Ronald Fletcher Baker LLP raccoglie, utilizza ed è responsabile di alcune informazioni personali che vi riguardano. In questo caso siamo regolamentati dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati del Regno Unito, che si applica in tutta l'Unione Europea (compreso il Regno Unito) e siamo responsabili come "controllori" di tali informazioni personali ai fini di tali leggi.
Prendiamo molto sul serio la vostra privacy. Vi invitiamo a leggere attentamente la presente informativa e la politica sulla privacy, poiché contiene informazioni importanti su chi siamo e su come e perché raccogliamo, conserviamo, utilizziamo e condividiamo i vostri dati personali. Inoltre, spiega i diritti dell'utente in relazione ai suoi dati personali e come contattare noi o le autorità di vigilanza in caso di reclamo.
Il nostro utilizzo dei vostri dati personali è soggetto alle vostre istruzioni, al Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (GDPR), ad altre leggi pertinenti del Regno Unito e (se del caso) dell'UE, compreso il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR), e al nostro dovere professionale di riservatezza.
Termini chiave
Sarebbe utile iniziare spiegando alcuni termini chiave utilizzati in questo documento:
Noi, noi il nostro significa Ronald Fletcher Baker LLP
Dati personali qualsiasi informazione relativa a un individuo identificato o identificabile
Dati personali di categoria speciale dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, filosofiche o l'appartenenza sindacale; dati genetici e biometrici; dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale.
Dati personali raccolti su di voi
I dati personali che raccoglieremo o che potremmo raccogliere nel corso della consulenza e/o dell'attività per voi sono i seguenti:
Dati personali raccolti
- Nome, data di nascita, indirizzo e numero di telefono dell'utente
- Informazioni che ci permettono di controllare e verificare la vostra identità, ad esempio la vostra data di nascita o i dati del passaporto e la prova dell'indirizzo
- Dati di contatto elettronici, ad esempio il vostro indirizzo e-mail e il numero di telefono cellulare
- Informazioni relative alla questione per la quale state richiedendo la nostra consulenza o rappresentanza
- I vostri dati finanziari, nella misura in cui sono rilevanti per le vostre istruzioni, ad esempio la fonte dei vostri fondi se state dando istruzioni per una transazione di acquisto
I dati personali che possiamo raccogliere dipendono dal motivo per cui ci avete incaricato di farlo
- I vostri dati fiscali e di previdenza nazionale
- I vostri dati bancari e/o della società di costruzione
- Dettagli della vostra presenza professionale online, ad esempio il profilo LinkedIn
- I dati del vostro coniuge/partner e delle persone a carico o di altri membri della famiglia, ad esempio se ci incaricate di una questione familiare o di un testamento
- Il vostro stato lavorativo e i relativi dettagli, compresi stipendio e benefit, ad esempio se ci incaricate di una questione legata al vostro lavoro o in cui il vostro stato lavorativo o il vostro reddito è rilevante
- La vostra nazionalità e il vostro status di immigrati e le informazioni contenute nei relativi documenti, come il passaporto o altri documenti di identificazione.
- Dettagli sulle vostre disposizioni pensionistiche, ad esempio se ci incaricate di una questione pensionistica o in relazione a disposizioni finanziarie in seguito alla rottura di una relazione.
- I vostri registri di lavoro, compresi, se pertinenti, i registri di malattia e di presenza, di rendimento, disciplinari, di condotta e di reclamo (compresi i dati personali di categoria speciale pertinenti), ad esempio se ci date istruzioni su questioni relative al vostro lavoro o in cui i vostri registri di lavoro sono pertinenti
- L'origine razziale o etnica, il sesso, l'orientamento sessuale, le convinzioni religiose o simili, ad esempio se ci incaricate di una richiesta di risarcimento per discriminazione.
- L'appartenenza a un sindacato, ad esempio se ci si rivolge a noi per una richiesta di risarcimento per discriminazione o se la questione è finanziata da un sindacato
- Informazioni personali di identificazione, come il colore dei capelli o degli occhi o il nome dei genitori, ad esempio nel caso in cui ci incarichiate di costituire una società per voi.
- Le vostre cartelle cliniche, ad esempio se stiamo agendo per voi in una causa per lesioni personali
Questi dati personali sono richiesti all'utente per consentirci di fornirgli i nostri servizi. La mancata comunicazione dei dati personali richiesti può ritardare o impedire la fornitura dei servizi.
