Navigatie door de aanvraagprocedure voor een Britse sponsorvergunning

Ronald Fletcher Baker’s Immigratie Team presents a concise overview of the process for businesses to obtain and maintain a UK sponsorship licence.

Ga naar onze FAQ's

UK Sponsorship Licences: What are they and how do I obtain one for my business?

In recent times, there has been a growing demand for sponsorship licences due to various factors such as the closure of certain business immigration routes and other changes in immigration law after Brexit, including the cessation of freedom of movement within the United Kingdom (UK).

Since the conclusion of the transition period after Brexit on 31 December 2020, there have been notable developments in immigration law and policy. Consequently, there has been a notable surge in sponsorship licence applications. According to the Home Office’s Transparantiegegevens UK Visa en Immigratie voor Q3 2022, de number of sponsorship licence holders in these routes has risen from 30,278 at the end of Q4 2020 to 49,916 at the end of Q3 2022. This represents a significant 65% increase in the number of UK sponsorship licence applications submitted after the termination of freedom of movement for UK and European Economic Area (EEA) nationals.

To enable the sponsorship of migrant workers or students on sponsored work visas or student visas, it is imperative for UK employers and educational institutions to possess a valid sponsorship licence issued by the Home Office. When applying for such a licence, a company must effectively demonstrate that it is a lawfully operating and trading entity within the UK. This entails providing evidence of the company’s legal status and compliance with the necessary regulations and requirements. By obtaining a sponsorship licence, businesses and educational institutions can legally sponsor individuals to work or study in the UK under the designated visa categories.

Having a thorough understanding of sponsorship duties is crucial for all sponsors, considering the heightened compliance monitoring and checks conducted by the Home Office before granting a sponsorship licence. In order to mitigate the risk of having its sponsorship licence application refused or, in the event of approval, suspended or revoked at a later stage, it is advisable for sponsors to invest in sponsorship licence training or undergo a mock audit.

Van houders van een sponsorvergunning wordt verwacht dat ze een effectief HR-systeem onderhouden waarmee ze rapporten kunnen bijhouden en genereren voor indiening bij het ministerie van Binnenlandse Zaken. Gezien de huidige omstandigheden, met een toename van het aantal ontslagen en veranderingen in functies en salarissen, is het voor sponsors nog belangrijker geworden om over robuuste HR-systemen te beschikken. Dit zorgt ervoor dat de vereisten voor sponsors worden nageleefd en helpt sponsors bij het proactief aanpakken van mogelijke problemen of veranderingen die van invloed kunnen zijn op hun sponsorverplichtingen.

Als je bedrijf al een sponsorvergunning heeft

For businesses that already hold a sponsorship licence and engage in recruitment from outside the UK, it is advisable to conduct a thorough review of their immigration compliance measures. This includes ensuring that the existing systems are running smoothly and are adequately prepared to handle a potential rise in the number of employees requiring visa sponsorship.

By proactively reviewing immigration compliance, businesses can identify any areas that may require improvement or adjustment. This may involve updating internal processes, enhancing record-keeping systems, and ensuring that relevant staff members are well-versed in immigration regulations and procedures. Taking these steps not only helps to maintain compliance with sponsorship obligations but also minimises the risk of facing civil penalties or potential revocation of the sponsorship licence.

Hoe blijven voldoen aan sponsorverplichtingen

How you wish to maintain compliance with your sponsor obligations often depends on the size and scale of your business and your migrant intake. The Home Office does not mandate how compliance processes should be carried out, only that they are adhered to. This therefore provides sponsors with flexibility as to how they design and implement compliance processes, which in part often complement existing HR policies.

Dagelijkse sponsorvereisten omvatten (maar zijn niet beperkt tot):

- Right to work checks and visa expiry tracking;

- Bijhouden waar werknemers zich bevinden en een systeem gebruiken dat afwezigheden registreert;

– Reporting corporate and employee changes in circumstances; and

- Documentatie bewaren.

A key aspect of the sponsorship licence application process is ensuring that you understand the compliance responsibilities involved in holding a sponsorship licence, not least because at some stage the Home Office is likely to attend your offices to carry out a compliance check or audit. Depending on the outcome of that audit, your sponsorship licence could be downgraded, suspended or revoked, all of which zal have an impact on you as a sponsor and any sponsored employees.

Scroll naar beneden om onze veelgestelde vragen te lezen.  

---

FAQs

1. How can I sponsor a skilled worker from abroad?

De eerste stap om buitenlandse geschoolde werknemers te sponsoren is het aanvragen van een sponsorvergunning bij het ministerie van Binnenlandse Zaken. Zodra uw sponsorvergunning is toegekend, kunt u geschoolde werknemers uit het buitenland sponsoren.

If you are a company or an employer seeking guidance on the sponsorship licence application process, our dedicated team of business advocaten gespecialiseerd in immigratierecht at Ronald Fletcher Baker can provide expert advice and assistance. With our extensive experience, we have successfully helped clients from various sectors obtain sponsor licences, including assisting clients with applications which have been deemed complex by the Home Office.  

