Kunstmatige intelligentie wordt een steeds belangrijker onderwerp voor werkgevers. Veel bedrijven maken al gebruik van AI, of overwegen dit te gaan doen, op gebieden als werving, HR-administratie, documentproductie, klantenservice, prestatiebeheer, toezicht op de werkplek, gegevensanalyse en interne communicatie.
Voor werkgevers is AI niet louter een kwestie van IT of productiviteit. Het gaat er ook om inzicht te krijgen in hoe AI binnen de organisatie wordt ingezet, welke informatie in AI-tools wordt ingevoerd en of het bestaande beleid op de werkplek nog wel geschikt is voor het beoogde doel. AI kan juridische, commerciële en managementrisico's met zich meebrengen als er onjuist mee wordt omgegaan. Maar als het op de juiste manier wordt aangepakt, kan het werkgevers ook helpen de efficiëntie te verbeteren, de administratieve lasten te verminderen en betere besluitvorming te ondersteunen.
In dit artikel wordt ingegaan op de belangrijkste aandachtspunten waar werkgevers rekening mee moeten houden bij het gebruik van AI op de werkplek.
Wat is AI op de werkplek?
AI op de werkplek kan een breed scala aan tools en systemen omvatten. Hieronder vallen onder meer generatieve AI-tools die worden gebruikt voor het opstellen van e-mails, beleidsdocumenten, notulen van vergaderingen of rapporten. Ook wervingssoftware, geautomatiseerde planningshulpmiddelen, chatbots, transcriptiesoftware, systemen voor productiviteitsmonitoring, HR-analyseplatforms en AI-tools die in bestaande werkpleksoftware zijn geïntegreerd, kunnen hieronder vallen.
Sommige toepassingen van AI zullen voor de hand liggen. Zo kan een werkgever bijvoorbeeld besluiten een bepaald AI-platform in te voeren voor het opstellen van documenten of voor de klantenservice. Andere toepassingen van AI zijn wellicht minder voor de hand liggend, met name wanneer werknemers informeel gebruikmaken van gratis of openbaar beschikbare AI-tools om hun dagelijkse werkzaamheden te vergemakkelijken.
Het belangrijkste punt voor werkgevers is dat AI mogelijk al binnen het bedrijf wordt gebruikt, zelfs als er nog geen formeel besluit is genomen om het in te voeren.
Werkgevers moeten daarom aannames vermijden en zich in plaats daarvan richten op het verkrijgen van inzicht in hoe AI daadwerkelijk wordt gebruikt, wie er gebruik van maakt, welke informatie wordt verwerkt en of er passende waarborgen zijn getroffen.
Waarom moeten werkgevers AI serieus nemen?
Er zijn verschillende redenen waarom werkgevers AI serieus moeten nemen.
Ten eerste is er het juridische risico. Als AI wordt ingezet bij werving, prestatiebeheer, selectie bij ontslag wegens overtolligheid, disciplinaire kwesties of toezicht op de werkplek, kan dit risico’s met zich meebrengen op het gebied van discriminatie, gegevensbescherming, privacy, onrechtmatig ontslag en arbeidsverhoudingen. Het Verenigd Koninkrijk kent momenteel geen enkele specifieke wet die AI als technologie regelt; in plaats daarvan wordt AI gereguleerd via de context waarin het wordt gebruikt en via bestaande wettelijke kaders.
Ten tweede is er een managementrisico. Door AI gegenereerde informatie kan onnauwkeurig, onvolledig of misleidend zijn. Als managers te veel op AI vertrouwen zonder hun eigen gezond verstand te gebruiken, kan dit leiden tot slechte beslissingen en vermijdbare geschillen.
Ten derde biedt dit commerciële kansen. Als AI op de juiste manier wordt ingezet, kan het werkgevers helpen tijd te besparen, de consistentie te verbeteren en de administratieve druk te verlichten, waardoor de werkplek ingrijpend verandert. Acas meldt dat een derde van de werkgevers denkt dat AI de productiviteit zal verhogen, maar benadrukt tevens dat werkgevers een duidelijk beleid voor de werkplek moeten ontwikkelen en werknemers en hun vertegenwoordigers moeten raadplegen wanneer AI wordt ingevoerd.
Het uitgangspunt: inzicht krijgen in hoe AI nu al wordt toegepast
Alvorens een AI-beleid in te voeren, moeten werkgevers eerst inzicht krijgen in hoe AI in de praktijk al wordt toegepast.