Come vengono raccolti i vostri dati personali
La maggior parte di queste informazioni viene raccolta dall'utente. Tuttavia, possiamo anche raccogliere informazioni:
-Da fonti pubblicamente accessibili, ad esempio Companies House o HM Land Registry;
-Direttamente da terzi, ad esempio agenzie di riferimento del credito, fornitori di servizi di diligenza per i clienti;
da terzi con il vostro consenso, ad esempio: la vostra banca o società di costruzioni, un'altra istituzione finanziaria o un consulente; consulenti e altri professionisti che potremmo incaricare in relazione alla vostra questione; il vostro datore di lavoro e/o sindacato, organismo professionale o amministratori di pensioni; i vostri medici, professionisti della salute professionale; attraverso i nostri sistemi informatici, ad esempio: sistemi di gestione dei casi, di gestione dei documenti e di registrazione delle ore; siti web e applicazioni pertinenti; monitoraggio automatico dei nostri siti web e di altri sistemi tecnici, come le nostre reti e connessioni informatiche, sistemi di comunicazione, e-mail e sistemi di messaggistica istantanea.
Come e perché utilizziamo i vostri dati personali
In base alla legge sulla protezione dei dati, possiamo utilizzare i vostri dati personali solo se abbiamo un motivo valido per farlo, ad es:
-per ottemperare ai nostri obblighi legali e regolatore obblighi;
-per l'esecuzione del nostro contratto con voi o per prendere provvedimenti su vostra richiesta prima di stipulare un contratto;
-per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte; oppure
-Avete dato il vostro consenso.
Un interesse legittimo si ha quando abbiamo un motivo commerciale o di business per utilizzare le vostre informazioni, a condizione che questo non prevalga sui vostri diritti e interessi.
Per cosa utilizziamo (trattiamo) i vostri dati personali e le ragioni per cui lo facciamo:
| Per cosa utilizziamo i vostri dati personali | Le nostre ragioni |
| Per fornire servizi legali all'utente | Per l'esecuzione del nostro contratto con voi o per prendere provvedimenti su vostra richiesta prima di stipulare un contratto |
| Esecuzione di controlli per identificare i nostri clienti e verificarne l'identità; verifica di sanzioni finanziarie o di altro tipo o di embarghi; altri trattamenti necessari per adempiere agli obblighi professionali, legali e normativi che si applicano alla nostra attività, ad esempio in base alle norme sulla salute e sulla sicurezza o alle regole emanate dal nostro regolatore professionale. | Per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi |
| Raccogliere e fornire informazioni richieste da o relative a revisioni, indagini o investigazioni da parte di enti normativi. | Per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi |
| Garantire il rispetto delle politiche aziendali, ad esempio quelle relative alla sicurezza e all'uso di Internet. | Per i nostri legittimi interessi o per quelli di una terza parte |
| Ragioni operative, come il miglioramento dell'efficienza, della formazione e del controllo di qualità. | Per i nostri legittimi interessi o per quelli di una terza parte |
| Garantire la riservatezza delle informazioni sensibili dal punto di vista commerciale. | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte; e/o per rispettare i nostri obblighi legali e regolamentari |
| Analisi statistiche per aiutarci a gestire la nostra attività, ad esempio in relazione alle nostre prestazioni finanziarie, alla base clienti, al tipo di lavoro o ad altre misure di efficienza. | Per i nostri legittimi interessi o per quelli di una terza parte |
| Prevenire l'accesso e le modifiche non autorizzate ai sistemi. | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte; e/o per rispettare i nostri obblighi legali e regolamentari |
| Aggiornare e migliorare i dati dei clienti | Per l'esecuzione del contratto con l'utente o per prendere provvedimenti su richiesta dell'utente prima di stipulare un contratto, e/o per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi |
| Dichiarazioni obbligatorie | Per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi |
| Garantire pratiche di lavoro sicure, amministrazione del personale e valutazioni. | Per ottemperare ai nostri obblighi legali e normativi; e/o per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte |
| Commercializzare i nostri servizi e quelli di terze parti selezionate a - clienti esistenti e precedenti; - terze parti che hanno precedentemente espresso interesse per i nostri servizi; - terze parti con cui non abbiamo avuto rapporti precedenti. | Per i nostri legittimi interessi o per quelli di una terza parte |
| Controllo delle referenze creditizie tramite agenzie esterne di riferimento del credito | Per i nostri legittimi interessi o per quelli di una terza parte |
| Audit esterni e controlli di qualità, ad esempio per Lexcel e per la revisione dei nostri conti. | Per i nostri interessi legittimi o per quelli di una terza parte; e/o per rispettare i nostri obblighi legali e normativi |
La tabella precedente non si applica ai dati personali di categoria speciale, che verranno trattati solo con il vostro esplicito consenso.
