Esuberi, ristrutturazioni e licenziamenti con riassunzione: una guida pratica per i datori di lavoro

I licenziamenti per esubero e le ristrutturazioni sono tra le questioni più complesse che i datori di lavoro devono affrontare e che spesso danno luogo a potenziali contenziosi in materia di lavoro. Che un’azienda stia riducendo l’organico, chiudendo una sede, modificando i ruoli, tagliando i costi, riorganizzando i team o cercando di modificare i termini contrattuali, il processo deve essere gestito con attenzione. 

Per i datori di lavoro, non si tratta semplicemente di una questione operativa o finanziaria. Ciò comporta rischi legali, rapporti con i dipendenti, comunicazione, consultazione, documentazione e tempistiche, tutti aspetti essenziali per evitare ricorsi per licenziamento ingiustificato. Se gestiti in modo errato, i processi di esubero e ristrutturazione possono portare a reclami, ricorsi per licenziamento ingiustificato, richieste di indennità di tutela, accuse di violazione contrattuale e danni alla reputazione. 

Questo è anche un momento particolarmente importante per i datori di lavoro per rivedere il proprio approccio. A partire dal 6 aprile 2026, l’indennità massima di tutela per il mancato rispetto degli obblighi di consultazione in caso di licenziamento collettivo è aumentata da 90 a 180 giorni di retribuzione per ciascun dipendente interessato. I datori di lavoro devono inoltre tenere conto del Codice di condotta obbligatorio in materia di licenziamento e riassunzione, entrato in vigore il 18 luglio 2024 e applicabile nei casi in cui i datori di lavoro stiano valutando modifiche ai termini e alle condizioni contrattuali. 

Il presente articolo esamina le questioni fondamentali di cui i datori di lavoro devono tenere conto nella gestione dei rischi legati ai licenziamenti per esubero, alle ristrutturazioni aziendali e alle assunzioni successive al licenziamento. 

Che cos’è la ridondanza? 

La esubero si verifica solitamente quando il fabbisogno di personale da parte di un datore di lavoro per lo svolgimento di un determinato tipo di attività si è ridotto o è cessato, il che può portare a pratiche di licenziamento e riassunzione. Ciò può verificarsi a causa di difficoltà finanziarie, calo della domanda, cambiamenti nella struttura aziendale, introduzione di nuove tecnologie, esternalizzazione, chiusura di sedi o modifiche nell’organizzazione del lavoro. 

Una situazione di esubero non implica necessariamente che l'azienda sia in difficoltà. Può rientrare in una ristrutturazione strategica, in un'iniziativa di riduzione dei costi, in un cambiamento della struttura dirigenziale o in una decisione di riorganizzazione dei ruoli. 

Il punto fondamentale per i datori di lavoro è che una valida motivazione aziendale non è di per sé sufficiente. I datori di lavoro devono inoltre seguire una procedura equa prima di procedere ai licenziamenti. 

I datori di lavoro dovrebbero quindi evitare di considerare il licenziamento per esubero come una decisione già presa. La consultazione dovrebbe avvenire prima che vengano prese le decisioni definitive. 

Perché i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio le procedure di licenziamento per esubero? 

Ci sono diversi motivi per cui i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio le procedure di licenziamento per esubero. 

In primo luogo, c'è il rischio legale. Un licenziamento per esubero può essere considerato ingiusto se il datore di lavoro non svolge una consultazione adeguata, utilizza un gruppo di selezione non equo, applica criteri di selezione irragionevoli, omette di prendere in considerazione alternative o sembra aver predeterminato l'esito. 

In secondo luogo, vi è il rischio finanziario. Laddove si applichino gli obblighi di consultazione collettiva, l’esposizione potenziale può essere significativa. I datori di lavoro che intendono licenziare per esubero 20 o più dipendenti presso un unico stabilimento entro un periodo di 90 giorni devono attenersi alle norme in materia di consultazione collettiva. Il mancato rispetto di tali norme può comportare il riconoscimento di un indennizzo protettivo pari a un massimo di 180 giorni di retribuzione piena per ciascun dipendente interessato. 

In terzo luogo, vi è il rischio gestionale. I licenziamenti collettivi e le operazioni di ristrutturazione possono minare rapidamente il morale, la produttività e la fiducia se i dipendenti ritengono che il processo sia affrettato, poco chiaro o ingiusto. 

Il punto concreto è semplice: i datori di lavoro dovrebbero pianificare con attenzione le operazioni di licenziamento collettivo e di ristrutturazione prima di renderle pubbliche. 

Pianificazione di un licenziamento collettivo o di una ristrutturazione 

Un processo di licenziamento collettivo ben gestito inizia con la pianificazione. 

