Ronald Fletcher Baker LLP recopila, utiliza y es responsable de cierta información personal sobre usted. Cuando lo hacemos, estamos regulados por el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido, que se aplica en toda la Unión Europea (incluido el Reino Unido) y somos responsables como "controlador" de esa información personal a los efectos de esas leyes.
Nos tomamos muy en serio su privacidad. Le rogamos que lea atentamente este aviso y esta política de privacidad, ya que contienen información importante sobre quiénes somos y cómo y por qué recopilamos, almacenamos, utilizamos y compartimos sus datos personales. También explica sus derechos en relación con sus datos personales y cómo ponerse en contacto con nosotros o con las autoridades supervisoras en caso de que tenga alguna queja.
Nuestro uso de sus datos personales está sujeto a sus instrucciones, al Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (GDPR del Reino Unido), a otra legislación pertinente del Reino Unido y (cuando proceda) de la UE, incluido el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR de la UE), y a nuestro deber profesional de confidencialidad.
Términos clave
Sería útil empezar explicando algunos términos clave utilizados en este documento:
Nosotros, nosotros nuestro significa Ronald Fletcher Baker LLP
Datos personales toda información relativa a una persona física identificada o identificable
Datos personales de categoría especial datos personales que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas, las convicciones filosóficas o la afiliación sindical; datos genéticos y biométricos; datos relativos a la salud, la vida sexual o la orientación sexual.
Datos personales que recopilamos sobre usted
Los datos personales que recopilaremos o podremos recopilar en el curso de nuestro asesoramiento y/o actuación para usted son los siguientes:
Datos personales que recopilaremos
- Su nombre, fecha de nacimiento, dirección y número de teléfono
- Información que nos permita comprobar y verificar su identidad, por ejemplo, su fecha de nacimiento o los datos de su pasaporte y un justificante de domicilio.
- Datos de contacto electrónicos, como su dirección de correo electrónico y número de teléfono móvil
- Información relativa al asunto para el que solicita nuestro asesoramiento o representación
- Sus datos financieros en la medida en que sean relevantes para sus instrucciones, por ejemplo, el origen de sus fondos si da instrucciones para una transacción de compra.
Datos personales que podemos recopilar en función del motivo por el que nos ha dado instrucciones
- Sus datos fiscales y de seguridad social
- Sus datos bancarios y/o de la sociedad de crédito hipotecario
- Detalles de su presencia profesional en línea, por ejemplo, perfil de LinkedIn
- Datos de su cónyuge/pareja y personas a su cargo u otros familiares, por ejemplo, si nos encarga un asunto familiar o un testamento.
- Su situación laboral y sus datos, incluidos el salario y las prestaciones, por ejemplo, si nos encarga un asunto relacionado con su empleo o en el que su situación laboral o sus ingresos sean relevantes.
- Su nacionalidad y estatus migratorio e información de documentos relacionados, como su pasaporte u otra identificación
- Datos sobre sus planes de pensiones, por ejemplo, si nos encarga un asunto de pensiones o en relación con acuerdos financieros tras la ruptura de una relación.
- Sus expedientes laborales, incluidos, en su caso, los relativos a enfermedad y asistencia, rendimiento, disciplina, conducta y reclamaciones (incluidos los datos personales de categoría especial pertinentes), por ejemplo, si nos da instrucciones sobre asuntos relacionados con su empleo o en los que sus expedientes laborales sean pertinentes.
- Su origen racial o étnico, sexo, orientación sexual, creencias religiosas o similares, por ejemplo, si nos encarga una reclamación por discriminación.
- Su afiliación sindical, por ejemplo, si nos encarga una reclamación por discriminación o su asunto está financiado por un sindicato.
- Datos personales identificativos, como el color de su pelo o de sus ojos o el nombre de sus padres, por ejemplo, si nos encarga que constituyamos una sociedad por usted.
- Su historial médico, por ejemplo, si le estamos representando en una reclamación por daños personales.
