S'y retrouver dans la procédure de demande de licence de parrainage au Royaume-Uni

de Ronald Fletcher Baker L'immigration Team presents a concise overview of the process for businesses to obtain and maintain a UK sponsorship licence.

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UK Sponsorship Licences: What are they and how do I obtain one for my business?

In recent times, there has been a growing demand for sponsorship licences due to various factors such as the closure of certain business immigration routes and other changes in immigration law after Brexit, including the cessation of freedom of movement within the United Kingdom (UK).

Since the conclusion of the transition period after Brexit on 31 December 2020, there have been notable developments in immigration law and policy. Consequently, there has been a notable surge in sponsorship licence applications. According to the Home Office’s Données de transparence sur les visas et l'immigration au Royaume-Uni pour le troisième trimestre 2022, le number of sponsorship licence holders in these routes has risen from 30,278 at the end of Q4 2020 to 49,916 at the end of Q3 2022. This represents a significant 65% increase in the number of UK sponsorship licence applications submitted after the termination of freedom of movement for UK and European Economic Area (EEA) nationals.

To enable the sponsorship of migrant workers or students on sponsored work visas or student visas, it is imperative for UK employers and educational institutions to possess a valid sponsorship licence issued by the Home Office. When applying for such a licence, a company must effectively demonstrate that it is a lawfully operating and trading entity within the UK. This entails providing evidence of the company’s legal status and compliance with the necessary regulations and requirements. By obtaining a sponsorship licence, businesses and educational institutions can legally sponsor individuals to work or study in the UK under the designated visa categories.

Having a thorough understanding of sponsorship duties is crucial for all sponsors, considering the heightened compliance monitoring and checks conducted by the Home Office before granting a sponsorship licence. In order to mitigate the risk of having its sponsorship licence application refused or, in the event of approval, suspended or revoked at a later stage, it is advisable for sponsors to invest in sponsorship licence training or undergo a mock audit.

Les titulaires d'une licence de parrainage sont tenus de maintenir un système efficace de ressources humaines (RH) qui leur permet de suivre et de générer des rapports à soumettre au ministère de l'intérieur. Compte tenu des circonstances actuelles, qui ont vu une augmentation des licenciements ainsi que des changements dans les rôles et les salaires, il est devenu encore plus important pour les parrains de mettre en place des systèmes de ressources humaines robustes. Ces systèmes garantissent le respect des exigences imposées aux titulaires de parrainage et les aident à traiter de manière proactive tout problème ou changement potentiel susceptible d'avoir une incidence sur leurs obligations en matière de parrainage.

Si votre entreprise est déjà titulaire d'une licence de parrainage

For businesses that already hold a sponsorship licence and engage in recruitment from outside the UK, it is advisable to conduct a thorough review of their immigration compliance measures. This includes ensuring that the existing systems are running smoothly and are adequately prepared to handle a potential rise in the number of employees requiring visa sponsorship.

By proactively reviewing immigration compliance, businesses can identify any areas that may require improvement or adjustment. This may involve updating internal processes, enhancing record-keeping systems, and ensuring that relevant staff members are well-versed in immigration regulations and procedures. Taking these steps not only helps to maintain compliance with sponsorship obligations but also minimises the risk of facing civil penalties or potential revocation of the sponsorship licence.

Comment maintenir la conformité avec les obligations du sponsor

How you wish to maintain compliance with your sponsor obligations often depends on the size and scale of your business and your migrant intake. The Home Office does not mandate how compliance processes should be carried out, only that they are adhered to. This therefore provides sponsors with flexibility as to how they design and implement compliance processes, which in part often complement existing HR policies.

Les exigences quotidiennes du sponsor comprennent (mais ne sont pas limitées à) :

- Right to work checks and visa expiry tracking;

- Suivi des déplacements des employés et utilisation d'un système d'enregistrement des absences ;

– Reporting corporate and employee changes in circumstances; and

- Conservation de la documentation.

A key aspect of the sponsorship licence application process is ensuring that you understand the compliance responsibilities involved in holding a sponsorship licence, not least because at some stage the Home Office is likely to attend your offices to carry out a compliance check or audit. Depending on the outcome of that audit, your sponsorship licence could be downgraded, suspended or revoked, all of which va have an impact on you as a sponsor and any sponsored employees.

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FAQ

1. How can I sponsor a skilled worker from abroad?

La première étape vers le parrainage de travailleurs qualifiés étrangers consiste à demander une licence de parrainage au ministère de l'intérieur. Une fois la licence de parrainage accordée, vous pourrez parrainer des travailleurs qualifiés de l'étranger.

If you are a company or an employer seeking guidance on the sponsorship licence application process, our dedicated team of business avocats spécialisés dans l'immigration at Ronald Fletcher Baker can provide expert advice and assistance. With our extensive experience, we have successfully helped clients from various sectors obtain sponsor licences, including assisting clients with applications which have been deemed complex by the Home Office.  

