Licenziamenti, provvedimenti disciplinari e periodo di prova: una guida pratica per i datori di lavoro

I licenziamenti e le questioni disciplinari sono tra i problemi più comuni e complessi che i datori di lavoro devono affrontare sul posto di lavoro. Che si tratti di comportamenti scorretti, scarso rendimento, assenze, problemi di atteggiamento, mancato superamento del periodo di prova o perdita di fiducia, la decisione di licenziare non deve essere presa in fretta. 

Per i datori di lavoro, non si tratta semplicemente di una questione di risorse umane. Comporta rischi legali, valutazioni gestionali, rapporti con i dipendenti e decisioni commerciali. Se gestiti in modo errato, i licenziamenti possono portare a reclami, alla procedura di conciliazione precoce dell’Acas, a ricorsi dinanzi al tribunale del lavoro, a un dispendio di tempo da parte della direzione, a spese legali e a danni alla reputazione. 

Questo è anche un momento particolarmente importante in cui i datori di lavoro dovrebbero rivedere il proprio approccio. I dati della linea di assistenza Acas relativi al periodo da ottobre a dicembre 2025 mostrano che le questioni relative a provvedimenti disciplinari, licenziamenti e reclami sono state l’argomento più ricorrente delle chiamate, rappresentando circa il 41% delle chiamate ricevute dalla linea di assistenza. (Dati statistici della linea di assistenza Acas) Inoltre, a partire dal 1° gennaio 2027, la tutela contro il licenziamento ingiustificato dovrebbe applicarsi dopo sei mesi di anzianità di servizio, anziché dopo due anni, e il limite massimo previsto per i risarcimenti dovrebbe essere abolito. (Legge sui diritti dei lavoratori dell'Acas del 2025) 

Il presente articolo esamina gli aspetti fondamentali di cui i datori di lavoro devono tenere conto nella gestione dei licenziamenti, dei procedimenti disciplinari e dei periodi di prova. 

Perché i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio le procedure di licenziamento? 

Ci sono diversi motivi per cui i datori di lavoro dovrebbero prendere sul serio le procedure di licenziamento. 

In primo luogo, vi è il rischio legale. Anche nei casi in cui un datore di lavoro nutra una sincera preoccupazione riguardo alla condotta o alle prestazioni di un dipendente, un licenziamento può comunque essere ingiustificato se il datore di lavoro non segue una procedura equa. Le linee guida dell’Acas stabiliscono che, affinché un licenziamento sia legittimo, il datore di lavoro deve avere un motivo valido, prendere una decisione equilibrata e coerente e, di norma, seguire una procedura completa ed equa. 

In secondo luogo, vi è il rischio finanziario. Qualora si applichi il Codice di condotta dell’Acas in materia di procedure disciplinari e di reclamo, un tribunale del lavoro può aumentare il risarcimento fino a 25% qualora il datore di lavoro abbia omesso in modo irragionevole di attenersi al Codice. 

In terzo luogo, vi è il rischio gestionale. I licenziamenti gestiti in modo inadeguato spesso degenerano. Un dipendente che avrebbe potuto accettare una procedura equa e ben gestita potrebbe invece presentare un reclamo, inviare una richiesta di accesso ai propri dati personali, contattare l’Acas o adire un tribunale se ritiene di essere stato trattato in modo ingiusto. 

Che cos’è una procedura di licenziamento equa? 

Un procedimento di licenziamento equo dipenderà dalle circostanze, ma la maggior parte dei licenziamenti di natura disciplinare o legati alle prestazioni dovrebbe prevedere una serie di fasi fondamentali. 

Di norma, i datori di lavoro dovrebbero: 

• identificare chiaramente il problema; 

• accertare i fatti; 

• comunicare per iscritto al dipendente le accuse o le preoccupazioni; 

• fornire prove pertinenti; 

• convocare il dipendente a un colloquio disciplinare o di valutazione delle competenze; 

• consentire al dipendente di farsi accompagnare, ove opportuno; 

• conferire al dipendente un’adeguata opportunità di rispondere al motivo del licenziamento; 

• valutare la spiegazione fornita dal dipendente prima di prendere una decisione; 

• stabilire un esito che sia ragionevole e proporzionato; 

• confermare la decisione per iscritto; 

• prevedere il diritto di ricorso. 