Prima di rivolgersi ai dipendenti, i datori di lavoro dovrebbero chiarire i seguenti punti: 

• la motivazione aziendale alla base della modifica proposta; 

• quali ruoli o team potrebbero essere interessati; 

• se la proposta riguardi effettivamente un esubero o una ristrutturazione più ampia; 

• se esistono alternative al licenziamento per esubero; 

• se sia possibile avviare una consultazione collettiva; 

• quali documenti saranno necessari; 

• chi si occuperà di gestire il processo; 

• quale calendario sia realistico; 

• in che modo i dipendenti saranno informati e consultati. 

I datori di lavoro dovrebbero inoltre valutare se la modifica proposta possa avere ripercussioni sulle lavoratrici in stato di gravidanza, in congedo di maternità, con disabilità, assenti per malattia, a tempo parziale, in congedo per motivi familiari o comunque potenzialmente vulnerabili. Tali situazioni potrebbero richiedere un'attenzione particolare. 

L'obiettivo dovrebbe essere quello di creare un processo che sia conforme alla legge, ragionevole dal punto di vista commerciale e che possa essere spiegato chiaramente ai dipendenti. 

Consultazione 

La consultazione è fondamentale per garantire l'equità di una procedura di licenziamento collettivo. 

La consultazione deve essere autentica e significativa. Ai dipendenti devono essere spiegati i motivi per cui si sta valutando la proposta, in che modo essa potrebbe influire sulla loro situazione, quali alternative sono state prese in considerazione e come possono reagire. Di norma, i dipendenti devono essere consultati individualmente quando si prevedono meno di 20 licenziamenti e collettivamente quando se ne prevedono 20 o più. 

La consultazione non dovrebbe essere considerata una semplice formalità, poiché è fondamentale per tutelare i diritti dei lavoratori. I datori di lavoro dovrebbero ascoltare i suggerimenti dei dipendenti e valutare se sia possibile evitare, ridurre o attenuare i licenziamenti. 

Durante la consultazione, i datori di lavoro potrebbero dover discutere dei seguenti argomenti: 

• perché viene proposta la riorganizzazione o il licenziamento; 

• quali ruoli sono a rischio; 

• come sono stati individuati i bacini di selezione; 

• quali criteri di selezione verranno utilizzati; 

• se esistono alternative al licenziamento per esubero; 

• se esistano ruoli alternativi adeguati; 

• se verrà presa in considerazione la possibilità di un licenziamento volontario; 

• quali forme di sostegno saranno fornite; 

• quali pagamenti potrebbero essere dovuti. 

Un errore comune è quello di annunciare una decisione definitiva con troppo anticipo. I datori di lavoro dovrebbero evitare di utilizzare espressioni che suggeriscano che i licenziamenti siano inevitabili prima che abbia avuto luogo la consultazione. 

Consultazione collettiva e comunicazioni HR1 

Gli obblighi di consultazione collettiva si applicano qualora un datore di lavoro intenda licenziare per esubero 20 o più dipendenti presso un unico stabilimento entro un periodo di 90 giorni o inferiore. 

Nei casi in cui si applichi la consultazione collettiva, i datori di lavoro sono tenuti a consultare i rappresentanti competenti. Qualora non vi siano sindacati riconosciuti né organismi di rappresentanza dei lavoratori già esistenti, potrebbe essere necessario procedere all’elezione dei rappresentanti dei lavoratori. 

I datori di lavoro devono inoltre notificare la situazione al Servizio governativo per le indennità di licenziamento utilizzando il modulo HR1. La notifica deve essere effettuata prima dell’emissione delle singole comunicazioni di licenziamento e almeno 30 giorni prima del primo licenziamento nel caso in cui i licenziamenti previsti siano compresi tra 20 e 99, oppure almeno 45 giorni prima del primo licenziamento nel caso in cui i licenziamenti previsti siano pari o superiori a 100. 

Si tratta di un ambito in cui i datori di lavoro possono facilmente commettere errori, soprattutto quando le decisioni devono essere prese in tempi rapidi o quando i licenziamenti riguardano diversi team, sedi o fasi. 

I datori di lavoro dovrebbero richiedere una consulenza tempestiva qualora sussista la possibilità che si debba ricorrere alla consultazione collettiva. 

Gruppi di selezione e criteri di selezione 

Qualora solo alcuni dipendenti di un gruppo siano a rischio di licenziamento per esubero, i datori di lavoro dovranno di norma definire un gruppo di selezione adeguato e criteri di selezione equi. 