Op veel werkplekken maken werknemers wellicht al op informele wijze gebruik van AI. Het kan daarbij gaan om het gebruik van AI voor het opstellen van e-mails, het samenvatten van documenten, het opstellen van rapporten, het genereren van marketingcontent, het maken van notulen van vergaderingen, het analyseren van spreadsheets, het beantwoorden van vragen van klanten of het helpen bij HR-documenten.
Dit kan gebeuren zonder dat het hoger management, HR of IT zich hier volledig van bewust zijn.
Dat levert een probleem op. Een werkgever kan de risico’s van AI niet goed beheersen als hij het volgende niet weet:
- welke AI-tools er worden gebruikt;
- wie ze gebruikt;
- welke informatie er wordt geüpload;
- of er persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie worden verwerkt;
- of AI nu wordt ingezet bij werving of bij personeelsbeheer;
- of managers inzicht hebben in de risico’s en voordelen van de invoering van AI;
- of werknemers begeleiding of opleiding hebben gekregen;
- of het huidige beleid rekening houdt met AI.
Daarom is het een praktische eerste stap om een interne AI-audit uit te voeren of een enquête onder het personeel te houden.
Gratis AI-werkplekvragenlijst voor werkgevers
Om werkgevers te helpen, hebben we een gratis Vragenlijst over AI op de werkplek dat als uitgangspunt kan dienen om te beoordelen hoe AI momenteel binnen een organisatie wordt ingezet.
De vragenlijst is bedoeld om werkgevers te helpen bij het vaststellen van:
- of medewerkers al gebruikmaken van AI-tools;
- welke AI-platforms worden gebruikt;
- voor welke taken AI wordt ingezet;
- of er vertrouwelijke informatie, persoonsgegevens of klantgegevens in AI-tools worden ingevoerd;
- of AI wordt ingezet voor HR-, wervings- of personeelsbeheersdoeleinden;
- of werknemers zich bewust zijn van de risico’s van door AI gegenereerde inhoud;
- of managers een opleiding nodig hebben;
- of er een AI-beleid nodig is;
- of het bestaande beleid op het gebied van gegevensbescherming, vertrouwelijkheid, IT en tuchtmaatregelen moet worden bijgewerkt.
De vragenlijst kan werkgevers helpen om de stap te zetten van een algemene bezorgdheid over AI naar een beter onderbouwd en praktisch plan. Ook kan de vragenlijst helpen bij het opstellen van een AI-beleid dat aansluit bij de daadwerkelijke bedrijfsvoering, in plaats van uit te gaan van een algemeen beleid dat mogelijk geen rekening houdt met de werkelijke risico’s.
Een link naar de gratis AI Workplace-vragenlijst vindt u hier: [link invoegen].
AI en werving
Werving is een van de gebieden waarop AI bijzonder aantrekkelijk kan zijn. AI-tools kunnen worden ingezet voor het opstellen van vacatureteksten, het screenen van cv’s, het rangschikken van kandidaten, het beoordelen van toetsen, het analyseren van antwoorden tijdens sollicitatiegesprekken of het communiceren met sollicitanten.
Werving is echter ook een van de risicovollere gebieden.
Het Information Commissioner’s Office heeft onlangs de aandacht gevestigd op het gebruik van AI en automatisering bij werving, waaronder tools die worden ingezet om cv’s te screenen en online assessments te beoordelen. Het ICO heeft ook het belang van transparantie benadrukt en de noodzaak dat werkgevers de persoonsgegevens van mensen op een eerlijke manier gebruiken wanneer er bij werving geautomatiseerde tools worden ingezet.
Werkgevers moeten oppassen dat ze niet zomaar aannemen dat een AI-wervingsinstrument eerlijk is, alleen omdat het objectief lijkt. AI-systemen kunnen vooringenomenheid weerspiegelen in de gegevens waarmee ze zijn getraind, de criteria die ze hanteren of de manier waarop de resultaten worden geïnterpreteerd.
Voordat werkgevers AI gaan inzetten bij de werving van personeel, moeten ze het volgende in overweging nemen:
- wat het programma nu eigenlijk doet;
- welke gegevens het gebruikt;
- of kandidaten te horen krijgen dat er gebruik wordt gemaakt van AI;
- of de tool is getest op vertekening;
- of er redelijke aanpassingen kunnen worden gedaan voor kandidaten met een handicap;
- of een menselijke manager de uitkomst beoordeelt;
- of afgewezen kandidaten bezwaar kunnen maken tegen of vragen kunnen stellen over de beslissing;
- of de werkgever kan uitleggen hoe het besluit tot stand is gekomen.
