Flexibel werken en gezinsrechten vanaf de eerste dag: een praktische gids voor werkgevers

Flexibel werken en rechten op gezinsverlof worden steeds belangrijkere kwesties voor werkgevers. Verzoeken om hybride werken, aangepaste werktijden, verkorte werkweken, deeltijdregelingen, vaderschapsverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof en verlof voor de zorg voor pasgeborenen maken inmiddels vast deel uit van het personeelsbeleid. 

Voor werkgevers is dit niet louter een kwestie van personeelsadministratie. Het raakt aan juridische risico’s, de verhoudingen met werknemers, consistentie, personeelsplanning en opleidingen voor leidinggevenden. Als hier onjuist mee wordt omgegaan, kunnen verzoeken om flexibel werken en gezinsverlof leiden tot klachten, discriminatieklachten, contractbreuken en procedures bij de arbeidsrechtbank op grond van de Wet op de arbeidsrechten van 1996. 

Dit is ook een bijzonder belangrijk moment voor werkgevers om hun aanpak te herzien. Sinds 6 april 2024 kunnen werknemers vanaf de eerste dag van hun dienstverband een wettelijk verzoek tot flexibel werken indienen. Vanaf 6 april 2026 zijn ook vaderschapsverlof en gewoon ouderschapsverlof rechten geworden die vanaf de eerste dag gelden. Werkgevers moeten er daarom voor zorgen dat hun beleid, arbeidsovereenkomsten en richtlijnen voor leidinggevenden in overeenstemming zijn met de huidige situatie. 

In dit artikel wordt ingegaan op de belangrijkste aandachtspunten waar werkgevers rekening mee moeten houden bij het omgaan met flexibel werken en gezinsrechten die vanaf de eerste werkdag gelden. 

Wat zijn flexibele arbeidsregelingen en gezinsrechten? 

Flexibel werken kan allerlei verschillende vormen aannemen. Hieronder vallen onder meer thuiswerken, hybride werken, deeltijdwerk, verkorte werkweek, gespreide werktijden, flexibele werktijden, jobsharing, aangepaste begin- en eindtijden of een verandering van werkplek. 

Gezinsrechten kunnen onder meer bestaan uit zwangerschapsverlof, vaderschapsverlof, adoptieverlof, gedeeld ouderschapsverlof, gewoon ouderschapsverlof, zorgverlof, verlof voor de zorg voor pasgeborenen en verlof voor de zorg voor afhankelijke personen. Sommige rechten hebben betrekking op geplande gezinsverantwoordelijkheden, terwijl andere van toepassing zijn wanneer zich dringende of onverwachte zorgsituaties voordoen. 

Het belangrijkste punt voor werkgevers is dat deze verzoeken vaak raakvlakken hebben met bredere juridische kwesties. Zo kan een verzoek om flexibel werken bijvoorbeeld ook verband houden met kinderopvang, een handicap, zwangerschap, geestelijke gezondheid, zorgverplichtingen, religie of de menopauze. Een verzoek moet daarom zorgvuldig worden overwogen en mag niet worden behandeld als een simpele voorkeur, zeker niet in het licht van de wet op de arbeidsrechten. 

Waarom zouden werkgevers deze verzoeken serieus moeten nemen? 

Er zijn verschillende redenen waarom werkgevers flexibel werken en gezinsrechten serieus moeten nemen. 

Ten eerste is er het juridische risico. Een verkeerd afgehandelde aanvraag kan leiden tot claims met betrekking tot flexibel werken, discriminatie, benadeling, onrechtmatig ontslag, contractbreuk of onrechtmatige behandeling in verband met gezinsverlof. 

Ten tweede is er het managementrisico. Als leidinggevenden het beleid niet consequent toepassen, beslissingen uitstellen of verzoeken afwijzen zonder deugdelijke motivering, kan dit het vertrouwen schaden en leiden tot ontevredenheid of personeelsverloop. 