Un gruppo di selezione è l'insieme dei dipendenti tra i quali possono essere effettuati i licenziamenti per esubero. La composizione di tale gruppo deve essere valutata con attenzione. Se il gruppo è troppo ristretto, i dipendenti potrebbero sostenere di essere stati ingiustamente presi di mira. Se invece è troppo ampio, il processo potrebbe diventare inutilmente destabilizzante. 

I criteri di selezione dovrebbero essere il più possibile oggettivi. I datori di lavoro prendono solitamente in considerazione fattori quali competenze, qualifiche, esperienza, precedenti disciplinari, assenze, rendimento e future esigenze aziendali. 

I datori di lavoro dovrebbero prestare attenzione ai criteri che potrebbero indirettamente penalizzare determinati dipendenti. Ad esempio, i criteri relativi alla presenza potrebbero penalizzare i dipendenti con disabilità o quelli assenti per motivi legati alla gravidanza. I criteri relativi alle prestazioni possono risultare rischiosi se le valutazioni non sono state condotte in modo coerente. 

I datori di lavoro dovrebbero quindi verificare: 

• perché è stato scelto proprio quel gruppo di candidati; 

• se i dipendenti comprendono perché sono a rischio; 

• se i criteri siano oggettivi e misurabili; 

• se sia possibile dimostrare il punteggio ottenuto; 

• se siano necessari eventuali adeguamenti; 

• se i dirigenti stiano applicando i criteri in modo coerente. 

Una selezione inadeguata è una delle cause più comuni di controversie in materia di licenziamento. 

Impiego alternativo adeguato 

Prima di confermare il licenziamento per esubero, i datori di lavoro dovrebbero valutare se siano disponibili opportunità lavorative alternative adeguate. 

Ciò può includere posti vacanti in altri team, ruoli alternativi, orario ridotto, sedi diverse, opportunità di riassegnazione o ruoli che richiedono una certa riqualificazione professionale. Di norma, i datori di lavoro non sono tenuti a creare un ruolo dove non ne esiste uno, ma dovrebbero valutare adeguatamente le opzioni esistenti. 

I datori di lavoro dovrebbero tenere un registro dei posti vacanti presi in considerazione e spiegare perché determinati ruoli sono o non sono idonei. Nel caso in cui una dipendente sia in congedo di maternità o in determinati tipi di congedo familiare, potrebbero applicarsi norme speciali e sarà necessario prestare particolare attenzione. 

La mancata valutazione di adeguate opportunità lavorative alternative può compromettere un processo di licenziamento per esubero altrimenti legittimo. 

Ristrutturazione senza licenziamenti 

Non tutte le ristrutturazioni comportano licenziamenti. 

A volte un datore di lavoro potrebbe voler modificare le linee gerarchiche, le qualifiche professionali, le mansioni, le modalità di lavoro, la sede di lavoro, le condizioni retributive, l’orario di lavoro o i benefici senza ridurre l’organico. Tali modifiche possono comunque comportare rischi legali se comportano variazioni dei termini contrattuali. 

I datori di lavoro dovrebbero innanzitutto verificare se il contratto di lavoro consenta la modifica proposta. Anche nei casi in cui il contratto contenga clausole di flessibilità, i datori di lavoro dovrebbero evitare di farvi ricorso in modo troppo aggressivo. 

Laddove sia necessario raggiungere un accordo, i datori di lavoro dovrebbero consultarsi con i dipendenti, spiegare le ragioni aziendali alla base del cambiamento e valutare adeguatamente le eventuali obiezioni. 

Più il cambiamento è significativo, maggiore è la necessità di un processo accurato. 

Licenziamento e riassunzione 

“Fire-and-rehire” è il termine informale utilizzato per indicare la pratica con cui un datore di lavoro licenzia i dipendenti e offre loro di riassumerli a nuove condizioni. 

Si tratta di un'opzione ad alto rischio e non dovrebbe essere considerata come una procedura di routine per la modifica dei contratti. Il Codice di condotta normativo in materia di licenziamento e riassunzione stabilisce che il licenziamento e la riassunzione debbano essere utilizzati solo come ultima risorsa. 

I datori di lavoro che intendono procedere al licenziamento e alla riassunzione dovrebbero di norma essere in grado di dimostrare di aver: 

• ha illustrato le ragioni commerciali alla base delle modifiche proposte; 

• consultati in modo significativo e in buona fede; 

• ha fornito le informazioni pertinenti; 

• ha tenuto conto delle obiezioni dei dipendenti; 

• ha valutato diverse alternative; 

• ha valutato se fosse possibile introdurre le modifiche in modo graduale o adattarle; 

• adottato misure ragionevoli per evitare il licenziamento; 

• ha rispettato il Codice di condotta. 