AI kan weliswaar een hulpmiddel zijn bij de werving, maar mag geen onverklaarbare barrière vormen tussen de kandidaat en de functie.
AI en het risico op discriminatie
Een van de grootste risico’s op het gebied van het arbeidsrecht is discriminatie.
AI-tools lijken misschien neutraal, maar kunnen toch tot discriminerende resultaten leiden. Zo kan een AI-tool voor personeelswerving bijvoorbeeld kandidaten met gaten in hun loopbaan benadelen. Dit kan gevolgen hebben voor vrouwen die zwangerschapsverlof hebben opgenomen, werknemers die afwezig zijn geweest vanwege een handicap, of kandidaten met zorgtaken.
Evenzo kan een prestatiebeoordelingsinstrument de voorkeur geven aan werknemers die meer zichtbare uren werken, wat nadelig kan zijn voor werknemers met een handicap of werknemers met zorgverantwoordelijkheden voor kinderen. Een communicatieanalyse-instrument kan bovendien verschillende communicatiestijlen verkeerd interpreteren, waaronder stijlen die verband houden met neurodiversiteit.
Werkgevers moeten daarom nagaan of AI-tools risico’s kunnen opleveren op het gebied van directe discriminatie, indirecte discriminatie, discriminatie op grond van een handicap, het nalaten van redelijke aanpassingen of intimidatie.
Dit is met name van belang wanneer AI wordt ingezet bij werving, bevordering, selectie bij afvloeiingen, prestatiebeheer, tuchtprocedures of ontslagbeslissingen.
De veiligste aanpak is ervoor te zorgen dat AI als basis dient voor beslissingen in plaats van deze zelf te nemen, en dat managers worden getraind om door AI gegenereerde aanbevelingen kritisch te bekijken in plaats van ze klakkeloos te accepteren.
AI, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
Een van de meest directe risico’s voor werkgevers is dat werknemers AI-tools gebruiken zonder zich bewust te zijn van de gevolgen op het gebied van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
Een medewerker zou bijvoorbeeld klantgegevens, personeelsgegevens, financiële informatie, interne strategiedocumenten of commercieel gevoelige informatie kunnen uploaden naar een openbaar toegankelijke AI-tool om deze samen te vatten of te herschrijven. Dit kan ernstige risico’s op het gebied van vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en commerciële belangen met zich meebrengen.
Werkgevers moeten duidelijk aangeven wat werknemers wel en niet in AI-tools mogen invoeren. Dit moet onder meer regels omvatten met betrekking tot:
- persoonsgegevens;
- gegevens van bijzondere categorieën;
- vertrouwelijke informatie van een cliënt of klant;
- commercieel gevoelige informatie;
- vertrouwelijke informatie;
- wachtwoorden en beveiligingsgegevens;
- documenten inzake personeelszaken;
- documentatie inzake tuchtzaken, klachten of ziekteverzuim;
- contracten en juridische documenten.
Werkgevers moeten ook bepalen of werknemers openbare AI-tools mogen gebruiken, uitsluitend goedgekeurde interne tools, of helemaal geen AI-tools, tenzij daarvoor toestemming is verleend.
Een beknopt AI-beleid wordt voor veel werkgevers inmiddels een praktische noodzaak. Voordat ze dat beleid opstellen, zouden werkgevers echter idealiter eerst informatie moeten verzamelen over hoe AI momenteel binnen het bedrijf wordt ingezet.
AI en toezicht op de werkplek
Werkgevers kunnen in de verleiding komen om AI in te zetten om de productiviteit, aanwezigheid, locatie, toetsenbordactiviteit, e-mails, telefoongesprekken, interacties met klanten of het gedrag van werknemers te monitoren. Dit kan met name van belang zijn wanneer werknemers op afstand werken of wanneer werkgevers meer inzicht willen krijgen in de prestaties.
Toezicht op de werkplek kan echter zowel juridisch als cultureel gezien een gevoelig onderwerp zijn.
Werkgevers moeten duidelijk zijn over:
- waarom monitoring noodzakelijk is;
- wat er wordt gecontroleerd;
- of er een minder ingrijpend alternatief is;
- of de werknemers hiervan op de hoogte zijn gesteld;
- hoe lang de gegevens worden bewaard;
- wie er toegang toe zal hebben;
- of het toezicht evenredig is;
- of er een gegevensbeschermingseffectbeoordeling nodig is.