Estos datos personales son necesarios para que podamos prestarle nuestros servicios. Si no facilita los datos personales que le pedimos, podemos retrasar o impedir que le prestemos servicios.
Cómo se recogen sus datos personales
Recogemos la mayor parte de esta información de usted. Sin embargo, también podemos recopilar información:
-de fuentes accesibles al público, como el Registro Mercantil o el Registro de la Propiedad de SM;
-directamente de un tercero, por ejemplo, agencias de referencia de crédito, clientes proveedores de diligencia debida;
-de un tercero con su consentimiento, por ejemplo: su banco o sociedad de crédito hipotecario, otra entidad financiera o asesor; consultores y otros profesionales que podamos contratar en relación con su asunto; su empleador y/o sindicato, colegio profesional o administradores de pensiones; sus médicos, profesionales de la medicina y de la salud laboral; a través de nuestros sistemas de tecnología de la información, por ejemplo: sistemas de gestión de casos, gestión de documentos y registro de tiempos; sitios web y aplicaciones pertinentes; supervisión automatizada de nuestros sitios web y otros sistemas técnicos, como nuestras redes y conexiones informáticas, sistemas de comunicaciones, correo electrónico y sistemas de mensajería instantánea.
Cómo y por qué utilizamos sus datos personales
Según la ley de protección de datos, sólo podemos utilizar sus datos personales si tenemos un motivo justificado para hacerlo, por ejemplo
-cumplir con nuestras obligaciones legales y normativa obligaciones;
-para la ejecución de nuestro contrato con usted o para tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato;
-por nuestros intereses legítimos o los de un tercero; o
-has dado tu consentimiento.
Un interés legítimo es cuando tenemos una razón comercial o empresarial para utilizar su información, siempre que no prevalezcan sus propios derechos e intereses.
Para qué utilizamos (procesamos) sus datos personales y nuestras razones para hacerlo:
| Para qué utilizamos sus datos personales | Nuestras razones |
| Para prestarle servicios jurídicos | Para la ejecución de nuestro contrato con usted o para tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato |
| Otros tratamientos necesarios para cumplir con las obligaciones profesionales, legales y reglamentarias aplicables a nuestra actividad, por ejemplo, en virtud de la normativa sobre salud y seguridad o de las normas dictadas por nuestro regulador profesional. | Para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Recopilar y facilitar la información requerida por los organismos reguladores o relacionada con auditorías, indagaciones o investigaciones de los mismos. | Para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa, por ejemplo en materia de seguridad y uso de Internet. | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Razones operativas, como la mejora de la eficacia, la formación y el control de calidad. | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Garantizar la confidencialidad de la información sensible desde el punto de vista comercial | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero; y/o para cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Análisis estadístico para ayudarnos a gestionar nuestra práctica, por ejemplo, en relación con nuestro rendimiento financiero, base de clientes, tipo de trabajo u otras medidas de eficiencia. | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Prevención de accesos no autorizados y modificaciones de los sistemas | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero; y/o para cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Actualización y mejora de los registros de clientes | Para la ejecución de nuestro contrato con usted o para adoptar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato, y/o para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias. |
| Declaraciones obligatorias | Para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
| Garantizar la seguridad de las prácticas laborales, la administración del personal y las evaluaciones | Para cumplir nuestras obligaciones legales y reglamentarias; y/o por nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Comercializar nuestros servicios y los de terceros seleccionados a -clientes actuales y anteriores; -terceros que hayan manifestado previamente su interés por nuestros servicios; -terceros con los que no hayamos tenido tratos anteriormente. | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Comprobación de referencias de crédito a través de agencias externas de referencia de crédito | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero |
| Auditorías externas y controles de calidad, por ejemplo para Lexcel y la auditoría de nuestras cuentas. | Para nuestros intereses legítimos o los de un tercero; y/o para cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias |
El cuadro anterior no se aplica a los datos personales de categoría especial, que sólo trataremos con su consentimiento explícito.
