Een gids voor de voorbereiding van de verkoop van uw aandelen in een besloten vennootschap, vooral wanneer u overweegt aandelen te verkopen

Het verkopen van je aandelen in een besloten vennootschap kan een ingewikkeld juridisch proces zijn, zelfs als het gaat om bedrijven die niet in de handel zijn. Met name onnauwkeurigheden in de administratie van de doelvennootschap kunnen leiden tot vertragingen en complicaties.

Het nemen van voorbereidende stappen en het vroegtijdig identificeren van mogelijke problemen kan er echter voor zorgen dat de transactie soepel en efficiënt verloopt.

Deze gids beschrijft de belangrijkste stappen en overwegingen die je moet hebben als je besluit je aandelen te verkopen, en het doel van typische transactiedocumenten.

Belangrijkste stappen en overwegingen

1. Je dealteam samenstellen

Het is cruciaal om in een vroeg stadium de juiste professionals in te schakelen. Een advocaat zal:

• algemene voorwaarden opstellen (waarin de belangrijkste voorwaarden van de deal voor beide partijen worden uiteengezet);
• kerndocumenten beoordelen en voorbereiden;
• mogelijke obstakels bij de verkoop identificeren en oplossen;
• adviseren over documenten die nodig zijn voor due diligence; en
• vertrouwelijkheid beheren.

Je advocaat heeft gedetailleerde informatie nodig over het bedrijf, waaronder de aard, de activa, de verkoopprijs, de aandelen van het bedrijf, de belastingverplichtingen en de betalingsstructuur (bijvoorbeeld uitgestelde betaling). Dit helpt bij het plannen van de transactie en het signaleren van belangrijke kwesties.

Het kan ook zijn dat je een accountant nodig hebt om te adviseren over financiële en fiscale zaken, waaronder het opstellen van jaarrekeningen voor bestaande aandelen. Advocaten werken vaak samen met accountants tijdens financiële due diligence en kunnen accountantskantoren aanbevelen die goed thuis zijn in dergelijke transacties.

2. Uw beoordeling en voorbereiding van de essentiële documenten

Aan het begin zal de advocaat van de koper jouw advocaat een breed scala aan due diligence vragen voor je beantwoorden. Deze hebben meestal betrekking op operationele, financiële en juridische aspecten van de doelonderneming. Belangrijke documenten die een koper verwacht te ontvangen zijn onder andere:

a) de huidige statuten van het bedrijf - je moet ervoor zorgen dat deze de huidige aandelenstructuur weerspiegelen en dat ze geen obstakels bevatten voor de voltooiing van de aandelenverkoop;

b) de aandeelhoudersovereenkomst - als je een aandeelhoudersovereenkomst hebt, moet je deze zorgvuldig controleren op bepalingen die de verkoop van aandelen kunnen beperken;

c) de registers die een besloten vennootschap moet bijhouden en ter inzage moet houden op het adres van de statutaire zetel of op de Single Alternative Inspection Location (SAIL), waaronder:

• a. ledenregister: dit moet worden bijgehouden om het eigendom van de aandelen duidelijk aan te tonen;
• b. register van bestuurders: ook dit moet worden bijgehouden en de huidige en vorige bestuursfuncties vermelden;
• c. register van lasten: hierin worden alle lasten vermeld waaraan het bedrijf is onderworpen en dit register moet worden bijgehouden; en
• d. register van personen met belangrijke zeggenschap (PSC's): bijgehouden met personen of entiteiten die een belangrijke invloed op en zeggenschap over het bedrijf hebben; en

d) originele aandeelbewijzen.

Door deze documenten te organiseren, kunnen vragen snel en efficiënt worden beantwoord. Als de bovenstaande documenten niet zijn bijgewerkt of aanwezig zijn, is het goed om hier in een vroeg stadium van op de hoogte te zijn, zodat je advocaat manieren kan voorstellen om eventuele problemen op te lossen of documenten indien nodig bij te werken.  

Het is ook belangrijk om op te merken dat als gevolg van de hervormingen van het Companies House (onder de Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023), er meer toezicht is op de transparantie van besloten vennootschapsstructuren. Bepaalde aspecten zijn nog niet van kracht, bijvoorbeeld identiteitsverificatie voor bestuurders en commissarissen, maar het is de moeite waard om deze op handen zijnde verplichtingen in gedachten te houden om boetes en eventuele nadelige gevolgen voor een verkoop te voorkomen.

3. Opstellen van financiële en operationele documenten

Afhankelijk van wat het bedrijf doet (en voorheen deed), moet je waarschijnlijk andere documenten opstellen, waaronder:

a) rekeningen - deze moeten correct en up-to-date zijn en waar nodig gedeponeerd zijn bij het Companies House;

b) eventuele beheersrekeningen;

c) belangrijke contracten (bijvoorbeeld contracten met klanten, lease- en leveringsovereenkomsten);

d) werknemerscontracten en andere documenten/informatie met betrekking tot werknemers, waaronder pensioeninformatie;

e) bewijs van intellectueel eigendom - je moet bijvoorbeeld nagaan of registreerbare rechten correct geregistreerd zijn;

f) als het bedrijf onroerend goed bezit of huurt, de relevante documenten, waaronder plannen, huurcontracten en milieurapporten;

g) het organigram van de ondernemingsgroep; en

h) lasten, obligaties en leningsovereenkomsten.

Je advocaat kan je helpen ervoor te zorgen dat deze documenten voldoende zijn voor due diligence. Door deze documenten vroeg voor te bereiden, kun je eventuele problemen voor zijn en ze rechtzetten, bijvoorbeeld door de bedrijfsrekeningen te corrigeren en in te dienen.