La pratica del “licenziamento e riassunzione” può comportare il rischio di licenziamento ingiustificato, problemi di violazione contrattuale, obblighi di consultazione collettiva e difficoltà nei rapporti con i dipendenti. I datori di lavoro dovrebbero richiedere una consulenza prima di ricorrere a questa strategia. 

Errori comuni commessi dai datori di lavoro 

I datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione a evitare i seguenti errori: 

• annunciare licenziamenti prima che abbia avuto luogo la consultazione; 

• non spiegare chiaramente la motivazione aziendale; 

• utilizzando un gruppo di candidati selezionato in modo iniquo o non giustificato; 

• applicare criteri di selezione soggettivi o incoerenti; 

• la mancata tenuta dei registri relativi alle decisioni di punteggio; 

• trascurando le alternative al licenziamento per esubero; 

• non aver preso in considerazione un'occupazione alternativa adeguata; 

• mancato adempimento degli obblighi di consultazione collettiva; 

• la mancata presentazione del modulo HR1 nei casi in cui sia richiesto; 

• emissione di avvisi di licenziamento con troppo anticipo; 

• considerare la pratica del “fire-and-rehire” come una semplice scorciatoia contrattuale; 

• omettendo di prendere in considerazione le questioni relative alla discriminazione o ai congedi familiari; 

• utilizzare lettere o politiche di licenziamento per esubero ormai obsolete; 

• non aver formato i dirigenti in materia di consultazione. 

Molte controversie in materia di licenziamento per esubero non sorgono perché manchino motivi aziendali, ma perché il datore di lavoro ha agito con troppa fretta o non ha seguito una procedura equa. 

Misure concrete per i datori di lavoro 

I datori di lavoro che stanno valutando la possibilità di procedere a licenziamenti per esubero, ristrutturazioni o modifiche contrattuali dovrebbero prendere in considerazione le seguenti misure: 

1. Indicare la motivazione aziendale alla base della modifica proposta. 

2. Verificare se la proposta riguarda un licenziamento per esubero, una ristrutturazione, una modifica contrattuale o una combinazione di tali elementi. 

3. Valutare se sia applicabile la consultazione collettiva. 

4. Elaborare una chiara motivazione aziendale e un piano di consultazione. 

5. Individuare i bacini di selezione e i criteri adeguati. 

6. Consultare i dipendenti prima di prendere decisioni definitive. 

7. Valutare alternative al licenziamento per esubero. 

8. Valutare alternative lavorative adeguate. 

9. Prendere appunti chiari sulle riunioni di consultazione e sulle decisioni relative alla valutazione. 

10. Chiedete consiglio prima di emettere le lettere di licenziamento. 

11. Attenersi alla procedura “licenziamento e riassunzione” qualora non sia possibile concordare le modifiche contrattuali. 

12. Esaminare i contratti, le politiche in materia di licenziamento per esubero e le linee guida per i dirigenti. 

Adottare queste misure può ridurre i rischi legali e aiutare i datori di lavoro a gestire i cambiamenti sul posto di lavoro con maggiore sicurezza. 

Conclusione 

I licenziamenti per esubero, le ristrutturazioni aziendali e le procedure di “licenziamento e riassunzione” sono questioni che i datori di lavoro non possono permettersi di affrontare con superficialità. Se gestite in modo inadeguato, possono portare a reclami, ricorsi per licenziamento ingiustificato, richieste di indennità di tutela, controversie per violazione contrattuale e gravi problemi nei rapporti con i dipendenti. Se gestite correttamente, consentono ai datori di lavoro di apportare i cambiamenti aziendali necessari in modo equo, strutturato e commercialmente ragionevole. 

Per i datori di lavoro è fondamentale agire tempestivamente, evitare supposizioni e pianificare attentamente l’iter. I datori di lavoro devono verificare se si applica la consultazione collettiva, se è necessaria la notifica HR1, se la selezione è equa e se sono state debitamente prese in considerazione alternative al licenziamento. 

Presso lo studio legale Ronald Fletcher Baker, il nostro team specializzato in diritto del lavoro fornisce consulenza ai datori di lavoro in materia di licenziamenti per esubero, ristrutturazioni aziendali, consultazioni collettive, notifiche HR1, accordi transattivi, modifiche contrattuali e rischi legati alla pratica del “licenziamento e riassunzione”. Se state valutando la possibilità di procedere a licenziamenti per esubero, di ristrutturare la vostra azienda o di modificare le condizioni di lavoro, possiamo aiutarvi a valutare i rischi e a individuare una soluzione pratica.