Comunicaciones promocionales
Podemos utilizar sus datos personales para enviarle actualizaciones (por correo electrónico, mensaje de texto, teléfono o correo postal) sobre novedades jurídicas que puedan ser de su interés y/o información sobre nuestros servicios, incluidas ofertas exclusivas, promociones o nuevos servicios o productos.
Tenemos un interés legítimo en tratar sus datos personales con fines promocionales (véase más arriba). Cómo y por qué utilizamos sus datos personales). Esto significa que normalmente no necesitamos su consentimiento para enviarle comunicaciones promocionales. No obstante, cuando sea necesario su consentimiento, se lo solicitaremos por separado y de forma clara.
Siempre trataremos sus datos personales con el máximo respeto y nunca los venderemos NI compartiremos con otras organizaciones ajenas a Ronald Fletcher Baker LLP con fines de marketing.
Tiene derecho a optar por no recibir comunicaciones promocionales en cualquier momento poniéndose en contacto con nosotros por correo postal, correo electrónico o teléfono dirigiéndose a [nombre].
Podemos pedirle que confirme o actualice sus preferencias de marketing si nos encarga que le prestemos más servicios en el futuro, o si se producen cambios en la legislación, la normativa o la estructura de nuestra empresa.
Con quién compartimos sus datos personales
Compartimos habitualmente datos personales con:
-asesores profesionales que contratemos en su nombre o a los que le remitamos, como abogados, profesionales médicos, contables, asesores fiscales u otros expertos;
-otros terceros cuando sea necesario para llevar a cabo sus instrucciones, por ejemplo, su proveedor hipotecario o HM Land Registry en el caso de una transacción inmobiliaria o el Registro Mercantil;
-agencias de referencia de crédito;
-nuestras aseguradoras y corredores;
-auditores externos, por ejemplo en relación con la acreditación ISO o Lexcel y la auditoría de nuestras cuentas;
-nuestros bancos;
-nuestros proveedores de gestión de casos, incluido DPS Software.
Sólo permitimos que nuestros proveedores de servicios traten sus datos personales si estamos seguros de que toman las medidas adecuadas para protegerlos. También imponemos obligaciones contractuales a los proveedores de servicios para garantizar que sólo puedan utilizar sus datos personales para prestarnos servicios a nosotros y a usted.
Podemos revelar e intercambiar información con las fuerzas de seguridad y los organismos reguladores para cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias.
También es posible que tengamos que compartir algunos datos personales con terceros, como posibles compradores de una parte o la totalidad de nuestra empresa o durante una reestructuración. Por lo general, la información será anónima, pero esto no siempre es posible. El receptor de la información estará sujeto a obligaciones de confidencialidad.
Dónde se conservan sus datos personales
La información puede conservarse en nuestras oficinas y en las de las empresas de nuestro grupo, agencias de terceros, proveedores de servicios, representantes y agentes, tal como se ha descrito anteriormente (véase 'Con quién compartimos sus datos personales').
Algunos de estos terceros pueden tener su sede fuera del Espacio Económico Europeo. Para más información, incluida la relativa a cómo protegemos sus datos personales cuando esto ocurre (véase más abajo: Transferencia de sus datos personales fuera del EEE).
Cuánto tiempo se conservarán sus datos personales
Conservaremos sus datos personales una vez hayamos dejado de asesorarle o de actuar en su nombre. Lo haremos por uno de estos motivos:
-responder a cualquier pregunta, queja o reclamación que usted o alguien en su nombre nos haga;
-para demostrar que te hemos tratado con justicia;
-mantener los registros exigidos por la ley.
No conservaremos sus datos más tiempo del necesario para los fines establecidos en esta política. Se aplican distintos periodos de conservación a los diferentes tipos de datos. Encontrará más información al respecto en nuestra política de conservación (véase "Política de conservación").
Cuando ya no sea necesario conservar sus datos personales, los eliminaremos o anonimizaremos.
Política de conservación
¿Durante cuánto tiempo utilizarán mis datos?