Comunicazioni promozionali
Potremmo utilizzare i vostri dati personali per inviarvi aggiornamenti (via e-mail, SMS, telefono o posta) sugli sviluppi legali che potrebbero interessarvi e/o informazioni sui nostri servizi, comprese offerte esclusive, promozioni o nuovi servizi o prodotti.
Abbiamo un interesse legittimo a trattare i vostri dati personali per scopi promozionali (vedi sopra). Come e perché utilizziamo i vostri dati personali). Ciò significa che di solito non abbiamo bisogno del vostro consenso per inviarvi comunicazioni promozionali. Tuttavia, qualora sia necessario il consenso, lo chiederemo separatamente e in modo chiaro.
Tratteremo sempre i vostri dati personali con il massimo rispetto e non li venderemo o condivideremo mai con altre organizzazioni al di fuori di Ronald Fletcher Baker LLP per scopi di marketing.
L'utente ha il diritto di rinunciare a ricevere comunicazioni promozionali in qualsiasi momento contattandoci per posta, e-mail o telefono contattando [nome].
Potremmo chiedervi di confermare o aggiornare le vostre preferenze di marketing se ci incaricate di fornirvi ulteriori servizi in futuro, o se ci sono cambiamenti nella legge, nei regolamenti o nella struttura della nostra attività.
Con chi condividiamo i vostri dati personali
Condividiamo abitualmente i dati personali con:
-consulenti professionali da noi incaricati per conto dell'utente o a cui l'utente si rivolge, ad esempio avvocati, medici, commercialisti, consulenti fiscali o altri esperti;
-altre terze parti, se necessario per eseguire le vostre istruzioni, ad esempio il vostro fornitore di mutui o l'HM Land Registry nel caso di una transazione immobiliare o la Companies House;
-Agenzie di riferimento per il credito;
-I nostri assicuratori e broker;
-revisori esterni, ad esempio in relazione all'accreditamento ISO o Lexcel e alla revisione dei nostri conti;
-Le nostre banche;
-I nostri fornitori di case management, tra cui DPS Software.
Consentiamo ai nostri fornitori di servizi di trattare i vostri dati personali solo se siamo certi che adottino misure adeguate per proteggerli. Inoltre, imponiamo obblighi contrattuali ai fornitori di servizi per garantire che possano utilizzare i vostri dati personali solo per fornire servizi a noi e a voi.
Possiamo divulgare e scambiare informazioni con le forze dell'ordine e gli enti normativi per adempiere ai nostri obblighi legali e normativi.
Potremmo anche aver bisogno di condividere alcuni dati personali con altre parti, ad esempio con potenziali acquirenti di una parte o di tutta la nostra attività o durante una ristrutturazione. Di solito le informazioni vengono rese anonime, ma non sempre è possibile. Il destinatario delle informazioni sarà vincolato da obblighi di riservatezza.
Dove sono conservati i vostri dati personali
Le informazioni possono essere conservate presso i nostri uffici e quelli delle nostre società del gruppo, agenzie di terzi, fornitori di servizi, rappresentanti e agenti, come descritto in precedenza (vedi 'Con chi condividiamo i vostri dati personali').
Alcune di queste terze parti possono avere sede al di fuori dello Spazio economico europeo. Per ulteriori informazioni, anche su come salvaguardare i vostri dati personali quando ciò accade (vedere sotto: Trasferimento dei dati personali al di fuori del SEE).
Per quanto tempo saranno conservati i vostri dati personali
Conserveremo i vostri dati personali anche dopo aver terminato la consulenza o l'attività per voi. Lo faremo per uno dei seguenti motivi:
-per rispondere a domande, reclami o richieste di risarcimento presentate dall'utente o per suo conto;
-per dimostrare che vi abbiamo trattato in modo equo;
-per tenere i registri richiesti dalla legge.