2. Wat zijn de vereisten om houder van een Britse sponsorvergunning te zijn en hoe kan ik een naadloze aanvraag indienen om een sponsorvergunning te verkrijgen?

The process of obtaining a sponsorship licence can be complex and overwhelming, often resulting in refusals due to insufficient documentary evidence or misinterpretation of eligibility criteria and recruitment conditions. However, our team can provide expert advice and guidance to ensure a seamless application to the Home Office, making the process smooth and timely for you.

Wanneer het ministerie van Binnenlandse Zaken de aanvraag voor een sponsorvergunning van je bedrijf in overweging neemt, beoordeelt het de volgende factoren:

Echte organisatie: Bent u een legitieme en gezagsgetrouwe entiteit die actief is in het Verenigd Koninkrijk?

Leidinggevend personeel: Is je belangrijkste personeel betrouwbaar en van goede komaf?

HR-procedures en wervingspraktijken: Beschikt u over doeltreffende HR-procedures en wervingspraktijken om uw taken als sponsor te vervullen?

Belangrijkste medewerkers: Hebt u de relevante sleutelfunctionarissen geïdentificeerd en genoemd in uw aanvraag?

Mogelijkheid tot naleving: Bent u in staat om aan uw sponsorverplichtingen te voldoen en kunt u aantonen dat u aan deze verplichtingen voldoet?

Genuine Werkgelegenheid: Kunt u echte tewerkstellingskansen bieden die voldoen aan het niveau van geschoolde arbeiders en passende loontarieven hanteren?

When the Home Office grants you a sponsorship licence, it places significant trust in your organisation and expects collaboration in maintaining effective immigration control.

Door ons het complexe papierwerk toe te vertrouwen dat komt kijken bij de aanvraag van de sponsorvergunning en het daaropvolgende beheer, kan je bedrijf zich richten op de dagelijkse werkzaamheden en winstgevendheid van het bedrijf. Wij stroomlijnen het proces, zorgen voor naleving en stellen je in staat om effectief door de fijne kneepjes van het sponsorprogramma te navigeren.

3. Wat zijn de vereisten voor een referent om een Certificaat van Referentschap aan te vragen voor een arbeidsmigrant?

Om een arbeidsmigrant in dienst te nemen via de skilled worker route, moet de referent een Certificate of Sponsorship (CoS) aanvragen door aan de volgende voorwaarden te voldoen:

Baanaanbod van een gelicentieerde sponsor: De individual must have a job offer from a Home Office licensed sponsor, which in this case would be your business as the sponsor.

Vereist vaardigheidsniveau: Het werkaanbod moet voldoen aan het vereiste vaardigheidsniveau van RQF 3 of hoger, gelijkwaardig aan A-niveau of hogere kwalificaties.

Engelse taalvaardigheid: The migrant worker must possess the necessary knowledge of English to meet the required standard.

Minimum Salary Threshold: De aangeboden baan moet voldoen aan de toepasselijke minimumsalarisdrempel.

A skilled worker visa application operates on a points-based system, allowing for potential trade-offs between certain requirements. For instance, a migrant worker may compensate for having a lower salary by having higher qualifications than those required to achieve the required number of points in the application. Generally, a minimum of 70 points is necessary to apply for skilled worker status and work in the UK.

Ons team kan deskundige begeleiding bieden bij het navigeren door het op punten gebaseerde systeem en ervoor zorgen dat je sponsoraanvraag en het bijbehorende Certificaat van Referentschap aan de nodige vereisten voldoen.

4. Wat zijn enkele van de lopende taken en verantwoordelijkheden van houders van sponsorvergunningen?

Gelicentieerde sponsors hebben verschillende taken en verantwoordelijkheden, waaronder:  

Rapporterende taken:  

I) Sponsors are required to fulfil reporting obligations, which involve notifying the Home Office of any changes to a sponsored worker’s circumstances within 10 working days of the relevant event. This includes changes to salary, job title, work locatie, or job description (provided it remains within the same government Standard Occupational Code). If the role changes to a different code, a new Certificate of Sponsorship and visa application will be necessary.

II) Reporting to the Home Office on any changes to the organisation within 20 working days of the relevant event occurring unless otherwise stated in the Home Office policy guidance. Such changes include replacing your Authorising Officer or Key Contact, amending your current Authorising Officer’s or Key Contact’s details, amending your organisation’s details, such as its name or the name of any branches, address, contact details, or head office details and informing the Home Office about any changes to the structure of the organisation, such as more branches or sites or new linked entities in the UK.

Taken voor het bijhouden van gegevens: Sponsors moeten een goede administratie en documentatie bijhouden met betrekking tot gesponsorde werknemers, inclusief hun recht om in het VK te werken, contactgegevens en immigratiestatus. Deze gegevens moeten toegankelijk zijn voor inspectie door het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Voldoen aan Britse immigratie- en andere wetten: Sponsors moeten zich houden aan de immigratiewetgeving en het immigratiebeleid van het Verenigd Koninkrijk, inclusief de richtlijnen voor sponsors van werknemers en tijdelijke werknemers van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Er wordt ook van hen verwacht dat ze de bredere Britse wetten naleven.