Il punto fondamentale per i datori di lavoro è che il processo non debba essere prestabilito. I dirigenti dovrebbero affrontare la questione con mente aperta e non dovrebbero decidere l’esito prima di aver ascoltato il dipendente. 

Condotta scorretta e condotta gravemente scorretta 

I casi di comportamento scorretto possono includere comportamenti inadeguati, mancato rispetto delle istruzioni, violazione delle politiche aziendali, comunicazioni inappropriate, problemi di puntualità, assenze non autorizzate o mancato rispetto degli standard sul posto di lavoro. 

La colpa grave è più grave. Può includere furto, violenza, grave insubordinazione, frode, grave violazione della riservatezza, grave molestia, gravi violazioni in materia di salute e sicurezza o altri comportamenti che compromettono in modo sostanziale il rapporto di lavoro. 

Tuttavia, i datori di lavoro dovrebbero agire con cautela prima di qualificare un comportamento come grave violazione disciplinare. Non tutti i casi gravi giustificano il licenziamento senza preavviso. I datori di lavoro dovrebbero valutare i fatti, la spiegazione fornita dal dipendente, l’anzianità di servizio, i precedenti disciplinari, la coerenza con casi precedenti, eventuali circostanze attenuanti e se il licenziamento rientri nell’ambito delle risposte ragionevoli. 

Prima di licenziare un dipendente per grave inadempienza, i datori di lavoro dovrebbero di norma chiedersi: 

• Cosa si sostiene esattamente? 

• Quali prove sostengono tale accusa? 

• È stata condotta un'indagine adeguata? 

• Al dipendente è stata data un'adeguata possibilità di rispondere? 

• Ci sono circostanze attenuanti? 

• Il licenziamento senza preavviso è davvero giustificato? 

I datori di lavoro che procedono al licenziamento con troppa fretta potrebbero esporsi a rischi inutili, anche nei casi in cui sussistano effettive preoccupazioni relative alla condotta del dipendente durante il periodo di prova.  

Prestazioni e capacità insufficienti 

Le prestazioni insoddisfacenti dovrebbero di norma essere gestite in modo diverso rispetto ai casi di comportamento scorretto, soprattutto durante il periodo di prova. 

In molti casi, il problema non è che il dipendente abbia deliberatamente commesso un errore, ma che non soddisfi gli standard richiesti. Ciò potrebbe richiedere aspettative più chiare, formazione, supervisione, obiettivi di rendimento, incontri di valutazione e avvertimenti prima di prendere in considerazione il licenziamento. 

I datori di lavoro dovrebbero chiarire quanto segue: 

• quale standard ci si aspetta; 

• in che modo il dipendente non è all'altezza; 

• quali miglioramenti sono necessari; 

• quali forme di sostegno saranno fornite; 

• come verrà misurato il miglioramento; 

• i tempi previsti per il miglioramento; 

• cosa potrebbe accadere se non si ottenesse alcun miglioramento. 

Un errore comune è quello di procedere direttamente al licenziamento senza concedere al dipendente un’equa opportunità di migliorare. Ciò è particolarmente rischioso nei casi in cui al dipendente non sia stato precedentemente comunicato che le sue prestazioni potrebbero mettere a rischio il suo rapporto di lavoro. Laddove i problemi di rendimento possano essere collegati a condizioni di salute, disabilità, neurodiversità, gravidanza, responsabilità di assistenza o stress sul posto di lavoro, i datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione. 

Periodi di prova 

I periodi di prova sono spesso oggetto di fraintendimenti. 

Un periodo di prova può essere utile perché offre sia al datore di lavoro che al dipendente l’opportunità di valutare fin da subito se il rapporto di lavoro sta funzionando. Tuttavia, ciò non significa che il datore di lavoro possa licenziare senza seguire alcuna procedura. 