Non conserveremo i vostri dati per un periodo superiore a quello necessario per gli scopi indicati nella presente informativa. Per i diversi tipi di dati si applicano periodi di conservazione diversi. Ulteriori dettagli in merito sono riportati nella nostra conservazione che fornisce tali dettagli (vedere "Politica di conservazione").
Quando non sarà più necessario conservare i vostri dati personali, li cancelleremo o li renderemo anonimi.
Politica di conservazione
Per quanto tempo utilizzerete le mie informazioni?
Conserveremo i vostri dati personali solo per il tempo necessario a raggiungere gli scopi per i quali li abbiamo raccolti, compreso il soddisfacimento di eventuali requisiti legali, contabili o di rendicontazione.
In alcune circostanze, potremmo anonimizzare le vostre informazioni personali in modo che non possano più essere associate a voi, nel qual caso potremmo utilizzare tali informazioni senza ulteriori avvisi. Una volta che l'utente non è più un dipendente, un lavoratore o un appaltatore dell'azienda, conserveremo e distruggeremo in modo sicuro le sue informazioni personali in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.
Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali, consideriamo la quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali, il rischio potenziale di danni derivanti dall'uso o dalla divulgazione non autorizzata dei vostri dati personali, le finalità per cui trattiamo i vostri dati personali, e se possiamo raggiungere tali finalità con altri mezzi, e i requisiti legali applicabili.
Per legge, dobbiamo conservare le informazioni di base sui nostri clienti (compresi i dati di contatto, di identità, finanziari e di transazione) per scopi legali, normativi e fiscali.
Questa politica stabilisce per quanto tempo le informazioni saranno normalmente conservate da noi e quando saranno distrutte in modo confidenziale.
Responsabilità
Ronald Fletcher Baker LLP è responsabile dell'attuazione e del monitoraggio della conformità a questa politica. La società procederà a una revisione annuale di questa politica per verificarne l'effettivo funzionamento.
Il nostro processo
Le informazioni (cartacee ed elettroniche) saranno conservate almeno per il periodo specificato nel nostro Periodo di conservazione dei dati (vedi Appendice).
Tutte le informazioni devono essere riesaminate prima della distruzione per determinare se vi sono fattori speciali che ne ritardano la distruzione, ad es:
- potenziale contenzioso
- reclami
- casi in corso
Ci impegneremo a cancellare le copie cartacee e i documenti e le informazioni in formato elettronico al termine del periodo di conservazione.
Periodo di conservazione dei dati - Appendice
| Tipo di materia | Periodo di conservazione |
| Registrazioni antiriciclaggio, comprese le registrazioni dell'identità del cliente e dei controlli di verifica effettuati nell'ambito della nostra procedura di due diligence del cliente. | 6 anni dopo la fine del rapporto commerciale o il completamento della transazione. |
| Fiducia | A tempo indeterminato, secondo le indicazioni della Law Society, o alla fine del periodo di trust o alla data di maturazione più 6 anni Documenti rilevanti ai fini dell'IVA-6 anni Documenti fiscali-12 anni dopo la fine del periodo di trust |
| Questioni per conto di minori | 6 anni dalla data di compimento del 18° anno di età. |
| Testamenti | A tempo indeterminato, secondo le indicazioni della Law Society; oppure 6 anni dalla data del rogito, se ci siamo occupati del rogito. |
| Imposta | 12 anni dalla fine del periodo o dell'accertamento |
| Registri contabili | 6 anni |
| Questioni finanziarie (transazioni e commissioni effettuate o ricevute ai sensi delle norme SRA Financial Services (Code of Business) Rules 2001). | 6 anni |
| Registri dei reclami | 6 anni dalla conclusione del reclamo |
| Tutte le altre questioni relative ai clienti | 6 anni |
In alcune circostanze, possiamo anonimizzare i vostri dati personali (in modo che non possano più essere associati a voi) per scopi di ricerca o statistici.
Trasferimento dei dati personali al di fuori del SEE
Per fornire servizi all'utente, a volte è necessario condividere i suoi dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE).
Questi paesi non appartenenti al SEE potrebbero non avere le stesse leggi sulla protezione dei dati del Regno Unito e del SEE. Tuttavia, ci impegneremo affinché il trasferimento sia conforme alla legge sulla protezione dei dati e che tutti i dati personali siano sicuri.
Se desiderate ulteriori informazioni, contattateci (vedi "Come contattarci").