Sólo conservaremos su información personal durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que la recopilamos, incluido el cumplimiento de cualquier requisito legal, contable o de elaboración de informes.
En algunas circunstancias, podemos anonimizar su información personal para que ya no pueda asociarse con usted, en cuyo caso podemos utilizar dicha información sin necesidad de notificárselo. Una vez que deje de ser empleado, trabajador o contratista de la empresa, conservaremos y destruiremos de forma segura su información personal de conformidad con las leyes y normativas aplicables.
Para determinar el periodo de conservación adecuado de los datos personales, tenemos en cuenta la cantidad, la naturaleza y la sensibilidad de los datos personales, el riesgo potencial de daño derivado del uso o la divulgación no autorizados de sus datos personales, los fines para los que procesamos sus datos personales y si podemos alcanzar dichos fines por otros medios, así como los requisitos legales aplicables.
Por ley, tenemos que conservar información básica sobre nuestros clientes (incluidos datos de contacto, identidad, financieros y de transacciones) por motivos legales, normativos y fiscales.
Esta política establece durante cuánto tiempo conservaremos normalmente la información y cuándo será destruida confidencialmente.
Responsabilidad
Ronald Fletcher Baker LLP es responsable de aplicar y supervisar el cumplimiento de esta política. Llevarán a cabo una revisión anual de esta política para verificar que se aplica de forma efectiva.
Nuestro proceso
La información (impresa y electrónica) se conservará al menos durante el periodo especificado en nuestro Periodo de conservación de datos (véase el Apéndice).
Toda la información debe revisarse antes de su destrucción para determinar si existen factores especiales que obliguen a retrasarla, por ejemplo
- posibles litigios
- quejas
- casos en curso
Nos esforzaremos por eliminar las copias impresas y electrónicas de los documentos y la información al final del periodo de conservación.
Período de conservación de los datos - Anexo
| Tipo de materia | Período de conservación |
| Registros contra el blanqueo de capitales, incluidos los registros de identidad de los clientes y las comprobaciones de verificación realizadas con arreglo a nuestro procedimiento de diligencia debida con respecto al cliente. | 6 años después de que finalice la relación comercial o se complete la transacción. |
| Confíe en | Indefinidamente, de acuerdo con las directrices del Colegio de Abogados, o al final del periodo fiduciario o la fecha de devengo más 6 años Documentos relevantes para la obligación del IVA-6 años Documentos fiscales-12 años después del final del periodo fiduciario |
| Asuntos en nombre de menores | 6 años a partir de la fecha en que el cliente cumpla 18 años |
| Testamentos | Indefinidamente, de acuerdo con las directrices del Colegio de Abogados; o 6 años a partir de la fecha de la legalización cuando nos hayamos ocupado de la misma. |
| Impuesto | 12 años después del final del período o de la evaluación |
| Registros contables | 6 años |
| Asuntos financieros (transacciones y comisiones efectuadas o percibidas en virtud de las Normas de 2001 sobre servicios financieros (código de conducta) de la SRA). | 6 años |
| Registros de reclamaciones | 6 años desde la conclusión de la denuncia |
| Todos los demás asuntos de los clientes | 6 años |
En algunas circunstancias, podemos anonimizar sus datos personales (de modo que ya no puedan asociarse con usted) con fines de investigación o estadísticos.
Transferencia de sus datos personales fuera del EEE
Para prestarle servicios, a veces es necesario que compartamos sus datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE).
Es posible que estos países no pertenecientes al EEE no tengan las mismas leyes de protección de datos que el Reino Unido y el EEE. No obstante, procuraremos que la transferencia cumpla la legislación sobre protección de datos y que todos los datos personales estén seguros.
Si desea más información, póngase en contacto con nosotros (véase "Cómo ponerse en contacto con nosotros" más abajo).