2. Quelles sont les conditions à remplir pour être titulaire d'une licence de parrainage au Royaume-Uni et comment puis-je présenter une demande en bonne et due forme pour obtenir une licence de parrainage ?

The process of obtaining a sponsorship licence can be complex and overwhelming, often resulting in refusals due to insufficient documentary evidence or misinterpretation of eligibility criteria and recruitment conditions. However, our team can provide expert advice and guidance to ensure a seamless application to the Home Office, making the process smooth and timely for you.

Lors de l'examen de la demande de licence de parrainage de votre entreprise, le ministère de l'intérieur évaluera les facteurs suivants :

Une véritable organisation: Êtes-vous une entité légitime et respectueuse de la loi opérant au Royaume-Uni ?

Personnel dirigeant : Votre personnel clé est-il digne de confiance, fiable et de bonne moralité ?

Procédures RH et pratiques de recrutement: Disposez-vous de procédures de ressources humaines et de pratiques de recrutement efficaces pour vous acquitter de vos tâches de parrainage ?

Personnel clé : Avez-vous identifié et nommé les personnes clés dans votre demande ?

Capacité de conformité: Êtes-vous en mesure de remplir vos obligations de parrainage et de fournir des preuves de votre conformité ?

Genuine Emploi: Pouvez-vous offrir de véritables opportunités d'emploi qui correspondent au niveau de qualification des travailleurs et qui respectent les taux de rémunération appropriés ?

When the Home Office grants you a sponsorship licence, it places significant trust in your organisation and expects collaboration in maintaining effective immigration control.

En nous confiant la complexité des formalités administratives liées à la demande de licence de parrainage et à la gestion ultérieure, votre entreprise peut se concentrer sur les opérations quotidiennes et la rentabilité de l'entreprise. Nous rationalisons le processus, garantissons la conformité et vous permettons de naviguer efficacement dans les méandres du système de parrainage.

3. Quelles sont les conditions requises pour qu'un sponsor puisse demander un certificat de parrainage pour un travailleur migrant ?

Pour employer un travailleur migrant par la voie des travailleurs qualifiés, le sponsor doit demander un certificat de parrainage (CoS) en remplissant les conditions suivantes :

Offre d'emploi d'un parrain agréé : Le individual must have a job offer from a Home Office licensed sponsor, which in this case would be your business as the sponsor.

Niveau de compétence requis : L'offre d'emploi doit correspondre au niveau de compétence requis (RQF 3 ou plus), équivalent à un niveau A ou à des qualifications supérieures.

Compétences en anglais: The migrant worker must possess the necessary knowledge of English to meet the required standard.

Minimum Salary Threshold: L'emploi proposé doit atteindre le seuil de salaire minimum applicable.

A skilled worker visa application operates on a points-based system, allowing for potential trade-offs between certain requirements. For instance, a migrant worker may compensate for having a lower salary by having higher qualifications than those required to achieve the required number of points in the application. Generally, a minimum of 70 points is necessary to apply for skilled worker status and work in the UK.

Notre équipe peut vous fournir des conseils d'expert pour naviguer dans le système à points, en veillant à ce que votre demande de parrainage et le certificat de parrainage correspondant répondent aux exigences requises.

4. Quelles sont les obligations et responsabilités permanentes des titulaires de licences de parrainage ?

Les parrains agréés ont plusieurs tâches et responsabilités permanentes, notamment  

Fonctions hiérarchiques :  

I) Sponsors are required to fulfil reporting obligations, which involve notifying the Home Office of any changes to a sponsored worker’s circumstances within 10 working days of the relevant event. This includes changes to salary, job title, work localisation, or job description (provided it remains within the same government Standard Occupational Code). If the role changes to a different code, a new Certificate of Sponsorship and visa application will be necessary.

II) Reporting to the Home Office on any changes to the organisation within 20 working days of the relevant event occurring unless otherwise stated in the Home Office policy guidance. Such changes include replacing your Authorising Officer or Key Contact, amending your current Authorising Officer’s or Key Contact’s details, amending your organisation’s details, such as its name or the name of any branches, address, contact details, or head office details and informing the Home Office about any changes to the structure of the organisation, such as more branches or sites or new linked entities in the UK.

Tenue de registres: Les promoteurs doivent tenir des registres et des documents appropriés concernant les travailleurs parrainés, y compris leur droit de travailler au Royaume-Uni, leurs coordonnées et leur statut d'immigrant. Ces dossiers doivent pouvoir être consultés par le ministère de l'intérieur.

Conformité avec les lois britanniques sur l'immigration et les lois plus générales: Les parrains doivent se conformer à la législation et à la politique d'immigration du Royaume-Uni, y compris aux directives relatives aux parrains de travailleurs et de travailleurs temporaires fournies par le ministère de l'intérieur. Ils doivent également se conformer aux lois britanniques plus générales.