I vostri diritti
Avete i seguenti diritti, che potete esercitare gratuitamente:
| Accesso | Il diritto di ricevere una copia dei propri dati personali (diritto di accesso). |
| Rettifica | Il diritto di richiedere la correzione di eventuali errori nei vostri dati personali. |
| Da dimenticare | Il diritto di richiedere la cancellazione dei vostri dati personali in determinate situazioni. |
| Limitazione del trattamento | Il diritto di chiederci di limitare il trattamento dei vostri dati personali in determinate circostanze, ad esempio se contestate l'accuratezza dei dati. |
| Portabilità dei dati | Il diritto di ricevere i dati personali che ci avete fornito in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da una macchina e/o di trasmettere tali dati a terzi in determinate situazioni. |
| Per obiettare | Il diritto di opporsi: - in qualsiasi momento al trattamento dei vostri dati personali per il marketing diretto (compresa la profilazione); - in alcune altre situazioni al trattamento continuato dei vostri dati personali, ad esempio il trattamento effettuato per i nostri legittimi interessi. |
| Non essere soggetti a un processo decisionale individuale automatizzato | Il diritto di non essere oggetto di una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato (compresa la profilazione) che produca effetti giuridici nei vostri confronti o che vi riguardi in modo analogo e significativo. |
Per ulteriori informazioni su ciascuno di questi diritti, comprese le circostanze in cui si applicano, vi invitiamo a contattarci o a consultare il documento Guida dell'Information Commissioner's Office (ICO) del Regno Unito sui diritti delle persone ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati
Se desiderate esercitare uno di questi diritti, siete pregati di farlo:
-Scrivete, telefonate o scrivete a noi - vedi sotto: 'Come contattarci".e
-Ci fornisca informazioni sufficienti per identificarla (ad esempio il suo nome e cognome, l'indirizzo e il numero di riferimento del cliente o della pratica);
-farci avere una prova della vostra identità e del vostro indirizzo (una copia della patente di guida o del passaporto e una bolletta recente di una carta di credito o di un'utenza); e
-comunicarci il diritto che volete esercitare e le informazioni a cui si riferisce la vostra richiesta.
Mantenere la sicurezza dei vostri dati personali
Disponiamo di misure di sicurezza adeguate per evitare che i dati personali vadano accidentalmente persi o che vengano utilizzati o consultati illegalmente. Limitiamo l'accesso ai vostri dati personali a coloro che hanno una reale necessità di accedervi. Coloro che trattano i vostri dati lo fanno solo in modo autorizzato e sono soggetti al dovere di riservatezza.
Disponiamo inoltre di procedure per gestire qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati. Notificheremo all'utente e a qualsiasi autorità di regolamentazione applicabile una sospetta violazione della sicurezza dei dati laddove siamo tenuti per legge a farlo.
Come reclamare
Ci auguriamo di poter risolvere qualsiasi dubbio o preoccupazione che possiate sollevare in merito all'utilizzo dei vostri dati.
Il GDPR britannico vi dà anche il diritto di presentare un reclamo al regolatore della protezione dei dati del Regno Unito (l'Information Commissioner) o all'autorità di vigilanza competente nello Stato dell'Unione Europea (o dello Spazio Economico Europeo) in cui lavorate, vivete abitualmente o in cui si è verificata una presunta violazione delle leggi sulla protezione dei dati. L'Information Commissioner può essere contattato all'indirizzo https://ico.org.uk/concerns o per telefono: 0303 123 1113.
Modifiche alla presente informativa sulla privacy e alla politica sulla privacy
La presente informativa sulla privacy è stata aggiornata il 15 agosto 2024.
La presente informativa sulla privacy può essere modificata di tanto in tanto.
Come contattarci
Per qualsiasi domanda sulla presente informativa sulla privacy o sulle informazioni in nostro possesso, vi preghiamo di contattarci per posta, e-mail o telefono.
I nostri recapiti sono:
| Ufficio comunale | Posta: 326 Old Street, Londra, EC1V 9DR Tel: 0207 613 2711 |
| Ufficio West End | Posta: 77 Baker Street, Londra, W1U 6RF Tel: 0207 467 5757 |
| Ufficio di Manchester | Posta: 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel: 0161 694 4404 |
| Ufficio di Exeter | Posta: 3° piano, The Senate, Southernhay Gardens, EX1 1UG Tel:01392 715311 |