Attualmente, il rischio legale durante il periodo di prova potrebbe risultare inferiore in molti casi ordinari di licenziamento ingiustificato in cui il dipendente abbia un'anzianità di servizio inferiore a due anni. Tuttavia, ciò non elimina ogni rischio. I dipendenti possono comunque presentare ricorsi in materia di discriminazione, segnalazione di irregolarità, licenziamento ingiustificato automatico, trattenute illegali sulla retribuzione, indennità di preavviso, indennità per ferie non godute o violazione del contratto. 

Il rischio aumenterà inoltre a partire dal 1° gennaio 2027, quando entrerà in vigore la tutela contro il licenziamento ingiustificato dopo sei mesi di anzianità di servizio. Ciò significa che i datori di lavoro dovrebbero iniziare fin da ora a considerare la gestione del periodo di prova come una questione di conformità contrattuale ancora più importante. 

I datori di lavoro dovrebbero tenere presente quanto segue: 

• se il contratto di lavoro contenga una clausola chiara relativa al periodo di prova; 

• se il datore di lavoro abbia il diritto di prorogare il periodo di prova; 

• se durante il periodo di prova si applichi un preavviso più breve; 

• se si stanno svolgendo le riunioni di revisione della libertà vigilata; 

• se le preoccupazioni siano documentate; 

• se al dipendente è stato indicato cosa deve migliorare; 

• se il licenziamento durante o al termine del periodo di prova venga gestito in modo equo. 

Un processo di prova ben gestito può ridurre il rischio di controversie e rendere più facile giustificare un eventuale licenziamento. 

Gestione del procedimento disciplinare 

Un procedimento disciplinare equo inizia solitamente con un'indagine imparziale. Lo scopo dell'indagine è accertare i fatti, non dimostrare la colpevolezza del dipendente. 

A seconda delle circostanze, un’indagine può comportare l’esame di documenti, e-mail, messaggi, registrazioni di sistema, testimonianze, filmati delle telecamere a circuito chiuso, regolamenti o precedenti avvertimenti. I datori di lavoro dovrebbero prendere in considerazione sia le prove a sostegno dell’accusa sia quelle che potrebbero avvalorare la posizione del dipendente. 

Qualora la questione dovesse sfociare in un’udienza disciplinare, al dipendente dovrebbero di norma essere forniti per iscritto i dettagli delle accuse, copie delle prove pertinenti, un termine ragionevole per prepararsi, informazioni dettagliate sui possibili esiti e la conferma del diritto di farsi accompagnare. 

Durante l'udienza, il datore di lavoro dovrebbe illustrare le accuse, esaminare le prove e concedere al dipendente un'adeguata opportunità di rispondere. Il datore di lavoro dovrebbe quindi aggiornare la seduta prima di prendere una decisione. Ciò contribuisce a dimostrare che la decisione non era stata predeterminata. 

I datori di lavoro dovrebbero, di norma, garantire il diritto di ricorso. Il ricorso offre al datore di lavoro l’opportunità di correggere eventuali errori prima che la questione si aggravi. Ove possibile, il ricorso dovrebbe essere esaminato da una persona che non sia stata coinvolta nella decisione originaria e che abbia l’autorità di modificare l’esito della stessa. 

Reclami sollevati nel corso di un procedimento disciplinare 

I datori di lavoro si trovano spesso in difficoltà quando un dipendente presenta un reclamo nel corso di un procedimento disciplinare o di licenziamento. 

L'approccio corretto dipenderà dalle circostanze. A volte il reclamo può essere gestito parallelamente al procedimento disciplinare. Altre volte potrebbe essere necessario sospendere il procedimento disciplinare mentre si svolge l'indagine sul reclamo. In altri casi, il reclamo può essere strettamente collegato alle questioni disciplinari e può essere considerato parte integrante del processo decisionale complessivo. 

I datori di lavoro dovrebbero tenere presente quanto segue: 

• su cosa verte il reclamo; 

• se sia direttamente collegato alle accuse disciplinari; 

• se solleva questioni relative alla discriminazione, alla segnalazione di irregolarità o alla ritorsione; 

• se siano necessarie ulteriori indagini; 

• se sia opportuno modificare l'orario. 

Un reclamo non dovrebbe automaticamente far deragliare un procedimento disciplinare, ma non dovrebbe nemmeno essere ignorato. 