Ten derde biedt dit zakelijke kansen. Werkgevers die verzoeken eerlijk en consistent afhandelen, hebben meer kans om ervaren personeel te behouden, werkende ouders en mantelzorgers te ondersteunen, het moreel te verbeteren en de wervingskosten te verlagen. 

Het komt in de praktijk simpelweg hierop neer: flexibel werken en gezinsrechten moeten worden ingepast in de personeelsplanning en mogen niet worden beschouwd als ad-hocgunsten. 

Verzoeken om flexibel werken 

Werknemers kunnen vanaf de eerste dag van hun dienstverband een wettelijk verzoek om flexibel werken indienen. Werkgevers moeten dergelijke verzoeken op redelijke wijze behandelen, de werknemer raadplegen alvorens een verzoek af te wijzen en binnen de wettelijk vastgestelde termijn een definitief besluit nemen. 

Werknemers kunnen binnen een periode van 12 maanden twee wettelijke verzoeken om flexibel werken indienen, waarmee zij hun recht vanaf de eerste dag uitoefenen. Zij mogen niet meer dan één lopend wettelijk verzoek tegelijk hebben. 

Werkgevers kunnen een verzoek nog steeds afwijzen als daar een gegronde zakelijke reden voor is, maar zij moeten wel rekening houden met het recht om flexibel werken aan te vragen. Het besluit moet echter gemotiveerd, onderbouwd en consistent zijn. Werkgevers moeten algemene verklaringen zoals “dat zou niet werken voor het bedrijf” vermijden zonder uit te leggen waarom. 

Bij het beoordelen van een verzoek moeten werkgevers zich het volgende afvragen: 

• welke wijziging wordt gevraagd; 

• of het verzoek van tijdelijke of van permanente aard is; 

• welke gevolgen de regeling zou hebben voor de functie, het team en de klanten; 

• of er praktische alternatieven zijn; 

• of een proefperiode zou helpen; 

• of er sprake is van een risico op discriminatie; 

• of het besluit in overeenstemming is met soortgelijke verzoeken. 

Een verzoek om flexibel werken hoeft niet automatisch te worden ingewilligd, maar moet wel zorgvuldig worden overwogen. 

Rechten van het gezin vanaf de eerste dag 

De rechten op gezinsverlof hebben de afgelopen jaren een aanzienlijke ontwikkeling doorgemaakt. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat hun beleid in overeenstemming is met de huidige rechten en dat leidinggevenden vanaf de eerste dag van het dienstverband weten welke rechten van toepassing zijn. 

Vanaf 6 april 2024 geldt het recht op zorgverlof vanaf de eerste werkdag. In aanmerking komende werknemers kunnen binnen een periode van 12 maanden maximaal één week onbetaald zorgverlof opnemen om zorg te verlenen of te regelen voor een afhankelijke persoon met een langdurige zorgbehoefte. 

Het verlof en de vergoeding voor neonatale zorg zijn van kracht geworden voor baby’s die op of na 6 april 2025 zijn geboren. Het verlof voor neonatale zorg kan tot 12 weken extra verlof opleveren wanneer een baby in aanmerking komende neonatale zorg ontvangt. Het recht op verlof voor neonatale zorg geldt vanaf de eerste dag van het dienstverband, hoewel voor de wettelijke vergoeding voor neonatale zorg aparte voorwaarden gelden. 

Vanaf 6 april 2026 gelden vaderschapsverlof en gewoon ouderschapsverlof als rechten die vanaf de eerste dag van kracht zijn. Dit betekent dat werkgevers moeten controleren of in hun beleid nog steeds wordt verwezen naar verouderde wachttermijnen. 

Deze wijzigingen zijn met name van belang voor het MKB, waar leidinggevenden er wellicht aan gewend zijn verzoeken informeel af te handelen of zich te baseren op de oude formuleringen in het handboek. 

