Een veelvoorkomend probleem waar verhuurders en beheerders van erfpachtpanden mee te maken krijgen, is dat erfpachters de redelijkheid van servicekosten aanvechten.
When determining whether a particular service charge item is payable, the first step is to assess whether it falls within the service charge provisions of the lease.
Als dat het geval is, is de Wet Verhuurder en Huurder 1985 bepaalt dat:
“The landlord may only include costs in the service charge to the extent that the costs were reasonably incurred and the works or services to which they relate were carried out to a reasonable standard.”
Het bedrag van een voorschot voor servicekosten moet redelijk zijn.
Any costs that fail these reasonableness tests cannot be included in the service charge. Tenants have the right to apply for a determination as to whether a service charge is payable under section 27A van de Landlord and Tenant Act 1985 (LTA 1985).
Zijn de servicekosten ‘redelijk’?
De Landlord and Tenant Act 1985 bevat een test voor de redelijkheid van servicekosten. De twee belangrijkste elementen van deze test zijn:
a) De verhuurder mag alleen kosten opnemen in de servicekosten als de kosten redelijkerwijs zijn gemaakt en de werken of diensten volgens een redelijke norm zijn uitgevoerd.
b) Vooruitbetalingen van servicekosten moeten redelijk zijn.
Kosten die niet aan deze criteria voldoen, kunnen niet worden opgenomen in de servicekosten.
a) Redelijkerwijs gemaakte kosten en redelijkerwijs uitgevoerde werken of diensten
In Forcelux Ltd tegen Sweetman en Parker [2001] 2 EGLR 173 (LT), the Lands Tribunal held that determining whether costs were reasonably incurred involves a two-stage test: first, whether the landlord’s decision-making process was reasonable, and second, whether the sum charged was reasonable in light of market evidence.
In Waller tegen Hounslow LBC, the Court of Beroep clarified that while the same legal test applies to both repairs and improvements, the factors that a landlord should consider in respect of improvements may be more extensive than that for repairs. If more than one outcome was reasonable, it is for the landlord to choose between them.
b) Vooruitbetalingen moeten redelijk zijn
It is common for residentieel leases to require payments on account of service charges at regular intervals throughout the year. Where this is the case, the interim payment must be reasonable, as set out in sectie 19(2) van de LTA 1985.
Het geval van Avon Ground Rents Ltd/C Cowley [2019] EWCA Civ 1827 established that there is no rigid rule for determining whether advance payments are reasonable; it depends on the facts of the case. In this instance, it was deemed unreasonable for residential tenants to pay the full cost of remedial works upfront when a near-equivalent payment was expected from the NHBC, with no anticipated delays.
Aanvragen voor bepaling van redelijkheid
Wanneer erfpachters een verzoek indienen bij het Tribunaal om een uitspraak te doen, zijn veelvoorkomende factoren die zij naar voren brengen onder andere:
- De kwaliteit van het uitgevoerde werk.
- Mogelijke belangenverstrengeling wanneer aannemers banden hebben met de verhuurder of de beheerder.
- De frequentie van werken.
- De onderhoudsgeschiedenis.
- The size of the eigendom.
- Het voordeel voor alle pachters.
It is essential for agents and landlords to maintain accurate records to demonstrate that their decision-making was reasonable and that the costs incurred were justified in case of a challenge.
Stappen om jezelf te beschermen
Als een erfpachter een verzoek indient bij het Tribunaal, is het de verantwoordelijkheid van de verhuurder om te bewijzen dat de kosten redelijk zijn (in plaats van dat de erfpachter moet bewijzen dat ze onredelijk zijn).
Enkele praktische manieren om ervoor te zorgen dat je redelijke servicekosten in rekening brengt, en dit indien nodig kunt aantonen, zijn:
- Vraag meerdere offertes aan bij verschillende leveranciers op de markt.
- Be prepared to explain your decisions. Reasonableness does not require selecting the cheapest option, as long as the expenditure is in line with the market norm.
- Gedetailleerde dossiers bijhouden van beslissingen, of het nu gaat om afspraken met aannemers of het plannen van werkzaamheden.
- Maak het gemakkelijk voor erfpachters om feedback te geven over diensten en onderzoek eventuele problemen die zij naar voren brengen.
- Regelmatig contracten en leveranciers evalueren om ervoor te zorgen dat ze waar voor hun geld krijgen.
- Houd je aan je servicenormen. Committeer je niet aan opleverdata zonder een duidelijke tijdlijn of als het aanbestedingsproces nog niet is gestart.
- Communiceer open met uw pachters en betrek hen bij de besluitvorming. Dit kan tribunale geschillen helpen voorkomen en een positieve relatie met de pachters bevorderen.
If you require assistance with service charge recovery, or if a leaseholder has initiated an application for Tribunal determination, please contact our Team Vastgoedgeschillen op 0203 917 1707 of via email at m.lawrence@rfblegal.co.uk / d.burns@rfblegal.co.uk.
Marissa Lawrence
Senior advocaat