Errori comuni commessi dai datori di lavoro 

I datori di lavoro dovrebbero prestare particolare attenzione a evitare i seguenti errori: 

• decidere di archiviare il caso prima che il procedimento abbia avuto inizio; 

• non aver svolto indagini adeguate; 

• non mettere per iscritto le accuse; 

• la mancata presentazione di prove in sede di udienza disciplinare; 

• non concedendo al dipendente il tempo sufficiente per prepararsi; 

• trattare i dipendenti in prova come se non avessero alcun diritto; 

• omessa documentazione delle preoccupazioni relative alla libertà vigilata; 

• licenziare per scarso rendimento senza preavvisi né sostegno; 

• classificare troppo frettolosamente un comportamento come grave violazione disciplinare; 

• trascurando eventuali casi di discriminazione, segnalazioni di irregolarità o problemi di salute; 

• non presentare ricorso; 

• ricorrendo a procedure disciplinari o relative alle competenze ormai obsolete; 

• la mancata formazione dei dirigenti. 

Molte cause di licenziamento non nascono perché il datore di lavoro non avesse alcuna preoccupazione, ma perché tale preoccupazione è stata gestita troppo frettolosamente, in modo troppo informale o senza prove adeguate. 

Misure concrete per i datori di lavoro 

I datori di lavoro dovrebbero prendere in considerazione l'adozione delle seguenti misure sin da ora: 

1. Esaminare le politiche disciplinari e relative alle competenze. 

2. Esaminare le clausole relative al periodo di prova nei contratti di lavoro. 

3. Introdurre modelli chiari per la valutazione del periodo di prova. 

4. Formare i responsabili di treno su come gestire i casi di comportamento scorretto e le questioni relative alle prestazioni. 

5. Assicurarsi che le accuse siano messe per iscritto prima delle udienze disciplinari. 

6. Assicurarsi che ai dipendenti vengano fornite le prove necessarie e un tempo ragionevole per prepararsi. 

7. Tenere un registro accurato delle riunioni investigative, delle udienze disciplinari e delle udienze di appello. 

8. Verificare se le decisioni di licenziamento siano coerenti con i casi precedenti. 

9. Chiedete consiglio prima di licenziare dipendenti in casi in cui possano sussistere elementi di discriminazione, segnalazioni di irregolarità o problemi di salute. 

10. Preparatevi alla riduzione del periodo di prova previsto per il licenziamento ingiustificato a partire da gennaio 2027. 

Adottare queste misure può ridurre i rischi legali e aiutare i datori di lavoro ad affrontare le questioni relative al posto di lavoro con maggiore sicurezza. 

Conclusione 

I licenziamenti, le misure disciplinari e i periodi di prova sono questioni che i datori di lavoro non possono permettersi di gestire con superficialità, soprattutto quando si tratta di valutare i motivi del licenziamento. Se gestiti in modo inadeguato, possono portare a reclami, alla procedura di conciliazione precoce dell’Acas, a ricorsi per licenziamento ingiustificato, a denunce di discriminazione e a disagi gestionali evitabili. Se gestiti correttamente, consentono ai datori di lavoro di affrontare i problemi sul posto di lavoro in modo equo, coerente e in linea con le esigenze aziendali. 

Per i datori di lavoro è fondamentale agire tempestivamente, evitare di basarsi su supposizioni e seguire una procedura equa. Ciò assumerà un’importanza ancora maggiore, poiché a partire dal 1° gennaio 2027 la tutela contro il licenziamento ingiustificato entrerà in vigore dopo sei mesi di anzianità di servizio. 

Presso lo studio legale Ronald Fletcher Baker, il nostro team specializzato in diritto del lavoro fornisce consulenza ai datori di lavoro in materia di licenziamenti, procedimenti disciplinari, periodi di prova, reclami, gestione delle prestazioni e ricorsi dinanzi al tribunale del lavoro. Se avete bisogno di consulenza su come gestire un licenziamento o rivedere le vostre procedure disciplinari e di prova, possiamo aiutarvi a valutare i rischi e a individuare una soluzione pratica.