In caso di accusa di grave comportamento scorretto, per motivi di salute o per un rischio sul posto di lavoro a carico di una dipendente che sia appena diventata madre o in attesa di partorire, il datore di lavoro può ritenere di avere motivi validi per sospendere la dipendente. La sospensione comporta l’allontanamento della dipendente dal posto di lavoro. La sospensione di una dipendente non deve essere utilizzata come misura disciplinare e i datori di lavoro devono agire con cautela prima di procedere alla sospensione di una dipendente.
SOSPETTO UN COMPORTAMENTO SCORRETTO. POSSO SEMPLICEMENTE SOSPENDERE IL DIPENDENTE?
Prima di sospendere un dipendente, devono sussistere motivi ragionevoli per sospettare una condotta scorretta e la legge stabilisce che la sospensione non debba essere una semplice reazione ‘d’istinto’. La sospensione di un dipendente non dovrebbe essere la reazione automatica quando si ritiene che un dipendente sia colpevole di una condotta scorretta. Nella maggior parte dei casi, i casi di sospetta condotta scorretta possono essere gestiti senza allontanare il dipendente dal posto di lavoro. Tuttavia, se si ritiene che non sia possibile svolgere un’indagine con il dipendente ancora presente sul posto di lavoro, la sospensione potrebbe essere appropriata.
QUALE È LA PROCEDURA PER LA SOSPENSIONE DI UN DIPENDENTE?
Il primo passo consiste nel verificare il contratto di lavoro del dipendente per accertare se vi sia un diritto contrattuale alla sospensione. Il modo migliore per i datori di lavoro di ridurre al minimo il rischio di un reclamo è quello di procedere alla sospensione solo quando sussiste un diritto contrattuale in tal senso. È importante conservare una documentazione scritta quando si gestisce una sospensione; pertanto, è opportuno inviare una lettera al dipendente fornendogli informazioni relative alla sospensione.
Nella lettera indirizzata al dipendente, è necessario includere informazioni sui motivi della sospensione, sulla durata prevista della stessa, su come saranno gestiti la retribuzione e i benefici durante il periodo di sospensione, e chiarire che gli obblighi del dipendente previsti dal contratto di lavoro continueranno ad applicarsi anche durante tale periodo.
COSA DEVO FARE DOPO AVER SOSPESO IL DIPENDENTE?
In caso di sospetta condotta scorretta, è necessario condurre tempestivamente le indagini e tenere aggiornato il dipendente in merito alla sua sospensione. È opportuno contattare eventuali testimoni e documentare le loro dichiarazioni, per poi riesaminare periodicamente la decisione di sospensione. È possibile che altri dipendenti o clienti chiedano dove si trovi il dipendente sospeso. È preferibile non rivelare a nessuno che il dipendente è stato sospeso e, dal punto di vista dei rapporti di lavoro, sarebbe opportuno concordare con il dipendente stesso cosa rispondere qualora qualcuno chieda dove si trovi.
È opportuno agire con cautela ed evitare di dire a terzi qualsiasi cosa che possa essere interpretata come se aveste già tratto una conclusione in merito alla colpevolezza del dipendente.
DEVO PAGARE IL DIPENDENTE?
Sì, il vostro dipendente dovrebbe essere retribuito durante il periodo di sospensione e ricevere anche eventuali indennità a cui ha diritto. È possibile che il contratto del dipendente contenga una clausola che vi dia il diritto di sospenderlo senza retribuzione, ma tale diritto deve essere esercitato in modo ragionevole e dovrebbe costituire un’eccezione. Se sospende un dipendente senza retribuzione, è più probabile che ciò venga percepito come una sanzione disciplinare e, qualora in seguito si accertasse che il dipendente non fosse colpevole di alcuna condotta scorretta, questi potrebbe presentare un reclamo per indebita trattenuta salariale o violazione del contratto.
POSSO LIMITARE L'ACCESSO DEL DIPENDENTE ALLE E-MAIL?
Durante il periodo di sospensione del dipendente, potresti voler limitare il suo accesso alle e-mail di lavoro. Ad esempio, se ritieni che il dipendente possa cancellare prove utili ai fini dell’indagine o se pensi che possa tentare di influenzare i colleghi che saranno chiamati a testimoniare nell’ambito dell’indagine. La limitazione dell’accesso alle e-mail non deve essere utilizzata come forma di punizione.
COSA POTREBBE ANDARE STORTO?
Si sono verificati numerosi casi riguardanti dipendenti sospesi dal servizio in circostanze in cui il datore di lavoro non disponeva di alcuna prova di comportamento scorretto o in cui la sospensione era stata gestita in modo ingiusto. Ad esempio, non è consentito mantenere un dipendente sospeso a tempo indeterminato, né sospenderlo senza aver prima preso in considerazione alternative alla sospensione.
Un datore di lavoro non dovrebbe agire in modo tale da compromettere il rapporto di fiducia tra datore di lavoro e dipendente; pertanto, la principale preoccupazione per i datori di lavoro è che la sospensione possa costituire una violazione di tale rapporto. Inoltre, i datori di lavoro dovrebbero anche garantire coerenza nell’applicazione delle sospensioni. Ad esempio, se un uomo e una donna sono coinvolti insieme in un caso di comportamento scorretto e uno dei due dipendenti viene sospeso mentre l’altro no, potrebbe sorgere un’accusa di discriminazione sessuale.
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