Huishoudelijke servicekosten: Een praktische gids voor verhuurders

Een veelvoorkomend probleem waar verhuurders en beheerders van erfpachtpanden mee te maken krijgen, is dat erfpachters de redelijkheid van servicekosten aanvechten. 

Bij het bepalen of een bepaalde servicekostenpost betaalbaar is, is de eerste stap om te beoordelen of deze binnen de servicekostenbepalingen van de leaseovereenkomst valt. 

Als dat het geval is, is de Wet Verhuurder en Huurder 1985 bepaalt dat: 

"De verhuurder mag alleen kosten opnemen in de servicekosten voor zover de kosten redelijkerwijs zijn gemaakt en de werken of diensten waarop ze betrekking hebben volgens een redelijke norm zijn uitgevoerd." 

Het bedrag van een voorschot voor servicekosten moet redelijk zijn. 

Kosten die deze redelijkheidstoetsen niet doorstaan, kunnen niet worden opgenomen in de servicekosten. Huurders hebben het recht om een aanvraag in te dienen om te bepalen of een servicekost verschuldigd is onder sectie 27A van de Landlord and Tenant Act 1985 (LTA 1985). 

Zijn de servicekosten 'redelijk'? 

De Landlord and Tenant Act 1985 bevat een test voor de redelijkheid van servicekosten. De twee belangrijkste elementen van deze test zijn: 

a) De verhuurder mag alleen kosten opnemen in de servicekosten als de kosten redelijkerwijs zijn gemaakt en de werken of diensten volgens een redelijke norm zijn uitgevoerd. 

b) Vooruitbetalingen van servicekosten moeten redelijk zijn. 

Kosten die niet aan deze criteria voldoen, kunnen niet worden opgenomen in de servicekosten. 

a) Redelijkerwijs gemaakte kosten en redelijkerwijs uitgevoerde werken of diensten 

In Forcelux Ltd tegen Sweetman en Parker [2001] 2 EGLR 173 (LT)oordeelde het Lands Tribunal dat het bepalen of de kosten redelijk waren, in twee fasen moet gebeuren: ten eerste of het besluitvormingsproces van de verhuurder redelijk was en ten tweede of het in rekening gebrachte bedrag redelijk was in het licht van marktgegevens. 

In Waller tegen Hounslow LBCHet Hof van Beroep verduidelijkte dat, hoewel dezelfde wettelijke test van toepassing is op zowel reparaties als verbeteringen, de factoren waarmee een verhuurder rekening moet houden met betrekking tot verbeteringen uitgebreider kunnen zijn dan die voor reparaties. Als meer dan één resultaat redelijk was, is het aan de verhuurder om hiertussen te kiezen. 

b) Vooruitbetalingen moeten redelijk zijn 

Het is gebruikelijk dat huurovereenkomsten voor woningen betalingen voor servicekosten vereisen met regelmatige tussenpozen gedurende het jaar. Wanneer dit het geval is, moet de tussentijdse betaling redelijk zijn, zoals uiteengezet in sectie 19(2) van de LTA 1985. 

De zaak van Avon Ground Rents Ltd/C Cowley [2019] EWCA Civ 1827 vastgesteld dat er geen starre regel is om te bepalen of vooruitbetalingen redelijk zijn; het hangt af van de feiten van het geval. In dit geval werd het onredelijk geacht dat huurders van woningen de volledige kosten van herstelwerkzaamheden vooraf betaalden, terwijl een bijna gelijkwaardige betaling werd verwacht van de NHBC, zonder verwachte vertragingen. 

Aanvragen voor bepaling van redelijkheid 

Wanneer erfpachters een verzoek indienen bij het Tribunaal om een uitspraak te doen, zijn veelvoorkomende factoren die zij naar voren brengen onder andere: 

• De kwaliteit van het uitgevoerde werk. 

• Mogelijke belangenverstrengeling wanneer aannemers banden hebben met de verhuurder of de beheerder. 

• De frequentie van werken. 

• De onderhoudsgeschiedenis. 

• De grootte van het pand. 

• Het voordeel voor alle pachters. 

Het is essentieel voor agenten en verhuurders om een nauwkeurige administratie bij te houden om aan te tonen dat hun besluitvorming redelijk was en dat de gemaakte kosten gerechtvaardigd waren in het geval van een geschil. 

Stappen om jezelf te beschermen 

Als een erfpachter een verzoek indient bij het Tribunaal, is het de verantwoordelijkheid van de verhuurder om te bewijzen dat de kosten redelijk zijn (in plaats van dat de erfpachter moet bewijzen dat ze onredelijk zijn). 

Enkele praktische manieren om ervoor te zorgen dat je redelijke servicekosten in rekening brengt, en dit indien nodig kunt aantonen, zijn: 

1. Vraag meerdere offertes aan bij verschillende leveranciers op de markt. 

2. Wees bereid om je beslissingen uit te leggen. Redelijkheid vereist niet dat je de goedkoopste optie kiest, zolang de uitgaven maar marktconform zijn. 

3. Gedetailleerde dossiers bijhouden van beslissingen, of het nu gaat om afspraken met aannemers of het plannen van werkzaamheden. 

4. Maak het gemakkelijk voor erfpachters om feedback te geven over diensten en onderzoek eventuele problemen die zij naar voren brengen. 

5. Regelmatig contracten en leveranciers evalueren om ervoor te zorgen dat ze waar voor hun geld krijgen. 

6. Houd je aan je servicenormen. Committeer je niet aan opleverdata zonder een duidelijke tijdlijn of als het aanbestedingsproces nog niet is gestart. 

7. Communiceer open met uw pachters en betrek hen bij de besluitvorming. Dit kan tribunale geschillen helpen voorkomen en een positieve relatie met de pachters bevorderen. 

Als u hulp nodig heeft bij het innen van servicekosten, of als een erfpachter een aanvraag heeft ingediend voor een Tribunaal, neem dan contact op met ons Team Vastgoedgeschillen op 0203 917 1707 of via e-mail op m.lawrence@rfblegal.co.uk / d.burns@rfblegal.co.uk.