Overmatige controle kan het vertrouwen, het moreel en het personeelsbehoud schaden. Het kan ook het risico op klachten, klachten over gegevensbescherming en rechtszaken bij de arbeidsrechtbank vergroten.
Werkgevers moeten vermijden om bewakingstechnologie in te voeren louter omdat deze beschikbaar is. De vraag moet zijn of deze noodzakelijk en evenredig is en of er voldoende uitleg over wordt gegeven.
Kwesties op het gebied van prestaties, gedrag en bekwaamheid
Een van de grootste uitdagingen voor werkgevers is het gebruik van AI bij prestatiebeheer en bij kwesties op het gebied van gedrag of bekwaamheid.
Het staat werkgevers niet verboden om gegevens of technologie te gebruiken ter ondersteuning van managementbeslissingen. Zij dienen echter terughoudend te zijn voordat zij door AI gegenereerde informatie als basis voor formele maatregelen gebruiken.
Bij prestatiebeheer is context nog steeds van belang. Een daling van de productiviteit kan worden veroorzaakt door een te hoge werkdruk, onduidelijke instructies, een handicap, slecht management, conflicten op de werkplek, zorgverplichtingen, systeemproblemen of andere legitieme factoren.
Alvorens door AI gegenereerde informatie te gebruiken in een tucht-, competentie- of ontslagprocedure, dienen werkgevers het volgende in overweging te nemen:
- of de gegevens juist zijn;
- of de werknemer weet dat de gegevens worden verzameld;
- of de werknemer de gelegenheid heeft gehad om te reageren;
- of er wellicht een verklaring voor de gegevens is;
- of een manager de functie naar behoren heeft beoordeeld;
- of er een risico op discriminatie bestaat;
- of er moet worden overwogen om redelijke aanpassingen door te voeren;
- of het besluit kan worden gerechtvaardigd zonder uitsluitend op AI te vertrouwen.
Als werkgevers te snel overgaan tot formele maatregelen zonder deze kwesties in overweging te nemen, lopen ze het risico zich bloot te stellen aan vermijdbare juridische risico’s.
Een inleiding tot AI en personeelszaken
De invoering van AI kan bij medewerkers ongerustheid veroorzaken. Medewerkers kunnen zich zorgen maken dat AI banen zal vervangen, het toezicht zal verscherpen, het menselijk oordeel zal beperken of de aard van hun functie zal veranderen.
Werkgevers moeten de invoering van AI daarom beschouwen als een kwestie die betrekking heeft op de verhoudingen met het personeel, en niet alleen als een IT-project.
In sommige gevallen kan de invoering van AI gevolgen hebben voor de taken, prestatieverwachtingen, rapportagelijnen, werkwijzen of personeelsbezetting. Als van werknemers wordt verwacht dat zij AI gebruiken in het kader van hun functie, kan dat training vereisen en kan dit, afhankelijk van de omstandigheden, leiden tot wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden.
Werkgevers zouden het volgende in overweging moeten nemen:
- of de werknemers moeten worden geraadpleegd;
- of er contractuele wijzigingen nodig zijn;
- of de functieomschrijvingen moeten worden bijgewerkt;
- of er training nodig is;
- of AI van invloed is op de prestatieverwachtingen;
- of er een risico op overtolligheid bestaat;
- of managers het doel van de verandering kunnen uitleggen.
Een transparante aanpak zal waarschijnlijk de weerstand verminderen en de acceptatie vergroten.
Het opstellen van een AI-beleid
Een AI-beleid hoeft niet al te ingewikkeld te zijn. Het moet praktisch en duidelijk zijn en afgestemd zijn op de manier waarop de organisatie daadwerkelijk functioneert.
Een doeltreffend AI-beleid moet het volgende toelichten:
- welke AI-tools zijn goedgekeurd;
- wanneer werknemers AI mogen gebruiken;
- wanneer werknemers geen gebruik mogen maken van AI;
- welke informatie mag niet in AI-tools worden ingevoerd;
- de noodzaak om door AI gegenereerde inhoud op juistheid te controleren;
- wanneer menselijke controle vereist is;
- hoe AI kan worden ingezet bij wervings- of HR-processen;
- hoe AI kan worden ingezet bij prestatiemanagement;
- of AI-monitoring is toegestaan;
- hoe medewerkers hun zorgen moeten melden;
- de gevolgen van misbruik.
Het beleid moet aansluiten bij het bestaande beleid op het gebied van IT, gegevensbescherming, vertrouwelijkheid, tuchtprocedures, werving en sociale media.
