld gedurende zes jaar;
• het gebruik van verouderde contracten of vakantiebeleid;
• het niet correct berekenen van de vakantiedagen wanneer iemand het bedrijf verlaat;
• vertrouwen op salarissoftware zonder de juridische uitgangspunten ervan te controleren;
• het behandelen van tijdelijke werknemers of werknemers met een nulurencontract alsof zij geen recht op vakantie hebben.

Veel geschillen over vakantiegeld ontstaan niet omdat de werkgever van plan was werknemers te weinig uit te betalen, maar omdat de regels verkeerd werden begrepen of de systemen niet goed waren bijgewerkt.

Praktische stappen voor werkgevers

Werkgevers zouden nu moeten overwegen de volgende maatregelen te nemen:

1. De huidige regelingen inzake vakantiegeld evalueren.
2. Breng werknemers met onregelmatige werktijden, werknemers die slechts een deel van het jaar werken, tijdelijke werknemers of werknemers met een nulurencontract in kaart.
3. Controleer of overuren, provisies of toeslagen zijn meegerekend, indien van toepassing.
4. Controleer of het opgespaarde vakantiegeld correct wordt gebruikt.
5. Op de loonstrookjes wordt de gecumuleerde vakantievergoeding, indien van toepassing, apart vermeld.
6. Bekijk arbeidsovereenkomsten, arbeidsafspraken en personeelshandboeken.
7. Controleer of de salarissystemen de vakantietoeslag correct berekenen.
8. Zorg ervoor dat gegevens over opgenomen, overgedragen en uitbetaalde vakantiedagen ten minste zes jaar worden bewaard
9. Geef leidinggevenden en salaristeams een training over de regels.
10. Vraag advies in gevallen waarin er mogelijk sprake is geweest van achterstallige betalingen.

Door deze maatregelen te nemen, kunnen werkgevers juridische risico’s beperken en de vakantievergoeding op een meer gestructureerde en zakelijk verantwoorde manier beheren.

Conclusie

Vakantiegeld, onregelmatige werktijden en administratie zijn zaken die werkgevers niet over het hoofd mogen zien. Als hier slecht mee wordt omgegaan, kan dit leiden tot klachten, vorderingen wegens onrechtmatige looninhoudingen, procedures bij de arbeidsrechtbank, aansprakelijkheid op het gebied van loonadministratie en handhavingsrisico’s. Als hier juist mee wordt omgegaan, kunnen werkgevers het jaarlijks verlof eerlijk, consistent en met meer vertrouwen beheren.

Voor werkgevers is het van cruciaal belang om tijdig actie te ondernemen, aannames te vermijden en te controleren of contracten, salarisadministratiesystemen, beleidsregels en administratie goed op elkaar zijn afgestemd. Dit is met name belangrijk voor bedrijven met tijdelijke, seizoensgebonden, personeel met variabele werktijden of personeel dat op commissiebasis werkt.

Bij Ronald Fletcher Baker adviseert ons arbeidsrechtteam werkgevers over vakantiegeld, arbeidsovereenkomsten, de status van werknemers, naleving van de loonadministratievoorschriften, personeelshandboeken, beleidsregels en procedures bij de arbeidsrechtbank. Als u advies nodig heeft over de naleving van de vakantiegeldregeling of over het herzien van uw regelingen inzake jaarlijks verlof, kunnen wij u helpen de risico’s in kaart te brengen en een praktische oplossing te vinden.