Sus derechos
Tiene los siguientes derechos, que puede ejercer gratuitamente:
| Acceda a | Derecho a recibir una copia de sus datos personales (derecho de acceso) |
| Rectificación | Derecho a exigirnos que corrijamos cualquier error en sus datos personales |
| Para olvidar | Derecho a exigirnos que eliminemos sus datos personales en determinadas situaciones. |
| Restricción del tratamiento | Derecho a exigirnos que limitemos el tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias, por ejemplo, si impugna la exactitud de los datos. |
| Portabilidad de los datos | Derecho a recibir los datos personales que nos haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y/o a transmitirlos a terceros en determinadas situaciones. |
| Objetar | Derecho a oponerse: -en cualquier momento a que sus datos personales sean tratados con fines de mercadotecnia directa (incluida la elaboración de perfiles); -en algunas otras situaciones a que sigamos tratando sus datos personales, por ejemplo, el tratamiento llevado a cabo por nuestros intereses legítimos. |
| No ser objeto de decisiones individuales automatizadas | Derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles) que produzca efectos jurídicos en usted o le afecte de forma similar y significativa. |
Si desea más información sobre cada uno de estos derechos, incluidas las circunstancias en que se aplican, póngase en contacto con nosotros o consulte la página Orientaciones de la Oficina del Comisario de Información del Reino Unido (ICO) sobre los derechos de las personas en virtud del Reglamento General de Protección de Datos
Si desea ejercer alguno de esos derechos, por favor:
-envíenos un correo electrónico, llámenos o escríbanos-: 'Cómo ponerse en contacto con nosotrosy
-déjenos tener suficiente información para identificarle (por ejemplo, su nombre completo, dirección y número de referencia del cliente o asunto);
-déjenos una prueba de su identidad y dirección (una copia de su carné de conducir o pasaporte y una factura reciente de servicios públicos o tarjeta de crédito); y
-indíquenos qué derecho desea ejercer y la información a la que se refiere su solicitud.
Proteger sus datos personales
Disponemos de medidas de seguridad adecuadas para evitar que los datos personales se pierdan accidentalmente o se utilicen o se acceda a ellos de forma ilícita. Limitamos el acceso a sus datos personales a aquellas personas que tienen una verdadera necesidad comercial de acceder a ellos. Quienes procesen su información sólo lo harán de forma autorizada y están sujetos a un deber de confidencialidad.
También disponemos de procedimientos para tratar cualquier sospecha de violación de la seguridad de los datos. Le notificaremos a usted y a cualquier organismo regulador aplicable cualquier sospecha de violación de la seguridad de los datos cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.
Cómo reclamar
Esperamos poder resolver cualquier duda o inquietud que nos plantee sobre el uso que hacemos de su información.
El GDPR del Reino Unido también le da derecho a presentar una queja ante el regulador de protección de datos del Reino Unido (el Comisario de Información) o la autoridad de supervisión pertinente en el estado de la Unión Europea (o Espacio Económico Europeo) donde usted trabaja, vive normalmente, o donde se produjo cualquier presunta infracción de las leyes de protección de datos. Puede ponerse en contacto con el Comisario de Información en https://ico.org.uk/concerns o por teléfono: 0303 123 1113.
Cambios en el aviso y la política de privacidad
Este aviso de privacidad se actualizó el 15 de agosto de 2024.
Es posible que modifiquemos este aviso de privacidad de vez en cuando.
Cómo ponerse en contacto con nosotros
Póngase en contacto con nosotros por correo postal, correo electrónico o teléfono si tiene alguna pregunta sobre esta política de privacidad o la información que tenemos sobre usted.
Nuestros datos de contacto son:
| Oficina municipal | Puesto 326 Old Street, Londres, EC1V 9DR Tel: 0207 613 2711 |
| Oficina de West End | Puesto: 77 Baker Street, Londres, W1U 6RF Tel: 0207 467 5757 |
| Oficina de Manchester | Puesto 111 Piccadilly, Manchester, M1 2HY Tel: 0161 694 4404 |
| Oficina de Exeter | Puesto 3rd Floor, The Senate, Southernhay Gardens, EX1 1UG Tel:01392 715311 |