Verzoeken eerlijk en consistent afhandelen 

Werkgevers moeten beschikken over een duidelijke procedure voor de afhandeling van verzoeken om flexibel werken en gezinsverlof. Een eerlijke procedure helpt leidinggevenden om op een consistente manier te reageren en vermindert het risico op geschillen. 

Een goed proces moet het volgende omvatten: 

• een duidelijk traject voor het indienen van verzoeken; 

• onmiddellijke bevestiging van het verzoek; 

• een vergadering of overleg, indien van toepassing; 

• voldoende rekening houden met de omstandigheden van de werknemer; 

• een schriftelijke beslissing; 

• duidelijke redenen indien het verzoek wordt afgewezen; 

• een recht op beroep, indien van toepassing; 

• verslagen van het besluitvormingsproces. 

Consistentie is belangrijk. Als de ene werknemer flexibel mag werken, kan een andere werknemer in een vergelijkbare functie zich terecht afvragen waarom zijn of haar verzoek is afgewezen. Werkgevers moeten eventuele verschillen in behandeling kunnen toelichten aan de hand van de functie, de bedrijfsbehoefte en onderbouwende gegevens. 

Risico’s op discriminatie en nadelige gevolgen 

Flexibele arbeidsregelingen en gezinsrechten overlappen vaak met beschermingsmaatregelen tegen discriminatie, wat het belang van inzicht in arbeidsrechten onderstreept. 

Zo kan het afwijzen van een verzoek om aanpassing van de werktijden bijvoorbeeld een risico op indirecte discriminatie op grond van geslacht met zich meebrengen, indien het verzoek verband houdt met de zorg voor kinderen. Het afwijzen van een verzoek om thuiswerken of aanpassing van de werktijden kan een risico op discriminatie op grond van een handicap met zich meebrengen, wanneer het verzoek verband houdt met een gezondheidsprobleem. Een slechte behandeling van een werknemer omdat deze gezinsverlof heeft opgenomen of aangevraagd, kan eveneens een juridisch risico opleveren. 

Werkgevers moeten extra voorzichtig zijn wanneer een verzoek verband houdt met: 

• zwangerschap of moederschap; 

• verantwoordelijkheden op het gebied van kinderopvang; 

• een handicap of langdurige gezondheidsproblemen; 

• geestelijke gezondheid; 

• neurodiversiteit; 

• zorgverantwoordelijkheden; 

• godsdienst of overtuiging; 

• terugkeren na gezinsverlof. 

Dit betekent niet dat elk verzoek moet worden ingewilligd. Het betekent wel dat werkgevers even moeten stilstaan, de juridische context in overweging moeten nemen en ervoor moeten zorgen dat een eventuele weigering met bewijsmateriaal kan worden onderbouwd. 

Beleid, contracten en opleiding van leidinggevenden 

Werkgevers moeten nagaan of hun arbeidsovereenkomsten, personeelshandboeken en HR-sjablonen up-to-date zijn. Veel beleidsregels bevatten nog steeds verouderde verwijzingen naar proefperiodes, beslissingstermijnen of oude regels voor flexibel werken. 

Werkgevers zouden moeten overwegen om het volgende te bekijken: 

• beleid inzake flexibel werken; 

• beleid inzake vaderschapsverlof; 

• beleidsregels inzake gewoon ouderschapsverlof; 

• beleid inzake zorgverlof, met inbegrip van bepalingen inzake onbetaald ouderschapsverlof; 

• beleid inzake verlof voor neonatale zorg; 

• beleid inzake zwangerschapsverlof, adoptieverlof en gedeeld ouderschapsverlof; 

• beleid inzake hybride werken; 

• beleid inzake afwezigheid en verlof; 

• beleid inzake gelijke kansen; 

• richtlijnen voor managers en voorbeeldbrieven. 