Het beste AI-beleid is niet algemeen van aard. Het moet worden afgestemd op het daadwerkelijke gebruik van AI door de werkgever, het soort gegevens waarmee het bedrijf werkt, de mate waarin werknemers toegang hebben tot AI-tools, de sector waarin de werkgever actief is en de risico’s die via een interne audit of vragenlijst in kaart zijn gebracht.
Veelvoorkomende fouten die werkgevers maken
Werkgevers moeten er vooral op letten de volgende fouten te vermijden:
- AI invoeren zonder dit aan de werknemers te melden;
- werknemers toestaan om openbare AI-tools te gebruiken zonder dat daar regels aan verbonden zijn;
- ervan uitgaande dat door AI gegenereerde inhoud correct is;
- zich baseren op AI om wervingsbeslissingen te nemen zonder menselijke toetsing;
- het gebruik van AI-prestatiegegevens zonder rekening te houden met de context;
- het niet controleren op het risico op discriminatie;
- waardoor vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens in AI-tools kunnen worden ingevoerd;
- het nalaten om het beleid inzake gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en IT bij te werken;
- het gebruik van AI-monitoringtools zonder te beoordelen of de monitoring evenredig is;
- het nalaten om leidinggevenden op te leiden;
- het nalaten van overleg wanneer AI leidt tot veranderingen in functies, verwachtingen of werkwijzen;
- het invoeren van een algemeen AI-beleid zonder eerst te begrijpen hoe AI daadwerkelijk wordt gebruikt.
Veel geschillen ontstaan niet omdat de werkgever van plan was om AI te misbruiken, maar omdat er geen duidelijke regels waren, er geen adequaat toezicht was en niemand de tijd had genomen om de risico’s af te wegen voordat de technologie in gebruik werd genomen.
Praktische stappen voor werkgevers
Werkgevers die overwegen om AI op de werkplek in te zetten, zouden de volgende stappen in overweging moeten nemen:
- Breng in kaart waar AI al binnen het bedrijf wordt ingezet.
- Gebruik een AI-werkplekvragenlijst om inzicht te krijgen in het gebruik door medewerkers, risicogebieden en opleidingsbehoeften.
- Stel vast welke gegevens van werknemers, sollicitanten, opdrachtgevers of klanten worden verwerkt.
- Bepaal welke AI-tools zijn toegestaan en welke verboden zijn.
- Voer een risicobeoordeling uit voordat u AI inzet bij werving, toezicht of besluitvorming op HR-gebied.
- Ga na of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling vereist is.
- Overleg met medewerkers wanneer AI gevolgen heeft voor hun functie, werkwijze of toezicht.
- Geef leidinggevenden training over de beperkingen van door AI gegenereerde informatie.
- Zorg ervoor dat bij alle belangrijke beslissingen op het gebied van personeelszaken menselijk toezicht blijft bestaan.
- Werk de arbeidsovereenkomsten, beleidsregels en personeelshandboeken waar nodig bij.
- Evalueer het gebruik van AI regelmatig, naarmate de technologie en het juridische kader zich verder ontwikkelen.
Door deze maatregelen te nemen, kunnen werkgevers juridische risico’s beperken en AI op een beheerste en zakelijk verantwoorde manier inzetten.
Conclusie
AI op de werkplek is een onderwerp dat werkgevers niet mogen negeren. Bij onjuist gebruik kan dit leiden tot schendingen van de vertrouwelijkheid, klachten over gegevensbescherming, geschillen, claims wegens discriminatie, risico’s op onrechtmatig ontslag en reputatieschade. Bij correct gebruik kan het werkgevers helpen de efficiëntie te verbeteren, leidinggevenden te ondersteunen en werkwijzen te moderniseren.
Voor werkgevers is het van cruciaal belang om tijdig in actie te komen, aannames te vermijden en inzicht te krijgen in hoe AI daadwerkelijk binnen de organisatie wordt ingezet. AI maakt menselijk oordeel, eerlijke procedures of duidelijk beleid op de werkplek niet overbodig.
Bij Ronald Fletcher Baker adviseert ons arbeidsrechtteam werkgevers over beleid op de werkplek, kwesties op het gebied van gegevensbescherming, werving, tucht- en klachtenprocedures, ontslag wegens overtolligheid, discriminatierisico’s en procedures bij de arbeidsrechtbank. Als u overweegt om AI op uw werkplek in te voeren, of als er al zorgen zijn gerezen over het gebruik van AI, kunnen wij u helpen de risico’s in kaart te brengen en een praktische aanpak te bepalen.
Adam Pavey
Partner in dienstverband