Conducive to the Public Good : Les promoteurs doivent s'abstenir d'entreprendre des actions ou d'adopter des comportements qui ne sont pas favorables au bien public. Il s'agit notamment de respecter des normes éthiques et de maintenir une approche responsable des pratiques d'immigration.

Notre équipe peut vous fournir des conseils détaillés sur la manière de remplir ces obligations et responsabilités permanentes, en veillant à ce que vous respectiez les exigences de votre licence de parrainage.

5. How do I, as an employer, take steps to prevent illegal working?  

Illegal working is a very serious issue with grave consequences for the employers and employees involved. Without having the proper checks and processes in place, illegal working can happen anywhere – contrary to what the media might have us think about it only happening in the dingy kitchens of fast-food joints. Not only is illegal working a criminal offence – for which an employer can receive a custodial sentence of 5 years and a large fine if they are found guilty of employing someone, they had reasonable cause to believe did not have the right to work – but it can also have devastating impacts on a business.  

Pour éviter le travail illégal, vous pouvez prendre les mesures suivantes :

Effectuer des contrôles valides du droit au travail: Avant d'employer une personne ou le premier jour de travail, veillez à effectuer un contrôle valide du droit au travail. Il s'agit de vérifier l'original du passeport de la personne (y compris pour les citoyens britanniques) et, pour les travailleurs migrants, le visa, c'est-à-dire le permis de séjour biométrique (BRP). Conservez les preuves de ces vérifications dans vos dossiers. Si un travailleur migrant n'a pas de BRP, examinez son passeport original ainsi que la lettre de décision du ministère de l'intérieur et procédez à une vérification en ligne du droit au travail sur le site web du gouvernement.

Respecter les restrictions de travail : Pour les migrants soumis à des restrictions de travail limitées, comme les étudiants qui sont généralement autorisés à travailler un maximum de 20 heures par semaine, il est essentiel de veiller au respect de ces restrictions. Contrôlez et vérifiez qu'ils respectent les limites prescrites.

Permissions limitées dans le temps : If a migrant worker’s permission to work is time-limited, conduct follow-up Right to Work checks to ensure that you do not employ the migrant unlawfully beyond the expiration of the visa. It is crucial to track visa expiry dates and take appropriate action.

By conducting valid Right to Work checks, you establish a statutory excuse against civil penalties for employing individuals illegally, should such penalties be imposed.

Notre équipe peut vous fournir des conseils complets sur la manière de procéder à des vérifications correctes du droit au travail et de garantir la conformité avec les réglementations en matière d'immigration, vous aidant ainsi à protéger votre entreprise et à prévenir le travail illégal.

6. Comment l'équipe Immigration de Ronald Fletcher Baker peut-elle aider mon entreprise à obtenir une licence de parrainage ou, si mon entreprise est déjà titulaire d'une licence de parrainage, à la renouveler et à la conserver ?

Ronald Fletcher Baker’s specialist business immigration team can assist you in securing and later renewing and retaining a UK sponsorship licence and will be able to guide you through the process step by step.   

We have experience of assisting clients from a wide variety of sectors including clients in the technology, financial services, legal services, media, sport and food industries. If you instruct us to assist you with an application for a sponsorship licence, we will handle everything for you so that you can focus on effectively running your business and we will streamline the process for you. Once you have secured your UK sponsorship licence, we will assist you with the day-to-day running of your licence and the online Sponsorship Management System for the next 3 years at no supplémentaires cost. We would only charge for assistance with future visa applications for any migrants you wish to sponsor in the future.   

We can also assist on ad hoc basis with mock audits at the pre-licence and post-licence stage and advise on ongoing compliance issues and the management of an existing licence. In terms of mock audits, we will put our Home Office hats on (!) and attend your premises – location permitting – and meet you and your team to assess your HR record keeping systems and policies and question you about your current practices and future intentions for the business. We will also provide you with tailored advice on how to improve your systems and on what the Home Office is looking for from you as a future UK sponsorship licence holder. Our advice is based on our professional experience working in the field over many years    

Nous contacter

N'hésitez pas à contacter les membres de notre équipe immigration ci-dessous si vous avez des questions sur ce qui précède ou si vous avez besoin d'un conseil juridique et d'une assistance pour demander ou conserver une licence de parrainage au Royaume-Uni.  

L'immigration Senior Associate Solicitor at Ronald Fletcher Baker at M.Abukar@rfblegal.co.uk ou sur 02074675767 

Immigration Associate Solicitor Beatrice de Burgh at Ronald Fletcher Baker at b.deburgh@rfblegal.co.uk ou sur 02076137124 

Informations complémentaires

Actualités Auteur : Mohammed Abukar | Beatrice de Burgh