Als er onroerend goed in het spel is (bijvoorbeeld als het doelbedrijf een Special Purpose Vehicle (SPV) is), zal een vastgoedadvocaat nauw samenwerken met je bedrijfsadvocaat om ervoor te zorgen dat er adequaat wordt gereageerd op vragen over onroerend goed.

4. Inzicht in het proces van aandelenverkoop en inkoop van eigen aandelen - essentiële documenten

Algemene voorwaarden

Hierin worden de belangrijkste voorwaarden van de overeenkomst aan het begin vastgelegd. Dit omvat meestal ook vertrouwelijkheid en exclusiviteit. Het hebben van algemene voorwaarden helpt om de gedachten van de partijen te focussen en helpt bij de onderhandelingen.

Zorgvuldigheid

Als verkoper moet je bereid zijn om gedetailleerde vragen over het bedrijf, de activiteiten en de activa te beantwoorden. Dit is vaak een tijdrovend proces, maar het is belangrijk voor de koper om een duidelijk beeld te hebben van het bedrijf, zodat de koper een weloverwogen beslissing kan nemen over het doorgaan met de overname. Het due diligence proces gaat vaak door terwijl er onderhandeld wordt over de koopovereenkomst en de advocaat van de koper zal waarschijnlijk vervolgvragen hebben bij het doornemen van wat er is verstrekt.

Overeenkomst tot aankoop van aandelen

Dit is het primaire document en is een juridisch bindende overeenkomst waarin de voorwaarden van de verkoop zijn vastgelegd, waaronder de verkoopprijs, aanpassingsmechanismen, garanties, schadeloosstellingen en beperkende convenanten voor de verkoper.

Openbaarmakingsbrief

Uw advocaat zal namens u een openbaarmakingsbrief opstellen, waarin de garanties in de SPA worden gekwalificeerd met verklaringen en uitzonderingen. In de brief kan de verkoper algemene en specifieke uitzonderingen specificeren op de garanties die u in de SPA hebt gegeven, waardoor uw aansprakelijkheid wordt beperkt. Als er bijvoorbeeld een garantie in de SPA staat in de trant van 'het bedrijf is nooit betrokken geweest bij een rechtszaak', maar het bedrijf heeft zijn, moeten de bijzonderheden hiervan duidelijk worden uiteengezet in de openbaarmakingsbrief.  

Het is belangrijk om de garanties in de SPA grondig door te nemen, zodat de openbaarmakingsbrief zo volledig mogelijk is om je zo goed mogelijk te beschermen tegen eventuele toekomstige aansprakelijkheid.

Voltooiing en post-voltooiing

Bij voltooiing wordt de betaling gedaan en gaat de controle over het bedrijf over op de koper. Na de voltooiing moet er aangifte worden gedaan bij het Companies House, inclusief voor eventuele wijzigingen in de directie en PSC's.

Je moet voorzichtig zijn met eventuele beperkingen, bijvoorbeeld niet-concurrentiebedingen in de aandelenkoopovereenkomst die je beletten bepaalde acties te ondernemen. Bijvoorbeeld geen vergelijkbaar bedrijf opzetten in het gebied waarin het doelbedrijf actief is.

Je advocaat kan je begeleiden bij deze stappen en zal praktische oplossingen voorstellen voor de voltooiing.

5. Risico beheren

Het doel van het opnemen van garanties en verklaringen van de verkoper in de SPA is over het algemeen dat de koper een deel van zijn risico bij de aankoop van de aandelen overdraagt aan de verkoper.

Als verkoper is het daarom essentieel dat je advocaat dit risico zoveel mogelijk beperkt. Je advocaat zal dit zorgvuldig overwegen tijdens de onderhandelingen over de transactiedocumenten en zal proberen ervoor te zorgen dat:

• u voldoende informatie verstrekt tegen garanties in de SPA;
• de reikwijdte van garanties wordt waar nodig beperkt (bijvoorbeeld een garantie naar beste weten)

Er zijn bepalingen in de SPA met betrekking tot een mogelijke garantieclaim van een koper, zoals:

• een vastgestelde termijn vanaf de voltooiing waarbinnen een koper een vordering kan instellen, bijvoorbeeld 12 maanden vanaf de voltooiing;
• de manier waarop een koper de verkoper op de hoogte moet stellen van een claim;
• het maximaal mogelijke financiële niveau van een claim (en claims samen); en
• het minimaal mogelijke financiële niveau voor elke claim.

Als verkoper zal het voorbereiden en zorgvuldig doornemen van bedrijfsinformatie en documenten aan het begin uw kennis van de huidige en vroegere activiteiten van het bedrijf opfrissen, vooral als bestaande aandeelhouder. Je bent dan ook in de beste positie om de voorwaarden van de transactiedocumenten te overwegen en ervoor te zorgen dat je advocaat op de hoogte wordt gesteld van alle omstandigheden die openbaar moeten worden gemaakt.

Hoe we kunnen helpen

Bij Ronald Fletcher Baker hebben we jarenlange expertise in het begeleiden van klanten bij de verkoop van hun aandelen in de private equity sector.

We zijn goed thuis in het begeleiden van klanten door het hele transactieproces, waarbij we in elke fase duidelijk zijn en ervoor zorgen dat de structuur van de deal en de voorwaarden ervan in het belang van onze klanten zijn.

Neem contact op met onze experts

Als je overweegt om je aandelen te verkopen, neem dan contact op met Olivia Crolla, Associate Solicitor: o.crolla@rfblegal.co.uk om je wensen te bespreken.