Bevorderlijk voor het algemeen welzijn: Sponsoren moeten zich onthouden van acties of gedragingen die niet bevorderlijk zijn voor het algemeen belang. Dit omvat het hooghouden van ethische normen en het handhaven van een verantwoordelijke benadering van immigratiepraktijken.

Ons team kan uitgebreide begeleiding bieden bij het vervullen van deze doorlopende taken en verantwoordelijkheden, zodat je voldoet aan de vereisten van je sponsorlicentie.

5. How do I, as an employer, take steps to prevent illegal working?  

Illegal working is a very serious issue with grave consequences for the employers and employees involved. Without having the proper checks and processes in place, illegal working can happen anywhere – contrary to what the media might have us think about it only happening in the dingy kitchens of fast-food joints. Not only is illegal working a criminal offence – for which an employer can receive a custodial sentence of 5 years and a large fine if they are found guilty of employing someone, they had reasonable cause to believe did not have the right to work – but it can also have devastating impacts on a business.  

Om illegaal werken te voorkomen, kun je de volgende stappen nemen:

Geldige Right to Work-controles uitvoeren: Voordat u iemand in dienst neemt of op de eerste werkdag, moet u ervoor zorgen dat u een geldige Right to Work-controle uitvoert. Dit houdt in dat u het originele paspoort van de persoon controleert (inclusief Britse burgers) en, voor arbeidsmigranten, het visum, d.w.z. de biometrische verblijfsvergunning (BRP). Bewaar het bewijs van deze controles in een dossier. Als een arbeidsmigrant geen BRP heeft, controleer dan het originele paspoort van de werknemer samen met de beslissingsbrief van het ministerie van Binnenlandse Zaken en voer een online Right to Work-controle uit op de website van de overheid.

Houd je aan de werkbeperkingen: Voor migranten met beperkte werkbeperkingen, zoals studenten die meestal maximaal 20 uur per week mogen werken, is het essentieel om ervoor te zorgen dat deze beperkingen worden nageleefd. Controleer en verifieer of ze zich aan de voorgeschreven beperkingen houden.

Tijdgebonden rechten: If a migrant worker’s permission to work is time-limited, conduct follow-up Right to Work checks to ensure that you do not employ the migrant unlawfully beyond the expiration of the visa. It is crucial to track visa expiry dates and take appropriate action.

By conducting valid Right to Work checks, you establish a statutory excuse against civil penalties for employing individuals illegally, should such penalties be imposed.

Ons team kan u uitgebreid begeleiden bij het uitvoeren van de juiste Right to Work-controles en ervoor zorgen dat de immigratieregelgeving wordt nageleefd, zodat u uw bedrijf kunt beschermen en illegaal werk kunt voorkomen.

6. Hoe kan het Immigratieteam van Ronald Fletcher Baker mijn bedrijf helpen bij het verkrijgen van een sponsorvergunning of, als mijn bedrijf al een sponsorvergunning heeft, bij het verlengen en behouden van de vergunning?

Ronald Fletcher Baker’s specialist business immigration team can assist you in securing and later renewing and retaining a UK sponsorship licence and will be able to guide you through the process step by step.   

We have experience of assisting clients from a wide variety of sectors including clients in the technology, financial services, legal services, media, sport and food industries. If you instruct us to assist you with an application for a sponsorship licence, we will handle everything for you so that you can focus on effectively running your business and we will streamline the process for you. Once you have secured your UK sponsorship licence, we will assist you with the day-to-day running of your licence and the online Sponsorship Management System for the next 3 years at no extra cost. We would only charge for assistance with future visa applications for any migrants you wish to sponsor in the future.   

We can also assist on ad hoc basis with mock audits at the pre-licence and post-licence stage and advise on ongoing compliance issues and the management of an existing licence. In terms of mock audits, we will put our Home Office hats on (!) and attend your premises – location permitting – and meet you and your team to assess your HR record keeping systems and policies and question you about your current practices and future intentions for the business. We will also provide you with tailored advice on how to improve your systems and on what the Home Office is looking for from you as a future UK sponsorship licence holder. Our advice is based on our professional experience working in the field over many years    

Neem contact met ons op

Aarzel niet om contact op te nemen met de onderstaande leden van ons immigratieteam als je vragen hebt over het bovenstaande of juridisch advies en hulp nodig hebt bij het aanvragen of behouden van een Britse sponsorvergunning.  

Immigratie Senior Associate Solicitor at Ronald Fletcher Baker at M.Abukar@rfblegal.co.uk of op 02074675767 

Immigratie Associate Solicitor Beatrice de Burgh bij Ronald Fletcher Baker op b.deburgh@rfblegal.co.uk of op 02076137124 

Extra info

Nieuws Auteur: Mohammed Abukar | Beatrice de Burgh