Beleidswijzigingen zijn nuttig, maar volstaan niet als leidinggevenden niet weten hoe ze deze in overeenstemming met het arbeidsrecht moeten toepassen. Leidinggevenden moeten weten wanneer ze HR moeten inschakelen, hoe ze overleg moeten voeren, hoe ze beslissingen moeten vastleggen en wanneer ze juridisch advies moeten inwinnen. 

Veelvoorkomende fouten die werkgevers maken 

Werkgevers moeten er vooral op letten de volgende fouten te vermijden: 

• door gebruik te maken van verouderde regelingen voor flexibel werken of gezinsverlof; 

• ervan uitgaande dat werknemers een minimale diensttijd moeten hebben voordat ze een verzoek tot flexibel werken kunnen indienen; 

• verzoeken afwijzen zonder serieus overleg; 

• vage of algemene zakelijke redenen aanvoeren; 

• het niet in aanmerking nemen van proefperiodes of alternatieven; 

• het op inconsistente wijze behandelen van soortgelijke verzoeken; 

• het over het hoofd zien van discriminatierisico’s; 

• werknemers straffen voor het opnemen of aanvragen van gezinsverlof; 

• het nalaten om contracten of personeelshandboeken bij te werken; 

• het nalaten om leidinggevenden te trainen in de geldende regels. 

Veel geschillen ontstaan niet omdat de werkgever van plan was onrechtmatig te handelen, maar omdat leidinggevenden uitgingen van verouderde aannames of verzoeken te informeel hebben afgehandeld. 

Praktische stappen voor werkgevers 

Werkgevers zouden nu moeten overwegen de volgende maatregelen te nemen: 

1. Het beleid inzake flexibel werken en gezinsverlof herzien. 

2. Ga na of het beleid recht doet aan de rechten op flexibel werken vanaf de eerste dag. 

3. Het beleid inzake vaderschapsverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof en verlof voor de zorg voor pasgeborenen bijwerken. 

4. Stel standaardbrieven op voor het inwilligen, afwijzen en bespreken van verzoeken. 

5. Geef leidinggevenden training op het gebied van overleg en besluitvorming. 

6. Ga na of hybride werkregelingen consequent worden toegepast. 

7. Houd een schriftelijk overzicht bij van verzoeken en beslissingen. 

8. Ga na of weigeringen een risico op discriminatie kunnen opleveren. 

9. Overweeg waar nodig proefperiodes. 

10. Vraag eerst advies voordat je complexe of gevoelige verzoeken afwijst. 

Door deze maatregelen te nemen, kunnen werkgevers juridische risico’s beperken en verzoeken op een zelfverzekerde, eerlijke en consistente manier afhandelen. 

Conclusie 

Flexibel werken en gezinsrechten vanaf de eerste werkdag zijn kwesties die werkgevers niet lichtvaardig mogen behandelen. Als hier slecht mee wordt omgegaan, kan dit leiden tot klachten, discriminatieklachten, problemen in de relaties met werknemers en het risico op een rechtszaak. Als hier juist mee wordt omgegaan, kunnen werkgevers hiermee personeel behouden, werkende ouders en mantelzorgers ondersteunen en een flexibelere en veerkrachtigere werkplek creëren. 

Voor werkgevers is het van cruciaal belang om tijdig in te grijpen, aannames te vermijden en ervoor te zorgen dat het beleid en de managementpraktijken in overeenstemming zijn met de huidige wettelijke situatie. 

Bij Ronald Fletcher Baker adviseert ons arbeidsrechtteam werkgevers over verzoeken om flexibel werken, beleid inzake gezinsverlof, personeelshandboeken, discriminatierisico’s, procedures op de werkplek en vorderingen bij de arbeidsrechtbank. Als u advies nodig heeft over het aanpassen van uw beleid of het afhandelen van een verzoek om flexibel werken of gezinsverlof, kunnen wij u helpen de risico’s in kaart te brengen en een praktische oplossing te vinden.